Deutschen Krankenhausgesellschaft zur elektronischen
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
(Stand 1. März 2021)
Inhalt
1 Überblick ...3
2 Hinweise zu den Regelungen des BMV-Ä zur eAU ...5
2.1 Übergangsregelung bis zum 30.9.2021 ...5
2.2 Erstellung der eAU und ausgedruckte Ausfertigungen ...5
2.2.1 Ablösung von Muster 1 durch die eAU und ausgedruckte Ausfertigungen .5 2.2.2 Arbeitgeberverfahren ...7
2.2.3 Hinweise zur softwarebasierten Erstellung der eAU ...7
2.2.4 Qualifizierte elektronische Signatur der eAU mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) ...8
2.2.5 Zusammenfassung der Ausfertigungen, deren Unterschrift und Übermittlung ...9
2.3 Übermittlung der eAU an die Krankenkasse ...9
2.3.1 Tägliche Übermittlung der eAU über KIM ...9
2.3.2 Störungen und Nichterreichbarkeit der Krankenkasse ...10
2.3.3 Fehlermeldungen ...11
2.3.4 Nachträgliche Korrektur und Storno ...11
2.4 Elektronische Übermittlung an den Versicherten ...12
3 Voraussetzungen für die Erstellung und Übermittlung der eAU ...13
3.1 Komponenten der TI ...13
3.2 Karten ...13
3.3 Weitere Hardware ...14
3.4 Software ...14
3.5 Organisatorische Hinweise ...14
1 Überblick
Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) legt für den vertragsärztlichen Bereich fest, dass seit dem 1.1.2021 die Angaben zur Arbeitsunfähigkeit (Muster 1) direkt und elektronisch vom Arzt an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden müssen. Für diese elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) nach § 295 Abs. 1 SGB V muss gemäß der Gesetzesvorgaben die Telematikinfrastruktur nach
§ 291a bzw. § 306 (neu) SGB V genutzt werden.
Krankenhäuser müssen die eAU in den vertragsärztlichen Bereichen und gemäß den Regelungen in § 39 Abs. 1a SGB V im Entlassmanagement ebenfalls seit dem 1.1.2021 umsetzen. Da es jedoch bereits im Jahr 2020 absehbar war, dass die erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten nicht rechtzeitig verfügbar sein würden und somit die Voraussetzungen für die eAU weder im vertragsärztlichen Bereich noch den Krankenhäusern rechtzeitig erfüllbar sein würden, mussten geeignete Übergangsregelungen gefunden werden.
Erste Ende 2020 lagen finale, unterzeichnete Versionen der Änderungsvereinbarungen der Bundesmantelvertragspartner zum Bundesmantelvertrag-Ärzte1 (BMV-Ä) sowie die zugehörigen technischen Dokumente2 vor. Die jetzt gültige Übergangsregelung sieht vor, dass eine digitale Übermittlung der eAU an die zuständige Krankenkasse erst ab dem 1.10.2021 erfolgen muss. Bis zu diesem Zeitpunkt behält Muster 1 seine Gültigkeit. Es erfolgt also weiterhin eine Aushändigung von Muster 1a/b/c an den Versicherten, welche dieser bei seiner Krankenkasse und bei seinem Arbeitgeber einreicht.
Vor dem 1.10.2021 erfolgt die Nutzung der eAU auf rein auf freiwilliger Basis, wenn die technischen Voraussetzungen in den Krankenhäusern und den gesetzlichen Krankenkassen vorliegen. Unserer Einschätzung nach ist hier mit erheblichen Einschränkungen auf beiden Seiten zu rechnen, so dass voraussichtlich nicht mit einer frühzeitigen Umsetzbarkeit im 2021 zu rechnen ist. Sollten sicher Verzögerungen über den 1.10.2021, müsste aus Sicht der Geschäftsstelle die Übergangsregelung verlängert werden. Das Krankenhaus sollte die Zeit bis zum 1.10.2020 Nutzen, die Voraussetzungen für die eAU zu schaffen, die danach obligatorisch ist.
Die Detailregelungen zum Umgang mit der eAU sind in den Anlagen 2, 2a und 2b1 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä) sowie in den technischen Handbüchern zur eAU2 einsehbar. Die Regelungen im BMV-Ä werden durch den Rahmenvertrag Entlassmanagement ergänzt3, in welchem beispielsweise Einschränkungen bezüglich des Zeitpunktes der Erstellung sowie der Dauer der AU formuliert sind. Hier gelten ergänzend zum BMV-Ä die Regelungen der jeweils aktuellen Fassung des Rahmenvertrags.
Zur Nutzung der eAU im Rahmen des Entlassmanagements darf nur von der DKG zugelassene Softwarezum Einsatz kommen. Die zugelassenen Softwaresysteme
1 https://www.kbv.de/html/bundesmantelvertrag.php
2 ftp://ftp.kbv.de/ita-update/DigitaleMuster/eAU/
3 https://www.kbv.de/media/sp/Rahmenvertrag_Entlassmanagement.pdf
werden auf der Homepage der DKG aufgeführt4. Die ersten Zulassungen von Softwaresystemen zur Nutzung der eAU werden von der DKG voraussichtlich im ersten Quartal 2021 erfolgen. Bis zur Einführung zur eAU in 2021 muss deshalb Software verwendet werden, die für 2021 über eine Zulassung für (mindestens) Muster 1 verfügt.
Für die erforderliche technische Ausstattung sind die Hinweise der DKG zur (Telematikinfrastruktur) TI und zur Finanzierung der notwendigen Komponenten5 zu beachten. Weitere Informationen finden sich in den TI-Hinweisen 36 und insbesondere in Rundschreiben Nr. 921/20, in dem detailliert auf die Themen der Beschaffung von eHBAs und SMC-Bs sowie der Stapel- und Komfortsignatur eingegangen wird.
In den folgenden Abschnitten wird auf die Regelungen des BMV-Ä zur eAU eingegangen sowie die zu schaffenden Voraussetzungen im Hinblick auf die TI, den eHBA und die SMC-B, die zu beschaffende eAU-Software sowie die organisatorische Einbettung.
4 https://www.dkgev.de/service/zulassungsverfahren/
5 https://www.dkgev.de/themen/digitalisierung-daten/telematik-infrastruktur/
6 https://www.dkgev.de/fileadmin/default/Mediapool/2_Themen/2.1_Digitalisierung_Daten/2.1.5._Telematik- Infrastruktur/TI-Hinweise_Version_3.0.pdf
2 Hinweise zu den Regelungen des BMV-Ä zur eAU
Im Folgenden findet sich eine Übersicht über die wichtigsten Regelungen zur eAU gemäß der Anlagen zum BMV-Ä (Stand 1.1.2021) ergänzt mit Informationen aus den zugehörigen technischen Dokumenten2, welche die Anforderungen an die eAU- Software festlegen.
2.1 Übergangsregelung bis zum 30.9.2021
Die Ausfertigungen gemäß der bisherigen Muster 1a/b/c (Krankenkasse, Arbeitgeber, Versicherter) sind dem Versicherten bis zum 30.9.2021 weiterhin in Papierform (konventionell oder Blankoformularbedruckung) unterschrieben auszuhändigen.
Bestehende Modellprojekte zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung bleiben bis zum 30.09.2021 von diesen Regelungen unberührt.
2.2 Erstellung der eAU und ausgedruckte Ausfertigungen
2.2.1 Ablösung von Muster 1 durch die eAU und ausgedruckte Ausfertigungen Ab dem 1.10.2021 entfällt Muster 1 und die Übermittlung der eAU erfolgt – zumindest im Regelfall – digital an die zuständige Krankenkasse in Form eines Datensatzes (XML- Datensatz im FHIR-Standard) über den E-Mail-basierten Dienst KIM 7 der Telematikinfrastruktur („Kommunikation im Medizinwesen“). Ab diesem Zeitpunkt erhalten Versicherte weiterhin papierbasierte Ausfertigungen für die eigenen Unterlagen sowie für den Arbeitgeber, die nach Vorgaben des GKV-SV zu erstellen sind (sog.
„Stylesheet-Definition“). Die Inhalte der Ausfertigungen entsprechen im Wesentlichen den jetzigen Mustern 1b und 1c (s. Abbildungen 1 und 2). Der Ausdruck erfolgt auf DIN- A4 oder DIN-A5-Papier. Eine Beschaffung von Formularen oder Spezialpapier für den Ausdruck der eAU-Ausfertigungen ist deshalb nicht notwendig – dies ist der wichtigste Unterschied zu Muster 1.
Die XML-Datei sowie die zur Darstellung genutzten Stylesheets sind Teil der Software und für den Endanwender letztlich nicht relevant. Wir erwähnen die Begriffe nur, da sie auch in den mantelvertraglichen Regelungen auftauchen.
Auf Grund der Ausnahmeregelungen (s. u.) im Falle von Störungen und anderen Problemen kann der Fall auftreten, dass auch weiterhin eine Ausfertigung für die Krankenkasse (entsprechend Muster 1a) unterschrieben an den Versicherten ausgehändigt oder ggf. per Post an die zuständige Krankenkasse gesendet werden muss. Insofern bleiben die Muster 1a/b/c in Form von auszudruckenden Ausfertigungen letztlich erhalten. Lediglich eine Ausfertigung für den Arzt ist nicht mehr vorgesehen.
D. h., Muster 1d wird durch eine elektronische Archivierung ersetzt.
Die folgende Darstellung zeigt beispielhaft Ausfertigungen für den Versicherten und den Arbeitgeber.
7https://www.gematik.de/anwendungen/kim/
Abbildung 1 Beispiel für eine Ausfertigung für Versicherte (Layout-Problem für den Text ist bekannt, und wird behoben werden)
Abbildung 2 Beispiel für eine Ausfertigung zur Vorlage beim Arbeitgeber
2.2.2 Arbeitgeberverfahren
Ab dem 1.7.2022 soll planmäßig eine Weiterleitung der eAU an den Arbeitgeber durch die jeweilige Krankenkasse erfolgen. In diesem Zuge entfällt zumindest im Regelfall die Ausfertigung für den Arbeitgeber und der Versicherte erhält nur noch eine Ausfertigung für seine Unterlagen. Auf Wunsch des Versicherten erhält dieser dennoch zusätzlich die Ausfertigung für den Arbeitgeber. Auf Wunsch des Versicherten sind die Ausfertigungen zu unterschreiben.
2.2.3 Hinweise zur softwarebasierten Erstellung der eAU
Für die Erstellung der eAU darf nur von der DKG zugelassene Software verwendet werden4. Generell müssen bei der Erstellung der eAU die im Rahmenvertrag Entlassmanagement und im BMV-Ä festgelegten Regelungen beachtet werden.
Die Regelungen des BMV-Ä sehen vor, dass die eAU mindestens zwölf Monate archiviert werden muss. Dies muss von der verwendeten Software unterstützt werden.
Die Ausfertigung für den Arzt (Muster 1d) entfällt aus diesem Grund. Im Krankenhaus sollten im Regelfall die deutlich längeren Aufbewahrungsfristen beachtet werden (Archivierung).
Die Erstellung der eAU erfolgt auf Basis der Eingaben des Arztes und der aus dem KIS übernommenen Informationen (z. B. Versichertenstammdaten) mit Hilfe der für diesen Zweck zu beschaffenden, von der DKG zugelassenen Software. Die eAU wird softwareintern als sogenannte XML-Datei erzeugt, welche einen eindeutigen Identifikator erhält und über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) an die zuständige Krankenkasse übermittelt wird.
Bei der Erstellung der eAU über ein geeignetes Eingabeformular muss die Software von den Mantelvertragspartnern festgelegte Regeln zur Befüllung berücksichtigen (z. B.
Pflichtfelder, optionale Felder, Bedingungen). Ob die Bedingungen des Rahmenvertrags Entlassmanagements geprüft werden, stellt eine optionale Eigenschaft der Software dar, die bei der Beschaffung geeigneter Software berücksichtigt werden kann.
Da dem Patienten im Allgemeinen Papierausfertigungen ausgehändigt werden müssen, muss die eAU vor dessen Entlassung erstellt werden. Elektronische Signatur und Versand können ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Da allerdings im Falle von Störungen dem Versicherten weitere unterschriebene Ausfertigungen ausgehändigt werden müssen, empfiehlt sich entweder der sofortige Versand, so dass ein Problem gleich festgestellt werden kann, oder die Beschaffung einer Software, die selbsttätig das Vorliegen von technischen Störungen überprüft und den Nutzer ggf. darauf hinweist.
In den folgenden Abschnitten wird deutlich werden, dass zahlreiche Sonderregelungen zu beachten sind. Die Anforderungen an zugelassene Software sind jedoch so ausgelegt, dass der Nutzer beim Umgang mit der eAU und den Sonderfällen über Hinweise und Erinnerungsfunktionen unterstützt wird.
2.2.4 Qualifizierte elektronische Signatur der eAU mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist von einem Facharzt qualifiziert elektronisch zu signieren. Der Arzt, der im Rahmen des Entlassmanagements oder der vertragsärztlichen Versorgung die eAU signiert, benötigt deshalb einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Es ist bei der eAU technisch vorgesehen, dass entweder ein Facharzt die eAU signiert oder in Vertretung eines verantwortlichen Facharztes ein Stations- oder Assistenzarzt, der zusätzlich angegeben werden muss. Ob Stations- und Assistenzärzte die eAU in Vertretung signieren dürfen, hängt wie bisher u. a.
von den Regelungen des jeweiligen Bundeslandes ab. Es wird empfohlen, dies vorab vor Ort zu klären. Hierzu wird auch auf die Empfehlungen der DKG zum Verord- nungswesen im Rahmen des Entlassmanagements verwiesen.8
Ist die Signierung mit den Komponenten der Telematikinfrastruktur aus technischen Gründen oder aus anderen Gründen, die nicht in der Verantwortung des Krankenhauses liegen, nicht möglich, wird die eAU für diesen Zeitraum mittels der Institutionskarte SMC-B signiert. Versicherte erhalten in diesem Fall papiergebundene, vom Arzt unterzeichnete Bescheinigungen der Ausfertigung Versicherter und der Ausfertigung Arbeitgeber – letztere wird ab dem 1.7.2022 (Beginn des sogenannten Arbeitgeberverfahrens) nur noch auf Wunsch des Versicherten ausgestellt.
Für die Signatur muss der Arzt seinen eHBA in ein Kartenterminal stecken und seine PIN eingeben. Im Rahmen der geplanten Komfortsignatur wird es voraussichtlich möglich sein, diesen Vorgang nicht für jede eAU wiederholen zu müssen, da die
8 https:/www.dkgev.de/fileadmin/default/Mediapool/2_Themen/2.3_Versorgung-
Struktur/2.3.3_Entlassmanagement/Hinweise_zum_Verordnungswesen_im_Entlassmanagement_Endfassung_0 5.09.2019.pdf
Autorisierung des angemeldeten Benutzers für einen längeren Zeitraum erfolgen und möglicherweise auch für eine Anmeldung des Nutzers an anderen Arbeitsplätzen gelten kann. Finale Regelungen zur Komfortsignatur stehen jedoch noch aus.
Sollen mehrere eAU z. B. vor Dienstende vom ausstellenden Arzt signiert und versendet werden, so kann unabhängig von der Komfortsignatur auch die sogenannte Stapelsignatur verwendet werden, mit der eine bestimmte Anzahl von eAU „in einem Rutsch“ signiert werden kann.
2.2.5 Zusammenfassung der Ausfertigungen, deren Unterschrift und Übermittlung
· Muster 1d (Ausfertigung Arzt) wird ab Einführung der eAU im Krankenhaus durch eine elektronische Speicherung der eAU durch die eAU-Software ersetzt.
· DieAusfertigung Versicherter muss immer erstellt und ausgedruckt werden.
o Bis zum Beginn des Arbeitgeberverfahrens muss die Ausfertigung unterschrieben werden.
o Danach erfolgt eine Unterschrift nur auf Wunsch des Versicherten und bei technischen Problemen (TI, KIM, Karte).
· Die Ausfertigung Arbeitgeber muss bis zum Beginn des Arbeitgeberverfahrens ausgedruckt und unterschrieben werden.
o Danach erfolgen Ausdruck und Unterschrift nur auf Wunsch des Patienten und bei technischen Problemen.
· Die Ausfertigung Krankenkasse wird im Normalfall nicht erstellt. Bei Störungen gelten die folgenden Regelungen:
o Wenn der Versicherte noch vor Ort ist und die Störung bekannt ist, wird die Ausfertigung Krankenkasse ausgedruckt, unterschrieben und (zusammen mit den anderen Ausfertigungen) dem Versicherten mitgegeben.
o Wenn der Versicherte nicht mehr vor Ort ist und ein elektronischer Versand innerhalb eines Werktags nicht möglich ist, wird die Ausfertigung ausgestellt und per Post an die Krankenkasse gesendet.
2.3 Übermittlung der eAU an die Krankenkasse 2.3.1 Tägliche Übermittlung der eAU über KIM
Im Regelfall erfolgt die Übermittlung der Daten an die Krankenkassen mindestens einmal täglich über den E-Mail-basierten TI-Dienst „Kommunikation im Medizinwesen“
(KIM). Hierfür ist ein Vertrag mit einem KIM-Dienstleister notwendig, um so KIM- Adressen zu erhalten, die letztlich E-Mail-Adressen sind und auch so aufgebaut sind.
Die Auswahl des Adressaten (Krankenkasse) erfolgt automatisch durch die Software durch Zuordnung der Telematik-ID der zuständigen Krankenkasse aus dem sogenannten Verzeichnisdienst der TI (VZD). Da die hierfür benötigte Information im KIS vorliegt, ist ein erneutes Stecken der eGK des Patienten im Allgemeinen nicht erforderlich. Für die Übermittlung der eAU über KIM muss der eHBA nicht verwendet werden, die SMC-B des Krankenhauses oder einer zugehörigen Organisationseinheit ist für die Nutzung von KIM ausreichend.
Lässt sich kein Empfänger ermitteln, so gibt die Software einen Warnhinweis aus. Der Versicherte erhält dann eine unterschriebene Ausfertigung für die Krankenkasse.
Als Rückantwortadresse für Fehlermeldungen (Abschnitt 0) und Zustellbestätigungen kann entweder die KIM-Adresse einer Poststelle im Krankenhaus angegeben werden oder eine personenbezogene Adresse (Absenderadresse).
Wenn zu einer versendeten eAU innerhalb von 24 Stunden – dies gilt ab dem Zeitpunkt des Versandes der Nachricht – von der Krankenkasse keine Fehlernachricht an den Absender versendet wurde, dann gilt gemäß der technischen Dokumentation die Nachricht abschließend als erfolgreich übermittelt. Die 24-Stunden-Frist läuft nur werktags, wobei der Samstag nicht als Werktag gilt.
Es ist möglich, für die eAU eine Zustellbestätigung anzufordern. Ein Erhalt der Zustellbestätigung bedeutet nur, dass die Nachricht von der zuständigen Krankenkasse empfangen wurde, nicht aber dass diese technisch oder inhaltlich fehlerfrei ist oder weiterverarbeitet wurde. Da eine Nachricht in jedem Fall als zugestellt gilt, wenn innerhalb der 24h-Frist keine Fehlermeldung empfangen wurde, halten wir die Nutzung der Zustellbestätigung für nicht erforderlich.
2.3.2 Störungen und Nichterreichbarkeit der Krankenkasse
Wenn die Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist, z. B. auf Grund einer technischen Störung, erfolgt der Versand, sobald dies wieder möglich ist. Hierbei ist zusätzlich zu beachten:
· Ist dem Krankenhaus bekannt, dass die digitale Erstellung oder Datenübermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse aktuell nicht möglich ist, erhält der Versicherte – so er noch vor Ort ist – eine papiergebundene, unterschriebene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Ausfertigungen Krankenkasse, Versicherter und Arbeitgeber).
· Stellt das Krankenhaus nachträglich fest, dass die digitale Erstellung oder Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist und kann diese nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktags nachgeholt werden, sendet das Krankenhaus die Ausfertigung Krankenkasse postalisch an die zuständige Krankenkasse. Davon unbenommen bleibt der eingangs erwähnte elektronische Versand, sobald dies wieder möglich ist. Im Hinblick auf die mantelvertraglichen Vorgaben bleibt offen, wo die Adressen für den postalischen Versand vorgehalten werden. Hierzu wird eine separate Information erfolgen.
2.3.3 Fehlermeldungen
Krankenkassen können (innerhalb von 24 Stunden) die folgenden Fehlerzustände an den Absender zurückmelden:
1. Übermittlung eines falschen Patienten an eine Krankenkasse, 2. Technische Fehler bei der Validierung der Nutzdaten,
3. Signaturfehler der Nutzdaten oder der KIM-Nachrichten,
4. Verschlüsselungsfehler der Nutzdaten oder der KIM-Nachrichten.
Erhält eine Krankenkasse Arbeitsunfähigkeitsdaten zu einem Versicherten, der aktuell nicht bei dieser Krankenkasse versichert ist (Punkt 1), löscht sie die Daten umgehend und versendet eine standardisierte Fehlermeldung an den ausstellenden Vertragsarzt.
Nur wenn die Krankenkasse oder der Versicherte einen entsprechenden Bedarf meldet, erfolgt nach Aktualisierung der Stammdaten des Versicherten ein erneuter Versand der Daten an die korrekte Krankenkasse. D. h., dass das Krankenhaus in diesem Fall nicht von selbst aktiv werden muss (aber werden kann).
Bei Fehlermeldungen technischer Natur (Punkte 2 bis 4) muss der Softwarepartner kontaktiert werden. Die möglichen Fehlermeldungen sind durch den BMV-Ä vorgegeben und enthalten Hinweise für das weitere Vorgehen. Stimmt beispielsweise die Signatur nicht mit den übermittelten Daten überein, erfolgt die folgende Fehlermeldung (Code 202)
<Sehr geehrte Arztpraxis>, für die am <XX.XX.XXXX> übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Ihren Patienten / Ihre Patientin <Vorname und Name> müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten fehlgeschlagen ist.
Grund hierfür ist, dass die aufgebrachte Signatur nicht mit den übermittelten Daten übereinstimmt.
Wenden Sie sich bitte zur Behebung des Problems an Ihren Softwarehersteller und senden Sie die Daten danach erneut.
Sollte eine Korrektur des Fehlers nach Rücksprache mit ihrem Softwarehersteller nicht bis Ende des nachfolgenden Werktages möglich sein, senden Sie bitte die AU-Bescheinigung (Ausdruck der Ausfertigung Krankenkasse) postalisch an die zuständige Krankenkasse.
Das Krankenhaus sollte prüfen, ob es sinnvoll ist, ein Verfahren zum Umgang mit Fehlermeldungen zu etablieren, z. B. über eine zentrale KIM-Poststelle, die statt des ausstellenden Arztes die Rückmeldung der Krankenkasse erhält und ggf. weitere Aktionen veranlassen muss. Hierfür muss ggf. die Rückantwortadresse der eAU-KIM- Nachricht geeignet eingestellt werden. eAU-Nachrichten können unabhängig von der Rückantwortadresse auch an Hand einer KIM-Dienstkennung identifiziert werden.
2.3.4 Nachträgliche Korrektur und Storno
Bei nachträglichem Korrekturbedarf versendet das Krankenhaus eine Stornierung an die Krankenkasse und übermittelt ggf. eine neue elektronische Arbeitsun- fähigkeitsbescheinigung mit den korrekten Daten. Versicherte erhalten ebenfalls einen Ausdruck der neuen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
2.4 Elektronische Übermittlung an den Versicherten
Die Ausfertigungen für den Versicherten und den Arbeitgeber können dem Versicherten auf seinen Wunsch hin auch digital übermittelt werden. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt liegen keine konkreten Regelungen der Bundesmantelvertragspartner zur digitalen Übermittlung von Ausfertigungen an den Versicherten vor. Da die eAU ab dem 1.1.2023 ohnehin in die ePA eingestellt werden können soll, ist zumindest vorstellbar, dass mit Zustimmung des Patienten Papierausfertigungen ab diesem Zeitpunkt entfallen können.
Hinsichtlich der Möglichkeiten der digitalen Übermittlung an den Versicherten werden wir gesondert informieren.
3 Voraussetzungen für die Erstellung und Übermittlung der eAU Für die Erstellung und Übermittlung müssen vom Krankenhaus technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt werden.
3.1 Komponenten der TI
Zur Umsetzung der eAU muss das Krankenhaus an die TI angeschlossen sein und KIM im Rahmen des Entlassmanagements nutzen können. Für die erforderliche Ausstattung hinsichtlich der Telematikinfrastruktur beachten Sie bitte die Hinweise der DKG zur TI und zur Finanzierung der notwendigen Komponenten9. Da die eAU auf Basis von KIM umgesetzt wird, sind PTV3-Konnektoren erforderlich (Rechenzentrums- oder Einbox- Konnektoren, ggf. virtuelle Konnektoren). PTV4-Konnektoren, die für die ePA benötigt werden, können ebenfalls genutzt werden. Aufgrund der Verschiebung der eAU- Einführung ist es möglicherweise sinnvoll, die für die eAU notwendige Ausstattung zusammen mit der ePA-Ausstattung (und der Ausstattung für anderen Anwendungen, wie NFDM, eMP, eRezept), zu betrachten.
Zur Nutzung von KIM muss ein Vertrag mit einem KIM-Dienstleiter10 geschlossen sein.
Für die eAU wird mindestens eine KIM-Adresse als Rückantwortadresse benötigt.
Arztindividuelle KIM-Adressen sind ggf. sinnvoll (insbesondere auch für andere Nutzungen), aber für die eAU nicht zwingend erforderlich, wenn eine zentrale Rückantwortadresse verwendet wird.
Zum Stecken des eHBA durch den ausstellenden Arzt werden Kartenterminals benötigt, die beispielsweise am Arbeitsplatz des Arztes zur Verfügung stehen können. Im Hinblick auf die sich in Planung befindliche Komfortsignatur können auch verteilte Lösungen in Betracht kommen.
3.2 Karten
Zur Nutzung der Dienste der Telematikinfrastruktur (TI) muss sich eine Einrichtung authentisieren. Die Authentisierung stellt dabei den Nachweis dar, dass die Einrichtung tatsächlich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Hierfür ist eine Security-Module-Card Typ B (SMC-B) erforderlich.
Der Arzt, der im Rahmen des Entlassmanagements oder der vertragsärztlichen Versorgung die eAU signiert, benötigt einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).
Eine Vollausstattung mit eHBA ist aus Sicht der Geschäftsstelle für die Umsetzung der eAU nicht erforderlich.
Weitere ausführliche Hinweise zur SMC-B und zum eHBA (inklusive Planung und Beschaffung) können Rundschreiben Nr. 921/20 entnommen werden.
9 https://www.dkgev.de/themen/digitalisierung-daten/telematik-infrastruktur/
10 https://fachportal.gematik.de/anwendungen/kommunikation-im-medizinwesen/
3.3 Weitere Hardware
Zum Ausdrucken der Ausfertigung wird ein Drucker benötigt. Die Beschaffung von Formularen (Muster 1) und Spezialpapier entfällt für die eAU. Der Ausdruck kann im DIN-A-5 oder A-4-Format erfolgen.
Die erzeugten Ausdrucke sollen laut BMV-Ä nicht auf Blankopapier, sondern auf Normalpapier ausgedruckt werden. Da es sich hier nicht um eine Muss-Regelung, sondern um eine Empfehlung handelt, gehen wir aktuell davon aus, dass eine übergangsweise Nutzung von Spezialpapier an Stelle von Normalpapier möglich ist, wenn dies im Hinblick auf andere Formulare, die weiterhin auf Spezialpapier ausgedruckt werden müssen, die Handhabung erleichtert.
3.4 Software
Wie bereits dargestellt, muss für die eAU eine von der DKG zugelassene Software verwendet werden. Die Zulassung der DKG stellt sicher, dass die Software die vorgegebenen Funktionen korrekt umsetzt. Die Liste zugelassener Software findet sich auf der Homepage der DKG. Hinsichtlich optionaler Anforderungen und weiterer Funktionalitäten können sich Softwareprodukte unterscheiden. Bei der Beschaffung von Software sollte berücksichtigt werden, dass in Zukunft weitere Verordnungen (Arzneimittel, Heil- und Hilfsmittel) ebenfalls elektronisch umgesetzt werden.
3.5 Organisatorische Hinweise
Die Vorgaben des BMV-Ä sind auf Arztpraxen ausgelegt. Ob arbeitsteilige Prozesse im Krankenhaus unterstützt werden, hängt von der beschafften Software ab. Die Vorbereitung der eAU sowie evtl. der Ausdruck können zumindest prinzipiell durch hierfür berechtigtes Personal auf Veranlassung des ausstellenden Arztes erfolgen.
Die eHBA-Signatur der eAU sowie ggf. die Unterzeichnung der Papierausfertigungen müssen jedoch naturgemäß durch den ausstellenden Arzt vor Versand aber ggf. zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Nach dem Beginn des Arbeitgeberverfahrens sind Unterschriften optional und erfolgen auf Wunsch des Patienten, der in diesem Fall vorab zu fragen ist.
Im Hinblick auf die Papierausfertigungen und deren Unterschrift sollte geprüft werden, ob die bislang etablierten Prozesse für die AU beibehalten werden können.
Die elektronische Signatur kann prinzipiell auch zu einem späteren Zeitpunkt möglicherweise gesammelt erfolgen, gefolgt von einem Versand der eAU durch den Arzt oder eine zu schaffende Poststelle. Die Poststelle kann auch für den Empfang von Fehlermeldungen und die Veranlassung weiterer Maßnahmen zuständig sein.
