E-VERSICHERUNG
E-Versicherung ermöglicht den papier- und zeitsparenden Online-Versand vollstrukturierter, d. h. maschinenles- barer Deckungsanfragen und Kfz-Schadenmeldungen sowie Folgekorrespondenzen an die teilnehmenden Rechts- schutzversicherungen und Kfz-Haftpflichtversicherungen. RA-MICRO arbeitet dabei mit den von den Versicherun- gen beauftragten Dienstleistern e.Consult – für Rechtsschutz – und drebis – für Rechtsschutz und Kfz-Haftpflicht- versicherung – zusammen. Damit E-Versicherung eine Versicherung erkennen kann, muss es sich entweder um eine in RA‑MICRO mitgelieferte Versicherung aus dem Adressbereich 89xxx oder um eine selbst angelegte Adresse handeln, bei der im Bereich Adressnotiz die BaFin‑Nr. der Versicherung in der Schreibweise BaFin: xxxx gespei- chert ist. E-Versicherung verfügt zudem bei selbstangelegten Adressen über eine Erkennungsautomatik. Die an der E-Versicherung teilnehmenden Versicherungen sind über den Link Teilnehmende Versicherer und im letzten Abschnitt dieses Handbuchs auf S. 6 einsehbar.
Abb. 1: E-Versicherung, Kfz-Schaden – Beispiel mit fehlenden Pflichteingaben
Zur Eingabeerleichterung werden beim Ausfüllen der Fragebögen bereits zur Akte erfasste Daten – wie Versiche- rungs- und Schadennummer etc. – automatisch eingelesen und auf die richtig formatierte Eingabe von Versiche- rungs- und Schadennummer hingewiesen. Die wesentlichen Fragen des Schadenfalls können dank „intelligenter Fragebögen“ beantwortet werden: E-Versicherung verfügt zur Vermeidung von Fehlern bei der Datenübernahme in den Dialog der zuständigen Versicherung über eine Benutzerführung – Pflichteingaben sind beim Ausfüllen des RA-MICRO Rechtsschutz- bzw. Kfz-Haftpflicht Formulars mit dem Symbol gekennzeichnet. Solange hier keine oder eine falsche Eingabe vorgenommen wurde, ist ein Wechsel in das jeweilige Versicherungsportal über die Schaltfläche Start blockiert. So werden Rückfragen und damit Verzögerungen in der Bearbeitung vermindert. Auf Seiten der Versicherung kann dadurch im besten Fall eine automatisierte Prüfung ohne Sachbearbeiter erfolgen.
Für RA-MICRO Anwender ist E-Versicherung kostenlos und gehört zum Lieferumfang im Rahmen des Moduls E-Workflow. Eine gesonderte Lizenzierung ist nicht erforderlich.
Beim ersten Start der E-Versicherung bitten wir um Prüfung der Kanzleidaten für die E-Versicherungskommuni- kation. Eine Änderung oder Neuerfassung der Kanzleidaten ist auch später jederzeit in den Einstellungen von E-Versicherung über die Schaltfläche Schaltfläche möglich. Über übernimmt E-Versicherung bei der erstmaligen Nutzung automatisch alle erforderlichen Registrierungen bei den Versicherungsdienstleistern drebis und e.Consult und speichert deren Login-Daten automatisch zu der RA-MICRO Online (RMO) Registrierung der Kanzlei. Weitere Schritte – etwa eine zusätzliche Registrierung oder eine manuelle Verwaltung von Login-Daten
– sind nicht erforderlich. Falls bereits eine Registrierung bei drebis bzw. e.Consult erfolgt ist, können diese Daten alternativ zur automatischen Registrierung genutzt werden. Hierzu sind sie über die Einstellungen der E-Versi- cherung in den Erweiterten Einstellungen einzugeben. E-Versicherung wird dann für den Versand und Empfang diese alternativen Kundendaten verwenden. Der Empfang erfolgt weiterhin zusätzlich auch für eine vorhandene automatische Registrierung.
Abb. 2: Hinweise zur E-Versicherung
Nach Prüfung/Änderung der Kanzleidaten wird eine Wussten-Sie-Schon-Meldung aufgerufen, welche in kurzer Form über die Vorteile und Nutzung von E-Versicherung informiert.
a) Rechtsschutz
Die meisten Versicherungen benötigen bei vollstrukturierten Deckungsanfragen eine Bearbeitung von höchstens 2 Arbeitstagen und verzichten in der Regel auf Nachfragen. Wenn die Versicherung ausnahmsweise Dateianlagen wünscht, ist ein nachträglicher Versand über Folgekorrespondenz möglich. Siehe hierzu auch auf S. 3.
Abb. 3: Rechtsschutz: Erst-Deckungsanfrage (rechts: gestarteter VS-Dialog)
Im Rechtsschutz Fenster genügt die Eingabe oder Auswahl einer Aktennummer. Zwischen mehreren Mandantin- nen/Mandanten kann im Feld Mandant gewählt werden. Die Auswahl weiterer Mandantinnen/Mandanten ist mög- lich. Im Mandanten-Rechtsschutzbetreff muss eine an der E-Versicherung teilnehmende Rechtsschutzversiche- rung zur Akte gespeichert sein. Eine in der ersten Zeile des Rechtsschutzbetreffs zur RA-MICRO Akte gespeicherte Versicherungsscheinnummer wird automatisch für den Rechtsschutz übernommen. Für eine Übernahme der Scha-
Anfrageart
Bestimmte Versicherungen unterstützen neben der vollstrukturierten Erst-Deckungsanfrage und einer Deckungs- erweiterung auch eine vollstrukturierte Folgekorrespondenz. Ihr Inhalt ergibt sich aus dem Beantworten von Fragen in einem vollstrukturierten Versicherungsdialog, verbunden mit der Möglichkeit, bei Bedarf gewünschte Dateianlagen an den Versicherungsdialog zu übergeben.
Anlagen
Soweit Dateien hinzugefügt werden sollen, kann dies über aus der E-Akte bzw. über aus dem Dateisystem erfolgen. Das gleichzeitige Einfügen mehrerer Dateien wird unterstützt.
Das Beifügen von Dateianlagen bei der vollstrukturierten Deckungsanfrage stellt systembedingt eine Ausnahme dar und ist im Regelfall nicht erforderlich.
Nach dem Start des Versicherungsdialogs müssen weitere Fragen zum Sachverhalt beantwortet und entspre- chende Eingabefelder ausgefüllt werden. Diese sind abhängig von der jeweiligen Versicherung und der jeweiligen Anfrageart. Mit dem Versand der Schadenmeldung wird automatisch eine Abschrift der Deckungsanfrage in die E-Akte gespeichert. Eine Übermittlungsbestätigung erfolgt an das Eingangsfach 00 Allgemein des Posteingangs.
Die Antwort der Versicherung – Deckungszu- oder absage, Anfordern von weiteren Unterlagen – erfolgt ebenfalls in den Posteingang, wenn die Versicherung elektronisch antwortet. Andernfalls erfolgt die Antwort per E-Mail, Telefax oder Briefpost.
Im Posteingang kann voreingestellt sein, dass einer Aktennummer zugeordnete Versicherungsnachrichten automatisch an einen zentralen, benutzerbezogenen oder Aktensachbearbeiter-Postkorb übermittelt werden, ohne im Posteingang angezeigt zu werden. Der Vorteil besteht darin, dass die Versicherungsnachricht sofort zur weiteren Bearbeitung im Postkorb des für die Akte zuständigen Sachbearbeiters vorliegt, ohne sie im Posteingang erst manuell einem bestimmten Postkorb zuzuordnen. Dabei prüft RA-MICRO alle 7 - 10 Minuten automatisch im Hintergrund auf eingehende Nachrichten (Übermittlungs-Bestätigungen und Antworten der Versicherungen) und ruft diese dann in den Posteingang bzw. Postkorb ab. Hierzu muss der Dienst Kanzlei E-Mail Receiver im RA-MICRO Dienste Starter des Moduls Kanzlei auf einem Arbeitsplatz aktiv sein.
Werden vollstrukturierte Deckungsanfragen von der Versicherung nicht unterstützt, kann der Versand der De- ckungsanfrage per E-Brief erfolgen. Hierbei werden die formellen Falldaten (Aktennummer, Aktenkurzbezeich- nung, Versicherung, Versicherungsschein-Nr., optional Schaden-Nr., Mandantenstammdaten) ebenfalls struktu- riert übertragen, die Sachverhaltsdarstellung ergibt sich jedoch aus den als Anlage beigefügten Dokumenten.
Versicherungskommunikation mit dem ADAC
Die Nutzung der vollstrukturierten Versicherungskommunikation mit der ADAC-Rechtsschutz Versicherungs-AG erfordert eine ADAC Partner-ID. Diese ist in den Erweiterten Einstellungen des RA-MICRO Online Kontos im Be- reich E-Versicherung zu ADAC-Partner-ID zu speichern, s. S. 5.
Abrechnung mit der Rechtsschutzversicherung und der Mandantschaft
Zur Abrechnung mit der Rechtsschutzversicherung mit Rechnung RVG ist eine Gebührenrechnung mit aktivierter Option Rechnungsausgleich durch RSV – ggf. unter Angabe einer Selbstbeteiligung – an die Mandantschaft zu richten. Die Rechnung muss dabei mit Rechnungsnummer erfasst werden.
Abb. 4: Medienbruchfreier Versand der Gebührenrechnung per E-Brief,
hervorgehoben: direkte elektronische Übermittlung an die Rechtsschutzversicherung aktiv
Über die Schaltfläche wird im letzten Schritt der Gebührenrechnung ein E-Brief an die Rechtsschutzversi- cherung und die Mandantin mit der Rechnung als Dateianhang im PDF-Format aufgerufen. Die Versicherungs- scheinnummer wird automatisch aus der ersten Betreffzeile, die Schadennummer aus der zweiten Betreffzeile des gespeicherten Rechtsschutzbetreffs ausgelesen und als Aktenzeichen des Empfängers eingefügt. Beim Ver- sand an die ADAC-Rechtsschutz Versicherungs-AG ist ein Verfahrensstand im E-Brief zu wählen.
Der elektronische Versand von Gebührenrechnungen muss zwingend per E-Brief aus dem RA-MICRO Modul Ge- bühren erfolgen, da nur dann der Rechnungsinhalt automatisch maschinenlesbar über eine gesonderte Versiche- rungsschnittstelle an die Rechtsschutzversicherung übertragen wird. An die Mandantschaft wird die Rechnung über den E-Brief wie bei einer gewöhnlichen Mail per Mailserver aus dem RA-MICRO Postausgang versandt. Die Begleichung der Kostennote durch die Rechtsschutzversicherung erfolgt in der Regel innerhalb von 6 Tagen. Auf die Überweisung der Zahlung einer mit der Rechtsschutzversicherung vereinbarten Selbstbeteiligung wird in der Rechnung hingewiesen.
b) Kfz-Schaden
Unter E-Workflow, E-Versicherung steht die Kfz-Haftpflicht Schnittstelle zu drebis zur Verfügung. Mit der Schnitt- stelle kann die Verkehrsunfall-Schadensregulierung von der Schadenmeldung bis hin zu weiteren Folgekorres- pondenzen elektronisch an die Haftpflichtversicherung übermittelt werden. So werden Rückfragen und damit Verzögerungen in der Bearbeitung vermindert. Siehe hierzu auch auf S. 1. Nachrichten der Versicherungen wer- den wie auch beim Rechtsschutz automatisch in den RA-MICRO Posteingang oder in den RA-MICRO Postkorb gespeichert, s. S. 3.
Abb. 5: Schadenanzeige mit Kfz-Schaden (rechts: gestarteter VS-Dialog)
Unter Kfz-Schaden genügt die Eingabe oder Auswahl einer Aktennummer. Die erforderlichen Aktenstammdaten inklusive der Kfz-Haftpflichtversicherung werden – falls bekannt – aus der Akte ausgelesen. Zwischen mehreren Mandanten kann im Feld Mandant/en gewählt werden. Dies gilt auch für die gegnerische Partei.
Anfrageart
Die Schadenmeldung selbst erfolgt vollstrukturiert in einem Versicherungs-Dialog. Wurde bereits eine Schaden- meldung zur Akte vorgenommen, weist eine Meldung darauf hin und die Folgekorrespondenz kann gewählt wer- den.
Gegnerisches Kfz-Kennzeichen
Die Angabe des gegnerischen Kfz-Kennzeichens dient zur Übermittlung der gegnerischen Haftpflichtversicherung über den Zentralruf der Autoversicherer. Ist das Kfz-Kennzeichen bekannt und in Betreffzeile 3 des gegnerischen Haftpflichtbetreffs gespeichert, wird es automatisch nach Eingabe der Aktennummer eingelesen.
Schadenort/Polizeilich aufgenommen
Hier ist der Schadenort einzutragen und anzugeben, ob der Unfall durch die Polizei aufgenommen wurde. Erfolgt keine Angabe in diesen Pflichtfeldern, kann der VS-Dialog nicht gestartet werden.
Gegnerische Haftpflichtversicherung
Eine als Unterbeteiligte zum Gegner oder als Gegner gespeicherte Kfz-Haftpflichtversicherung wird automatisch eingelesen. Liegt die Versicherung nicht vor, wird sie von drebis anhand des Kfz-Kennzeichens ermittelt (s. o.).
Hierzu ist die Kennung der Kanzlei für den Zentralruf in den Erweiterten Einstellungen der E-Versicherung zu erfassen.
Auswahl
Je nach Vorliegen von Schadendaten wirkt die Auswahl Schadentag u. Vers.-Schein-Nr. oder Schadennummer verpflichtend. Anschließend erwartet RA-MICRO in den gewählten Feldern eine Eingabe, z. B. für den Schadentag und die Versicherungsnummer oder stattdessen für die Schadennummer.
Schadentag/Versicherungsscheinnummer
Der Schadentag kann direkt bzw. über die Datumsauswahl eingetragen werden. Um die Versicherungsschein- nummer automatisch aus der Akte zu übernehmen, muss diese in der ersten Betreffzeile der zum Gegner gespei- cherten Kfz-Haftpflichtversicherung eingetragen sein.
Schadennummer
Damit die Schadennummer automatisch aus der Akte übernommen wird, ist die Schadennummer in der zweiten Betreffzeile der zum Gegner gespeicherten Kfz-Haftpflichtversicherung zu erfassen.
Anlagen
Soweit Dateien dem Versicherungsdialog hinzugefügt werden sollen, kann dies über aus der E-Akte bzw. über aus dem Dateisystem erfolgen. Mehrere Dateien können gleichzeitig eingefügt werden.
Nach dem Start des Kfz-Schadens werden die Stammdaten aus dem linken Bereich in den Dialog des Versiche- rungsportals übertragen. Anschließend werden weitere Fragen zum Sachverhalt beantwortet und entsprechende Eingabefelder ausgefüllt. Diese sind abhängig von der jeweiligen Versicherung und der jeweiligen Risikoart. Mit dem Versand der Schadenmeldung wird eine Abschrift automatisch in die E-Akte gespeichert. Der Versand wird bestätigt und eine Übermittlungsbestätigung erfolgt wie auch beim Rechtsschutz automatisch an den RA-MICRO Posteingang oder den im Posteingang voreingestellten RA-MICRO Postkorb, s. S. 3.
c) Erweiterte Einstellungen
Die Erweiterten Einstellungen des RMO-Kontos stehen über die Einstellungen zur Verfügung, welche über die Schaltfläche erreichbar sind:
Alternative Zugangsdaten drebis/e.Consult
Falls bereits eine Registrierung bei drebis bzw. e.Consult erfolgt ist, können diese Daten alternativ zur automati- schen Registrierung genutzt werden. Hierzu sind hier die Registrierungsdaten einzugeben. Die gesamte Versiche- rungskommunikation erfolgt dann über diese alternativen Zugangsdaten. Der Empfang erfolgt weiterhin zusätz- lich auch für eine vorhandene automatische Registrierung.
Benachrichtigung für Ergebnisse von drebis/e.Consult
Hier kann festgelegt werden, ob die Kanzlei – elektronisch oder per Briefpost – über Ergebnisse der Versiche- rungsdienstleister informiert wird. Elektronisch erfolgt die Benachrichtigung automatisch im Posteingang bzw. im Postkorb des zuständigen Kanzleimitarbeiters.
Auswahl des Versicherungsdienstleisters bei bestimmten Versicherungen
Wenn Rechtsschutzversicherungen sowohl über drebis als auch über e.Consult erreichbar sind, verwendet die E-Versicherung automatisch den Versicherungsdienstleister, der für den Kunden die bessere Leistung bietet. Es kann bei diesen Versicherungen aber auch gesondert eingestellt werden, dass der Versand ausschließlich über drebis oder über e.Consult erfolgt.
ADAC Partner ID
Die hier zu erfassende ID ist zur Nutzung der vollstrukturierten Versicherungskommunikation mit der ADAC- Rechtsschutz Versicherungs-AG erforderlich. In der Rechtsschutz Anwendung wird dann im Versicherungsdialog automatisch das ADAC-Formular angezeigt.
d) Teilnehmende Versicherungen (Stand 19.09.2019)*
Rechtsschutz
ADAC-Rechtsschutz Versicherungs-AG Advocard Rechtsschutzversicherung AG Allianz Versicherungs-AG (Berlin) Allianz Versicherungs-AG (München) ARAG SE
AUXILIA Rechtsschutz-Versicherungs-AG Badische Rechtsschutzversicherung AG Badischer Gemeinde-Versicherungs-Verband Barmenia Allgemeine Versicherungs-AG Bayerische Beamten Versicherung AG
Bayerische Hausbesitzer Versicherungs-Gesellschaft a.G.
Chartis Europe S.A.
Concordia Rechtsschutz-Versicherungs-AG Continentale Sachversicherung AG
D.A.S. Deutscher Automobil Schutz Allgemeine Rechtsschutz-Versiche- rungs-AG
Debeka Allgemeine Versicherung AG
DEURAG Deutsche Rechtsschutz-Versicherung AG DEVK Rechtsschutz-Versicherungs-AG
DMB Rechtsschutz-Versicherung AG ERGO Versicherung AG
Generali Versicherung AG Janitos Versicherung AG
Landesschadenhilfe Versicherung VaG HDI Versicherung AG
HUK24 AG
HUK-COBURG-Allgemeine Versicherung AG HUK-COBURG-Rechtsschutzversicherung AG
Itzehoer Versicherung/Brandgilde von 1691 Versicherungsverein a.G.
LVM Landwirtschaftlicher Versicherungsverein Münster a.G.
LVM Rechtsschutz-Service GmbH
Mecklenburgische Versicherungs-Gesellschaft a.G.
Neue Rechtsschutz-Versicherungsgesellschaft AG ÖRAG Rechtsschutz-Versicherungs-AG
Provinzial Nord Brandkasse AG R+V Allgemeine AG
ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG VGH Landschaftliche Brandkasse Hannover WGV Rechtsschutz-Schadenservice GmbH Württembergische Versicherung AG Zürich Beteiligungs-AG (Deutschland)
Kfz-Schaden Haftpflicht
AachenMünchener Versicherung AG ADAC Autoversicherung AG ADLER Versicherung AG Allianz Versicherungs-AG AllSecur Deutschland AG
ALTE LEIPZIGER Versicherung AG ARAG Allgemeine Versicherungs-AG AXA Versicherung AG
Badische Allgemeine Versicherung AG Badischer Gemeinde-Versicherungs-Verband Barmenia Allgemeine Versicherungs-AG Basler Securitas Versicherungs-AG
Basler Versicherungs-Gesellschaft, Basel, Direktion für Deutschland Bayerische Beamten Versicherung AG
Bayerischer Versicherungsverband Versicherungsaktiengesellschaft BRUDERHILFE Sachversicherung AG im Raum der Kirchen Chartis Europe S.A.
Concordia Versicherungs-Gesellschaft auf Gegenseitigkeit Condor Allgemeine Versicherungs-AG
Continentale Sachversicherung AG COSMOS Versicherung AG
DA – Deutsche Allgemeine Versicherung AG DBV Deutsche Beamten-Versicherung AG Debeka Allgemeine Versicherung AG DEVK Fast lane
ERGO Versicherung AG
Fahrlehrerversicherung Verein auf Gegenseitigkeit Feuersozietät Berlin Brandenburg
GARANTA Versicherungs-AG
GEGENSEITIGKEIT Versicherung Oldenburg Generali Versicherung AG
Gothaer Allgemeine Versicherung AG GVV-Kommunalversicherung VVaG GVV-Privatversicherung AG
Haftpflichtgemeinschaft Dt. Nahverkehrs- u.
Versorgungsuntern. Allg. VVaG Hannoversche Direktversicherung AG HanseMerkur Allgemeine Versicherung AG HDI Global SE
HDI Versicherung AG
Helvetia Schweizerische Versicherungsgesellschaft AG HUK 24 AG
HUK-COBURG Haftpflicht-Unterstützungs-Kasse kraftfahrender Beamter a.G.
HUK-COBURG-Allgemeine Versicherung AG Itzehoer Versicherung/Brandgilde von 1691 VVaG KRAVAG-ALLGEMEINE Versicherungs-AG KRAVAG-LOGISTIC Versicherungs-AG
KRAVAG-SACH Versicherung des Deutschen Kraftverkehrs VaG Landesschadenhilfe Versicherung VaG
Lippische Landes-Brandversicherungsanstalt
LVM Landwirtschaftlicher Versicherungsverein Münster a.G.
Mannheimer Versicherung AG
Mecklenburgische Versicherungs-Gesellschaft a.G.
MÜNCHENER VEREIN Allgemeine Versicherungs-AG NÜRNBERGER Allgemeine Versicherungs-AG NÜRNBERGER Beamten Allgemeine Versicherungs-AG Öffentliche Feuerversicherung Sachsen-Anhalt Öffentliche Versicherung Braunschweig Öffentliche Versicherungen Oldenburg OVAG – Ostdeutsche Versicherung AG Provinzial Nord Brandkasse AG Provinzial Rheinland Versicherung AG R+V Allgemeine Versicherung AG R+V Direktversicherung AG RheinLand Versicherungs AG SAARLAND Feuerversicherung AG Signal Iduna Allgemeine Versicherung AG Signal Iduna Unfallversicherung a.G.
Sparkassen DirektVersicherung AG SV SparkassenVersicherung Holding AG
United Services Automobile Association Direktion für Deutschland UniVersa Allgemeine Versicherung AG
Versicherungskammer Bayern Versicherungsanstalt des öffentlichen Rechts
Verti Versicherung AG
VGH Landschaftliche Brandkasse Hannover VHV Allgemeine Versicherung AG
VHV Vereinigte Hannoversche Versicherung a.G.
VOLKSWOHL-BUND Sachversicherung AG Westfälische Provinzial Versicherung AG WGV-Versicherung AG
Württembergische Gemeinde-Versicherung a.G.
Württembergische Versicherung AG WWK Allgemeine Versicherung AG Zürich Beteiligungs-AG (Deutschland)
* Die Versicherungsliste steht in tagesaktueller Version als Link in der RA-MICRO E-Versicherung zur Verfügung.
