Zeitmanagement bei
Ärzten
Erste Ergebnisse einer empirischen Untersuchung
Christoph von Quast
Im Herbst 1990 hat die GEFOB Gesellschaft für psychologische For- schung und Beratung (München) eine Testaktion im DEUTSCHEN ÄRZTEBLATT zum Thema „Zeitmanagement" durchgeführt. Die Teilnehmer haben im Rahmen dieser Aktion ein persönliches Gutach- ten über die Art ihres Umgangs mit der Zeit erhalten. Der Test ist vor der genannten Aktion in einem mehrstufigen Verfahren entwickelt worden und konnte nach einer Voruntersuchung einer umfangreichen Stichprobe mittels Faktorenanalyse und anderer statistischer Verfah- ren zu der im DEUTSCHEN ÄRZTEBLATT angewandten Endform komprimiert werden. Ziel dieses Tests war, neben den konkreten Pla- nungstechniken, die für ein effizientes Zeitmanagement von Bedeu- tung sind, das Ausmaß äußerer Störfaktoren sowie „innerer" Störfakto- ren meßbar zu machen. Bei diesen „inneren" Störfaktoren handelt es sich um eine Reihe von psychologisch relevanten Merkmalen, die die persönliche Art des Umgangs mit der Zeit positiv oder negativ beein- flussen. Nach Abschluß dieser Aktion wurde eine Gesamtauswertung durchgeführt, deren erste Ergebnisse im folgenden skizziert werden.
DEUTSCHES ÄRZTEBLATT
A
n der Aktion im DEUT- SCHEN ÄRZTEBLATT ha- ben 1957 Personen teilgenom- men. Das Durchschnittsalter beträgt 41,7 Jahre, der jüngste Teilnehmer ist 19, der älteste 80 Jahre. 21,5 Pro- zent aller Teilnehmer sind weibli- chen und 78,5 Prozent männlichen Geschlechts. Der Familienstand ver- teilt sich wie folgt: 12,3 Prozent der Untersuchten sind ledig/allein le- bend, 8,5 Prozent sind ledig, leben aber mit einem/r Partner/in zusam- men, 73 Prozent sind verheiratet, 5,5 Prozent sind geschieden beziehungs- weise getrennt und 0,7 Prozent sind verwitwet.Die überwiegende Mehrzahl der Teilnehmer ist derzeit voll berufstä- tig (94,4 Prozent), der Rest ist teil:
zeitbeschäftigt (3,7 Prozent), in Aus- bildung (1,2 Prozent), arbeitslos (0,4 Prozent) oder im Ruhestand (0,4 Prozent).
Erwartungsgemäß ist die Mehr- heit der Teilnehmer von Beruf Arzt:
90,9 Prozent. 1,7 Prozent dieser Gruppe sind allerdings zur Zeit ohne ärztliche Tätigkeit.
Die berufliche Verteilung der Gesamtstichprobe:
Berufliche Tätigkeit Ärzte im Krankenhaus
(leitend)
Ärzte im Krankenhaus (nicht leitend)
Niedergelassene Ärzte Ärzte in anderen Bereichen:
„Nichtärzte":
Selbständige 0,9
leitende Angestellte: 4,6 nicht leitende Angestellte: 3,5 Sehr viele der befragten Ärzte haben eine abgeschlossene Ausbil- dung zum Gebiets-(„Fach-")Arzt.
Die Verteilung stellt sich - bezogen auf die Gesamtgruppe aller Ärzte - wie folgt dar:
Gebiet: Prozent
Allgemeinarzt: 16,1
Anästhesist: 4,5
Augenarzt: 3,9
Chirurg: 6,5
Frauenarzt: 6,2
HNO-Arzt: 2,3
Internist: 15,7
Kinderarzt: 5,2
Nerv.-arzt/Psychiat.: 5,7
Orthopäde: 5,1
Radiologe: 2,1
andere: 15,2
• Die Mehrheit der befragten Per- sonen ist mit dem eigenen Umgang mit der Zeit nicht sonderlich zufrie- den, was sich sicherlich auch auf die relativ große Bereitschaft zur Teil- nahme an der Testaktion niederge- schlagen hat. Der persönliche Um- gang mit der Zeit stellt sich für viele offensichtlich als ein Problem dar:
66,7 Prozent der Befragten sind mit ihrem Zeitmanagement „eher" bis
„sehr unzufrieden", nur ein Drittel (33,3 Prozent) bezeichnet den eige- nen Umgang mit der Zeit als „eher"
bis „sehr" zufriedenstellend („sehr zufrieden" nur 1,2 Prozent). Unbe- rührt hiervon bleibt jedoch, wie die betreffenden Personen tatsächlich über ein effizientes Zeitmanagement verfügen.
Geschlechtsspezifische Unterschiede
Die Analysen haben ergeben, daß es signifikante geschlechtsspezi- fische Unterschiede gibt: Frauen lei- den stärker unter Zeitnot als Män- ner, was vermutlich auch auf die Doppelbelastung durch Beruf und Familie/Haushalt zurückzuführen ist. Gleichzeitig erleben Frauen mehr als Männer belastende Streß- reaktionen. Dies steht aber auch in Zusammenhang mit anderen Ergeb- nissen: Bei den reinen „Techniken"
des Zeitmanagements schneiden Männer in einem Bereich besser ab:
Sie können besser delegieren, was ei- nen wesentlichen Faktor für Zeitein- sparung darstellt. In bezug auf die anderen Techniken wie Prioritäten setzen, Planung, Zeiteinteilung und Rationalisieren gibt es keine Unter- schiede. Auch bei den „inneren Stör- faktoren" wurden Unterschiede ge- funden: Frauen geraten eher in Hek- tik, sind weniger entscheidungsfreu- dig, schieben tendenziell unangeneh- me Arbeiten eher auf und neigen mehr als männliche Kollegen dazu, Arbeiten nicht zu beenden. Solche
„inneren Störfaktoren" wirken sich Prozent
17,3 19,9 47,6 6,2
Ärztebi. 88, Heft 37, 12. September 1991 (23) A-2979 Dt.
somit auch auf die intensiver erlebte Zeitnot und Streßreaktionen bei Frauen aus.
Im Bereich Disziplin (Pünktlich- keit, Ordnung) — mit einer Ausnah- me: Frauen erzielen auf der Skala
„Zuverlässigkeit" einen höheren Wert als Männer — unterscheiden sich die Geschlechter hingegen nicht. Die Gesamtwerte zeigen, daß die Männer in der untersuchten Stichprobe insgesamt gesehen ein besseres Zeitmanagement haben als Frauen. Die Gründe hierfür sind si- cherlich diverser Natur und können unter anderem auch in strukturellen Gegebenheiten liegen.
111 Selbständige
versus Angestellte
Selbständige (N = 599) unter- scheiden sich von Angestellten (N = 1357) im Erleben von Zeitnot nicht — mit der Ausnahme, daß Selbständige weniger Zeit für gemeinsame Aktivi- täten (mit Freunden, der Familie etc.) haben. Dies hängt vermutlich damit zusammen, daß Selbständige weniger klar definierte Arbeitszeiten haben als Angestellte, ohne daß sich dies auf das subjektive Erleben von Zeitnot auswirkt.
Das Zeitmanagement von Selb- ständigen ist insgesamt besser: Selb-
Leitende oder nicht leitende Position
Sehr ausgeprägte Unterschiede über nahezu alle Skalen gibt es zwi- schen Personen in leitender und sol- chen in nicht leitender Position.
Führungskräfte haben weniger das subjektive Gefühl von Zeitnot und erleben deutlich weniger Streß, ob- wohl sie nicht mehr oder weniger Zeit fürs Privatleben oder für sich persönlich haben als Personen in nicht leitender Position. Nur ihr Mangel an Zeit für gemeinsame Ak- tivitäten (mit Freunden, der Familie etc.) ist größer. Trotzdem zeigen sie weniger Streßreaktionen und haben nicht so das Gefühl, daß ihnen die
ständige verfügen über bessere Pla- nungstechniken (Prioritäten setzen, Zeiteinteilung, Rationalisieren, De- legieren — wobei dies mit der Struk- tur der Arbeitssituation im Zusam- menhang zu sehen ist), sie sind diszi- plinierter (insbesondere im Hinblick auf Pünktlichkeit), und es werden weniger „innere Störfaktoren" wirk- sam als bei Angestellten (ihre Ar- beitssituation erlaubt es, eher „nein"
sagen zu können, sie haben bessere Möglichkeiten, Entscheidungen zu treffen und Arbeiten zu beenden).
Auch im Hinblick auf äußere Störfaktoren sind Selbständige weni- ger belastet: Offensichtlich ist es Selbständigen eher möglich, den Ar- beitsablauf so zu strukturieren, daß sie von außen weniger gestört wer- den.
Diese Ergebnisse sind einerseits so zu verstehen, daß der Status des Selbständigen ein effektiveres Zeit- management erfordert und daß Selb- ständige dies vergleichsweise auch besser realisieren. Andererseits ha- ben diese Ergebnisse aber auch Im- plikationen für die organisationale Struktur von Institutionen: Insbeson- dere hierarchisch gegliederte Institu- tionen stehen vor der Herausforde- rung, Rahmenbedingungen zu schaf- fen, die sowohl auf horizontaler wie auch vertikaler Ebene der Zusam- menarbeit ein effektiveres individu- elles Zeitmanagement ermöglichen.
Zeit durch die Finger rinnt. Das Zeitmanagement ist insgesamt signi- fikant besser als bei Menschen in nicht leitender Position, was mit fol- genden Ergebnissen zusammen- hängt:
Sie haben eine deutlich besser ausgeprägte Disziplin (Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit, Ausnahme: sie haben keine bessere oder schlechtere Ordnung als andere); die Planungs- techniken werden effizienter einge- setzt (Planung, Zeiteinteilung, Priori- täten setzen, Rationalisieren, Dele- gieren); die „inneren Störfaktoren"
sind bei nicht leitenden Personen aus- geprägter (nicht „nein" sagen können, Hektik, mangelnde Entscheidungsfä- higkeit, Unangenehmes aufschieben, Arbeiten nicht beenden).
Gebietsärzte im Vergleich zur Gesamtärzteschaft
Im folgenden werden einige Be- sonderheiten hinsichtlich des Zeit- managements der verschiedenen Ge- bietsärzte hervorgehoben. Es werden nur signifikante Unterschiede („Stär- ken und Schwächen") zur Gesamt- ärzteschaft beschrieben, wobei keine Aussagen darüber getroffen werden, daß es auch bei vergleichsweisen Stärken noch Verbesserungsmög- lichkeiten im Zeitmanagement gibt.
> Ärzte ohne Weiterbildung zum Gebietsarzt: Diese Gruppe von Ärz- ten unterscheidet sich in nahezu al- len Skalen. Insgesamt erreicht diese Gruppe einen signifikant niedrige- ren Gesamtwert als andere Ärzte.
Die Unterschiede beruhen vermut- lich darauf, daß es sich hier um jün- gere Ärzte handelt, die eine Weiter- bildung noch vor sich haben. Das subjektive Gefühl von Zeitnot ist stärker ausgeprägt (obwohl sie nicht mehr oder weniger Zeitmangel ha- ben als andere), ebenso das Erleben belastender Streßreaktionen. „Inne- re Störfaktoren" sind stärker ausge- prägt (Hektik, mangelnde Entschei- dungsfähigkeit, Unangenehmes auf- schieben, Arbeiten nicht beenden), der Gesamtwert „Disziplin" ist nied- riger (Pünktlichkeit, Zuverlässig- keit), und die Planungstechniken sind weniger ausgeprägt (Prioritäten setzen, Planung, Zeiteinteilung, Ra- tionalisieren, Delegieren). Aller- dings spielen bei dieser Gruppe äu- ßere Störfaktoren eine größere Rolle als bei anderen Kollegen.
> Allgemeinärzte: Diese Gruppe unterscheidet sich von den Kollegen dadurch, daß die Planungstechniken ausgeprägter sind, und zwar in fol- genden Bereichen: Zeiteinteilung, Rationalisieren, Delegieren. Gleich- zeitig gelingt es den Fachärzten für Allgemeinmedizin besser als ande- ren, äußere Störfaktoren zu reduzie- ren beziehungsweise auszuschalten.
> Anästhesisten: Das Zeitmana- gement ist geringfügig (nichtsignifi- kant) schlechter ausgeprägt, Unter- schiede in den einzelnen Bereichen gibt es nicht, mit einer Ausnahme:
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A-2980 (24) Dt. Ärztebl. 88, Heft 37, 12. September 1991
Im Bereich der Planungstechniken gelingt es den Anästhesisten schlech- ter, Prioritäten zu setzen.
> Augenärzte: Augenärzte lei- den weniger als andere Arzte unter einem Mangel an Zeit fürs Privatle- ben und für gemeinsame Aktivitäten, und der Gesamtwert für Zeitnot fällt niedriger aus. Augenärzte delegieren besser als andere und haben weniger Probleme damit, Arbeiten nicht zu beenden. Die Planungstechniken sind insgesamt besser, jedoch nicht die Bereiche „Disziplin" und „innere Störfaktoren".
> Chirurgen: Diese Gruppe hat kein besseres oder schlechteres Zeit- management als die übrige Ärzte- schaft. Auffallend ist, daß Chirurgen ein höheres Anspruchsniveau an sich stellen und weniger zu Hektik neigen als andere Ärzte.
> Frauenärzte: Das Gefühl, un- ter Zeitnot zu leiden, ist bei Frauen- ärzten deutlich geringer als anderen Ärzten. Dies ist auch darauf zurück- zuführen, daß das Zeitmanagement besser ausgeprägt ist als bei der Ge- samtärzteschaft. Höhere Werte er- zielen Frauenärzte insbesondere in den Bereichen Disziplin (hier:
Pünktlichkeit) und Planungstechni- ken (hier: Prioritäten setzen). Au- ßerdem haben Frauenärzte offen- sichtlich weniger unter äußeren Stör- faktoren zu leiden.
> HNO-Ärzte: Diese Gruppe leidet nicht mehr unter Zeitnot als andere und hat deutlich weniger Streßreaktionen. Das Zeitmanage- ment ist besser als das der Gesamt- ärzteschaft, und zwar in folgenden Bereichen: Prioritäten setzen, Ratio- nalisieren, Delegieren, Ordnung, (weniger) Hektik.
> Internisten: Internisten unter- scheiden sich hinsichtlich ihres Zeit- managements nur wenig von ande- ren Arzten. Sie haben mehr unter äußeren Störfaktoren zu leiden, und sie haben deutlich weniger Zeit fürs Privatleben.
> Kinderärzte: In dieser Gruppe ist das Zeitmanagement insgesamt schlechter ausgeprägt. Das subjekti- ve Gefühl von Zeitnot ist höher und das Ausmaß von Strekreaktionen ebenfalls. Bei Kinderärzten spielt ein
„innerer Störfaktor" eine wichtige Rolle (deutlich mehr Hektik), die
Zeiteinteilung ist weniger ausge- prägt, und im Bereich Disziplin er- zielen sie bei Pünktlichkeit und Ord- nung niedrigere Werte als die Ge- samtärzteschaft.
> Nervenärzte/Psychiater• Diese Gruppe erreicht in folgenden Berei- chen signifikant unterschiedliche Werte: bessere Planung, schlechte- res Rationalisieren, geringer ausge- prägte Ordnung. Auf den Gesamt- wert „Zeitmanagement" hat dies je- doch keine Auswirkung.
> Orthopäden: In nahezu allen Skalen erzielt diese Gruppe günsti- gere Werte, was sich auch im Ge- samtwert niederschlägt: Orthopäden haben ein besseres Zeitmanagement als die Vergleichsgruppe der Ge- samtärzteschaft.
> Radiologen: Das Zeitmanage- ment der Radiologen ist ebenfalls besser als das der Gesamtärzte- schaft, was auf gute Werte in folgen- den Skalen zurückzuführen ist: Zeit- einteilung, Unangenehmes aufschie- ben, Arbeiten nicht beenden.
Der Vergleich von leitenden Ärzten und nicht leitenden Ärzten in Kliniken sowie Praxisärzten hat ebenfalls hochsignifikante Unter- schiede ergeben. Die im folgenden angegebenen Mittelwerte beziehen sich auf den Antwortmodus 1 = stimmt gar nicht, 2 = stimmt ein we- nig, 3 = stimmt weitgehend, 4 = stimmt vollkommen.
Das subjektive Gefühl von Zeit- not betrifft am meisten nicht leiten- de Klinikärzte (2,74), gefolgt von Praxisärzten (2,55) und leitenden Klinikärzten (2,52). Streßreaktionen zeigen sich ebenfalls am meisten bei nicht leitenden Klinikärzten (2,29), dann bei niedergelassenen Arzten (2,20) und schließlich am wenigsten bei leitenden Klinikärzten (2,05).
Die Effizienz des Zeitmanage- ments (Gesamtwert über alle Ska- len) verteilt sich wie folgt: Am besten schneiden niedergelassene Arzte ab (2,65), dann die leitenden Klinikärz- te (2,61), den niedrigsten Wert erzie- len nicht leitende Klinikärzte (2,45).
Wie die Untersuchung gezeigt hat, spielen „innere Störfaktoren"
beim Zeitmanagement eine wesentli- che Rolle. Solche „inneren Störfak- toren" sind bei nicht leitenden Kli-
nikärzten vergleichsweise am stärk- sten ausgeprägt (2,53), niedergelas- sene Arzte und leitende Klinikärzte liegen hingegen relativ nahe zusam- men (2,38 beziehungsweise 2,36).
Disziplin — eine zweite sehr be- deutsame Determinante für Zeitma- nagement — verteilt sich wie folgt:
Niedergelassene Ärzte (2,99), leiten- de Klinikärzte (2,88), nicht leitende Klinikärzte (2,84).
Die reinen Techniken des Zeit- managements („Planungstechni- ken") kommen ebenfalls signifikant unterschiedlich zur Anwendung:
Niedergelassene Ärzte (2,49), leiten- de Klinikärzte (2,42) und nicht lei- tende Klinikärzte (2,21).
• Die Untersuchung hat ge- zeigt, daß sich neben objektiven äu- ßeren Störfaktoren vor allem drei Bereiche auf ein effektives Zeitma- nagement auswirken. Diese drei Be- reiche sind in der Person liegende, das heißt somit individuell steuerba- re Faktoren: „innere Störfaktoren", Disziplin und Planungstechniken.
Die reinen Planungstechniken sind relativ leicht zu verbessern, da es sich unter anderem im wesentlichen um die konsequente Anwendung von technischen Hilfsmitteln handelt (z. B. Zeitplanbuch). „Innere Stör- faktoren" und „Disziplin" sind Be- reiche, die — wie die Untersuchung gezeigt hat — in unterschiedlichem Maße das persönliche Zeitmanage- ment beeinflussen und ebenfalls op- timiert werden können. Vorausset- zungen hierfür sind die individuelle Analyse des persönlichen Umgangs mit der Zeit und der gezielte Einsatz bestimmter Strategien. Schulungen/
Trainings sind hierfür eine geeignete Anregung und erstes Übungsfeld.
Für den Arbeitsbereich Kliniken ist im Einzelfall zu überprüfen, ob die organisationale Struktur so be- schaffen ist, daß einerseits objektive Störfaktoren minimiert werden und andererseits die Rahmenbedingun- gen ein individuelles und effektives Zeitmanagement nicht behindern.
Anschrift des Verfassers:
Dr. Christoph von Quast
GEFOB Gesellschaft für psycho- logische Forschung und Beratung Postfach 50 02 04
W-8000 München 50
Dt. Ärztebl. 88, Heft 37, 12. September 1991 (25) A-2981
