Terminkalender Vormittagssprechstunden

Die Erstellung und Einführung des Terminkalenders für die Vormittagssprechstunden war die umfangreichste Intervention des Projektes. Die Einführung stellte zum einen für die Patienten die evidenteste Neuerung dar, zum anderen war von diesem Schritt auch die insgesamt größte Zahl an Mitarbeitern in ganz verschiedenen Bereichen betroffen. Daher benötigte dieser Schritt die aufwendigste Vorbereitung und Planung.

4.4.4.5.1 Entwicklung

Die technische Umsetzung des Terminkalenders im KIS erfolgte, wie bereits bei dem Terminkalender AOP, in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Programmierer. Zunächst wurden genaue Spezifikationen¹⁰ über Umfang des Kalenders, Zugriffsberechtigungen bis hin zu der farblichen Darstellung erstellt. Diese wurden in direkter Zusammenarbeit zwischen dem Informatiker und dem Projektteam umgesetzt. Der entworfene Terminkalender wurde zunächst in die Testdatenbank eingestellt, ausgiebig von Keyusern (Funktionsleitung NFB, Oberarzt UCH) getestet und entsprechend verbessert. Schließlich erfolgte die Übertragung einer funktionsfähigen Version auf die Echtdatenbank.

4.4.4.5.2 Umsetzung

Auch der Terminkalender der Vormittagssprechstunden wurde im KIS „ORBIS®-OpenMed“

abgebildet. Er besteht aus täglich einer Kalenderspalte für die Tage der Sprechstunde Montag bis Freitag. Die Tage sind farblich nach der jeweils stattfindenden Stationssprechstunde hinterlegt. In der Zeit von 8 bis 11 Uhr können regulär 36 Patienten nacheinander eingetragen werden. Als Termininterwalle sind Fünf-Minuten-Abständen definiert. Um an Tagen mit höherem Patientenaufkommen mehr Patienten im Kalender zu erfassen, können als Ausweichmöglichkeit über 12 weitere Patienten in den Zeitraum von 11 bis 12 Uhr

10 siehe Anhang „Spezifikationen Terminkaleder Sprechstunden“

eingetragen werden. Damit stehen pro Tag maximal 48 Patiententermine zur Verfügung. Die bereits beschriebenen Möglichkeiten des Terminkalendersystems im KIS, wie der Rückgriff auf die bereits vorhandenen Patientendaten, die Eingabe von Bemerkungen zum Prozedere oder den Beschwerden des Patienten mittels Textbausteinen oder Freitext, bestehen ebenfalls.

Des Weiteren wird jedem Termin zur optischen Darstellung eine Farbe zugewiesen.

Unterschieden wird hier zwischen rein ambulanten Patienten und Patienten, die nach einem stationären Aufenthalt ambulant weiter betreut werden sowie zwischen erstmaligen

Sprechstundenbesuchen und Wiedervorstellern.

Um den vier verschiedenen Möglichkeiten Rechnung zu tragen, auf denen Patienten in die Sprechstunde einbestellt werden, wurden Vorgehensweisen für die einzelnen Wege festgelegt.

Der Großteil der Patienten wird aus der Sprechstunde wieder in die Sprechstunde einbestellt.

Hier wird der Termin durch die Pflegekraft oder den Arzt in den Terminkalender eingetragen und dem Patienten eine schriftliche Terminbestätigung mitgegeben. Hierzu wurden ein

Terminzettel¹¹ erstellt, auf dem der Termin handschriftlich eingetragen wird. Des Weiteren ist die Telefonnummer der administrativen Leitstelle UCH für Rückfragen oder

Terminänderungen angegeben. Zum anderen werden bei Anrufen von Extern, die an der administrativen Leitstelle UCH entgegengenommen werden, Termine vergeben und auch von dort in dem Terminkalender dokumentiert. Ein besonderes Prozedere für telefonische

Anfragen an die Sprechstunde wurde gesondert festgelegt (siehe unten).

Da ein Teil der stationären Patienten bei Entlassung einen Termin in der Sprechstunde zur Kontrolle oder Weiterbehandlung erhält, wurde eine Möglichkeit gefunden diese Patienten in den Sprechstundenkalender einzutragen. Die ursprüngliche Idee, den Termineintrag im Sprechstundenkalender für die zu entlassenen Patienten auf den Stationen durch das

Krankenpflegepersonal der jeweiligen Station durchführen zu lassen, konnte nicht umgesetzt werden. Hier stellten sich unüberwindbare Widerstände und mangelnde Computer- und KIS-Kenntnisse dar. Daher wurde gemeinsam mit dem das KIS betreuenden Institut für

medizinische Informatik eine einfache und praktische IT-Lösung gesucht und gefunden. In der unfallchirurgischen Abteilung ist gewährleistet, dass jeder Patient bei Entlassung einen, im KIS geschriebenen, vorläufigen Arztbrief mitbekommt. Dieser wird durch den

behandelnden Arzt selbst geschrieben. Dieser Arzt entscheidet in aller Regel auch über den Zeitraum des Wiedervorstellungstermins. Daher wurde im Sinne des „Demand-Driven-Softeware-Engineering“ mittels des Generator-Tools in die Erstellungsmaske des

unfallchirurgischen Arztbriefes ein Unterpunkt „Wiedervorstellung“ eingefügt. Hier wird

11 siehe Anhang „Handzettel Terminmitteilung“

durch einen Mausklick in den Terminkalender der Sprechstunden gewechselt. Der behandelnde Arzt wählt einen Termin aus, durch einen Klick darauf wird die Terminver-gabemaske geöffnet, in der nun die persönlichen Patientendaten, der Termin mit Uhrzeit, sowie ein Standardtext im Bemerkungsfeld eingetragen ist. Durch einen weiteren Mausklick kann der Termin bestätigt werden, wodurch man wieder in den Arztbrief gelangt. Im Arztbrief wird automatisch ein standardisierter Text mit dem Termin und notwendigen Informationen für den Patienten generiert. Somit ist für die Termineinträge der stationären Patienten der entlassende Arzt zuständig. Für neue Patienten, die von niedergelassenen Kollegen in die Sprechstunde überwiesen werden und sich in aller Regel telefonisch anmelden, wurde die administative Leitstelle als Ansprechpartner (s.u.) und damit auch termineintragende Stelle gewählt.

Allen beteiligten Benutzergruppen des Terminkalenders Sprechstunde UCH wurden im KIS-Nutzerprofil (Arzt UCH, Pflege NFB) die entsprechenden Berechtigungen zum Lesen und Schreiben in den Kalender zugewiesen. Dadurch wird vermieden, dass bei der großen Anzahl beteiligter KIS-Nutzer und einer entsprechend hohen Personalfluktuation jedes einzelne Nutzerprofil entsprechend freigegeben werden muss. Am 13. August 2003 wurde der Terminkalender Poliklink UCH erstellt und war ab dem 18. August, nach ausgiebiger

Testung, in der Echtdatenbank verfügbar. Das Wiedereinbestellungsmodul im Arztbrief UCH konnte erst später entwickelt werden. Es war ab dem 25. November 2003 verfügbar.

4.4.4.5.3 Schulung

Unmittelbar nach Verfügbarkeit des Terminkalenders in der Echtdatenbank begann die Schulung der Mitarbeiter. Im Zeitraum vom 22. August 2003 bis 12.September 2003 wurden alle Pflegekräfte des NFB und die Verwaltungskräfte an der Anmeldung im Umgang mit dem Terminkalender geschult. Die Pflegekräfte waren durch den Terminkalender AOP im

Umgang mit dem Terminkalendermodul des KIS schon recht erfahren. Die Einweisung erfolgte unkompliziert und wenig zeitintensiv. Die beiden Verwaltungskräfte an der

Anmeldung wurden ausführlich eingewiesen, da sie noch keine Erfahrungen im Umgang mit dem Terminkalendermodul hatten. Dem ärztlichen Personal wurde der Terminkalender im Rahmen einer Mittwochsfortbildung vorgestellt und die Bedienung demonstriert. Darüber hinaus erhielten alle Beteiligten ein schriftliches Informationsblatt. Dieses wurde auch in allen Behandlungsräumen der Sprechstunde ausgehängt. Unmittelbar nach der Fertigstellung des Wiedereinbestellungsmodules im Arztbrief UCH folgte am 26. November 2003 die Schulung der Ärzte der unfallchirurgischen Klinik im Rahmen einer regulären

Fortbildungs-veranstaltung durch eine Computerpräsentation.

4.4.4.5.4 Einführung

Vorbereitet wurde die Einführung des Terminkalenders durch eine schriftliche Information des Klinikdirektors an alle beteiligten Mitarbeiter Anfang August 2003¹². Die eigentliche Umstellung auf den neuen Terminkalender erfolgte am 12. September 2003. Ab diesem Tag sollten alle Patienten, die sich aus der Sprechstunde heraus erneut vorstellen sollten, einen im Kalender eingetragenen Termin erhalten und diesen auf dem Terminzettel dokumentiert bekommen. Die alte handschriftliche Form der Termindokumentation wurde abgeschafft.

Die Terminvergabe in den Sprechstunden lief relativ gut an, bisweilen dauerte es relativ lange, bis der Termin eingetragen und der Patient den Terminzettel erhalten hatte. Die Patienten der Sprechstunde wurden durch Aushänge¹³ an der Anmeldung bei der

administrativen Leitstelle und im Wartebereich der Sprechstunde über die Einführung des Terminkalenders hingewiesen. Eine ursprünglich geplante schriftliche Information der zuweisenden niedergelassenen Haus- und Fachärzte erfolgte auf Wunsch der Klinikleitung nicht. Bisher wurden die Patienten in der Reihenfolge der Ankunft und Anmeldung an der Leitstelle in die Sprechstunde aufgerufen, nun erfolgte zur konsequenten Umsetzung des Terminkalenders ab dem 15. September 2003 der Aufruf der Patienten nach der Reihenfolge des Terminkalenders. Die Einführung des Terminmoduls im Arztbrief UCH begann ab dem 26. November 2003. Sie bedurfte auf Grund des selbst erklärenden Charakters und der Erfahrung der Ärzte mit dem Arztbriefmodul nur wenig Hilfestellung.