SKRIPTUM
KAUFMÄNNISCH-ADMINISTRATIVE LEHRBERUFE THEORETISCHE LEHRABSCHLUSSPRÜFUNG
Kaufmännisches Rechnen, Rechnungswesen und Buchführung
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INHALTSVERZEICHNIS
A WICHTIGE INFORMATIONEN 7
1 Wer kann sich mit diesem Skriptum auf die Lehrabschlussprüfung vorbereiten? 7
2 Die Lehrabschlussprüfung im Überblick 8
2.1 Kaufmännisch-administrative Lehrberufe 8
2.1.1 Die theoretische Prüfung im Detail 8
2.1.2 Die praktische Prüfung im Detail 9
2.2 Lehrberufe Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz, EDV-Kaufmann/frau, Waffen- und Munitionshändler/in 11
2.3 Lehrberuf Drogist/in 12
2.4 Lehrberuf Zahnärztliche Fachassistenz 14
3 Tipps für die Prüfungsvorbereitung 16
B BETRIEBLICHES RECHNUNGSWESEN 17
1 Prozentrechnen 17
1.1 Wofür und warum ist Prozentrechnen wichtig? 18
1.2 Was heißt eigentlich mit Prozenten rechnen? 19
1.3 Wie funktioniert die Prozentrechnung? 21
1.3.1 Schritte bei der Prozent- und Schlussrechnung 21
1.3.2 Teile der Basis sind gegeben 25
1.3.3 Erhöhte Basis ist gegeben 26
1.4 Die Umsatzsteuer als klassischer Anwendungsfall der Prozentrechnung 27
2 Einführung in das Rechnungswesen 34
2.1 Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens 34
2.2 Belegorganisation 37
2.2.1 Kassabelege 39
2.2.2 Bankbelege 39
2.2.3 Eingangsrechnungen 40
2.2.4 Ausgangsrechnungen 41
2.2.5 Sonstige Belege 41
2.3 Grundlagen der Umsatzsteuer 42
2.3.1 Die Umsatzsteuerpflicht 42
2.3.2 Berechnung der Umsatzsteuer und Steuersätze 42
2.3.3 Das System der Umsatzsteuer 44
3 Einführung in die doppelte Buchhaltung 52
4 Das System der doppelten Buchhaltung 68
4.1 Bestandskonten 70
4.2 Erfolgskonten 71
4.3 Buchen 73
4.3.1 Reine Bestandsbuchungen 74
4.3.2 Erfolgswirksame Buchungen 78
4.4 Kontenklassen und Kontenplan 82
4.5 Darstellung von Konten und Buchungssätzen 86
5 Laufende Buchungen 88
5.1 Buchungen im Beschaffungsbereich 89
5.1.1 Einkauf von Waren 89
5.1.2 Einkauf von Waren mit sofort gewährtem Rabatt 92
5.1.3 Warenrücksendung an Lieferanten 94
5.1.4 Ausgleich von Eingangsrechnungen 96
5.2 Buchungen im Absatzbereich 98
5.2.1 Verkauf von Waren 98
5.2.2 Verkauf von Waren mit sofort gewährtem Rabatt 100
5.2.3 Warenrücksendung von Kunden 102
5.2.4 Ausgleich von Ausgangsrechnungen 104
5.2.5 Die Tageslosung 105
5.3 Kauf von Anlagen 107
5.4 Transportkosten 109
5.4.1 Bezugskosten 109
5.4.2 Versandkosten 111
5.5 Buchungen mit dem Privatkonto 115
5.5.1 Private Geldentnahme und Geldeinlage 116
5.5.2 Private Warenentnahme 118
5.6 Sonstige Aufwandsbuchungen 120
5.6.1 Büromaterial 121
5.6.2 Miete 122
5.6.3 Strom 122
5.6.4 Fachliteratur 123
5.6.5 Telefonkosten 124
5.6.6 Internetkosten 125
5.6.7 Steuerberatung 126
5.6.8 Pflanzen und sonstige Dekoration 127
5.6.9 Instandhaltung 128
5.6.10 Laufende Aufwendungen für einen (Klein-)LKW 129
5.6.11 Laufende Aufwendungen für einen PKW 130
5.6.12 Versicherungen 131
6 Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 138
6.1 Betriebseinnahmen 139
6.2 Betriebsausgaben 140
6.3 Die Ermittlung des Erfolges 141
6.4 Berücksichtigung der Umsatzsteuer in der EAR 142
6.5 Sonstige Aufzeichnungen 142
7 Lösungen zu den Übungsbeispielen 145
C KOSTENRECHNUNG UND KALKULATION 159
1 Einführung in die Kostenrechnung 159
2 Preiskalkulation: Welchen Preis soll ich verlangen? 163
2.1 Bezugskalkulation 164
2.1.1 Bezugskalkulation (vom Einkaufspreis zum Einstandspreis) 166 2.1.2 Bezugskalkulation (vom Einstandspreis zum Einkaufspreis) 168
2.2 Absatzkalkulation 171
2.2.1 Absatzkalkulation (vom Einstandspreis zum Verkaufspreis) 172 2.2.2 Absatzkalkulation (vom Verkaufspreis zum Einstandspreis) 174
3 Erfolgsermittlung: Wie erfolgreich ist mein Produkt bzw. mein Unternehmen? 177
3.1 Erfolgsermittlung mittels Differenzkalkulation 178
3.2 Erfolgsermittlung mittels einfacher Betriebserfolgsrechnung 179
4 Lösungen zu den Übungsbeispielen 182
D MUSTERPRÜFUNG 189
1 Kaufmännisches Rechnen, Rechnungswesen und Buchführung 189
1.1 Angabe 189
1.2 Lösung 196
E LAP-ANMELDUNG UND TIPPS 203
1 Anmeldung zur Lehrabschlussprüfung 203
2 Tipps 204
3 Persönlicher Vorbereitungsplan 205
F KONTENPLAN 206
1.1 Wofür und warum ist Prozentrechnen wichtig?
Die Prozentrechnung ist sowohl im Unternehmensbereich als auch im privaten Leben von wesentlicher Bedeutung. Dies verdeutlichen die folgenden beiden Beispiele:
1) Das Unternehmen Elektro-Huber will seine Notebooks und Tablets, die sich noch im Lager befinden, abverkaufen.
Dafür sollen Notebooks und Tablets den Kunden zu einem reduzierten Preis angeboten werden, wie z. B. die folgenden Modelle:
Gäbe es keine Prozentangabe,
•
müsste Herr Huber für jedes Notebook und Tablet neue Preise berechnen. Dies würde einen hohen Aufwand für das Team von Herrn Huber bedeuten.•
Er könnte aber auch einen festen Betrag bestimmen, um den die Artikel reduziert werden sollen. So könnten alle Artikel z. B. um 300 Euro reduziert werden. Das Problem dabei kann an den oben abgebildeten Produkten gezeigt werden: Das Notebook (Modell Newton) würde nach Abzug der 300 Euro 900 Euro kosten, das Tablet (Modell 16 GB) wäre sogar gratis.© pixelalex, fotolia.com
Bei vielen Berechnungen sind Prozentangaben sinnvoll.
1) Informationen zur Berechnung finden Sie im Kapitel Wie funktioniert die Prozentrechnung? (B: Kapitel 1.3).
Modell Newton
Preis: 1.200 Euro Modell Think
Preis: 800 Euro Modell 16 GB
Preis: 250 Euro Modell 32 GB
Preis: 350 Euro
2) Anna Lechner hat unter anderem eine Mitarbeiterin und einen Mitarbeiter: Lena und Lukas. Diese bekommen folgende Gehälter:
Anna ist mit ihnen sehr zufrieden und beschließt, beiden eine Gehaltserhöhung von 100 Euro zu geben. Wer von den beiden profitiert mehr davon?
Beide freuen sich natürlich darüber, aber Lukas bekommt im Verhältnis zu seinem bisherigen Gehalt mehr. Der Betrag der Gehaltserhöhung ist zwar bei beiden gleich, würde man sich aber die Erhöhung in Prozent ausrechnen, bekommt Lukas um 10 %, Lena aber nur um 5 % mehr.1
Gehalt: 1.000 Euro Gehalt: 2.000 Euro
Echte Vergleiche sind oft nur mit Prozentangaben möglich.
© Happy Art, fotolia.com © Happy Art, fotolia.com
Buchhaltung
Mithilfe der Buchhaltung kann ein Unternehmen ermitteln, wie viel Vermögen und Schulden es hat und u. a. folgende Fragen beantworten:
•
Wie reich ist das Unternehmen zu einem gewissen Zeitpunkt?•
Ist das Unternehmen reicher oder ärmer geworden?(Hat das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt?)
Kosten- rechnung4
Die Kostenrechnung liefert Informationen über die Kosten für die erbrachten Leistungen (z. B. Kosten für den Verkauf von Produkten oder für die Erbringung einer Dienstleistung).
Mithilfe der Kostenrechnung können u. a. folgende Fragen beantwortet werden:
•
Was kostet die Bereitstellung des Produktes/der Dienstleistung des Unternehmens?•
Welchen Preis sollte das Unternehmen für das Produkt/die erbrachte Dienstleistung verlangen?•
Wie viel muss das Unternehmen verkaufen, um einen Gewinn zu erzielen?Die Buchhaltung und die Kostenrechnung liefern unterschiedliche Informationen und ergänzen einander:
Manche Informationen aus der Buchhaltung werden für die Kostenrechnung benötigt und umgekehrt.
Buchhaltung
(externes Rechnungswesen) Kostenrechnung
(internes Rechnungswesen)
•
Wie reich ist das Unternehmen?•
Ist mein Unternehmen reicher oder ärmer geworden?Hauptfragen/Ziel
•
Welche Kosten sind angefallen? Wie hoch sind diese?•
Wie hoch soll der Preis sein, damit ein Gewinn erzielt wird?Externe Adressaten (z. B. Finanzamt, Banken, Kunden, Lieferanten etc.) und
auch interne Adressaten Adressaten Interne Adressaten
(z. B. Unternehmensführung)
•
Gesetzlich vorgeschrieben•
Vielzahl gesetzlicher BestimmungenGesetzliche Vorgaben
•
Gesetzlich nicht vorgeschrieben5•
Grundsätzlich keine gesetzlichen BestimmungenDas Führen von Büchern (Buchhaltung) ist verpflichtend und unterliegt gesetzlichen Regeln. Mit Hilfe der Buchhaltung kann ermittelt werden, ob ein Unternehmen einen Gewinn oder Verlust macht, wie hoch dieser ist und wie reich das Unternehmen zu einem gewissen Zeitpunkt ist.
Unterschiede Buchhaltung und Kostenrechnung:
5.2 Buchungen im Absatzbereich
5.2.1 Verkauf von Waren
Verkauft ein Unternehmen Handelswaren, erzielt es damit einen Umsatz bzw. Erlös. Dieser ist in der GuV auf der rechten Seite zu finden (= Haben-Seite). Da die Erträge durch den Verkauf mehr werden, muss der Nettobetrag auf dem Konto 4000 Handelswarenerlöse ebenfalls im Haben gebucht werden.
Nachdem das Unternehmen Bürobedarf Lechner Handelswaren eingekauft hat, können diese Produkte an Kunden des Unternehmens weiterverkauft werden. Anna konnte bereits drei Aktenvernichter an einen Kunden verkaufen, wie folgende von Anna ausgestellte Rechnung zeigt:
Wie wird diese Rechnung verbucht?
BEISPIEL: VERKAUF VON HANDELSWAREN
Anna Lechner Leitengasse 10, 1230 Wien Tel.: 01 667 87 20, E-Mail: office@buerolechner.at
UID-Nr.: ATU 20257725
Maximilian Huber Habichergasse 234 1160 Wien
Rechnung Rechnung Nr. 86
Rechnungsdatum: 20..-09-23
Art.-Nr. Menge Einheit Bezeichnung Preis/EH Gesamt
278343 3 Karton Aktenvernichter 175,00 525,00
Rechnungsbetrag Netto EUR 525,00
+20 % USt EUR 105,00
Rechnungsbetrag Brutto EUR 630,00
Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug IBAN: AT55 9900 0005 1527 1311, BIC: FNBKATWW367
Firmenbuch: HG Wien, FN 231425f
AR 86
BÜROBEDARFLECHNER
Verkauft ein Unternehmen Waren, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, so gibt es je Steuersatz ein eigenes Handelswarenerlöskonto.
(z. B. 4000 Handelswarenerlöse 20 %, 4010 Handelswarenerlöse 10 %).
Auf dem Ertragskonto wird der Nettobetrag gebucht, da die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Diese Umsatzsteuer stellt eine Schuld gegenüber dem Finanzamt dar und Schulden befinden sich in der Bilanz auf der Passiva-Seite (Kontenklasse 3). Es handelt sich also um ein passives Bestandskonto. Durch den Verkauf wird die Umsatzsteuerschuld höher und der Umsatzsteuerbetrag ist im Haben auf dem Konto 3500 Umsatzsteuer zu buchen. Die Kunden des Unternehmens müssen den Bruttobetrag bezahlen.
Folgende Konten sind bei den verschiedenen Zahlungsarten zu verwenden:
Zahlungsart Konto
Barzahlung 2700 Kassa
Zahlung per Überweisung 2800 Bank
Bezahlung zu einem späteren Zeitpunkt 2000 Lieferforderungen (LF)
Welche Konten? 2000 Lieferforderungen 4000 HW-Erlöse 3500 Umsatzsteuer
Kontenart? Aktives
Bestandskonto Ertragskonto Passives
Bestandskonto Vermehrung oder
Verminderung? 630 525 105
Soll oder Haben? Soll Haben Haben
1 2 3 4
Verbuchung auf den Konten:
Haben
Haben Soll 4000 HW-Erlöse
525 Euro
Soll 3500 Umsatzsteuer Soll 2000 Lieferforderungen Haben
630 Euro
105 Euro
Buchungssatz:
2000 Lieferforderungen 630 4000 HW-Erlöse 525
3500 Umsatzsteuer 105
BEISPIELE FÜR BETRIEBLICHE AUSGABEN
•
Einkauf von Waren•
Energiekosten (Strom, Gas etc.)•
Telefon- und Internetgebühren•
Miete•
Zinsen für einen aufgenommenen Kredit•
Beratungsleistungen (z. B. Steuerberatung, Rechtsanwalt)Zahlung
Trotz Zahlung (Abfluss) keine Ausgabe in der EAR:
•
Bankabhebung für die Geschäftskassa•
Kauf von Anlagen26•
Privatentnahme von Geld(da diese Geschäftsfälle keine Auswirkung auf den Gewinn haben)
Ausnahmen:
6.3 Die Ermit tlung des Erfolges
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kommt es während des Jahres zu Aufzeichnungen der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Für die Eintragung in die Bücher muss ebenfalls wie bei der doppelten Buchhaltung ein Beleg vorhanden sein.
Am Ende des Jahres wird anhand dieser Aufzeichnungen der Gewinn oder Verlust ermittelt.
Gewinn
Ausgaben Einnahmen
Verlust
Einnahmen
Ausgaben
oder
In der Praxis werden die Einnahmen und Ausgaben während des Jahres mithilfe einer EDV-Software aufgezeichnet. Die dazugehörigen Belege dienen als Basis für die Eintragung und müssen ebenfalls mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.
26) Der Kauf von Anlagen hat keine Gewinnauswirkung, da hier nur Vermögen getauscht wird (z. B. statt Bargeld in der Kassa hat das Unternehmen nun einen Schreibtisch im Büro stehen). Durch die Verwendung des Anlagegegenstandes wird dieser allerdings weniger wert. Diese Wertminderung wird immer am Jahresende als Ausgabe (Abschreibung) berücksichtigt.
