Unser Büro heute und morgen

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Ingrid Stephan

Unser Büro heute und morgen

Das Bürokompendium für die Aus- und Weiterbildung Arbeitsheft

12. Auflage

Bestellnummer 00252N

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service@bv-1.de

www.bildungsverlag1.de Bildungsverlag EINS GmbH

Ettore-Bugatti-Straße 6-14, 51149 Köln ISBN 978-3-427-00252-9

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Inhaltsübersicht

Arbeitsblätter Seite

1 Arbeitswelt „Büro“ 1 – 16 3 – 38

2 Umweltschutz 1 – 2 39 – 42

3 Zentrale Postbearbeitung 1 – 15 43 – 73

4 Arbeitsplatzorganisation 1 – 3 74 – 80

5 Zeit- und Selbstmanagement 1 – 5 81 – 95

6 Schriftliche Kommunikation 1 – 12 96 – 128

7 Mündliche Kommunikation 1 – 9 129 – 160

8 Drucken, Kopieren und Scannen 1 – 7 161 – 172

9 Dokumentenmanagement 1 – 10 173 – 203

10 Informationen beschaffen, bewerten, aufbereiten

und präsentieren 1 – 2 204 – 209

11 Telekommunikation 1 – 3 210 – 227

12 Veranstaltungen 1 – 2 228 – 241

13 Geschäftsreisen 1 – 3 242 – 252

14 Protokolle 1 253 – 255

15 Projektmanagement 1 – 7 256 – 279

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Aufgaben 1 Arbeitswelt „Büro“

Arbeitswelt „Büro“

1

Kathrins beste Freundin Juliane hat ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beendet. Sie blättert die Zeitungen nach entsprechenden Stellenangeboten durch. Dabei fällt ihr auf, dass in den Annoncen sich wiederholende Kompetenzen aufgeführt sind:

Teamgeist, Kreativität, Eigeninitiative, Organisationstalent. Warum legen die Firmen gerade auf diese Kompetenzen besonderen Wert?

Nach einigen vergeblichen Bewerbungen hat es endlich geklappt: Juliane bekommt bei einer Firma ganz in ihrer Nähe einen Vorstellungstermin. Sie möchte selbstverständlich einen guten Eindruck hinterlassen! Wie verhält sie sich in Bezug auf Umgangsformen, Kleidung und Körperpflege richtig?

1.

2.

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4 © Bildungsverlag EINS GmbH

Arbeitswelt „Büro“ Aufgaben 1

Juliane hat eine Stelle als Kauffrau für Büromanagement in einem großen Autohaus ange- nommen. Ihr Aufgabenbereich ist in der Stellenbeschreibung genau definiert. Vor allem aber hat sie einen großen Kundenkreis und die Besucher ihres Chefs zu betreuen. Auch das Beratungsgespräch gehört zu ihren Aufgaben.

a) Was wird neben dem Aufgabenbereich in einer Stellenbeschreibung festgelegt?

b) Wie betreut sie die Besucher ihres Chefs richtig?

c) Während eines Gesprächs können auch die nonverbale Kommunikation und die Dis- tanzzone eine große Rolle spielen! Spielen Sie mit einer weiteren Person in einem Rollen- spiel die möglichen Situationen durch und erläutern Sie Ihre jeweiligen Reaktionen im Anschluss daran.

Kathrin und Pierre wollen mit ihren Vorgesetzten sowie ihren Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz reibungslos zusammenarbeiten. Welche Regeln helfen ihnen, diesem Ziel näherzukommen?

3.

4.

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Arbeitswelt „Büro“ Arbeitsblatt 1

Arbeitswelt „Büro“

1

Planen Sie mit Ihren Mitschüler/-innen eine Betriebsbesichtigung. Falls dies nicht möglich ist, befragen Sie Bekannte oder Verwandte, die in einem Büro arbeiten, laden Sie erfah- rene Büroangestellte ein oder besorgen Sie sich einen Film.

Folgende Fragen sollten geklärt werden:

🌑 Wie ist der Betrieb/das Büro aufgebaut?

🌑 Wie heißen die einzelnen Abteilungen?

🌑 Wie erfolgt die Kommunikation und Information innerhalb und zwischen den Abteilungen?

🌑 Welche Hilfsmittel werden eingesetzt, um die Information und Kommunikation zu verbessern?

🌑 Wie wird die Korrespondenz abgewickelt?

🌑 Wie sind die Zuständigkeiten und Kompetenzen geregelt? In welcher Form werden sie transparent gemacht?

🌑 Welche Aufgaben müssen die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen?

Beschreiben Sie dazu einen Arbeitsplatz Ihrer Wahl.

🌑 Welche Aufstiegsmöglichkeiten haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

🌑 Wie ist die Arbeitszeit geregelt?

🌑 Verfügt die Firma über eine Corporate Identity/Culture?

1.

1. Bilden Sie Gruppen, die sich mit unterschiedlichen Fragen beschäftigen.

2. Erstellen Sie über die Ergebnisse eine Dokumentation, z. B. mit PowerPoint.

3. Präsentieren Sie die Gruppenergebnisse.

2.

Aufbau eines Büros und typische Tätigkeiten im

Bürobereich

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Arbeitsblatt 2 Arbeitswelt „Büro“

Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz In vielen Stellenanzeigen werden Schlüs sel-

qualifikationen wie Leistungsbereitschaft, selb stständiges Arbeiten, Teamfähigkeit usw.

gefordert.

Durchsuchen Sie in Ihrer Tageszeitung die Stellenannoncen nach diesen Eigenschaf- ten. Sortieren Sie diese in folgende Tabelle ein:

Ergänzen Sie den fehlenden Begriff.

1.

Von welchen Faktoren wird das äußere Erscheinungsbild beeinflusst?

2.

Fach- kompetenz

Sozial- kompetenz Methoden-

kompetenz

Äußeres

Erscheinungsbild

Anforderungen an den arbeitenden Menschen im Büro

z. B. z. B. z. B.

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Zentrale Postbearbeitung Arbeitsblatt 13

Unterscheiden Sie die Begriffe E-Mail und Mailbox.

Welche Vor- und Nachteile hat eine E-Mail im Vergleich zu Telefax und Briefpost?

Welchen Schutz bietet ein personenbezogenes Mailbox-System?

1.

2.

3.

E-Mail und Mailbox

Vorteile: Nachteile:

E-Mail

Mailbox

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Arbeitsblatt 14/1 Zentrale Postbearbeitung

a) Gehen Sie auf die Internetseite www.epostbrief.de und informieren Sie sich mithilfe der

„Guided Tour“, wie Sie einen E-Postbrief schreiben.

b) Ergänzen Sie an den entsprechenden Stellen den Erstellungsprozess „E-Postbrief schreiben“:

1.

Einen E-Postbrief schreiben

Adressieren

Adressierung

Empfänger im

suchen Empfänger

hat eine E-Postbrief- Adresse

Button

anklicken

nein ja

erfassen

hinzufügen

auswählen

persönlich

und/oder persönlich

E-Postbrief abschicken Brief wird vom

zugestellt über

an viele Empfänger schicken

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Hinweise:

🌑 Die Umlaute wie z. B. ö werden im Rätsel als oe geschrieben.

🌑 Bindestriche und Leerschritte zwischen zwei Wörtern eines Begriffs entfallen im Rätsel.

Zentrale Postbearbeitung Arbeitsblatt 15/2

Der elektronische Brief – Worträtsel

A C T K T R E J O E A M R I J Z O O E W K L A P Q K G H R Q V J S K F L V O E A E T T U A E V B G U D Q S E P O S T B R I E F K F Z S S B M A E S Y W E M U E X G W U E S U R N J Z K G J W R I H E M H T I R P F U H V A F E B S L T E K A B V C U N S D L Q V E R L A E S S L I C H K E I T U E E W D X E S P M H A P N G K C H N G F U F H I X R U M E R I K J A N I O T O S B N D G A T D L C H T M Z R Y O W P S B A S M F H C I L G D Q P J E B R M M B Q I R O K K O T P B L C H I F L B G Q Z I A G A E U T U J O T N I F X J S V C E Z M D F R Y U U C S P I X G I F Q D P E A D O H G E S O F I B L P B T V P Q S E I U E U Q S C W K R M E Z I U Z I K U A E R T K Y D R N J H A D M E E X G N H W A C H C E O T J O J A E T Y R D L X I D N V D H U F H U G T W J A H B P R V G X I J N T E H T F D S O K O D I N N

C L F C P E R E O E G R U

P L A M Q R V F N G Y O P C I P R Q I I U B T M B K R I M S F T S R C K Q U B J G R T D T T D A F T I M G B A A U J W R X W Y G U F H T C A Z A T L E Y O M A N H O A R D E M A I L W R C G U V O Z V V A N A B Z R V K L Q L K E D L A G C Z B C I I K N H K U C Y E T B X B K I Y H V Z M X F N W G O L M O A H B S N W D E M A I L E I N S C H R E I B E N Z R I U T A E O B A M J Z G A H G T E W P N P T E

S O E N L I C H Z O E H

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90 © Bildungsverlag EINS GmbH Methoden-

beschreibung

Zeit- und Selbstmanagement Arbeitsblatt 3/1

Lernplakate gestalten

Einzelarbeit Stichwortzettel erstellen

Gruppenarbeit Austausch der Ergebnisse Präsentation

Methoden für effektives Zeitmanagement erschließen

Gruppenarbeit Austausch der Ergebnisse Präsentation

Methoden für effektives Zeitmanagement erschließen

Gruppe 1

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Arbeitsblatt 3/2 Zeit- und Selbstmanagement

Gruppe 3 Gruppe 2

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Zeit- und Selbstmanagement Arbeitsblatt 3/3

Gruppe 1 Pareto-Prinzip

Gruppe 2 ABC-Analyse

Gruppe 3 ALPEN-Methode

Gruppe 4

Eisenhower-Prinzip

Nach der Einzelarbeit organisieren sich die Schülerrinnen und Schüler mit der gleichen Methode in einer Gruppe und tragen ihre Ergebnisse vor:

Gruppenarbeit Austausch der Ergebnisse

Präsentation Methoden für effektives Zeitmanagement erschließen

Gruppe 4

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Arbeitsblatt 1/1 Mündliche Kommunikation

Mündliche Kommunikation

7

Aufgabe 1

Kathrin Müller sitzt an ihrem Schreibtisch und arbeitet intensiv an einer Excel-Tabelle.

Pierre Schmidt kommt ins Büro. Kathrin schaut kurz zu Pierre hoch und arbeitet dann weiter. Pierre fragt: „Kannst Du mir kurz helfen?“ Kathrin antwortet: „Du sieht doch, ich habe zu tun.“

Ergänzen Sie die Begriffe und analysieren Sie die oben geschilderte Situation nach dem Empfänger-Sender-Modell.

verbale und nonverbale Botschaften

☺ ☺

Aufgabe 2

Schulz von Thun hat das Kommunikationsmodell entwickelt, um Kommunikationspro- zesse zu erklären und zu verbessern. Sein Modell basiert auf der Annahme, dass jede Nachricht aus vier Botschaften besteht, die vom Sender bewusst oder unbewusst ausge- sendet werden.

Analysieren Sie folgende Situation nach dem Kommunikationsmodell von Schulz von Thun:

Heute trifft sich Kathrin mit anderen Auszubildenden der Mode | Idee GmbH, um an ihrem Projekt weiterzuarbeiten. Ein Kollege fragt plötzlich: „Gibt es auch Kaffee und etwas Süßes?“ Kathrin springt auf und sagt: „Ich bringe gleich Kaffee und Plätzchen.“

Grundlagen der Kommunikation

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Mündliche Kommunikation Arbeitsblatt 1/2

a) Ergänzen Sie die fehlenden Begriffe und beschreiben Sie die vier Arten von Botschaften, die eine Nachricht beinhaltet.

☺

^Nachricht

☺

b) Dokumentieren Sie Ihre Analyse.

c) Welche Ziele verfolgt eine Kommunikationsanalyse nach dem Vier-Seiten-Modell?

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Geschäftsreisen Aufgaben 13

Sie erstellen die Reisekostenabrechnung für den Verkaufsleiter der Mode | Idee GmbH, Herrn Pit Kern. Unter den Belegen befindet sich die unten folgende Hotelrechnung. Prüfen Sie den Beleg und beschreiben Sie die Probleme, die sich aus dieser Rechnungsstellung ergeben.

Business-Hotel Hamburg

Business-Hotel HamburgGmbH

Rothenbaumchaussee 10, 20148 Hamburg, Telefon 040 123-0, Telefax 040 123 113 Rainer Wellmann

HRB 123 456 Amtsgericht Stuttgart, USt ID 444 399 99, Steuer Nr. 9989/008 Bankverbindung: Sparkasse Hamburg, IBAN DE23 1000 0000 1234 5679 99 Business-Hotel Hamburg Postfach 10 16 20148 Hamburg

Ihr Zeichen:

Ihre Nachricht vom:

Unser Zeichen: wi- Unsere Nachricht vom:

Name: Theresa Sander Telefon: 040 123-440 Telefax: 040 123-394

E-Mail: theresa.sander@business-hotel.de Datum: 20..-04-06

ModernOffice KG 14 72160 Horb am Neckar

Rechnung-Nr. 45886

,

wie vereinbart, berechnen wir Ihnen in unserem Hotel:

Datum Menge Leistung

05.04.20.. 1 1 Einzelzimmer und Business-Paket Endpreis 150,00

wieder.

Business-Hotel Hamburg

Nicole Dehner

23.

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Aufgaben 13 Geschäftsreisen

Ein Unternehmer mit vier Niederlassungen in Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg und Ulm arbeitet in der Regel von seinem Stuttgarter Büro aus. Drei- bis viermal im Monat sieht er in den Karlsruher, Freiburger und Ulmer Niederlassungen nach dem Rechten. Bestimmen Sie den Mittelpunkt seiner betrieblichen Tätigkeit.

Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Erläutern Sie, wie Sie in diesem Fall Reisekosten abrechnen.

Beschreiben Sie, welche Kosten als Reisekosten abgerechnet werden können.

Ein Geschäftsreisender fährt mit seinem Privatfahrzeug von Stuttgart nach Köln zu einer Messe und nimmt einen Kollegen mit. Die Fahrtstrecke beträgt 700 km. Berechnen Sie, wie viel Reisekosten der Geschäftsreisende erstattet bekommt.

24.

25.

26.

27.

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Bildquellenverzeichnis

AVM Computersysteme Vertriebs GmbH, Berlin: S. 223

Dell GmbH, Frankfurt am Main: S. 26

Deutsche Post AG, Bonn: S. 55, 56.1-4, 61.1, 61.2, 62.1-3, 65.1-3, 66.1-3, 67.1, 67.2, 71

fotolia.com: S. 58 (Klaus Eppele), 90, 92, 93 (Oliver Hoffmann), S. 200.2 (dimedrol68)

Galas, Elisabeth, Bad Breisig: S. 20.1, 20.2, 21

Interstuhl Büromöbel GmbH & Co. KG, Meßstetten-Tieringen: S. 22

König+Neurath AG, Karben: S. 32.3

Olympus Europa SE & Co. KG, Hamburg: S. 128.2

Sedus Stoll AG, Waldshut: S. 32.1

Speech Processing Solutions GmbH, Wien: S. 128.1

Steelcase Werndl AG, Rosenheim: S. 32.2