Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz und Ablage in der SEPA-Mandatsverwaltung

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Dok.-Nr.: 1070723

DATEV-Serviceinformation Anleitung

Letzte Aktualisierung: 09.07.2021

Relevant für:

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Eigenorganisation classic

Eigenorganisation comfort Eigenorganisation compact Kanzlei-Rechnungswesen Rechnungswesen

Rechnungswesen kommunal Zahlungsverkehr

Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz und Ablage in der SEPA-Mandatsverwaltung

Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 SEPA-Mandatsreferenzen

3 Möglichkeiten zur Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz 3.1 Automatisierte Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz

3.1.1 Mit Eigenorganisations-Programm (Eigenorganisation compact / classic / comfort) 3.1.2 Mit Kanzlei-Rechnungswesen

3.1.3 Mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen-Programmen 3.2 Manuelle Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz

3.2.1 Voraussetzungen 3.2.2 Möglichkeiten

4 Mitteilung einer SEPA-Mandatsreferenz über die Pre-Notification Aktuelle Änderungen

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SEPA-Lastschriftmandate werden zum Einzug von Zahlungen per Lastschrift benötigt. Wenn SEPA-

Lastschriftmandate vorliegen, müssen Sie eine eindeutige SEPA-Mandatsreferenz festlegen. Zusätzlich müssen Sie diese SEPA-Mandatsreferenz (und damit das SEPA-Lastschriftmandat) in der SEPA-Mandatsverwaltung ablegen. Hier erhalten Sie einen Überblick über diese Prozesse.

2 SEPA-Mandatsreferenzen

Die SEPA-Mandatsreferenz dient in Kombination mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrundeliegenden SEPA-Lastschriftmandats. Der Zahlungsempfänger vergibt die SEPA- Mandatsreferenz individuell. Die SEPA-Mandatsreferenz muss folgende Kriterien erfüllen:

 Sie muss eindeutig sein.

 Sie darf bis zu 35 Zeichen lang sein.

 Sie darf diese Zeichen enthalten:

 Ziffern: 0 – 9

 Groß- und Kleinbuchstaben: A – Z und a – z

 Sonderzeichen: ' , . : + - / ( ) ?

Als SEPA-Mandatsreferenz können z. B. bestehende Kunden- oder Vertragsnummern genutzt werden.

SEPA-Mandatsreferenzen und die DATEV-Programme

Im DATEV-Umfeld ist es sinnvoll, die Mandantennummern oder die Debitoren-Nummern, erweitert um einen Zähler oder Datumswert, zu verwenden. Zur Festlegung der SEPA-Mandatsreferenzen, die den o. g. Anforderungen

genügen, haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten: Die automatisierte Festlegung und die manuelle Festlegung.

3 Möglichkeiten zur Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz

3.1 Automatisierte Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz

Seit der Programm-DVD DATEV pro 7.0 (Oktober 2013) ist es möglich, die SEPA-Mandatsreferenz in den DATEV- Programmen automatisch bilden zu lassen. DATEV empfiehlt diesen Weg.

Der Automatismus zur Festlegung der SEPA-Mandatsreferenz erzeugt eine 12-stellige Nummer:

 In den Zentralen Stammdaten aus der zentralen Mandantennummer (9 Stellen) und einer laufenden Nummer (3 Stellen)

 In Kanzlei-Rechnungswesen aus der Debitoren-Nummer (9-stellig) und der Banknummer (3-stellig).

Weitere Informationen:

 Wie die SEPA-Mandatsreferenz in den Zentralen Stammdaten gebildet wird (Dok.-Nr. 1070585) 3.1.1 Mit Eigenorganisations-Programm (Eigenorganisation compact / classic / comfort)

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Wenn Sie ein Programm der Eigenorganisation (Eigenorganisation compact / classic / comfort) einsetzen, können Sie für bereits bestehende Mandate die SEPA-Basislastschriften und damit die SEPA-Mandatsreferenzen durch den SEPA-Umstellungsassistenten festlegen lassen.

SEPA-Basislastschriften festlegen lassen für die eigene Buchführung der Kanzlei

Voraussetzungen  Sie verwenden Eigenorganisation compact / classic / comfort

 Zahlungsverkehr mit Mandanten verwendet Bankeinzugsverfahren (Zahlungsträgerart L oder R)

- oder -

 Zahlungsverkehr mit Mandanten verwendet Abbuchungsverfahren und SEPA- Lastschriftmandat liegt bereits in SEPA-Mandatsverwaltung vor

SEPA-Firmenlastschriften und SEPA-Basislastschriften festlegen lassen

Voraussetzungen  Sie verwenden Eigenorganisation compact / classic / comfort

Anleitung  Dok.-Nr. 1070563

Bemerkung  Für Firmenlastschriften müssen Sie die SEPA-Mandatsreferenzen pro Mandant in den Zentralen Stammdaten anlegen.

3.1.2 Mit Kanzlei-Rechnungswesen

SEPA-Mandatsreferenz festlegen lassen mit Kanzlei-Rechnungswesen

Voraussetzungen  Sie möchten im Auftrag für Ihren Mandanten SEPA-Lastschriften erstellen und nutzen dafür ein DATEV Rechnungswesen-Programm.

- oder -

 Sie möchten SEPA-Lastschriften erstellen und nutzen ein DATEV Rechnungswesen- Programm; Sie nutzen kein Programm und keine Programmkomponente der Eigenorganisation oder Auftragswesen / Digitale Dokumentenablage.

3.1.3 Mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen-Programmen

Mandatsreferenzen festlegen lassen über DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen-Programm auf Basis der Debitoren-Nummer

Voraussetzungen  Sie verwenden lediglich DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.

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Mandatsreferenz festlegen lassen über die Zentralen Stammdaten auf Basis der Unternehmensnummer Voraussetzungen  Sie verwenden DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und die

Programmkomponenten Auftragswesen und / oder Digitale Dokumentenablage.

Mit Rechnungswesen compact können Sie nur Mandatsreferenzen anlegen, allerdings keine Lastschriften erstellen.

3.2 Manuelle Festlegung einer SEPA-Mandatsreferenz

Unter bestimmten Umständen kann es notwendig sein, individuelle Mandatsreferenzen festzulegen. Zum Beispiel in folgenden Fällen:

 Sie haben Ihren Mandanten bereits SEPA-Mandatsreferenzen mitgeteilt, die vom automatisch durch die DATEV-Programme erzeugten Format abweichen (z. B. die 5-stellige zentrale Mandantennummer angegeben haben)

- oder -

 Das Rechnungsschreibungsprogramm hat eine andere Mandatsreferenz gebildet.

3.2.1 Voraussetzungen

Wenn Sie die SEPA-Mandatsreferenz individuell festlegen möchten, stellen Sie Folgendes selbstständig sicher:

 Die SEPA-Mandatsreferenzen müssen eindeutig in Bezug auf Mandant und Bankverbindung sein.

 SEPA-Mandatsreferenzen dürfen nicht mehrfach verwendet werden.

 Die SEPA-Mandatsreferenzen müssen den formalen Kriterien genügen (Länge, erlaubte Zeichen).

3.2.2 Möglichkeiten

Sie haben folgende Möglichkeiten:

SEPA-Mandatsreferenz in den Zentralen Stammdaten anlegen

Bemerkung  Keine Mandatsreferenz über die Schaltfläche Nr. vorschlagen festlegen, sondern individuell gewählte Mandatsreferenz eintragen.

SEPA-Mandatsreferenz über Zahlungsverkehr anlegen

Aufruf  Im Programm Zahlungsverkehr: Stammdaten | Empfänger | Registerkarte Bankverbindung, Schaltfläche SEPA-Lastschriftmandat verwalten

SEPA-Mandatsreferenz über Kanzlei-Rechnungswesen für jeden einzelnen Debitor anlegen

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SEPA-Mandatsreferenzen in die SEPA-Mandatsverwaltung importieren

Bemerkung  Import erfolgt aus einer CSV-Datei über das Programm Zahlungsverkehr.

4 Mitteilung einer SEPA-Mandatsreferenz über die Pre-Notification

In den Vorlagen der Schriftguterstellung in Eigenorganisation compact / classic / comfort gibt es keinen Platzhalter für die Mandatsreferenz. Teilen Sie Ihren Mandanten die SEPA-Mandatsreferenz über die Pre-Notification auf der Rechnung mit.

 Eigenorganisation compact / classic: SEPA-Lastschriften erzeugen in Rechnungsschreibung / Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Dok.-Nr. 1070537)

 Eigenorganisation comfort: In der Fakturierung SEPA-Lastschriften zu festen Terminen einziehen (Dok.-Nr.

1070764)

Schlagwörter:

SEPA