Indirekte Beschaffung mit SAP ERP und S/4HANA. Lean Request

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Indirekte Beschaffung mit SAP ERP und S/4HANA

Lean Request

Leitfaden

für Anforderer, Genehmiger und Administratoren

Version 4.4

Hasso-Plattner-Ring 7 D-69190 Walldorf

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 2 von 42

Copyright

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Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert oder ergänzt werden.

Autor

Christian Stadler

Dokumentversion

Version 4407 STATUS Veröffentlicht 17.09.2020

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Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ... 4

2 Funktionen für Anforderer ... 5

2.1 Erste Schritte ... 5

2.2 Überblick über den Anforderungsprozess ... 6

2.3 Anforderung anlegen ... 7

2.4 Meine Anforderungen ...10

2.4.1 Anforderungen suchen ...11

2.4.2 Änderungen nachverfolgen ...12

2.5 Liste der begonnenen Anforderungen ...13

2.6 Anforderungen bearbeiten ...13

2.6.1 Begonnene Anforderungen ...14

2.6.2 Bestellte Anforderungen ...16

2.6.3 Positionsdaten ...17

2.6.4 Kontierungsdaten ändern ...18

2.6.4.1 Kontierung auf Kopfebene: ...18

2.6.4.2 Kontierung auf Positionsebene: ...22

2.6.5 Lieferadresse angeben...23

2.6.6 Vorschlagswerte verwenden ...24

2.6.7 Anhänge ...27

2.6.8 Aus mehreren Katalogen bestellen ...30

2.6.9 Genehmigungsnotizen erfassen ...30

2.7 Freitextanforderung anlegen ...30

2.8 Limitbestellung anlegen ...32

2.9 Einkaufslisten verwenden ...34

2.10 Stellvertretend einkaufen ...36

3 Funktionen für Genehmiger ...37

4 Funktionen für Administratoren ...40

4.1 Anforderungen anzeigen ...40

4.2 Anforderungen genehmigen ...40

4.3 Anforderungen mit Fehler im Transfer nachverbuchen ...40

4.4 News-Bereich der Startseite bearbeiten ...41

5 Verfügbare Funktionen in Lean Request ...42

6 Weitere Informationen ...43

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1 Einleitung

Ihre Organisation setzt die katalogbasierte Beschaffung mit Lean Request für SAP ERP and S/4 HANA ein.

Diese Dokumentation richtet sich an Mitarbeiter, die Lean Request nutzen, um Produkte zu suchen, auszuwählen und für sich oder andere Mitarbeiter zu beschaffen. Sie werden "Anforderer" genannt, siehe Kapitel Funktionen für Anforderer.

Anforderungen können einer Genehmigung unterliegen, z.B. wenn sie einen bestimmten Wert überschreiten.

Die Freigabe von Anforderungen erfolgt durch "Genehmiger", siehe Kapitel Funktionen für Genehmiger.

Zur Überwachung des Systems stehen Administratoren Funktionen zur Auswertung und Nachverbuchung von Anforderungen zur Verfügung, siehe Kapitel Funktionen für Administratoren.

Wissenswertes zu Lean Request:

• In Lean Request können Sie interne und externe Kataloge nutzen.

• Lean Request läuft auch auf Tablet-Computern.

• Lean Request ist integriert in SAP ERP oder S/4HANA.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in der Webanwendung Lean Request navigieren und die darin enthaltenen Funktionen nutzen.

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2 Funktionen für Anforderer

2.1 Erste Schritte

Öffnen Sie Lean Request in Ihrem Internet-Browser. Auf der Startseite befindet sich links das Menü für die Auswahl der Lean-Request-Funktionen, daneben die verfügbaren Kataloge und rechts die aktuellen Informationen Ihrer Einkaufsabteilung, z.B. wichtige Ankündigungen oder Kontaktmöglichkeiten.

Im Menü auf der linken Seite können Sie folgende Funktionen wählen:

• Anforderung anlegen - hier können Sie neue Anforderungen anlegen

• Meine Anforderungen - hier können Sie den Status Ihrer Anforderungen verfolgen

• Meine Einkaufslisten - hier können Sie auf Ihre Einkaufslisten zugreifen.

Wenn Sie die Startseite aufrufen, ist die Funktion „Anforderung anlegen“ bereits gestartet und die Katalogauswahl steht zur Verfügung. Wenn Sie nicht auf der Startseite sind, wählen Sie Anforderung anlegen im Menü auf der linken Seite. Im dreistufigen Prozessverlauf, der die Bestellung in drei Schritten abbildet, wird Ihre aktuelle Position im Anforderungsprozess hervorgehoben.

Der Prozessverlauf wird stets über der bearbeiteten Anforderung angezeigt. Dadurch können Sie auch von Schritt 3 zu Schritt 1 zurückspringen, um ein weiteres Produkt in einem anderen Katalog auszuwählen.

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2.2 Überblick über den Anforderungsprozess

In Lean Request können Sie Produkte und Dienstleistungen, wie z.B. Büromaterial, Schulungsunterlagen oder Broschüren beschaffen. Dies ist der Prozessüberblick für die Erstellung einer Anforderung:

1. Melden Sie sich mit Benutzer und Passwort, eventuell mit SSO am Lean-Request-System an.

Bei der Anmeldung der Benutzer in Lean Request werden die benutzerspezifischen Berechtigungen geprüft. Durch die Berechtigungen wird gesteuert, wie sich das Navigationsmenü auf der linken Seite zusammensetzt und welche Kataloge, Katalogsichten und Vorschlagswerte zur Verfügung stehen. Dazu werden Parameter aus dem Stammsatz der Benutzer abgerufen (z.B. WRK=Werk und CNT=Kostenstelle) und für die Vorschlagswerte der Kontierung verwendet.

2. Wählen Sie den internen Katalog oder einen externen Katalog aus. Als interner Katalog steht Lean Catalog zur Verfügung, externe Kataloge von Lieferanten können als Punchout-Kataloge

eingebunden werden.

3. Suchen Sie Sie die gewünschten Produkte und fügen Sie sie Ihrer Anforderung hinzu.

4. Anschließend können Sie Kontierungs- und Adressdaten der Anforderung anpassen. Die angezeigten Vorschlagswerte kommen in der Regel aus Ihren Benutzerstammdaten.

5. Ein optionaler Genehmigungsschritt kann nach vorgegebenen Bedingungen in den Prozess eingefügt werden.

6. Erst wenn der Genehmigungsschritt für alle Positionen der Anforderung abgeschlossen ist, werden die Folgebelege erzeugt. Wenn die Genehmigung nicht konfiguriert ist, werden die Positionen automatisch genehmigt.

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2.3 Anforderung anlegen

Um eine Anforderung in Lean Request anzulegen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Katalog auswählen:

Auf der Startseite von Lean Request sehen Sie im unteren Bereich die Kataloge für die Produktauswahl. Über den Katalogen können Sie die Vorschlagswerte für Ihre Anforderung anzeigen und bearbeiten, siehe Kapitel Vorschlagswerte verwenden. Wählen Sie einen internen oder externen Katalog aus.

Als interner Katalog steht Lean Catalog zur Verfügung, der (In-frame) in einer einheitlichen Benutzungsoberfläche angezeigt wird. Externe Shops von Lieferanten können als Punchout- Kataloge eingebunden werden (als Pop-up oder In-frame). Sie können auch innerhalb einer Anforderung Produkte aus mehreren Katalogen kombinieren.

2. Produkte suchen und hinzufügen:

Suchen Sie die gewünschten Produkte und fügen Sie sie Ihrer Anforderung hinzu. In der

Einkaufswagen-Vorschau werden die Produkte Ihrer aktuellen Anforderung angezeigt. Klicken Sie auf eine Position um die Positionsdetails anzuzeigen oder klicken Sie auf Bestellung abschließen, um ins Anforderungsdetailbild mit der Positionsübersicht zu gelangen.

3. Anforderung bearbeiten:

Wenn Sie alle benötigten Produkte hinzugefügt haben, können Sie die Werte zu Kontierung und Lieferadresse ändern (siehe Kapitel Positionsdaten

4. Jede Position kann individuelle Daten haben, z.B. Kontierung, Bedarfstermin, Warenempfänger, Incoterm/Ort, Notizen und Anhänge. Um die Positionsdaten anzuzeigen, klicken Sie auf das Bild oder die Bezeichnung der Position:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 8 von 42 Welche der Daten hier angezeigt werden, hängt vom Typ der Position ab und kann von Ihrem Fachbereich eingestellt werden.

Um zur nächsten Position zu springen, klicken Sie auf die Pfeilsymbole am oberen Rand oder auf die Einträge der Positionsliste auf der linken Seite.

Um zur Übersichtsseite zurückzukehren, klicken Sie oben links auf Anforderung.

5. Kontierungsdaten und Lieferadresse 6. Prüfen (Optional):

Bevor Sie die Anforderung bestellen, können Sie prüfen, ob die Daten vollständig und korrekt sind.

Klicken Sie hierzu auf Prüfen. Dabei werden alle Positionsdaten geprüft und das Anlegen der Folgebelege im Simulationsmodus prozessiert. Jede Bearbeitung einer Anforderung wird automatisch gesichert. Es ist nicht erforderlich Anforderungen manuell zu sichern.

7. Bestellen:

Um die Anforderung abzuschließen, klicken Sie auf Bestellen. Eine Bestätigung wird angezeigt, wenn die Anforderung bestellt wurde. Falls die Anforderung nicht genehmigt werden muss, werden die Folgebelege beim Bestellen erzeugt.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 9 von 42 Hinweis: Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems, muss die Anforderung eventuell genehmigt werden, siehe Kapitel Genehmigungsnotizen erfassen.

2.4 Meine Anforderungen

Klicken Sie in der Seitenleiste links auf Meine Anforderungen, um eine Übersicht Ihrer begonnenen und bestellten Anforderungen anzuzeigen.

Für Anforderungen werden folgende Daten und Funktionen angezeigt:

Spalte Beschreibung

Klicken Sie darauf, um die Positionsliste einzublenden.

ID Klicken Sie darauf, um die Anforderungsdetails anzuzeigen.

Name der Anforderung

Klicken Sie darauf, um die Anforderungsdetails anzuzeigen.

Pos. Die Anzahl der Positionen in der Anforderung.

Status Der Status der Anforderung (z.B. Bestellt, Nicht bestellt oder In Genehmigung).

Gesamtwert Der Gesamtwert der Anforderung

Anforderer Benutzer, für den stellvertretend die Anforderung angelegt wurde.

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Angelegt von Benutzer, der die Anforderung angelegt hat.

Angelegt am Datum, an dem die Anforderung angelegt wurde

Änderungen Hier können Sie die Änderungen einer Anforderung nachverfolgen.

Aktion

Anforderung kopieren

Anforderung löschen (in der Regel nur bei Anforderungen, die noch nicht bestellt sind)

Um eine Ihrer Anforderungen zu öffnen, klicken Sie auf die ID oder den Namen der Anforderung.

2.4.1 Anforderungen suchen

Wenn Sie eine große Anzahl von Anforderungen verwalten, blenden Sie die erweiterte Suche über der Liste ein, um die Liste nach geeigneten Kriterien zu filtern, z.B. nach einer Zeitspanne.

2.4.2 Änderungen nachverfolgen

Klicken Sie in der Liste Meine Anforderungen in die Spalte Änderungen auf das Symbol , um die Änderungen anzuzeigen.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 11 von 42 Änderungsansicht:

Im oberen Bereich der Änderungsansicht werden folgende Anforderungsdaten angezeigt:

Feld Beschreibung

Name der Anforderung Sie können den Namen der Anforderung bearbeiten.

Anforderung Anforderungsnummer

Angelegt am Erstellungsdatum

Angelegt von Benutzer, der die Anforderung erstellt hat.

Status Status der Anforderung

Die Änderungen werden auf Positionsebene angezeigt:

Position Positionsnummer

Materialnummer

Lieferantenmaterialnummer

Materialnummer oder

Lieferantenmaterialnummer der Position und Lieferant Kurzbezeichnung Produktbezeichnung

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Feldbezeichnung Bezeichnung des geänderten Feldes Alter Wert Wert des Feldes vor der Änderung Neuer Wert Wert des Feldes nach der Änderung Geändert von Benutzer, der die Daten geändert hat Geändert am Datum der Änderung

Uhrzeit Uhrzeit der Änderung

2.5 Liste der begonnenen Anforderungen

Jede Bearbeitung einer Anforderung in Lean Request wird automatisch gespeichert. Daher können Sie die Bearbeitung unterbrechen und später die Bearbeitung in Lean Request fortsetzen. Auf der Startseite oben sehen Sie den Bereich Begonnene Anforderung(en). Dort können Sie auf Anforderungen zugreifen, die Sie begonnen, aber noch nicht abgeschlossen haben. Sie können eine Anforderung löschen, indem Sie auf das Löschsymbol klicken.

Um eine Anforderung weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bild der Anforderung.

2.6 Anforderungen bearbeiten

Wenn Sie auf eine Anforderung klicken, werden die Anforderungsdetails mit der Positionsübersicht geöffnet.

Dort können Sie weitere Funktionen aufrufen oder Detailinformationen anzeigen. Die Anforderungsdetails von begonnenen und bestellten Anforderungen unterscheiden sich in einigen Aspekten, daher werden sie im Folgenden getrennt beschrieben. Für eine begonnene Anforderung können Sie einige Anforderungsdetails bearbeiten, aber für eine bereits bestellte Anforderung können Sie die Daten nur anzeigen. Folgebelege werden nur in bereits bestellten Anforderungen angezeigt.

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2.6.1 Begonnene Anforderungen

Wählen Sie unter Meine Anforderungen oder unter Begonnene Anforderungen eine Anforderung aus, um die Positionsübersicht anzuzeigen:

Im oberen Bereich dieser Ansicht werden folgende Felder angezeigt:

Name der Anforderung Sie können den Namen der Anforderung bearbeiten.

Kopie von Anf. Wenn es sich um eine Anforderungskopie handelt, wird die Nummer der Originalanforderung angezeigt.

Anforderer Benutzer, für den die Anforderung erstellt wurde.

Als Einkaufsliste speichern Sie können die Positionen der Anforderung als Einkaufiste zur

späteren Wiederverwendung speichern. Geben Sie dazu einen Namen für die Einkaufsliste ein.

Gesamtwert Gesamtwert der Anforderung

In den Tabs auf der rechten Seite werden Informationen angezeigt, die für alle Positionen gültig sind (Kopfdaten). Die Vorschlagswerte für Kontierung und Lieferadresse stammen aus den Vorschlagsdaten des angemeldeten Benutzers und können geändert werden.

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Tab Beschreibung

Kontierung Kontierungsdaten auf Kopfebene. Die Kontierungsdaten werden auf Kopfebene nur angezeigt, wenn sie für alle Positionen gleich sind.

Genehmigungsnotiz Notiz vom Anforderer für den Genehmiger.

Interne Notiz Interne Notiz des Anforderers.

Lieferadresse/Erbringungsort Adressdaten für Lieferadresse/Erbringungsort. Die Adressdaten werden auf Kopfebene nur angezeigt, wenn sie für alle Positionen gleich sind.

In der Positionsliste darunter werden folgende Informationen angezeigt:

ID Positionsnummer

Aktion

Position löschen

Menge Die Menge der angeforderten Position. Sie können den Wert bearbeiten.

Einheit Bestelleinheit

Bild Produktbild. Klicken Sie auf das Bild, um die Positionsdetails anzuzeigen.

Material Materialnummer

Bezeichnung Produktbezeichnung. Klicken Sie auf die Bezeichnung, um die Positionsdetails anzuzeigen.

Warengruppe Warengruppe

Bedarfstermin Sie können den Bedarfstermin bearbeiten.

Kontierung Kontierungsdaten für die Position. Um die Kontierung zu bearbeiten zeigen Sie die Positionsdetails an. Klicken Sie dazu auf das Bild oder die Bezeichnung der Position.

Preis Preis für die angegebene Mengeneinheit.

pro Anzahl und Mengeneinheit.

Wert Gesamtwert der Position

2.6.2 Bestellte Anforderungen

Wählen Sie unter Meine Anforderungen eine bestellte Anforderung aus, um die Positionsübersicht anzuzeigen.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 15 von 42 Im oberen Bereich dieser Ansicht werden folgende Felder angezeigt:

Name der Anforderung Name der Anforderung

Kopie von Anf. Wenn es sich um eine Anforderungskopie handelt, wird die Nummer der Originalanforderung angezeigt.

Anforderer Benutzer, für den die Anforderung erstellt wurde.

Als Einkaufsliste speichern Sie können die Positionen der Anforderung als Einkaufiste zur

späteren Wiederverwendung speichern. Geben Sie dazu einen Namen für die Einkaufsliste ein.

Gesamtwert Gesamtwert der Anforderung

In den Tabs auf der rechten Seite werden Informationen angezeigt, die für alle Positionen gültig sind (Kopfdaten). Die Vorschlagswerte für Kontierung und Lieferadresse stammen aus den Stammdaten des angemeldeten Benutzers.

Kontierung Kontierungsdaten auf Kopfebene. Die Kontierungsdaten werden auf Kopfebene nur angezeigt, wenn sie für alle Positionen gleich sind.

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Genehmigungsnotiz Notiz vom Anforder für den Genehmiger.

Interne Notiz Interne Notiz des Anforderers.

Lieferadresse/Erbringungsort Adressdaten für Lieferadresse/Erbringungsort. Die Adressdaten werden auf Kopfebene nur angezeigt, wenn sie für alle Positionen gleich sind.

In der Positionsliste darunter werden folgende Informationen angezeigt:

ID Positionsnummer

Menge Die Menge der angeforderten Position.

Einheit Bestelleinheit

Bild Produktbild. Klicken Sie auf das Bild, um die Positionsdetails anzuzeigen.

Material Materialnummer

Bezeichnung Produktbezeichnung. Klicken Sie auf die Bezeichnung, um die Positionsdetails anzuzeigen.

Warengruppe Warengruppe

Bedarfstermin Bedarfstermin

Kontierung Kontierungsdaten für die Position Status Bestellstatus der Position

Folgebeleg Typ und Nummer des Folgebelegs für die Position Preis Preis für die angegebene Mengeneinheit.

pro Anzahl und Mengeneinheit.

Wert Gesamtwert der Position

2.6.3 Positionsdaten

Jede Position kann individuelle Daten haben, z.B. Kontierung, Bedarfstermin, Warenempfänger,

Incoterm/Ort, Notizen und Anhänge. Um die Positionsdaten anzuzeigen, klicken Sie auf das Bild oder die Bezeichnung der Position:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 17 von 42 Welche der Daten hier angezeigt werden, hängt vom Typ der Position ab und kann von Ihrem Fachbereich eingestellt werden.

Um zur nächsten Position zu springen, klicken Sie auf die Pfeilsymbole am oberen Rand oder auf die Einträge der Positionsliste auf der linken Seite.

2.6.4 Kontierungsdaten ändern

Sie können die Kontierungsdaten auf Kopfebene und auf Positionsebene ändern.

2.6.4.1 Kontierung auf Kopfebene:

Die Kontierung wird aus den Vorschlagswerten auf alle Positionen übernommen.

Wenn Sie mehrere Positionen in die Anforderung übernehmen sieht das wie folgt aus:

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So ändern Sie die Kontierungsdaten auf Kopfebene:

1. Öffnen Sie die Anforderung (Sie befinden sich in Schritt 3 des Prozessverlaufs: Anforderung bearbeiten).

2. Der Tab Kontierung zeigt an, dass die Kontierung für alle Positionen gültig ist. Darunter können Sie den Kontierungstyp und die Kostenkontierung auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten hängen vom gewählten Kontierungstyp ab. In den Einstellungen der Materialwirtschaft ist festgelegt, welche Felder hier angezeigt werden.

Hinweis: In den Kontierungsdaten auf Kopfebene wird kein Sachkonto angezeigt. Da dieses in der Regel für verschiedene Materialstammsätze oder Warengruppen unterschiedlich ist, kann das Sachkonto nur in der Position zugeordnet und angezeigt werden. In der Regel findet diese Zuordnung automatisch statt und ist nicht änderbar.

3. Über die Aufklappbox können Sie die Kontierungstypen auswählen, die Ihr Fachbereich definiert hat.

Dieser hat in der Regel einen Vorschlagswert definiert. Wenn kein Kontierungstyp vorgeschlagen wird, wählen Sie einen aus.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 19 von 42 4. Geben Sie die gewünschten Kostenelemente ein, ändern Sie z.B. den Kontierungstyp auf Auftrag

und geben die Auftragsnummer ein. Die neue Kontierung wird direkt den Positionen zugeordnet:

Die zugeordnet Kostenkontierung wird in der Spalte Kontierung der Positionsliste angezeigt. Dort finden Sie in der Regel die Bezeichnung des Kontierungstyps und das Hauptkontierungsobjekt in Klammern.

5. Im Produktdetail können Sie die Kontierung der einzelnen Positionen anpassen. Beachten Sie, dass die auf dem Kontierungsbild verfügbaren Kontierungsfelder vom eingestellten Folgebeleg abhängen, der anschließend erzeugt wird. So wird z. B. bei Positionen das Sachkonto angezeigt, wenn der Folgebeleg eine Bestellanforderung oder Bestellung ist.

Bei Positionen mit einer Reservierung als Folgebeleg wird kein Sachkonto angezeigt, da das

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 20 von 42 Kostenkonto in der Bestandsführung hinterlegt ist:

Hinweis: Wenn für eine Position eine Kontierung angegeben wird, die von den anderen Positionen abweicht, kann die Kontierung der Positionen nicht mehr im Kopfbereich der Anforderung angezeigt und verändert werden:

In der Positionsliste finden Sie die wichtigsten Kontierungsinformationen der einzelnen Positionen.

Wenn Sie wieder alle Positionen der gleichen Kostenkontierung zuordnen wollen, können Sie die Kontierung einer Position auf alle Positionen übertragen, siehe nächstes Kapitel.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 21 von 42 2.6.4.2 Kontierung auf Positionsebene:

Wenn Sie die Kontierung auf Positionsebene ändern, gilt sie zunächst nur für die bearbeitete Position.

Klicken Sie auf Kontierung auf alle Positionen übertragen, wenn die geänderte Kontierung auch für die übrigen Positionen gelten soll.

So ändern Sie die Kontierungsdaten für eine Position:

1. Öffnen Sie die Anforderung (Sie befinden sich in Schritt 3 des Prozessverlaufs: Anforderung bearbeiten).

2. Klicken Sie auf die gewünschte Position in der Anforderung und dann auf die Registerkarte Kontierung.

3. Wenn Sie die Vorschlagswerte im ersten Schritt des Anforderungsprozesses geändert haben, werden die übernommenen Kontierungsdaten angezeigt.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 22 von 42 4. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein.

5. Klicken Sie auf Kontierung auf alle Positionen übertragen, wenn die geänderte Kontierung auch für die übrigen Positionen gelten soll, z.B. um alle Positionen dem gleichen Auftrag zuzuordnen.

Nach dem Übertragen der Kontierung ist die Zuordnung aller Positionen gleich und damit ist die Anzeige und Änderung wieder auf Kopfebene möglich, siehe voriges Kapitel.

2.6.5 Lieferadresse angeben

Lieferadressen, die in der SAP-Transaktion „Adresspflege“ (MEAN) angelegt wurden, können auf Kopfebene und auf Positionsebene ausgewählt werden:

Sie können die Lieferadresse für die Anforderung oder pro Position bearbeiten, wenn Sie Schritt 3 des Prozessverlaufs aufrufen.

• Um die Lieferadresse für die Anforderung anzupassen, klicken Sie in Schritt 3 des Prozessverlaufs unter Allgemeine Daten auf die Registerkarte Lieferadresse/Erbringungsort. Ihr Fachbereich/IT definiert welche Adresse standardmäßig als Lieferadresse/Erbringungsort vorgeschlagen wird (Benutzeradresse, Werksadresse oder Adresse über kundenspezifische Regel).

• Um die Lieferadresse für eine Position anzupassen, klicken Sie in Schritt 3 des Prozessverlaufs (Anforderung bearbeiten) auf die gewünschte Position der Anforderung und dann auf die

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 23 von 42 Registerkarte Lieferadresse/Erbringungsort.

Geben Sie die gewünschten Adressdaten ein und navigieren Sie mit den Pfeilsymbolen oder über die Positionsliste links zur nächsten Position.

2.6.6 Vorschlagswerte verwenden

Die Vorbelegung der Vorschlagswerte ist konfigurierbar. In der Regel gibt es für folgende Daten Vorschlagswerte:

• Werk und Einkaufsorganisation

Häufig werden diese Vorschlagsdaten aus den Personaldaten und manchmal über

Benutzerparameter ermittelt (CNT für Kostenstelle, KNT für Kontierungstyp, WRK für Werk).

• Warenempfänger, Organisationsdaten, Kostenkontierung

Vorschlagswert für den Warenempfänger ist der Anforderer. Beim Einkauf für andere Mitarbeiter werden als Vorschlagswerte der eingegebene Anforderer und häufig auch die zugehörigen Organisationsdaten wie Werk und die Kostenkontierung ermittelt.

Wenn Sie im ersten Schritt des Anforderungsprozesses Vorschlagswerte auswählen (z.B. Buchungskreis, Einkaufsorg., Werk, Warenempfänger, Abladestelle, Bedarfstermin oder Kontierungstyp), werden diese Werte auf die Positionen angewendet, die Sie anschließend der Anforderung hinzufügen.

Um die Vorschlagswerte für eine neue Anforderung anzupassen, klicken Sie auf der Startseite im oberen Bereich auf Vorschlagswerte und geben die gewünschten Änderungen ein:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 24 von 42 Mit Vorschlagswerten können Sie Kostenkontierung (Kontierungstyp und abhängige Daten wie die

Kostenstelle, aber nicht das Sachkonto), Warenempfänger, Abladestelle und Bedarfstermin vorbelegen.

Diese Daten werden automatisch in die Positionen übernommen, die Sie der Anforderung im Anschluss hinzufügen. Sie können die Vorschlagswerte im Detail einer Position ändern.

Der Bedarfstermin wird nur dann in die Positionen übernommen, wenn er nach dem errechneten Liefertermin liegt. Andernfalls wird der errechnete Liefertermin als Bedarfstermin übernommen.

Organisationdaten wie Werk und Einkaufsorganisation können für den nächsten Beschaffungsvorgang festgelegt werden. Eine Anforderung hat immer eine feste Zuordnung zu Buchungskreis, Werk und Einkaufsorganisation. Wenn Sie das Werk ändern, wird der zugeordnete Buchungskreis automatisch

ermittelt und dient hier nur Ihrer Information. Die zugehörige Einkaufsorganisation wird nur dann automatisch ermittelt, wenn diese eindeutig einem Werk zugeordnet ist. Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, wird hier der erste zugeordnete Wert für die Einkaufsorganisation vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag manuell z.B. über die Suchhilfe anpassen.

Mit Lean Catalog als Beschaffungskatalog werden Einkaufsorganisation und Werk in der Regel für die dynamische Sortimentsauswahl und für die Ermittlung abhängiger Daten verwendet (z.B.

Materialstammdaten, Bezugsquellen und Preise).

Die Vorschlagswerte (außer die Organisationsdaten) können im Laufe eines Bestellvorgangs angepasst werden:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 25 von 42 Wenn Sie anschließend weitere Positionen hinzufügen, erhalten diese wieder die Vorschlagswerte. Die Organisationsdaten sind für die Anforderung nicht mehr änderbar, wenn die erste Position der Anforderung hinzugefügt wurde:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 26 von 42 Wenn Sie die nächsten Positionen (z. B. über die Funktion Einkauf fortsetzen) mit anderen

Vorschlagswerten einfügen wollen, ändern Sie die Vorschlagswerte, bevor Sie die Positionen Ihrer Anforderung hinzufügen.

Wenn Sie Vorschlagswerte innerhalb des Anforderungsvorgangs ändern, bleiben die ursprünglichen Vorschlagswerte auf der Startseite erhalten und stehen für die nächste Anforderung zur Verfügung:

Navigieren Sie zurück zur Startseite finden Sie die ursprünglichen Vorschlagswerte, die nun für weitere Anforderungen gelten:

2.6.7 Anhänge

Sie können Dokumente und andere Dateien zu einer Anforderungsposition hinzufügen. Diese können an die Folgebelege übertragen und an die Lieferanten verschickt werden, falls dies von Ihrem Fachbereich so festgelegt ist.

In den Positionsdaten einer Anforderung sehen Sie den Tab Anhänge:

So fügen Sie einer Anforderungsposition einen Anhang hinzu:

1. Öffnen Sie eine Anforderung.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Position.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 27 von 42 3. Klicken Sie auf den Tab Anhänge.

4. Wählen Sie einen Dokumenttyp aus, der den betriebswirtschaftlichen Zweck des Anhangs (z.B. Angebot) beschreibt.

5. Geben Sie eine Bezeichnung für den Anhang ein und klicken Sie in das Feld Datei auswählen oder auf die Schaltfläche Browse (der Text dieser Schaltfläche wird in der Sprache ihres Browsers angezeigt).

6. Wählen Sie den Anhang aus. Der Dateipfad wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf Datei hochladen.

8. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für alle weiteren Anhänge.

9. Die zugeordneten Dateien werden mit einem Dateisymbol, Bezeichnung, Dateiname und Dokumenttyp angezeigt.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 28 von 42 10. In diesem Beispiel wurde eine Bestellanforderung erzeugt und die zugeordneten Anhänge können vom

Einkauf angezeigt werden:

So löschen Sie Anhänge aus einer Anforderungsposition:

1. Öffnen Sie eine Anforderung.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Position.

3. Klicken Sie auf den Tab Anhänge.

4. Die zugeordneten Dateien werden mit einem Dateisymbol, Bezeichnung, Dateiname und Dokumenttyp angezeigt.

5. Löschen Sie einen Anhang, indem Sie auf das Löschsymbol der Datei klicken:

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2.6.8 Aus mehreren Katalogen bestellen

Wenn Sie Produkte aus mehreren Katalogen bestellen möchten, fügen Sie zunächst die Produkte aus dem ersten Katalog hinzu. Gehen Sie dann über den Prozessverlauf zurück zum Schritt Katalog auswählen oder drücken Sie Einkauf fortsetzen und wählen den nächsten Katalog aus.

Nun können Sie Produkte aus einem anderen Katalog auswählen.

2.6.9 Genehmigungsnotizen erfassen

Sie können Ihrer Anforderungen eine Genehmigungsnotiz hinzufügen, durch die Genehmiger zusätzliche relevante Informationen erhalten, z.B. "Die angeforderten Produkte werden für einen Messeauftritt benötigt".

So fügen Sie Ihrer Anforderung eine Genehmigungsnotiz hinzu:

1. Öffnen Sie die Anforderung unter Meine Anforderungen.

2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf den Tab Genehmigungsnotiz.

3. Geben Sie die relevanten Informationen für den Genehmiger ein.

2.7 Freitextanforderung anlegen

Für Produkte oder Dienstleistungen, die nicht über einen Katalog ausgewählt werden, können Sie eine Freitextanforderung anlegen.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 30 von 42 1. Gehen Sie auf die Startseite von Lean Request und wählen Sie die Freitextanforderung aus:

2. Geben Sie die Daten für Ihre Anforderung ein.

Hinweis: Bild und Textinformationen sind hier nur exemplarisch dargestellt. Diese Details werden in der Regel von Ihrem Fachbereich festgelegt:

3. Klicken Sie auf Bestellung abschließen, um die Daten in eine neue Anforderungsposition zu übernehmen.

Die eingegebenen Daten können nun in der Anforderungsposition weiter editiert und ergänzt werden, z.B.

können Sie Notizen und Anhänge hinzufügen oder die Kontierung ändern.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 31 von 42 In der Regel werden abhängig von den Unternehmensrichtlinien solche Freitextpositionen in

Bestellanforderungen im SAP ERP überführt und dort vom Einkauf ergänzt, bevor eine Bestellung generiert wird.

2.8 Limitbestellung anlegen

Für wiederkehrende Vorgänge wie z.B. Fensterreinigung, Gebäudewartung oder ähnliche Dienstleistungen werden im Einkauf Rahmenbestellungen angelegt. In diesen ist keine Menge, sondern ein Wertlimit (für die Budgetverwaltung) und ein Zeitraum für die Leistung angegeben. Nach erbrachter Leistung können

Rechnungen gegen diese Bestellungen gebucht werden.

In Lean Request können Sie Limitpositionen anlegen. Das angezeigte Bild und die Beschreibung Jahres-/

Dienstleistungsbestellung (Limit) können in Ihrem System abweichen. Diese werden von Ihrem Fachbereich festgelegt. Beispiel:

1. Gehen Sie auf die Startseite von Lean Request und wählen Sie im ersten Schritt die Limitbestellung aus:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 32 von 42 2. Geben Sie die Daten für Ihre Limitposition in das Eingabeformular ein:

3. In der Positionsansicht können Sie die Daten weiter bearbeiten oder ergänzen. Sie können z.B. Notizen, Kontierungsangaben und Anhänge hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf Bestellen.

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 33 von 42 4. Abhängig von Ihren Unternehmensrichtlinien werden Limitpositionen in SAP ERP in der Regel in

Bestellanforderungen überführt und dort vom Einkauf ergänzt, bevor eine Bestellung erzeugt wird. In diesem Beispiel wird direkt eine Bestellung erzeugt.

Kopfdaten - Zeitraum:

Positionsdaten - Bezeichnung, Limit und erwarteter Wert:

2.9 Einkaufslisten verwenden

Einkaufslisten sind hilfreich, wenn Sie regelmäßig ähnliche Anforderungen anlegen, z.B. Computer/Telefone für neue Mitarbeiter. Sie können mehrere Einkaufslisten anlegen.

So legen Sie eine Einkaufsliste an:

1. Einkaufslisten werden anhand einer Anforderung erstellt. Um eine Einkaufsliste zu erstellen, öffnen Sie eine begonnene oder abgeschlossene Anforderung.

2. Geben Sie über der Positionsliste der Anforderung einen Titel für die Einkaufsliste ein und klicken auf Als Einkaufsliste speichern.

So verwenden Sie eine gespeicherte Einkaufsliste:

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SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 34 von 42 1. Klicken Sie in der Navigation auf Meine Einkaufslisten. Für jede Einkaufsliste wird eine Kachel

angezeigt, die Bilder der enthaltenen Positionen (maximal vier Bilder), den Titel und die Gesamtanzahl der Positionen enthält:

2. Klicken Sie auf eine Einkaufsliste, und markieren Sie die benötigten Positionen.

3. Passen Sie bei Bedarf die Menge an und klicken Sie über der Positionsliste auf Hinzufügen. Dadurch werden die ausgewählten Positionen und Mengen in eine neue Anforderung übernommen. Die Mengen in der Einkaufsliste und im Einkaufswagen (Anforderung) werden in getrennten Spalten angezeigt:

4. Wenn Sie die aktualisierten Mengen in die Einkaufsliste übernehmen möchten, klicken Sie auf Mengen aktualisieren.

So löschen Sie eine gespeicherte Einkaufsliste:

Um eine nicht mehr benötigte Einkaufsliste zu löschen, klicken neben dem Namen der Einkaufsliste auf das Löschsymbol .

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2.10 Stellvertretend einkaufen

Wenn Sie eine Anforderung für andere Mitarbeiter anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion

Stellvertretend einkaufen auf der Startseite. Die Funktion wird nur angezeigt, wenn Sie die erforderliche Berechtigung haben.

Unter der Überschrift Stellvertretend einkaufen geben Sie im Feld Anforderer die Benutzerkennung der gewünschten Person ein (oder verwenden Sie die F4-Hilfe). Dadurch werden die spezifischen Daten der vertretenen Person ermittelt (Kataloge, Kostenstelle, Buchungskreis, Werk und Lagerort und Lieferadresse).

Ein Hinweis am oberen Rand zeigt an, dass Sie für die ausgewählte Person einkaufen. Legen Sie die Anforderung wie gewohnt an. Der Anforderer findet die neue Anforderung unter Meine Anforderungen.

In der Liste und im Anforderungsdetail ist erkennbar, dass die Anforderung in Stellvertretung erfasst wurde.

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3 Funktionen für Genehmiger

Falls ein Genehmigungsschritt durch den Administrator konfiguriert wurde (z. B. bei der Überschreitung einer definierten Wertgrenze), erhält die Anforderung nach der Bestellung den Status In Genehmigung. Erst wenn der Genehmigungsprozess für alle Positionen der Anforderung abgeschlossen ist, werden die

Folgebelege erzeugt. Dabei wird pro Position ein Folgebeleg bzw. eine neue Position im Folgebeleg erzeugt.

Die Anforderung erhält den Status Bestellt. Wenn jedoch alle Positionen abgelehnt wurden, erhält sie den Status Nicht bestellt.

Als Genehmiger finden Sie diese Anforderungen im Arbeitsvorrat Anforderungen genehmigen, den sie über die Navigation der Startseite aufrufen.

Wenn Sie die Berechtigung "Genehmiger" haben, wird in der Seitenleiste links der Eintrag Anforderungen genehmigen angezeigt. Klicken Sie darauf, um Ihren Arbeitsvorrat aufzurufen:

(37)

SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 37 von 42 Wenn die Liste der Anforderungen zu umfangreich ist, können Sie sie über die Erweiterte Suche eingrenzen, um die gewünschte Anforderung schneller zu finden. Es steht eine Reihe von Feldern zur Eingrenzung der Suchergebnisse zur Verfügung. Geben Sie z.B. eine Zeitspanne an:

So führen Sie den Genehmigungsschritt aus (nur für Benutzer mit der Rolle "Genehmiger"):

1. Wenn Sie den Genehmigungsschritt ausführen möchten, klicken Sie in der Seitenleiste links auf Anforderungen genehmigen.

(38)

SAP Deutschland SE & Co. KG Seite 38 von 42 2. Wählen Sie eine Anforderung aus, um die Positionsübersicht sowie die Genehmigungsnotizen

anzuzeigen.

3. Prüfen Sie die angezeigten Informationen und entscheiden Sie auf Positionsebene über die Genehmigung. Dazu wählen Sie eine Option der beiden rechten Spalten der Positionsliste aus:

Ablehnen oder Genehmigen.

4. Wenn Sie den Genehmigungsschritt unterbrechen wollen, können Sie Ihren Bearbeitungsstatus sichern, indem Sie oben rechts auf Sichern klicken. Wenn Sie die Anforderung später wieder öffnen, sehen Sie für jede Position den gesicherten Genehmigungsstatus (Genehmigt, Abgelehnt oder In Genehmigung) 5. Wenn Sie alle Positionen bearbeitet haben, klicken Sie oben rechts auf Genehmigung abschließen.

(39)

4 Funktionen für Administratoren

Wenn Sie die Berechtigung "Administrator" haben, wird in der Seitenleiste links das Menü Administration angezeigt:

4.1 Anforderungen anzeigen

Klicken Sie auf Anforderungen anzeigen, um alle Anforderungen zu durchsuchen und die Suchergebnisse anzuzeigen.

4.2 Anforderungen genehmigen

Mit der Berechtigung "Administrator" sind Sie auch "Genehmiger", daher wird in der Seitenleiste im Menü Administration der Eintrag Anforderungen genehmigen angezeigt. Details dazu siehe Kapitel Funktionen für Genehmiger.

4.3 Anforderungen mit Fehler im Transfer nachverbuchen

Wenn Sie Anforderungen nachverbuchen wollen, bei denen die Erzeugung der Folgebelege fehlgeschlagen ist, nutzen Sie die Transaktion /ESAPGL/LR_FOD_CREA.

(40)

4.4 News-Bereich der Startseite bearbeiten

So können Sie den News-Bereich der Startseite bearbeiten.

1. Öffnen Sie die Redaktionsumgebung CatMan (Transaktionscode /ESAP/CATMAN).

2. Rufen Sie den Katalog auf, der die Texte für den News-Bereich der Startseite enthält, z.B.:

LR_News.

3. Öffnen Sie die Hierarchie-Ansicht

4. Bearbeiten Sie den Katalogtext am ersten Bereich.

5. Sichern Sie den geänderten Text.

(41)

5 Verfügbare Funktionen in Lean Request

Folgenden Funktionen sind in der aktuellen Version verfügbar:

• Verwendung von Lean Catalog als Katalog

• Verwendung von Punchout-Katalogen

• Verwendung von Freitextpositionen

• Verwendung von Limitpositionen

• Kaufmännische Daten in der Anforderung: Anlieferadresse, Anhänge, Kontierung, Wunschlieferdatum, Lieferart

• Erzeugung von MM-Bestellanforderung, MM-Bestellung, MM-Reservierung

• Statusverfolgung

• In Vertretung einkaufen

• Verwendung von Einkaufslisten

• Anforderungen kopieren

• Automatisches Speichern

• 1-stufige Genehmigung über Freigabeliste

(42)

6 Weitere Informationen

Sie finden umfangreiche Informationen rund um Lean Catalog und CatMan (Neuigkeiten, Webinare, Handbücher, Videos, Präsentationen und Delta-Funktionen) auf unserer Informationsplattform:

SAP Jam-Gruppe "Katalogmanagement für SAP S/4HANA und ERP"

Für den Zugriff auf die SAP Jam-Gruppe ist eine Registrierung mit Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.

Kontakt

Haben Sie Fragen zu Lean Catalog oder den Tools der CatMan-Suite? - Schreiben Sie uns per E-Mail an:

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