Anleitung zum Registrierungs- prozess sowie erste Schritte im
BAFA-Portal
für das Bewacherregister (BWR)
Version 3; 24.05.2018
Impressum
Herausgeber
Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) Frankfurter Straße 29
65760 Eschborn
Ansprechpartner
E-Mail: bewacherregister@bafa.bund.de
Bildnachweis
Hafen Hamburg Marketing e. V., Seite 1
Dokumentenhistorie
Version Autor Datum Kommentar
1 BAFA 06.02.2018 Initiale Version
2 BAFA/]init[ 07.05.2018 Abschnitt 6 „Erfassung
der örtlichen Zustän- digkeit“ ergänzt
3 BAFA/]init[ 24.05.2018 Abschnitt 1 „Allgemei-
nes“ ergänzt und Ab- schnitt 6 „Erfassung der örtlichen Zustän- digkeit“ präzisiert
Inhaltsverzeichnis
1. Allgemein ... 5
2. Registrierungsprozess ... 6
3. Anmeldung ... 13
4. Eigene Benutzerdaten ... 15
5. Mandant-Administration ... 16
6. Rechte und rechteabhängige Darstellung ... 17
7. Benutzer-Administration ... 19
8. Erfassung der örtlichen Zuständigkeit ... 21
1. Allgemein
Alle Behörden, die im Rahmen der §34a Gewerbeordnung mit dem direkten Vollzug befasst sind und die für die Erstbefüllung erforderlichen Daten zu Gewerbetrieben und Wachpersonen verwalten, müssen sich auch am Bewacherregister registrieren. Dies betrifft sowohl §34a-Behörden, die für eine Gemeinde, eine Verbandsgemeinde oder einen Landkreis tätig sind. Auch wenn eine soge- nannte §34a-Behörde möglicherweise aktuell keine Bewachungsgewerbetreibenden in ihrem Be- stand führt, muss sie sich registrieren, da eine flächendeckende Zuständigkeit mit §34a-Behörden sichergestellt werden muss. Aufsichtsbehörden dürfen sich aktuell noch nicht im Bewacherre- gister registrieren.
Der Registrierungsprozess sowie die gesamte Benutzerverwaltung sind zentral den verschiedenen
„Portal-Anwendungen“ des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) vorgeschaltet.
Aus diesem Grund wurden für die Felder zum Teil allgemeine Bezeichnungen / Begriffe ge- wählt und entsprechen manchmal nicht den Begrifflichkeiten der entsprechenden Organisa- tion (z. B. Firma anstelle von Behörde). Dies erfolgt zur besseren Sicherung der gesamten Plattform gegen unbefugte Zugriffe. Hiermit sichern wir Ihre Daten.
Mit der Selbstregistrierung und der Mandantenverwaltung wurde ein System zur „Selbstverwal- tung“ erstellt, um die Zugriffsverwaltung für Sie und somit unabhängig von den Arbeitszeiten oder der Verfügbarkeit von BAFA-Beschäftigten zu ermöglichen.
Für Fragen der Behördenregistrierung steht Ihnen das BAFA zur Verfügung. Sie können sich per E- Mail an das BAFA wenden (bewacherregister@bafa.bund.de) und das BAFA setzt sich dann mit Ihnen in Verbindung.
Wir bitten Sie deshalb: Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen angeboten werden.
2. Registrierungsprozess
Die Registrierung der §34a-Behörden erfolgt ausschließlich auf dem Produktivsystem des BAFA- Portals, das Sie unter dem Link https://elan1.bafa.bund.de/bafa-portal/bwr-behoerde finden oder un- ter der neu eingerichteten Weiterleitung www.bewacherregister.de/behoerde.
Zu jedem Feld gibt es einen Informationshinweis, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus auf dem entsprechenden Feld bleiben (Mouseover-Effekt). Alle mit einem roten Sternchen versehenen Felder sind Pflichtfelder und somit für einen erfolgreichen Abschluss der Registrierung notwendig.
Im ersten Schritt geben Sie die Daten ihrer Behörde ein:
Als Präfix wählen Sie eine Kurzbezeichnung in Kleinbuchstaben, die Ihre Behörde möglichst eindeu- tig beschreibt. Der Präfix wird für alle Benutzer Ihrer Behörde dem jeweiligen Benutzernamen vo- rangestellt. Sollte im Hilfetext noch von „Firma“ die Rede sein, so ist im Kontext des Bewacherregis- ters die „Behörde“ gemeint.
Angabe der § 34a-Behörde
Im nächsten Schritt werden die Daten des „Mandant-Administrators“ abgefragt:
Weitere Informationen zu den Rechten des Mandant-Administrators und den weiteren Rollen, die Benutzer im Bewacherregister haben können, finden Sie in Abschnitt 6 auf Seite 17. Die Möglich- keiten der Benutzer-Administration sind im Abschnitt 7 auf Seite 19 beschrieben.
Angabe des rechtlich verantwortlichen Mandant-Administra- tors
Behördenda- ten
Nachdem die Registrierung fertiggestellt wurde, erhalten Sie eine E-Mail an die vom Benutzer hin- terlegte E-Mail-Adresse. In der E-Mail ist ein Link enthalten, der zur Aktivierung der Registrierung führt. Bitte diesen innerhalb von 10 Tagen anklicken.
Sollten Sie die E-Mail mit dem Aktivierungslink nicht erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihre eingetra- gene E-Mail-Adresse beim Mandant-Administrator anhand Ihres ausgedruckten Registrierungsda- tenblattes (Benutzerdaten) und/oder Ihren Spamordner. Liegt bei Ihrer E-Mail-Adresse ein Tippfehler vor, kontaktieren Sie bitte das BAFA unter Angabe der korrekten E-Mail-Adresse. Das BAFA wird Ihnen dann einen neuen Aktivierungslink zusenden.
Nach erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie die folgende Ansicht sowie eine automatisch generierte E-Mail.
Erst nach der Aktivierung kann Ihre Registrierung im BAFA geprüft werden. Sollte es fachlich not- wendig sein, Ihre Registrierung abzulehnen (z. B. wenn die Registrierung versehentlich 2x durchge- führt wurde), erhalten Sie hierüber eine E-Mail mit dem fachlichen Grund.
Nach erfolgreicher Prüfung der Registrierung erhalten Sie auch hierüber eine E-Mailbenachrichti- gung, dass Ihre Registrierung freigegeben wurde.
3. Anmeldung
Nach erfolgreicher Registrierung und Freigabe können Sie sich im Bewacherregister anmelden. Nut- zen Sie hierfür bitte den Link https://elan1.bafa.bund.de/bafa-portal/bwr-behoerde oder die neu ein- gerichtete Weiterleitung www.bewacherregister.de/behoerde.
Nach der Anmeldung erhalten Sie die Einstiegsseite des Bewacherregisters. Hier sehen Sie Ihre Stammdaten und die Kontaktdaten des Mandant-Administrators. Sollten die Daten nicht mehr aktuell sein, können Sie über den Menüpunkt „Mandanten und Benutzer“ bzw. „Eigene Benutzerdaten“ auf Ihre Daten zugreifen, die Sie in der Registrierung angegeben haben. Die Daten zu „Beauftragter / Fachverfahren“ sind derzeit noch nicht zu befüllen. Hierzu folgen später weitere Erläuterungen.
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie hierüber ein neues anfordern. Sie erhalten in diesem Fall eine E-Mail mit einem Link, über den die Passwortvergabe erfolgt.
Bitte geben Sie hier Ihre selbst gewählte Kennung sowie Ihr selbstgewähltes Passwort ein.
4. Eigene Benutzerdaten
Hierüber können Sie Ihr Passwort ändern und Ihre Benutzerdaten aktualisieren.
5. Mandant-Administration
Über die Maske „Mandanten“ können Sie die Daten des Mandanten aktualisieren sowie die Sicher- heitseinstellung anpassen. Über die Sicherheitseinstellung können Sie den IP-Bereich einschrän- ken, über den Sie und weitere Benutzer des Mandanten Zugang zum Bewacherregister erhalten.
Ein Login außerhalb des definierten IP-Bereiches ist dann nicht mehr möglich und kann nur noch durch das BAFA zurückgesetzt werden.
6. Rechte und rechteabhängige Darstellung
Als Mandant-Administrator erhalten Sie mit der Registrierung alle Rollen:
Mandant-Administration: Hiermit können Sie die Daten des Mandanten sowie die Sicherheitsein- stellungen im BAFA-Portal ändern. Diese Rolle kann nur einer Person innerhalb des Mandanten zugewiesen werden. Ob Ihnen diese Rolle zugewiesen wurde, können Sie anhand des Menüein- trags „Mandanten“ sehen. Bitte kontaktieren Sie das BAFA (bewacherregister@bafa.bund.de), wenn die Rolle auf eine andere im Mandanten angelegte Person übertragen werden soll.
Benutzer-Administration: Hiermit können Sie die Benutzerpflege vornehmen, d. h. weitere Benut- zer anlegen oder löschen sowie Rollen hinzufügen oder entfernen. Diese Rolle kann auf jeden an- deren Benutzer innerhalb des Mandanten übertragen werden. Sichtbar wird die Rollenzuweisung durch den Menüeintrag „Benutzer“. Um die Funktionalität der „Selbstverwaltung“ gewährleisten zu können, empfehlen wir mehreren Benutzern die Rolle „Benutzer-Administration“ zuzuweisen.
BWR-Benutzer Behörde: Um im elektronischen Bewacherregister arbeiten zu können, wird diese Rolle benötigt. Die Erfassung der örtlichen Zuständigkeit ist ausschließlich in dieser Rolle möglich.
Die Rolle wird durch den Menüpunkt „BWR“ deutlich.
Login: Diese Rolle benötigen Sie in jedem Fall. Fehlt Ihnen diese Rolle, ist ein Arbeiten – auch mit den anderen Rollen – nicht möglich.
„Mandanten“ ist nur für den Mandant-Administrator sichtbar. Im Regelfall ist der Mandant-Administ- rator derjenige, der die Registrierung ausführt hat.
„Benutzer“ ist nur für den Benutzer-Administrator sichtbar. Hat der Mandant-Administrator auch diese Rolle, so kann er ebenfalls die Benutzerpflege übernehmen.
„Eigene Benutzerdaten“ ist für jeden Benutzer innerhalb des Bewacherregisters sichtbar.
Den Menüpunkt „BWR“ sehen Sie mit der Rolle „BWR-Benutzer Behörde“. Hierüber gelangen Sie zurück zum Bewacherregister.
7. Benutzer-Administration
An dieser Stelle werden alle Benutzer des Mandanten dargestellt. Bitte klicken Sie auf „Neu“, wenn Sie weitere Benutzer anlegen möchten.
Neu angelegte Benutzer haben noch keine Rollen. Bitte fügen Sie neuen Benutzern mindestens
„Login“ und „BWR-Benutzer Behörde“ hinzu.
Für die Funktionalität und Ihre uneingeschränkte Arbeit im Bewacherregister gewährleisten zu kön- nen, empfehlen wir Ihnen, mehrere Benutzer mit der Rolle „Benutzer-Administration“ auszustatten.
Anderenfalls ist eine Kontaktaufnahme mit dem BAFA notwendig.
8. Erfassung der örtlichen Zuständigkeit
Die Festlegung der örtlichen Zuständigkeit erfolgt mittels Regionalschlüssel und ist unerlässlich für die Überprüfung der flächendeckenden Zuständigkeit von §34a-Behörden. Außerdem sind sie spä- ter für das Auffinden der richtigen Behörde (Zuständigkeitsfinder) wichtig.
Die Erfassung der örtlichen Zuständigkeit ist ausschließlich für Nutzer mit der Rolle „BWR-Benutzer Behörde“ möglich. Außerdem muss Ihnen die Rolle „Login“ zugewiesen sein. Verantwortlich für die richtige Rollenzuweisung ist ihr „Benutzeradministrator“.
Gehen Sie bitte wie folgt vor, um ihre örtliche Zuständigkeit zu erfassen:
Schritt 1: Um als §34a-Behörde ihre Zuständigkeit im Bewacherregister zu erfassen, öffnen Sie zunächst die aktuelle Liste der Regionalschlüssel. Diese Liste finden Sie als pdf- oder Excel-Datei zum Download unter www.bewacherregister.de, siehe ganz rechts unter „Wichtige Infos zur Behör- denregistrierung“
oder direkt als Link auf das XRepository:
https://www.xrepository.de/Vorschau/urn:de:bund:destatis:bevoelkerungsstatistik:schlues- sel:rs_2018-03-31:DL.xhtml.
Erläuterung der Regionalschlüssel-Liste: (Diese Erläuterung können Sie auch überspringen, hilft aber für das Verständnis.) Die Liste umfasst alle Gemeinden Deutschlands und ihre jeweils zugehö- rigen zwölfstelligen Regionalschlüssel. Für die Bundesländer Berlin und Hamburg sind zusätzlich die Bezirke bzw. Ortsteile mit ihren Regionalschlüsseln abgebildet.
Der Amtliche Regionalschlüssel gliedert sich wie folgt:
1.-2. Stelle = Kennzahl des Bundeslandes 3. Stelle = Kennzahl des Regierungsbezirks
4.-5. Stelle = Kennzahl des Landkreises oder der kreisfreien Stadt (-> Liste der fünfstelli- gen Landkreisnummer nicht explizit abgebildet in der Regionalschlüssel- Liste)
6.-9. Stelle = Gemeindeverbandsschlüssel (-> Liste der neunstelligen Gemeindever- bandschlüssel ebenso nicht explizit abgebildet in der Regionalschlüssel- Liste)
10.-12. Stelle = Gemeindeschlüssel
Der Amtliche Regionalschlüssel unterscheidet sich vom ähnlich aufgebauten achtstelligen Amtlichen Gemeindeschlüssel durch die zusätzlichen vor den letzten drei Ziffern vierstellige eingefügte Ver- schlüsselung der Gemeindeverbände (Stelle 6-9)
Eine „5“ an 6. Stelle bedeutet, dass es sich um einen Gemeindeverband handelt.
Schritt 2: Nachdem Sie die Liste mit den Regionalschlüsseln heruntergeladen und geöffnet haben, öffnen Sie bitte das BAFA-Portal. Um von der Mandanten- und Benutzerpflege zum Bewacherregis- ter zurückzukehren, klicken Sie bitte im Menü auf BWR.
Es öffnet sich auf der linken Seite folgendes Menü:
Für die Erfassung der örtlichen Zuständigkeit wählen Sie „Eingabe Regionalschlüssel“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie links unten in das Feld „Regional / Gemeindeverbandschlüs- sel“ ihre Regionalschlüssel eintragen können. Im rechten Feld „Zugeordnete Gemeinden / Gemein- deverbände“ werden die Gemeinden bzw. Gemeindeverbände angezeigt, die den eingetragenen Regionalschlüsseln zugeordnet sind.
Schritt 3: Der weitere Prozess zur Erfassung ihrer örtlichen Zuständigkeit hängt davon ab, ob Sie als §34a-Behörde (keine Aufsichtsbehörde) für eine Gemeinde (Schritt 4a), einen Gemeindever- band (Schritt 4b) oder einen Landkreis (Schritt 4c) tätig sind. Im Folgenden werden diese drei Fälle näher beschrieben. Außerdem finden Sie gesonderte Informationen für die Bundesländer Hamburg (Schritt 4d) und Berlin (Schritt 4e). Beachten Sie bitte die Hinweise zum Speichern und Löschen von Regionalschlüsseln, die in jedem Fall zu beachten sind.
Hinweise zum Speichern und Löschen von Regionalschlüsseln: Möchten Sie mehrere Regio- nalschlüssel im Feld „Regional-/Gemeindeverbandschlüssel“ eingeben, dann drücken Sie bitte die Enter-Taste nach jeder Eingabe und wiederholen Sie den Vorgang solange, bis Sie alle Regional- schlüssel erfasst haben. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend mit dem „Speichern“-Button.
Ihre Regionalschlüssel werden nun in der rechten Tabelle „Zugeordnete Gemeinden/Gemeindever- bände“ angezeigt. Haben Sie versehentlich einen Regionalschlüssel vergessen oder möchten Sie Ihre Liste um einen Regionalschlüssel ergänzen, können Sie Ihre Regionalschlüssel wie oben be- schrieben aktualisieren. Geben Sie einfach den weiteren Regionalschlüssel in das entsprechende Feld ein (Ihre bereits eingegebenen Regionalschlüssel sind noch vorhanden) und speichern die Ein- gabe ab.
Um einen Regionalschlüssel zu entfernen, bitte auf das „x“ beim Regionalschlüssel klicken und an- schließend wieder speichern.
Sollten in der Zukunft Gebietsrechtsreformen durchgeführt werden, müssen Sie ihre örtliche Zu- ständigkeit im BAFA-Portal entsprechend anpassen.
Schritt 4a - Gemeinde: Sie können in der Liste der Regionalschlüssel nach Ihrer Gemeinde suchen, dann den Regionalschlüssel markieren und kopieren und in das Feld „Regional- und Gemeinde- schlüssel“ im Bewacherregister einfügen
Schritt 4b - Gemeindeverband: Bitte suchen Sie zunächst nach einer Gemeinde Ihres Gemeinde- verbands in der Liste der Regionalschlüssel (z. B. Eickeloh). Die Gemeinden, die zu ihrem Gemein- deverband gehören, erkennen Sie an den ersten neun Stellen, die identisch sind.
Kopieren Sie bitte danach die ersten neun Stellen des Regionalschlüssels der Gemeinde, nach der Sie gesucht haben und kopieren Sie diesen in das Suchfeld. Darüber finden Sie alle Gemeinden, die zu Ihrem Gemeindeverband gehören.
Bitte kopieren und speichern Sie alle fünf zwölfstelligen Regionalschlüssel, die zu Ihrem Gemeinde- verband gehören. (z. B. Ahlden (Aller), Flecken; Eickeloh; Grethem; Hademstorf; Hodenhagen) im Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“.
Alternativ können Sie auch nur den neunstelligen Gemeindeverbandsschlüssel (z. B. Gemeindever- band Ahlden) im Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“ kopieren und speichern. Damit ist die Zuständigkeit für alle Gemeinden für diesen Gemeindeverbandes dokumentiert.
Schritt 4c - Landkreis: Bitte suchen Sie zunächst nach einer Gemeinde Ihres Landkreises in der Liste der Regionalschlüssel (z. B. Remagen für den Landkreis Ahrweiler).
Die ersten 5 Stellen stehen für ihren Landkreis, d.h. die Gemeinden, die zu ihrem Landkreis gehö- ren, erkennen Sie an den ersten fünf Stellen, die identisch sind. Kopieren Sie bitte daher die ersten fünf Stellen des Regionalschlüssels der Gemeinde, nach der Sie gesucht haben. Die Suchfunktion zeigt Ihnen dann alle Gemeinden an, die zu Ihrem Landkreis gehören. Kopieren Sie alle zwölfstelli- gen Regionalschlüssel für die einzelnen Gemeinden in das Feld „Regional-/Gemeindeverband- schlüssel“ und speichern Sie diese (z. B. insgesamt 75 Gemeinden bzw. Regionalschlüssel für den Landkreis Ahrweiler).
Schritt 4d - Bundesland Hamburg: Bitte suchen Sie zunächst nach dem Suchbegriff „Hamburg, Freie und Hansestadt“. Dann finden Sie darunter sämtliche Regionalschlüssel auf Ortsteilebene, die zum Bundesland Hamburg gehören (beginnend mit den Ziffern „02“). Bitte fügen Sie alle Regional- schlüssel der Ortsteile, die zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehören, einzeln in das Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“ ein und speichern Sie diese.
Schritt 4e - Bundesland Berlin: Bitte suchen Sie zunächst nach dem Suchbegriff „Berlin, Stadt“.
Dann finden Sie darunter sämtliche Regionalschlüssel auf Bezirksebene, die zum Bundesland Berlin gehören (beginnend mit den Ziffern „12“). Bitte fügen Sie den Regionalschlüssel, der zu ihrem Zu- ständigkeitsbereich gehört, in das Feld „Regional- / Gemeindeverbandschlüssel“ ein und speichern Sie diesen.
