1 Outlook
Outlook ist nicht nur E-Mail-Programm, sondern bietet darüber hinaus Kalender, Adressbuch etc.
und Kollaboration-Tools.
1.1 Programmoberfläche
Nachrichtenvorschau und Anzeige:
Ordnerliste Nachrichtenliste
Nachrichtenvorschau
Menüband (Ribbons)
Navigations- bereich
Symbolleiste für Schnellzugriff
Aufgabenleiste
Statuszeile Personenbereich
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Einstellmöglichkeiten:
- Register: ANSICHT
o Befehl NAVIGATIONSBEREICH; LESEBEREICH, AUFGABENBEREICH oder PERSONENBEREICH – Anzeige der einzelnen Elemente einstellen oder ausblenden
1.2 Ansichten des Outlook-Fensters für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben Steuerung über den Navigationsbereich
E-Mail Kalender Kontakte Aufgaben
Notizen
Ordnerliste anzeigen Verknüpfungen 1.3 Neues Element
Register START Befehl NEUE ELEMENTE
oder Symbolleiste Schaltfläche NEU
Neue Aufgabe, Neuer Kontakt, Neuer Kalendereintrag, Neue E-Mail
Email-Nachricht STRG + N
Ordner STRG + Umschalt + E Termin STRG + Umschalt + A Kontakt STRG + Umschalt + C Aufgabe STRG + Umschalt + T
Notiz STRG + Umschalt + N
1.4 E-Mails versenden, empfangen und verwalten
Mails senden:
klicken sie auf (Neue E-Mail).
1. schreiben Sie Ihre E-Mail im Maileditor.
2. geben Sie einen Betreff ein (Wählen Sie den Betreff möglichst eindeutig, kurz und prägnant).
3. geben Sie die Empfänger ein oder wählen diese aus (s.o.).
4. klicken Sie auf die Schaltfläche um die E-Mail zu verschicken.
Adressatenzeile „Bcc…“ wird eingeblendet, wenn über die Adressauswahl eine Adresse bei Bcc eingefügt wird.
Zur Suche einer E-Mail-Adresse kön- nen Sie einen Teil des Namens in das Suchfeld eingeben und per Mausklick den Namen markieren. Durch einen weiteren Mausklick auf An, Cc oder Bcc fügen Sie den Namen in das ent- sprechende Adressatenfeld ein.
Adressaten (An…/Cc…/Bcc…)
Maileditor
Betreff
1.
2.
3.
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Mails beantworten:
1. markieren Sie die zu beantwortende E-Mail
2. klicken Sie auf um dem Sender zu antworten oder klicken Sie auf . 3. geben Sie im Maileditor Ihre Antwort ein.
4. klicken Sie auf die Schaltfläche um die E-Mail zu verschicken.
Mails weiterleiten:
1. markieren Sie die zu beantwortende E-Mail
2. klicken Sie auf um eine E-Mail weiterzuleiten.
3. geben Sie –sofern gewünscht oder notwendig- einen erläuternden Text im Maileditor für die Weiterleitung ein.
4. klicken Sie auf die Schaltfläche um die E-Mail zu verschicken.
1.5 E-Mail-Organisation Neuen Ordner Anlegen:
1. gewünschten Ort in der Ord- nerliste wählen, indem der neue Ordner erstellt werden soll
2. Rechte Maustaste klicken und Neuen Ordner auswäh- len. Oder über das Register Ordner, auf neuer Ordner gehen.
3. Geben Sie den Namen für den neuen Ordner ein und bestätigen Sie die Eingabe
Ordner umbenennen:
Markieren Sie den Ordner in der Ordnerliste und drücken die Taste F2. Anschließend geben Sie den neuen Ordnernamen ein und bestätigen die Eingabe mit der Return-Taste
Mail in Ordner verschieben:
1. markieren Sie die zu ver- schiebende E-Mail(s) 2. wählen Sie im Register
Start den Befehl Verschie- ben und dann In anderen Ordner aus
oder klicken Sie mit Rechts- klick auf die zu verschie- bende E-Mail(s) und gehen dann auf Verschieben
3. wählen Sie den Zielordner aus und bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche OK
Alternativ können Sie die E-Mails auch per Drag´n´Drop verschieben.
Mail löschen:
Markieren Sie die zu löschende E-Mail und drücken die ENTF-Taste. Die Mail wird dann in den Papierkorb verschoben.
Papierkorb leeren:
Machen Sie in der Ordnerliste einen Rechtsklick auf den Papierkorb und wählen Sie im Kontext- menü den Befehl Ordner leeren aus.
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1.6 Dateianhang, Signaturen und Abwesenheitsnotiz Anhang hinzufügen
Um einen Anhang hinzuzufügen, müssen Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste im E-Mail-Editor klicken. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den gewünschten Anhang auswählen können.
Signaturen erstellen Mustersignatur:
Stadtverwaltung Bietigheim-Bissingen
%aktuelles Amt%
ggf. %aktuelle Abteilung%
ggf. %aktuelles Sachgebiet%
%aktueller Standort% (z.B. Marktplatz 8, Bahnhofstr. 1…) 74321 Bietigheim-Bissingen
Tel: 07142/74-xxx Fax: 07142/74-xxx
1. wählen Sie im Nachrich- teneditor den Befehl Signatur aus. Wählen Sie nun Signaturen aus…
2. klicken Sie im erschei- nenden Dialog auf die Schaltfläche NEU…
3. geben Sie im darauffol- genden Dialog einen Namen für die neue Sig- natur ein (z.B. Standard) und klicken Sie auf die Schaltfläche OK…
4. geben Sie im Abschnitt Signaturtext Ihre Signatur ein und bestätigen Sie die Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
5. schließen Sie die noch offenen Dialogfenster.
Abwesenheitsnotiz
http://srvint/intranet/uploads/media/Abwesenheitsassistent.pdf
1.7 Kontakte, Verteilerlisten
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Kontakt erstellen:
1. klicken sie auf Neuer Kontakt:
2. füllen Sie das Kontakt- formular aus.
3. klicken Sie auf:
Kontakt ändern:
1. Doppelklick auf den zu ändernden Kontakt 2. Änderungen vornehmen
3. klicken Sie auf: . Kontakt löschen:
Markieren Sie den zu löschenden Kontakt und drücken die ENTF-Taste. Der Kontakt wird dann in den Papierkorb verschoben.
Verteilerliste:
http://srvint/intranet/uploads/media/Erstellen_einer_Verteilerliste.pdf 1.8 Termine planen und Serientermine erstellen
Termin erstellen:
1. klicken sie auf Neuer Termin:
2. füllen Sie die Felder aus:
- Betreff - ggf. Ort - Beginn - Ende - Erinnerung - Sonstige Infos 3. klicken Sie auf:
Serientermin:
Bevor Sie den Schritt 3 für einen neuen Termin ausführen klicken Sie in der Symbolleiste auf und geben die Serie ein.
Termin ändern:
1. Doppelklick auf den zu ändernden Termin 2. Änderungen vornehmen
3. klicken Sie auf . Termin löschen:
Markieren Sie den zu löschenden Termin und drücken die ENTF-Taste.
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1.9 Besprechung planen / gemeinsame Termine 1. erstellen Sie den Termin wie gewohnt.
2. wählen Sie vor dem Speichern des Termins das Register „Terminplanungsassistent“ aus
3. bestimmen Sie die Teilnehmer
4. wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, an dem alle Teilnehmer zur Verfügung stehen und bestätigen Sie das Dialogfenster indem Sie auf klicken
1.10 Aufgaben erstellen und verwalten
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Aufgabe erstellen:
1. klicken sie auf Neue Aufgabe:
2. füllen Sie die Felder aus:
- Betreff - Beginn/Ende - Erinnerung
- …
3. klicken Sie auf.
Aufgabe ändern:
1. Doppelklick auf den zu ändernde Aufgabe 2. Änderungen vornehmen
3. klicken Sie auf . Aufgabe löschen:
Markieren Sie die zu löschende Aufgabe und drücken die ENTF-Taste.
1.11 Daten (Mail, Adressen) suchen und sortieren Suchen
Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfenster ein und bestätigen Sie den Suchauftrag mit der Return-Taste
Sortieren
Die Sortierung kann über das Register Ansicht bestimmt
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1.12 Automatische Lesebestätigung anfordern 1. Im Register Datei den Befehl Optionen anklicken
2. Im erscheinenden Dialogfenster auf E-Mail klicken und unter Verlauf „Lesebestätigung“ oder „Übermitt- lungsbestätigung“ aktivieren bzw. deaktivieren und Ihre Auswahl mit OK bestätigen.
