Merkblatt. für Fachmentor*innen der Fakultät für Psychologie

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Merkblatt

**für Fachmentor*innen der Fakultät für Psychologie**

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Stand: Wintersemester 2021/22 2

Inhalt

1. Stundendokumentation ... 3

2. Dienstreisen ... 4

3. Fortbildung ... 6

4. Urlaub ... 7

5. Feiertage ... 7

6. Krankmeldung ... 8

7. Schwangerschaft ... 9

8. Änderung der privaten Adresse bzw. der Bankverbindung ... 10

9. Wechsel des Dienstortes ... 10

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Merkblatt für Fachmentor*innen der Fakultät für Psychologie 3

1. Stundendokumentation

Die Tabellen zur Stundendokumentation („Stundenzettel“) müssen jeweils monatlich ausgefüllt und ausgedruckt über die Lehrgebietsleitung an das Personaldezernat (zuständige*r Perso- nalsachbearbeiter*in) gesendet werden.

Tabelle zur Stundendokumentation:

https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/personal/tarifbeschaeftigte/bezah- lung.shtml, Excel-Tabelle „Arbeitszeitdokumentation (flexible Arbeitszeit)“

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2. Dienstreisen

Vorgabe: Mehr als 50 % der Präsenzveranstaltungen müssen am eigenen Dienstort (= vertraglich festgelegtes Regionalzentrum) abgehalten werden. Reisekosten dahin sind nicht erstattungsfähig.

Prozess der Beantragung und Abrechnung

Dienstreiseanträge (Pendelvordruck) müssen von den Mentor*innen ausgefüllt, von der jeweili- gen Lehrgebietsleitung unterschrieben und mindestens 14 Tage vor Antritt der Dienstreise über das Lehrgebiet – per Mail – an die Reisekostenstelle geschickt werden (Mentor*innenkoordinatorin in cc). Von dort wird der Antrag genehmigt zurück an die Mentor*innen geschickt. Nach der Dienstreise muss das gesamte ausgefüllte Formular dann – per Post – zur Abrechnung an die Reisekostenstelle geschickt werden.

Ablauf: Mentor*in → Lehrgebietsleitung → Reisekostenstelle (Mentor*innenkoordinatorin in cc)

→ genehmigt zurück an Mentor*in → nach Dienstreise Abrechnung an Reisekostenstelle

Auf dem Dienstreiseantrag muss angegeben sein (unter „Erläuterung“), dass es sich um Fach- mentor*innen handelt, damit es nicht zu Verwechselungen mit der Gruppe der Wissenschaftli- chen Online-Tutor*innen, die nicht zu Präsenzveranstaltungen reisen dürfen, kommt.

PSP-Element/Kostenstelle: G-FEU-5521xx [Kostenstelle des Lehrgebietes ergänzen]

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Digitales Ausfüllen des Formulars

Der Pendelvordruck „Beantragung und Abrechnung von Inlandsdienstreisen“ kann bei der Be- antragung auch rein digital ausgefüllt und unterschrieben werden (z. B. per digitaler Signatur, Bilddatei der Unterschrift) und per Mail an die Reisekostenstelle geschickt werden, um den Pro- zess zu vereinfachen. Spätestens für die Abrechnung muss das Formular dann mit der Unter- schrift im Original per Post eingereicht werden, damit die Kosten erstattet werden.

Übernachtung

Übernachtungskosten können bis zu einer Höhe von 80 € übernommen werden. Hierfür kann das Hotelbuchungsportal für Landesbedienstete in NRW genutzt werden, da es darüber Vergünsti- gungen gibt. Auch Unterkünfte über andere Anbieter sind möglich (vgl. https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/service/dienstreisen/uebernachtung-hotel-verpflegung.shtml) Voraussetzung: Eine Übernachtung kann dann abgerechnet werden, wenn die Wohnung am Tag des Dienstgeschäftes vor 06:00 Uhr verlassen werden müsste oder nach Beendigung erst nach 22:00 Uhr erreicht werden würde (vgl. „Zumutbarkeit zur Reisedurchführung“, https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/service/dienstreisen/info.shtml).

Buchung von Bahnfahrten

Es sollte kein Sparpreis, sondern Flexpreis 2. Klasse gebucht werden, damit eine Stornierung mög- lich ist, wenn die Reise doch nicht angetreten werden kann (vgl. „Stornierung von Reisen“, https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/service/dienstreisen/info.shtml).

Fahrtkostenerstattung ab/bis Dienstort

Hierfür ist nicht der Wohnort entscheidend, sondern die Erstattung gilt ab dem / bis zum Dienstort.

Dabei ist noch wichtig: Wird eine Dienstreise vom Wohnort anstatt vom Dienstort angetreten, so können Beförderungskosten bis max. zu der Höhe erstattet werden, wie sie vom Dienstort aus angefallen wären. Sind die Kosten vom Wohnort zum Reiseziel niedriger als vom Dienstort, so werden die Kosten ab Wohnort erstattet (vgl. „Zumutbarkeit zur Reisedurchführung“, https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/service/dienstreisen/info.shtml).

Arbeitszeit bei Dienstreisen

Hier gilt die folgende Info aus den Mentor*innenrichtlinien (unter Punkt 5 „Arbeitszeiten“):

„(5) ¹Bei Dienstreisen gilt nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am auswärtigen Arbeits- ort als Arbeitszeit. ² Für jeden Tag einschließlich der Reisetage wird jedoch mindestens die auf ihn entfallende durchschnittliche regelmäßige oder die dienstplanmäßige Arbeitszeit berücksichtigt, wenn diese bei Nichtberücksichtigung der Reisezeiten nicht erreicht würde. ³ Überschreiten nicht anrechenbare Reisezeiten die Hälfte der auf einen Kalendermonat entfallenden durchschnittlichen regelmäßigen Arbeitszeit, so werden auf Antrag 25 % dieser überschreitenden Zeiten entweder als Freizeitausgleich gewährt oder mit dem unter Ziffer 7 genannten einfachen Stundensatz aus- bezahlt.“

! Bitte bei Dienstreisen immer die ausführlichen Hinweise zu den Dienstreisen und Über- nachtungen, Formulare sowie die FAQs der Reisekostenstelle beachten:

https://www.fernuni-hagen.de/arbeiten/personalthemen/dienstreisen/info.shtml

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3. Fortbildung

Die Teilnahme am internen Fortbildungsprogramm der FernUni und auch an externen Fortbildungsangeboten ist auch für Fachmentor*innen grundsätzlich möglich. Ist der Inhalt ei- ner Fortbildungsveranstaltung für die Fachmentor*innentätigkeit relevant, können die Zeiten der Teilnahme an der Fortbildungsveranstaltung als Arbeitszeit berücksichtigt werden (Pausen werden jedoch in Abzug gebracht). Reisezeiten werden ebenfalls als Arbeitszeit gerechnet und vergütet, allerdings zusammen mit der Fortbildungsdauer max. die Zeit von Vollbeschäftigten.

Die Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung ist vorab mit der jeweiligen Lehrgebietslei- tung abzusprechen. Bei einem Einverständnis sollte zusätzlich die Mentor*innenkoordinatorin über die Teilnahme – per Mail – informiert werden.

Internes Fortbildungsprogramm:

https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/arbeitsthemen/fortbildung/interne-fortbildung/

Hinweis: Im Anmeldeformular wird unter „Vorgesetzte*r“ die Lehrgebietsleitung mit dem Zu- satz „i.V.“ eingetragen.

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4. Urlaub

Fachmentor*innen erhalten laut Vertrag im Fall von z. B. 12 Wochenstunden eine Vergütung für 13,04 Stunden (1,04 Stunden dienen zum Ausgleich für den gesetzlichen Mindesturlaubs- anspruch). Da in diesem Fall nur 12 Stunden erbracht werden müssen, besteht kein zeitlicher Urlaubsanspruch. Für freie Tage müssen die nicht gearbeiteten Stunden vor-/nachgearbeitet werden.

„Urlaubstage“ sind mit dem jeweiligen Beschäftigungsbereich (= Lehrgebiet) abzustimmen. Die Mentor*innenkoordinatorin ist ebenfalls über längere Urlaubszeiten (ab mehr als einer Woche) zu informieren.

5. Feiertage

Der Sitz der FernUni ist in NRW, in Bezug auf Feiertage gelten für die Fachmentor*innen aber die Bestimmungen des jeweiligen Dienstortes. Für Fachmentor*innen gelten also die Feiertage des entsprechenden Bundeslandes, in dem sich ihr Dienstort befindet.

Zudem sind Silvester und Heiligabend arbeitsfreie Tage für alle Beschäftigten an der FernUni, das gilt auch für Fachmentor*innen.

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6. Krankmeldung

Jede Erkrankung muss sowohl dem Beschäftigungsbereich als auch der Mentor*innenkoordinatorin zu Beschäftigungsbeginn – telefonisch oder per E-Mail – angezeigt werden. Hierzu müssen 1) die Lehrgebietsleitung, 2) das Sekretariat das Lehrgebiets und 3) die Mentor*innen- koordinatorin unverzüglich informiert werden. Der Bereich füllt den internen Meldebogen aus und druckt ihn auf gelbes Papier. Der „gelbe Schein“ wird dann vom Bereich an das Personalde- zernat geschickt.

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. ein entsprechendes Attest wird nach dem 3. Kalen- dertag der Krankheit (nicht Arbeitstag) benötigt und sollte möglichst über den Beschäftigungs- bereich an das Personaldezernat geschickt werden. Bitte beachten: Im Falle einer weiter an- dauernden Erkrankung, die über das bescheinigte Datum der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. des entsprechenden ärztlichen Attests hinausgeht, wird in jedem Fall ein neue/weiter- führende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bzw. ein entsprechendes Attest eines be- handelnden Arztes benötigt (§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz).

In jedem Fall sind der Beschäftigungsbereich und die Mentor*innenkoordinatorin unverzüglich über eine neue / weiterführende Arbeitsunfähigkeit telefonisch oder per E-Mail zu informie- ren.

Wenn die Arbeit wieder aufgenommen werden kann, muss der Beschäftigungsbereich auch dar- über informiert werden, damit eine entsprechende Meldung an das Personaldezernat erfolgen kann.

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7. Schwangerschaft

Im Falle einer Schwangerschaft treten besondere Schutzrechte in Kraft. Um diese gewährleisten zu können, ist es unbedingt notwendig, dass das Personaldezernat darüber frühzeitig informiert wird. Die Schwangerschaft muss dem Personaldezernat (zuständige*r Personalsachbearbei- ter*in) mit der Kopie eines Auszugs aus dem Mutterpass mitgeteilt werden, unter der Angabe, wann voraussichtlich mit der Entbindung zu rechnen ist.

Hinweis: Auch der Beschäftigungsbereich und die Mentor*innenkoordinatorin sollten so früh wie möglich über die Schwangerschaft informiert werden.

Weitere Informationen über die nächsten Schritte bei einer Schwangerschaft gibt auch das Perso- naldezernat.

Außerdem berät und unterstützt der FamilienService Beschäftigte und Studierende der FernUni- versität rund um das Thema Vereinbarkeit von Studium, (Beruf) und Familie bzw. Wissenschaftli- cher Qualifikation/Wissenschaft, Beruf und Familie.

Familienservice der FernUni:

https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/familie-und-gesundheit/familie/index.shtml Familienservice – Themen von A-Z:

https://www.fernuni-hagen.de/uniintern/familie-und-gesundheit/familie/a-bis-z.shtml

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8. Änderung der privaten Adresse bzw. der Bankverbindung

Ändert sich die private Adresse, müssen das Personaldezernat (zuständige*r Personalsachbear- beiter*in) und die Mentor*innenkoordinatorin – per Mail – informiert werden.

Zusätzlich muss die Änderung der privaten Adresse auch dem Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) – schriftlich – mitgeteilt werden, damit die Bezügemitteilungen und An- schreiben weiterhin zugestellt werden können (Vordruck s. https://www.finanzverwal- tung.nrw.de/de/aenderung-der-anschrift-bankverbindung). Das LBV übernimmt die Abwicklung der Bezüge und des Entgelts für Beschäftigte der FernUni.

Auch bei einer Änderung der Bankverbindung muss daher das LBV informiert werden.

9. Wechsel des Dienstortes

Ein Wechsel des Dienstortes (= vertraglich festgelegtes Regionalzentrum) kann z. B. bei einem Umzug sinnvoll sein. Dieser Wechsel muss – schriftlich – beim Personaldezernat beantragt werden (formloses Schreiben). Außerdem muss eine Zustimmung von Seiten der Fakultät durch die Mentor*innenkoordinatorin erfolgen. Textbeispiel:

Sehr geehrte*r [zuständige*r Personalsachbearbeiter*in],

hiermit beantrage ich einen Wechsel des Dienstortes von [ursprüngliches Regionalzent- rum] nach [gewünschtes Regionalzentrum] zum [Datum].

Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift]

Das Schreiben muss an das Personaldezernat gerichtet werden:

[Zuständige*r Personalsachbearbeiter*in]

FernUniversität in Hagen Dezernat 3.1

Tarifpersonal und nebenberuflich Beschäftigte Universitätsstr. 47, Gebäude 9

58084 Hagen

und per Post an die Mentor*innenkoordinatorin geschickt, von dort unterschrieben und an das Personaldezernat übermittelt werden. Die Adresse ist:

Clara Schroeder

FernUniversität in Hagen

Zentralbereich der Fakultät für Psychologie Universitätsstr. 27, Gebäude 5

58084 Hagen

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Tel.: + 49 2331 987-4567

E-Mail: clara.schroeder@fernuni-hagen.de