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→ Was sind meine Projektziele?!
[…]
B. Projektteam (Relevanz im Studium überwiegend nicht gegeben/
→ ggf. Thematisierung in Einzelgesprächen)
C. Projektstrukturplan: Welche Aufgaben sind von wem wann zu lösen?
Was ist überhaupt im Einzelnen zu tun?
Was ist genau zu tun?
Synthese bzw. Koordinierung der zuvor nach dem Prinzip der Zweckmäßigkeit geteilten Aufgaben
Zwei organisatorische Aufgaben im Projektmanagement:
Wie löst man die zur Realisierung der gesetzten Ziele anfallenden Aufgaben in der zeitlichen Reihenfolge auf?
(Ablauforganisation)
Wie gliedert man die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben und wie ordnet man sie den Abteilungen/ Mitarbeiter/innen zu?
(Aufbauorganisation)
im Kontext des Masterstudiums relevant ist i. d. R. die Ablauforganisation (→ siehe unter: D)
Darstellung der Projektstruktur kann in tabellarischer oder grafischer
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Ausfertigung erfolgen (Projektstrukturplan) Gesamtprojekt (je nach Komplexität) in Teilprojekte/ Teilaufgaben (TA), diese wiederum in Arbeitspakete (AP) zerlegen
Teilaufgabe nach DIN 69 901: „Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann“
Arbeitspaket nach DIN 69 901: „Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert werden kann und auf einer beliebigen
Gliederungsebene liegen kann“
Grundregeln für Arbeitspakete: nur ein/e Verantwortliche/r pro AP; eindeutige Abgrenzung von anderen AP; Bearbeitung weitestgehend unabhängig von anderen AP möglich; in jedem AP eine eindeutige Zielsetzung; für jedes AP ein klar fixierter Zeit- und Kostenrahmen
Übersicht AP-Skript (vertikale Gliederung, DIN-A4 Blatt): Projektname:/ Inhalt
Arbeitspaket:/ Verantwortliche/r:/ Zielsetzung:/ Aufgabenstellung:/ Einzelergebnisse:/
Mitarbeiter:/ Budget:/ Randbedingungen:/ Termine:/ Datum Auftragsvereinbarung:/
Unterschriften:/
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→ Abbildungen: Projektstrukturplan (allgemeine Darstellung und Tabelle)
Plan der Pläne: Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt/ Ausgangsbasis für die Termin- und Ablaufplanung/ Verdeutlichung der benötigten sächlichen und personellen Ressourcen/ Grundlage für die Entwicklung des Kostenplans
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Methode: Grafische Ausfertigung des Projektstrukturplans (Mind-Mapping) Beim Mind-Mapping wird zunächst ein(e) zentrale(s) Idee/ Gedanke/ Problem in den Mittelpunkt gestellt bzw. auf einem großen Blatt Papier ins Zentrum gerückt; von dort aus verzweigen sich alle weiteren Gedanken. Anschließend wird intuitiv/ assoziativ/ kombinativ weitergedacht; neue Ideen werden entlang gezeichneter ‚Äste‘ weiter entwickelt
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Mind-Mapping knüpft an tatsächliche Denkprozesse an, die chaotisch/
komplex/ stark vernetzt (und nicht linear) ablaufen; das Gehirn arbeitet primär mit Schlüsselbegriffen in einer verknüpften und integrierten Weise
Im kreativen Bereich des (manuellen) Aufzeichnens erleichtert es das nach allen Seiten offene MindMap-Schema, neue Ideenverknüpfungen herzustellen
PC-Freeware für computergestütztes Mind-Mapping:
http://freemind.softonic.de/download
D. Ablaufplanung: … irgendwann entsteht ein ungeheurer Zeitdruck!
Ablauforganisation meint: Organisation eines Produktionsprozesses unter zeitlichen und arbeitsorganisatorischen Gesichtspunkten
Gliederung in einzelne, überschaubare und handhabbare Arbeitsschritte
Abfolge der Arbeitsschritte in einem zeitlichen Rahmen und einer sinnvollen Reihenfolge
Verknüpfung von Arbeitsschritten
Berücksichtigung der personellen und zeitlichen Komponente
Ablauf- und Zeitplanung…
… ermöglicht eine Aussage über den zeitlichen Verlauf des Projektes
… bietet die Möglichkeit, während des Projektverlaufs Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen und steuernd einzugreifen
… verläuft vom Groben zum Detail (Phaseneinteilung)
Zwei Prinzipien:
Rückwärtsterminierung: von einem gegebenen Endtermin aus werden die Meilensteine des Projektes nach vorne hin festgelegt
Vorwärtsterminierung: die Meilenstein-Termine ergeben sich aus den zur Verfügung stehenden Ressourcen
Zeitschätzung für Teilaufgaben:
im Analogieverfahren (Wie lange hat es beim letzten Mal gedauert?)
nach Erfahrungswerten (Wie lange hat es bei Euch gedauert?)
nach Terminzusagen Anderer (Was ist vereinbart worden?)
u. U. sind Mittelwerte aus den unterschiedlichen Zeitschätzungen anzulegen
Ziele der Feinplanung sind, festzustellen …
wie lange das Projekt/ ein Abschnitt dauert
welche Termine besonders beachtet werden müssen
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wie genau die Grobplanung gewesen ist
wie die definierten Aufgaben exakt verteilt werden können
welche Kapazitäten für die mit Terminen gekoppelten Aufgaben benötigt werden
Planen, was planbar ist!
Ertrag/ Nutzen der Feinplanung bzw. deren Aufwand/ Realisierbarkeit müssen in einem vernünftigen Verhältnis stehen
Instrumente der Zeitplanung:
Wenn eine einfache Checkliste (oder: Vorgangsliste) ausreicht, so ist diese zu wählen – jedoch haben die meisten Projekte einen Komplexitätsgrad, der ein Balkendiagramm erforderlich macht; Meilenstein-Planung stellt die TA und ihre Terminfestsetzungen in diesem Diagramm übersichtlich dar
Checkliste:
Checkliste empfiehlt sich ausschließlich für lineare Vorgänge, bei denen sich ein Arbeitsschritt ohne Verzweigungen und Überlappungen an den anderen anschließt
Sie verdeutlicht jedoch nicht, welche logischen und zeitlichen Konsequenzen sich aus der Verschiebung eines einzelnen AP für die Terminierung des Projektes ergeben
Es ist also zu fragen, welches AP abgeschlossen sein muss, damit das nächste begonnen werden kann (Vorgänger), und welches AP unmittelbar im Anschluss folgt (Nachfolger)
Nr. Arbeitspaket (AP-Inhalt)
verantwortlich (Person)
zu erledigen bis (Datum)
erledigt
1 2 3 4 ff.
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Vorgangsliste:
Vorgangsliste kann aber auch so umgesetzt werden, dass Vorgänge und ihre Abhängigkeit visualisiert werden (senkrechte Achse: Vorgänge/ waagerechte Achse: Dauer)
Balkendiagramm:
Nr. Vorgang Stunden/ Tage/ Wochen etc. ►
Deutlich werden die zeitlichen Abhängigkeiten der einzelnen AP und was passiert, wenn ein Termin ins Rutschen kommt
Einfache Handhabung mit Excel-Tabelle (etwas komplizierter: Word)
Meilenstein-Planung:
Gantt-Visualisierung einer Terminplanung in Excel Nr. Arbeitspaket Dauer
(Std., Tg. etc.)
Vorgänger (z. B.)
Nachfolger (z. B.)
1 Inhalt (I) 1 (z. B.) 7 0 2, 4
2 I 2 7 1 3
3 I 3 5 2 6
4 I 4 3 1 5, 6, 7
5 ff. I 5 6 4 6
1 abc 2 def 3 ghi 4 jkl
5 mno
6 pqr
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PC-Freeware: https://projekte-leicht-gemacht.de/excel-projektplan-download/
Meilensteine sind Ereignisse von besonderer Bedeutung, sie untergliedern das Projekt in Phasen
Sie werden erreicht, wenn das Teilergebnis vorliegt und Inhalt und Qualität geprüft sind
Merkmale sind: an leicht überprüfbare Ereignisse geknüpft/ eindeutig, d. h.
Phase zu 100% abgeschlossen/ mit einem fixierten Plantermin verbunden
Zwecke sind: Instrument zur Projektfortschrittsmessung/ Strukturierung des Arbeitsablaufes/ Dokumentation von (Zwischen-)Ergebnissen/
Selbststeuerung des Projekts
Es empfiehlt sich, bereits im zeitlichen Vorfeld eines Meilensteins Kontakt mit den betroffenen Mitarbeiter/innen aufzunehmen!
