Informationsschrift. über die Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement im Bundesverwaltungsamt

Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes

Informationsschrift

über die Ausbildung

zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement

im Bundesverwaltungsamt

IMPRESSUM

Herausgeber:

BUNDESVERWALTUNGSAMT – Presse und Öffentlichkeitsarbeit – 50728 Köln

Telefon: 022899358-1929 Telefax: 022899358-2823

E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit@bva.bund.de Internet: www.bundesverwaltungsamt.de Stand: September 2020

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Nachdruck und Vervielfältigungen sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet.

© Bundesverwaltungsamt

Inhalt

Ihre Ausbildungsbehörde 4

Das Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes 4

Die Ausbildung 7

Das Berufsbild der Kauffrau/des Kaufmanns für Büromanagement 7 Einstellungsvoraussetzungen 8 Ausbildungsverlauf 8 Ausbildungsvergütung 11

Bewerbung/Einstellung 12

Einstellungstermin 12 Auswahlverfahren 13

Einstellung nach der Ausbildung 14 Auskünfte zu Bewerbung, Auswahlverfahren und Ausbildung 14

Ausbildung 2021 15

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im Bundesverwaltungsamt Informationsschrift über die Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement

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im Bundesverwaltungsamt

Ihre Ausbildungsbehörde

Das Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes

Mit rund 6.000 Beschäftigten übernimmt das Bundesverwaltungsamt (BVA) mehr als 150 Fachaufgaben für die Bundesregierung, für Ministerien, Behörden und Vereine sowie für Bürgerinnen und Bürger. Hauptsitz des BVA ist Köln.

Das Bundesverwaltungsamt wurde 1960 als selbstständige Bundesoberbehörde durch das Bundesministerium des Innern errichtet. Die Gründungsidee war, Ver­

waltungsaufgaben der Bundesministerien zu übernehmen, zu bündeln und effekti­

ver zu erledigen. Dieses Konzept hat sich über die Jahre sehr dynamisch entwickelt:

Bei der aktuellen Modernisierung und Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung spielt das BVA eine Schlüsselrolle.

Aufgaben auf dem Gebiet der Öffentlichen Sicherheit und des Staatsangehörig­

keitsrechts bearbeitet das Bundesverwaltungsamt seit seiner Gründung. Heute betreibt es u.a. das Ausländerzentralregister, ist im Auftrag des Auswärtigen Amts am Visaverfahren mit mehreren Millionen Anfragen pro Jahr beteiligt, vergibt Be­

rechtigungszertifikate für den Personalausweis und sorgt im Auftrag des BKA für die ordnungsgemäße Fluggastdatenspeicherung.

Zudem organisiert das Bundesverwaltungsamt das Zuwendungsmanagement, z.B. in der Sport­, Kultur­, Jugend­ und Sozialförderung, vergibt Bildungskredite, zieht BAföG­Darlehen ein und dient als Ausbildungsbehörde für den mittleren Dienst auf Bundesebene.

Aus den vielfältigen eigenen Erfahrungen bei der Verwaltungs modernisierung ist der zunehmend nachgefragte Bereich Organisations­ und Digitalisierungsberatung für Ministerien und andere Behörden erwachsen. Zu den Kernkompetenzen zählt auch die Entwicklung von komplexen IT­Verfahren.

Zu den Arbeitsschwerpunkten des BVA gehören inzwischen auch Personal­ und Verwaltungsdienstleistungen, die für alle Behörden im Geschäftsbereich des Bun­

desministeriums des Innern, für Bau und Heimat und zahlreiche weitere Behörden erbracht werden, vor allem das Reisemanagement, die Beihilfe­ und Bezügebearbei­

tung sowie die Personalgewinnung.

Auch das Münzwesen des Bundes wird vom BVA wahrgenommen. Dazu gehören u.a.

die Gestaltung, die Beauftragung zur Herstellung und der Vertrieb von Euro­Umlauf­

und ­Gedenkmünzen sowie Sammlermünzen.

Zudem hilft das BVA bei kurzfristigen Problemstellungen. Aktuelle Beispiele: Neben der personellen Unterstützung der Gesundheitsämter durch sogenannte Contain­

ment Scouts werden zur Umsetzung des Konjunkturprogramms der Bundesregie­

rung mehrere Förderprogramme durch das BVA abgewickelt.

Dieser Ausschnitt aus dem großen, sich stetig wandelnden Aufgabenspektrum zeigt:

Das Bundesverwaltungsamt unterstützt die Bundesregierung schnell und pragma­

tisch in zahlreichen Politikfeldern.

Internationale Aufgaben gehören heute dazu. Seit 2002 führt das BVA Projekte durch, mit dem Ziel, künftige Mitgliedstaaten der EU und Beitrittskandidaten zu beraten und die Entwicklung einer modernen Verwaltung zu unterstützen.

Dank der Bündelung von Aufgaben im BVA können sich Ministerien und Fachbehör­

den auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – ein Gewinn für Qualität und Wirtschaft­

lichkeit in der Verwaltung. Insbesondere durch die Kosten­ und Leistungsrechnung sowie das Controlling beim BVA konnten die Kosten in vielen Bereichen gesenkt werden.

Der Etat des BVA (Eigenbewirtschaftung) beläuft sich mittlerweile auf über 429 Mil­

lionen EUR.

Weitere Informationen über das Bundesverwaltungsamt erhalten Sie im Internet unter

www.bundesverwaltungsamt.de

Die Ausbildung

Das Berufsbild der Kauffrau/des Kaufmanns für Büromanagement

Mit der Kauffrau/des Kaufmanns für Büromanagement wurde ein neues Berufsbild etabliert, das die Berufe der Bürokaufleute, der Kaufleute für Bürokommunikation und der Fachangestellten für Bürokommunikation zusammenfasst. Dieser neue Aus­

bildungsberuf wird in der Privatwirtschaft und im Öffentlichen Dienst ausgebildet.

Den Ausbildungsberuf gibt es seit dem 1. August 2014 und er beinhaltet hauptsäch­

lich Büro­ und Geschäftsprozesse und lehrt Sie vielseitige Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten.

Das neue Berufsbild ergänzt die Qualifikationen der Beschäftigten in der öffentli­

chen Verwaltung und tritt insbesondere neben die Verwaltungsfachangestellten, welche sich doch deutlich in ihren Aufgaben und ihrer Ausbildung von der künftigen Kauffrau/dem künftigen Kaufmann für Büromanagement unterscheiden.

Während Ihrer Ausbildung lernen Sie sehr unterschiedliche Aufgaben selbständig wahrzunehmen, Ihre Arbeit effektiv zu planen, Recherche und Aufbereitung von Informationen durchzuführen, effektiv zu organisieren, Kundenkontakte zu pfle­

gen und Zahlungsvorgänge zu überwachen. Zudem bekommen Sie ein betriebswirt­

schaftliches Grundverständnis vermittelt.

Damit Sie die kaufmännischen Aufgaben zügig und effizient erledigen können, ist der Einsatz moderner technischer Hilfsmittel ein Schwerpunkt der Berufsausbil­

dung. Dazu gehören besonders die Anwendung von moderner IT (Informationstech­

nik) und die Nutzung dieser Vorteile, unter Anderem bei der Erstellung von Texten, Überwachung von Terminen, Auswertung von Zahlen und dessen optische Darstel­

lung in Tabellen und Grafiken.

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im Bundesverwaltungsamt

Einstellungsvoraussetzungen

Sie sollten Interesse an Bürotätigkeit und Spaß an der Erledigung von allgemeinen kaufmännischen Aufgaben haben und die Voraussetzungen

erfolgreich abgeschlossene Schulausbildung mit soliden Leistungen in den Kern­

fächern Deutsch und Mathematik, Interesse an IT­Anwendungen und

eine rasche Auffassungsgabe, Begeisterungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft für Verwaltungsaufgaben

Ausbildungsverlauf

Die duale Berufsausbildung der Kauffrau/des Kaufmanns für Büromanagement dauert 3 Jahre.

Das Ausbildungsziel ist die Vermittlung eines soliden Fachwissens, damit Sie zur Aus­

übung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit befähigt werden, die insbesondere selbstständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren der Aufgaben einschließt.

Die Berufsausbildung wird im Bundesverwaltungsamt Außenstelle Berlin und in der Berufsschule in Berlin (www.osz­louise­schroeder.de) durchgeführt. Die betriebs­

praktische Ausbildung wird zudem durch eine dienstbegleitende Unterweisung im Bundesverwaltungsamt ergänzt und vertieft. Hier liegt der Schwerpunkt auf ei­

nem deutlich praxisorientierten Unterricht, der gemeinsam mit der Berufsschule durchgeführt wird. Ziel dieser Ausrichtung ist es, die vorgesehenen kaufmännischen Inhalte vollständig abzubilden.

Inhaltlich basiert die Berufsausbildung auf drei Pfeilern:

1. Berufsprofilgebende Pflichtqualifikationen [Büro­ und Geschäftsprozesse]

2. Zwei berufsprofilgebende Wahlqualifikationen

[eine nähere Beschreibung finden Sie im weiteren Verlauf]

3. Integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten

[Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation, Information, Kommunikation, Koope­

ration]

Für den öffentlichen Dienst sind bei der Wahlqualifikation vor allem die vier fol­

genden Bereiche ausschlaggebend. Im Bundesverwaltungsamt werden im Rahmen der Ausbildung die Wahlqualifikationen „Verwaltung und Recht“ und „Assistenz und Sekretariat“ angeboten. Sie erhalten zudem Einblicke in die Betreuung von Ge­

schäftszimmern und Grundkenntnisse im Haushaltsrecht.

Öffentliche Finanzwirtschaft

Die öffentliche Finanzwirtschaft ist die wirtschaftliche Betätigung des Staates und zielt auf die Bereitstellung öffentlicher Güter und Dienstleistungen (z.B. Verteidi­

gung, Bildung, Brandschutz) ab.

Sie umfasst die Ausgestaltung, die Abwicklung und den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben für ein Jahr.

Hierzu gehören zum Beispiel:

• gesetzliche Grundlagen des öffentlichen Haushalts beachten und anwenden,

• an der Aufstellung des Haushalts­ oder Wirtschaftsplans mitwirken,

• Rechnungen zuordnen und Buchungen vorbereiten

• Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen.

Verwaltung und Recht

Verwaltung und Recht umfasst die Rechtsnormen (z.B. Gesetze und Vorschriften), die sich auf den Aufbau und die Aufgaben der Verwaltung beziehen und die Vorausset­

zung für ihre Tätigkeit regeln. Dabei darf weder gegen Gesetze verstoßen (Vorrang des Gesetzes) noch ohne Gesetze gehandelt (Vorbehalt des Gesetzes) werden.

Hierzu gehören zum Beispiel:

• Kunden und Bürger im Umgang mit Verwaltung situationsgerecht unterstüt­

zen und auf sachgerechte Antragsstellung hinwirken,

• Rechtsgrundlagen bei der Wahrnehmung von Fachaufgaben anwenden,

• Erstellen von bürgerorientierten Verwaltungsakten und

• Widersprüche, Einsprüche und Beschwerden entgegennehmen, Form und Frist prüfen sowie weiterleiten.

Personalwirtschaft

Personalwirtschaft (auch: Personalwesen oder Personalmanagement) bezeichnet den Bereich, der sich mit der Organisation des Personals sowie der Arbeitsplätze ausein­

andersetzt.

Hierzu gehören zum Beispiel:

• Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit führen,

• Vorgänge im Zusammenhang mit Entgelten oder Bezügen bearbeiten,

• im Bereich der Personalentwicklung insbesondere Maßnahmen im Rahmen der Aus­ und Weiterbildung organisieren und

• Personalbedarfsermittlung unter Berücksichtigung von Anforderungsprofi­

len unterstützen.

Assistenz und Sekretariat

Assistenz und Sekretariat erfüllen wichtige kaufmännische und verwaltende Funkti­

onen in den Geschäftszimmern der Verwaltung. Die Aufgaben ergeben sich durch die Größe und Art der Verwaltung sowie durch die Funktion des Vorgesetzten.

Hierzu gehören zum Beispiel:

• Reisen organisieren, nachbereiten und abrechnen,

• Informationen und Dokumente inhaltlich zusammenstellen,

• Kleinprojekte planen, durchführen, kontrollieren und bewerten und

• Geschäftskorrespondenz führen.

In den ersten 15 Monaten der Berufsausbildung werden berufsprofilgebende Pflicht­

qualifikationen, die Büroprozesse und das Beschaffungswesen vermittelt. Der Teil­

bereich Geschäftsprozesse und die Wahlqualifikationen werden ab dem 16. Monat ausgebildet.

Zeitlich sind für die Unterweisungen jeder Wahlqualifikation fünf Monate vorgese­

hen. Leistungsstarken Auszubildenden kann über die beiden Pflichtqualifikationen hinaus eine zusätzliche Wahlqualifikation vermittelt werden, die auf Antrag zerti­

fiziert wird. Im Bundesverwaltungsamt könnte dies die Qualifikation „Verwaltung und Recht“ oder „Assistenz und Sekretariat“ sein.

Ihre Abschlussprüfung wird als sogenannte “gestreckte Abschlussprüfung” in zwei zeitlich getrennten Teilen durchgeführt. Anstelle einer Zwischenprüfung findet in der Mitte der Ausbildung, nach 15 Monaten, Teil 1 der Abschlussprüfung statt. Im Vordergrund von Teil 1 stehen Büroprozesse sowie das Beschaffungswesen. Teil 2 der Abschlussprüfung steht am Ende der Ausbildung und beinhaltet grundsätzlich die gesamten Ausbildungsinhalte. Hier werden neben der Wirtschafts­ und Sozialkunde insbesondere Kundenbeziehungsprozesse geprüft.

Ein Vorteil der “gestreckten Abschlussprüfung” ist, dass der Ausbildungserfolg nicht wie bisher ausschließlich von der Abschlussprüfung am Ende der Ausbildungszeit abhängt. Bereits Teil 1 der Abschlussprüfung geht in das Gesamtergebnis ein und verteilt so den Prüfungsdruck gleichmäßiger auf die gesamte Ausbildungszeit. Dies führt dazu, dass die Auszubildenden zum Zeitpunkt von Teil 2 bereits mit der Prü­

fungssituation umgehen können, was ein großer Vorteil ist.

Ausbildungsvergütung

Die monatliche Ausbildungsvergütung beträgt zurzeit im 1. Ausbildungsjahr 1.018,26 €

im 2. Ausbildungsjahr 1.068,20 € im 3. Ausbildungsjahr 1.114,02 €.

Daneben können weitere Leistungen gewährt werden, insbesondere eine jährliche Sonderzuwendung (Weihnachtsgeld) und ggf. ein Zuschuss in Höhe von 13,29 Euro zu den vermögenswirksamen Leistungen.

(Stand: September 2020)

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Bewerbung/Einstellung

Einstellungstermin

Am 1. September beginnt die Ausbildung beim Bundesverwaltungsamt in Berlin.

Für den Ausbildungsgang – Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement – bewer­

ben Sie sich bitte über das im Internet ab ca. Oktober eines jeden Jahres unter www.bva.bund.de/karriere oder www.bund.de/ausbildung eingestellte Online- Bewerbungssystem. Hier finden Sie auch den entsprechenden Bewerbungsschluss.

Bitte übersenden Sie nach Ihrer Online­Bewerbung Ihre Bewerbungsunterlagen erst nach Aufforderung durch das Bundesverwaltungsamt.

Werden Sie zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen aufgefordert, reichen Sie folgende Unterlagen ohne Mappen, Heftrücken, Klarsichthüllen o.ä. ein:

Bewerbungsanschreiben tabellarischer Lebenslauf

Kopie des letzten Schulzeugnisses und ggf. der Zeugnisse über die Tätigkeit seit der Schulentlassung (in unbeglaubigter Kopie)

sonstige für die Ausbildung relevanten Bescheinigungen in unbeglaubigter Kopie Sofern Sie noch minderjährig sind, sollten Sie der Bewerbung eine Einverständ­

niserklärung Ihres gesetzlichen Vertreters beifügen.

Auswahlverfahren

Wenn Sie entsprechend den von Ihnen eingereichten Unterlagen zu den geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern gehören, werden Sie zu einem Auswahlverfahren eingeladen, das sich aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammen­

setzt.

Das schriftliche Auswahlverfahren besteht voraussichtlich aus einem Online­Leis­

tungstest, in welchem die kognitive Leistungsfähigkeit geprüft wird.

Wenn Sie das schriftliche Auswahlverfahren bestanden haben, werden Sie zum Vor­

stellungsgespräch eingeladen.

Zu einem Auswahlverfahren können Sie bereits eingeladen werden, wenn Sie noch nicht alle Einstellungsvoraussetzungen erfüllt haben.

Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Nationen, die die Voraussetzungen erfüllen und wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Sofern Sie zum Personenkreis schwerbehinderter Menschen gehören, haben Sie die Möglichkeit, Prüfungserleichterungen zu beantragen, die sich nach Art und Umfang der Schwerbehinderung richten.

Nähere Auskünfte hierzu erteilt Ihnen auf Anfrage die Vertrauenspersonen der schwer behinderten Menschen im Bundesverwaltungsamt

Herr Mario Diekmann Telefon: 022899358­1848

Frau Peggy Jochimsen Telefon: 022899358­673408

E­Mail: gesamtvertrauensperson@bva.bund.de

Einstellung nach der Ausbildung

Gemäß § 21 Absatz 2 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) endet das Ausbildungsver­

hältnis in der Regel mit erfolgreichem Bestehen der Abschlussprüfung.

Ein Anspruch auf Übernahme nach Beendigung der Ausbildung besteht nicht. Bei entsprechend gutem Ergebnis der Abschlussprüfung und guten Leistungen während der Ausbildung bieten wir Ihnen im Anschluss an die Ausbildung die Übernahme in ein befristetes Arbeitsverhältnis an.

Besonders leistungsstarke Absolventen der Ausbildung die Ihre Abschlussprüfung mit einer Durchschnittsnote von mindestens 1,9 abschließen, können unter be­

stimmten Voraussetzungen eine Begabtenförderung erhalten. Nähere Informatio­

nen finden Sie hierzu auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes unter dem Stichwort Begabtenförderung.

Auskünfte zu Bewerbung,

Auswahlverfahren und Ausbildung

Weitere Informationen über die Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büro­

management erhalten Sie über die Homepage des Bundesverwaltungsamtes www.bundesverwaltungsamt.de oder www.ausbildung.bund.de

Auskünfte zu Bewerbung und Auswahlverfahren erteilen Ihnen

Tanja Pyko

Bundesverwaltungsamt Referat SQ 1

– Servicezentrum Personalgewinnung – DGZ-Ring 12

10386 Berlin

Telefon: 022899358-681109

E-Mail: Personalgewinnung@bva.bund.de

Auskünfte über die Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanage- ment erteilen Ihnen

Cathleen Noack Bundesverwaltungsamt Referat Z I 1

Gotlindestraße 91, Hs. 40, ABZ 10365 Berlin

Telefon: 022899358-7549

E-Mail: Cathleen.Noack@bva.bund.de

Mirjeta Seta

Bundesverwaltungsamt Referat Z I 1

Gotlindestraße 91, Hs. 40, ABZ 10365 Berlin

Telefon: 022899358-7529 E-Mail: Mirjeta.Seta@bva.bund.de

Ausbildung 2021

Eine Ausschreibung für das Einstellungsjahr 2021 ist veröffentlicht.

www.bva.bund.de/Karriere oder www.service.bund.de

www.bundesverwaltungsamt.de