Personalentwicklung – Personalbedarfsberechnung‐Personaleinsatzplanung
1 Personalentwicklung
2
Personalbedarfsberechnung
3 Personaleinsatzplanung
1 Personalentwicklung
Ziele der Personalentwicklung
Strategische Ebene: umfasst folgende Themen oUmgang des Leistungsangebotes
oZufriedene motivierte Mitarbeiter oAusmaß an Ressourcen
oRechtliche Grenzen/Möglichkeiten oSozio‐demografische Struktur
oVernetzung mit anderen Leistungsträgern
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Operative Ebene
Diese operative Ebene stellt die Entwicklung des einzelnen Mitarbeiters in den Mittelpunkt Es wird definiert, welche Bildungsinhalte in welchem Zeitraum vermittelt werden sollen.
Aufgabe des Personalmanagement und Abteilungsverantwortlichen
•das Personalmanagement hat die Aufgabe, dass Personal in ausreichender Quantität und Qualität zum Jeweiligen Zeitpunkt zur Verfügung steht
•Diese Haupthauptaufgabe ist unterteilt in Teilaufgaben 1. Personalbedarfsermittlung
2. Personalbeschaffung 3. Personalentwicklung 4. Personalfreistellung
Ziele des Personalmanagement
Das Sachziel: Bereitstellung der für das Ziel des KH erforderlichen personellen Kapazitäten In entsprechender Qualität und Quantität zu richtigen Zeitpunkt
Das Formalziel: ökonomischen Zielkomponenten, Krankenhausleistungen mit einem Minimum an personellem Aufwand in qualitativer und quantitativer Hinsicht
Finanzpolitische ZielkomponenteBerücksichtigung der Möglichkeiten der Finanzierung der Spitalsversorgung
Soziale Komponente Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeiter durch optimale Arbeitsbedingungen Schaffung positiver Anreize
Rechtliche Zielkomponente Einhaltung der Rechtsnormen
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Instrumente der Personalentwicklung
Stellenbeschreibung
Anforderungsprofil
Mitarbeiter Einführungsmaßnahmen
Fort‐, Weiter‐, und Sonderausbildungen
Mitarbeiterbeurteilungen (Mitarbeiterorientierungsgespräche)
Personalentwicklung wird im wesentlichen von den Führungskräften umgesetzt
Entwicklungspotential ihrer Mitarbeiter erkennen
Leistungseinbußen erkennen
Beitrag zur Motivation liefern
Lernprozesse anregen, die dem Mitarbeiter erlauben, erfolgreich zu sein
Rahmenbedingungen für das Lernen stellen
Entwicklungsplan erstellen
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Stellenbeschreibung
Gibt alle Tätigkeiten der Stelleninhaberin wieder, diese müsse auch regelmäßig aktualisiert werden Stellenbeschreibung liefert die qualitative Grundlage für die Personalplanung
Schwerpunkte der Aufgaben und Tätigkeiten
Koordination der Aufgaben und Tätigkeiten in der Organisation
Grundlage für die Mitarbeiterbeurteilung und Kontrolle
Ausgangspunkt für die Planungsmaßnahmen
Maß für die Selbstkontrolle und Motivation für den Stelleninhaber
Einschulung neuer Mitarbeiter
1, Schriftliches Konzept zur Einschulung
Arbeitsabläufe kennen lernen
Arbeitstechniken erlernen
Ihre Aufgaben und Kompetenzen lernen
2, Zielvereinbarungen mit Evaluierung 3, Betreuung durch den Praxisanleiter 4, Regelmäßige Zwischengespräche
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Weiterbildungen ‐ Fortbildungen
1. Fortbildung: im GuKG§63 verpflichtende Fortbildung von 40 Stunden in 5 Jahren, diese müssen nachweislich erbracht werden.
2. Innerbetriebliche Fortbildung 3. Sonderausbildungen
4. Weiterbildungen
5. Planmäßige Unterweisungen: Unterstützt wird diese Unterweisung durch schriftliche Unterlagen den sogenannten Arbeitsanweisungen. Sie beschreiben einen Prozeßablauf
6. Geräteschulungen: Erstschulungen / Wiederholungschulungen , diese müssen dokumentiert sein
Arbeitsanweisungen
Was wird bearbeitet
Wie eine Tätigkeit zu erledigen ist
Wer für die Abwicklung zuständig ist
Wann und in welcher Reihenfolge die Tätigkeit erfolgen muss
Womit die Tätigkeit geschehen muss
Welches Ergebnis erreicht werden muss
Wie und wo dokumentiert werden muss
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Mitarbeiterorientierungsgespräch / streng vertrauliches Gespräch
Rückblick
Stärken / Schwächenanalyse
Zusammenarbeit
Zielvereinbarungen
Entwicklungsmaßnahmen
Ergebnisprotokoll
2 Personalbedarfsberechnung
Sinn der Personalbedarfsberechnung
Ermittlung der Arbeitsaufgabe
Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs
Ermittlung der Qualitätsmerkmale und Anforderungsprofile – qualitativer Personalbedarf
Ermittlungen von etwaigen Unter oder Überdeckungen
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Qualitative Personalbedarfsermittlung
1. Voraussetzung für die quantitative Personalbedarfsermittlung ist die Definition der Arbeitsaufgabe im Einzelfall, dabei sind betriebliche Zusammenhänge zu berücksichtigen
2. Art und Umfang der verschiedenen durchzuführenden Tätigkeiten sind zu fixieren, dass Resultat ergibt das Anforderungsprofil für das Personal
Die Stellenbeschreibung ist das Ergebnis der Ermittlungen, dies fixiert im Detail die Aufgaben, die an den einzelnen Stellen auszuführen sind und leitet davon die Qualitifikationsmerkmale für das einzusetzende Personal ab
Quantitative Personalbedarfsermittlung / verschiedene Methoden
Leistungseinheitsrechnung:
Hier wird der Arbeitsaufwand zur Ausführung einer bestimmten Leistung festgestellt:
1. Anzahl der Leistungen in einem festgelegten Zeitraum 2. Zeitaufwand je Leistung
Zu berücksichtigen sind
1. Anzahl und Art des für die Einzelleistung benötigten Personals 2. Zuschlag für Administration, Organisation und Personalführung
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Personalberechnung nach Sterilversorungseinheiten
Hier muss der Durchschnittliche Zeitaufwand für eine Sterilguteinheit erhoben werden
Die Schwierigkeit liegt jedoch in dem großen Erhebungsaufwand durch die Vielzahl der Container und der Zuordnung der Einzelinstrumente und Leihinstrumente für eine STE (Sterilguteinheit)
Diese Erfassung ist einer der wichtigsten Tätigkeiten die durchgeführt werden muss
Abhängig von der jeweiligen OP Disziplin ( Orthopädie hat viele Container als eine Augenabteilung
Arbeitsplatzberechnung ‐ Sterilisation
Instrumentenkreislauf muss bei der Berechnung herangezogen werden (Zoneneinteilung) Unreiner Raum – Packbereich – Freigabe / Kommisonierung – Sterilgutlager
Anzahl der STE x Arbeitsminuten pro STE
Wochenarbeitszeit eines MA minus Ausfall = Anzahl der Mitarbeiter
Bei der Arbeitsplatzberechnung wird die tägliche / wöchentliche Anwesenheitszeit zur Ausfüllung bestimmter Leistungen festgestellt. Bei dieser Methode wird der Mindestpersonalbedarf festgestellt.
Anzahl des notwendigen Personals pro Arbeitsplatz
Berechnungstage pro Arbeitsplatz
Notwendige Betriebs‐und Arbeitszeit
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Quantitative Ausfallszeiten und deren Bedeutung
Die Problematik der Ausfallszeiten gewinnt gerade im personalintensiven Dienstleitungsbetrieb im KH besondere Bedeutung !
Quantitative Ausfallzeiten / sind durch eine Fehlzeitstatistik gut zu erfassen dazu gehören
Krankheit, Urlaub, Unfall
Mutterschutz, Sonderurlaub, Pflegfreistellung, Kuraufenthalte
Dienstfreistellungen ( Ausbildungen)
Ausfallszeiten durch Amtswege oder Arztbesuche
Zeitguthaben
Karenzurlaub
Qualitative Ausfallszeiten
1. Darunter ist zu verstehen, dass der MA am Arbeitsplatz anwesend ist, aber die Leistungsbereitschaft jedoch aus verschiedenen Gründen nicht gegeben ist.
2. Diese Fehlzeit ist schwieriger zu erfassen, kann eine Menge von Gründen sein, Arbeitsunzufriedenheit, Burn‐out , fehlende Motivation, schlechte baulich‐technische Arbeitsbedingungen, oder MA ist chronisch krank
3. Führungskräfte können an Hand von Leistungsbeurteilungen oder gezielten Gesprächen konkrete Hinweise für die Gründe bekommen
4. Auch gibt es Methoden zur Ermittlung der Arbeitszufriedenheit
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Begriffe der Arbeitszeit
1. Bruttoarbeitszeit: Vertragliche Wochenarbeitszeit eines MA, berechnet als Jahresarbeitszeit (40Stunden x 52 Wochen/Jahr = 2080 Bruttojahresarbeitszeit
2. Nettoarbeitszeit: ( ca. 15 – 25 %) das ist tatsächliche Arbeitszeit des MA ( Ausfall ) Trotzdem ist es wichtig eine Fehlzeitstatistik zu führen, da die Ausfallsquote trotzdem höher sein kann.
Ursachenanalysen müssen durchgeführt werden
Produktivarbeitszeit : Versteht man die Nettoarbeitszeit abzüglich unproduktiver Zeiten des Arbeitsprozesses (Essenszeiten, Regenerationspausen, Sanitärzeiten, etc
Auch unkoordinierte Arbeitsabläufe, unklare Arbeitsanweisungen , Wartezeiten etc.
Die Optimierung der Arbeitsabläufe und das Informationsmanagement tragen wesentlich zur Reduzierung der unproduktiven Arbeitszeiten bei
Grundlagen für die Personalbedarfsberechnung
1. Befragungen: können mündlich oder schriftlich erfolgen
2. Beobachtungen (Arbeitsabläufe) Tätigkeiten, Situationen, Abläufe
3. Zeitmessungen ( bestimmte Tätigkeiten) können statistisch ausgewertet werden 4. Arbeitsabläufe: erhobenen Daten klar und strukturiert darzustellen z.b Flussdiagramme
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3 Personaleinsatzplan
Aufgabe des Personaleinsatzplanes:
Sicherstellung des für die Aufgaben notwendigen Personals mit der entsprechenden Qualität Sowie die Einteilung unter Berücksichtigung der betrieblichen Besonderheiten und Veränderungen Der Dienstplan
Eine optimale Einteilung des vorhandenen Personals, mit dem entsprechenden Ausbildungsgrad, entsprechend dem Leistungsanfall, unter Berücksichtigung der Urlaubs‐und Fortbildungsplan.
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen, sowie die Erreichung der Personalwünsche
Dienstplanerstellung und Dokumentation
1. Dienstplan gibt Auskunft darüber wer, wann Dienst hat und ist ein Instrument der Personaladministration
2. Die Dienstplaneinteilung und die Rahmenbedingungen zur Erstellung der Abrechnung müssen klar definiert sein
3. Dienstplan soll mindestens 2 Monate im Voraus erstellt sein, Freigabe durch die Führungskraft 4. Dienstplan muss nachvollziehbar dokumentiert sein ( Fehlzeiten sowie +/‐Stunden )
5. Vollständiger Name des MA, Qualifikationen müssen vorhanden sein 6. Am Dienstplan darf nur mit Kugelschreiber eingetragen werden
7. Die Verantwortung der Dienstpläne obliegt der Stationsschwester, geprüft werden sie von Bereichsleitung oder Personalabteilung
8. Dienstpläne sind 3 Jahre zu archivieren
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Dienstplanmodelle
Flexible Diensteinteilung: Ein zeitgemäßes Instrument , um den individuellen Bedürfnissen des MA entgegen zu kommen. Hier werden Rahmenbedingungen vorgegeben.
Schichtdienst: Der klassische Schichtdienst wie in Produktionsbetrieben (Sterilisation) findet im KH derzeit nur im Ansatz Verwendung.
Dienste die sich 24 Stunden erstrecken, bei der sich MA mit unterschiedlichen Stunden die Arbeitsplätze teilen.
Vorteil der Schichtdienste: Die MA werden von der nächsten Schicht abgelöst, das die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht
Bei 8 Stunden Diensten ist die Arbeitsqualität höher, da es klare Rahmenbedingungen gibt
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
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