Was muss eine ERP-Software leisten?

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R A T G E B E R

Was muss eine ERP-Software leisten?

Wie Sie als mittelständisches Unternehmen Ihre Prozesse effizienter

gestalten und Wettbewerbsvorteile

sichern

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Vorwort

Heute ist eine Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Software das zen- trale Tool, mit dem Unternehmen ihre Geschäfte lenken. Entsprechend leistungsfähig muss ein ERP-System sein: Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass ihr ERP-System flexibel ist und sich von jedem Mitarbeiter einfach bedienen lässt.

Auf die folgenden Punkte sollten Unternehmen beim Kauf eines ERP-Systems achten – schließlich soll es auch in Jahren noch seinen vollen Nutzen entfalten und zur Effizienz und erfolgreichen Unterneh- menssteuerung beitragen.

Eine moderne ERP-Software muss sich flexibel an wirtschaftliche

und technologische Neuerungen anpassen.

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Die Anforderungen an ein ERP-System

Ein ERP-System ist die zentrale Lösung für Un- ternehmen aller Größen und macht viele andere Anwendungen überflüssig: von der Excel-Tabelle des Projektmanagements bis zur selbst program- mierten Lösung für das Controlling. Es bündelt Funktionen für viele Unternehmensbereiche in einer Lösung. Entsprechend hoch ist die Bedeu- tung eines ERP-Systems – es muss auch dann voll leistungsfähig bleiben und die nötigen Funktionen mitbringen, wenn es Veränderungen im Unterneh- men, z. B. hinsichtlich des Aktionsradius, gibt. Au- ßerdem soll jeder Nutzer die Erleichterung in seiner täglichen Arbeit spüren.

Über ein ERP-System steuern Unternehmer, Geschäftsführer oder Vorstände alle Abläufe in ihrem Unternehmen. Im ERP-System fließen alle Daten rund um das Unternehmen zusammen: Auf Knopfdruck lassen sich jederzeit umfassende und aktuelle Analysen und Reporte erstellen.

Eine ERP-Software hilft Unterneh- men, ihre Strukturen zu verbessern und Prozesse effizienter zu gestalten.

Technische Entwicklungen einbinden

Vor diesem Hintergrund sollten sich auch neue Technologien in ein ERP-System integrieren lassen.

So sollte der Anbieter einer ERP-Lösung den Unternehmen die Möglichkeit geben, künstliche

anspruchsvoller geworden: So muss ein ERP-Sys- tem unbedingt schnell und adäquat auf Mehrbe- stellungen oder neue Produktfunktionen reagieren können – im Idealfall automatisiert. Daraus resul- tiert ein guter Service für den Kunden. Dieser ist bislang immer noch ein positives Unterscheidungs- merkmal. In einigen Jahren wird sich aber das Ser- vice-Level derart erhöht haben, dass Leistungen wie diese selbstverständlichen sein werden. Insofern gilt: Wer hier schnell agiert und Kundenwünsche erfüllt, kann sich jetzt Wettbewerbsvorteile sichern.

Mit ERP-Software von Sage sind Unternehmen auf alle Situationen vorbereitet – ganz egal, ob es sich bei dem implementierten System um eine traditio- nelle Desktop-Anwendung, ein Hybridmodell oder einen nativen Cloud-Service handelt.

Flexibilität der Leistung

Eine ERP-Lösung bietet für jeden Unternehmensbe- reich integrierte Anwendungen, die Unternehmen sich einfach nach Bedarf zusammenstellen können und die sich auch an sich verändernde Rahmenbe- dingungen anpassen lassen.

Sage ERP-Lösungen können auch gemietet werden.

Dadurch bleiben die Anschaffungskosten gering.

Jede ERP-Software sollte Module für die nachfol- gend aufgeführten Unternehmensbereiche bieten.

Erst dann bleibt ein Unternehmen in jeder Situation handlungsfähig.

Sage zählt zusammen mit SAP zu

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Einkauf & Lager für effizientes Einkaufsmanage- ment, einfache Lieferantenvergleiche und automa- tisierte Disposition. Hier sollte eine mobile Date- nerfassung (MDE) möglich sein. In der Produktion liefert die mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) eine Übersicht der laufenden Arbeitsgänge pro Auftrag und pro Mitarbeiter auf dem Tablet und auf dem PC – mit Echtzeitstatus und prozentualem Fortschritt. Das System meldet, wenn Produkte fertig sind.

Verkauf & Abrechnung für detaillierte Angebote und Aufträge, automatisierten Zahlungsabgleich und aktuelle Umsatzstatistiken zu Kunden, Artikeln, Warengruppen oder Filialen.

Online-Handel für personalisierte Webshops, Anbindung von Marktplätzen und Integration von Versanddienstleistern.

Kasse & Point of Sale für schnelles Erfassen von Kassiervorgängen, Verbuchung von Kassenbelegen, Entnahmen und die Bezahlung von Rechnungen im Rechnungswesen.

Buchhaltung & Controlling für optimalen Überblick durch Reportings, einfache Buchungen und Zahlun- gen sowie automatisiertes Mahnwesen.

Produktion für flexible Anpassung an Änderungen, automatische Bestellungen, Kostensimulation und Kontrolle über Prozesse und Ressourcen.

Die zentrale Datenverwaltung einer ERP-Software vereinfacht nicht nur den Online-Handel oder die Produk- tion, sondern vernetzt auch Waren- wirtschaft, Finanzbuchhaltung, Logistik sowie Onlineshops und Marktplätze miteinander.

Projektmanagement für eine übersichtliche Planung mit abteilungsübergreifenden Workflows sowie integrierte Dokumentations- und Con- trolling-Funktionen.

Service & Support für schnelle und termingerechte Bearbeitung von Kundenanfragen, Übersicht über die Auslastung – auch standortübergreifend.

Personal & Lohn für vereinfachte Personalarbeit, beschleunigte Abstimmungs- und Genehmigungs- prozesse und Lohnabrechnung in Rekordzeit.

DMS & Archiv für automatische Ablage und schnel- les Finden von Dokumenten – jederzeit und überall.

Marketing & Vertrieb für professionelles Kam- pagnenmanagement, besseren Kundendienst, Überblick und Umsatzprognosen auf Knopfdruck.

xRM (umfassendes Beziehungsmanagement) für übergreifendes Kontakt- und Leadmanagement.

Übersicht gängiger

Module

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Natürlich ist es wunderbar, alle Daten über eine Software verfügbar zu haben und Prozesse mit ihr flexibel zu gestalten. Aber ein wesentlicher Erfolgs- faktor einer ERP-Software ist die Akzeptanz der Nutzer: Sie sollen Vorteile direkt spüren und sich auf den Benutzeroberflächen schnell zurechtfinden.

Schließlich müssen Sie die ERP-Software täglich nutzen, damit sich Effizienzvorteile voll entfalten können.

Führungskräfte wollen gut visualisierte Auswertun- gen automatisiert erhalten, auf Abweichungen im Tagesgeschäft umgehend von der Software hinge- wiesen werden oder sich aktuelle Übersichten mit wenigen Klicks selbst erstellen können. Mitarbeiter wünschen sich eine entlastende Automatisierung – bei Mahnungen, bei Lieferscheinen, Versandeti- ketten oder der Übernahme der Daten. Felder von Datensätzen sollte die Software selbständig befül- len. Die Daten übernimmt die ERP-Software dabei aus einem Scan oder Foto.

Durch Automatisierung, klare Prozesse und die einfache Verfügbarkeit von Daten in allen Abteilun- gen steigen die Effizienz und die Zufriedenheit der Anwender deutlich.

Durch Automatisierung, klare

Prozesse und die einfache Verfügbar- keit von Daten in allen Abteilungen steigen die Effizienz und die Zufrie- denheit der Anwender deutlich.

Hier wird deutlich: Die User-Experience (UX), d. h.

die Erfahrungen der Anwender mit einer Software, ist zentral für die Arbeitszufriedenheit, die Mitarbei- terbindung und die Effizienz – letztlich auch für den Erfolg eines Unternehmens, weil die Produktivität jedes Anwenders mit ihr steigt.

Jedes Modul einer ERP-Software sollte intuitiv an- zuwenden sein. Für neue, unerfahrene Nutzer sollten E-Learning-Pakete bereitstehen, die alle Fragen beantworten. Oberflächen sind bei Sage übrigens rollenbasiert angelegt – der Werksleiter benötigt schließlich andere Zahlen als der Personalmitarbei- ter – sodass eine individualisierte Arbeit möglich ist.

Anwender sollen

es einfach haben

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Kampagnenplanung und -management

1. Daten wie Adressen, Ansprechpartner, Projekte und Objekte liegen strukturiert vor.

2. Auf Basis der Daten entstehen definierte Verteilerlisten.

3. Es werden nun Serienbriefe, -E-Mails etc.

versendet.

4. Reaktionen werden erfasst, Verkaufschancen und Leads angelegt.

5. Leads werden nach individuellen Regeln automatisch klassifiziert und nachverfolgt.

Nutzer können eigene Felder definieren.

6. Eine visuelle Sales-Pipeline gibt einen Überblick über Verkaufschancen, Abschlusswahrschein- lichkeiten und Umsatzerwartungen in der jeweiligen Verkaufsphase.

Projektplanung und -management 1. Vorlagen garantieren ein strukturiertes

Arbeiten.

2. Anhand von Meilensteinen werden Projekte einfach und transparent dargestellt.

3. Mithilfe der Plantafel bleiben einzelne Schritte sowie Ressourcen und deren Auslastung stets im Sichtfeld.

4. Individuelle Berichte der Projektteilnehmer fließen direkt ins System – auch von mobilen Endgeräten. Damit bleibt der aktuelle Projekt- fortschritt im Blick und eine verlässliche Kalkulation ist möglich.

5. Rechnungen und andere Belege lassen sich direkt erstellen.

Beispiele rollenbasierter Prozesse

Auch auf das Design sollte beim Kauf einer ERP-Software geachtet werden: Es sollte ansprechend aussehen und Orientierung bieten, Aufgaben sollten sich dadurch schnell erledigen lassen. Die Anwender sollten sich zudem keine Gedanken über die Compliance machen müs- sen. So ist bei Sage ERP-Lösungen die Archivierung sofort startklar und ermöglicht die digitale Belegarchivierung nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich- nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Auch gewohnte Anwendungen wie die Microsoft Office Suite mit Word,

Excel oder Outlook sollten mit einer ERP-Software einfach weiterverwen-

det werden können.

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Die Anschaffung einer ERP-Software stellt in jedem Unternehmen eine strategisch wichtige Entscheidung dar. Wichtig ist, dass eine ERP- Lösung schnell einsatzbereit ist – beispielsweise über die Cloud. Auch die Anwender sollten die Vorteile schnell erkennen und gerne mit der Software arbeiten – gemeinsam mit der Automatisierung erhöht das die Produktivität im Unternehmen.

Technisch sollte sich eine ERP-Lösung bei Änderungen leicht mit Modulen, neuen Feldern und Anbindungen auf neue Situationen ein- stellen können. Sage bietet hier integrierte Anpassungswerkzeuge.

Mehr als 200 Anwendungen von zertifizierten Sage-Entwicklungspart- nern bieten zudem weitere interessante Möglichkeiten.

Letztlich zählt aber auch die Investitionssicherheit. Anbieter sollten ihre ERP-Software inklusive Updates, Upgrades und technologisch erneuerte On-Premises-Folgeversionen bereitstellen. Die Vertrags- laufzeiten sollten ebenso flexibel sein wie die Software.

Weitere Informationen zu den Sage ERP-Anwendungen finden Sie auf unserer Webseite: www.sage.de/erp

Fazit

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