EFS Unternehmensberatung GesmbH / LeanIX
Beschleunigen Sie den Wandel im Unternehmen mit dem LeanIX Business Transformation Management Modul
Lean IX
AGENDA
Was ist OKR? 10 min Liliana Simon
Das Transformations –Projekt (in der Theorie) 10 min Robert Zlabinger
DEMO (das Projekt in der Praxis) 15 min Marina Rameil
Questions & Answers 15 min Alle
LeanIX, EAM & das BTM Modul 10 min Marina Rameil
Number of
employees: 200
22 nations united in our team
Offices:
Vienna, Austria (headquarters) Shanghai, China
25 different languages
Project work experience in more than 17 countries
Expertise in 9 fields of competence
EFS –
WHO WE ARE.
We are an independent consulting company established in 1992, based in Vienna, Austria.
Wide range of disciplinary
backgrounds
ERSTER ZERTIFIZIERTER PARTNER IN ÖSTERREICH
Liliana Simon
lsimon@efs.at
Robert Zlabinger
rozlabinger@efs.at
Marina Rameil
Marina.Rameil@leanix.net
LeanIX IST WIE “GOOGLE MAPS FÜR DIE IT”
LeanIX IN KÜRZE
360+
Mitarbeiter/innen
Cloud Native SaaS Technologie
$ 120m Funding 460+
Kunden
60+
Net Promoter Score
SOC II Type 2 & ISO 27001 Zertifizierungen
4.7 / 5 stars auf Glassdoor Leader, Challenger
Strong Performer bewertet von Analysten
WARUM OKR (OBJECTIVES & KEY RESULTS)?
„Stetige Veränderung ist das neue Normal“ - Aufgrund des Mehrwerts wird OKR in führende Unternehmen weltweit gelebt
▪ Verbindet in einer volatilen Welt Plan & Strategie mit dem Freiraum für Wachstum, Veränderungen und digitale Transformation
▪ Realisiert operativ & durchgängig die Unternehmens-Strategie auf Arbeitsebene
▪ Aktive Einbindung von MitarbeiterInnen in übergreifende Ziele, visionärem Denken & Innovationsfähigkeit
▪ Leadership Tool das Top-down Führung mit Bottom-up Engagement und Erfahrung vereint
WAS GILT ES ZU ERREICHEN
WIE DAS ZIEL ERREICHT WIRD
OKR
WAS VERSTEHEN WIR UNTER OKR?
OKRs zahlen direkt auf Vision, Mission und Strategie ein und ermöglichen flexibles Agieren innerhalb des strategischen Rahmens
OKR…
▪ … unterstützt Unternehmen dabei,
wichtige strategische Ziele zu formulieren und im Trubel des Alltagsgeschäfts
erfolgreich umzusetzen
▪ … befähigt Teams, die größtmögliche Wirkung auf das Gesamtziel zu erreichen
▪ … definiert Beitrag, Wirk- und Verantwortungsbereich der
MitarbeiterInnen als Teil des Ziels
▪ Objectives beschreiben qualitative, übergreifende Ziele (WAS)
▪ Key Results beschreiben quantitative, messbare Schlüsselergebnisse zur Zielerreichung (WIE)
Strategie Vision &
Mission
Objective Objective Objective Objective
Key Result Key Result Key Result
Task Task Task Task
% % %
WIE IST DER KONKRETE ABLAUF?
OKR als Zielemanagementmethode basiert auf regelmäßigen Planungs- und Review- Intervallen, die eine unterjährige Steuerung (z.B. quartalsweise) ermöglichen
▪ Grundlage ist die strategische Zielsetzung, die sich aus Vision &
Mission ableitet
▪ OKRs werden meist für ein Quartal geplant → OKR-Kadenz
▪ Während einer laufenden OKR-Kadenz erfolgt die Detailplanung in Weeklies
▪ Den Abschluss einer OKR-Kadenz bilden ein Review und eine Retrospektive zur kontinuierlichen Verbesserung
▪ Aufgrund des ähnlichen Kadenz-
Mechanismus und der Vorgehensweise hat OKReinen agilen Charakter
Vision &
Mission
Strategische Ziele
(1-3 Jahre)
OKR Planning
Retro- spektive
OKR- Review
OKR Weekly
OKR-Kadenz
(z.B. 3 Monate)
OKR Weekly OKR
Weekly
OKR Weekly
OKR Weekly
…
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
Projektziel: IT Kosten an den Produktionsstandorten eines internationalen OEMs* senken
„Das geht so nicht! Wir müssen die IT-Systeme der Standorte harmonisieren, um unsere IT-
Kosten endlich zu senken!“
Head Office Standort 1 Standort 2
IT-Management Board
*basierend auf einem tatsächlichen Projekt Objective: Harmonisierung
der IT-Systeme von drei Fabriken / Einsparen von
30% IT Budget
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
Ausgangssituation
„Für unser Ziel erwarten wir die Konsolidierung von drei First Level Support Desks, die Harmonisierung von drei redundanten Production Mgmt. Systemen sowie die Einführung von SAP
S/4HANA.“
„Alles klar. Dann sind dies meine Key Results.“
Key Result: Konsolidierung von 3 First Level Support- Desks
Key Result: Harmonisierung von 3 redundanten
Production Mgmt. Systemen Key Result: Prüfung des Einsatz von SAP/S4-Hana
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
Ausgangssituation
Key Result: Konsolidierung von 3 First Level Support- Desks
Key Result: Ausrollen SAP/S4-Hana
Objective: Harmonisierung der IT-Systeme von 3 Fabriken / Einsparen von
30% IT Budget
„AAAAAH, wie soll ich diese Ergebnisse nur
erreichen?!?“
„Hmmm, vielleicht kann mir LeanIX helfen? Ich glaube ich rufe mal an.“
Key Result: Harmonisierung von 3 redundanten
Production Mgmt. Systemen
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
Die LeanIX EA Suite mit ihren APM und BTM Modulen kann helfen!
„Hi LeanIX, ich soll in einem neuen Projekt IT- Systeme analysieren, harmonisieren und
Optimierungen umsetzen. Ich hab keine Ahnung wie ich das effizient und zielorientiert
bewerkstelligen soll. Hast du vielleicht eine Idee wie ich da rangehen kann?“
„Hi Lisi, na klar! Genau hierfür haben wir unser Business Transformation Module entwickelt!“
Die Kombination von OKR, BTM und EAM schließt die Lücke zwischen Strategie und Ausführung
Objectives and Key Results (OKR)
Business Transformation Management (BTM)
Enterprise Architecture Management (EAM)
Gibt Transparenz über Abhängigkeiten, Limitierungen &
To-be Architektur Setzt Rahmen für
Transformations-Ziele
Plant, setzt um und kontrolliert Initiativen zur Zielerreichung
Modelliert Impacts der Transformationszenarien
Strategie
Ausführung
OKRist ein Framework zur Definition und Verfolgung von Zielen und deren Ergebnissen
BTM umfasst die Planung, Umsetzung und Kontrolle von Transformationsinitiativen durch datenbasierte Unterstützung bei der
Entscheidungsfindung.
EAM unterstützt die Entscheidungen über die Gestaltung und Weiterentwicklung der EA
SetztRahmenfür die Ziel-Architektur, setzt strategischenLink zurEA GibtTransparenzüber Limits der Key Results
Mit LeanIX können IT-Transformationen geplant, bewertet und umgesetzt werden
Ein Objective dokumentiert die Architekturverbindung zwischen organisatorischen Zielen und Geschäftsfähigkeiten
Ein Transformation Item beschreibt Aufgaben zur Erreichung eines
Objectives, und ermöglicht es Änderungen und Auswirkungen anderer Fact Sheets zu tracken
EAM Fact Sheets BTM Facts Sheets
Ein solches Transformation Item kann die Form eines von vier
Hierarchiestufen annehmen: Plan, Building Block, Epic und Projekt I
Interface
P
Provider
I
IT Component
T
Tech Stack
A
Application
D
Data Object
B
Business Capability
O
Objective
U
User Group
T
Transformation Item
P
Process
Wie kann BTM in LeanIX genutzt werden?
Identifizierung von Geschäftsanforderungen durch die Verbindung von Objectives mit Business Capabilities
Die Planung mehrere Szenarien zur
Umsetzung der Objectives ermöglicht die Erstellung potenzieller Roadmaps inklusive der Transformations-Impacts, Konflikte &
Risiken
Die Szenarien werden durch zahlreiche standardisierte und individualisierbare
Reports in zeitlicher Projektion visualisiert zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
Die Ausführung der Szenarien ermöglicht die automatische Aktualisierung der EA
Dokumentation und das Tracking im Transformationsprozess
Digitalen Fußabdruck in der Cloud erweitern
Marketing
Cloud
Transformation 1 Cloud
Transformation 2
Marketing-Apps & -Prozesse
in die Cloud migrieren Vorhandene Marketing- Applikationen überarbeiten
Neue Lösung einführen und
Applikation 1 ersetzen Vorhandene On-Prem- Applikaionen abschaffen
Durch neue Applikation
ersetzen Vorhandene
Applikationen überarbeiten Strategische
Verbindung herstellen
Geschäfts- bedürfnisse formulieren
Szenarien planen
Änderungen modellieren
Ziel
Business Capabilities
Plan
Impact Management Baustein
Epics &
Projekte
Änderungen
ausführen Zielarchitektur
Applikation 1 Applikation 2 NEU
Applikation 2 Änderungen
visualisieren Ist-Architektur
1
2
3
4
I
P
I
T A D
B U
P
WIE KANN BTM GEMEINSAM MIT OKR GENUTZT WERDEN?
Viele Firmen nutzen das OKR Framework um ihre Ziele zu definieren, visualisieren und zu erreichen. Diese Logik kann einfach mit dem BTM Modul verknüpft werden.
BTM Objective
=
Key Result %
Task
OKR Objective
=
„LeanIX als Tool istperfekt!“
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
EFS Consulting kann mit dem Projekt helfen!
„Hi EFS, ich soll in meinem Projekt IT-Systeme analysieren, harmonisieren und Optimierungen umsetzen. Für die
Erfassung der Ziele und weiteren Datenauswertung möchte ich das LeanIX nutzen. Jetzt weiß ich aber nicht, wo ich starten soll. Könnt ihr mich in diesem Projekt unterstützen?“
„Hi Lisi, na klar! Das schauen wir uns gemeinsam an! Wir arbeiten regelmäßig gemeinsam mit LeanIX an Transformationsprojekten und kennen die Modul sehr gut.“
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
Das Projekt in Phasen
Schaffen von Transparenz in der Unternehmens-
architektur
Analysen und Auswertungen zur Identifikation der
Potenziale
Ableiten Handlungsfelder und Maßnahmen, Vorbereitung der Transformation-Roadmap
und starten der Projekte
PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
PHASE 1 | Transparenz schaffen
Ablauf
Ergebnisse und Mehrwert✓ Transparenz in der Unternehmensarchitektur durch Bestandsaufnahme und Visualisierung ist geschaffen
✓ Nachhaltige Dokumentation von Prozess, Information, Applikation Technologie und deren Verantwortlichkeiten ist angelegt
✓ Das Zusammenspiel sowie die Abhängigkeiten der Geschäftsprozesse, Datenobjekte und Applikationen ist visualisiert
✓ Evaluierung der Prozesse im Hinblick auf Beitrag zu Geschäftsfähigkeiten (Business Capabilities) ist durchgeführt
Verknüpfen und Dokumentieren
(Matchen und mappen der Ebenen, Modellierung und Visualisierung)
Festlegen
Business Scope
(Definition Abteilung, OE, Stakeholder, Rollen, …)
(Systemgestützes) Aufnehmen der Unternehmens- architektur
(Erfassen Objekte,
Ebenen und Abhängigkeiten)
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
PHASE 2 | Identifikation der Potenziale
Ablauf
Ergebnisse und Mehrwert✓ Die konkreten PainPoints und
Herausforderungen in den Abteilungen (Fachbereich und IT) sind bekannt
✓ Die relevanten Kenngrößen (Kosten, Risiken, etc.) sind mit den Experten aus den Bereichen reflektiert und bewertet
✓ Die Potenziale sind dokumentiert und in vorgeschlagene Handlungsfelder (z.B.
Prozessthema im FB oder Kommunikations- thema im Mgmt.) einsortiert
Analyse der
Bestandsaufnahme
(Abhängigkeiten, Silobildungen, Kosten- und Komplexitätstreiber, Bottlenecks, PainPoints und White Spots in der Architektur)
Identifikation von Potenzialen
(Prozessoptimierungen, Prozess-System Fit/ Gap, Redundanzen, Systembedarfe, Architektur Refinement, Kommunikationsbedarf …)
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
PHASE 3 | Transformationsroadmap & Start der BTM
Ablauf
Ergebnisse und MehrwertErgebnispräsentation
& Vorbereitung Projekte
(Kommunikationsunterlage mit Empfehlungen für
Transformationsprojekte und Business Case aus LeanIx Tools)
Ableiten von
Handlungsbedarfen und Projektinitiativen
(Prozessdesign, Applikationskonsolidierung, Architektur Refinement Punkte, ...
Erstellen der BTM Landkarte
(LeanIX Factsheets, Maßnahmen, Zeitleiste, Verantwortlichkeiten, Prioritäten, Gesamtplanung, Mehrwertermittlung)
✓ Gesamt Transformation-Roadmap ist erstellt, Vorschläge der Projektinitiativen priorisiert und mit konkreten Maßnahmen beschrieben
✓ Die Projektinitiativen sind ausgewertet und der planerische und methodische
Implementierungspfad ist skizziert
✓ Auftraggeber, Management und relevante Stakeholder sind informiert, Kommunikations- und Empfehlungsunterlagen zielgruppen-
orientiert erstellt
✓ Die Transformationsprojekte können loslaufen
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
▪ Mit dem BTM Modul können Unternehmen (IT-)Transformationen effizient und effektiv modellieren, bewerten, umsetzen und tracken.
DEMO
DAS TRANSFORMATIONSPROJEKT “IT KOSTEN SENKEN”
„Hallo ihr Zwei, vielen Dank für euren Einsatz! Dank euch konnten wir
strukturiert unsere IT-Systeme analysieren, Einsparpotenziale definieren und zeitnah umsetzen.“
„Immer wieder gerne Lisi. Wir freuen uns immer wenn wir gemeinsam mit unseren Kunden und unseren Partnern Projekte erfolgreich abschließen können. “
„Top! Wir würden uns freuen wenn ihr weiterhin LeanIX nutzt um eure Enterprise Architecture lean und mit einer tollen UX zu managen.“
