s i n d nach d e n bisherigen E r f a h r u n g e n in nur ca. 40 P r o z e n t aller Fälle n e u a n z u s e t z e n . D i e restlichen s i n d e n t w e d e r s c h o n als S t a m m s a t z v o r h a n d e n , k o m m e n in v e r s c h i e d e n e n S ä t z e n m e h r m a l s v o r o d e r sind falsche Eintragungen, d i e gelöscht w e r d e n k ö n n e n . A u c h z u m A n l e g e n eines n e u e n
Körperschafts-Stammsatzes m u s s grundsätzlich das Buch v o m Fach geholt w e r d e n .
V o m September 2001 bis M i t t e M ä r z 2003 w u r d e n a u f diese W e i s e i n s g e s a m t ca. 2 3 . 0 0 0 D a t e n s ä t z e vollständig bearbeitet. Ü b r i g s i n d n o c h ca. 63.000 M a i l b o x e n , d e r e n Bearbeitung i n ungefähr a n d e r t halb Jahren abgeschlossen sein d ü r f t e . Ein g r o ß e s
P r o b l e m stellt der v o n der F i r m a nicht m e h r v o l l ständig bearbeitete Systematische Katalog dar. H i e r sind n i c h t n u r die R o h d a t e n , s o n d e r n eigentlich alle A u f n a h m e n unter K o n t r o l l e der jeweiligen K a t a l o g karten z u überarbeiten. Es w u r d e n dafür erst k ü r z lich S o n d e r m i t t e l b e a n t r a g t - o b diese g e w ä h r t werden, ist aber n o c h ungewiss.
Erschwert w i r d die A r b e i t i m M o m e n t a u c h n o c h durch die i m H a u s e stattfindenden Bauarbeiten. E i n Großteil des Bestandes w u r d e i m M ä r z in die G a l l e ria N a z i o n a l e d ' A r t e M o d e r n a ausgelagert. D i e B e arbeitung dieser Fälle m u s s daher bis zur A u f n a h m e eines regulären Betriebes d o r t verschoben werden.
RETROKONVERSION DER
ALPHABETISCHEN KATALOGE
DES KUNSTHISTORISCHEN INSTITUTS IN FLORENZ
Ruth Werner - (Kunsthistorisches Institut in Florenz, Max-Planck-Institut, Bibliothek, Florenz)
D a s K u n s t h i s t o r i s c h e I n s t i t u t i n Florenz, 1 8 9 7 g e g r ü n d e t , v e r f ü g t e ü b e r d i e l ä n g s t e Zeit s e i n e s Bestehens n i c h t ü b e r einen n a c h heutigen K r i t e r i e n k o n z i p i e r t e n , v o l l s t ä n d i g e n alphabetischen K a talog. D e r g e s a m t e B i b l i o t h e k s b e s t a n d war in Frei
h a n d a u f s t e l l u n g z u g ä n g l i c h , die Aufstellung so e i n l e u c h t e n d gestaltet, dass die S u c h e a m Standort i n d e n meisten Fällen ausreichende Ergebnisse b r a c h te. N o c h d e r V o r g ä n g e r des j e t z i g e n B i b l i o t h e k s leiters war m i t g u t e n G r ü n d e n d a v o n ü b e r z e u g t , dass 90 % d e r S u c h e n a u f K ü n s t l e r oder t o p o g r a p h i s c h e E i n h e i t e n g e r i c h t e t s e i e n , u n d dass d i e S a c h g r u p p e n - A u f s t e l l u n g d i e s e n S u c h a n f r a g e n v o l l a u f genügte.
Erfassung und Erschließung der Florentiner Bestände bis 1996
D a s wichtigste I n s t r u m e n t z u r Erschließung der Bestände w a r der S t a n d o r t - K a t a l o g . Es gab j e d o c h v o n A n f a n g an a u c h einen a l p h a b e t i s c h e n K a t a l o g , d e r h a n d s c h r i f t l i c h , m i t T i n t e u n d Feder, bis z u m A n f a n g der achtziger Jahre des z w a n z i g s t e n J a h r h u n d e r t s f o r t g e f ü h r t w u r d e . D i e Erfassungsregeln w u r d e n n i c h t schriftlich festgelegt u n d h a b e n sich i m Laufe v o n ü b e r achtzig J a h r e n Katalogisierungs
zeit beträchtlich geändert. D a s A n w a c h s e n des B e standes ( h e u t e m e h r als 250.000 B ä n d e ) , B e s o n d e r h e i t e n i n d e r A u f s t e l l u n g ( d r e i F o r m a t e , die s i c h
nicht in der Signatur a u s d r ü c k e n u n d an drei v e r schiedenen O r t e n aufgestellt s i n d ) sowie n e u e , i n t e r d i s z i p l i n ä r e F r a g e s t e l l u n g e n i n der K u n s t g e schichte f ü h r t e n aber seit d e n sechziger Jahren d a z u , dass m a n , w e i t e r h i n m ü n d l i c h , detailliertere H a u s regeln festlegte, die m e c h a n i s c h e W o r t f o l g e u n d S t a a t s b ü r g e r p r i n z i p b e i der N a m e n s a n s e t z u n g (nicht w i e i n der Bibliotheca Hertziana, als H o m mage an das G a s t l a n d Italien, „ V o n G o e t h e " ) , aber keine E i n t r a g u n g e n unter Serien oder K ö r p e r s c h a f ten vorsahen.
Einstieg f ü r B e s t a n d s k a t a l o g e v o n M u s e e n u n d Ausstellungskataloge war der O r t der E i n r i c h t u n g , d a n n ggf. ein ungefähres A l p h a b e t der M u s e u m s n a m e n f ü r die Bestandskataloge u n d eine c h r o n o l o g i s c h e F o l g e der A u s s t e l l u n g e n . Bei f ü r d i e I n s t i t u t s z w e c k e w i c h t i g e n O r t e n w i e etwa R o m , Florenz, L o n d o n gibt es weitere Unterteilungen f ü r Ausstellungen m o d e r n e r K u n s t ( m o d e r n e r K ü n s t ler ist i m K H I , wer n a c h 1850 g e b o r e n ist) u n d Auktionskataloge. V e r m i e d e n w u r d e nach M ö g l i c h keit eine H a u p t e i n t r a g u n g unter d e m Sachtitel ( u n ter d e m m a n d i e A u s s t e l l u n g s k a t a l o g e also n i c h t f i n d e t ) , w a s a u c h zur A u s b i l d u n g einer G r u p p e
„ A t t i " ( K o n g r e s s a k t e n ) m i t e i n e r eigenen S a c h g r u p p e n - U n t e r t e i l u n g f ü h r t e . D i e K o n g r e s s a k t e n f a n d m a n also a u c h nicht u n t e r d e m Titel, s o n d e r n u n t e r d e m D a t u m des K o n g r e s s e s - g e l e g e n t l i c h
»KONVERSION DER AlPHt
auch unter d e m N a m e n des ersten Herausgebers.
Nebeneintragungen gibt es wenige, dafür nicht sel- ten mehrere A u f n a h m e n für das gleiche W e r k , etwa bei Wanderausstellungen, die aber nicht a u f e i n a n - der verweisen.
Die Anlage des Katalogs erinnert in m a n c h e r H i n - sicht an den b e r ü h m t e n K a t a l o g des British M u s e - u m s , in d e m ebenfalls m i t S a c h g r u p p e n , F o r m - begriffen u n d c h r o n o l o g i s c h e n Unterteilungen in e i n e m alphabetischen K a t a l o g gearbeitet w u r d e . I n der H a n d h a b u n g ist der n u n m e h r mehr als h u n d e r t Jahre alte Holzkastenkatalog, in d e m die etwa D I N A 5 großen Blätter m i t je einer Stange gesichert sind, außerordentlich unpraktisch. M a n braucht A u t o - m e c h a n i k e r - W e r k z e u g , u m ein Blatt für E r g ä n z u n - gen h e r a u s z u h o l e n , d e m e n t s p r e c h e n d w u r d e n B a n d n a c h t r a g u n g e n n i c h t g e r n e g e m a c h t - d i e Benutzer sollten, ganz i m S i n n e einer „ f m d i n g list", die Signatur notieren u n d d a n n bitte a m Regal n a c h - sehen, w a s i m Bestand war.
I m Jahre 1983 wechselte m a n z u einem Katalog m i t Kärtchen i m internationalen Format, der d a n k der S p e i c h e r s c h r e i b m a s c h i n e m i t m e h r N e b e n - eintragungen bestückt w e r d e n konnte, behielt j e - d o c h i m Wesentlichen die f ü r d e n ersten K a t a l o g b e s c h l o s s e n e n S o n d e r r e g e l n bei. D i e B a n d n a c h - t r a g u n g e n w ä r e n i n f o l g e e i n e r n e u e n S c h r a u b - k o n s t r u k t i o n an den Kästen einfacher gewesen, blie- ben aber unbeliebt. D i e i n z w i s c h e n erfolgte Einstel- l u n g v o n b i b l i o t h e k a r i s c h g e s c h u l t e m P e r s o n a l sorgte dafür, dass viele f o r m a l e Regeln der I n t e r n a - tional Standard Bibliographie D e s c r i p t i o n ( I S B D ) angewendet w u r d e n , w i e etwa Deskriptionszeichen u n d die g e n o r m t e A b f o l g e der b i b l i o g r a p h i s c h e n Beschreibung. Nicht erfasst w u r d e aber z u m B e i - spiel weiterhin die ISBN. D i e Katalogkärtchen h a - b e n alle ein handschriftliches Element: die m i t Blei- stift geschriebene Signatur. I n einer Kunstbibliothek liegt es nahe, dass der eine o d e r andere Bearbeiter einen S i n n f ü r Kalligraphie hat - oft ist die Signa- tur m i t den unterschiedlichsten Schnörkeln verziert, was die U m s e t z u n g nicht sonderlich befördert hat.
Vorüberlegungen bei der Retrokonversion
In FlorenzDie M a x - P l a n c k - G e s e l l s c h a f t hatte als erste der d a m a l s drei T r ä g e r e i n r i c h t u n g e n des K u n s t - verbundes erkannt, w i e w i c h t i g der Nachweis des Gesamtbestandes i m 1996 m i t d e n N e u e r w e r b u n - gen b e g o n n e n e n g e m e i n s a m e n K u b i k a t - O n l i n e - Katalog sei, so dass die B i b l i o t h e c a H e r t z i a n a als erste der drei P a r t n e r b i b l i o t h e k e n die R e t r o k o n - version europaweit ausschreiben u n d eine h o l l ä n - dische F i r m a d a m i t beauftragen konnte. I m Z u g e der V e r b u n d a b s p r a c h e n w u r d e beschlossen, dass auch das d a m a l s v o m B u n d e s m i n i s t e r i u m für Bil- d u n g , Wissenschaft, F o r s c h u n g u n d T e c h n o l o g i e getragene Kunsthistorische Institut m i t derselben
Firma arbeiten sollte, w a s die gleichmäßige Q u a l i - tät der eingegebenen D a t e n garantieren, d e n exter- nen Dublettenabgleich z w i s c h e n R o m u n d Florenz zur V e r m e i d u n g v o n D o p p e l e i n g a b e n i n unsere D a t e n b a n k ermöglichen u n d die Entwicklungskos- ten für d e n D a t e n i m p o r t reduzieren sollte. In Flo- renz beschloss m a n , angesichts beschränkter Finan- zen, z u n ä c h s t n u r den „leichter" u m z u s e t z e n d e n maschinenschriftlichen Alphabetischen Katalog für die Erwerbungsjahre 1983-1996 zu konvertieren.
Ein G r u n d für die langsamere Vorgehensweise in Florenz war aber auch, erst einmal Erfahrungen m i t einer F i r m a s a m m e l n z u w o l l e n , die b i s l a n g vor allem m i t R e t r o k o n v e r s i o n s - P r o j e k t e n a u f n a t i o - nalbibliothekarischer Ebene hervorgetreten war, auf der die z u g r u n d e liegenden bibliographischen D a - ten sehr gut u n d stark standardisiert sind. In Spezial- bibliotheken sind die Kataloge wegen der Freihand- systematik aber oft sehr viel weniger präzise, was allgemeine b i b l i o g r a p h i s c h e A n f o r d e r u n g e n a n - geht, u n d viel genauer in Wissenszusammenhängen, nicht zuletzt d a n k der leicht resignierten Einsicht, dass ein nicht bibliothekarisch geschulter Katalog- benutzer m i t m a n c h e n v o n den R A K vorgeschrie- b e n e n I n f o r m a t i o n e n n i c h t allzu viel a n f a n g e n k a n n . Ä n d e r u n g e n v o n K ö r p e r s c h a f t s n a m e n mussten beispielsweise in d e n Zettelkatalogen we- der v o m Bibliothekar n o c h v o m Benutzer nachvoll- zogen werden, da m a n die Sache durch den Einstieg unter d e m O r t entschärft hatte, der sich bei den ortsfesten Kunsteinrichtungen so schnell nicht ä n - dert. D a s erleichterte die Suche i m K a t a l o g u n d sparte Katalogisierungszeit, hatte aber für die K o n - vertierung zur Folge, dass m a n die A u f n a h m e n auch i m K o n t e x t der E i n o r d n u n g sehen muss, u m m ö g - lichst alle I n f o r m a t i o n e n i n einen O n l i n e - K a t a l o g z u ü b e r t r a g e n . A u c h gab es U n t e r s c h i e d e i m Katalogisierungsniveau: die Altdaten der B i b l i o - theca H e r t z i a n a , in der i m m e r b i b l i o t h e k a r i s c h ausgebildetes Fachpersonal katalogisiert hatte, hat- ten e i n f ü r spezialbibliothekarische Verhältnisse sehr h o h e s Niveau. V o n der Qualität der Florenti- ner A i t d a t e n war m a n weniger überzeugt, weil in F l o r e n z w e g e n c h r o n i s c h e r P e r s o n a l k n a p p h e i t schon i m m e r m i t flugs angelernten Aushilfskräften katalogisiert worden war.
Einscannen des Katalogs, Datenerfassung und notwendige Nacharbeiten
D e r A K 1983-1996 w u r d e w ä h r e n d der B i b i i o - t h e k s s c h l i e ß u n g im A u g u s t 2000 in H o l l a n d ge- scannt. W i r haben es d a m a l s leider versäumt, eine Kopie des Scans für das K H I z u verabreden, so dass sich erst i m Zuge der Datenlieferungen herausstell- te, dass m e h r als 5.000 v o n insgesamt ca. 45.000 Titeln die Mailboxkategorie „Signatur unleserlich"
trugen. D i e Firma hatte alle Kärtchen m i t einer ein- zigen Einstellung gescannt, m i t diesem Resultat. D i e
D a t e n - E r f a s s u n g erfolgte i n H e i m a r b e i t d u r c h h o l - ländische Hausfrauen, in e i n e m zweiten D u r c h g a n g sollte eine bibliothekarische K o n t r o l l e stattfinden, d i e v o r a l l e m a u c h z w i s c h e n R o m u n d F l o r e n z dublette Titel ermitteln u n d m i t t e l s „ A n s i g e l n " der L o k a l d a t e n n u r eine A u f n a h m e v e r w e n d e n sollte.
R o m u n d F l o r e n z h a b e n i n Z u s a m m e n a r b e i t m i t der F i r m a je ein Pflichtenheft erstellt. D a s F l o r e n - tiner basiert a u f d e m r ö m i s c h e n , ist aber nicht i d e n - tisch d a m i t . W i r h a b e n beispielsweise für F l o r e n z eine abweichende B e h a n d l u n g v o n S o n d e r d r u c k e n vereinbart, die die Recherche der Fundstelle erlaubt, w a r e n aber d u r c h viele i n Z u s a m m e n a r b e i t v o n B i b l i o t h e c a H e r t z i a n a , T h o m a s Berger ( u n s e r e m A l l e g r o - K o o r d i n a t o r ) u n d d e r R e t r o k o n v e r s i o n s - F i r m a getroffene V e r e i n b a r u n g e n v o n v o r n h e r e i n festgelegt.
D i e E i n s p a r u n g der eigenen E n t w i c k l u n g s a r b e i t hatte g r o ß e Vorteile für das K H I , aber uns s c h m e r z t beispielsweise die Entscheidung, der Firma n i c h t die gesamte D a t e n b a n k , s o n d e r n n u r eine A u s w a h l der v o r h a n d e n e n Stammsätze zur V e r f ü g u n g gestellt z u haben. D i e s h a t Nacharbeiten zur Folge, deren E n d e nicht a b z u s e h e n ist. D i e Firmenmitarbeiter w a r e n stets f r e u n d l i c h u n d h ö f l i c h , legten aber a u c h a u f ausdrückliche Nachfragen n i e die verwendeten M e - t h o d e n klar, u n d k o n n t e n k u r z v o r d e m I n s o l v e n z - v e r f a h r e n , d a s d i e F i r m e n a k t i v i t ä t e n s c h l i e ß l i c h beendete, nicht auch n o c h m i t Dublettenabgleichen behelligt w e r d e n . Vorsichtige Schätzungen w a r e n v o n 3 5 - 4 0 % B e s t a n d s ü b e r s c h n e i d u n g z w i s c h e n R o m u n d F l o r e n z ausgegangen, tatsächlich a n g e - sigelt w u r d e schließlich n u r i n weniger als 10 % der A u f n a h m e n . S o f o r t nach der D a t e n e i n s p i e l u n g i m M ä r z / A p r i l 2 0 0 2 w u r d e i n e t w a drei M o n a t e n i n Florenz ein erster Nachbearbeitungslauf für w e n i g e Felder, i n s b e s o n d e r e die Signatur, m i t drei angelern- ten Kräften d u r c h g e f ü h r t .
D i e N a c h b e a r b e i t u n g erfolgt a n h a n d des O r i g i - n a l - K a t a l o g s , u m z u sehen, o b A u f n a h m e n f e h l t e n - was z u m G l ü c k n u r in g e r i n g e m U m f a n g d e r Fall war. H i n g e g e n stellte sich h e r a u s , dass m e h r als h u n d e r t S i g n a t u r e n a n d i e f a l s c h e n A u f n a h m e n angesigelt w a r e n , offenbar d u r c h einen nicht g e n ü - g e n d differenzierten a u t o m a t i s i e r t e n D u b l e t t e n a b - gleich. Sachtitel u n d E r s c h e i n u n g s j a h r genügen i n K u n s t b i b l i o t h e k e n nicht z u r Identifizierung eines Werkes, v o r a l l e m nicht für P u b l i k a t i o n e n i n J u b i - l ä u m s j a h r e n v o n K ü n s t l e r n . Bei jeglichem P r o b l e m ( D u b l e t t e n , a n d i e falsche A u f n a h m e angesigelt, S t r u k t u r p r o b l e m e wie m e h r b ä n d i g e s W e r k versus S e r i e n k a t a l o g i s a t ) w e r d e n n u r die I d e n t n u m m e r des Satzes u n d e i n K ü r z e l f ü r die A r t des P r o b l e m s f ü r eine weitere, spätere N a c h b e a r b e i t u n g n o t i e r t - a u f Zetteln. D i e s e zweite N a c h b e a r b e i t u n g erfolgt seit H e r b s t 2 0 0 2 d u r c h eine b e s o n d e r s tüchtige s t u - d e n t i s c h e H i l f s k r a f t , d i e h o f f e n t l i c h e i n m a l d i e B i b l i o t h e k s l a u f b a h n e i n s c h l a g e n w i r d , u n d l ä u f t
halbtags n o c h mindestens bis z u m Jahresende 2003.
I n A b s p r a c h e m i t d e n B e a r b e i t e r i n n e n i n R o m werden a u c h die M a i l b o x e n f ü r fehlende V e r k n ü p - f u n g e n u n d N a c h b e s s e r u n g e n aller A r t bearbeitet.
T h o m a s Berger v e r d a n k e n w i r nicht n u r die E n t - w i c k l u n g v o n Tests u n d des D a t e n i m p o r t s , s o n d e r n auch diese M a i l b o x e n , die b e i m Einspielen ins A l - legro-Systefh generiert w u r d e n , u n d a u c h diverse M e c h a n i s m e n f ü r eine b e q u e m e r e N a c h b e a r b e i - tung. Per V e r b u n d a b s p r a c h e ist festgelegt, dass, w e r eine A u f n a h m e bearbeitet, sie z u v e r v o l l s t ä n d i g e n hat ( a l s o e t w a a u c h d i e M ü n c h n e r K o l l e g e n a n - lässlich einer antiquarischen E r w e r b u n g ) - die glei- che Arbeitsteilung, die w i r a u c h bei N e u a u f n a h m e n a n w e n d e n .
Neuorientierung durch die neue Träger- schaft
Seit d e m 1.1.2002 ist a u c h das K H I ein Institut d e r M a x - P l a n c k - G e s e l l s c h a f t , u n d m a n k o n n t e sich — finanziell u n d i n der P r o j e k t a r b e i t m e h r g e f ö r d e r t - der K o n v e r s i o n der restlichen Altdaten f ü r M o n o - g r a p h i e n v o r E r w e r b u n g s j a h r 1983 z u w e n d e n : 9 6 K a t a l o g k ä s t e n ä ca. 1.500 A u f n a h m e n , i n s g e s a m t etwa 145.000, v o n d e n e n Zeitschriftentitel, M e h r - f a c h a u f n a h m e n u n d V e r w e i s u n g e n a b z u z i e h e n sind, andererseits aber a u c h o f t mehrere A u f l a g e n oder A u s g a b e n eines W e r k e s a u f einer Karte s t e h e n .
A n g e s i c h t s d e r E r f a h r u n g e n m i t d e r e r s t e n R e t r o k o n v e r s i o n mussten n e u e Wege eingeschlagen w e r d e n . D e r K a t a l o g w u r d e a u c h d i e s e s M a l gescannt, weil die B e a r b e i t u n g des Scans u n d d e r D a t e n b a n k a u f einem M o n i t o r e r g o n o m i s c h e r i s t , m i n d e s t e n s d a n n , w e n n es sich u m 2 1 - Z o l l - F l a c h - b i l d s c h i r m e handelt, a u f d e n e n m a n m e h r e r e B i l - der u n d D a t e n b a n k e n z u g l e i c h g e ö f f n e t h a b e n k a n n , o h n e dass sie sich überlagern. D i e s m a l h a b e n wir die Rechte a n d e n B i l d e r n u n d eine K o p i e d a - v o n i m H a u s n e t z zur V e r f ü g u n g gestellt. D i e O r d - ner entsprechen den Katalogkästen, a u f d i e so n i c h t n u r die Retro-Katalogisierer zugreifen k ö n n e n . D i e b e s o n d e r e n S c h w i e r i g k e i t e n des alten a l p h a b e t i - schen K a t a l o g s - k a u m N o r m i e r u n g ( n o c h n i c h t e i n m a l die Signatur steht i m m e r an der g l e i c h e n Stelle), M i n i m a l - A n g a b e n i m S i n n e e i n e r S h o r t Title List, unterschiedliche Erfassung d u r c h u n t e r - schiedliche Bearbeiter i m L a u f der Jahre - l i e ß e n v o r a u s s e h e n , dass z a h l l o s e R ü c k f r a g e n a n f a l l e n w ü r d e n , d i e i n vielen Fällen n u r i m H a u s e s e l b s t entweder v o n d e n M i t a r b e i t e r n oder a n h a n d d e s Buches selbst z u b e a n t w o r t e n wären. Bei e i n e r h a u s - i n t e r n e n Erfassung stellen sich keine I m p o r t - P r o - b l e m e , k e i n e P r o b l e m e m i t der z w i s c h e n z e i t l i c h erfolgten Aktualisierung der ja lebenden D a t e n b a n k ( F i r m a h a t a n A u f n a h m e 1 angesigelt, die z u m Z e i t - p u n k t der E i n s p i e l u n g aber n i c h t m e h r existiert, d a aus h o f f e n t l i c h guten G r ü n d e n a u f A u f n a h m e 2 umgeleitet).
22 CMB-news 2 / 2003, Jahrgang 9
ETROKON VERSION DER ALPHABETISCHEN KATALOGE
A b e r eine wirklich h a u s i n t e r n e Erfassung d u r c h ein T e a m v o n mehreren Halbtagskräften ( m e h r als 4 - 5 Stunden k a n n m a n sich auf diese Art v o n Arbeit nicht konzentrieren) unter Leitung einer der beiden D i p l o m - B i b l i o t h e k a r i n n e n des K H I , die v o n a n d e - ren A u f g a b e n nicht befreit werden kann, wäre s c h o n aus organisatorischer Sicht ein Fiasko g e w o r d e n . Eine F l o r e n t i n e r F i r m a , g u t e i n g e f ü h r t a u f d e m lokalen M a r k t durch verschiedene R e t r o k o n - P r o - jekte e t w a in der B i b l i o t h e k der U f f i z i e n u n d i m G a b i n e t t o V i e u s s e u x u n d a u ß e r d e m n a t i o n a l e r Preisträger f ü r die beste b i b l i o t h e k a r i s c h e S c a n - Indexierungs-Software, hatte Interesse an d e m P r o - jekt. Unsere Vorgaben waren: Direkterfassung i n die lokale F l o r e n t i n e r D a t e n b a n k , u n d z w a r i n der D O S - V e r s i o n v o n A l l e g r o , d i e w e n i g e r s p r a c h - a b h ä n g i g ist als die W i n d o w s - V e r s i o n a99; eine Teamleiterin für die Einarbeitung u n d Arbeitsorga- nisation des möglicherweise w ä h r e n d der P r o j e k t - zeit w e c h s e l n d e n Personals, für die Q u a l i t ä t s k o n - trollen u n d Z u s a m m e n a r b e i t m i t der B i b l i o t h e k . A u ß e r e i n e m n e u e n P f l i c h t e n h e f t e n t s t a n d a u c h eine ausführliche A n l e i t u n g z u m Arbeiten m i t A l - legro, alles a u f Italienisch.
D i e E i n r i c h t u n g der Arbeitsplätze, S c h u l u n g e n , Erarbeiten v o n Pflichtenheft u n d A n l e i t u n g e n er- folgten i m O k t o b e r / N o v e m b e r 2002. Sechs Titelauf- n e h m e r arbeiten in zwei Schichten ä 4 bis 5 S t u n - d e n z w i s c h e n 8.30 u n d 18.00 U h r . Pro Mitarbeiter u n d S t u n d e m ü s s e n i m Schnitt sechs A u f n a h m e n gemacht werden, entweder d u r c h Neuanlegen oder d u r c h Bearbeiten einer s c h o n v o r h a n d e n e n A u f - n a h m e , z u m Beispiel aus d e n r ö m i s c h e n R e t r o k o n - A u f n a h m e n . Für den D a t e n b a n k a d m i n i s t r a t o r ist zu bedenken: fest angestellte Bibliotheksmitarbeiter sind i n der Regel nicht untröstlich, w e n n m a n i h - n e n mitteilen muss, dass die B i b l i o t h e k s d a t e n b a n k einige S t u n d e n nicht z u r V e r f ü g u n g stehen k a n n , eine andere Sache ist es, Ausfallzeiten einer F r e m d - f i r m a p l a u s i b e l z u m a c h e n . N i c h t dass A l l e g r o - D a t e n b a n k e n ständig ausfielen, i m Gegenteil, aber e i n m a l i m M o n a t ist W a r t u n g s - N a c h m i t t a g , u n d gelegentlich gibt es S o n d e r a k t i o n e n .
D a s K H I bezahlt pro A u f n a h m e , der vereinbarte Preis ist w e g e n der u m f a n g r e i c h e n R e c h e r c h e n (auch f ü r die S t a m m s ä t z e ) der gleiche für N e u a n - legen o d e r Bearbeiten v o r h a n d e n e r A u f n a h m e n . D i e F i r m e n m i t a r b e i t e r k o n n t e n w ä h l e n , o b sie pro A u f n a h m e o d e r S t u n d e b e z a h l t w e r d e n w o l l t e n , u n d h a b e n sich alle für B e z a h l u n g pro S t u n d e ent- schieden. Z u n ä c h s t w a r e n w i r v o n 8 A u f n a h m e n p r o S t u n d e ausgegangen, m u s s t e n aber n a c h d e n ersten E r f a h r u n g e n a u f 6 z u r ü c k g e h e n . P r o b l e m a - tisch ist, dass es i m M o m e n t eher s c h o n z u viele A u f n a h m e n für ein W e r k i n der D a t e n b a n k gibt, da die ersten R e t r o - M a ß n a h m e n ja n o c h längst n i c h t d u r c h g e h e n d n a c h b e a r b e i t e t s i n d . T ä g l i c h w e r d e n v o n d e n Katalogisierern etwa 150 A u f n a h -
m e n bearbeitet, m o n a t l i c h etwa 2.500. M i t d e m A b s c h l u s s der A r b e i t e n r e c h n e n wir i m Jahr 2005.
D i e Mitarbeiter sind Italiener, alle m i t b i b l i o t h e - karischer E r f a h r u n g u n d / o d e r A u s b i l d u n g , teils s c h o n i n anderen P r o j e k t e n der F i r m a bewährt, teils ü b e r die O n l i n e - J o b b ö r s e der A s s o c i a z i o n e Italiana Biblioteche a n g e w o r b e n . D i e Teamleiterin ist Kunsthistorikerin m i t einer zusätzlichen biblio- t h e k a r i s c h e n A u s b i l d u n g u n d g u t e n D e u t s c h - k e n n t n i s s e n .
Auf einem guten Weg
N a c h d e n turbulenten ersten drei M o n a t e n O k t o - ber bis Dezember 2002 h a b e n si ch jetzt Kontrollver- fahren u n d K o m m u n i k a t i o n per M a i l b o x e n an der A u f n a h m e , per Mail, über Gruppenverzeichnisse i m H a u s n e t z eingespielt. D i e Teamleiterin kontrolliert mindestens 10 % der bearbeiteten oder n e u erstell- ten A u f n a h m e n , die A u f n a h m e n der ersten drei M o n a t e werden vollständig überprüft. Ein zurzeit n o c h großer Anteil der K o n t r o l l e n findet i n direk- ter Z u s a m m e n a r b e i t der T e a m l e i t e r i n m i t der Bibliotheksbeauftragten statt - ein Verfahren, das sich als zeitsparender u n d weniger zäh als das Ver- fassen v o n Beanstandungsmeldungen erwiesen hat, u n d das gleichzeitig die Einarbeitung v o n Erläute- r u n g e n u n d Beispielen in die Arbeitsanleitungen e r l a u b t . N a c h unseren E r f a h r u n g e n k a n n so die T a g e s p r o d u k t i o n v o n sechs T i t e l a u f n e h m e r n an e i n e m Arbeitstag kontrolliert werden. D a s Pflich- tenheft steht kurz vor der A b n a h m e u n d ist i m April 2003 v o n uns m i t d e m j e n i g e n für die i m Zentral- institut für Kunstgeschichte in M ü n c h e n b e g i n n e n - de Retrokonversion abgeglichen w o r d e n .
D e r Katalog erweist sich in vielen Fällen als n o c h schwieriger zu interpretieren, als m a n o h n e h i n ge- dacht hatte: D a s raffinierte hauseigene System der U m f a n g s a n g a b e ist so raffiniert, dass es offenbar auch damals i m O r i g i n a l - K a t a l o g n i c h t v o n allen Bearbeitern richtig interpretiert worden ist. Sonder- drucke sind oft ohne präzise Angabe o d e r ga nz o h n e Fundstelle a u f g e n o m m e n . D a z u die Besonderhei- t e n alter D r u c k e u n d alter K ö r p e r s c h a f t e n , v o n K o n v o l u t e n , die Florenz in anderer Z u s a m m e n s t e l - l u n g als R o m besitzt, oder solchen v o n S o n d e r d r u - cken aus Zeitschriften u n d Büchern, die nicht nur V e r k n ü p f u n g e n mit der Fundstelle, s o n d e r n auch untereinander brauchten, in zwei Kategorien, die aber z u s a m m e n in einer A u f n a h m e nicht v o r k o m - m e n dürfen. Alles in allem sehen wir aber gute Fort- schritte u n d sind trotz aller Schwierigkeiten sehr d a v o n überzeugt, dass sich die erheblichen Investi- t i o n e n v o n Zeit u n d G e l d l o h n e n .
U n s bleibt, die Konversion des Aufsatzkatalogs vor 1996 z u organisieren ( K u b i k a t enthält b i b l i o g r a - phisch selbstständige u n d unselbstständige Einhei- ten). D e r Aufsatzkatalog der Bibliotheca Hertziana ist schon i n der gemeinsamen Datenbank, muss aber
AKMB-n
W E R S U C H E T, D E R F I N D E T ... A B E R W I C H T I M M E I D A S , W A S ER S U C H T
n o c h u m f a n g r e i c h n a c h b e a r b e i t e t w e r d e n . V i e l e S t a m m s a t z - V e r k n ü p f u n g e n m i t Zeitschriftentiteln fehlen •- die Kategorie ist v o r h a n d e n , aber n u r m i t Text besetzt, so dass k e i n e B e s t a n d s a n g a b e n f ü r Florenz oder M ü n c h e n angezeigt werden. Es w i r d
z w i s c h e n den Bibliotheksleitern d a r ü b e r v e r h a n - delt, o b diese Nachbearbeitung u n d die E r g ä n z u n g der F l o r e n t i n e r Sacherschließungsdaten g e m e i n - s a m i n e i n e r M a ß n a h m e in A n g r i f f g e n o m m e n werden k ö n n e n .
WER SUCHET, DER FINDET ...
ABER NICHT IMMER DAS, WAS ER SUCHT
ZUR BEDEUTUNG VON METADATENSTANDARDS
Dirk Witthaut-(Sales & Consulting Manager, ADLIB Information Systems, Nürnberg) Datenbanken im Internet
M u s e e n , Bibliotheken u n d A r c h i v e p r o d u z i e r e n l a u f e n d U n m e n g e n an I n f o r m a t i o n e n . O b j e k t - d o k u m e n t a t i o n e n werden erstellt, wissenschaftliche Beiträge in Katalogen, Zeitschriften etc. publiziert.
Z u n e h m e n d w i r d dazu a u c h die M ö g l i c h k e i t der O n l i n e - P u b l i k a t i o n i m Internet genutzt. U r s p r ü n g - lich schlichte Internetseiten m i t r u d i m e n t ä r e n I n - f o r m a t i o n e n z u d e n M u s e e n e n t w i c k e l n s i c h z u W i s s e n s p o r t a l e n , die i n e i n i g e n Fällen a u c h d e n Z u g a n g z u O b j e k t d a t e n b a n k e n e r m ö g l i c h e n . E i n e Flut v o n d i g i t a l e n I n f o r m a t i o n e n wartet i n d e n e n d l o s e n W e i t e n des I n t e r n e t s n u r d a r a u f , v o n W i s s e n s c h a f t l e r n u n d interessierten L a i e n z u r Kenntnis g e n o m m e n zu w e r d e n . D o c h die Frage ist, w i e der Wissensdurstige a u f schnellstem W e g e z u r Quelle der Weisheit gelangt.
Suchmaschinen
D e r E r f o l g v o n I n t e r n e t s u c h m a s c h i n e n w i e G o o g l e hat a u c h in der W e l t der Universitäten u n d M u s e e n z u h o h e n E r w a r t u n g e n an die Suche n a c h wissenschaftlichen I n f o r m a t i o n e n i m Internet ge- führt. Es gilt fast schon als selbstverständlich, m i t d e n relativ e i n f a c h zu h a n d h a b e n d e n S u c h m a - schinen schnell zu umfassenden Suchergebnissen z u k o m m e n . Es m a g zwar sein, dass j e m a n d a u f seine Anfrage h i n Tausende v o n Treffern erhält, d o c h v o n e i n e m gezielten Retrieval o d e r Vollständigkeit der Ergebnisse k a n n nicht e i n m a l ansatzweise die Rede sein. I n t e r n e t - S u c h m a s c h i n e n sind o h n e Frage ein höchst nützliches W e r k z e u g , d o c h ein g r o ß e r Teil der i m P r i n z i p i m Internet v o r h a n d e n e n I n f o r m a - tionsquellen bleibt ihnen verschlossen. D a s gilt i n s - besondere für d e n Inhalt v o n D a t e n b a n k e n .
D i e Ergebnisse einer S u c h m a s c h i n e basieren a u f der I n d e x i e r u n g v o n H T M L - u n d seit k u r z e m a u c h P D F - D o k u m e n t e n d u r c h so g e n a n n t e R o b o t e r oder S p i n n e n . B e d a u e r l i c h e r w e i s e hat der P r o z e s s der I n d e x i e r u n g an der S c h w e l l e z u D a t e n b a n k e n
ein E n d e . l e d e r Hersteller v o n D a t e n b a n k e n hat seine e i g e n e n M e t h o d e n , u m D a t e n b a n k i n f o r - m a t i o n e n i m Internet z u g ä n g l i c h zu m a c h e n . So- lange e i n e S u c h m a s c h i n e d i e s p e z i f i s c h e S u c h - syntax einer D a t e n b a n k n i c h t kennt, k a n n sie d e n Inhalt der D a t e n b a n k n i c h t indexieren u n d f o l g - lich a u c h n i c h t in e i n e S u c h e m i t e i n b e z i e h e n . N i c h t u m s o n s t w e r d e n D a t e n b a n k e n a u c h als die schwarzen L ö c h e r des Internets bezeichnet. W i c h - tige I n f o r m a t i o n e n z u S a m m l u n g s b e s t ä n d e n v o n M u s e e n u n d B i b l i o t h e k e n k ö n n e n n u r abgefragt werden, w e n n m a n die betreffenden Internetseiten a u f r u f t u n d eine S u c h a n f r a g e startet. V o r a u s g e - setzt, die D a t e n b a n k des betreffenden M u s e u m s ist ü b e r h a u p t o n l i n e z u g ä n g l i c h . Für d e n Forscher, der z u m Beispiel n a c h O b j e k t e n für eine A u s s t e l - lung sucht, die auf m e h r e r e M u s e e n verteilt s i n d , bedeutet dies, dass er k o s t b a r e Zeit d a m i t vertut, D a t e n b a n k e n z u s u c h e n , i n i h n e n z u recherchie- ren o d e r schriftliche A n f r a g e n an die e i n z e l n e n M u s e e n z u verschicken.
Open Archives Initiative
E i n e n w i c h t i g e n A n s a t z z u r L ö s u n g dieses P r o - blems h a t die 1999 ins L e b e n gerufene O p e n A r - chives Initiative1 ( O A I ) entwickelt. Ziel v o n O A I ist es, d e n breiten Zugang z u wissenschaftlichen I n f o r - m a t i o n e n i m Internet z u ermöglichen. H e r b e r t v a n der S o m p e l u n d C a r l L a g o z e v o n der C o r n e l l University h a b e n ein P r o t o k o l l entwickelt, m i t d e m es a u f d e r Basis v o n H T T P u n d X M L m ö g l i c h ist, auch den Inhalt einer D a t e n b a n k mit einer Internet- s u c h m a s c h i n e zu erfassen. D e r Schlüssel z u einer ef- fektiven Suche in D a t e n b a n k e n sind die so g e n a n n - ten Metadaten.
O A I h a t ihren U r s p r u n g i n der Welt des E - P r i n t . Gerade i m Bereich der wissenschaftlichen P u b l i k a - tionen besteht schon seit längerem das Interesse an Alternativen zur traditionellen F o r m der g e d r u c k - ten P u b l i k a t i o n . Das Internet bietet sich geradezu
24 •ÄKM'B-news 2 / 2003, Jahrgang 9
