Die Festlegung der örtlichen Zuständigkeit erfolgt mittels Regionalschlüssel und ist unerlässlich für die Überprüfung der flächendeckenden Zuständigkeit von §34a-Behörden. Außerdem sind sie spä-ter für das Auffinden der richtigen Behörde (Zuständigkeitsfinder) wichtig.
Die Erfassung der örtlichen Zuständigkeit ist ausschließlich für Nutzer mit der Rolle „BWR-Benutzer Behörde“ möglich. Außerdem muss Ihnen die Rolle „Login“ zugewiesen sein. Verantwortlich für die richtige Rollenzuweisung ist ihr „Benutzeradministrator“.
Gehen Sie bitte wie folgt vor, um ihre örtliche Zuständigkeit zu erfassen:
Schritt 1: Um als §34a-Behörde ihre Zuständigkeit im Bewacherregister zu erfassen, öffnen Sie zunächst die aktuelle Liste der Regionalschlüssel. Diese Liste finden Sie als pdf- oder Excel-Datei zum Download unter www.bewacherregister.de, siehe ganz rechts unter „Wichtige Infos zur Behör-denregistrierung“
oder direkt als Link auf das XRepository:
https://www.xrepository.de/Vorschau/urn:de:bund:destatis:bevoelkerungsstatistik:schlues-sel:rs_2018-03-31:DL.xhtml.
Erläuterung der Regionalschlüssel-Liste: (Diese Erläuterung können Sie auch überspringen, hilft aber für das Verständnis.) Die Liste umfasst alle Gemeinden Deutschlands und ihre jeweils zugehö-rigen zwölfstelligen Regionalschlüssel. Für die Bundesländer Berlin und Hamburg sind zusätzlich die Bezirke bzw. Ortsteile mit ihren Regionalschlüsseln abgebildet.
Der Amtliche Regionalschlüssel gliedert sich wie folgt:
1.-2. Stelle = Kennzahl des Bundeslandes 3. Stelle = Kennzahl des Regierungsbezirks
4.-5. Stelle = Kennzahl des Landkreises oder der kreisfreien Stadt (-> Liste der fünfstelli-gen Landkreisnummer nicht explizit abgebildet in der Regionalschlüssel-Liste)
6.-9. Stelle = Gemeindeverbandsschlüssel (-> Liste der neunstelligen Gemeindever-bandschlüssel ebenso nicht explizit abgebildet in der Regionalschlüssel-Liste)
10.-12. Stelle = Gemeindeschlüssel
Der Amtliche Regionalschlüssel unterscheidet sich vom ähnlich aufgebauten achtstelligen Amtlichen Gemeindeschlüssel durch die zusätzlichen vor den letzten drei Ziffern vierstellige eingefügte Ver-schlüsselung der Gemeindeverbände (Stelle 6-9)
Eine „5“ an 6. Stelle bedeutet, dass es sich um einen Gemeindeverband handelt.
Schritt 2: Nachdem Sie die Liste mit den Regionalschlüsseln heruntergeladen und geöffnet haben, öffnen Sie bitte das BAFA-Portal. Um von der Mandanten- und Benutzerpflege zum Bewacherregis-ter zurückzukehren, klicken Sie bitte im Menü auf BWR.
Es öffnet sich auf der linken Seite folgendes Menü:
Für die Erfassung der örtlichen Zuständigkeit wählen Sie „Eingabe Regionalschlüssel“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie links unten in das Feld „Regional / Gemeindeverbandschlüs-sel“ ihre Regionalschlüssel eintragen können. Im rechten Feld „Zugeordnete Gemeinden / Gemein-deverbände“ werden die Gemeinden bzw. Gemeindeverbände angezeigt, die den eingetragenen Regionalschlüsseln zugeordnet sind.
Schritt 3: Der weitere Prozess zur Erfassung ihrer örtlichen Zuständigkeit hängt davon ab, ob Sie als §34a-Behörde (keine Aufsichtsbehörde) für eine Gemeinde (Schritt 4a), einen Gemeindever-band (Schritt 4b) oder einen Landkreis (Schritt 4c) tätig sind. Im Folgenden werden diese drei Fälle näher beschrieben. Außerdem finden Sie gesonderte Informationen für die Bundesländer Hamburg (Schritt 4d) und Berlin (Schritt 4e). Beachten Sie bitte die Hinweise zum Speichern und Löschen von Regionalschlüsseln, die in jedem Fall zu beachten sind.
Hinweise zum Speichern und Löschen von Regionalschlüsseln: Möchten Sie mehrere Regio-nalschlüssel im Feld „Regional-/Gemeindeverbandschlüssel“ eingeben, dann drücken Sie bitte die Enter-Taste nach jeder Eingabe und wiederholen Sie den Vorgang solange, bis Sie alle Regional-schlüssel erfasst haben. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend mit dem „Speichern“-Button.
Ihre Regionalschlüssel werden nun in der rechten Tabelle „Zugeordnete Gemeinden/Gemeindever-bände“ angezeigt. Haben Sie versehentlich einen Regionalschlüssel vergessen oder möchten Sie Ihre Liste um einen Regionalschlüssel ergänzen, können Sie Ihre Regionalschlüssel wie oben be-schrieben aktualisieren. Geben Sie einfach den weiteren Regionalschlüssel in das entsprechende Feld ein (Ihre bereits eingegebenen Regionalschlüssel sind noch vorhanden) und speichern die Ein-gabe ab.
Um einen Regionalschlüssel zu entfernen, bitte auf das „x“ beim Regionalschlüssel klicken und an-schließend wieder speichern.
Sollten in der Zukunft Gebietsrechtsreformen durchgeführt werden, müssen Sie ihre örtliche Zu-ständigkeit im BAFA-Portal entsprechend anpassen.
Schritt 4a - Gemeinde: Sie können in der Liste der Regionalschlüssel nach Ihrer Gemeinde suchen, dann den Regionalschlüssel markieren und kopieren und in das Feld „Regional- und Gemeinde-schlüssel“ im Bewacherregister einfügen
Schritt 4b - Gemeindeverband: Bitte suchen Sie zunächst nach einer Gemeinde Ihres Gemeinde-verbands in der Liste der Regionalschlüssel (z. B. Eickeloh). Die Gemeinden, die zu ihrem Gemein-deverband gehören, erkennen Sie an den ersten neun Stellen, die identisch sind.
Kopieren Sie bitte danach die ersten neun Stellen des Regionalschlüssels der Gemeinde, nach der Sie gesucht haben und kopieren Sie diesen in das Suchfeld. Darüber finden Sie alle Gemeinden, die zu Ihrem Gemeindeverband gehören.
Bitte kopieren und speichern Sie alle fünf zwölfstelligen Regionalschlüssel, die zu Ihrem Gemeinde-verband gehören. (z. B. Ahlden (Aller), Flecken; Eickeloh; Grethem; Hademstorf; Hodenhagen) im Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“.
Alternativ können Sie auch nur den neunstelligen Gemeindeverbandsschlüssel (z. B. Gemeindever-band Ahlden) im Feld „Regional- / GemeindeverGemeindever-bandschlüssel“ kopieren und speichern. Damit ist die Zuständigkeit für alle Gemeinden für diesen Gemeindeverbandes dokumentiert.
Schritt 4c - Landkreis: Bitte suchen Sie zunächst nach einer Gemeinde Ihres Landkreises in der Liste der Regionalschlüssel (z. B. Remagen für den Landkreis Ahrweiler).
Die ersten 5 Stellen stehen für ihren Landkreis, d.h. die Gemeinden, die zu ihrem Landkreis gehö-ren, erkennen Sie an den ersten fünf Stellen, die identisch sind. Kopieren Sie bitte daher die ersten fünf Stellen des Regionalschlüssels der Gemeinde, nach der Sie gesucht haben. Die Suchfunktion zeigt Ihnen dann alle Gemeinden an, die zu Ihrem Landkreis gehören. Kopieren Sie alle zwölfstelli-gen Regionalschlüssel für die einzelnen Gemeinden in das Feld „Regional-/Gemeindeverband-schlüssel“ und speichern Sie diese (z. B. insgesamt 75 Gemeinden bzw. Regionalschlüssel für den Landkreis Ahrweiler).
Schritt 4d - Bundesland Hamburg: Bitte suchen Sie zunächst nach dem Suchbegriff „Hamburg, Freie und Hansestadt“. Dann finden Sie darunter sämtliche Regionalschlüssel auf Ortsteilebene, die zum Bundesland Hamburg gehören (beginnend mit den Ziffern „02“). Bitte fügen Sie alle Regional-schlüssel der Ortsteile, die zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehören, einzeln in das Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“ ein und speichern Sie diese.
Schritt 4e - Bundesland Berlin: Bitte suchen Sie zunächst nach dem Suchbegriff „Berlin, Stadt“.
Dann finden Sie darunter sämtliche Regionalschlüssel auf Bezirksebene, die zum Bundesland Berlin gehören (beginnend mit den Ziffern „12“). Bitte fügen Sie den Regionalschlüssel, der zu ihrem Zu-ständigkeitsbereich gehört, in das Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“ ein und speichern Sie diesen.