…Scientific_guideline/2009/09/WC500002874.pdf AMG Arzneimittelgesetz http://…

Klinische Studienzentrale der Universitätsmedizin Magdeburg - Clinical Study Centre UMMD (CSC-UMMD) -

Standard Operating Procedure SOP GE03

Verträge

Version: V1 Gültig ab: bis:

Ersetzte Version: n.a. vom:

Autor: Dr. rer. nat. Chr. Glier 08.09.2011

Leiter CSC Datum Unterschrift

Review: Dipl. Phys. Sigmar Beust

Leiter REFO Datum Unterschrift

Freigabe: Prof. Dr. med. habil.

H.-J. Rothkötter

Dekan

Medizinische Fakultät der OvG-Universität Magdeburg

Datum Unterschrift

Zielgruppe: CSC-Mitarbeiter und Studienteams der Universitätsmedizin Magdeburg (UMMD)

Anlagen: SOP GE03-A1 Muster Kooperationsvertrag SOP GE03-A2 Muster Prüfzentrumsvertrag

SOP GE03-A3 Muster Vertrag zur Herstellung von Prüfpräparaten SOP GE03-A4 Muster Monitoringvertrag

SOP GE03-A5 Muster Apothekenvertrag SOP GE03-A6 Muster Dienstleistungsvertrag SOP GE03-A7 Muster Interne Vereinbarung SOP GE03-A8 Muster Responsibility Split

SOP GE03-A9 Muster Geheimhaltungsvereinbarung SOP GE03-A10 Muster Checkliste

Inhaltsverzeichnis

Seite

1 Ziel...2

2 Hintergrund...2

3 Prozesse... 3

3.1 Ablauf der Vertragserstellung...3

3.1.1 Erstellung eines ersten Entwurfs...3

3.1.2 Weiteres Vorgehen...4

3.2 Formalia...4

3.3 Inhalt des Vertrages...5

3.4 Änderung des Vertrages...5

3.5 Dokumentation und Archivierung...6

4 Referenzen...6

5 Änderungen...6

1 Ziel

Ziel dieser SOP ist es, dem CSC und den Studienteams ein Standardvorgehen zur Erstellung und Überarbeitung von Verträgen im Kontext klinischer Prüfungen zur Verfügung zu stellen.

Diese SOP bezieht sich inhaltlich auf klinische Prüfungen mit Arzneimitteln, kann aber sinngemäß auch auf sonstige klinische Prüfungen angewendet werden. Das formale Vorgehen ist auch auf Verträge anwendbar, die sich nicht direkt auf eine klinische Prüfung beziehen.

2 Hintergrund

An der Durchführung von klinischen Prüfungen sind meist mehrere Personen/Institutionen beteiligt. Zur Beschreibung von Aufgaben und Abgrenzung der Verantwortlichkeiten sowie zur Klärung von juristischen Details und finanzieller Belange werden zwischen diesen Parteien Verträge geschlossen.

GCP 5.1.4: Vereinbarungen zwischen Sponsor und Prüfer/Institution sowie anderen an der klinischen Prüfung beteiligten Parteien sollten schriftlich entweder als Teil des Prüfplans oder in einem separaten Vertrag getroffen werden.

GCP 5.2.2: Alle prüfungsbezogenen Pflichten und Aufgaben, die einem Auftragsforschungs- institut übertragen und von diesem übernommen werden, sollten schriftlich festgelegt werden.

??? Abschnitt zur lokalen Präzisierung:

Die Institution, die als eigenständige juristische Person berechtigt ist, für das KKS Verträge abzuschließen ist …. Das KKS tritt nach außen immer nur als durchführende Stelle auf.

Folgende Szenarien sind möglich:

1. Als Sponsor einer klinischen Prüfung i.S.d. §4(24) AMG hat die Institution die Gesamtverantwortung für die klinische Prüfung und kann

 Unterstützung von Dritten (pharmazeutischen Unternehmen, Vereinen, Stiftungen u. a.) in Anspruch nehmen z.B. durch die Lieferung der Studienmedikation und/oder Bereitstellung finanzieller Mittel. Als Gegenleistung erhält der Unterstützer z.B.

Nutzungsrechte für die Ergebnisse, Einblick in die Ergebnisse o. A.. Die Bedingungen und Vereinbarungen werden in einem Vertrag festgelegt (Kooperationsvertrag, Bsp.

siehe Anlage A1), der über die Drittmittelstelle geschlossen wird.

 Prüfzentren mit der Durchführung einer Studie beauftragen (Prüfzentrumsvertrag, Bsp.

Siehe Anlage A2)

 andere Personen bzw. Einrichtungen mit der Durchführung von Teilaufgaben beauftragen (Auftrag z.B. für Herstellung der Prüfpräparate (Bsp. siehe Anlage A3), Monitoring (Bsp. siehe Anlage A4), Laborleistungen, Apothekenleistungen (Bsp. siehe Anlage A5) oder statistische Auswertung.

2. Als Kooperationspartner kann die Institution Aufträge von Externen annehmen z.B.

 vom Sponsor einer klinischen Studie (Dienstleistungsvertrag, Bsp. siehe Anlage A6)

 von einer CRO

??? 3. Als Kooperationspartner kann das KKS Institutions-interne Aufträge annehmen, z.B.

 vom Prüfzentrum (z.B. für Studienassistenz, Bsp. für Interne Vereinbarung siehe Anlage A7)

3 Prozesse

Grundsätzlich geht den im Folgenden beschriebenen Prozessen eine positive Entscheidung der zukünftigen Vertragspartner bezüglich einer Projektzusammenarbeit voraus.

Im Folgenden wird zwischen Vertragsgeber und Vertragsnehmer unterschieden. Bei einem Kooperationsvertrag kann derjenige, der die Vertragsentwicklung übernimmt, zum Zwecke dieser SOP als Vertragsgeber bezeichnet werden.

??? Abschnitt zur lokalen Präzisierung:

Gehören alle Kooperationspartner zur Institution, so stellen die schriftlichen Vereinbarungen lediglich interne Aufgabenzuweisungen bzw. verwaltungsinterne Absprachen dar. Solche internen Vereinbarungen können von der Leitung des KKS direkt selbst getroffen werden.

??? Mit der Erstellung von Vertragsentwürfen und den Vertragsverhandlungen bis zur Einholung der Unterschriften und der Ablage kann die Leitung des KKS Mitarbeiter beauftragen. Die Verantwortung für den Abschluss und den Inhalt der Verträge bleibt stets bei der Leitung des KKS.

3.1 Ablauf der Vertragserstellung

Sofern eine Geheimhaltungsvereinbarung sinnvoll und notwendig sein sollte, ist zu klären, ob dies in einem gesonderten Dokument erfolgen soll oder als Bestandteil des Vertragspapiers formuliert werden kann. Für den ersten Fall ist dieser SOP ein entsprechendes Beispiel (Anlage A9) angehängt.

Ist eine Geheimhaltungsvereinbarung als gesondertes Dokument formuliert, so ist dafür Sorge zu tragen, dass dies den davon betroffenen Personen zugeleitet wird und nach Datierung und Unterschrift wieder zum KKS zurückgelangt ???.

3.1.1 Erstellung eines ersten Entwurfs

Unabhängig davon, ob die Institution mit der durchführenden Stelle KKS Vertragsgeber oder -nehmer ist, kann vom KKS ein erster Vertragsentwurf erstellt werden.

Abschnitt zur lokalen Präzisierung:

Dieser erste Entwurf sollte sich nach Möglichkeit an den Beispielen im Anhang orientieren.

Die Beispielverträge sind entweder aus Vertragsgeber- oder Vertragsnehmersicht formuliert.

Dies muss aber hinsichtlich der juristischen Position der Institution nicht unbedingt der studienspezifischen Situation entsprechen. Daher ist das verwendete Beispiel ggf. inhaltlich und formal entsprechend anzugleichen.

Bei der Erstellung des ersten Entwurfs werden die in Kapitel 3.2 und 3.3 beschriebenen allgemeinen formalen und inhaltlichen Anforderungen berücksichtigt.

Abschnitt zur lokalen Präzisierung:

Werden die in der Anlage befindlichen Vorlagen ohne weitergehende Änderungen verwendet, kann das erstellte Vertragspapier zunächst unverbindlich an die Vertragspartner zur Durchsicht und Prüfung weitergeleitet werden. Sofern Änderungen oder Ergänzungen an den Vorlagen vorgenommen werden, müssen diese vorher mit dem Justitiariat und ggf. mit der Leitung des KKS besprochen und geprüft werden.

Der Vertragsentwurf wird dem Vertragspartner zur Kenntnis gebracht.

3.1.2 Weiteres Vorgehen

Ein Vertragsentwurf vom Vertragspartner wird zunächst auf die im Kapitel 3.2 beschriebenen formalen Anforderungen geprüft. Nachfolgend sind die studienspezifischen Inhalte des Vertrages zu prüfen (siehe Kapitel 3.3).

Sofern inhaltliche Änderungen notwendig erscheinen, sind diese zunächst mit dem Vertragspartner zu verhandeln. Handelt es sich jedoch um Klauseln bzgl. Haftung, geistiges Eigentum oder Gewährleistung, so werden die Verhandlungen direkt vom Justiziariat geführt.

Sobald der Vertrag aus Sicht aller Partner unterschriftsfähig ist, wird er vom Vertragsgeber in mindestens 3-facher Ausfertigung ausgedruckt (je ein Exemplar für das KKS, die Verwaltung und mindestens ein Exemplar für den Vertragspartner).

Es wird sichergestellt, dass abschließend der Vertrag durch das Justiziariat auf seine formale und juristische Richtigkeit untersucht wird.

Abschnitt zur lokalen Präzisierung:

Anschließend wird der Vertrag zur Unterschrift in Umlauf gegeben. Auf Seiten des KKS unterschreibt die Leitung des KKS zuerst, dann wird der Vertrag zur Unterschrift an … weitergeleitet. Nach Rückerhalt werden die unterzeichneten Vertragsexemplare an den Vertragspartner übermittelt. Sollten zu diesem Zeitpunkt bereits sämtliche Unterschriften auf den Ausfertigungen vorliegen, werden lediglich die für den Vertragsgeber bestimmten Exemplare an ihn zurückgeschickt.

Es wird sichergestellt, dass das KKS sowie die Verwaltung einen vollständig unterschrieben Originalvertrag erhält.

3.2 Formalia

Es ist jeweils mindestens ein Vertreter der Vertragspartner zur Unterschrift vorzusehen.

Zunächst wird dabei der Vertragsgeber genannt, danach der Vertragsnehmer.

Der Vertragspartner, der eine finanzielle Vergütung erhalten soll, muss eine Bankverbindung mit Kontonummer und Verwendungszweck angeben.

(Im KKS: Verwendungszweck = Projekttitel / Konto, vor der Finalisierung des Vertrages bei der Verwaltung anfordern und in den Vertrag einfügen).

Es kann Zahlung nach Rechnungsstellung vereinbart werden. Weiterhin sollten die Frequenz sowie die Höhe der Auszahlungen sinnvoll gestaffelt sein. Rechnungsstellungen sollten i. A.

nicht häufiger als vierteljährlich erfolgen und sich am Projektfortschritt orientieren.

Es sollte angestrebt werden, dass zunächst der Vertragsnehmer unterschreibt.

Die Unterschrift jedes Vertreters eines Vertragspartners muss handschriftlich erfolgen.

Der Vertrag wird nach Unterzeichnung durch alle Beteiligte mit dem Datum der letzten Unterschrift gültig.

3.3 Inhalt des Vertrages

Im Vertrag können die folgenden Aspekte von Bedeutung sein:

 Rubrum (Nennung der Vertragspartner)

 Präambel (Einleitung)

 Vertragsgegenstand

 Durchführung und Verantwortlichkeiten (Aufgabenzuweisung)

 Vertragsbeginn und Dauer

 Vergütung, Zahlungsmodalitäten, umsatzsteuerliche Aspekte

 Ordentliche und außerordentliche Kündigung

 Geheimhaltung

 Gewährleistung

 Haftung*

 Eigentumsrechte*

 Publikationsrechte*

 Erfindungen, Schutzrechte*

 Unabhängigkeit* (Antikorruptions-Klausel)

 Anwendbares Recht*

 Gerichtsstand und Erfüllungsort*

 Sonstige Bestimmungen

 Schriftformklausel*

 Salvatorische Klausel*

*Diese Gliederungspunkte sind für interne Kooperationsvereinbarungen in der Regel nicht erforderlich.

Es muss geprüft werden, welche Gesichtspunkte im jeweiligen Vertrag von Bedeutung sind und welche Formulierung inhaltlich zutreffend und sinnvoll ist.

Die Checkliste in Anlage A10 enthält Hinweise und Beispiele zum Inhalt der einzelnen genannten Gliederungspunkte.

3.4 Änderung des Vertrages

Sollten während der Laufzeit des Vertrages Änderungen notwendig sein, so sind diese schriftlich zu fixieren.

Ist die Institution Vertragsgeber, so legt das KKS in der Regel einen Änderungsentwurf vor.

Der Änderungsentwurf muss sich eindeutig auf den ursprünglichen Vertrag (Vertragsgegenstand und Datum der letzten Unterschrift) beziehen und die Änderung aufführen. Es wird klargestellt, dass die anderen Regelungen des Vertrages ihre Gültigkeit behalten.

Handelt es sich um umfangreiche Änderungen, so kann es sinnvoll sein, die Änderungen in den bereits bestehenden Vertragstext einzuarbeiten. Dann muss in dem geänderten Vertrag auf der ersten Seite nach Nennung der Vertragspartner folgender Satz oder eine andere entsprechende Formulierung eingefügt werden:

„Mit dieser vertraglichen Vereinbarung werden sämtliche zuvor abgeschlossenen Vereinbarungen zwischen den Vertragspartnern, die den hier genannten Vertragsgegenstand betreffen, ungültig.“

In jedem Fall ist eine individuelle Überprüfung durch das Justitiariat erforderlich, um Eindeutigkeit zu gewährleisten.

Nach dem Abstimmungsprozess erfolgt die Unterzeichnung durch alle Beteiligte.

3.5 Dokumentation und Archivierung

Liegt das Führen des Trial Master Files (TMF) der betreffenden klinischen Prüfung im Aufgabenbereich des KKS, so wird ein Original des Vertrages dort abgelegt. Ist aus verwaltungstechnischen Gründen die Ablage der Original-Verträge an einem anderen Ort erforderlich, so kann auch eine Kopie im TMF abgelegt werden mit dem Hinweis, wo sich das Original befindet.

4 Referenzen

ICH Topic E 6 (R1) Guideline for Good Clinical Practice - Step 5 - NOTE FOR GUIDANCE ON GOOD CLINICAL PRACTICE (GCP) (CPMP/ICH/135/95) July 2002

http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Scientific_guideline/2009/09/WC500002874.pdf

AMG Arzneimittelgesetz http://www.gesetze-im-internet.de/amg_1976/index.html

CRO - Clinical Researche Organisation oder Contract Research Organisation - Auftragsforschungsinstitut

Die vorliegende SOP basiert auf die Vorlage für harmonisierte Standard Operating Procedures GE03-H_Vertraege_V02.doc, die durch Mitglieder des KKS-Netzwerks und Mitarbeiter des Kompetenznetzes Leukämien und des Kompetenznetzes Maligne Lymphome erstellt wurde. Das Projekt wurde von der Telematikplattform für Medizinische

Forschungsnetze (TMF e.V.) und dem Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert.

Querverweise zu bestehenden SOPs keine

5 Änderungen Ersterstellung