2 Anlegen einer eigenen FirmaFirma
2.1 Firma anlegen
Um eine Firma in Lexware financial office® professional 2017anzulegen, benötigt das Programm eine Vielzahl von Angaben. Dabei führt Sie ein Assistent durch die entspre-chenden Schritte. In unserem Übungsfall werden Ihnen die Daten von der Geschäfts-führung sowie vom mitwirkenden Steuerberater, Herrn Palme, mitgeteilt. So gehen Sie beim Anlegen der Firma vor:
Allgemeine Firmendaten
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Wählen Sie den Menüpunkt Datei Neu Firma… oder klicken Sie auf das Sym-bol Neue Firma in der SymSym-bolleiste.2
Bestätigen Sie das Anlegen der neuen Firma mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.3
Im ersten Schritt des Firmenassistenten geben Sie die Firmenanschrift ein. Sehr wichtig für die Lohnbuchhaltung ist die Auswahl des korrekten Bundeslandes.Geben Sie die Firmendaten - wie in Bild 2.2 - ein.
Bild 2.1 Neue Firma anlegen
Bild 2.2 Firmenan-schrift
Allgemeine Daten
Firma anlegen
Wichtige Hinweise zur Eingabe
Über die Schaltfläche PLZ suchen können Sie in einem zusätzlichen Dialogfens-ter über die Eingabe von Ort, Straße und Hausnummer die korrekte Postleitzahl ermitteln lassen.
Die Angabe des Bundeslandes wird für die richtige Gruppierung der Steuernum-mer und für die Lohnabrechnung benötigt.
Sollen Telefonnummern oder E-Mailadressen ausgedruckt werden, müssen die-se Daten ebenfalls hinterlegt die-sein.
Handelsregisternummer und Registergericht sind vor allem für Kapitalgesell-schaften wichtig, da diese auf den Rechnungen angegeben werden müssen.
Natürlich kann sich auch ein Einzelunternehmer in das Handelsregister mit dem Zusatz „eingetragener Kaufmann“ eintragen lassen.
Seit September 2008 wird die Steueridentifikationsnummer von den Finanzbe-hörden vergeben und sowohl für private Steuererklärungen als auch für das Ein-nahmen-Überschuss-Formular benötigt. Diese Steuer-ID ist nicht identisch mit der Steuernummer oder der EG USt. ID.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein verpflichtendes Merkmal zur konto-unabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift. Sie wird im Rahmen des SEPA-Lastschriftsverfahrens, das seit dem 01.02.2014 ver-pflichtend wurde, verwendet.
Unternehmen müssen diese bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Tipp:
Mit Klick auf die Schaltfläche ID beantragen (siehe Bild 2.2), können Unterneh-men über die Internetseite der Deutschen Bundesbank ihre Gläubiger-ID für das SEPA-Lastschriftverfahren beantragen.
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Klicken Sie dann am unteren Fensterrand auf die Schaltfläche Weiter.Finanzamt Umsatzsteuer
Im nächsten Schritt werden die Daten für das Umsatzsteuerfinanzamt angegeben. Die meisten der hier abgefragten Angaben sind für die Buchhaltung von Bedeutung und werden nach Rücksprache mit dem mitwirkenden Steuerberater Herrn Palme eingetra-gen. Eingegeben werden müssen das zuständige Umsatzsteuerfinanzamt, die Steuer-nummer und ggfs. die USt-IdNr.
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Zunächst muss das zuständige Finanzamt ausgewählt bzw. die FA-Nummer er-fasst werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finanzamt auswählen.Bild 2.3 Finanz-amt auswählen
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Das zuständige Finanzamt für die Firma Cornwig e.K. Deckenplatten ist das Fi-nanzamt Sankt Augustin. Wählen Sie - wie in Bild 2.4 dargestellt - den Ort Sankt Augustin aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen.Die Finanzamtsdaten vom Finanzamt Sankt Augustin und die zugehörige Bankverbin-dung werden anschließend vom Programm automatisch hinterlegt.
Bild 2.4 Bun-desland und Ort auswählen
Bild 2.5 Finanz-amtsdaten
Daten Finanzamt Umsatzsteuer
BIC und IBAN aus Bankverbin-dung ermitteln
Firma anlegen
Hinweise zur Eingabe
Das Bundesland Nordrhein-Westfalen ist für die Plausibilitätsprüfung der Steuer-nummer erforderlich. Neben Name und Anschrift des Finanzamtes muss noch die Steuernummer angegeben werden. Diese wird für die Umsatzsteuer-Voran-meldung und den Ausdruck auf Rechnungen benötigt.
Da der Aufbau der Steuernummer abhängig vom Bundesland ist, müssen Sie dieses zuerst angeben. Danach wird das Eingabefeld für die Steuernummer vom Programm automatisch so eingestellt, dass die entsprechende Ziffernfolge ein-gegeben werden kann.
Über die Schaltfläche BLZ + Konto-Nr. können zur hinterlegten IBAN-Nummer Bankleitzahl und Kontonummer kontrolliert werden.
Des Weiteren kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erfasst wer-den: Diese ist Grundlage für die zusammenfassende EU-Meldung und wird beim Druck der Aufträge mit berücksichtigt.
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Geben Sie die Steuernummer und die USt-IdNr. der Firma Cornwig e.K. Decken-platten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.Hinweis: Falls Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist, kann das Kontrollkäst-chen Umsatzsteuerpflicht deaktiviert werden.
Finanzamt Lohnsteuer
Von den Lohnzahlungen einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer und der Solidaritätszu-schlag müssen regelmäßig an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt gemeldet und an dieses überwiesen werden.
Die Angaben zum Finanzamt werden für die automatische Erstellung der Lohnsteuer-anmeldung benötigt. Das Betriebsstättenfinanzamt ist zusätzlich auch auf der Lohn-steuerkarte des Arbeitnehmers bzw. der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Zu-sätzlich muss für den Zahlungsweg die Bankverbindung des Finanzamts angegeben sein. Die Angaben zum Betriebsstättenfinanzamt und die Steuernummer werden von der vorherigen Seite automatisch übernommen und können ggfs. angepasst werden.
Nach Rücksprache mit dem mitwirkenden Steuerberater ist die Lohnsteuer monatlich zu melden und abzuführen. Da die Lohnsteueranmeldung elektronisch erfolgt, muss unbedingt eine gültige E-Mail-Adresse für evtl. Rückfragen angegeben werden.
Bild 2.6 Steu-ernummer und USt-IdNr.
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Geben Sie die folgende E-Mail-Adresse ein: cornwig@mc-platten.de und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.Wichtiger Hinweis zum Abgabezeitraum
Der Abgabeturnus, nach dem die Lohnsteuer dem Finanzamt gemeldet und abgeführt werden muss, ist abhängig von der Höhe des Lohnsteueraufkommens in der Firma.
Bei einem Lohnsteueraufkommen pro Jahr von bis zu 1.080 EUR, ist eine jährliche Meldung möglich. Abgabetermin: Bis 10. Januar des Folgejahres.
Bewegt sich die im vergangenen Jahr oder voraussichtlich im laufenden Jahr entste-hende Lohnsteuer zwischen 1.081 EUR und 4.000 EUR (ab 01.01.2017 5.000 EUR), muss die Lohnsteuer quartalsweise gemeldet werden. Abgabetermin: Bis 10. des Fol-gequartals. Bei einem Lohnsteueraufkommen über 4.000 EUR (ab 01.01.2017 5.000 EUR) ist eine monatliche Lohnsteueranmeldung notwendig. Abgabetermin: Bis zum
Bild 2.7 Finanz-amt Lohnsteuer
Abgabe Lohn- steueranmel-dung
E-Mail-Adresse
Firma anlegen
Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr festlegen
Im nächsten Schritt Rechnungswesen müssen der Kontenrahmen, die maximale Zei-chenanzahl der Kontennummern und die Festlegung des Wirtschaftsjahres hinterlegt werden. Diese Eingaben sind ebenfalls für die Lohnabrechnung zwingend erforderlich.
Achtung: Der Kontenrahmen und das Wirtschaftsjahr können im Nachhinein nicht mehr geändert werden.
Nach Rücksprache mit dem Steuerberater, Herrn Palme, soll mit dem Standard-Kon-tenrahmen SKR04 gearbeitet werden.
Sie können wählen, ob Sie einen der hinterlegten Standardkontenrahmen, einen eige-nen, neuen Kontenrahmen oder den Kontenplan einer bestehenden Firma überneh-men möchten.
Kontenplan einer Firma übernehmen
Um den Kontenplan einer bestehenden Firma zu übernehmen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Firma. Neben dem Kontenrahmen können Sie auch noch die Bu-chungsvorlagen, Kostenstellen und Kostenträger dieser Firma übernehmen.
Eigenen Kontenrahmen anlegen
Falls Sie einen eigenen, neuen Kontenrahmen anlegen möchten, müssen Sie im ers-ten Schritt die Koners-tenklassen einrichers-ten. Neben der Einrichtung von Steuersätzen und dem Anlegen von Konten, müssen auch alle Auswertungen eigenständig erstellt wer-den. Deshalb empfehlen wir Ihnen, bereits hinterlegte Standardkontenrahmen zu über-nehmen und diese evtl. nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.
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Klicken Sie auf den Standard Kontenrahmen SKR-04 und aktivieren Sie die Opti-on neuen KOpti-ontenrahmen anlegen (Bild 2.8).Max. Zeichenzahl der Kontennummern
Für die maximale Zeichenanzahl der Kontennummern gilt als Standardeinstellung 5 Zei-chen, das Programm orientiert sich dabei an der DATEV-Vorgabe der Nummernkreise.
Debitorennummern (Kunden) und Kreditorennummern (Lieferanten) werden mindes-tens fünfstellig angegeben. Die Sachkonten sind in der Regel vierstellig. Je nach Un-ternehmensgröße haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Sachkontenlänge bis auf 8 Stellen zu erweitern. Dadurch beträgt die Länge der Personenkonten dann automa-tisch 9 Stellen. Für unseren Übungsfall sind die max. 5 Zeichen der Kontennummern vollkommen ausreichend.
Wirtschaftsjahr
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Nach Rücksprache mit dem Steuerberater entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr. Aktivieren Sie daher die Option Wirtschaftsjahr entspricht Kalender-jahr.Hinweise: Beachten Sie, dass das Wirtschaftsjahr später nicht mehr geändert werden kann.
Falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben, z. B. vom 01.06. bis zum 31.05., so kann dies mit der Option abweichendes Wirtschaftsjahr festgelegt werden. Der Beginn muss dann bei diesem Beispiel auf Juni gesetzt werden.
Wenn das Unternehmen zu einem bestimmten Datum gegründet wird, z. B. zum 01.08., so handelt es sich in diesem Fall um kein abweichendes Wirtschaftsjahr, da der Jah-resabschluss zum 31.12. erstellt wird. Das erste, nicht ganz vollständige Jahr wird als
„Rumpfjahr“ bezeichnet.
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Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche Weiter.Bild 2.8 Kon-tenrahmen und Wirtschaftsjahr
Standard Kon-tenrahmen
Neuer Konten-rahmen
Max. Zeichen-anzahl
Wirtschaftsjahr
Firma anlegen
Gewinnermittlungsart
Im nächsten Schritt werden die Angaben für die Gewinnermittlungsart, die Anzahl der Buchungsperioden für die Buchhaltung, die Art der Besteuerung und Angaben zum Betrieb hinterlegt. Nach Rücksprache mit dem Steuerberater, Herrn Palme, sind für die Firma Cornwig e.K. folgende Angaben relevant:
Gewinnermittlungsart: Betriebsvermögensvergleich (Doppelte Buchführung) Handelsbilanz
Anzahl Buchungsperioden: 14
Angaben zum Betrieb: Herstellung und Vertrieb von Deckenplatten Art der Besteuerung: Soll-Versteuerung
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Aktivieren Sie, wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen, die Option Be-triebsvermögensvergleich (doppelte Buchführung) und wählen Sie daneben mit einem Klick auf den Dropdown-Pfeil den Eintrag Handelsbilanz.Betriebsvermögensvergleich
Bei der Bilanzierung, dem sogenannten Betriebsvermögensvergleich, werden alle Geschäftsvorgänge genau dokumentiert und erfasst. Das Jahresergebnis wird unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) periodengenau er-mittelt. Somit wird das Jahresergebnis von den Faktoren beeinflusst, die wirtschaftlich auch dazu gehören, unabhängig vom tatsächlichen Geldfluss.
Beispielsweise wirken sich Forderungen an Kunden bereits als Ertrag aus, auch wenn sie noch nicht bezahlt sind. Die Bilanz steht im Mittelpunkt der handelsrechtlichen und steuerlichen Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich, sie ist unerlässli-cher Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Jahresabschluss schließt die Buchführung des Geschäftsjahres ab und besteht in der Regel aus der Bilanz. Die Bilanz ist eine kurzgefasste Gegenüberstellung von Ver-mögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) - und der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV genannt, stellt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens dar. Als Ergebnis wird der wirtschaftliche Erfolg der unternehme-rischen Tätigkeit ermittelt.
Bild 2.9 Gewinner-mittlungsart