DIN SPEC Normen-Download-Beuth-DORUCON - DR. RUPP CONSULTING-KdNr ID.P6T1GDNFGQLCYRQ5RQLF2ZZ :00:03

Koordinierung DIN SPEC

DIN SPEC 91415

ICS 03.080.20; 03.100.40

Leitfaden für die Beratung zur Realisierung innovativer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen im Forschungs- und Entwicklungsprozess in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)

Guide to consultancy in the realisation of innovative products, processes and services during the research and development phase in small- and medium-size enterprises (SMEs)

Gesamtumfang 18 Seiten

D

Seite

Vorwort ... 3

Einleitung ... 5

1 Anwendungsbereich ... 7

2 Normative Verweisungen ... 7

3 Begriffe ... 7

4 Prozess der Innovationsberatung für KMU... 11

4.1 Spezifische Merkmale und Besonderheiten von Innovationsprojekten in KMU ... 11

4.2 Gegenstände der Innovationsberatung ... 12

4.2.1 Allgemeines ... 12

4.2.2 Anbahnung der Innovationsberatung ... 13

4.2.3 Planung der Innovationsberatung ... 14

4.2.4 Vertragsabschluss für die Innovationsberatung... 15

4.2.5 Durchführung der Innovationsberatung ... 16

4.2.6 Abschluss der Innovationsberatung ... 17

Literaturhinweise ... 18

Inhalt

Diese DIN SPEC wurde nach dem PAS-Verfahren erarbeitet. Die Erarbeitung von DIN SPEC nach dem PAS-Verfahren erfolgt in DIN SPEC (PAS)-Konsortien und nicht zwingend unter Einbeziehung aller interessierten Kreise.

Die Erarbeitung und Verabschiedung des Dokuments erfolgten durch die nachfolgend genannten Initiator(en) und Verfasser¹:

 ArgosConsult Dr. Thomas Wille

 ATeNe GmbH

Ron Heynlein, Frank Meister

 ATI Küste GmbH

Gesellschaft für Technologie und Innovation Thomas Kozian

 Bayern Innovativ Gesellschaft für Innovation und Wissenstransfer mbH Dr. Markus Döbbelin, Petra Schreiber, Uwe Schüssler

 Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH Gerd Blutke

 CMP Financial Engineers GmbH & Co. KG Michael Behling, Christoph Pfaff

 DORUCON – DR. RUPP CONSULTING GmbH Dr. Jörg Rupp

 DTI – Deutscher Verband für Technologietransfer und Innovation e.V.

Dr. Harald Eifert

 EurA AG Tobias Kübler

 EuroNorm GmbH Dr. Karsten Koitz

 GEWI GmbH & Co. KG Sonja Stockhausen

 HA Hessen Agentur GmbH Dr. Claudia Männicke

1 Die in diesem Dokument gewählte maskuline Form der geschlechtsbezogenen Begriffe gilt für Personen allen Geschlechts. Lediglich aufgrund der besseren Verständlichkeit des Textes wurde einheitlich die maskuline Form gewählt.

Vorwort

 Innos GmbH

Dr. Andreas Baar, Dr. Isabell Schwenkert, Dr. Nadine Teusler

 Life Science Nord e.V.

Dr. Thomas Frahm

 PFIF – Partner für Innovation & Förderung GmbH & Co. KG Michael Zahm

 Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH (WFBB) Verena Klemz, Dr. Heinz Roth, Dr. Jens Unruh

 WTSH Wirtschaftsförderung und Technologietransfer Ingo Buck

 ZENIT GmbH

Zentrum für Innovation und Technik in NRW Dr. Mark R. Kaspers

Für dieses Thema bestehen derzeit keine Normen im Deutschen Normenwerk.

DIN SPEC (PAS) sind nicht Teil des Deutschen Normenwerks.

Für diese DIN SPEC (PAS) wurde kein Entwurf veröffentlicht.

Trotz großer Anstrengungen zur Sicherstellung der Korrektheit, Verlässlichkeit und Präzision technischer und nicht-technischer Beschreibungen kann das DIN SPEC (PAS)-Konsortium weder eine explizite noch eine implizite Gewährleistung für die Korrektheit des Dokuments übernehmen. Die Anwendung dieses Dokuments geschieht in dem Bewusstsein, dass das DIN SPEC (PAS)-Konsortium für Schäden oder Verluste jeglicher Art nicht haftbar gemacht werden kann. Die Anwendung der vorliegenden DIN SPEC (PAS) entbindet den Nutzer nicht von der Verantwortung für eigenes Handeln und geschieht damit auf eigene Gefahr.

Es wird auf die Möglichkeit hingewiesen, dass einige Elemente dieses Dokuments Patentrechte berühren können. DIN ist nicht dafür verantwortlich, einige oder alle diesbezüglichen Patentrechte zu identifizieren.

Die kostenfreie Bereitstellung dieses Dokuments als PDF-Version über den Beuth WebShop wurde im Vorfeld finanziert.

Aktuelle Informationen zu diesem Dokument können über die Internetseiten von DIN (www.din.de) durch eine Suche nach der Dokumentennummer aufgerufen werden.

Ziel dieses Dokumentes ist es, Besonderheiten von Innovationsprozessen in KMU und Konsequenzen für die Beratung aufzugreifen und in Empfehlungen für die Ausgestaltung und Qualitätssicherung in der Beratung umzusetzen. Nachfolgend werden das Innovationsverständnis und grundlegende Merkmale von Innovationen im Kontext der Beratung von KMU zu diesen Sachverhalten betrachtet.

Innovationen beinhalten die erstmalige Umsetzung von Neuerungen und signifikanten Verbesserungen in Anwendungen mit wirtschaftlichem Nutzen. Sie sind das Ergebnis eines Prozesses, der alle Phasen von der Ideenfindung über die Problemlösung bis hin zur internen Nutzung oder externen Markteinführung umfasst.

Innovationen können materielle Produkte, Verfahren und Dienstleistungen, aber auch Neuerungen in der Unternehmensorganisation sein. Innovationen sind eine wesentliche Erfolgsgrundlage in der Entwicklung von KMU.

Innovationen unterscheiden sich von anderen Aufgabenstellungen und Prozessen durch vier grundlegende Merkmale (siehe dazu [1]), deren Berücksichtigung auch bei der Beratung zu Innovationsprojekten von Bedeutung ist.

 Neuheitsgrad

Der Neuheitsgrad gilt als die grundlegende Eigenschaft einer Innovation. Er kann, bezogen auf das Unternehmen regional, national oder global bewertet werden. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob es sich um eine geringfügige oder fundamentale Neuerung handelt, solange der bisherige Erkenntnisstand übertroffen wird. Ein hoher Neuheitsgrad bzw. eine große Reichweite (Weltneuheit) beeinflussen die Möglichkeiten bzw. die Ausprägung des wirtschaftlichen Nutzens.

 Unsicherheit

Ein hoher Neuheitsgrad bedingt in der Regel eine hohe Unsicherheit hinsichtlich des angestrebten Resultats, da Erfahrungen fehlen und Probleme oft erst im Entwicklungsprozess sichtbar werden. Somit existiert ein enger Zusammenhang zwischen Neuheitsgrad und der Unsicherheit im Verlauf der Entwicklung und des zu erwartenden Ertrags einer Innovation.

 Komplexität

Innovationen starten mit einer Idee, doch die eigentliche Problemstruktur, die zu berücksichtigenden Aspekte und der Lösungsweg sind häufig unklar. Dies führt oft zu einem nichtlinearen Verlauf der einzelnen Entwicklungsschritte und beeinflusst die Komplexität von Innovationsprozessen. Außerdem erfordern Innovationen die Zusammenarbeit zahlreicher Funktionsbereiche eines Unternehmens und tangieren auch das Unternehmensumfeld (Behörden, Kunden, Lieferanten, usw.). Die Folge ist eine technologische, organisatorische und kulturelle Komplexität, die zusätzlich zur Unsicherheit im Innovationsprozess beiträgt.

 Konfliktgehalt

Die zuvor genannten Innovationsmerkmale Neuheitsgrad, Unsicherheit und Komplexität bergen ein hohes Konfliktpotenzial, welches sowohl negative als auch positive Auswirkungen haben kann.

Unzufriedenheit und der Wunsch nach Veränderung sind starke Katalysatoren für kreative Ideen und die Entwicklung neuer Lösungsansätze. In diesem Sinne können Konflikte der Auslöser für erfolgreiche Innovationen im Unternehmen sein, wenn sie offen thematisiert und mit einer positiven Grundeinstellung angegangen werden, um das Unternehmen voranzubringen. Im Gegensatz dazu wirken ungelöste Konflikte destruktiv und können zu einer Erhöhung der Unsicherheit führen.

Einleitung

Die vier Grundmerkmale von Innovationen stehen in einer wechselseitigen Beziehung zueinander und können sich gegenseitig verstärken. Je nach Neuheitsgrad und Komplexität steigen oder sinken die Risiken und verändert sich das Konfliktpotenzial.

In der vorliegenden DIN SPEC finden diese Merkmale von Innovationen, speziell für KMU-Beratungsprojekte zu Innovationen, Berücksichtigung.

Die Beratung von Unternehmen, insbesondere KMU, im Entwicklungsprozess neuer innovativer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen ist eine Beratungsdienstleistung im Sinne der DIN EN ISO 20700 „Leitlinien für Unternehmensberatungsdienstleistungen“.

Die Organisationsform, in der Innovationsprozesse auch in KMU realisiert werden, ist die eines Projektes.

Insofern ist eine zweite Bezugsnorm die DIN 69901, Teile 1 bis 5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme“ mit entsprechenden Regelungen zum Projektmanagement. Alternativ, insbesondere bei IT-Projekten, wird die Organisationsform „agiles Projektmanagement - Scrum“ verwendet.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit wird im vorliegenden Dokument auf die DIN 69901 Bezug genommen.

Konkrete Innovationsprojekte stehen jeweils in einem Bezug zum (mehr oder weniger) ausgeprägten Innovationsmanagement eines Unternehmens. Damit ist als dritte Bezugsnorm die DIN CEN/TS 16555-1

„Innovationsmanagement –Teil 1: Innovationsmanagementsysteme“ zu nennen. Sie beschreibt wichtige Inhalte zur Einführung, Entwicklung und Aufrechterhaltung systematischer Innovations- managementsysteme und damit Inhalte, auf die sich die Beratung nach dieser DIN SPEC bezieht.

1 Anwendungsbereich

Dieses Dokument definiert Qualitätskriterien einer Beratung zu Forschung, Entwicklung, Technologietransfer und Verwertungskonzepten für innovative Produkte, Verfahren und Dienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen.

Beratungsdienstleistern dient die DIN SPEC als Leitfaden zur Initiierung, Planung, Umsetzung und Begleitung der Beratung von KMU zu Innovationsprojekten. Andere, an der Beratung beteiligte Dritte oder andere Empfänger der Beratungsdienstleistung (z. B. große Unternehmen, Start-ups und wissenschaftliche Einrichtungen), werden nicht ausgeschlossen.

Für interessierte externe Parteien (wie z. B. Fördereinrichtungen, Geldgeber, Geschäfts- oder Forschungspartner usw.) kann der Leitfaden als Qualitätsstandard für Beratungsdienstleistungen zu Innovationsprojekten in KMU dienen.

In dieser DIN SPEC werden keine Anforderungen zu organisationalen Veränderungsprozessen in Unternehmen festgelegt.

2 Normative Verweisungen

Es gibt keine normativen Verweisungen in diesem Dokument.

3 Begriffe

Für die Anwendung dieses Dokuments gelten die folgenden Begriffe.

DIN und DKE stellen terminologische Datenbanken für die Verwendung in der Normung unter den folgenden Adressen bereit:

 DIN-TERMinologieportal: verfügbar unter https://www.din.de/go/din-term

 DKE-IEV: verfügbar unter http://www.dke.de/DKE-IEV 3.1 Abschluss

Reihe von Aktivitäten zwischen der Unternehmensberatung, dem Klienten und dem Empfänger mit dem Ziel, den Auftrag (3.4) zu beenden

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.5, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt bzw.

angepasst]

3.2 Agiles Projektmanagement

Projektmanagement, das in speziellen Organisationsformen während der Projektdurchführung flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert

[QUELLE: Manfred Burghardt, Einführung in Projektmanagement [2]]

3.3 Anforderung

Erfordernis oder Erwartung, das oder die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist Anmerkung 1 zum Begriff: „Üblicherweise vorausgesetzt“ bedeutet, dass es für die Organisation (3.16), ihre Kunden und andere interessierte Parteien übliche oder allgemeine Praxis ist, dass das entsprechende Erfordernis oder die entsprechende Erwartung vorausgesetzt ist.

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.22, modifiziert – Verweis auf anderen Begriff wurde angepasst]

3.4 Auftrag

Dienstleistung, die durch die Unternehmensberatung an den Klienten und den Empfänger zu leisten ist, wie im Vertrag (3.23) beschrieben

Anmerkung 1 zum Begriff: Ein Auftrag wird durch die Unternehmensberatung normalerweise als Projekt realisiert.

Andere Formen eines Auftrages können auftreten, wie z. B. die Bereitstellung fortlaufender Unterstützung.

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.2, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt bzw.

angepasst]

3.5 Ergebnis

Auswirkung oder Resultat einer Handlung oder eines Prozesses

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.15, modifiziert – Verweis auf andere Begriffe und Beispiel wurden entfernt]

3.6 Innovation

Umsetzung eines neuen oder signifikant verbesserten Produktes (Gut oder Dienstleistung) oder Prozesses, eines neuen Vermarktungsverfahrens oder eines neuen organisatorischen Verfahrens von Geschäftspraktiken, von Arbeitsabläufen oder von externen Beziehungen

[QUELLE: DIN CEN/TS 16555-1:2013-09, 3.1]

3.7 Innovationsberatung

Beratungsdienstleistung bei dem Unternehmen, welches das Innovationsprojekt realisiert

Anmerkung 1 zum Begriff: Die Innovationsberatung kann in verschiedenen Phasen des Innovationsprojektes stattfinden.

3.8 Innovationsförderprogramme

Monetäre Unterstützung der Entwicklung von Produkten, Prozessen und Verfahren zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Anmerkung 1 zum Begriff: Da die Herausforderungen der Unternehmen sehr unterschiedlich sind, gibt es hierfür keine Einheitslösung, sondern vielmehr ein differenziertes Angebot.

Anmerkung 2 zum Begriff: Es gibt eine Reihe von Innovationsförderprogrammen, die speziell für KMU geschaffen wurden.

3.9 Innovationsmanagementsystem IMS

Satz zusammenhängender oder miteinander in Wechselwirkung stehender Elemente einer Organisation, die dazu dienen, innovationsbezogene Strategien, Ziele sowie Prozesse zur Erreichung dieser Ziele zu entwickeln

[QUELLE: DIN CEN/TS 16555-1:2013-09, 3.2]

3.10

Innovationsprojekt

Innovationsvorhaben des beratenen Unternehmens, das als Projekt organisiert wird 3.11

Innovationsprozess

Prozess der systematischen Umsetzung existierender und/oder neuer Erkenntnisse in marktfähige Lösungen

Anmerkung 1 zum Begriff: Dieser Prozess erstreckt sich von der Ideengenerierung und Ideenbewertung über die Realisierung bis hin zur erfolgreichen Markteinführung.

3.12

Kleine und mittlere Unternehmen

KMU

[QUELLE: DIN ISO 30414:2019-06, 3.4, modifiziert – Anmerkung gestrichen]

3.13

Kommunikation

Aufrechterhaltung eines klaren und systematischen Informationsflusses zwischen der Unternehmensberatung und dem Klienten

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.6, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt]

3.14

Kooperation

Zeitlich begrenztes und zweckgerichtetes Zusammenwirken verschiedener Personen oder Organisationen für das Erreichen gemeinschaftlicher Ziele

3.15

Meilenstein

Ereignis besonderer Bedeutung

Anmerkung 1 zum Begriff: Meilensteine in Innovationsprojekten werden als Prüf- und Entscheidungspunkte zur Bewertung der Zielerreichung bis zu diesem Punkt bzw. zur Fortsetzung des Projektes ohne oder mit Änderungen verstanden

Anmerkung 2 zum Begriff: Meilensteine können auch als Hervorhebungen für Aktivitäten mit besonderer Bedeutung für das Projekt verwendet werden („Stichtage“)

[QUELLE: DIN 69900:2009-01, 3.40, modifiziert – Anmerkungen hinzugefügt]

3.16

Organisation

Person oder Personengruppe, die eigene Funktionen mit Verantwortlichkeiten, Befugnissen, Beziehungen und Ressourcen hat, um ihre Ziele zu erreichen

[QUELLE: DIN EN ISO 9000:2015-11, 3.2.1, modifiziert – Anmerkungen gestrichen]

3.17 Projekt

einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endterminen besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Beschränkungen bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt

[QUELLE: DIN EN ISO 9000:2015-11, 3.4.2, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe und Anmerkungen wurden entfernt]

3.18

Projektmanagement

Lenkung des Projektes (3.17) unter Leitung der Projektführung

Anmerkung 1 zum Begriff: Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Werkzeugen, Techniken und Ressourcen auf ein Projekt und schließt die Integration der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus ein.

Projektmanagement wird durch Prozesse erreicht.

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.20, modifiziert – Verweis auf anderen Begriff wurden entfernt]

3.19

Projektphase

Teil eines Projektes, bei dem ein Satz von aufeinander abgestimmten und angeordneten, notwendigen Aufgaben durchgeführt wird, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen

[QUELLE: DIN EN 9200:2009-02, 4.50]

3.20 Prozess

Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet

Anmerkung 1 zum Begriff: Ob das „vorgesehene Ergebnis“ eines Prozesses eine abzuliefernde Leistung, Produkt oder Unternehmensberatungsdienstleistung genannt wird, ist abhängig vom Bezugskontext.

Anmerkung 2 zum Begriff: Prozesse in einer Organisation werden üblicherweise geplant und unter beherrschten Bedingungen durchgeführt, um Mehrwert zu schaffen.

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.17, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt]

3.21

Ressourcen

Vermögenswerte, Personen, Fertigkeiten, Technologien (einschließlich technischer Anlagen und Ausrüstung), Grundstücke, Betriebsmittel und Informationen (elektronisch oder nicht), die eine Organisation (3.16), wenn erforderlich, zu ihrer Verfügung haben muss, um ihre Zielsetzung zu verfolgen und zu erreichen

[QUELLE: DINEN ISO 20700:2019-01, 3.23, modifiziert – Verweis auf anderen Begriff wurde angepasst]

3.22 Risiko

Auswirkung der Unsicherheit auf die Ziele

Anmerkung 1 zum Begriff: Ein Effekt ist eine Abweichung vom Erwarteten – positiv oder negativ.

Anmerkung 2 zum Begriff: Ziele können verschiedene Aspekte haben (z. B. Finanzen, Gesundheit und Unfallverhütung, Gefahren und Umwelt) und können auf verschiedenen Ebenen (strategisch, organisationsweit, Projekt, Produkt und Prozess) angewendet werden.

Anmerkung 3 zum Begriff: Risiko wird oft durch Hinweis auf mögliche Ereignisse und Konsequenzen oder eine Kombination davon gekennzeichnet.

Anmerkung 4 zum Begriff: Risiko wird häufig in Form einer Kombination der Folgen eines Ereignisses (einschließlich Änderung der Umstände) und der damit verbundenen Eintrittswahrscheinlichkeit ausgedrückt.

Anmerkung 5 zum Begriff: Unsicherheit ist der Zustand, sogar teilweise, des Mangels an Informationen in Bezug auf Verständnis oder Kenntnis eines Ereignisses, seiner Konsequenz oder Wahrscheinlichkeit.

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.24]

3.23 Vertrag

formales bindendes Ergebnis (vorzugsweise schriftlich dokumentiert) aus der Vertragsabschlussphase [QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.1, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt]

3.24

Vertragsabschluss

Reihe von Aktivitäten, die auf einen Vertrag (3.23) zur Bereitstellung von Unternehmens- beratungsdienstleistungen abzielen

[QUELLE: DIN EN ISO 20700:2019-01, 3.7, modifiziert – Verweise auf andere Begriffe wurden entfernt bzw.

angepasst]

4 Prozess der Innovationsberatung für KMU

4.1 Spezifische Merkmale und Besonderheiten von Innovationsprojekten in KMU

a) Innovationsprojekte sind typischerweise nicht Bestandteil der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit von KMU und können häufig nicht auf Instrumente und Erfahrungen von professionellem Projektmanagement zurückgreifen.

Es bestehen hohe Umsetzungs-/Durchführungsrisiken (wirtschaftliche, technische, technologische, marktseitige, finanzielle, ausreichende Kompetenzen, Ressourcen usw.).

b) In der Regel konzentrieren sich in KMU Innovationsideen und Umsetzungsaktivitäten auf wenige Schlüsselpersonen (wie z. B. Geschäftsführungen), die ohnehin schon hochgradig ausgelastet sind. Diese Akteure bringen sehr hohe persönliche Motivationen in die Projektarbeit ein. Andererseits entstehen häufig Konfliktpotenziale durch Beteiligungsdefizite und Diskontinuitäten in der Bearbeitung.

c) Internationalisierung und Globalisierung von Markt- und Geschäftsprozessen stellen erhebliche Anforderungen an die Unternehmensaufstellung von KMU, deren Umsetzung kompetenz- und ressourcenseitig in diesen nicht immer gelingt.

d) KMU agieren typischerweise mit ihren Kompetenzen und Herangehensweisen auf Markt- und Technologieentwicklungen reaktiv. Strategische Ableitungen und Einbettungen von Innovationen in die Unternehmensentwicklung sind eine hohe Herausforderung für KMU.

e) Bei nicht ausreichenden finanziellen Ressourcen für die Innovationsprojekte können Innovationsförderprogramme in Anspruch genommen werden. Die Richtlinien dieser Programme enthalten klare Vorgaben für das Projektmanagement der Innovationsprojekte.

f) Die Marktfähigkeit innovativer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen ist oftmals schwer abschätzbar oder wird als gegeben vorausgesetzt. Die Analyse der Marktfähigkeit ist für KMU häufig eine besondere Herausforderung.

g) Am Markt werden zunehmend Systemlösungen statt einzelne Produkte verlangt. Die damit verbundene höhere Komplexität der Innovationsprozesse ist für KMU oftmals schwer zu bewältigen.

h) Eine besondere Herausforderung besteht in der Analyse des Wettbewerbs. Dazu müssen Aktivitäten, Kompetenzen und Potenziale der Mitbewerber kontinuierlich untersucht werden.

i) Innovationen erfordern häufig bereichsübergreifendes Know-how, welches sich in KMU häufig nur durch Kooperationen realisieren lässt. Oftmals wird versucht, mit eigenen Kapazitäten die Innovation zu realisieren, um eigene innovative Ideen nicht preiszugeben.

j) In Innovationsprojekten in denen KMU mit Kooperationspartnern agieren, ist die angemessene Gestaltung der vertraglichen Grundlagen für die Zusammenarbeit eine große Herausforderung.

k) Die Vertraulichkeit hat einen besonders hohen Stellenwert. Das Informationssicherheitsmanagement in KMU ist dabei in der Regel nicht ausreichend professionalisiert.

l) Im Umgang mit Schutzrechtssituationen stehen KMU vor besonderen Herausforderungen in Abhängigkeit von eigenen Kompetenzen, vorhandenen Erfahrungswerten und finanziellen Ressourcen.

Das gilt sowohl für den Umgang mit fremden Schutzrechten als auch bei der Sicherung eigener Entwicklungen.

Es bestehen somit insbesondere bei KMU hohe Unsicherheiten und Konfliktpotenziale für die Durchführung der Projekte, welche bei der Beratung unternehmensspezifisch berücksichtigt werden müssen.

4.2 Gegenstände der Innovationsberatung

Die Phasen des Innovationsprojektes (siehe Bild 1) sind die Initialisierung, die Definition, die Planung, die Steuerung/Begleitung und Umsetzung sowie der Abschluss. Innovationsberatung kann sich auf das gesamte Projekt (Beispiel 1) oder einzelne Phasen des Projektes (Beispiele 2 und 3) beziehen. Die Beratung kann sich inhaltlich auf einzelne Sachaspekte (z. B. die Beratung zu Schutzrechten und Zulassungsanforderungen, Vermarktungsprobleme, technischen Sachverhalten, Finanzierungen usw.) konzentrieren.

Bild 1 — Zuordnung von Beratungsleistungen zu verschiedenen Phasen von Innovationsprojekten 4.2.2 Anbahnung der Innovationsberatung

Diese Phase dient der Ermittlung und Festlegung der Beratungsinhalte und der Rolle des Beraters.

Das allgemeine Vorgehen bei der Anbahnung von Beratungsprojekten kann DIN EN ISO 20700, Anhang H entnommen werden.

Die Anbahnung kann durch einzelne oder mehrere Initiatoren erfolgen (z. B. das KMU, öffentliche Beratungsorganisationen, privatwirtschaftliche Beratungsdienstleister, Forschungseinrichtungen, Kooperationspartner). Dabei sind die Interessen der beteiligten Akteure am Projekt und der Beratung zu hinterfragen. Der erwartete Nutzen für das zu beratende KMU sollte formuliert werden.

In der Anbahnungsphase sollten folgende Fragen betrachtet werden (jeweils nicht abschließende Aufzählung):

a) Welche Voraussetzungen im zu beratenden Unternehmen sind vorhanden, mit Bezug auf

 Erfahrungen im Innovationsmanagement?

 Erfahrungen aus bisherigen Projekten?

 vorhandene Kompetenzen?

 interne Organisationsstruktur?

 konkrete Regelungen im Managementsystem?

b) Ausgangssituation des/der betreffenden Projekte/s:

 In welcher Phase befindet sich das Innovationsprojekt?

 Welche Bedeutung hat es für das KMU?

 Wurde bereits eine Plausibilitäts- und Machbarkeitsprüfung des Innovationsprojektes durchgeführt?

 Welche Chancen und Risiken bestehen für das Innovationsprojekt?

 Welche grundlegenden Problemstellungen und Herausforderungen für die Erreichung des Projekterfolges wurden bereits erkannt?

c) Anforderungen, falls eine Förderung des Projektes angestrebt wird:

 Wurde bereits die prinzipielle Förderfähigkeit des Projektes geprüft?

 Welche Leistungen soll der Berater beim Fördermittelmanagement (Beantragung, Abwicklung und Nachweismanagement, Änderungsmanagement) übernehmen?

d) Definition der Rolle des Beraters:

 Welche Phase(n) des Innovationsprojektes soll die Beratungsleistung umfassen?

 Welche Aufgaben soll und kann der Berater übernehmen (ist beispielsweise auch eine inhaltliche Mitarbeit im Projekt, z. B. ingenieurtechnische oder technologische Beratung, vorgesehen)?

 Wie soll die Aufgabenteilung zwischen dem Kunden und dem Berater ggf. auch Kooperationspartner erfolgen?

 Welche Leistungen werden im Projektmanagement erwartet?

 Werden weitere Dienstleistungen, z. B. Interimsmanagement, Coaching von Akteuren, erwartet oder bereits als notwendig erkannt?

4.2.3 Planung der Innovationsberatung

Die Planung der Beratung in Innovationsprojekten verfolgt das Ziel, die Grundlagen zum Erreichen des Projekterfolgs beim zu beratenden Unternehmen zu schaffen. Dazu sind folgende Festlegungen erforderlich:

a) Inhalte des Beratungsprojektes (vor allem Muss- und Kann-Ziele, Aufgaben, erwartete Risiken);

b) Beratung bei Kooperationsprojekten: Aufgabenverteilung zwischen allen beteiligten Partnern (z.B. mit Forschungspartnern im In- und Ausland);

c) zeitlicher Ablauf der Beratung (vor allem Start, Dauer, Zeitplan, Meilensteine);

d) notwendige Ressourcen zur Beratung (vor allem personeller, materieller und finanzieller Aufwand und entsprechende Vergütung sowie ggf. notwendige externe Unterstützung) und ggfls. externe Förderungen;

e) Organisation des Informationsaustauschs zwischen allen beteiligten Partnern bzw. Auftragnehmern;

f) Festlegung der internen Organisation im zu beratenden KMU und im Beratungsunternehmen;

g) Festlegungen der Vorgehensweise bei Abweichungen vom Plan während der Durchführung des Beratungsprojektes.

Bei der Planung der Beratung sollte abgestimmt werden, welche Methoden zur Durchführung des Innovationsprojektes beim Kunden zum Einsatz kommen. Dabei geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen konventionellem oder agilem Projektmanagement.

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Innovationsprozesses muss in sämtlichen Planungsteilen von einer Unsicherheit der Planung ausgegangen werden. Es sollten deshalb Meilensteine in der Beratung zu wichtigen Entscheidungspunkten vorgesehen werden. Hier ist dann gemeinsam mit dem Kunden zu entscheiden, wie das Beratungsprojekt fortzusetzen, die Planung anzupassen oder ggf. ob die Beratung

Bei Beantragung einer Förderung für die Beratung und/oder das Innovationsprojekt sind die geltenden Rahmenbedingungen und Regeln bereits in der Planung zu berücksichtigen.

4.2.4 Vertragsabschluss für die Innovationsberatung

Im Vertrag sollte geregelt werden, auf welche Phasen des Innovationsprojektes sich die Beratung bezieht.

Bei der vertraglichen Regelung der Zusammenarbeit zwischen KMU und Berater sind folgende Punkte im Beratungsvertrag zu berücksichtigen:

a) Aufgaben des Beraters bzw. zu erbringende Leistungen;

b) konkrete Rollen und Verantwortlichkeiten in der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Akteuren insbesondere auch zu den Mitwirkungspflichten des beratenen KMU;

c) konkrete Ergebnis- und Berichtsformen;

d) Bedingungen für die Annahme der Leistungen durch das KMU;

e) die Gestaltung der Vergütungen und Aufwandsentschädigungen sowie Rechnungsstellungen;

f) Vereinbarungen zur internen und externen Kommunikation sowie Regelungen zum Schutz von Vertraulichkeit, Datenschutz und zur Informationssicherheit;

g) allgemeine Geschäftsbedingungen.

Der Vertrag sollte gesondert auf die bestehenden Risiken und die Unsicherheit bzw. den Umgang mit auftretenden Änderungsbedarfen, Konflikten und Störungen im Verlauf des Beratungsprojektes eingehen.

Dafür sollten sowohl vom Auftraggeber der Beratung als auch vom Beratungsunternehmen Personen benannt werden, die die Moderation zur Beilegung von Konflikten übernehmen.

Es sollten folgende zusätzliche Festlegungen getroffen werden:

h) Meilensteinplanung und Fixierung von prioritären „Muss“-Zielen mit Kriterien für eine außerplanmäßige vorzeitige Beendigung des Beratungsprojektes, wesentliche Änderungen, laufende Projektanpassungen;

i) Benennung von weiteren externen Partnern;

j) Schnittstellen zu externen Stakeholdern, z. B. Fördermittelgebern;

k) Abhängigkeit des Projektbeginns/der Projektverschiebung von externen und internen Faktoren, z. B.

Förderung, Klärung der schutzrechtlichen Situation, Abschluss von Machbarkeitsstudien;

l) spezielle Maßnahmen zur Qualitätssicherung (z. B. besondere Festlegungen zur Prüfung/Freigabe von (Zwischen-)Ergebnissen und zum gegenseitigen Feedback bzw. zur Evaluation im Prozess und zum Abschluss des Beratungsprojektes;

m) Festlegung eines Mitarbeiters des KMU als zentraler Ansprechpartner für das Beratungsunternehmen.

Da Innovationsberatungen häufig einen langen Zeitraum und viele Facetten des Innovationsprojektes umfassen, kann es sich auch um eine Folge von Verträgen bzw. Teilvereinbarungen handeln. In jedem Fall müssen die Ziele und Aufgaben der Beratung schriftlich und verbindlich fixiert werden.

4.2.5 Durchführung der Innovationsberatung 4.2.5.1 Regelablauf

Regelablauf bedeutet, die Innovationsberatung und das Innovationsprojekt laufen entsprechend den Planungen und vertraglichen Festlegungen (siehe 4.2.3 und 4.2.4) ab.

Die Beratungsleistung sollte in Übereinstimmung mit der festgelegten Rolle des Beraters die Steuerungsfunktion der Projektleitung des Auftraggebers unterstützen. Der Berater sollte konkret abgestimmte inhaltliche Aufgaben übernehmen (z. B. Anstoß und Realisierung von Vorgängen, Information, Kommunikation, Berichtswesen, Formierung und Entwicklung des Projektteams, Ressourceneinsatz, Beziehungen zu externen Partnern).

Ein besonderer Schwerpunkt der Qualitätssicherung liegt in der projektbegleitenden Dokumentation. Dies betrifft insbesondere Entscheidungen und Festlegungen, die im Verlauf der Projektarbeit bzw. Beratung getroffen wurden und deren Dokumentation für die spätere Ablaufkontrolle unverzichtbar ist.

Dokumentationsrelevant sind auch die tatsächlichen Aufwände an den verschiedenen Ressourcen (intern/extern), die in der Beratung bzw. im Innovationsprojekt in Anspruch genommen wurden.

Empfohlen wird auch die projektbegleitende Erfahrungssicherung (Inhalt, Methodik, Aufwand).

Die Aufgabenstellungen können sowohl vom beratenen KMU als auch vom Berater wahrgenommen werden.

Dazu sind vor Projektstart entsprechende Festlegungen zu treffen und zu dokumentieren.

4.2.5.2 Gründe für Abweichungen vom Regelablauf

Abweichungen von der geplanten Innovationsberatung gehen typischerweise vom Innovationsprojekt im KMU aus. Häufige Gründe für Abweichungen sind u. a.:

a) in der Entwicklung werden wesentliche inhaltliche Meilensteine nicht erreicht (z. B. aus methodischen, technischen oder ressourcenbasierten Gründen);

b) zwischenzeitlich werden Patente oder andere schutz- oder nutzungsrechtlich relevante Informationen veröffentlicht, die dem Vorhaben entgegenstehen;

c) Kooperationspartner können oder wollen nicht mehr in dem Innovationsprojekt mitwirken;

d) wichtige Know-how -Träger verlassen das KMU oder stehen für das Innovationsprojekt nicht mehr zur Verfügung;

e) Veränderungen der Rahmenbedingungen (rechtlich, technisch, regulatorisch etc.);

f) Prioritätenverschiebungen durch externe und interne Veranlassungen.

4.2.5.3 Umgang mit Abweichungen vom Regelablauf

Im Fall von Abweichungen, die offensichtlich den Gesamtablauf des Innovationsprojektes und die Erreichung der „Muss-Ziele“ nicht in Frage stellen, sollte gemeinsam und moderiert durch die vorher benannten Moderatoren zeitnah an einer Lösungsfindung gearbeitet werden.

Für wesentliche Abweichungen und die Klärung der damit verbundenen Fragen/Konflikte sollte wie folgt verfahren werden:

c) Bewertung und Festlegung der Auswirkungen für das Beratungsprojekt;

d) Erarbeitung, Abstimmung, Fixierung, Kommunikation und Umsetzung der Änderungs- und Korrekturmaßnahmen.

4.2.6 Abschluss der Innovationsberatung

Den Abschluss einer Innovationsberatung bildet einer der folgenden Punkte:

a) Erreichen der Beratungsziele und der festgelegten Ergebnisformen;

b) Erreichen von modifizierten Beratungszielen und/oder Veränderung der Ergebnisformen;

c) Vorzeitige Kündigung oder Auflösung des Vertrages;

Das allgemeine Vorgehen zur Auswertung von Beratungsprojekten kann der DIN EN ISO 20700, Abschnitt 7 entnommen werden. Das Vorgehen zur Bewertung von Innovationsprojekten kann der DIN CEN/TS 16555-7 entnommen werden.

Zur Erfolgskontrolle sind die vorher definierten Ziele und Meilensteine heranzuziehen. Überprüft werden der Grad der Zielerreichung sowie die Effektivität und Effizienz der umgesetzten Aktivitäten.

Die Projektleitung sollte bereits in der Durchführungsphase regelmäßig die Fortschritte sowie den vorhandenen Handlungsbedarf benennen. Das impliziert die Bereitschaft, positive Resultate zu würdigen und Kritikpunkte anzusprechen, sofern vereinbarte Ziele bzw. getroffene Vereinbarungen durch Versäumnisse unzureichend oder nicht erfüllt wurden.

Bei der Inanspruchnahme von Förderungen für das Beratungs-/Innovationsprojekt ist die Erstellung eines entsprechenden Abschlussberichtes an den Projektträger des Förderprogramms zur Umsetzung und zum Nachweis der Fördermittelverwendung zu realisieren.

In der Regel lässt sich der wirtschaftliche Erfolg einer Innovationsberatung zum Zeitpunkt des Projektendes noch nicht, oder nicht ausreichend bewerten. Daher ist die Messung des Erfolges vor allem auf die Soll-Ist- Bewertung der vertraglich vereinbarten Inhalte zu beschränken.

Weitere Messwerte können sein:

 bereits bekannte Ergebnisse der Markteinführung neuer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen;

 Einhaltung des Projektplanes (Meilensteinerreichung und Ressourcenverbrauch);

 erfolgreiche Unterstützung der Projektfinanzierung;

 erfolgreiche Abrechnung beim Fördermittelgeber;

 Vorbereitung eines Folge-Innovationsprojekts;

 Beiträge zur Verbesserung des geregelten Innovationsmanagements im beratenen KMU.

In der Regel werden Innovationsprozesse nach dem Beratungsprojekt im beratenen KMU fortgeführt, so dass sich in den meisten Fällen weitere Projekte oder Maßnahmen empfehlen oder anbieten.

Literaturhinweise

[1] Dietmar Vahs/Alexander Brem, Innovationsmanagement, Von der Idee zur erfolgreichen Vermarktung, 5., überarbeitete Auflage, 2015

[2] Manfred Burghardt, Einführung in Projektmanagement, 2013

DIN 69900:2009-01, Projektmanagement — Netzplantechnik — Beschreibungen und Begriffe

DIN 69901-2:2009-01, Projektmanagement — Projektmanagementsysteme — Teil 2: Prozesse, Prozessmodell DIN CEN/TS 16555-1:2013-09, Innovationsmanagement — Teil 1: Innovationsmanagementsysteme; Deutsche Fassung CEN/TS 16555-1:2013

DIN CEN/TS 16555-2:2015-03, Innovationsmanagement — Teil 2: Management strategischer Erkenntnisse;

Deutsche Fassung CEN/TS 16555-2:2014

DIN CEN/TS 16555-3:2015-03, Innovationsmanagement — Teil 3: Innovatives Denken; Deutsche Fassung CEN/TS 16555-3:2014

DIN CEN/TS 16555-4:2015-03, Innovationsmanagement — Teil 4: Management des geistigen Eigentums;

Deutsche Fassung CEN/TS 16555-4:2014

DIN CEN/TS 16555-5:2015-03, Innovationsmanagement — Teil 5: Management der Zusammenarbeit;

Deutsche Fassung CEN/TS 16555-5:2014

DIN CEN/TS 16555-6:2015-03, Innovationsmanagement — Teil 6: Kreativitätsmanagement; Deutsche Fassung CEN/TS 16555-6:2014

DIN CEN/TS 16555-7:2016-05, Innovationsmanagement — Teil 7: Bewertung des Innovationsmanagements;

Deutsche Fassung CEN/TS 16555-7:2015

DIN EN 9200:2009-02, Luft- und Raumfahrt — Programm-Management — Richtlinie für eine Projektmanagement-Spezifikation; Deutsche und Englische Fassung EN 9200:2004

DIN EN ISO 9000:2015-11, Qualitätsmanagementsysteme —Grundlagen und Begriffe (ISO 9000:2015);

Deutsche und Englische Fassung EN ISO 9000:2015

DIN EN ISO 20700:2019-01, Leitlinien für Unternehmensberatungsdienstleistungen (ISO 20700:2017);

Deutsche Fassung EN ISO 20700:2018

DIN ISO 30414:2019-06, Personalmanagement — Leitlinien für das interne und externe Human Capital Reporting (ISO 30414:2018)