Gewerbe-Treuhand AG, Eichwaldstrasse 13, 6002 Luzern, Telefon 041 319 92 92, Fax 041 319 92 93 www.gewerbe-treuhand.ch, zertifiziertes Qualitätssystem BVC SN ISO 9001:2015
Abacus - Die wichtigsten Neue- rungen der Version 2021
Anleitung für Kunden
Bei Fragen zur Abacus Business Software bei der Gewerbe-Treuhand kontaktieren Sie Ihre Ansprechperson oder das Fachteam Abacus.
abacus@gewerbe-treuhand.ch Telefon 041 319 92 92
Inhalt
1. Weshalb eine neue Version? ... 2
2. Technische und allgemeine Neuerungen ... 3
3. Die wichtigsten Neuerungen der Finanzbuchhaltung ... 4
4. Die wichtigsten Neuerungen der Lohnbuchhaltung ... 5
5. Die wichtigsten Neuerungen der Kreditorenbuchhaltung ... 7
6. Die wichtigsten Neuerungen der Debitorenbuchhaltung ... 8
7. Die wichtigsten Neuerungen rund um mobile Apps und Tools ... 9
1. Weshalb eine neue Version?
Die Abacus Research AG stellt allen Lizenznehmern jährlich eine neue Programmversion zur Verfügung. Diese beinhaltet Neuentwicklungen und Verbesserungen im Technik- sowie im Anwender-Bereich. Für die Gewerbe-Treuhand als Installationsbetreiber ist es unerläss- lich, regelmässig die Installation zu aktualisieren. Sämtliche AbaWeb-Kunden profitieren auf diese Weise ebenfalls von den Systemupdates.
Gerne informieren wir Sie als Anwender nachfolgend über die relevanten Neuerungen.
Der offizielle, umfassende Beschrieb der Abacus Research AG über die wichtigsten Neue- rungen ist hier abrufbar: Neuerungen in den Versionen - Abacus Research AG
2. Technische und allgemeine Neuerungen 2.1 Systemanforderungen Version 2021
Die Systemvoraussetzungen der Version 2021 sind:
• Microsoft: Windows 10 Home, Pro & Enterprise-Version
• Apple: MacOS Catalina-Version 10.15.x
• AbaClient: Version 2.3.730
Zum Starten benötigt Abacus die lokal installierte Applikation AbaClient. Wir empfehlen, diese stets auf dem aktuellsten Stand zu halten und die angezeigten Updates auszuführen.
Welche Version bei Ihnen installiert ist, sehen Sie in den AbaClient Settings
→ Abacus kann nach dem Update ab dem 1. November 2021 nur noch mit dem AbaClient ab Version 2.3 gestartet werden.
2.2 Passwörter selbst verwalten
AbaWeb- und MyAbacus-Benutzer haben künftig die Möglichkeit, Passwörter selbst zurück- zusetzten. Klicken Sie dafür in der Anmeldemaske unten links auf "Passwort vergessen?"
und geben Sie Ihren Benutzernamen ein. Es folg eine E-Mail in den Posteingang des bei uns hinterlegten Mailempfängers. Klicken Sie auf den erhaltenen Link (dieser ist nur 15 Mi- nuten gültig) und bestimmen Sie Ihr neues Passwort.
2.3 Trennung Strasse / Hausnummer in den Adresszeilen
Diese Adressinformationen für Strasse und Nr. werden neu in zwei getrennten Feldern ge- führt. Bestehende Daten werden im Rahmen des Updates angepasst. Wenn Dateien über eine Schnittstelle importiert werden (z. B. im xml-Format via AbaConnect) müssen Strasse und Hausnummer neu ebenfalls getrennt werden, spätestens aber bis zum Sommer 2022.
Wir bitten die davon betroffenen Kunden, allfällige Anpassungen an der Schnittstelle i hres Auftragsbearbeitungssystems zu veranlassen beziehungsweise sich mit unserem Fachteam Abacus dafür vorgängig in Verbindung zu setzen.
3. Die wichtigsten Neuerungen der Finanzbuchhaltung 3.1 Kryptowährungen
Neu können neben den gewöhnlichen Fremdwährungen auch Kryptowährungen wie Bitcoin und Ether, aber auch eigene geführt und gebucht werden. In den Auswertungen werden die Kryptowährungen jeweils in der Krypto- als auch der Leitwährung des Mandanten ausgege- ben. Bei Interesse an dieser neuen Funktion nehmen Sie für die Implementierung mit uns Kontakt auf.
3.2 Zusatzjournale
Das Zusatzjournal wird im Programm 11 Buchen sowie in den Auswertungsprogrammen nur noch gezeigt, wenn dieses in den Vorjahren genutzt wurde. Die Anzahl der Zusatzjournale wurde auf vier erhöht. So lassen sich individuellere Auswertungen für stille Reserven, Rech- nungslegung und Steuerabschlüsse etc. generieren.
3.3 Mehrwertsteuer
Im Bereich der Mehrwertsteuer wird der gesamte Prozess optimiert. Es gibt neu einen Assis- tenten, mit welchem die einzelnen Arbeitsschritte der MWST-Abrechnung bis zur Online-Ein- reichung durchgeführt werden. Die Programme 532, 533 und 539 wurden zusammengefasst.
Für die Anwender ist dadurch das Öffnen zahlreicher Programme nicht mehr nötig und sie
werden zielgerichtet durch den MWST-Abrechnungsprozess geführt. Sogar die Umbuchun- gen von Vorsteuer und Umsatzsteuer als auch eine allfällige Ausbuchung von Differenzen ist darin enthalten. Damit diese Buchungen vom System vorgenommen werden können muss vorgängig die Definition in den Applikationseinstellungen hinterlegt werden.
Für diese Definition und für die Unterstützung bei der ersten Anwendung, kontaktieren Kun- den, welche die MWST-Abrechnung selber erstellen, bitte ihr Treuhandberatungsteam.
4. Die wichtigsten Neuerungen der Lohnbuchhaltung 4.1 Navigation / Stichdatum
In der Navigation erscheint neu das Stichdatum als übergeordnete Zeitachsensteuerung.
Dieses Datum bzw. dieser Monat steuern die untergeordneten Zeitachsen. Es werden also die per diesem Datum gültigen Zeitachsen der verschiedenen Objekte wie Personaldaten- zeitachse, Lohndatenzeitachse, Quellensteuerzeitachse usw. angezeigt. Mit dem Schlöss- chen-Button kann das Stichdatum fixiert werden. Alle anderen Zeitachsen reagieren darauf.
4.2 Zeitachse allgemein
Neu wird die Zeitachse in (fast) jeder Lasche direkt angezeigt und immer eingeblendet. So- mit ist sich der Benutzer immer im Klaren, auf welcher Zeitachse er die Daten an passt und Fehler können vermieden werden.
Neu gibt es die Funktion "Zeitachse Vorwärtskopieren" (aktuell vorerst nur bei den Lohnda- ten und der Quellensteuer). Wird auf der Quellensteuer eine neue Zeitachse erstellt, so wird in den anderen Bereichen im Personalstamm keine Zeitachse mehr angelegt. Dadurch steht neu die Funktion "Vorwärtskopieren" zur Verfügung. Diese kann mit einem Klick auf den But- ton "Pfeil nach rechts" aktiviert werden. Es werden nur die Änderungen vorwärts kopiert.
Eine neue Lasche "Zeitachsen" gibt auf einen Blick Auskunft über die vorhandenen Zeitach- sen des ausgewählten Bereichs:
4.3 Personalstamm
Die Seite Personal wurde in zwei Bereiche aufgeteilt. Unter Personal werden die Informatio- nen zu den persönlichen Verhältnissen der Mitarbeitenden verwaltet, unter Arbeitsverhältnis die vertragsbezogenen Daten.
Diverse Felder und präzisere Informationen wurden in Zusammenhang mit ELM 5.0 einge- führt, diese sind insbesondere bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden relevant : Bei den Personalien stehen die neuen Felder "Halbfamilie" und "Konkubinat" mit entspre- chenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
Unter Versicherungseinstellungen wurden alle Steuerungen zu den Privat- und Sozialversi- cherungen zusammengefasst und nach Themen gegliedert.
Folgende Felder wurden neu bei der Quellensteuer eingefügt und werden für die Grenzgän- ger Meldung Ende Jahr benötigt: Grenzgänger seit, Geburtsort (Nicht Heimatort), Steueri- dentifikationsnummer
→ Tipp 1: Überprüfen und aktualisieren Sie insbesondere die Stammdaten Ihrer quellensteu- erpflichtigen Mitarbeitenden regelmässig, mindestens jedoch zu Jahresbeginn.
→ Tipp 2: Für eine automatische Ermittlung des QST-Tarifcodes wurde beim "QST-Code"
die Funktion "QST-Tarifcode ermitteln" eingebaut.
4.4 Funktion Mitarbeiter überprüfen
Das Validierungssystem respektive Plausibilisierungssystem bezüglich der Quellensteuer wurde mit der Funktion "Mitarbeiter überprüfen" verbessert. Neu kann ausgewählt werden,
welcher Monat überprüft werden soll. Für fehlende oder nicht korrekt hinterlegte Daten be- züglich dem hinterlegten Tarifcode werden Warnmeldungen generiert. Ebenfalls werden in der Validierung die Informationen "Wohnkanton", "Arbeitskanton", "QST -Kanton" und
"Grenzgänger" aufgezeigt.
→ Tipp: Wir empfehlen die Funktion Mitarbeiter überprüfen bei jeder Neuerfassung und Mu- tation zu verwenden.
4.5 Programm 431 Unternehmenseinstellungen
Die Unternehmensinformationen für die Lohnbuchhaltung wurden komplett neu entwickelt : Die Unternehmenseinstellungen sind neu von den Stammdaten und Versicherungen ge- trennt.
• Die Versicherungen werden neu im Programm 432 Versicherungsstamm erfasst.
• Die Zahlstellen werden neu über das Programm 4351 Zahlstellen gestartet und nicht mehr über das Programm 4441.
• Die nationalen Daten werden neu über das Programm 441 Nationale Daten gestartet und nicht mehr über das Programm 43.
• Die Firmenstammfelder werden neu über das Programm 444 Firmenstammfelder ge- startet und nicht mehr über das Programm 441.
4.6 Quellensteuer
Im Zug der Realisierung des neusten Schweizer Lohnstandards ELM 5.0 Richtlinien wurden im Bereich der Quellensteuern einige Anpassungen gemacht. Die meisten in den obigen Ka- piteln beschriebenen Änderungen stehen in diesem Zusammenhang.
Neu kann mit der Auswertung "Quellensteuerbestätigung Arbeitnehmer" ein Beleg für die Mitarbeitenden generiert werden.
Bei Fragen rund um die Quellensteuer stehen unsere Fachpersonen zur Verfügung.
5. Die wichtigsten Neuerungen der Kreditorenbuchhaltung 5.1 Document Viewer
Für Anwender, welche mit AbaScan arbeiten gibt es im Programm 11 Fakturen erfassen/kor- rigieren neu einen Dokument-Viewer. Damit können in einem separaten Fenster alle Dossie- reinträge zu einem bestimmten Beleg anzeigt werden. Zudem werden beim Wechsel eines Belegs die Dokumente aus dem entsprechenden Dossier automatisch im Viewer angezeigt.
Das Fenster kann frei auf dem Bildschirm platziert werden, idealerweise neben dem Pro- gramm 11.
5.2 Daueraufträge
Neu besteht die Möglichkeit einen Dauerauftrag für wiederkehrende Rechnun gen zu erfas- sen, beispielsweise für die Miete, Telefonie oder Leasing. Die Buchungen können zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch generiert werden. Ebenfalls können die Verträge gespei- chert und eine Übersicht über die generierten Belege angezeigt werden.
Ein Dauerauftrag kann entweder im Programm 11 Fakturen erfassen/bearbeiten erstellt wer- den oder aus dem neuen Programm 171 Daueraufträge, wo auch die Stammdaten ersicht- lich sind.
Sobald die Funktion ausgewählt wurde, wird ein Assistent geöffnet, der durch die Einstellun- gen des Auftrags führt. Gerne sind wir bei der Anwendung behilflich oder beantworten Ihre Fragen.
6. Die wichtigsten Neuerungen der Debitorenbuchhaltung
Für die Debitorenbuchhaltung hält die Version 2021 kaum nennenswerte Neuerungen bereit.
Gerne platzieren wir an dieser Stelle aus aktuellem Anlass einen Tipp:
6.1 QR-Einzahlungsscheine drucken als Beilage zur Rechnung
Die Tage der roten und orangen Einzahlungsscheine sind gezählt, bis zum 30. September 2022 müssen diese spätestens durch den neuen QR-Einzahlungsschein ersetzt werden.
Anwender, welche ihre Kundenrechnung in einem Drittsystem ohne QR-Option oder aus den Office-Programmen erstellen, haben die Möglichkeit, in der Abacus Debitorenbuchhaltung den Beleg buchhalterisch zu erfassen und anschliessend ein Beilageblatt mit dem QR- Einzahlungsschein zu generieren und auszudrucken. Damit ist auch die anschliessende au- tomatische Verarbeitung der Zahlungseingänge möglich.
7. Die wichtigsten Neuerungen rund um mobile Apps und Tools
Auch die zahlreichen Tools und mobilen Applikationen von Abacus entwickeln sich laufend weiter. Diese zwei spannenden Anwendungsfälle sind nach wie vor aktuell:
7.1 Abacus Data Analyzer
Daten gehören zu den wichtigsten Vermögenswerten eines Unternehmens. Während den letzten zwei Jahrzenten ist die Bedeutung von Business Intelligence (kurz BI) im Unterneh- mensumfeld stetig gewachsen. Was vor einigen Jahren nur für Grossunternehmen und Kon- zerne interessant war, ist dank der Lösung des BI-Tools von Abacus, dem Data Analyzer, auch für KMU zunehmend spannend, sinnvoll und erschwinglich geworden. Bereits seit der Version 2020 stehen den Benutzerinnen und Benutzern vorgefertigte Dashboards, beispiels- weise für die Visualisierung der Finanzzahlen, zur Verfügung. Für weitere Auskünfte sind wir gerne da.
7.2 App AbaClik 3 für die Spesenerfassung
Viele Unternehmen erfassen ihre Belege noch von Hand. AbaClik 3 für iOS und Android schafft Abhilfe mit einer mobilen Erfassung. So werden beispielsweise Quittungen direkt mit dem Smartphone eingescannt, erfasst und verbucht. Die Belege werden in Echtzeit und ohne zusätzliche Schnittstelle mit der Abacus Business Software oder 21.AbaNinja synchro- nisiert. Die Belegerfassung wird somit in einen digitalen Spesenprozess überführt. In unse- ren Video auf Youtube zeigen wir wie es geht.
Autor/Datum: Fachteam Abacus der Gewerbe-Treuhand AG, 29.09.2021
