Lana Labs GmbH Muskauer Str. 43 10997 Berlin, Germany
Franziska Thiel
franziska@lanalabs.com www.lanalabs.com
Robotic Process Automation
Strategische Automati -
sierung mit
LANA Process Mining
WHITE PAPER
INHALT
03 RPA – Investition in die Zukunft
04 Was ist RPA und wie funktioniert es?
06 Die Mehrwerte von RPA
07 Herausforderungen bei der Einführung 08 RPA und LANA Process Mining
10 Zusammenfassung
01. RPA – INVESTITION
IN DIE ZUKUNFT
Wer sein Unternehmen nachhaltig digi- tal transformieren möchte, kommt heu- te nur schwer am Thema “Robotic Pro- cess Automation” (RPA) vorbei. RPA ist aktuell einer der am meisten diskutierten Trends der Digitalisierung. Das zeigen auch die Zahlen: Im Jahr 2018 haben Unternehmen laut Gartner1 weltweit 680 Millionen Euro in die Einführung von RPA-Lösungen investiert. Bis 2022 sollen die Ausgaben in diesem Bereich sogar bis auf 2,4 Milliarden Euro ansteigen. Dass es sich dabei nicht nur um spekulative Investitionen in eine Trend-Technologie handelt, zeigen die Entwicklungen der vergangenen Jahre. Automatisierung verändert jede Branche und jeden Geschäftsbereich, von Produktion über Buchhaltung bis zum Marketing. RPA ist der nächste logische Schritt in dieser En- twicklung und bietet für Unternehmen jeglicher Industrie massives Potential.
Die Implementierung von RPA ist jedoch nicht immer trivial. Der beste Weg, diese technischen und strategischen Voraus- setzungen zu meistern, zeigt sich in der Überschneidung mit einer weiteren viel- versprechenden Lösung: LANA Process Mining.
Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Aspekte rund um RPA und zeigt, wie LANA Process Mining Einstieg und Umsetzung von Ro- botic Process Automation zielgerichtet unterstützt. Erfahren Sie mehr über:
• den Begriff RPA und seine Funk- tionsweise,
• wo der Einsatz von RPA sinnvoll ist,
• welche Vorzüge es vor anderen Au- tomatisierungslösungen hat,
• welche Herausforderungen es bei der Einführung von RPA gibt, und
• wie LANA Process Mining eine RPA- Einführung zu einem garantierten Erfolg werden lässt.
1 Gartner, 2018: Gartner Says Worldwide Spending on Robotic Process Automation Software to Reach $680 Million in 2018
02. WAS IST RPA
UND WIE FUNKTIONIERT ES?
Die Abkürzung RPA steht für Robotic Process Automation. Dabei meint “Robotic”
jedoch keine Industrieroboter, wie sie beispielsweise in der Fertigung von Fahrzeugen verwendet werden, sondern Software-Roboter. Im Fall von RPA ahmt der Software- Roboter menschliches Verhalten auf der Benutzeroberfläche von Computer-Anwen- dungen nach. Das bedeutet, dass ein RPA-Roboter wie ein menschlicher Nutzer über Klicks und Eingaben bestimmte Funktionen aufruft und so Aufgaben innerhalb einer herkömmlichen Software, wie SAP oder Office-Produkten, bearbeiten und erfüllen kann.
Damit der Roboter weiß, wie er eine bestimmte Aufgaben bewältigen kann, muss ihm eine Reihenfolge von Aktivi- täten vorgegeben werden. Zusätzlich muss er lernen, wo diese ausgeführt werden sollen und welche möglichen Übergangsbedingungen bestehen, beispielsweise “Skonto erstab Bestellun-
gen von 1.500 Euro” in der Rechnun- gslegung. All diese Vorgaben sind in Ablaufdiagrammen abgebildet, anhand welcher der RPA-Roboter arbeitet (siehe Abbildung2). Diese Ablaufdiagramme können Sie manuell erstellen oder im RPA- Tool automatisiert einlesen.
2 UiPath, 2019: Project Templates
Wichtig hierbei ist, dass jeder
einzelne Schritt des Prozesses in das Ablaufdiagramm aufgenommen wird, damit das gewünschte Resultat erreicht wird. Wird ein Schritt
ausgelassen, auch wenn es nur ein einzelner Klick ist, führt das in einer Software zu einem anderen oder zu gar keinem Ergebnis. Es ist also tiefgreifendes Prozesswissen notwendig, auch innerhalb der genutzten IT-Systeme, um einen Prozess mit RPA erfolgreich zu automatisieren.
DIE RICHTIGE DETAILEBENE FINDEN
Vor allem Standardprozesse ohne oder mit nur wenigen Variationen eignen sich für die Automatisierung mittels RPA. Häufige Abweichungen und Ausnahmen des Prozesses
sollten dabei ebenfalls mit abgebildet werden, wohingegen seltene
Prozesspfade die Ablaufmodelle unnötig verkomplizieren ohne großen Mehrwert zu bringen.
202
1 297 / 6.1 hrs
10 / 4.4 days 1
345 / 5 hrs
208 / 1.3 days 253 / 1.3 days
1
3 / 5.3 days 2
60 / 9.2 days
3 / 12.7 days
12 / 3.8 days
5 / 2.6 days 10 / 9.4 days
7
1 / 4 days 4 / 6.2 days
38 / 5.2 days
1 / 12 days
221 / 12.3 hrs 259 / 2.7 days
3 / 3.3 days
68
1 / 5 days 5 / 14.4 hrs
1 / 29 days 5 / 27.8 days
28 / 4.6 days
4
5
2 / 1 days 2 / 12 hrs
3 / 33 days 327 / 1.2 days
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Purchase request item: amount decreased 3
Komplexes Prozessmodell in LANA Process Mining, Auszug
03. DIE MEHRWERTE VON RPA
RPA-Roboter arbeiten anhand von Ablaufdiagrammen, die Klick- und Ein- gabereihenfolgen abbilden. Das erlaubt Anwendern, ihre Prozesse einfach per Mausklick als Diagramm in einer RPA- -Software abzubilden. Sie können mit RPA daher selbst ohne tiefgehende Programmierkenntnisse Ihre Prozesse automatisieren.
RPA-Roboter sind darüber hinaus nicht an ein spezifisches System oder einen bestimmten Softwarehersteller ge- bunden, wodurch sie sich besonders für den Einsatz in heterogenen IT-Lands- chaften eignen, in denen IT-Systeme unterschiedlichster Art und Hersteller zusammenarbeiten. So umgehen Sie
gibt es außerdem Bausteine, welche die Umsetzung von RPA weiter vereinfa- chen, beispielsweise für den Mailversand via Outlook.
Die Automatisierung Ihrer Prozesse mit RPA bietet gleichzeitig die Mögli- chkeit zur stetigen Optimierung. Die verantwortlichen Fachmitarbeiter sind direkt in die Umsetzung der Process Automation involviert und können die automatisierten und standardisierten Prozessabläufe kontinuierlich verbes- sern. Dadurch erreichen Sie nachhaltige Prozessexzellenz.
VERBESSERUNG DER COMPLIANCE
Nahezu 100%
Compliance durch automatisierte Regeln.
ERHÖHUNG DER SERVICEQUALITÄT
Verbesserter Service durch schnelle, fehlerfreie Prozesse3.
GENAUIGKEIT &
STANDARDISIERUNG
Keine Abweichungen dank geradliniger Arbeitsabfolgen.
STEIGERUNG DER PRODUKTIVITÄT
Bis zu 80% weniger Aufwand bei doppelter Prozessgeschwindigkeit4.
EINSPARUNG VON RESSOURCEN
Kostenreduzierung um 20–50%5 durch weniger Personalbindung.
UNABHÄNGIGE
PROZESSAUSFÜHRUNG
Abläufe auch
außerhalb regulärer Geschäftszeiten.
3 Jacada, 2018: Traditional RPA vs Customer Service RPA
4 AI Multiple, 2019: 45 RPA Case Studies. Explore RPA in your Industry & Function
04. HERAUSFORDERUNGEN
BEI DER EINFÜHRUNG
RPA-Initiativen werden gestartet, um Abläufe im Unternehmen effizienter zu gestalten. Um dieses Ziel zu erreichen, empfiehlt es sich, die Geschäftsprozesse vor Beginn eines RPA-Projekts zunächst auf Schwachstellen zu analysieren. Dur- ch diese decken Sie Verbesserungsmögli- chkeiten in den bestehenden Prozessen auf und können sie direkt ausbessern, bevor Sie einen eventuell suboptimalen Prozess automatisieren.
Prozesse mit all ihren Bedingungen, Eigenschaften und Schritten in Ablauf- diagrammen abzubilden kann sehr komplex sein. Je komplexer der Prozess, desto schwieriger wird es, ihn Ende-zu- Ende zu automatisieren. Während RPA daher in kurzen oder Teilprozessen un- verfänglich anwendbar ist, ist die Auto- matisierung komplexer Prozesse deutlich aufwändiger. Eine Richtlinie: der Prozess sollte innerhalb von 6 bis 8 Wochen mit RPA realisierbar sein.
Bei manuell ausgeführten Prozessen ist die Abfolge von Aktivitäten in der Regel nachvollziehbarer und Prozesse können daher gut analysiert werden.
Bei Prozessen, die vorrangig in einem IT-System ablaufen, stoßen traditionelle Methoden der Prozessanalyse jedoch schnell an Grenzen, wenn es darum geht, den gelebten Prozess abzubilden. Genau hier setzt LANA Process Mining an.
“WIRD MEIN ARBEITSPLATZ WEG AUTOMATISIERT?”
Laut einer Befragung gibt es bei nur 17% der Angestellten Widerstand gegen ein RPA-Pilotprojekt6. Dennoch ist es entscheidend für die erfolgrei- che Einführung von RPA, Ihre Ziele offen und transparent zu kommuni- zieren. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Projekte ein, um zu verdeutlichen, dass RPA eine große Unterstützung im Berufsalltag ist.
Mitarbeitern werden repetitive Auf- gaben abgenommen, wie etwa das Anlegen von Rechnungen. So unters- tützt RPA sie nachhaltig im Beruf- salltag und erlaubt ihnen, sich ans- pruchsvollen Aufgaben widmen.
RISIKO: SCHATTEN-IT
Die einfache Einführbarkeit von RPA birgt auch Risiken. Wenn der Fachbereich selbständig und unabhängig von der IT-Abteilung eine RPA-Lösung einführt, kann eine Schatten-IT entstehen7.
05. RPA UND
LANA PROCESS MINING
Was ist Process Mining?
Process Mining ist die Visualisierung und Analyse der digitalen Spuren, die Prozes- se in IT-Systemen hinterlassen.
Genutzt werden hierfür Log-Dateien, die im Einkaufsprozess beispielsweise das Anlage- und Freigabedatum einer Bes- tellung beinhalten. Solche Log-Dateien können aus jedem IT-System extrahiert werden.
LANA Process Mining baut dabei auf drei zentrale Methoden: die Erkennung, Analyse und Verbesserung von Ge- schäftsprozessen.
LANA ermöglicht Ihnen die Visuali- sierung der tatsächlich ablaufenden Prozesse auf Basis der Log-Dateien und reichert die entdeckten Modelle mit weiteren Attributen wie Kosten, Länder und Zeiten an. Sonst kaum erfassbare Systemprozesse werden so transpa- rent. Sie erhalten neue Einblicke in den tatsächlichen Prozessablauf und finden versteckte Verbesserungspotentiale.
Das LANA Conformance Checking ermöglicht, das erkannte Ist-Prozess- modell in sekundenschnelle mit einem Soll- Prozess zu vergleichen. So erkennen Sie direkt Abweichungen, die Sie
anschließend priorisieren und optimieren können. Darüber hinaus wird auch die Compliance des Prozesses nach internen und externen Vorgaben überprüft.
Der Einsatz von LANA zielt zudem auf die Optimierung des Prozesses ab. LANA Process Mining bietet die einzigartige Möglichkeit der KI-gestützten Ursachen- analyse. Hier zeigt LANA Muster in den Daten und erlaubt dadurch Rückschlüsse auf die Ursachen gefundener Abwei- chungen.
DAS MACHT LANA EINZIGARTIG LANA macht Unternehmen intelligen- ter, schneller und effektiver. Unsere Process-Mining-Software arbeitet mit einem eigens entwickelten
Machine-Learning-Algorithmus, mit dem LANA automatisiert Ursachen für Engpässe, Einspar- und Optimierungs- potential in Prozessen erkennt.
Wie unterstützt LANA ein RPA-Projekt?
Ein RPA-Projekt besteht typischerweise aus vier Phasen. In allen Phasen bietet LANA einen entscheidenden Mehrwert bei der Einführung und Umsetzung effi- zienter und effektiver Prozesse mit RPA.
1. Aufnahme des Ist-Zustands Bei der Einführung von RPA ist es wichtig, die real ablaufenden Prozesse zu kennen, um diese richtig und best- möglich zu automatisieren. Mit LANA werden die Ist-Prozesse des Unterneh- mens aus IT-Systemen erfasst und visu- alisiert, sodass jeder Prozessschritt und jede Prozessvariante sichtbar wird.
2. Ist-Prozesse standardisieren und optimieren
Da durch LANA Process Mining alle Pro- zessvarianten aufgedeckt werden, wird auch der Standardisierungsgrad eines Prozesses deutlich. Stark standardi- sierte Prozesse sollten als erstes auto- matisiert werden, da hier der Return on Investment (ROI) am größten ist. Für alle weiteren Prozesse bildet die Analy- se mit LANA die ideale Grundlage zur Standardisierung. Der ROI tritt in der
3. Optimierte Prozesse mit RPA umsetzen In dieser Phase werden die zuvor stan- dardisierten und optimierten Prozesse mit einer RPA-Lösung umgesetzt. Die Automatisierung wird dabei anhand von Ablaufdiagrammen durchgeführt.
Überprüfen Sie diese Umsetzung mit LANA Process Mining während und nach der Realisierung des Prozesses auf ihre Richtigkeit und Effizienz.
4. Monitoring der RPA-Umsetzung Nachdem Sie die Prozesse mit RPA um- gesetzt haben, können Sie sie mit LANA überwachen. Zum Monitoring gehört neben der Kontrolle der Umsetzung auch die Beobachtung der Performance, wie etwa der Prozesszeiten und -kosten.
So finden Sie heraus, ob durch die Auto- matisierung die gewünschten Ergebnis- se realisiert werden und der Prozess da- bei mit allen Vorgaben konform bleibt.
Nutzen Sie LANA dazu, neben dem Monitoring der RPA-Umsetzung glei- chzeitig weitere Optimierungspoten- tiale aufzudecken. So überwachen und verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse
Ablauf RPA-Projekt
1 Aufnah
me des Ist-Zustands
Real ab laufende Pr
ozesse m it LANA Process
Mining erfassen u
nd visualisier en
2
Ist-Prozesse standar
disie ren
und op timieren
Entdec kte Pr
ozessv arianten ang
leichen,
Abläufe m it LANA analy
sieren und
verbesser
n 3
Optimierte Pr ozesse
mit RP A
ums etzen
Prozesse als Flu ssdiag
ramme in einer
RPA-Lösung abbilden u nd realisier
en
4 Monit
oring
der RPA-Umsetzung
Kontinu ierliches Ü
berprüfen der
automatisier ten Pr
ozessu msetzu
ng mit
LANA
06. ZUSAMMENFASSUNG
Robotic Process Automation ist eine ein- fache, effektive Methode zur Prozess- automatisierung, mit deren Hilfe Fachbereiche ihre Prozesse selbststän- dig effektiver und effizienter machen.
Jedoch müssen bestimmte Voraus- setzungen vorhanden sein, wie stan- dardisierbare Prozesse und detailliertes Prozesswissen, damit ein RPA-Projekt sinnvoll und erfolgreich ist.
LANA Process Mining ist ein ideales Tool für die zielgerichtete und transparen- te Umsetzung eines solchen Projekts.
Vor einem RPA-Projekt erfasst LANA die Ausgangssituation detailliert und umfangreich. Während und nach einem RPA-Projekt überprüft es den Projekter- folg anhand von konkreten Kennzahlen.
Somit ist LANA ein passgenaues und effektives Tool für die Prozessanalyse, -optimierung und -standardisierung im Zusammenspiel mit Robotic Process Automation.
Entdecken Sie die Möglichkeiten von LANA Process Mining im direkten Kontakt mit unseren Process-Mining-Experten.
Buchen Sie eine Produkt-Demonstration unter www.lanalabs.com/demo.
Lana Labs GmbH Muskauer Str. 43 10997 Berlin, Germany
Amtsgericht Charlottenburg HRB 177930 B
Management:
Dr. Thomas Baier Karina Buschsieweke
Dr. Rami-Habib Eid-Sabbagh
Kontakt
Dr. Rami-Habib Eid-Sabbagh Co-Founder & CSO
Lana Labs GmbH rami@lanalabs.com
Für weitere Informationen und Fragen zu LANA Process Mining stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
www.lanalabs.com contact@lanalabs.com (+49) 030 23356596
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