Rentenversicherung Bescheinigungen elektr. anfordern und annehmen (rvbea)

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Dokument: AHE564_661_Rentenversicherung_Bescheinigungen_elektr_(rvBEa)_ext_V1.1.0.docx

Version: 1.1.0

Verantwortlicher Autor: Sandra Zink Abteilung: Personalabteilung

Stand: 10.09.2021

Rentenversicherung Bescheinigungen elektr. anfordern und annehmen (rvBEA)

der

COMRAMO KID GmbH Bischofsholer Damm 89 30173 Hannover

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Stand: 10.09.2021 Seite 2/12 Dokument: AHE564_661_Rentenversicherung_Bescheinigungen_elektr_(rvBEa)_ext_V1.1.0.docx

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AHE564_661_Rentenversicherung_Bescheinigungen_elektr_(rvBEA)_ext_V1.1.0

Dokumentenhistorie

Version Datum Änderungen Autor

1.1.0 10.09.2021 Dokument geändert Sandra Zink

1.1.0 10.09.2021 Dokument sach- und fachlich ge- prüft

Fachgruppe BG+SV Jessica Bretall

1.1.0 10.09.2021 Dokument freigegeben Markus Husemann

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Version: 1.1.0

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Inhalt

Vorwort ... 5

Das rvBEA-Verfahren ... 6

Welche Teilverfahren gibt es unter rvBEA? ... 6

Registrierung des Arbeitgebers für das rvBEA-Verfahren ... 6

Teilverfahren GML57 (Gesonderten Meldung mit Grund 57) ... 7

Antwort an die Rentenversicherung ... 7

Teilverfahren A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung) ... 8

Beschreibung des Verfahrens ... 8

Was ist eine A1 Bescheinigung? ... 8

Anrechnung von Entsendung ... 8

Umsetzung in KIDICAP/PO über das Meldecockpit... 9

Antrag erstellen ... 9

Angaben zum Arbeitnehmer ... 10

Antrag bearbeiten/ändern ... 11

Antrag löschen/stornieren ... 12

Rückmeldungen ... 12

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Vorwort

Diese Arbeitshilfe sollen Ihnen als Anwender des Personalabrechnungssystems KIDICAP/ Personal Office eine schnelle und umfassende Übersicht im Umgang mit den verschiedenen rvBEA-Verfahren geben.

Diese Arbeitshilfe wurde mit der größtmöglichen Sorgfalt und nach dem aktuellen Wissensstand vom Autor erstellt. Sollten sich dennoch Fehler oder nicht plausible Beschreibungen eingeschlichen haben, bitten wir dies zu entschuldigen und den Autor formlos darüber zu informieren.

Diese Arbeitshilfe ist Eigentum der COMRAMO KID GmbH. Die Kunden der COMRAMO KID GmbH haben ein Nutzungsrecht. Eine Vervielfältigung und Weitergabe der Inhalte dieser Arbeitshilfe oder Teilen daraus an Dritte, ist nur nach ausdrücklicher Zustimmung der COMRAMO KID GmbH gestat- tet.

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Das rvBEA-Verfahren

Die Abkürzung rvBEA enthält zum einem das "rv" für Rentenversicherung und das "BEA" für Be- scheinigungen elektronisch anfordern und annehmen.

Welche Teilverfahren gibt es unter rvBEA?

Aktuell gibt es folgende Teilverfahren, die über rvBEA abgewickelt werden können:

 Mit dem Teilverfahren GML57 erfolgt die elektronische Anforderung einer Gesonderten Mel- dung (Grund 57) beim Arbeitgeber.

 Mit dem Teilverfahren A1 kann der Arbeitgeber eine Entsendebescheinigung für einen Be- schäftigten bei der Rentenversicherung elektronisch beantragen.

Registrierung des Arbeitgebers für das rvBEA-Verfahren

Durch die seit dem 01.07.2021 verpflichtende Teilnahme an dem rvBEA-Verfahren GML57 gilt jeder Arbeitgeber bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) als registriert.

Aufgrund dessen haben wir den Karteireiter rvBEA Registrierung im Meldecockpit (siehe Bild, unten) ab sofort aus dem Dashboard bzw. in den Arbeitgebermeldungen entfernt.

Mit Nutzung des Verfahrens ist der Arbeitgeber verpflichtet, mindestens einmal pro Woche beim Kommunikationsserver der Rentenversicherung elektronisch anzufragen, ob Daten zur Abholung bereitstehen, und diese auch abholen. Diesen technischen Part übernehmen wir als Rechenzent- rumsleistung natürlich für Sie.

Ihre Aufgabe ist es jedoch regelmäßig (d. h. mind. einmal pro Woche) die übermittelten Daten zu prüfen.

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Teilverfahren GML57 (Gesonderten Meldung mit Grund 57)

Die GML57-Meldungen werden täglich von uns beim Kommunikationsserver der Rentenversiche- rung elektronisch abgefragt und eingespielt.

Im Anschluss finden Sie diese Meldung im Meldecockpit im Bereich der Arbeitnehmermeldungen in dem Untermenü DEÜV-Verfahren und zwar mit dem folgenden Hinweis:

Das Rentenbeginndatum wurde für den Versicherungsnehmer [SV-Vers.-Nr.] in 1 Personallfälle (PF-Nummer) geschrieben.

Diese Meldungen bleiben offen, damit Sie prüfen können, ob tatsächlich das Meldedatum korrekt in den Dialog ERF09b übertragen wurde. Siehe folgendes Beispiel:

Bitte beachten Sie jedoch, dass die Prüfung nur in KIDICAP durchgeführt werden kann, da die Über- tragung dieser Werte nach Personal Office erst nach der Abrechnung erfolgt.

Sollte die Einspielung nicht automatisch erfolgt sein, erfassen Sie bitte die oben genannte Felder im Dialog ERF09b des betroffenen Personalfalls. Die Erstellung der DEÜV-Meldung mit Grund 57 kann auf diesem Weg nämlich auch weiterhin manuell ausgelöst werden.

Das Feld "Meldezeitraum bis" muss den Monatsletzten des letzten zu meldenden Monats oder den Monatsersten des darauffolgenden Monats enthalten, d. h. wenn die Meldung die Daten bis ein- schl. 31.12.2021 enthalten soll, dann müssen Sie entweder den 31.12.2021 oder den 01.01.2022 in diesem Feld erfassen.

Im Anschluss der Prüfung können Sie das Erledigungsmerkmal der Meldung im Meldecockpit gerne auf "erledigt" setzen.

Antwort an die Rentenversicherung

Die Antwort an die Rentenversicherung erfolgt im Rahmen der DEÜV. Beim nächsten Abrechnungs- lauf erstellt der DEÜV Job die angeforderte Gesonderte Meldung (Grund 57).

Sollte keine Gesonderte Meldung erstellt werden können, versendet das System einen entspre- chenden Hinderungsgrund an die Rentenversicherung.

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Teilverfahren A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung) Beschreibung des Verfahrens

Mit dem elektronischen Verfahren zur Beantragung einer A1-Bescheinigung sowie der Beantragung einer Ausnahmevereinbarung sollen weitere Prozesse optimiert werden. Arbeitgeber können somit für ihre Arbeitnehmer, die vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in die Schweiz entsandt werden, Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung elektronisch an die zuständige Stelle übermitteln. Das elektronische Verfahren gilt nur für Arbeitnehmer der Privatwirtschaft (Ar- tikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004) und Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes (Artikel 11 Abs. 3 Buchst. b VO (EG) Nr. 883/2004). Es gilt nicht für Selbständige, Mehrfachbeschäftigte oder für Entsendungen in andere Länder als die oben genannten.

Die Beantragung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe. Die zuständige Stelle übermittelt dann gem. § 106 SGB IV die Bescheinigung oder die Mitteilung, warum diese nicht ausgestellt werden kann, ebenfalls auf elektronischem Wege.

Die Zuständigkeit der Rentenversicherung für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung ergibt sich für Personen, die nicht Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung (pflichtversichert, freiwillig versichert oder familienversichert) oder nicht Mitglied einer berufsständischen Versorgungsein- richtung sind. Darüber hinaus ist das elektronische Verfahren nur für Arbeitnehmer/innen sowie seit dem 1. Januar 2021 auch für Beamte und Beamten gleichgestellte Personen ebenfalls elektronisch.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, pflicht- oder familienversichert sind, ist die entsprechende Krankenkasse zuständig. Dies gilt auch, wenn neben dieser Versicherung eine private Zusatzversicherung besteht. Entsendungen für Mit- glieder einer Berufsständischen Versorgung (Ärzte, Apotheker, etc.) regelt die ABV (Arbeitsgemein- schaft der Berufsständischen Versorgungseinrichtungen) in Berlin.

Was ist eine A1 Bescheinigung?

 Basiert auf EU-Recht

 Nachweis über das für eine Person geltende Sozialversicherungsrecht

 Europaweit einheitliches Formular

 Antrag muss vor Entsendung gestellt und genehmigt werden

 A1-Bescheinigung muss vom Arbeitnehmer in Papierform mitgeführt werden.

Um Akzeptanzprobleme zu vermeiden, wird ein Ausdruck in Farbe empfohlen

 Und auch für kurzfristige Entsendungen muss ein Antrag gestellt werden Grundsätzlich gilt das Recht des Staates, in dem die Erwerbstätigkeit ausgeübt wird.

Es gibt aber z. T. auch Ausnahmen z. B. bei individuellen Ausnahmevereinbarungen.

Anrechnung von Entsendung

 Höchstdauer der Entsendung beträgt 24 Monate

 Wenn länger, dann ggf. Antrag auf Ausnahmevereinbarung

 Frist beginnt mit dem Tag der Entsendung

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Umsetzung in KIDICAP/PO über das Meldecockpit

Die A1-Anträge auf Entsendung oder auf eine Ausnahmevereinbarung werden künftig über das Meldecockpit erfasst. Es existiert somit im Meldecockpit im Bereich der Arbeitnehmermeldungen ein neues Verfahren "A1-Bescheinigung".

Antrag erstellen

Die initiale Antragserstellung erfolgt über das Meldecockpit. Im Bereich der Arbeitnehmermeldun- gen existiert ein Button "Antrag anlegen". Mit Klick dem auf diesen Button muss zuvor jedoch die Art des Antrages ausgewählt werden:

 Entsendung

 Ausnahmevereinbarung

 Antrag Beamte/Beschäftigte im öffentlichen Dienst

 Antrag gewöhnlich in mehreren Mitgliedsstaaten Beschäftigte

Und je nachdem welche Auswahl Sie dann treffen, unterscheidet sich die Anzahl und Inhalt der Karteireiter bzw. der Erfassungsfelder.

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Angaben zum Arbeitnehmer

Um den Sachbearbeitern die Erfassung der Angaben zum Arbeitnehmer zu erleichtern und gleich- zeitig der Vorgabe gerecht zu werden, dass Stammdaten aus dem Abrechnungsprogramm maschinell zu übernehmen sind, können Sie in dem Karteireiter "Angaben zum Arbeitnehmer" über den Button "Person auswählen" die Personenstammdaten aus KIDICAP entnehmen.

Felder die während der Meldungserstellung durch die in KIDICAP hinterlegten Daten gefüllt wer- den, sind an dem Text "Ausschließlich maschinell" erkennbar. Diese Felder können auch nicht ma- nuell erfasst werden.

Jedoch können bei allen Feldern, in denen der Text "Maschinell ermittelt – manuell möglich" er- scheint, durch klicken in den genannten Text manuelle Erfassungen vorgenommen werden.

Hierzu gehört zum Beispiel das Felder "Strasse" und "Hausnummer" im Karteireiter "Angaben zum Arbeitgeber in Deutschland". In der Eingabe und auch bei der Meldung müssen diese beiden Anga- ben getrennt dargestellt werden. In KIDICAP werden die Daten aber leider in einem Feld gespei- chert. Auf die Ermittlung wann eine Hausnummer beginnt und wann der Straßenname tatsächlich aufhört wurde bewusst verzichtet. Daher sollte diese Eingabe manuell von Ihnen übersteuert werden.

Des Weiteren gibt es vor einigen Feldern das folgende Symbol:

Sobald Sie auf dieses Symbol mit der Maus klicken, wird Ihnen eine kurze Information zur Eingabe dieses Feldes angezeigt. Zum Beispiel hier die Anzeige für das Eingabefeld "Ablösung" im Karteirei- ter "Angaben zur Entsendung".

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Während der Eingabe prüft das System auch auf Vollständigkeit der Erfassung, d. h. ob auch alle Pflichtfelder eingegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie nach dem Klick auf den Button "Speichern" in roter Schrift den/die Felder ausgewiesen, die noch zu bearbeiten sind. Siehe Beispiel, unten:

Und in dem Karteireiter, in dem das Feld zu finden ist, wird diese ebenfalls rot dargestellt, so dass eine Suche nach der fehlenden Erfassung sehr leicht ist. Siehe folgendes Beispiel:

Antrag bearbeiten/ändern

Ein Antrag kann auch jederzeit bearbeitet/geändert werden. Sollte der Antrag noch nicht verschickt werden, also die Änderung ziemlich zeitnah nach der Erstellung erfolgen, wird der Original-Antrag einfach überschrieben.

Sobald der erstellte Antrag jedoch verschickt und damit abgegeben wurde (Erledigungsmerkmal = erledigt und Maschinell verarbeitet = Ja), macht eine Änderung eine Stornierungsmeldung notwen- dig. Daher wird mit dem Button "Bearbeiten" dann folgendes ausgelöst:

 Die Originalmeldung wird kopiert.

 Diese Kopie wird dann die Neumeldung und hat damit automatisch das Erledigungsmerkmal

"offen". Der Sachbearbeiter kann nun hier die Werte editieren.

 Gleichzeit wird eine Stornomeldung erstellt und diese mit der Originalmeldung verknüpft, wo- bei diese den Status "stornieren" bekommt. Erst nach erfolgreichem Versand der Stornomel- dung bekommt diese dann den Status "storniert".

Button "Abbrechen"

Klickt man während der Bearbeitung auf den Button "Abbrechen", so wird Bearbeitungsmodus ver- lassen. Das bedeutet, dass die Kopie der Originalmeldung, welche zur Neumeldung geworden wäre, gelöscht wird. Die Situation, dass auch die zweite Kopie gelöscht werden muss, tritt nicht ein, da diese erst nach dem Speichern angelegt wird.

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Antrag löschen/stornieren

Nachdem ein Antrag erstellt wurde, steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine Meldung zu löschen oder zu stornieren. Gelöscht werden kann eine Meldung, sofern diese noch nicht erfolgreich verarbeitet wurde. Ist die maschinelle Verarbeitung bereits erfolgreich gewesen, so darf diese nur noch storniert werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine einmal stornierte Meldung (Status

"stornieren" oder "storniert") nicht wieder bearbeitet werden kann.

Rückmeldungen

Mögliche Rückmeldungen/Antworten auf verschickte Anträge können sein:

A1-Rückmeldung - Genehmigung Arbeitgeber

Dieser Antwort liegt eine A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument bei. Dieses Dokument wird als PDF-Dokument im Meldecockpit angezeigt.

A1-Rückmeldung - Ablehnung Arbeitgeber

Diese Antwort wird ausgegeben, wenn die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht vorliegen oder nicht alle erforderlichen Unterlagen vorliegen.

A1-Rückmeldung – Storno der Ablehnung

Gegen die Ablehnung des Antrages auf Ausstellung einer A1 Bescheinigung kann der Arbeitgeber bzw. Dienstherr Widerspruch erheben, welcher außerhalb des elektronischen Verfahrens zu erfolgen hat. Sofern dem Widerspruch durch die zuständige Stelle abgeholfen wird, wird von dieser der bereits übermittelte Nachrichtentyp "A1-Rückmeldung - Ablehnung Arbeitgeber" storniert und der Nachrichtentyp "A1-Rückmeldung - Genehmigung Arbeitgeber" übermittelt.