Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen - KISA
GESCHÄFTSBERICHT
2016/2017
KURZPORTRÄT
KISA
KDN GmbH (Kommunale Daten-
Netz GmbH)
Lecos GmbH ProVitako eG
Beteiligung: 100 % Beteiligung: 10 %
(Stadt Leipzig 90 %) 10 Geschäftsanteile
KISA
Gründung: 2004 - Mitglieder: 270 (Stand: 08/2017)
Portfolio
Der Zweckverband KISA bietet seinen kommunalen Kunden Datenverarbeitungsverfahren zur Erledigung und Vereinfachung von Aufgaben in allen Verwaltungsbereichen an. Dabei um- fasst das Leistungsangebot die Installation sowie Administration von Verfahren, Datenban- ken und umfangreiche Services.
Gremien
Verbandsversammlung Vorsitzender: Ralf Rother,
Bürgermeister der Stadt Wilsdruff
Verwaltungsrat Vorsitzender und zwei Stell-
vertreter sowie 13 weitere Mitglieder
Fachbeiräte 4 Fachbeiräte: Strategie, Bürgerservices, Personal-
und Finanzwesen
Anzahl der Mitarbeiter
92
Alters- durchschnitt
44 Jahre
Anzahl der Auszubildenden
2
VORWORT
Sehr geehrte Verbandsmitglieder, sehr geehrte Damen und Herren,
die Zeiten, in denen sich Verwaltungen auf die Erledigung ihrer ho- heitlichen Aufgaben konzentrieren konnten, sind vorüber. Inzwi- schen liegt ein weiterer Schwerpunkt auf der Digitalisierung der Verwaltungen. Dies betrifft nicht nur die internen Prozesse, welche schon länger im Focus stehen, sondern vielmehr auch die Service- leistungen für die Bürger und die Wirtschaft.
Diese Forderung nach digitalen Services, die geplante Gesetzge- bung wie auch die Akzentsetzung des IT-Planungsrates von Bund und Ländern forciert die Einführung von digitalen Arbeitsprozessen und Anträgen. Lange Wartezeiten und Papieranträge sollen künftig der Vergangenheit angehören, die Bürger sind nicht mehr an Öff- nungszeiten gebunden und können die Verwaltungsvorgänge an- stoßen, wann immer „sie dafür Zeit haben“.
Dabei bedeutet die Digitalisierung ausdrücklich nicht, bisher ana- loge Prozesse zu automatisieren. Um Digitalisierung als Chance zu verstehen und tatsächlich nutzen zu können, müssen die bisheri- gen Prozesse und Abläufe in den Verwaltungen analysiert und op- timiert werden. Entscheidend für den Erfolg der digitalen Antrag- stellung ist die automatisierte Übernahme in die Fachanwendun- gen und die digitale Akte. KISA muss also weiterhin die analogen Anforderungen aus der bisherigen Welt seinen Kunden anbieten und zeitgleich fertige Lösungen für die digitale Zukunft anbieten.
Für das elektronische Antragsverfahren will KISA – wie bereits auf dem Kundenforum im März 2017 diskutiert – in 2018 einen ent- scheidenden Schritt aus einer zerklüfteten und isolierten Antrags- Landschaft heraustreten. Unter Einbindung der Basiskomponenten des Freistaates (z.B. Antragsmanagement, e-ID, e-Payment) wird eine Bündelung aller Online-Angebote für die Antragsteller an ei- nem zentralen Punkt realisiert. Die Bürger und Unternehmen sollen unabhängig vom genutzten Portal Verwaltungsdienstleistungen benutzerfreundlich suchen und abrufen können, egal bei welcher Behörde und von welchem Ort. Dies entspricht auch den Anforde- rungen des IT-Planungsrates zu einem bundesweiten Portalver- bund.
In diesem Sinn freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen!
Ralf Rother Verbandsvorsitzender
Andreas Bitter Geschäftsführer
ALLGEMEINES
IT-Benchmark
Der Zweckverband KISA hat sich im Jahr 2016 einem bundesweiten Benchmark im Bereich der Public-Sector-IT unterzogen, das ein namhaftes Beratungsunternehmen durchgeführt hat. Die im Rahmen des IT-Benchmarks gewonnenen Erkenntnisse haben KISA in die Lage versetzt, die eigene Marktposition detailliert zu bestimmen. Handlungsempfehlungen konnte KISA in vorteilhafter Weise vor allem in die Fortschreibung der eigenen IT-Strategie integrieren. KISA verfügt nunmehr über neueste belastbare Vergleichskennzahlen, die es ermöglichen, die Entwicklung des Verbandes in den Folgejahren effektiver als bisher zu steuern und im Rahmen eines Monitorings zu bewerten.
KISA beabsichtigt, sich auch in den Folgejahren aktiv an einschlägigen IT-Benchmarks zu beteili- gen, um die Marktstärke und die Effektivität des Verbandes auch künftig weiterentwickeln zu kön- nen.
Kooperation mit der Kommunalberatung B & P
Mit dem Abschluss eines Kooperationsvertrags zwischen KISA und der B & P Kommunalberatung wurde am 1. Dezember 2016 die Grundlage zur Vertiefung der Zusammenarbeit gelegt. Ziel dieser Zusammenarbeit bildet unter anderem die Komplettierung der jeweiligen Gesamtleistung der ein- zelnen Häuser. Darüber hinaus werden gemeinsame Veranstaltungen und Schulungsreihen durch- geführt. Erste Beispiele dafür sind das „Mitteldeutsche Bauhofforum“ am 6. September 2017 in Wilsdruff und das Seminar „Die richtige Eröffnungsbilanz“ am 19. September 2017 in Dresden. Eine Erweiterung des gemeinsamen Leistungsangebotes ist vorgesehen.
Das neue KDN III - mehr Leistung, mehr Sicherheit
Die Geschäftsführer des Staatsbetriebs Sächsische Informatik Dienste und der Kommunalen Da- tenNetz GmbH (KDN GmbH) haben am 6. Dezember 2016 gemeinsam mit der T-Systems Interna- tional GmbH die Verträge zum neuen sächsischen Verwaltungsnetz SVN 2.0 und zum kommunalen Datennetz KDN III unterschrieben. Die Migration selbst erfolgt bis Mitte 2018. Neben den deutlich erhöhten FAG-finanzierten Basis-Bandbreiten im KDN III zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit des Netzes wurden die Leistungsmerkmale im KDN III insbesondere im Bereich IT-Sicherheit der aktuellen Bedrohungslage angepasst.
Dazu gehören:
Grundverschlüsselung der Leitung (Vgl. SächsEGovG, §2, Abs. 1)
Firewallfunktionalität im Netzabschlussgerät beim Kunden
leistungsfähigere Anti-Schadsoftware im Bereich der zentralen Dienste
Schutz vor „Advanced Persistent Threat“ (APT), „fortgeschrittene, andauernde Bedrohung“, Be- griff für einen komplexen, zielgerichteten und effektiven Angriff auf kritische IT-Infrastrukturen und vertrauliche Daten von Behörden, Groß- und Mittelstandsunternehmen
Des Weiteren ist im KDN III Telefonie, sogenanntes VoIP möglich. Aktuell ist die Migrationsphase angelaufen. Die Migration der zentralen Dienste erfolgt unabhängig vom Netz ab November 2017 bis März 2018. Die Telefonie soll für Pilotanwender Ende 2017 zur Verfügung stehen.
KUNDENMANAGEMENT
Service Desk
Der Ende 2015 eingeführte Service Desk umfasst inzwischen 10 Fachhotlines. Im ersten Halbjahr 2017 nahmen unsere Anwendungsbetreuer insgesamt 14.063 Anfragen im Ticketsystem auf, wo- von 1.851 als Störung bzw. Fehler eingeordnet wurden.
Vom 13. März 2017 bis zum 24. April 2017 bat KISA alle Kunden, eine Bewertung der Fachhotlines mit den Noten 1 bis 5 vorzunehmen. Zu dieser Zufriedenheitsumfrage gab es 410 Rückmeldungen, was einer Quote von circa 19 Prozent entspricht. Die Bereiche „Kompetenz“ und „Freundlichkeit der Mitarbeiter an den Fachhotlines“ wurden durchschnittlich mit Note 1 (sehr gut) bewertet. Die Be- reiche „Erreichbarkeit“, „Lösungszeit“ und „Qualität der Problemlösung“ erreichten die Note 2 (gut).
Die Umfrage ergab außerdem, dass unsere Kunden neben einer hohen Erreichbarkeit besonderen Wert auf die Fachlichkeit der Ansprechpartner legen.
Die Möglichkeit per Webzugriff aktuelle Informationen zu ihren Anfragen einzusehen, ist für viele unserer Kunden wünschenswert. Über ein entsprechendes Kundenfrontend sollen eine Wissensda- tenbank, der aktuelle Status der Anfrage sowie Informationen zu größeren Störungen verfügbar sein. Diese Anregungen werden wir bei der Weiterentwicklung des Service Desk berücksichtigen.
KISA Warenkorb
Im Jahr 2012 wurde der Beitritt von KISA zur ProVitako Marketing und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG beschlossen. Das versetzt KISA in die Lage, Hardware (u. a.
Arbeitsplatz- und Servertechnik) für seine Mitglieder zu marktgerechten Preisen zu erwerben.
Aufgrund erhöhter Nachfrage etablierte KISA zum 1. April 2017 einen Webshop. Verbandsmitglie- der können hier zu Sonderkonditionen entsprechend der ProVitako-Rahmenvereinbarung unkom- pliziert und schnell Hardware für ihre Verwaltungen kaufen. Aktuell werden Desktop- und Tower- PCs, Notebooks, Monitore, Beamer, Drucker sowie entsprechendes Zubehör angeboten.
Geplante Leistungen im KISA-Warenkorb:
Dienstleistungen (z. B. Auswertungen, Berichte, Datenbereitstellungen)
Anlegen von Nutzern für Fachverfahren (z. B. AutiSta und LOGA)
Backup.KISA (siehe Seite 15)
LDrive.KISA (siehe Seite 15)
Das Sortiment wird laufend erweitert und angepasst. Sollten Sie jedoch einen Artikel vermissen oder einen besonderen Wunsch haben, dann zögern Sie nicht, unser Kundenmanagement zu kon- taktieren.
KUNDENMANAGEMENT
Veranstaltungen 2017
KISA präsentiert sich im Jahr 2017 verstärkt im Rahmen fachbezogener Veranstaltungen. Im Mit- telpunkt stand dabei das Kundenforum, welches am 29. März 2017 im Tagungszentrum der Säch- sischen Wirtschaft Radebeul stattfand. Ziel der Veranstaltung war es, den rund 100 Entscheidern und IT-Verantwortlichen eine Plattform zu bieten, auf der strategische Themen mit praktischen Lö- sungsansätzen kombiniert wurden. Während der begleitenden Ausstellung hatten die Teilnehme- rinnen und Teilnehmer die Gelegenheit, sich an den verschiedenen KISA-Ständen über unsere Pro- dukte zu informieren sowie mit zahlreichen externen Ausstellern in Kontakt zu treten. Die durchweg positive Resonanz auf unser Kundenforum hat uns motiviert, ein solches Format auch im nächsten Jahr anzubieten. Darüber hinaus sind weitere Veranstaltungen geplant, bei denen wir neue interes- sante Themen unserer Fachbereiche vorstellen werden.
Projektmanagement
Mit der Neustrukturierung des Zweckverbandes 2015 wurde im Bereich Kundenmanagement der Fachbereich „Projekte und Beratung“ etabliert, um größere Herausforderungen sowohl unserer Kunden also auch innerhalb von KISA bearbeiten zu können. Beispielhaft seien hier einige unserer aktuellen Projekte beschrieben:
Im Frühjahr 2016 startete das Projekt „Eröffnungsbilanz der Stadt Geyer“. KISA unterstützte die Stadt Geyer bei der Erstellung aller nötigen Unterlagen und Buchungen. Das Projekt wurde Ende Juli 2017 erfolgreich abgeschlossen.
In der Gemeinde Ebersbach sowie den Städten Glauchau und Markranstädt wird die Einführung der Posteingangsbearbeitung teilweise in Kombination mit dem Rechnungsworkflow über VIS voran- getrieben. In Glauchau wird zusätzlich die Nutzung von VIS in der Verwaltungsbibliothek umge- setzt.
Für den Landkreis Leipzig übernimmt KISA die Koordination des Technikrollouts und der Umzüge für die Landkreisbediensteten in die neuen Geschäftsräume.
Neben den beschriebenen Kundenprojekten arbeiten wir auch an internen Projekten. Dazu zählen aktuell bspw. die Ablösung des Kommunalmaster Veranlagung (KM-V) durch die integrierte Veran- lagung im IFRSachsen.Ki-Sa (IFR) (siehe Seite 8) oder die Optimierung des KISA-internen VIS-Ein- satzes.
FINANZWESEN
Verlängerung der Verfahrenszertifizierungen im IFRSachsen.Ki-Sa
Einen wichtigen Meilenstein im Geschäftsjahr 2016/2017 bildeten die Folgezertifizierungen von IFRSachsen.Ki-Sa durch die Prüfanstalten SAKD für Sachsen sowie OKKSA e. V. für die Bundeslän- der Sachsen-Anhalt und Brandenburg. Die neutralen und unabhängigen Prüfzeichen bestätigen die Qualität unserer Produkte.
Aktuelle Zulassungszeiträume SAKD für Sachsen
IFRSachsen.Ki-Sa Doppik: bis 18. Juni 2021
IFRSachsen.Ki-Sa Veranlagung: bis 31. August 2022
Zulassungszeitraum des OKKSA e.V. für Sachsen-Anhalt und Brandenburg
IFRSachsen.Ki-Sa: bis 30. November 2019
KISA e-Kurier für den KM-V
Die digitale Haltung von Dokumenten schreitet bei den Kunden von KISA weiter voran. Im Rahmen eines Pilotprojektes gelang es in Zusammenarbeit mit der Stadt Kirchberg auch Kunden ohne eige- nes Dokumentenmanagementsystem, eine digitale Zustellung und strukturierte Ablage von Doku- menten anzubieten. Die im ersten Schritt für das Veranlagungsverfahren KM-V entwickelte Lösung spart Druck- und Kurierkosten und soll im nächsten Schritt eine Anbindung an weitere Rechenzent- rumsverfahren von KISA erfahren.
FINANZWESEN
Planungssicherheit im Finanzwesen für die Kunden von KISA
Im Bereich Finanzwesen stellte KISA in Zusammenarbeit mit dem Programmhersteller SASKIA® Informations-Systeme GmbH im vergangenen Jahr eine langfristige Planungssicherheit für die Kunden im IFRSachsen.Ki-Sa sicher. Dabei erzielte KISA insbesondere die folgenden Verbesserun- gen:
Kostensenkung für die laufende Wartung und Pflege der Finanzbuchhaltung
Übernahme einer Vielzahl an Zusatzmodulen in den Basisumfang von IFRSachsen.Ki-Sa
Einführung der in IFRSachsen.Ki-Sa integrierten Veranlagung bei KISA (siehe unten).
Einführung der in IFR integrierten Veranlagung bei KISA
Im September 2016 begannen die Arbeiten zum Einsatz der in IFRSachsen.Ki-Sa integrierten Ver- anlagung und der damit verbundenen Ablösung der bisherigen Veranlagungssoftware Kommunal- master Veranlagung. Gemeinsam mit dem Programmhersteller wird seitdem der vorhandene Funk- tionsumfang erweitert und an die Bedürfnisse der Kunden angepasst.
Im Rahmen der regionalen Informationsveranstaltungen zum Umstieg von KM-V auf die IFR-Veran- lagung, die im Mai diesen Jahres in allen drei KISA-Geschäftsstellen stattfanden, beantworteten unsere Mitarbeiterinnen Fragen rund um das Umstellungsprojekt. Dabei wurde der aktuelle Projekt- stand erläutert sowie ein Ausblick auf die bis 2019 geplanten neuen oder verbesserten Funktiona- litäten in der IFR-Veranlagung gegeben. Während der Präsentation der integrierten Veranlagung an praktischen Beispielen erhielten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen Einblick in die Funkti- onsweise des Verfahrens inklusive der Vorteile der integrierten Veranlagung. Den Abschluss der Veranstaltung bildete der Hinweis auf die nächsten zu absolvierenden Schritte und Vorbereitungen für alle Kunden.
Verwaltungen, die an den regionalen Informationsveranstaltungen nicht teilnehmen konnten, ha- ben während des Anwendertags Finanzwesen am 20. November 2017 die Gelegenheit, sich über dieses Thema zu informieren. Darüber hinaus ist für Mitte 2018 eine weitere Informationsreihe ge- plant.
Für Frühstarter, die zum Jahreswechsel 2017/2018 in die IFR-Veranlagung starten, fand ein Work- shop in Burgstädt statt.
FINANZWESEN
Im Juni 2017 startete die Stadt Kirchberg mit 4 Mandanten, den Gemeinden Kirchberg, Hartmanns- dorf, Hirschfeld und Crinitzberg, in die Pilotierung der IFR-Veranlagung. Während der Pilotierung gibt es unterschiedliche Schwerpunkte:
Kontrolle der übernommenen Daten je Releasestand
Pilotierung der vorhandenen Funktionalitäten und Berechtigungen
Pilotierung der neuen Funktionen.
Zu den jeweiligen Schwerpunkten gibt es Checklisten, die eine systematische Bearbeitung unter- stützen.
Der produktive Umstieg in die integrierte Veranlagung ist zum Jahreswechsel 2017/2018 zusam- men mit den Frühstartern, wie z.B. die Großen Kreisstädte Aue und Schkeuditz sowie die Stadt Crimmitschau vorgesehen.
Für weiterführende Fragen möchten wir Sie gern auf unsere FAQ zur Einführung der integrierten IFR-Veranlagung hinweisen, welche Sie im internen Bereich unserer Homepage www.kisa.it unter Portfolio - Fachverfahren - Finanzwesen finden.
BÜRGERSERVICES
CMS.KISA – Content-Management-System (CMS) – Virtuelles Rathaus
Zur Modernisierung des Produktportfolios schrieb KISA Anfang 2017 ein Content Management System (CMS) europaweit aus. Die Zuschlagserteilung erfolgte am 20. März 2017 auf das Angebot der brain-SCC GmbH aus Merseburg mit der Software brainGeoCMS®. Die brain-SCC GmbH ko- operiert seit vielen Jahren mit der SAKD. Zu ihren Referenzkunden gehören unter anderem die Landkreise Harz und Mansfeld-Südharz sowie die Städte Weißenfels und Wernigerode. Das modu- lar aufgebaute System wird den Anforderungen einer modernen Verwaltung im vollen Umfang ge- recht.
Derzeit nutzen mehr als 50 Verwaltungen das vorhandene CMS (Virtuelles Rathaus – VRH.KISA).
Die Umstellungsplanung sieht vor, in den nächsten vier Jahren alle VRH.KISA - Kunden auf das neue CMS zu migrieren. Darüber hinaus interessieren sich erste Neukunden für das System.
more! rubin Sitzungsdienst – „DiPolis“ – die Tablet-App
KISA bietet seinen Kunden die Software more! rubin zur Verwaltung der Gremienarbeit an. Mit die- ser ist eine durchgängige Abbildung aller Aufgaben rund um die Gremienarbeit bis hin zur Veröf- fentlichung im Ratsinformationssystem (RIS) im Internet möglich.
Für die papierlose Gremienarbeit hat KISA die App „DiPolis“ (Digitales Politisches Informationssys- tem) in sein Portfolio aufgenommen. Damit können die Vorteile mobiler leistungsfähiger Endgeräte in den Ratssitzungen und zu deren Vorbereitung nutzbar gemacht werden.
Mit „DiPolis“ hat jedes Gremienmitglied die gesamten Sitzungsunterlagen aktueller und archivierter Sitzungen immer und überall verfügbar. Das interne Ablagesystem und die Authentifikation beim Start der App schützen die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff. Übersichtlich und mit einem
„Wisch“ lassen sich Sitzungsunterlagen zeit- und ortsunabhängig anzeigen, ordnen und bearbeiten.
Durch den bereits integrierten PDF-Viewer werden keine weiteren Apps benötigt.
„DiPolis App - Startseite“
BÜRGERSERVICES
Antragsmanagement
Kommunen stehen vor der Herausforderung, den Bürgern moderne Kommunikationswege anzu- bieten. Dazu zählen unter Beachtung der Informationssicherheit und des Datenschutzes u. a.
der elektronische Zugang zur Verwaltung
die vollständige elektronische Abwicklung von Anliegen
die elektronische Identifizierung und Bezahlung.
KISA wird die Verwaltungen auf diesem Weg begleiten und unterstützen. Eine zentrale Rolle spielt dabei ein modernes, zukunfts- und integrationsfähiges Antragsmanagement. Mit dessen Hilfe sind die Bürger in der Lage, Anträge online einzureichen und deren Bearbeitung zu verfolgen. Aufgabe von KISA ist es, in Abstimmung mit den Kommunen und dem Freistaat Sachsen, dafür zu sorgen, dass die richtigen (wichtigen) und rechtssicheren Anträge vorhanden sind. Dazu zählen zum Bei- spiel folgende Anträge:
Gewerbeanmeldung
Wohngeldantrag
Brauchtumsfeuer
Baumfällung
u.v.m.
Die Integration in die Fachverfahren sowie in die Dokumentenmanagementsysteme stellt eine Her- ausforderung dar. Hier gilt es abzuwägen, welche technische Plattform zum Einsatz kommen soll.
Die aktuell zur Verfügung stehende Basiskomponente Antragsmanagement Sachsen wird dabei als nicht zukunftsfähig eingeschätzt und ist im Vergleich zu bereits am Markt etablierten Lösungen weniger geeignet. Allerdings gibt es auf diesem Gebiet sehr viel Bewegung. So gibt es z. B. den Beschluss des IT-Planungsrates zur Verknüpfung der Serviceportale von Bund, Ländern und Kom- munen (bundesweites Bürgerkonto). Weiterhin steht eine Neuorientierung bei der Auswahl der sächsischen Basiskomponente Antragsmanagement bevor.
KISA wird zum Jahreswechsel 2017/2018 eine marktübliche Online-Plattform für ein papierloses Antragsmanagement anbieten.
BÜRGERSERVICES
Digitaler Rechnungseingangsprozess mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS
Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden öffentliche Auftraggeber künftig zur Annahme und Ver- arbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Doch neben den gesetzlichen Vorgaben gibt es viele Gründe, sich mit dem digitalen Rechnungsdurchlauf auseinanderzusetzen.Allen voran stehen Einsparungen von Umlaufzeiten bei der Rechnungsprüfung und -freigabe sowie beim Platzbedarf der Archivierung. Konkret entsteht dieses Potential durch die Digitalisierung fol- gender Schritte:
KISA unterstützt alle interessierten Verwaltungen gerne bei der Einführung von standardisierten Workflows.
Smart Client und Mobile Client
Die PDV-Systeme GmbH erweiterte ihre Produktfamilie VIS in den vergangenen Jahren um weitere Clients. Mit diesen Komponenten erhält das Produkt eine modernisierte, den speziellen Anforde- rungen unterschiedlicher Nutzergruppen entsprechende Benutzeroberfläche.
Der MobileClient trägt vor allem dem Umstand Rechnung, dass die Nutzung von VIS auf mobilen Endgeräten auch in der Verwaltung in den vergangenen Jahren vermehrt Einzug hält. Somit stehen unterwegs alle erforderlichen Dokumente auf Notebook oder Tablet zur Verfügung.
Bei dem ebenfalls neu entwickelten SmartClient handelt es sich um eine Komponente, die im Ver- gleich zum Webclient eine vereinfachte Handhabung für die Nutzer durch „gewohnte Oberflächen“
und verbesserte Suchfunktionen ermöglicht.
Ab Anfang 2018 bietet KISA seinen Kunden beide Clients an.
IT-SICHERHEIT
IT? Aber sicher! – IT-Sicherheitsberatung von KISA
Das Beratungsangebot von KISA zum Thema IT-Sicherheit ist beispielhaft. Das vorhandene techni- sche Verständnis, das praxisnahe Wissen zum Kommunalrecht und der routinierte Umgang mit sich ständig verändernden IT-Anforderungen sind die Grundlagen einer sehr praktisch orientierten IT-Sicherheitsberatung. Die Überprüfung und Überarbeitung des IT-relevanten Dienstrechts der Ver- waltung ist hier nur beispielhaft erwähnt.
Das Leistungsportfolio von KISA im Bereich der Informationssicherheit umfasst:
die Durchführung von Workshops, Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mit- arbeiter in Ihrer Verwaltung
die Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten und Verfahrenseinführungen
Ortbegehungen
die Stellung eines IT-Sicherheitsbeauftragten.
Seit 2016 profitieren bereits 35 Kunden von der IT-Sicherheitsberatung.
Projekt „Penetrationstest“
Zur Überprüfung der Wirksamkeit von umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen müssen in regelmäßi- gen Abständen Audits bzw. Kontrollen durchgeführt werden. Mit Hilfe eines Penetrationstest wird auf dem gleichen Weg wie ein „Angreifer“ ein IT-System, eine Website oder eine komplette Verwal- tung angegriffen. Das angestrebte Ziel ist es, Schwachstellen zu finden, zu analysieren und zu schließen, bevor ein realer Angreifer diese Lücken entdeckt. Dabei setzen wir nicht nur die techni- schen Lösungen und Einrichtungen einem Angriff aus, sondern nehmen insbesondere auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fokus. Diese Methode des Angriffs wird als „Social Engine- ering“ bezeichnet.
Der detaillierte Umfang des Penetrationstests, die eingesetzten Verfahren und das konkrete Ziel der Analyse werden für jeden Test individuell mit dem Kunden abgestimmt. Die Ergebnisse der Berichte werden streng vertraulich behandelt und mit der Verwaltungsleitung und zuständigen Mit- arbeitern ausgewertet und besprochen mit dem Ziel, konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Leistungen im Bereich „Penetrationstest“:
Test der eingesetzten IT-Infrastruktur
Überprüfung und Untersuchung von Websites und anderen Webauftritten Ihrer Verwaltung
Social Engineering.
In Kombination mit unserem „Quick-Check“ IT-Sicherheit erhalten Sie einen umfassenden Sicher- heitsbericht, welcher neben organisatorischen auch technische Potentiale aufzeigt.
TECHNISCHE SERVICES
Docusnap – IT-Dokumentation einfach
„Docusnap ist eine Software für automatisierte Netzwerk-Inventarisierung, IT-Dokumentation, Li- zenzmanagement und Rechteanalyse. Die Software ermöglicht beispielsweise die Auflistung der eingesetzten IT-Systeme und die genaue Bestimmung der angewandten Softwareversionen. Eine Windows-Benutzeroberfläche ermöglicht die manuelle Ergänzung, die Analyse und Visualisierung der erfassten Daten.“ *(https://de.wikipedia.org/wiki/Docusnap)
Seit Februar 2016 untersuchten Mitarbeiter aus dem Bereich IT-Service, der IT-Sicherheit und dem IT-Notfallmanagement Software-Lösungen zur Inventarisierung und Dokumentation der IT-Land- schaft. Eine der wichtigsten Vorgaben dabei war die Realisierung einer automatisierten Inventari- sierung der Systeme. Erst das gewährleistet einen aktuellen Datenbestand der Netze, Server, Cli- ents, dem Active Directory mit Berechtigungsverwaltung, Nutzern und Gruppen. So können im Inf- rastrukturbereich Übersichts- oder Detaillisten der Arbeitsstationen, Server, Netzwerkkomponen- ten, Drucker und vieles mehr erstellt werden. Im Programmteil Dokumentationen werden die eigent- lichen Dokumentationen, Konzepte oder Diagramme erzeugt. Das Modul Lizenzmanagement bietet eine Liste der auf allen Geräten installierten Software, mit der Möglichkeit, die erworbenen Lizenzen zu hinterlegen und einen SOLL-IST Vergleich anzustellen. Der Bereich IT-Sicherheit bietet Übersich- ten zu Berechtigungen im Dateisystem und dem Exchange-Server.
Das System bietet eine einzigartige Übersicht über die eingesetzte Technik sowohl KISA-intern als auch bei den KISA-Outsourcingkunden. Ein Erstellen von PDF-Dokumenten ist nicht mehr erforder- lich. Ausnahmen bilden natürlich die Dokumente, die jederzeit als Papier verfügbar sein müssen, beispielsweise die Wiederanlaufpläne der Serverräume/ Rechenzentren.
TECHNISCHE SERVICES
LDrive.KISA – Online-Datenspeicher zum sicheren Dateiaustausch
LDrive.KISA ist der Online-Datenspeicher zum sicheren Austausch und der Synchronisation von Daten über mehrere Endgeräte. Das Produkt stellt eine datenschutzgerechte Alternative zu gängi- gen Cloudspeicherdiensten, wie z.B. DropBox, GoogleDrive, iCloudDrive, etc. dar, welche häufig vor allem auf mobilen Geräten genutzt werden, jedoch datenschutzrechtlich höchst bedenklich sind.
Der Speicherplatz wird in dem auf Basis von IT-Grundschutz zertifizierten Rechenzentrum der Lecos GmbH vorgehalten. Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist beispielsweise der Datenaus- tausch mit Planungsbüros. Hier werden häufig digitale Pläne ausgetauscht, bei denen aufgrund der Datenmenge ein Versenden per E-Mail ausgeschlossen ist.
Weitere Dienstleistungen durch KISA sind möglich. So könnten beispielsweise initiale Einrichtungs- leistungen auf den mobilen Endgeräten oder Schulungsmaßnahmen für die Administratoren und/o- der Nutzer angeboten werden. LDrive.KISA ist ab Oktober 2017 verfügbar.
Backup.KISA – Online-Backup im Rechenzentrum
Die permanente Sicherung der vorhandenen und neu entstehenden Daten der Verwaltung ist von existentieller Bedeutung. Negative Beispiele aus der jüngsten Vergangenheit bezüglich Datenver- lust aufgrund fehlerhafter Backup-Systeme, auch in kommunalen Einrichtungen, untermauern dies.
Fehlerhaft können hier technische Systeme (Software, Bandlaufwerke und Bänder) sein. Fehleran- fällig sind aber auch organisatorische Abläufe im Zusammenhang mit Bandwechselaufgaben. Die Datensicherheit ist hierbei von technischen, aber auch menschlichen Faktoren abhängig. Sie wird jedoch durch das unregelmäßige Wechseln von Sicherungsmedien (Bänder, ESX, mobile Platten) und damit das Nichtdurchführen von Außerhausbringen der Sicherungen nachhaltig reduziert.
Diese Erfahrungen bei unseren Kunden war Motivation, ihnen ein deutlich verbessertes System zur Verfügung zu stellen.
Bei einer anstehenden Erneuerung der Sicherungstechnik sollte in jedem Fall von der Verwaltung und KISA gemeinsam geprüft werden, ob anstelle neuer Medien und Medienlaufwerke eine externe Datensicherung die bessere Variante ist. Die einmaligen Kosten von Backup.KISA entsprechen in
VERWALTUNG
Sächsisches Oberverwaltungsgericht bestätigt die Umlageerhebung von KISA im Eilver- fahren
KISA konnte im Rahmen der gerichtlichen Auseinandersetzungen mit Verbandsmitgliedern über die Rechtmäßigkeit seiner Zweckverbandsumlagen einen Teilerfolg erreichen. Das sächsische Oberverwaltungsgericht (SächsOVG) hat am 24. November 2016 den Eilantrag eines Verbandsmit- gliedes, die Zahlungspflicht auf den Umlagebescheid 2015 auszusetzen, abgelehnt. Die Richter des 4. Senats des SächsOVG sahen für eine Aussetzung der Zahlungspflicht keinen Anlass. In der ge- mäß Verbandssatzung vorgesehenen Verteilung der Umlage nach den Einwohnerzahlen der Ver- bandsmitglieder erkannten die Richter keine offensichtliche Willkür oder Unverhältnismäßigkeit.
Vielmehr sprechen nach Auffassung des Senats gute Argumente dafür, dass der satzungsmäßige Umlageschlüssel in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen steht, den die Gemeinden aus der Mitgliedschaft im Zweckverband ziehen. In 16 vom Verwaltungsgericht Chemnitz entschiede- nen Klageverfahren gegen den Umlagebescheid 2015 erwartet der Verband nun eine Entscheidung des SächsOVG über die Zulassung der Berufung.
Neufassung der Verbandssatzung und Geschäftsordnung für die Geschäftsführung
Die von der Verbandsversammlung am 16. Juni 2016 beschlossene Neufassung der Verbandssat- zung ist am 9. September 2016 in Kraft getreten. Mit der Neufassung wurde unter anderem das notwendige Quorum für Beschlüsse über das Ausscheiden von Verbandsmitgliedern von zwei Drit- teln auf drei Fünftel der satzungsmäßigen Stimmen gesenkt und der Katalog der Sachentschei- dungsbefugnisse der Verbandsorgane überarbeitet. Mit Inkrafttreten der neuen Verbandssatzung hat der Verbandsvorsitzende zugleich eine vollständig überarbeitete Geschäftsordnung für die Ge- schäftsführung in Kraft gesetzt. Mit der Geschäftsordnung beauftragt der Verbandsvorsitzende den Geschäftsführer, ihn in bestimmten Aufgabengebieten und Angelegenheiten der Zweckver- bandsverwaltung ständig zu vertreten. Die neue Geschäftsordnung enthält darüber hinaus Vorga- ben zum Berichtswesen des Geschäftsführers an den Verbandsvorsitzenden.
Konsolidierung des Mitgliederbestandes
Im Laufe der letzten Jahre hat es immer wieder Bestrebungen einiger Mitglieder gegeben, KISA zu verlassen. Ursächlich hierfür war zumeist die beendete Inanspruchnahme von Leistungen des Ver- bandes. Mit der Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation in den Jahren 2013 und 2014 nah- men die Austrittsbestrebungen zu. Zwischenzeitlich hat die Verbandsversammlung insgesamt 33 Anträgen von Mitgliedern auf Ausscheiden aus dem Zweckverband stattgegeben. Über einige wei- tere Austrittsanträge wird die Verbandsversammlung künftig zu beschließen haben. Mit der Stabi- lisierung des Zweckverbandes KISA, der Neustrukturierung des operativen Geschäfts und der transparent kommunizierten Neuausrichtung des Verbandes konnten neuerliche Austrittsanträge verhindert werden.
VERWALTUNG
Umsatzverteilung nach Produktgruppen zum 31. Dezember 2016
Bilanz zum 31. Dezember 2016
AKTIVA IN EUR PASSIVA IN EUR
A. Anlagevermögen A. Eigenkapital
Immaterielle Vermögensgegen-
stände 341.496,00 Kapitalrücklage 839.386,55
Sachanlagen 874.724,98 Verlustvortrag -5.212.605,90
Finanzanlagen 227.014,00 Jahresüberschuss 2.783.731,51
Nicht durch Eigenkapital ge-
deckter Fehlbetrag 1.589.487,84
B. Umlaufvermögen B. Rückstellungen
Vorräte 72.167,18 Pensionsrückstellungen 1.301.188,00
Forderungen und sonstige Ver-
mögensgegenstände 788.195,28 Andere Rückstellungen 1.190.221,00
Kassenbestand und Guthaben
bei Kreditinstituten 1.365.178,43
C. Rechnungsabgrenzungsposten 68.258,76 C. Verbindlichkeiten 2.835.113,47 Kurier/Verwaltung
1% Organisationsberatung
1%
Finanzwesen 40%
Wohngeld 6%
Einwohnermeldewesen und Wahlen
11%
Personenstandwesen 8%
E-Government 8%
IT-Service 11%
Personalwesen 14%
Impressum
Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen Eilenburger Str. 1a, 04317 Leipzig Tel. +49 351 86652-100 www.kisa.it
Inhalt/Text: KISA Konzept/Gestaltung: KISA Druck: Reprotechnik, Leipzig
