Für die EASY SOFTWARE AG war das Geschäftsjahr 1998 von besonderer Bedeutung.
Im Berichtsjahr erfolgten wesentliche Weichenstellungen im Hinblick auf die 1999 geplante Börseneinführung und die weitere Aufwärtsentwicklung des Unternehmens. Hier-zu gehörten die Umwandlung Hier-zur Aktiengesellschaft im September und eine vorbörsliche Kapitalerhöhung im De-zember.
Vor der Umwandlung in eine Aktiengesellschaft wurde die EASY Software GmbH, die bis dahin für den internationa-len Vertrieb von EASY-Produkten zuständig war, auf die EASY Elektronische Archivsysteme GmbH verschmolzen.
Ein wichtiges Ereignis auf der Produktseite war die offiziel-le Markteinführung des richtungweisenden Dokumenten-Management-Systems EASY-DMS im November. Weitere Entwicklungsaktivitäten im Berichtsjahr betrafen die neuen Versionen des Softwaresystems EASY-ARCHIV.
Mit Wirkung zum 1. Oktober 1998 wurde die 25prozentige Beteiligung an der EOS GmbH, Wuppertal, zum Buchwert an die ScanOptic GmbH, Mülheim, veräußert.
Die Umsatzerlöse der EASY SOFTWARE AG konnten im Geschäftsjahr 1998 auf 29,989 Mio. DM gesteigert werden.
Sie lagen damit um 23,3 Prozent über dem Vorjahr (1997:
24,316 Mio. DM).
Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit belief sich nach HGB auf 3,096 Mio. DM (1997: 3,731 Mio. DM), d. h. auf 10,32 Prozent der Umsatzerlöse. Nach IAS be-trägt das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 5,660 Mio. DM (1997: 4,630 Mio. DM), was 17,0 Prozent der Gesamtleistung entspricht.
Ergebnismindernd wirkten die hohen Entwicklungskosten für die neuen Softwareprodukte DMS und EASY-ARCHIV 3.0 sowie außerordentliche Aufwendungen in Höhe von 0,521 Mio. DM für die Umwandlung in eine Ak-tiengesellschaft und den geplanten Börsengang.
B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s
VERTRIEB UND MARKETING
Hauptvertriebsweg der EASY SOFTWARE AG ist mit 75 Prozent Umsatzanteil der indirekte Vertrieb über Distribu-toren und Vertriebspartner. 25 Prozent des Umsatzes ent-fallen auf den direkten Vertrieb.
Im Bereich des indirekten Vertriebs verfügte das Unterneh-men Ende 1998 über ca. 350 Vertriebspartner und Distribu-toren. Im Verlauf des Geschäftsjahres waren mehrere Sy-stemhäuser oder spezialisierte Lösungsanbieter hinzuge-kommen, die den indirekten Vertrieb von EASY-Produkten international verstärken. Hierzu gehören:
- Australien: M.I.S. Services (Australia) Pty.Ltd.
- Griechenland: INTERSYS S.A., Athen - Großbritannien: TEAM 121, Birmingham - Österreich: Gemdat GmbH&Co.KG, Linz - Schweiz: UniCare Informatik AG, Zürich - Südafrika: Info Highway, North Riding - Türkei: ATON Ltd., Istanbul
- Vereinigte Arabische Emirate: TMC, Abu Dhabi
Mit der Wnet Partner AG, Gräfelfing, einem Zusammen-schluß von 21 Siemens-Werksvertretungen in Deutschland, wurde ein Vertrag über vertriebliche Zusammenarbeit bei EASY Dokumenten-Management-Systemen unterzeichnet.
Zur Kundenbasis der Wnet Partner AG gehören über zehn-tausend mittelständische und große Unternehmen.
Von Beginn an favorisierte EASY die ortsnahe Kundenbe-treuung durch den indirekten Vertrieb. Die Distributoren und Vertriebspartner werden im Rahmen eines Zertifizie-rungsprogramms sorgfältig aus- und weitergebildet, so daß sie hochqualifizierte Beratung und Dienstleistung anbieten können.
Der direkte Vertrieb erfolgt überwiegend bei Kunden, mit denen Konzernvereinbarungen bestehen, so zum Beispiel mit DaimlerChrysler, Delphi Automotive Systems oder Thyssen Europe.
Das Dienstleistungsangebot der EASY SOFTWARE AG umfaßt Software-Schulungen, Beratungsleistungen (Projek-tierung) und technische Dienstleistungen. Für alle eigenen Softwareprodukte werden Pflegeverträge angeboten.
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B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s
Im Juni 1998 ließ das Unternehmen die Zahl seiner Kunden durch das Prüfungsgutachten einer renommierten Wirt-schaftsprüfungsgesellschaft offiziell bestätigen. Zu diesem Zeitpunkt war das Archivsystem von 2.600 Kunden in überwiegend mittleren und großen Netzwerken installiert.
Bis zum Jahresende 1998 erhöhte sich diese Zahl auf über 3.200. Darin enthalten sind noch nicht die Installationen des Produktes EASY-ARCHIV 2000, deren Zahl am Ende des Berichtsjahres bei 6.000 lag.
Im Markt der SAP R/3-Standardsoftwarelösungen konnte EASY seit der Zertifizierung durch die Walldorfer SAP AG im August 1996 die Umsatzerlöse mit Großkunden erheb-lich ausweiten. Im Juni 1998 verzeichnete das Unternehmen bereits 70 Installationen bei SAP-Kunden und belegte da-mit den weltweit zweiten Platz in diesem Marktsegment.
Im Sommer 1998 wurde für EASY-ARCHIV eine erweiter-te SAP R/3-Anbindung als SAP-Retrieval-Modul verfügbar gemacht. Sie ermöglicht Recherchen aus der R/3-Software, ohne diese Anwendung verlassen zu müssen.
Zum Jahresende 1998 lag die Anzahl der EASY-Installatio-nen im SAP-Markt bereits bei 100 Kunden.
Durch einen im September 1998 unterzeichneten Vertrag mit Microsoft sind bei EASY die Voraussetzungen geschaf-fen, um als »Independent Software Vendor (ISV)« innovati-ve Archivierungs- und Dokumenten-Management-Lösun-gen für mittelständische und große Unternehmen anzubie-ten. Im Rahmen der Partnerschaft integriert EASY die Microsoft-Technologie »Windows NT« und »Microsoft BackOffice« direkt in ihre Lösungsangebote und erhält da-bei weitreichende Unterstützung des Microsoft-Konzerns.
Während des Geschäftsjahres 1998 war EASY auf führen-den internationalen Fachmessen mit eigenen oder Partner-ständen vertreten. Hierzu gehörten die CeBIT´98 in Han-nover, DMS´98 in Essen, SYSTEMS´98 in München, IMC in London, SAPPHIRE in Madrid, Ifabo in Wien, OMAT in Rom und die DIS in Utrecht.
An den vielbeachteten Messeauftritten auf den doppel-stöckigen EASY-Ständen zur CeBIT und SYSTEMS, die von PR- und Werbemaßnahmen begleitet waren, beteiligten sich auch mehrere OEM-Lösungspartner von EASY.
B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s
JUNI 1997 JUNI 1998
7100
Zum EASY-Partnertag anläßlich der Münchner SYSTEMS kamen rund 200 Vertriebspartner und Distributoren, um sich über EASY-DMS und die Allianz mit Microsoft zu in-formieren.
PARTNERSCHAFTEN UNDKOOPERATIONEN
Die EASY SOFTWARE AG kooperiert mit anerkannten Technologieführern in Bereichen wie Imaging, optische Speichertechnik, Datenbanken, Volltext-Recherche und in-tegriert die leistungsfähigsten Produkte nahtlos zu einem leistungsstarken Gesamtsystem. Die einzelnen Komponen-ten sind bei Bedarf leicht austauschbar. Damit reduziert EASY die Abhängigkeit von einzelnen Zulieferern und kann seinen Kunden stets Produkte auf dem neuesten Stand der Technik anbieten.
Bei der von EASY verkauften Hardware handelt es sich vor allem um sogenannte »Jukeboxen« für die Speicherung großer Datenmengen, um Hochleistungs-Scanner zum Di-gitalisieren von Papiervorlagen sowie um Archivserver und PCs. Service- und Wartungsverträge für diese Hardware werden zu attraktiven Konditionen von der EASY-Schwe-stergesellschaft »ScanOptic GmbH« angeboten.
Bei Jukebox-Speichern ist die EASY SOFTWARE AG in Europa der größte Distributor des renommierten Herstel-lers Plasmon, von dem rund ein Drittel aller in Europa aus-gelieferten Jukebox-Systeme stammen. Der EASY-Markt-anteil bei Archiv-Systemen mit Jukeboxen lag 1997 somit in Europa bei über fünf Prozent des Gesamtmarktes, obwohl EASY nur in Deutschland Hardware vertreibt.
Im Softwarebereich setzt EASY konsequent auf Partner-schaften und Kooperationen mit internationalen Marktfüh-rern. Beispiele sind die von SAP zertifizierte Software-An-bindung »EASY-LINK for SAP R/3« und die im Herbst 1998 vereinbarte Kooperation mit Microsoft, bei der EASY einer von wenigen ausgewählten Partnern für gemeinsame Lösungsangebote ist. Im Rahmen der Zusammenarbeit steht Microsoft als Technologielieferant und Vermarktungs-partner mit definierten Maßnahmen zur Seite, um eine tech-nologische Integration der Lösung EASY-DMS mit Micro-soft Produkten zu gewährleisten.
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Kleine Unternehmen und Selbständige
< 100 Mitarbeiter ca. 2.3 Millionen Betriebe Mittelständische Unternehmen
> 100 Mitarbeiter ca. 24.000 Unternehmen E A S Y- A R C H I V i s t
z e r t i f i z i e r t v o n S A P
PERSONAL UNDAUSBILDUNG
Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl bei der EASY SOFT-WARE AG stieg im Berichtsjahr auf 94 (1997: 75). Zum 31.
Dezember 1998 waren 118 Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter (1997:76) beschäftigt.
Der Personalzuwachs erstreckte sich über alle Bereiche des Unternehmens, mit Schwerpunkten in der System-Ent-wicklung und -Beratung.
Für die direkte Betreuung von Behörden und weiteren Kunden in Berlin und den Neuen Bundesländern wurde 1996 eine EASY-Niederlassung in Berlin eingerichtet, in der zum Jahresende 1998 zehn Mitarbeiter beschäftigt waren.
Schulungen bietet die EASY SOFTWARE AG sowohl für Mitarbeiter der Vertriebsorganisationen als auch für End-kunden an. Das Seminarangebot reicht von Einführungsse-minaren bis hin zu Workshops mit Themen der Projektie-rung und des Supports. Spezialseminare zu einzelnen Mo-dulen und neuen Programmentwicklungen ergänzen das Angebot.
Mitarbeiter von Vertriebsorganisationen haben die Auflage, durch die Teilnahme an bestimmten Seminaren eine EASY-Zertifizierung zu erlangen. Die Seminare werden in deut-scher und englideut-scher Sprache angeboten.
Im Berichtsjahr 1998 steigerte das EASY-Schulungszen-trum seine Aktivitäten auf insgesamt 3.019 Teilnehmertage (1997: 2.189 Teilnehmertage) bei Standard- und Individual-seminaren zur Aus- und Weiterbildung.
Anläßlich der vorbörslichen Kapitalerhöhung im Dezem-ber 1998 erwarben ca. 90 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aktien von EASY und brachten damit ihr Ver-trauen in das Unternehmen zum Ausdruck.
ENTWICKLUNGSAKTIVITÄTEN
Ca. 25 Prozent der EASY-Mitarbeiter waren 1998 in der Softwareentwicklung beschäftigt. Damit lag das Unterneh-men über den Werten von namhaften Mitbewerbern, die oft einen höheren Installations- und Anpassungsaufwand bei der Produkteinführung in Kauf nehmen müssen.
Generelles Ziel der EASY-Entwicklungsaktivitäten sind Standardsoftware-Produkte, die für alle Teilaspekte des Dokumenten-Managements und der Archivierung
lei-B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s
stungsfähige, stabile, zuverlässige und effiziente Lösungen bieten. Durch einfach nachvollziehbare Konzepte und in-tuitive Benutzerschnittstellen werden die Aufwände für Projektierung, Systemadministration und Benutzerschu-lung minimiert, so daß sich die »total costs of ownership«
für die Kunden in einem akzeptablen Rahmen bewegen.
Diese Vorgehensweise wird u.a. deutlich durch die frühe Konzentration auf die Volltext-Recherche-Technologie.
Hier hat EASY lange vor anderen Anbietern technologische Trends richtig eingeschätzt und umgesetzt.
Beispiele aus der jüngeren Zeit sind das intuitive Mappen-konzept und die Scanner-Bedienung bei EASY-DMS. Das Dokumenten-Management-System EASY-DMS bildete 1998 einen Schwerpunkt der Entwicklungsaktivitäten. Im Ge-gensatz zu Workflow-Systemen, die überwiegend auf einen vorprogrammierten Dokumentenfluß setzen (»Schienen-verkehr«), zeichnet sich EASY-DMS durch hohe Flexibi-lität bei der Vorgangssteuerung des Anwenders aus (»Indi-vidualverkehr«).
Die EASY-Software benutzt intern eine Vielzahl unter-schiedlicher Technologien wie z.B. Imaging, optische Spei-chertechnik, Datenbanken, Volltext-Technologie und Inter-net. EASY nutzt dabei die Produkte der jeweils führenden Hersteller der einzelnen Technologiesparten als interne Komponenten. Eine hausinterne spezielle Schnittstellen-technologie erlaubt die flexible Integration neuer Techniken oder den Austausch einzelner Fremdkomponenten. Das re-duziert die Abhängigkeit von Fremdanbietern und garan-tiert, daß die EASY-Produkte stets »State of the art« sind.
Durch die strategische Zusammenarbeit mit Microsoft ist sichergestellt, daß sich die EASY-Entwickler frühzeitig und umfassend über neue technologische Trends informieren können. Dies geschieht vor allem durch Workshops in der Microsoft-Zentrale in Redmont/USA, in den Kernberei-chen Datenbanken, Betriebssysteme, Netzwerke und Inter-net.
QUALITÄTSMANAGEMENT
EASY hat ein mehrstufiges, phasenbezogenes Qualitätssi-cherungssystem. Dieses beginnt mit der Analyse der Anfor-derungen und der Erstellung eines Lastenheftes. Es folgen die Produktentwicklung mit Grob- und Feinentwurf, die Designphase mit der Entwicklung von Prototypen, die Im-plementierung einer Beta Version sowie die Erstellung einer auslieferungsfähigen Software.
Sollten in einem der Einzelschritte Qualitätsmängel festge-stellt werden, so beginnt die nächste Phase erst nach deren Behebung. In diesem Prozeß werden bereits sehr früh die Vertriebspartner und zukünftigen Anwender eingebunden, zum Beispiel durch den Test der jeweiligen Beta Version.
EASY strebt hierdurch eine sehr hohe Produktqualität an und wird dem Bereich Qualitätsmanagement auch künftig eine besondere Priorität geben. Bereits 1997 wurde von einer namhaften Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt, daß EASY-ARCHIV zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-ge-stützter Buchführungssysteme (GoBS) entspricht.
KOMMUNIKATION
Für einen kontinuierlichen Kontakt bzw. Dialog mit Part-nern und Kunden stehen EASY mehrere Wege zur Verfü-gung. Neben Kunden- und Partnertagen sowie regelmäßi-gen Workshops sind dies vor allem die elektronischen und Druck-Medien.
Im Geschäftsjahr 1998 wurde der EASY-Auftritt im Inter-net vollständig überarbeitet und komplett zweisprachig in Deutsch und Englisch neu gestaltet. Übersichtlich struktu-riert befinden sich seitdem unter der Website über 380 re-daktionell betreute Seiten. Im letzten Quartal wurden durchschnittlich 13.500 Seiten pro Monat von Interessenten aus aller Welt aufgerufen.
Auch das vierteljährlich erscheinende, zweisprachige Un-ternehmensmagazin »Index« wurde 1998 redaktionell um praxisnahe Themen ausgebaut
und berichtet regelmäßig über Kunden, Partner, Trends, Termi-ne und Weiterentwicklungen.
Zum Spektrum der Kommuni-kationsmaßnahmen gehörten eine Kampagne mit Unter-nehmenswerbung in deut-schen Wirtschaftstiteln.
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M o t i v a u s d e r E A S Y- A n z e i g e n s e r i e ‘ 9 8
E A S Y ’ s H a u s - M a g a z i n I N D E X
AUSBLICK
Für das Geschäftsjahr 1999 plant die EASY SOFTWARE AG ein Wachstum, das deutlich über den Prognosen für den DMS-Markt liegt. Gleichzeitig soll der Ausbau der in-ternationalen Aktivitäten verstärkt fortgesetzt werden. Die ersten Voraussetzungen hierfür wurden u.a. mit strategi-schen Partnerschaften und gezielten personellen Erweite-rungen geschaffen. Außerdem werden die EASY Software-produkte mittlerweile in 10 Landessprachen erstellt und die wesentlichen Publikationen sowie Internet- und Schulungs-angebote in deutscher und englischer Sprache produziert.
Wesentliche Wachstumsimpulse werden aus dem umfassen-deren Produktangebot kommen, das um EASY-DMS er-weitert wurde. Es ergeben sich hieraus gleichermaßen Aus-wirkungen auf Neukundenaufträge wie auf Folgeaufträge bei EASY-ARCHIV-Anwendern. Zur Umsatzsteigerung wird auch die neue EASY-ARCHIV-Version 3 beitragen, die im Frühjahr 1999 an den Markt kommt.
Zusätzliche Schubkraft wird erwartet durch den sich er-höhenden Bekanntheitsgrad aufgrund des für das zweite Quartal 1999 geplanten Börsenganges.
Ertragsseitig rechnet das Unternehmen, analog zur Umsatz-entwicklung, mit einer Steigerung des Jahresüberschusses.
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E A S Y i m I n t e r n e t
Der Aufsichtsrat wurde in der Gründungsversammlung am 25. August 1998 ge-wählt. In der Aufsichtsratssitzung am gleichen Tage wurden die Herren Dirk Vollmering, Markus Hanisch und Jörg Michael Pläsker zu ordentlichen Mitglie-dern des Vorstandes bestellt. Vorstand und Aufsichtsrat führten gemeinsam die Gründungsprüfung durch. Es ergaben sich keine Beanstandungen.
In den Aufsichtsratssitzungen des vergangenen Jahres sowie in Einzelbespre-chungen haben wir uns eingehend über die Lage der Gesellschaft sowie über die grundsätzlichen Fragen der Geschäftspolitik unterrichten lassen und darü-ber mit dem Vorstand darü-beraten. Neben der Entwicklung der Bilanz und der Ertragsrechnung waren Gegenstand der Beratungen unter anderem die Wettbe-werbssituation der Gesellschaft und die Einrichtung eines Risiko-Früherken-nungssystems gemäß KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich).
Über die Durchführung der Kapitalerhöhung und die Vorbereitung des Bör-sengangs wurde ausführlich berichtet und diskutiert. Die aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Bestimmungen zur Zustimmung vorgelegten Geschäfte wurden behandelt und von uns genehmigt.
Die Buchführung, der Jahresabschluß und der Lagebericht sind von der durch die Gründungsversammlung am 25. August 1998 als Abschlußprüfer gewähl-ten C & L Deutsche Revision Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesell-schaft, Köln, geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen worden. Über die Prüfungsergebnisse und -durchführung hat der Ab-schlußprüfer in der Aufsichtsratssitzung am 29. Januar 1999 Bericht erstattet.
Dem Ergebnis dieser Prüfung stimmen wir zu.
Außerdem haben wir den Jahresabschluß zum 31. Dezember 1998, den Lage-bericht sowie den Vorschlag für die Gewinnverwendung geprüft. Dabei haben sich keine Beanstandungen ergeben.
Wir haben heute den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluß gebilligt, der damit festgestellt worden ist. Dem Vorschlag für die Gewinnverwendung schließen wir uns an.
In der Sitzung vom 20. Januar 1999 haben wir Herrn Ulrich Schöpp, Düssel-dorf, mit Wirkung zum 1. März 1999 zum ordentlichen Vorstand bestellt.
Mülheim an der Ruhr, den 29. Januar 1999 Der Aufsichtsrat
M a n f r e d L a p p e V o r s i t z e n d e r
B e r i c h t d e s A u f s i c h t s r a t s
J a h r e s a b s c h l u ß H G B
zum 31. Dezember 1998