IT- und Medienzentrum
Stand: 22.07.2019
HESSENBOX
Anleitung für Studierende, Lehrende,
Beschäftigte und Externe
INHALT
Was ist die Hessenbox? ... 3
Nutzungsbedingungen... 4
Speicherplatz ... 4
Datenschutz ... 5
Verantwortung für Inhalte ... 5
Löschung von Daten und Zugangsberechtigungen ... 5
Wichtige Hinweise zum Einsatz der Hessenbox in Lehrveranstaltungen ... 6
Anmeldung als Angehöriger der Hochschule ... 7
Oberfläche der Hessenbox ... 9
Ordner und Dateien ... 11
Freigaben verwalten ... 15
Anmeldung als Externer ... 19
Kontakt ... 21
Abbildungsverzeichnis: ... 21
Was ist die Hessenbox?
Die Hessenbox stellt ein plattformunabhängiges Sync&Share-System der hessischen
Hochschullandschaft dar, die eine datenschutz- und urheberrechtlich konforme Alternative zu den kommerziellen Services (z.B. Dropbox) anbietet.
Der Service erlaubt große Dateien online zu speichern und die darin gespeicherten Daten anderen Personen - z.B. anderen Beschäftigten oder Studierenden der Hochschule, aber auch Externen - zugänglich zu machen. Sie können selbst steuern, wer welche Art von Zugriff auf Ihre Daten erhält und haben selbst die Möglichkeit, Externen einen Zugang zum System einzurichten.
Zu diesem Zweck stehen Ihnen 100 GB Speicherplatz zur Verfügung.
Der Zugriff auf die Hessenbox ist per Web-Browser möglich. Mit einer speziellen Clientsoftware ist es möglich Dateien online zu speichern und zwischen verschiedenen Geräten automatisch zu synchronisieren. Auf diese Möglichkeit wird hier aber nicht weiter eingegangen.
Nutzungsbedingungen
Die Hessenbox dient ausschließlich dem Zwecke der Unterstützung von Lehre und Forschung, Studium und Hochschulverwaltung. Die Nutzungsberechtigung umfasst den Zugang zu den in der Plattform bereitgestellten und freigegebenen Inhalten für den nicht-kommerziellen Gebrauch innerhalb dieses Zwecks. Betreiber der Hessenbox ist ein Verbund aller öffentlichen hessischen Hochschulen (im Folgenden einfach Betreiber). Anbieter des Dienstes ist die jeweilige
Hochschule.
Nutzungsberechtigt sind die Mitglieder und Angehörigen der hessischen Hochschulen gemäß Definition aus § 32 HHG (Hessisches Hochschulgesetz). Externe Dritte können ausschließlich Zugriff auf Dateien erhalten, die von Beschäftigten und/oder Studierenden mit ihnen geteilt werden. Die Nutzungsberechtigung erlischt automatisch mit dem Ausscheiden aus der Hochschule, bei Externen mit dem Entzug des Zugriffs auf geteilte Dateien.
Die Hessenbox ermöglicht es auch Daten externen Dritten über das System zugänglich zu machen indem Nutzer für einzelne Dateien einen Zugriff per Internet-Link zur Verfügung stellen oder für diese Personen einen Zugang zum System durch Einladung einrichten und Lese- oder Lese- und Schreibberechtigung für Ordner zuweisen. Die Ablage der Daten erfolgt auf einem Speichersystem am Standort einer im Verbund als Betreiber agierenden Hochschule. Auf diesem Server steht keine Versionierung der Dateien und keine Datensicherung zur Verfügung!
Die Übertragung der Daten zwischen den Endgeräten der Nutzerinnen und Nutzer und dem zentralen Speichersystem erfolgt verschlüsselt. Die gespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Speichersystemen abgelegt. Der Zugriff auf die Daten ist beschränkt auf die Nutzerin/den Nutzer, die/der die Daten initial gespeichert hat (Besitzer/in) und ggfs. weitere Personen, die von der Besitzerin/dem Besitzer der Daten durch Vergabe von entsprechenden
Zugriffsberechtigungen autorisiert worden sind.
Der Zugriff auf das System erfolgt über das zentrale Web-Portal mittels Web-Browser.
Zur Nutzung des Dienstes ist eine persönliche Benutzerkennung erforderlich. Beschäftigte und Studierende melden sich mit der jeweiligen von Ihrer Hochschule vergebenen Nutzerkennung an.
Externe Nutzer benötigen für den Zugriff und die damit zusammenhängende Anmeldung eine gültige Email-Adresse.
Speicherplatz
Pro Nutzer/in stehen 100 GB Speicherplatz zur Verfügung (Quota). Die Bereitstellung von
Speicherplatz für Beschäftigte sowie Arbeits- und Projektgruppen, welcher diese Quota übersteigt, ist nicht vorgesehen.
Datenschutz
Es gilt das Hessische Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie die EU- DSGVO in der jeweils aktuellen Fassung. Der Betreiber gibt keinerlei Daten an Dritte weiter.
Die Registrierung für den Dienst erfolgt mit der ersten Anmeldung per Web-Browser.
Bei der ersten Anmeldung werden folgende Daten von den zentralen Identitäts-Systemen der Anbieter verschlüsselt an das Hessenbox-System übertragen, dort gespeichert, verarbeitet und bei zukünftigen Anmeldungen ggfs. aktualisiert:
Vor- und Nachname
Email-Adresse
Benutzerkennung
Mit der Erstanmeldung und der damit verbundenen Zustimmung zur Nutzung der Hessenbox erklärt sich der/die Nutzer/in einverstanden, dass seine/ihre Daten an den Betreiber übermittelt und dort gespeichert werden.
Daten und Dateien, die personenbezogen sind oder personenbezogene Inhalte aufweisen, dürfen nur nach Einwilligung der Person selbst oder durch einen gesetzlichen Auftrag gespeichert
werden; dies ist durch den Nutzer / die Nutzerin der solche Daten oder Dateien ablegt sicherzustellen. Grundlage hierfür sind insbesondere §§7 und 17 des HDSG. Durch Ablage eigener Dateien, willigt der/die Nutzer/in automatisch in die Speicherung und die damit verbundene Verarbeitung auf den Systemen des Betreibers ein.
Bei der Freigabe von Daten an Dritte und vor allem an nicht in der Bundesrepublik Deutschland befindliche Personen sind das HDSG und die EU-DSGVO einzuhalten.
Verantwortung für Inhalte
Für die Konformität der Inhalte der gespeicherten Daten mit rechtlichen Bestimmungen ist alleinig die Nutzerin/der Nutzer des Dienstes verantwortlich. Insbesondere ist sicherzustellen, dass nicht gegen das Straf-, Datenschutz-, Urheberrecht oder sonstige Gesetze verstoßen wird. Die Nutzerin /der Nutzer verpflichtet sich, sensible Daten (z.B. personenbezogene Daten) nicht unverschlüsselt zu speichern und vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen.
Eine Nutzerin/ein Nutzer, die/der Datenbereiche (sogenannte Folder) für Dritte mit entsprechenden Rechten freigibt, ist als Besitzerin/Besitzer des Datenbereichs für die
Dateninhalte verantwortlich, auch wenn diese von Dritten (externen Nutzern) stammen. Es wird empfohlen, als Besitzerin/Besitzer eines Datenbereichs die Dateninhalte regelmäßig zu prüfen.
Der Betreiber sowie die jeweilige Hochschule übernimmt keine Verantwortung bei etwaigem Missbrauch.
Löschung von Daten und Zugangsberechtigungen
Nach dem Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis oder der Exmatrikulation werden die von der Nutzerin /dem Nutzer in seinem/ihrem persönlichen Bereich gespeicherten Daten noch für eine Frist von 3 Monaten vorgehalten und dann gelöscht. Dies gilt ggfs. auch für Daten, die dort von Personen gespeichert worden sind, denen die Nutzerin/der Nutzer die Berechtigung dafür erteilt hat.
Nutzer/innen, die sich entscheiden, die Hessenbox nicht mehr zu nutzen sind verpflichtet dies dem Betreiber mitzuteilen, damit der Speicherplatz wieder freigegeben werden kann. In diesem Fall werden der Account und die gespeicherten Daten in der Hessenbox gelöscht.
Wichtige Hinweise zum Einsatz der Hessenbox in Lehrveranstaltungen
Bei der Verteilung von urheberrechtlich geschützten Inhalten im Rahmen von Lehrveranstaltungen müssen das Urheberrecht und ggf. vorhandene Lizenzbedingungen beachtet werden.
Anmeldung als Angehöriger der Hochschule
Die Hessenbox wird über die URL https://hbx.fhhrz.net/login. im Browser geöffnet:
Abbildung 1: Login Hessenbox
In der Dopdown Liste muss zuerst die Hochschule RheinMain ausgewählt werden:
Abbildung 2: Auswahl Anmelde-Organisation
Durch Auswahl der Organisation wird man auf die Anmeldeseite weitergeleitet.
Auf der Anmeldeseite geben Sie Ihre HDS-Benutzerkennung und das selbstvergebenen Passwort ein.
Abbildung 3: HSRM Anmeldung
Je nach Einstellung erfolgt ein Hinweis auf die an die Hessenbox übermittelten Daten.
Abbildung 4: HSRM Anmeldung
Durch Anklicken der Schaltfläche Akzeptieren wird die gewählte Option gespeichert und die Hauptseite der Hessenbox wird geöffnet.
Oberfläche der Hessenbox
Die Hauptseite der Hessenbox hat auf der linken Seite eine Navigationsleiste und in der Mitte den Anzeigebereich.
Abbildung 5: Web-Client Oberfläche
Folgende Optionen stehen über die Navigationsleiste zur Verfügung:
- Anzeige der letzten Änderungen
- Übersicht aller eigenen und freigegebenen Ordner
- Liste aller gelöschten Dateien und Ordner
- Liste alle selbst erstellten Links
- Auswahl der Clients für die lokale Installation (Funktion wird nicht unterstützt)
Die Abmeldung von der Hessenbox erfolgt über das Benutzersymbol:
Abbildung 6: Abmeldung
Ordner und Dateien
Um in der Hessenbox Verzeichnisse anzulegen, Dateien oder Verzeichnisse mit Inhalt hochzuladen oder Dokumente anzulegen, wechseln Sie in die Ansicht Ordner.
Abbildung 7: Ordner
Ordner verwalten
Über das Symbol kann hier ein neuer Ordner erstellt werden.
Abbildung 8: Neuen Ordner erstellen
Wird der Ordner in der Übersicht angeklickt, stehen weitere Optionen zur Verfügung.
Abbildung 9: Ordner Optionen
Dateien verwalten
Nach dem Anlegen eines Ordners kann man in diesen durch Anklicken wechseln. Hier bestehen dann mehrere Möglichkeiten weitere Ordner und Dateien abzulegen.
Abbildung 10: Datei-Optionen
- Unterordner anlegen
- Direkte Erstellung eines neuen Dokuments
Bei der Erstellung einer neuen Text-, Tabellenkalkulations- oder Präsentationsdateien wird über diese Option die Online-Software OnlyOffice gestartet, mit der direkt die Dokumente editiert werden können. Der Vorteil in dieser Art der Bearbeitung liegt darin, dass so eine parallele Bearbeitung von mehreren Nutzern, wenn diese die notwendigen Berechtigungen haben, möglich ist.
- einzelne Datei oder gesamtes Verzeichnis hochladen
Abbildung 11: Upload
Nach der Auswahl der hochzuladenden Datei oder des Verzeichnisses und dem Upload über die Schaltfläche Upload erfolgt die Abschlussmeldung.
Abbildung 12: Upload Abschlussmeldung
Wird eine Datei in der Übersicht angeklickt, stehen weitere Optionen zur Verfügung.
Abbildung 13: Datei Optionen
Papierkorb
Analog zum Windows Papierkorb werden Dateien, die in der Hessenbox gelöscht werden, zunächst in einen Papierkorb verschoben. Dabei wird der Ordner, in dem die gelöschte(n) Datei(en) ursprünglich gelegen waren, angezeigt.
Durch Anklicken wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Hier hat man nun die Möglichkeit diese wiederherzustellen, falls die Löschung rückgängig gemacht werden soll.
Abbildung 14: Wiederherstellung im Papierkorb
Die Endgültige Löschung der Dateien erfolgt auf der Ordnerebene im Papierkorb über das
entsprechende Symbol. Dadurch werden nur die untergeordneten Dateien gelöscht, aber nicht der Ordner selbst.
Abbildung 15: Papierkorb löschen
Freigaben verwalten
Andere Anwender und auch Externe können zu einem Ordner „eingeladen“ werden. Das heißt sie bekommen Zugang zu dem ganzen Ordner (auf der obersten Ebene) und zu allen
Unterverzeichnissen und Dateien, die sich darin befinden. Ob der neue Anwender nur Lese- oder auch Schreibrechte hat, entscheidet der Besitzer des Ordners. Dazu klicken Sie das Teilen-Icon hinter dem Ordner an.
Abbildung 16: Ordner teilen
Geben Sie die Mailadresse der Person ein, die Zugriffsrechte erhalten soll und wählen Sie die Art des Zugriffs aus. Klicken Sie anschließend auf das + Symbol. An dieser Stelle können Sie auch eine externe Person einladen.
Abbildung 17: Teilen
Die eingegebene Person erhält per Mail eine Einladung und muss diese zunächst annehmen, um auf das Verzeichnis zugreifen zu können.
Abbildung 18: Einladungsmail
In der Hessenbox hat die Person dann die Möglichkeit die Einladung anzunehmen.
Abbildung 19: Einladung verwalten
Eine weitere Möglichkeit, Inhalte der Hessenbox zu teilen ist das Versenden eines Links. Dieser wird ebenfalls über die Option Teilen erstellt.
Abbildung 20: Link erstellen
Auch hier können die die gewünschte Berechtigung verwalten und anschließend den Link an beliebige Personen versenden.
Über Einstellungen lassen sich weitere Link Einstellungen setzen.
Abbildung 22: Link Einstellungen
Personen, denen der Link zur Verfügung gestellt wird, können den Inhalt der Ordner als ZIP-Datei oder die einzelne Datei direkt herunterladen, ohne dass eine Anmeldung an der Hessenbox erforderlich ist.
Bitte berücksichtigen Sie, dass Links von den Empfängern (auch unwissentlich, z.B. über eine Schadsoftware auf dem PC) weitergegeben werden können und alle Empfänger dadurch die festgelegten Zugriffsrechte erhalten. Verwenden Sie daher für vertrauliche Dokumente nur die Freigabe per E-Mail.
Links können Sie sowohl auf Ordner als auch auf einzelne Dateien setzen. In der Ansicht Links erhalten Sie eine Übersicht aller von Ihnen gesetzten Links.
Abbildung 23: Link Übersicht
Anmeldung als Externer
Wenn Sie als externe Person eine Einladung auf einen Ordner der Hessenbox erhalten haben, müssen Sie sich zunächst ein Zugang erstellen. Dazu wählen Sie im Anmeldefenster zunächst Externe aus.
Abbildung 24: Anmeldung Externe
Geben Sie bei der ersten Anmeldung Ihre Mailadresse ein und klicken Sie dann auf die Option Passwort wiederherstellen.
Abbildung 25: Passwort wiederherstellen
Sie erhalten dann eine Mail, mit der Sie sich ein Passwort setzen können und mit dem Sie sich anschließend bei der Hessenbox anmelden können.
Abbildung 26: Passwort Anforderung
Mit diesem externen Zugang können Sie auf geteilte Dateien und Ordner zugreifen und innerhalb der Ordner, wenn Sie dieses Recht erhalten haben, auch neue Dateien und Ordner anlegen.
Kontakt
IT- und Medienzentrum Kurt-Schumacher-Ring 18 Gebäude A Raum 223b 65197 Wiesbaden
Tel. +49 (0)611 9495-1700 Fax +49 (0)611 9495-1701 service-itmz@hs-rm.de
Sprechzeiten: Mo - Fr 08.00 – 12.00 Uhr und 13.00 – 16.00 Uhr
Abbildungsverzeichnis:
Abbildung 1: Login Hessenbox ... 7
Abbildung 2: Auswahl Anmelde-Organisation ... 7
Abbildung 3: HSRM Anmeldung ... 8
Abbildung 4: HSRM Anmeldung ... 8
Abbildung 5: Web-Client Oberfläche ... 9
Abbildung 6: Abmeldung ... 10
Abbildung 7: Ordner ... 11
Abbildung 8: Neuen Ordner erstellen ... 11
Abbildung 9: Ordner Optionen ... 12
Abbildung 10: Datei-Optionen... 12
Abbildung 11: Upload ... 13
Abbildung 12: Upload Abschlussmeldung... 13
Abbildung 13: Datei Optionen ... 14
Abbildung 14: Wiederherstellung im Papierkorb ... 14
Abbildung 15: Papierkorb löschen ... 15
Abbildung 16: Ordner teilen ... 15
Abbildung 17: Teilen ... 16
Abbildung 18: Einladungsmail ... 16
Abbildung 19: Einladung verwalten... 17
Abbildung 20: Link erstellen ... 17
Abbildung 21: Link Berechtigungen ... 17
Abbildung 22: Link Einstellungen ... 18
Abbildung 23: Link Übersicht ... 18
Abbildung 24: Anmeldung Externe ... 19
Abbildung 25: Passwort wiederherstellen ... 19
Abbildung 26: Passwort Anforderung ... 20
