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Rechnen Sie mit uns ab – aber bitte elektronisch!

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Academic year: 2022

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Rechnen Sie mit uns ab – aber bitte elektronisch!

Um was geht es?

Mit der E-Rechnung haben Sie die Möglich- keit, der Bundesverwaltung Ihre Rechnun- gen papierlos, elektronisch zuzustellen.

Dies bedingt die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister für E-Rechnungen. Die Bundesverwaltung hat ihrerseits zur Abwicklung der E-Rechnung den Dienst-

Rechnungsdaten

Rechnungs-

daten Rechnungs-

daten

E-Rechnung Dienstleister

für E-Rechnungen

Zahlung

Rechnungssteller Bundesverwaltung

Dienstleister für E-Rechnungen

(PostFinance)

leister PostFinance gewählt. Die Zustellung von E-Rechnungen an die Bundesverwal- tung kann jedoch auch über einen anderen Dienstleister erfolgen, welcher mit der PostFinance die Rechnungsdaten aus- tauscht. Die Liste dieser Dienstleister fi nden Sie unter folgendem Link:

www.swissdigin.ch.

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Was bringt Ihnen die E-Rechnung?

• Der Einsatz der E-Rechnung erhöht die Kundenbindung. Sie bieten Ihren Kunden eine zukunftsorientierte Möglichkeit des Rechnungsempfangs und der Belegverarbeitung.

• Mit der E-Rechnung nutzen Sie Ihre Informationstechnologie optimal aus.

Sie verbessern damit Ihre Verrech- nungsprozesse und helfen Ihren Kunden, deren Prozesse ebenfalls zu vereinfachen.

• Die E-Rechnung ist kostengünstig: Sie sparen bei Porto, Druck, Papier, Verpackung und Prozesskosten.

• Bei der E-Rechnung gibt es keinen B-Post-Versand. Ihre E-Rechnung erreicht die Bundesverwaltung innerhalb von 24 Stunden und wird dort unverzüglich weiter verarbeitet.

• Die durchgängig elektronische Verarbeitung der Rechnungsbelege ermöglicht Ihren Kunden eine effiziente und zeitnahe Abwicklung Ihrer Forderungen. Fehler durch manuelle Bearbeitung werden minimiert.

Zwei Varianten – ein Ziel:

Die elektronische Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung

Übermittlung der Rechnungsdaten aus Ihrem Buchhaltungssystem

Viele Buchhaltungssysteme können bereits Datensätze für die elektronische Übermitt- lung von Rechnungen erzeugen. Die Übermittlung von Rechnungsdaten aus Ihrem Buchhaltungssystem ist eine grösstenteils automatisierte Methode der Rechnungsstellung. Informieren Sie sich beim Hersteller Ihrer Buchhaltungssoftware über diese Möglichkeit der E-Rechnungs- stellung. Diese Variante eignet sich insbesondere für Unternehmen, welche ihre Rechnungen direkt aus einem Buchhal- tungssystem generieren.

Übermittlung der Rechnungsdaten als E-Rechnung light

Als Rechnungssteller haben Sie weiter die Möglichkeit, Ihre Rechnungen in der Web-Umgebung unseres Partners PostFi- nance als E-Rechnung light zu erfassen und der Bundesverwaltung auf diesem Weg zu übermitteln. Informieren Sie sich bei PostFinance über diese webbasierte Variante der Rechnungsstellung. Diese eignet sich hauptsächlich für die Rech- nungsstellung an einen mehrheitlich gleichbleibenden Kundenstamm mit wiederkehrenden Rechnungspositionen.

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Wie sieht es rechtlich aus?

Die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnung gem. Art. 26 MWSTG haben für die E-Rechnung unverändert Gültigkeit.

Um die rechtlichen Anforderungen des MWSTG und des OR betreffend der Belege im elektronischen Geschäftsverkehr zu erfüllen, müssen die E-Rechnungsdaten digital signiert werden. Die Erstellung der digitalen Signatur wird üblicherweise an den Dienstleister für E-Rechnungen delegiert. Ihr Dienstleister kann Sie dazu beraten und Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigen.

Die Archivierung der versendeten Rech- nungen liegt weiterhin in Ihrer Verantwor- tung als Rechnungssteller und die gesetzli- che Aufbewahrungsfrist bleibt

unverändert.

Wie steht es um die Sicherheit?

Sowohl die Datensicherheit als auch die Sicherheit der Übermittlung geniessen in den E-Rechnungssystemen einen sehr hohen Stellenwert. Ihre Daten werden mit modernen Verfahren gemäss den E-Ban- king-Standards der Schweizer Finanzinsti- tute und dem aktuellsten Stand der Technik geschützt.

Was ist weiter zu beachten?

Damit Ihre E-Rechnungen in der Bundes- verwaltung dem richtigen Empfänger zugeordnet werden können, müssen diese zusätzlich zu den bisherigen Angaben die folgenden Inhalte aufweisen:

• Die Teilnehmernummer (EBillAccoun- tID): Diese bleibt pro Rechnungsemp- fänger immer gleich und entspricht dessen elektronischer Anschrift.

• Eine Referenz resp. eine Bestellnum- mer: Diese erhalten Sie bei der Bestellung resp. bei Auftragserteilung von Ihrem Auftraggeber. Mit dieser Angabe können wir Ihre E-Rechnung ohne Zeitverlust den zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung und Zahlungsfreigabe zustellen.

Bitte sprechen Sie sich mit Ihrem Rech- nungsempfänger und Ihrem Dienstleister für E-Rechnungen ab, wie Sie mit allfälligen umfangreichen Beilagen zur Rechnung umgehen wollen.

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Wo fi nden Sie zusätzliche Informationen?

Webseite der Eidgenössischen Finanzverwaltung zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung der Schweiz:

www.e-rechnung.admin.ch

Forum zur Förderung der E-Rechnung für Geschäftskunden:

www.swissdigin.ch

Webseite unseres Partners PostFinance zur E-Rechnung:

www.postfi nance.ch/e-rechnung

Im Übrigen hilft Ihnen Ihr Rechnungsempfänger jederzeit gerne weiter.

Vermerk:

Wir verwenden aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Schreibform.

Wir bitten die Leserinnen hierfür um Verständnis.

Impressum

Herausgeber: Eidgenössische Finanzverwaltung EFV, F+RW Erstellungsdatum: Januar 2012

Kontakt: accounting@efv.admin.ch.

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