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Kennzahlen (in Mio. DM)

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Academic year: 2022

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G E S C H Ä F T S B E R I C H T 1 9 9 8

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K e n n z a h l e n

(in Mio. DM)

GESCHÄFTSJAHR 1998 1997 1996

UMSATZERLÖSE 30,0 24,3 19,0

GESAMTLEISTUNG(IAS) 33,3 25,9 20,2

ERGEBNIS VORSTEUERN UNDZINSEN(IAS-EBIT) 6,6* 4,8 3,4

ERGEBNIS DER GEW. GESCHÄFTSTÄTIGKEIT(IAS) 5,7* 4,6 3,4

JAHRESÜBERSCHUSS(IAS) 2,5 2,4 1,7

BILANZSUMME(IAS) 20,3 12,5 8,1

PERSONALAUFWAND 10,9 8,0 6,5

ANZAHLMITARBEITER IMJAHRESDURCHSCHNITT 94 75 58

UMSATZ JEMITARBEITER 319 324 328

(In TDM/Basis: Jahresdurchschnitt)

* Unter Berücksichtigung außerordentlicher Aufwendungen für die Umwandlung in eine AG und den Börsengang (nach DVFA) in Höhe von 521 TDM.

(3)

1 9 9

AU F S I C H T S R A T U N D VO R S T A N D D E R

E A S Y S O F T W A R E A G

Ü B E R R E I C H E N M I T E I N E R V E R B I N D L I C H E N

EM P F E H L U N G D E N BE R I C H T Ü B E R D A S GE S C H Ä F T S J A H R 1 9 9 8 .

(4)

4 5

I n h a l t

VORWORT DESVORSTANDS

DIEEASY SOFTWARE AG IMÜBERBLICK

NUTZEN-VORTEILE

Deutlich weniger Kosten, zufriedene Kunden und Mitarbeiter:

EASY SOFTWARE macht den Informationszugriff leicht

BERICHT DESVORSTANDS

Entwicklung des Marktes und der Branche Geschäftsentwicklung der EASY SOFTWARE AG Vertrieb und Marketing

Partnerschaften und Kooperationen Personal und Ausbildung

Entwicklungsaktivitäten Qualitätsmanagement Kommunikation Ausblick

BERICHT DESAUFSICHTSRATS

JAHRESABSCHLUSS1998 DEREASY SOFTWARE AG - HGB:

Bilanz - HGB

Entwicklung des Anlagevermögens - HGB Gewinn- und Verlustrechnung - HGB Anhang zum Jahresabschluß - HGB

JAHRESABSCHLUSS1998 DEREASY SOFTWARE AG - IAS:

Bilanz - IAS

Entwicklung des Anlagevermögens - IAS Gewinn- und Verlustrechnung - IAS Anhang zum Jahresabschluß - IAS

IMPRESSUM 7

8 13

19 21 22 23 25 26 26 27 28 29

30

31 32 34 35 37

45 46 48 49 51

58

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(6)

6 7

Dies ist der erste Geschäftsbericht der EASY SOFTWARE AG, und wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem jungen und innovativen Unternehmen. Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen gern detail- lierte Informationen über den Wachstumsmarkt Dokumenten-Management und die erfolgreiche Entwick- lung von EASY auf dem Weg an die Börse.

Seit der Gründung Anfang der 90er Jahre hat sich EASY mit aller Kraft dem Geschäft der elektronischen Archivierung sowie der kostensparenden, computergestützten Handhabung von Vorgängen und Doku- menten gewidmet. Unsere Erfahrung als spezialisierter Softwareentwickler, unser ständiger Dialog mit den Kunden und die enge Zusammenarbeit mit qualifizierten Vertriebspartnern sind wesentliche Voraussetzun- gen für das große und weiterhin stark zunehmende Interesse, das EASY-Produkte am Markt finden.

Der Firmenname EASY ist für uns Programm: Von Beginn an haben EASY-Mitarbeiter und Partner auf leicht verständliche und schnell umzusetzende Lösungen größten Wert gelegt. Unsere Kunden aus inzwi- schen über 20 Ländern bestätigen deshalb immer wieder, daß EASY-Produkte einfach zu bedienen, flexibel und kostengünstig sind.

Wir werden auch künftig diesen Weg verfolgen. Wie das neu hinzugekommene Produkt EASY-DMS zeigt, haben wir unsere Qualitätsverpflichtung konsequent auf richtungweisende Eigenentwicklungen übertra- gen, die das Erfolgsprodukt EASY-ARCHIV ergänzen.

Für das zweite Quartal 1999 hat die EASY SOFTWARE AG den Börsengang an den Neuen Markt in Frankfurt geplant. Bereits im Vorfeld nutzten ca. 90 Prozent der EASY-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter die Chance, Aktien ihres Unternehmens zu erwerben. Wir sind sicher, daß EASY-Aktien auch am Neuen Markt großes Interesse finden und sich gut entwickeln werden.

Das verstärkte internationale Wachstum unseres Unternehmens werden wir dabei durch kontinuierlichen Dialog und umfassende Kommunikation begleiten.

Wir freuen uns darauf, die Marke EASY als Synonym für einfache und kostensparende Dokumenten- Management-Produkte einem breiten Publikum bekannt zu machen.

V o r w o r t

VO RW O RT D E S VO R S TA N D S

D i r k V o l l m e r i n g M a r k u s H a n i s c h J ö r g M i c h a e l P l ä s k e r

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D i e E A S Y S O F T WA R E A G i m Ü b e r b l i c k

N e t t o u m s a t z i n M i o . D M

M i t a r b e i t e r z a h l i m J a h r e s d u r c h s c h n i t t

1994 1995 1996 1997 1998

25 45 58 75 94

9,5

14,3

19,0

24,3

30,0

E A S Y a u f d e m Wa c h s t u m s p f a d

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UMSATZ VERDREIFACHT

In den zurückliegenden vier Jahren hat sich der Umsatz der EASY SOFTWARE AG mehr als verdreifacht. Die Um- satzrendite vor Steuern lag im gleichen Zeitraum jeweils deutlich über zehn Prozent. Für das zweite Quartal 1999 ist der Börsengang an den Neuen Markt der Frankfurter Wert- papierbörse geplant.

VOLLTEXT-RECHERCHE MIT INTERNET-TECHNOLOGIE

Die von EASY für Unternehmensarchive eingesetzte Voll- text-Recherche entspricht der Technologie von Suchma- schinen im Internet. Es lassen sich damit – auch aus Millio- nen von Dokumenten – Vorgänge sekundenschnell und ein- fach herausfinden und auf dem Bildschirm des Arbeits- platzcomputers abbilden. Für die Suche sind beliebige Stichwörter ausreichend.

Eine vorherige manuelle Indizierung ist bei der Archivierung mit EASY-Software zwar möglich, aber nicht grundsätzlich notwendig. Neben den in Archiven typischen Suchattribu- ten können EASY-ARCHIV-Anwender zusätzlich auch den gesamten Dokumenteninhalt – also alle enthaltenen Wörter, Zahlen oder Datumsangaben – für ihre Recherche- zwecke nutzen. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Mit dem speziellen EASY-Produktbaustein »EASY LINK for WEB» ist sogar die Abfrage von Archivinformationen über das Internet weltweit möglich.

8 9

D i e E A S Y S O F T WA R E A G i m Ü b e r b l i c k

Ü b e r b l i c k

Die EASY SOFTWARE AG im Überblick

Die EASY SOFTWARE AG wurde 1990 als EASY Elektronische Archivsysteme GmbH gegründet und 1998 zur Aktiengesellschaft umgewandelt.

Das Unternehmen konzentriert sich bei seinen Entwicklungs- und Vertriebsaktivitäten voll auf den internationalen Wachstumsmarkt der Dokumenten-Management-Systeme (DMS).

Hier etablierte sich die EASY SOFTWARE AG als weltweiter Marktführer mit Archivsystemen, deren Basis die richtungweisende Volltext-Recherche-Technologie ist.

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GROSSESMARKTPOTENTIAL

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist der modulare und skalierbare Aufbau der Produktlinie. EASY und seine Ver- triebspartner verfügen damit über eine einheitliche Stan- dardsoftware, die - ähnlich z.B. einem elektronischen Mail- system oder einer Textverarbeitung - für kleine und mittel- ständische Betriebe ebenso leicht einzusetzen ist wie für Großkonzerne. Durch die einfache Skalierbarkeit lassen sich schon Unternehmen, Organisationen oder Abteilun- gen mit nur 10 bis 100 Mitarbeitern rentabel ausstatten. An- dererseits sind auch große Netzwerklösungen mit mehreren hundert oder tausend PC-Arbeitsplätzen keine Seltenheit.

Zu den anspruchsvollen Referenzprojekten in Europa zählen u.a. Austrian Airlines, DaimlerChrysler, die König- Brauerei oder zahlreiche Raiffeisenbanken.

FÜHREND MIT KUNDENBASIS INEUROPA

Für bessere Transparenz im DMS-Markt ließ EASY Mitte 1998 - als einziges Unternehmen der Branche - seine Instal- lationszahlen durch eine renommierte Wirtschaftsprüfungs- gesellschaft offiziell bestätigen.

Bis Ende 1998 waren in Europa bei mehr als 3.200 Kunden EASY-Dokumenten-Management und -Archivsysteme überwiegend in mittelgroßen und großen PC-Netzwerken installiert. Weitere 6.000 EASY-ARCHIV Benutzer wurden zu diesem Zeitpunkt im sogenannten SOHO- (Small Office / Home Office-) Markt registriert.

Diese Zahlen positionieren EASY deutlich vor allen ver- gleichbaren Wettbewerbern am Markt.

350 VERTRIEBSPARTNER IN ÜBER20 LÄNDERN

Die starke Verbreitung von EASY-Software ist neben der einfachen Handhabung und den überzeugenden Leistungs- merkmalen ganz wesentlich auf den kundennahen indirek- ten Vertrieb zurückzuführen. Insgesamt arbeiten mehr als 350 autorisierte Distributoren und Vertriebspartner in über 20 Ländern und auf allen Kontinenten vertraglich mit EASY zusammen. Sie bieten die EASY-Software mittlerweile in zehn Landessprachen an.

Mehr als 60 Softwarehäuser haben für ihre Programme eine standardisierte Anbindung an EASY-Software geschaffen und lassen diese Lösungen teilweise über ihre Partner unter ihrem eigenen Namen vermarkten. Beispiele hierfür sind die BaaN-, COMET-, Navision-, Lotus-Notes- oder Sage- KHK-Archiv-Angebote.

D i e E A S Y S O F T WA R E A G i m Ü b e r b l i c k

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STARKEPOSITION

IM MARKT FÜRSTANDARDSOFTWARE

Bei SAP R/3-Anwendern entwickelte sich die EASY SOFTWARE AG mit rund 100 Archiv-Installationen in- nerhalb kurzer Zeit zum weltweit zweitgrößten Anbieter dieses Marktes.

Für die professionelle Anbindung von EASY-ARCHIV an die stark verbreitete Groupware-Lösung Lotus Notes steht ein spezielles Angebot zur Verfügung. Damit können Lotus Notes Dokumente direkt aus Notes heraus archiviert und anschließend recherchiert werden.

Mit dem Softwarekonzern Microsoft vereinbarte EASY im Herbst 1998 eine weitreichende internationale Kooperation für Lösungsangebote auf Basis des neuen Dokumenten- Management-Systems EASY-DMS.

10 11

D i e E A S Y S O F T WA R E A G i m Ü b e r b l i c k Z e n t r a l e R o l l e f ü r D M S u n d

e l e k t r o n i s c h e A r c h i v i e r u n g i m b e t r i e b l i c h e n I n f o r m a t i o n s f l u ß .

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N u t z e n - Vo r t e i l e

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ZUKUNFTSMARKT MIT NOCH GERINGER SÄTTIGUNG

In vielen Bereichen des betrieblichen Alltags sind leistungs- starke Standard-Softwarelösungen nicht mehr wegzuden- ken. Sie helfen in großer Zahl bei der Finanzbuchhaltung oder unterstützen die Produktionsplanung und -steuerung in Fertigungsunternehmen.

Im Bereich der Vorgangsbearbeitung dominiert dagegen heute noch das Papier. Die große flächendeckende Verbrei- tung von elektronischen Dokumenten-Management-Syste- men (DMS) steht hier erst bevor.

Über den Markt für DMS bzw. elektronische Archivierung wurden zahlreiche Studien erstellt. Sie sind sich alle in dem Punkt einig, daß es sich hierbei um einen Zukunftsmarkt mit geringer Marktsättigung und enormen Wachstums- chancen handelt.

Bislang sind erst ca. fünf Prozent aller Vorgänge in Unter- nehmen oder Behörden in elektronischer Form verfügbar.

12 13

N u t z e n - Vo r t e i l e

N u t z e n - V o r t e i l e

Deutlich weniger Kosten, zufriedene Kunden und Mitarbeiter:

EASY SOFTWARE macht den Informationszugriff leicht

Zeit ist ein kostbares Gut. Dennoch gehört die zeitraubende Suche nach benötigten Vorgängen in den Büros noch immer zu einer weit verbreiteten Tätigkeit. Aussagen wie »Ihre Unterlagen befinden sich gerade an einer anderen Stelle« oder »Wir konnten die Rechnung nicht so schnell finden« sind wohl jedem bekannt, der als Kunde bei einem Unternehmen oder einer Behörde vorstellig wird. Daß es auch anders geht, belegen die Beispiele, wo Sofortauskünfte und -abwicklungen zum Unternehmensstandard gehören - zur Freude von Kunden, Mitarbeitern und Finanzchefs.

Praktizierte Kundenorientierung und gleichzeitige Einsparung erheblicher Kosten lassen sich durch den Einsatz von Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen realisieren, wie sie von der EASY SOFTWARE AG und ihren Vertriebspartnern angeboten werden.

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Studien besagen jedoch, daß dieser Anteil in den kommen- den Jahren stark wachsen wird. Außerdem wird erwartet, daß die bisherigen kleinen Lösungen für elektronisches Do- kumenten-Management, die derzeit auf Gruppen- oder Ab- teilungsebenen beschränkt sind, zu umfassenden Client- /Server-Anwendungen ausgebaut werden.

Vor diesem Hintergrund werden elektronische Archivie- rungs- und Dokumenten-Management-Systeme immer häufiger auch mit kommerziellen Standardanwendungen verknüpft.

MENGE DER DOKUMENTE WÄCHST STARK

Marktuntersuchungen zeigen, daß das Dokumentenauf- kommen in Unternehmen in den letzten Jahren stark an- stieg.

Im Durchschnitt entfallen 10 bis 15 Prozent der Kosten ei- nes Unternehmens auf die Erstellung, Bearbeitung und Ver- teilung von Vorgängen. Verwaltungsmitarbeiter verwenden durchschnittlich 60 Prozent ihrer Zeit mit der Arbeit an den Unterlagen. Diese sind zu einem großen Teil lokal gespei- chert oder in Papierform abgelegt und somit dem Rest der Organisation nicht zugänglich.

Konkret lassen sich durch die Einführung von DMS das an- steigende Dokumentenaufkommen zuverlässig bewältigen, die Verwaltungskosten kräftig senken und die Effizienz von Bearbeitungsprozessen spürbar verbessern. Gleichzeitig er- geben sich zusätzliche Nutzeneffekte durch den schnellen unternehmensweiten Zugriff auf die Dokumente. Diese Ef- fekte werden besonders deutlich, wenn volltextbasierende Systeme wie EASY-ARCHIV mit sekundenschneller Re- cherche des Gesamtinhalts zum Einsatz kommen. Dann stehen z. B. bei Telefonaten mit Kunden oder Lieferanten die benötigten Informationen vollständig und sofort zur Verfügung. Die Investition in diese Software amortisiert sich meist schon in ein bis zwei Jahren.

BETRÄCHTLICHE ZEIT- UND KOSTENEINSPARUNGEN

Zu den direkt meßbaren Vorteilen von DMS zählen vor al- lem Kosteneinsparungen im Personal- und Aufbewah- rungsbereich.

Die Zeiteinsparungen bei der elektronischen Erfassung, Verwaltung und Recherche können zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität bzw. Kundenorientierung oder zur

N u t z e n - Vo r t e i l e

EASY-ARCHIV

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Reduktion der Personalaufwendungen genutzt werden.

Außerdem lassen sich Kommunikationskosten für Porto oder Telefon einsparen.

Im revisionssicheren Aufbewahrungsbereich sorgen mo- dernste optische Speichermedien für deutliche Kostenredu- zierung bei Lagerraum, Regalen, Ordnern und Papier.

Der Fachverband für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) beziffert in einer Studie das mögliche Einsparungspotential wie folgt:

Reduzierung der Bearbeitungszeit:

50 bis 90 Prozent

Reduzierung des Sachbearbeitungspersonals:

10 bis 13 Prozent

Steigerung der Produktivität:

10 bis 75 Prozent.

EFFIZIENTESINFORMATIONSMANAGEMENT UND VER-

BESSERTERKUNDENSERVICE

Dokumenten-Management-Systeme mit elektronischer Vorgangsarchivierung schaffen in zunehmendem Maße die Voraussetzungen für innerbetrieblichen Informationsaus- tausch oder die Kommunikation mit Partnern und Kunden.

Diese Entwicklung wird durch die Einflüsse von Internet und Intranet zusätzlich gefördert. Durch den Anstieg des Dokumentenvolumens und fallende Systemkosten wird elektronisches Dokumenten-Management auch für mittel- ständische Betriebe ein wichtiges Thema, während dies früher vornehmlich Großunternehmen wie Banken und Versicherungen vorbehalten war.

INFORMATIONSFLUSS OHNEMEDIENBRUCH

Nach dem Prinzip 'Information just in time' gewährleisten computergestützte Archivierungs- und Dokumenten-Ma- nagement-Systeme wie EASY-ARCHIV und EASY-DMS die Bereitstellung der jeweils benötigten Information zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Form am richtigen Platz. Dabei ist es unerheblich, in welcher Form die Doku- mente ursprünglich vorliegen. Vielmehr werden Papierdo- kumente und die - dank Email, Voicemail, Internet und In- tranet immer häufiger vorkommenden - elektronischen Do- kumente sinnvoll zusammengeführt und durchgängig ohne Medienbruch abrufbereit gehalten. In den EASY-Produk- ten werden alle diese Dokumentenarten in elektronischen

»Mappen« verwaltet.

14 15

N u t z e n - Vo r t e i l e

EASY-DMS

EASY-LINK FOR WEB

V O R T E I L E :

+ Abbau der Papierberge + Schneller Zugriff auf Vorgänge + Revisionssichere Langzeitarchivierung

+ Integration elektronischer Dienste (Internet, E-mail...)

E R G E B N I S S E :

+ Verbesserte Kundenorientierung + Erhebliche Zeit- und Kostenvorteile

K o n k r e t e r N u t z e n d u r c h D M S

(15)

So kann eine Kundenmappe im Bereich der KFZ-Versiche- rungen zum Beispiel neben Korrespondenz und Rech- nungsbelegen auch Unfallfotos und -skizzen sowie hand- schriftliche oder Sprach-Aufzeichnungen des Gutachters enthalten. Die stets auf dem aktuellen Stand befindliche Mappe läßt sich mit EASY-DMS komplett auf dem Bild- schirm eines PC-Arbeitsplatzcomputers darstellen und be- arbeiten. Dies erhöht die Auskunftfähigkeit und verbessert deutlich die Kundenorientierung.

Ein anderes Beispiel ist die Anwendung in Call-Centern, wo über die elektronische Archivierung von Anrufen eine Absicherung der vertrieblichen Vorgänge erfolgt.

WINDOWS ALS BEVORZUGTES BETRIEBSSYSTEM

Von entscheidender Bedeutung für den zukünftigen Erfolg eines DMS-Produktes ist das Betriebssystem, auf dem die DMS-Anwendung basiert. Zu unterscheiden sind hier Ser- ver- (Hintergrundrechner-) und Client- (Arbeitsplatzrech- ner-) Betriebssysteme.

Das stärkste Wachstum bei den Server-Betriebssystemen wird für Windows NT prognostiziert.

Im Bereich der Client-Betriebssysteme hat sich die Windows-Plattform (Windows 95 und 98, Windows NT) weitgehend durchgesetzt. Andere Betriebssysteme werden in geringem Umfang für Spezialanwendungen benutzt, spielen im Bürobereich aber keine nennenswerte Rolle.

Somit wird ein weiterer Vorteil des EASY Software-Ange- botes deutlich: während zahlreiche Wettbewerber aus der UNIX-Betriebssystem-Welt kommen, hat sich EASY sehr früh auf die Windows-Plattform konzentriert. EASY- ARCHIV unterstützt auf der Clientseite alle Windows- Varianten und bietet damit alle Vorteile einer modernen grafischen Oberfläche. Als Server-Betriebssystem fungiert Windows NT.

MODULARITÄT UND SKALIERBARKEIT DERPRODUKTE

Ein ganz wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsposition von DMS-Anbietern wird in Zukunft die Modularität und Skalierbarkeit der Produkte sein. Hierunter versteht man die Möglichkeit, Software- und Hardware-Systeme in Be- zug auf Leistung und Kosten exakt auf die individuellen Be- dürfnisse von Unternehmen - unabhängig von Größe und

N u t z e n - Vo r t e i l e

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Organisationsgrad - abzustimmen. Skalierbare Produkte ermöglichen Kunden den Einstieg mit ‚kleinen' Lösungen, die später ohne Technologiewechsel und Zusatzaufwand mitwachsen können.

Insbesondere für die Erschließung des Mittelstandes kommt der Skalierbarkeit der DMS-Produkte, wie bei EASY gegeben, eine Schlüsselrolle zu.

ANBINDUNG ANSTANDARDSOFTWARE

Um das Nutzenpotential von elektronischen Dokumenten- Management-Systemen voll ausschöpfen zu können, sollte die Anbindung an verbreitete Business-Software wie z.B.

SAP oder BaaN gewährleistet sein. Die durch die Business Software generierten Dokumente lassen sich dann inner- halb eines DMS verwalten.

Ein DMS ist hierbei um so wettbewerbsfähiger, wenn es wie bei EASY über eine Vielzahl von bereits bestehenden Schnitt- stellen zu verbreiteten Softwareprodukten verfügt. Der Wett- bewerbsvorteil liegt dann auf der Kostenseite des Anwenders, der sich den vollen Nutzen von DMS nicht durch die Schaf- fung von eigenen Schnittstellen erschließen muß.

Außerdem garantiert die Kooperation mit bedeutenden Herstellern von Business-Software die Zukunftssicherheit der DMS-Lösung.

ZUGANG ÜBER INTERNET UNDINTRANET

Seit Jahren wächst das Internet mit zweistelligen Zuwachs- raten und gibt den Nutzern weltweit die Möglichkeit, Do- kumente auszutauschen. Mit dem Internet wurde ein Stan- dard für den Austausch und das Auffinden von Daten und Dokumenten geschaffen. Während das Internet ein öffentli- ches Medium darstellt, ist ein Intranet ein geschlossener Kommunikationsbereich für einen begrenzten Kreis, z.B.

ein Unternehmen und seine Niederlassungen bzw. Filialen.

Intranet nutzt die gleiche Technologie und Infrastruktur des Internets.

Der Möglichkeit des jeweiligen Dokumenten-Manage- ment-Systems, über Internet/Intranet von beliebigen Plät- zen in der Welt Zugriff auf die Daten zu nehmen, wird eine entscheidende Bedeutung zukommen.

Auch hier liegt EASY voll im Trend: Mit EASY-LINK for Web wurde ein Modul entwickelt, das den weltweiten Zu- gang über das Internet/Intranet öffnet.

16 17

N u t z e n - Vo r t e i l e

(17)

Es genügt lediglich ein beliebiger Web-Browser, um von jedem Punkt der Erde in den EASY-Archiven recherchieren zu können.

ZUNEHMENDEBEDEUTUNG DES

PARTNERVERTRIEBS

Dem indirekten Vertriebskanal wird nach Auffassung der Marktforscher zukünftig eine immer stärkere Bedeutung zukommen, da es den DMS-Produzenten schon aus Kapa- zitätsgründen nicht möglich sein wird, alle Kundenbedürf- nisse im Rahmen des Direktvertriebes abzudecken. Um ei- ne ortsnahe Kundenbetreuung zu gewährleisten, ist für DMS-Hersteller der indirekte Vertrieb die kostengünstige Alternative zur Unterhaltung eines dichten Filialnetzes.

Die Nutzung des Partnervertriebs setzt in der Regel eine einfache, mit geringem Lernaufwand einzusetzende Stan- dard-Software voraus, was zwangsläufig zu erhöhten Ent- wicklungsaufwendungen führt.

Mit der modular aufgebauten Software, die ohne großen Dienstleistungsaufwand bei kleinen, mittleren und großen Anwendern zu installieren ist, und dem dichten Netz von 350 autorisierten Distributoren und Vertriebspartnern in über 20 Ländern, verfügt EASY mit Abstand über den stärksten DMS-Vertriebskanal in Europa und damit über einen deutlichen Wettbewerbsvorsprung.

N u t z e n - Vo r t e i l e

(18)

18 19

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

B e r i c h t d e s

V o r s t a n d s

Entwicklung des Marktes,

der Branche und des Unternehmens

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B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

D e r e u r o p ä i s c h e D M S - M a r k t

Großbritannien/Irland 27%

Skandinavien 6%

Italien 6%

Spanien 3%

Osteuropa 2%

Andere 3% Deutschland/Österreich/Schweiz 33%

Frankreich 13%

Benelux 7%

[ Q u e l l e : S t r a t e g y P a r t n e r s ]

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ENTWICKLUNG DESMARKTES UND DERBRANCHE

Als größter europäischer DMS-Markt ist der deutschspra- chige Raum mit Deutschland, Österreich und der Schweiz derzeit mit rund einem Drittel an den Anwenderinvestitio- nen beteiligt.

Schon für 1998 lautete die Prognose, daß der DMS-Ge- samtmarkt in Europa dreimal so schnell wächst wie der für allgemeine Informationstechnik, d.h. für Hardware.

Wachstumsträger sind hier vor allem kleine und mittelstän- dische Unternehmen.

Der Markt für Dokumenten-Management-Systeme ist sehr dynamisch und schwer überschaubar. Die Vielzahl von An- bietern unterschiedlichster Größe und Leistungsstärke macht es für Anwender schwierig, ein klares Bild vom Marktangebot zu erhalten. Insgesamt sind allein im deut- schen Markt mehr als 200 Unternehmen im Bereich des Dokumenten- und Workflow-Managements tätig, deren Angebotspalette von einfachen Dienstleistungen bis hin zu Komplettangeboten mit Hardware, Software und Service reicht.

Die meisten Anbieter verfügen lediglich über Teillösungen.

Komplettlösungen wie von der EASY SOFTWARE AG sind selten. EASY hat sich mit über 3.000 Netzwerkinstallationen in Europa als ein marktführender Anbieter für Dokumenten- Management- und elektronische Archivsysteme etabliert.

20 21

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

B e r i c h t d e s V o r s t a n d s

Die EASY SOFTWARE AG ist mit ihren elektronischen Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in einem Wachstumsmarkt tätig, der jährliche Steigerungsraten von über 25 Prozent aufweist.

Für das Jahr 2000 prognostizieren Analysten einen Anstieg des Umsatzvolumens allein in Europa auf über 10 Milliarden DM. Einbezogen sind dabei Systeme für Imaging, Archiv und Workflow, Lösungen für COLD (Computer Output on Laser Disc), Volltext-Recherche, Groupware-Systeme und die dazugehörigen Dienstleistungen.

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GESCHÄFTSENTWICKLUNG DER

EASY SOFTWARE AG

Für die EASY SOFTWARE AG war das Geschäftsjahr 1998 von besonderer Bedeutung.

Im Berichtsjahr erfolgten wesentliche Weichenstellungen im Hinblick auf die 1999 geplante Börseneinführung und die weitere Aufwärtsentwicklung des Unternehmens. Hier- zu gehörten die Umwandlung zur Aktiengesellschaft im September und eine vorbörsliche Kapitalerhöhung im De- zember.

Vor der Umwandlung in eine Aktiengesellschaft wurde die EASY Software GmbH, die bis dahin für den internationa- len Vertrieb von EASY-Produkten zuständig war, auf die EASY Elektronische Archivsysteme GmbH verschmolzen.

Ein wichtiges Ereignis auf der Produktseite war die offiziel- le Markteinführung des richtungweisenden Dokumenten- Management-Systems EASY-DMS im November. Weitere Entwicklungsaktivitäten im Berichtsjahr betrafen die neuen Versionen des Softwaresystems EASY-ARCHIV.

Mit Wirkung zum 1. Oktober 1998 wurde die 25prozentige Beteiligung an der EOS GmbH, Wuppertal, zum Buchwert an die ScanOptic GmbH, Mülheim, veräußert.

Die Umsatzerlöse der EASY SOFTWARE AG konnten im Geschäftsjahr 1998 auf 29,989 Mio. DM gesteigert werden.

Sie lagen damit um 23,3 Prozent über dem Vorjahr (1997:

24,316 Mio. DM).

Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit belief sich nach HGB auf 3,096 Mio. DM (1997: 3,731 Mio. DM), d. h. auf 10,32 Prozent der Umsatzerlöse. Nach IAS be- trägt das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 5,660 Mio. DM (1997: 4,630 Mio. DM), was 17,0 Prozent der Gesamtleistung entspricht.

Ergebnismindernd wirkten die hohen Entwicklungskosten für die neuen Softwareprodukte EASY-DMS und EASY- ARCHIV 3.0 sowie außerordentliche Aufwendungen in Höhe von 0,521 Mio. DM für die Umwandlung in eine Ak- tiengesellschaft und den geplanten Börsengang.

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

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VERTRIEB UND MARKETING

Hauptvertriebsweg der EASY SOFTWARE AG ist mit 75 Prozent Umsatzanteil der indirekte Vertrieb über Distribu- toren und Vertriebspartner. 25 Prozent des Umsatzes ent- fallen auf den direkten Vertrieb.

Im Bereich des indirekten Vertriebs verfügte das Unterneh- men Ende 1998 über ca. 350 Vertriebspartner und Distribu- toren. Im Verlauf des Geschäftsjahres waren mehrere Sy- stemhäuser oder spezialisierte Lösungsanbieter hinzuge- kommen, die den indirekten Vertrieb von EASY-Produkten international verstärken. Hierzu gehören:

- Australien: M.I.S. Services (Australia) Pty.Ltd.

- Griechenland: INTERSYS S.A., Athen - Großbritannien: TEAM 121, Birmingham - Österreich: Gemdat GmbH&Co.KG, Linz - Schweiz: UniCare Informatik AG, Zürich - Südafrika: Info Highway, North Riding - Türkei: ATON Ltd., Istanbul

- Vereinigte Arabische Emirate: TMC, Abu Dhabi

Mit der Wnet Partner AG, Gräfelfing, einem Zusammen- schluß von 21 Siemens-Werksvertretungen in Deutschland, wurde ein Vertrag über vertriebliche Zusammenarbeit bei EASY Dokumenten-Management-Systemen unterzeichnet.

Zur Kundenbasis der Wnet Partner AG gehören über zehn- tausend mittelständische und große Unternehmen.

Von Beginn an favorisierte EASY die ortsnahe Kundenbe- treuung durch den indirekten Vertrieb. Die Distributoren und Vertriebspartner werden im Rahmen eines Zertifizie- rungsprogramms sorgfältig aus- und weitergebildet, so daß sie hochqualifizierte Beratung und Dienstleistung anbieten können.

Der direkte Vertrieb erfolgt überwiegend bei Kunden, mit denen Konzernvereinbarungen bestehen, so zum Beispiel mit DaimlerChrysler, Delphi Automotive Systems oder Thyssen Europe.

Das Dienstleistungsangebot der EASY SOFTWARE AG umfaßt Software-Schulungen, Beratungsleistungen (Projek- tierung) und technische Dienstleistungen. Für alle eigenen Softwareprodukte werden Pflegeverträge angeboten.

22 23

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

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Im Juni 1998 ließ das Unternehmen die Zahl seiner Kunden durch das Prüfungsgutachten einer renommierten Wirt- schaftsprüfungsgesellschaft offiziell bestätigen. Zu diesem Zeitpunkt war das Archivsystem von 2.600 Kunden in überwiegend mittleren und großen Netzwerken installiert.

Bis zum Jahresende 1998 erhöhte sich diese Zahl auf über 3.200. Darin enthalten sind noch nicht die Installationen des Produktes EASY-ARCHIV 2000, deren Zahl am Ende des Berichtsjahres bei 6.000 lag.

Im Markt der SAP R/3-Standardsoftwarelösungen konnte EASY seit der Zertifizierung durch die Walldorfer SAP AG im August 1996 die Umsatzerlöse mit Großkunden erheb- lich ausweiten. Im Juni 1998 verzeichnete das Unternehmen bereits 70 Installationen bei SAP-Kunden und belegte da- mit den weltweit zweiten Platz in diesem Marktsegment.

Im Sommer 1998 wurde für EASY-ARCHIV eine erweiter- te SAP R/3-Anbindung als SAP-Retrieval-Modul verfügbar gemacht. Sie ermöglicht Recherchen aus der R/3-Software, ohne diese Anwendung verlassen zu müssen.

Zum Jahresende 1998 lag die Anzahl der EASY-Installatio- nen im SAP-Markt bereits bei 100 Kunden.

Durch einen im September 1998 unterzeichneten Vertrag mit Microsoft sind bei EASY die Voraussetzungen geschaf- fen, um als »Independent Software Vendor (ISV)« innovati- ve Archivierungs- und Dokumenten-Management-Lösun- gen für mittelständische und große Unternehmen anzubie- ten. Im Rahmen der Partnerschaft integriert EASY die Microsoft-Technologie »Windows NT« und »Microsoft BackOffice« direkt in ihre Lösungsangebote und erhält da- bei weitreichende Unterstützung des Microsoft-Konzerns.

Während des Geschäftsjahres 1998 war EASY auf führen- den internationalen Fachmessen mit eigenen oder Partner- ständen vertreten. Hierzu gehörten die CeBIT´98 in Han- nover, DMS´98 in Essen, SYSTEMS´98 in München, IMC in London, SAPPHIRE in Madrid, Ifabo in Wien, OMAT in Rom und die DIS in Utrecht.

An den vielbeachteten Messeauftritten auf den doppel- stöckigen EASY-Ständen zur CeBIT und SYSTEMS, die von PR- und Werbemaßnahmen begleitet waren, beteiligten sich auch mehrere OEM-Lösungspartner von EASY.

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

D i e w e l t w e i t e n S A P R / 3 - I n s t a l l a t i o n e n

s i n d e i n g r o ß e s M a r k t p o t e n t i a l f ü r D M S - L ö s u n g e n ( Q u e l l e : B H F - B a n k )

JUNI 1996

DMS später einführbar DMS sofort einführbar

2000 5100

JUNI 1997 JUNI 1998

7100

4000 7000 11000

6300 9800 16100

Ve r t r a g s u n t e r z e i c h n u n g z w i s c h e n E A S Y u n d M i c r o s o f t i m H e r b s t 1 9 9 8 : A u f t a k t e i n e r g e m e i n s a m e n M a r k t o f f e n s i v e .

(24)

Zum EASY-Partnertag anläßlich der Münchner SYSTEMS kamen rund 200 Vertriebspartner und Distributoren, um sich über EASY-DMS und die Allianz mit Microsoft zu in- formieren.

PARTNERSCHAFTEN UNDKOOPERATIONEN

Die EASY SOFTWARE AG kooperiert mit anerkannten Technologieführern in Bereichen wie Imaging, optische Speichertechnik, Datenbanken, Volltext-Recherche und in- tegriert die leistungsfähigsten Produkte nahtlos zu einem leistungsstarken Gesamtsystem. Die einzelnen Komponen- ten sind bei Bedarf leicht austauschbar. Damit reduziert EASY die Abhängigkeit von einzelnen Zulieferern und kann seinen Kunden stets Produkte auf dem neuesten Stand der Technik anbieten.

Bei der von EASY verkauften Hardware handelt es sich vor allem um sogenannte »Jukeboxen« für die Speicherung großer Datenmengen, um Hochleistungs-Scanner zum Di- gitalisieren von Papiervorlagen sowie um Archivserver und PCs. Service- und Wartungsverträge für diese Hardware werden zu attraktiven Konditionen von der EASY-Schwe- stergesellschaft »ScanOptic GmbH« angeboten.

Bei Jukebox-Speichern ist die EASY SOFTWARE AG in Europa der größte Distributor des renommierten Herstel- lers Plasmon, von dem rund ein Drittel aller in Europa aus- gelieferten Jukebox-Systeme stammen. Der EASY-Markt- anteil bei Archiv-Systemen mit Jukeboxen lag 1997 somit in Europa bei über fünf Prozent des Gesamtmarktes, obwohl EASY nur in Deutschland Hardware vertreibt.

Im Softwarebereich setzt EASY konsequent auf Partner- schaften und Kooperationen mit internationalen Marktfüh- rern. Beispiele sind die von SAP zertifizierte Software-An- bindung »EASY-LINK for SAP R/3« und die im Herbst 1998 vereinbarte Kooperation mit Microsoft, bei der EASY einer von wenigen ausgewählten Partnern für gemeinsame Lösungsangebote ist. Im Rahmen der Zusammenarbeit steht Microsoft als Technologielieferant und Vermarktungs- partner mit definierten Maßnahmen zur Seite, um eine tech- nologische Integration der Lösung EASY-DMS mit Micro- soft Produkten zu gewährleisten.

24 25

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s D a s M a r k t p o t e n t i a l l i e g t

f ü r E A S Y- A R C H I V / D M S b e i ü b e r z w e i M i l l i o n e n B e t r i e b e n i n D e u t s c h l a n d ( M a r k t s ä t t i g u n g d e r z e i t c a . 5 % )

Großkunden und Konzerne Kunden > 2.500 PC ca. 500 Unternehmen

Kleine Unternehmen und Selbständige

< 100 Mitarbeiter ca. 2.3 Millionen Betriebe Mittelständische Unternehmen

> 100 Mitarbeiter ca. 24.000 Unternehmen E A S Y- A R C H I V i s t

z e r t i f i z i e r t v o n S A P

(25)

PERSONAL UNDAUSBILDUNG

Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl bei der EASY SOFT- WARE AG stieg im Berichtsjahr auf 94 (1997: 75). Zum 31.

Dezember 1998 waren 118 Mitarbeiterinnen und Mitarbei- ter (1997:76) beschäftigt.

Der Personalzuwachs erstreckte sich über alle Bereiche des Unternehmens, mit Schwerpunkten in der System-Ent- wicklung und -Beratung.

Für die direkte Betreuung von Behörden und weiteren Kunden in Berlin und den Neuen Bundesländern wurde 1996 eine EASY-Niederlassung in Berlin eingerichtet, in der zum Jahresende 1998 zehn Mitarbeiter beschäftigt waren.

Schulungen bietet die EASY SOFTWARE AG sowohl für Mitarbeiter der Vertriebsorganisationen als auch für End- kunden an. Das Seminarangebot reicht von Einführungsse- minaren bis hin zu Workshops mit Themen der Projektie- rung und des Supports. Spezialseminare zu einzelnen Mo- dulen und neuen Programmentwicklungen ergänzen das Angebot.

Mitarbeiter von Vertriebsorganisationen haben die Auflage, durch die Teilnahme an bestimmten Seminaren eine EASY- Zertifizierung zu erlangen. Die Seminare werden in deut- scher und englischer Sprache angeboten.

Im Berichtsjahr 1998 steigerte das EASY-Schulungszen- trum seine Aktivitäten auf insgesamt 3.019 Teilnehmertage (1997: 2.189 Teilnehmertage) bei Standard- und Individual- seminaren zur Aus- und Weiterbildung.

Anläßlich der vorbörslichen Kapitalerhöhung im Dezem- ber 1998 erwarben ca. 90 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aktien von EASY und brachten damit ihr Ver- trauen in das Unternehmen zum Ausdruck.

ENTWICKLUNGSAKTIVITÄTEN

Ca. 25 Prozent der EASY-Mitarbeiter waren 1998 in der Softwareentwicklung beschäftigt. Damit lag das Unterneh- men über den Werten von namhaften Mitbewerbern, die oft einen höheren Installations- und Anpassungsaufwand bei der Produkteinführung in Kauf nehmen müssen.

Generelles Ziel der EASY-Entwicklungsaktivitäten sind Standardsoftware-Produkte, die für alle Teilaspekte des Dokumenten-Managements und der Archivierung lei-

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

(26)

stungsfähige, stabile, zuverlässige und effiziente Lösungen bieten. Durch einfach nachvollziehbare Konzepte und in- tuitive Benutzerschnittstellen werden die Aufwände für Projektierung, Systemadministration und Benutzerschu- lung minimiert, so daß sich die »total costs of ownership«

für die Kunden in einem akzeptablen Rahmen bewegen.

Diese Vorgehensweise wird u.a. deutlich durch die frühe Konzentration auf die Volltext-Recherche-Technologie.

Hier hat EASY lange vor anderen Anbietern technologische Trends richtig eingeschätzt und umgesetzt.

Beispiele aus der jüngeren Zeit sind das intuitive Mappen- konzept und die Scanner-Bedienung bei EASY-DMS. Das Dokumenten-Management-System EASY-DMS bildete 1998 einen Schwerpunkt der Entwicklungsaktivitäten. Im Ge- gensatz zu Workflow-Systemen, die überwiegend auf einen vorprogrammierten Dokumentenfluß setzen (»Schienen- verkehr«), zeichnet sich EASY-DMS durch hohe Flexibi- lität bei der Vorgangssteuerung des Anwenders aus (»Indi- vidualverkehr«).

Die EASY-Software benutzt intern eine Vielzahl unter- schiedlicher Technologien wie z.B. Imaging, optische Spei- chertechnik, Datenbanken, Volltext-Technologie und Inter- net. EASY nutzt dabei die Produkte der jeweils führenden Hersteller der einzelnen Technologiesparten als interne Komponenten. Eine hausinterne spezielle Schnittstellen- technologie erlaubt die flexible Integration neuer Techniken oder den Austausch einzelner Fremdkomponenten. Das re- duziert die Abhängigkeit von Fremdanbietern und garan- tiert, daß die EASY-Produkte stets »State of the art« sind.

Durch die strategische Zusammenarbeit mit Microsoft ist sichergestellt, daß sich die EASY-Entwickler frühzeitig und umfassend über neue technologische Trends informieren können. Dies geschieht vor allem durch Workshops in der Microsoft-Zentrale in Redmont/USA, in den Kernberei- chen Datenbanken, Betriebssysteme, Netzwerke und Inter- net.

QUALITÄTSMANAGEMENT

EASY hat ein mehrstufiges, phasenbezogenes Qualitätssi- cherungssystem. Dieses beginnt mit der Analyse der Anfor- derungen und der Erstellung eines Lastenheftes. Es folgen die Produktentwicklung mit Grob- und Feinentwurf, die Designphase mit der Entwicklung von Prototypen, die Im- plementierung einer Beta Version sowie die Erstellung einer auslieferungsfähigen Software.

26 27

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s K n o w l e d g e M a n a g e m e n t i n U n t e r n e h m e n

W o r k f l o w Strukturierte

Prozesse

Elektronische Archivierung endgültig abgelegter Dokumente. Revisionssicherheit,

Volltextrecherche Individuelle Dokumenten- verwaltung und Vorgangssteuerung

D M S

A R C H I V

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Sollten in einem der Einzelschritte Qualitätsmängel festge- stellt werden, so beginnt die nächste Phase erst nach deren Behebung. In diesem Prozeß werden bereits sehr früh die Vertriebspartner und zukünftigen Anwender eingebunden, zum Beispiel durch den Test der jeweiligen Beta Version.

EASY strebt hierdurch eine sehr hohe Produktqualität an und wird dem Bereich Qualitätsmanagement auch künftig eine besondere Priorität geben. Bereits 1997 wurde von einer namhaften Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt, daß EASY-ARCHIV zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-ge- stützter Buchführungssysteme (GoBS) entspricht.

KOMMUNIKATION

Für einen kontinuierlichen Kontakt bzw. Dialog mit Part- nern und Kunden stehen EASY mehrere Wege zur Verfü- gung. Neben Kunden- und Partnertagen sowie regelmäßi- gen Workshops sind dies vor allem die elektronischen und Druck-Medien.

Im Geschäftsjahr 1998 wurde der EASY-Auftritt im Inter- net vollständig überarbeitet und komplett zweisprachig in Deutsch und Englisch neu gestaltet. Übersichtlich struktu- riert befinden sich seitdem unter der Website über 380 re- daktionell betreute Seiten. Im letzten Quartal wurden durchschnittlich 13.500 Seiten pro Monat von Interessenten aus aller Welt aufgerufen.

Auch das vierteljährlich erscheinende, zweisprachige Un- ternehmensmagazin »Index« wurde 1998 redaktionell um praxisnahe Themen ausgebaut

und berichtet regelmäßig über Kunden, Partner, Trends, Termi- ne und Weiterentwicklungen.

Zum Spektrum der Kommuni- kationsmaßnahmen gehörten im Geschäftsjahr außerdem Pressegespräche und -konfe- renzen, redaktionelle An- wenderberichte in Zielgrup- pen-Publikationen sowie eine Kampagne mit Unter- nehmenswerbung in deut- schen Wirtschaftstiteln.

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s

M o t i v a u s d e r E A S Y- A n z e i g e n s e r i e ‘ 9 8

E A S Y ’ s H a u s - M a g a z i n I N D E X

(28)

AUSBLICK

Für das Geschäftsjahr 1999 plant die EASY SOFTWARE AG ein Wachstum, das deutlich über den Prognosen für den DMS-Markt liegt. Gleichzeitig soll der Ausbau der in- ternationalen Aktivitäten verstärkt fortgesetzt werden. Die ersten Voraussetzungen hierfür wurden u.a. mit strategi- schen Partnerschaften und gezielten personellen Erweite- rungen geschaffen. Außerdem werden die EASY Software- produkte mittlerweile in 10 Landessprachen erstellt und die wesentlichen Publikationen sowie Internet- und Schulungs- angebote in deutscher und englischer Sprache produziert.

Wesentliche Wachstumsimpulse werden aus dem umfassen- deren Produktangebot kommen, das um EASY-DMS er- weitert wurde. Es ergeben sich hieraus gleichermaßen Aus- wirkungen auf Neukundenaufträge wie auf Folgeaufträge bei EASY-ARCHIV-Anwendern. Zur Umsatzsteigerung wird auch die neue EASY-ARCHIV-Version 3 beitragen, die im Frühjahr 1999 an den Markt kommt.

Zusätzliche Schubkraft wird erwartet durch den sich er- höhenden Bekanntheitsgrad aufgrund des für das zweite Quartal 1999 geplanten Börsenganges.

Ertragsseitig rechnet das Unternehmen, analog zur Umsatz- entwicklung, mit einer Steigerung des Jahresüberschusses.

28 29

B e r i c h t d e s Vo r s t a n d s M o t i v a u s d e r E A S Y- A n z e i g e n s e r i e ‘ 9 9

E A S Y i m I n t e r n e t

(29)

Der Aufsichtsrat wurde in der Gründungsversammlung am 25. August 1998 ge- wählt. In der Aufsichtsratssitzung am gleichen Tage wurden die Herren Dirk Vollmering, Markus Hanisch und Jörg Michael Pläsker zu ordentlichen Mitglie- dern des Vorstandes bestellt. Vorstand und Aufsichtsrat führten gemeinsam die Gründungsprüfung durch. Es ergaben sich keine Beanstandungen.

In den Aufsichtsratssitzungen des vergangenen Jahres sowie in Einzelbespre- chungen haben wir uns eingehend über die Lage der Gesellschaft sowie über die grundsätzlichen Fragen der Geschäftspolitik unterrichten lassen und darü- ber mit dem Vorstand beraten. Neben der Entwicklung der Bilanz und der Ertragsrechnung waren Gegenstand der Beratungen unter anderem die Wettbe- werbssituation der Gesellschaft und die Einrichtung eines Risiko-Früherken- nungssystems gemäß KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich).

Über die Durchführung der Kapitalerhöhung und die Vorbereitung des Bör- sengangs wurde ausführlich berichtet und diskutiert. Die aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Bestimmungen zur Zustimmung vorgelegten Geschäfte wurden behandelt und von uns genehmigt.

Die Buchführung, der Jahresabschluß und der Lagebericht sind von der durch die Gründungsversammlung am 25. August 1998 als Abschlußprüfer gewähl- ten C & L Deutsche Revision Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesell- schaft, Köln, geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen worden. Über die Prüfungsergebnisse und -durchführung hat der Ab- schlußprüfer in der Aufsichtsratssitzung am 29. Januar 1999 Bericht erstattet.

Dem Ergebnis dieser Prüfung stimmen wir zu.

Außerdem haben wir den Jahresabschluß zum 31. Dezember 1998, den Lage- bericht sowie den Vorschlag für die Gewinnverwendung geprüft. Dabei haben sich keine Beanstandungen ergeben.

Wir haben heute den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluß gebilligt, der damit festgestellt worden ist. Dem Vorschlag für die Gewinnverwendung schließen wir uns an.

In der Sitzung vom 20. Januar 1999 haben wir Herrn Ulrich Schöpp, Düssel- dorf, mit Wirkung zum 1. März 1999 zum ordentlichen Vorstand bestellt.

Mülheim an der Ruhr, den 29. Januar 1999 Der Aufsichtsrat

M a n f r e d L a p p e V o r s i t z e n d e r

B e r i c h t d e s A u f s i c h t s r a t s

(30)

J a h r e s a b s c h l u ß H G B

zum 31. Dezember 1998 der EASY SOFTWARE AG Mülheim an der Ruhr

30 31

J a h r e s a b s c h l u ß d e r E A S Y S O F T WA R E A G

(31)

J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

Aktiva

Anhang 31.12.1998 31.12.1997

DM DM

Anlagevermögen

Immaterielle Vermögensgegenstände 1

Lizenzen an gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte 219.052,04 134.080,00

Sachanlagen 2

Einbauten in fremde Gebäude 149.873,00 86.478,00

Betriebs- und Geschäftsausstattung 1.259.648,59 1.034.887,00

1.409.521,59 1.121.365,00 Finanzanlagen

Beteiligungen 0,00 62.500,00

1.628.573,63 1.317.945,00 Umlaufvermögen

Vorräte 3

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 425.795,18 0,00

Waren 809.154,97 448.909,92

1.234.950,15 448.909,92 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 4

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 9.673.779,92 7.510.094,66 Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein

Beteiligungsverhältnis besteht 0,00 20.224,47

Sonstige Vermögensgegenstände 416.786,22 418.502,19

10.090.566,14 7.948.821,32 Schecks, Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten 5 2.327.441,32 266.335,12

Rechnungsabgrenzungsposten 251.236,37 334.574,38

Abgrenzung latenter Steuern 6 32.892,00 0,00

15.565.659,61 10.316.585,74

(32)

32 33

J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

Passiva

Anhang 31.12.1998 31.12.1997

DM DM

Eigenkapital 7

Gezeichnetes Kapital 590.000,00 550.000,00

Kapitalrücklagen 6.953.327,40 0,00

Bilanzgewinn 1.408.522,31 1.987.180,33

8.951.849,71 2.537.180,33

Rückstellungen 8

Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen 320.806,00 270.598,00

Steuerrückstellungen 445.626,00 684.831,00

Sonstige Rückstellungen 513.820,00 454.639,69

1.280.252,00 1.410.068,69

Verbindlichkeiten 9

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 3.000.000,00 3.922.615,74 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.273.755,34 1.074.713,26

Sonstige Verbindlichkeiten 1.039.802,56 1.372.007,72

5.313.557,90 6.369.336,72

Rechnungsabgrenzungsposten 20.000,00 0,00

15.565.659,61 10.316.585,74

B i l a n z ( H G B )

zum 31. Dezember 1998 der EASY SOFTWARE AG, Mülheim an der Ruhr

(33)

J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

Anschaffungs- und HerstellungskostenKumulierte AbschreibungenNettobuchwerte StandZugängeAbgängeStandStandZugängeAbgängeStandStandStand 1.1.199831.12.19981.1.1998 31.12.199831.12.199831.12.1997 DMDMDMDMDMDMDMDMDMDM Immaterielle Vermögensgegenstände EDV-Software191.216,73159.341,160,00350.557,8957.136,7374.369,120,00131.505,85219.052,04134.080,00 Lizenzen an gewerbliche 24.381,120,000,0024.381,1224.381,120,000,0024.381,120,000,00 Schutzrechte u. ähnliche Rechte 215.597,85159.341,160,00374.939,0181.517,8574.369,120,00155.886,97219.052,04134.080,00 Sachanlagen Einbauten in fremde Gebäude97.246,6880.753,240,00177.999,9210.768,6817.358,240,0028.126,92149.873,0086.478,00 Betriebs- und Geschäftsausstattung1.930.892,20840.416,7238.525,462.732.783,46896.005,20614.175,1337.045,461.473.134,871.259.648,591.034.887,00 2.028.138,88921.169,9638.525,462.910.783,38906.773,88631.533,3737.045,461.501.261,791.409.521,591.121.365,00 Finanzanlagen Beteiligungen62.500,0075.000,00137.500,000,000,000,000,000,000,0062.500,00 Anlagevermögen2.306.236,731.155.511,12176.025,463.285.722,39988.291,73705.902,4937.045,461.657.148,761.628.573,631.317.945,00

Entwicklung des Anlagever mögens (HGB)

vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 1998 derEASY SOFTWARE AG, Mülheim an der Ruhr

(34)

34 35

J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

Anhang 1998 1997

DM DM

Umsatzerlöse 10 29.989.197,95 24.315.832,61

Sonstige betriebliche Erträge 11 213.668,74 249.631,09

Materialaufwand 12

Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

und für bezogene Waren 6.940.522,51 6.363.564,02

Personalaufwand 13

Löhne und Gehälter 9.299.848,40 6.885.224,57

Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung 1.562.597,36 1.096.370,03 und für Unterstützung

Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 14 705.902,49 459.656,98 des Anlagevermögens und Sachanlagen

Sonstige betriebliche Aufwendungen 15 8.213.876,62 5.843.623,65

Betriebliches Ergebnis 3.480.119,31 3.917.024,45

Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 7.863,05 16.577,46

Zinsen und ähnliche Aufwendungen 391.544,16 202.272,74

Finanzergebnis 16 -383.681,11 -185.695,28

Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 3.096.438,20 3.731.329,17 Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 17 1.680.858,00 1.716.672,00

Sonstige Steuern 7.057,89 27.476,84

Jahresüberschuß/Bilanzgewinn 18 1.408.522,31 1.987.180,33

G e w i n n -

u n d V e r l u s t r e c h n u n g ( H G B )

für die Zeit vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 1998 der EASY SOFTWARE AG, Mülheim an der Ruhr

(35)
(36)

A n h a n g z u m

J a h r e s a b s c h l u ß H G B

zum 31. Dezember 1998 der EASY SOFTWARE AG Mülheim an der Ruhr

36 37

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

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GLIEDERUNG DESJAHRESABSCHLUSSES(HGB) Der Jahresabschluß zum 31. Dezember 1998 wurde entsprechend den handelsrechtlichen Vorschriften aufgestellt.

Um einen zutreffenden Vorjahresvergleich darstel- len zu können, wurden die Jahresabschlüsse auf den 31.12.1997 der Gesellschaften EASY Elektronische Archivsysteme GmbH und der EASY Software GmbH konsolidiert.

Die EASY Software GmbH ist mit Wirkung zum 02.01.1998 auf die EASY Elektronische Archivsy- steme GmbH verschmolzen worden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren aufgestellt.

BILANZIERUNGS- UNDBEWERTUNGSMETHODEN

Die Vermögens- und Schuldposten sind unter Be- achtung der Vorschriften des HGB und der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bewertet.

Die Bewertungsmethoden des Vorjahres wurden beibehalten.

Die Bewertung der Vermögens- und Schuldposten trägt allen erkennbaren Risiken nach den Grundsät- zen vorsichtiger kaufmännischer Beurteilung Rech- nung.

ANLAGEVERMÖGEN

Die immateriellen Vermögensgegenstände werden zu Anschaffungskosten aktiviert und über die vor- aussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben.

Sachanlagen werden zu Anschaffungskosten akti- viert. Die Abschreibungen erfolgen planmäßig im wesentlichen anhand der linearen Methode entspre- chen der steuerlich anerkannten Nutzungsdauer.

Auf die Zugänge des beweglichen Anlagevermö- gens im ersten Halbjahr werden die vollen, auf die Zugänge in der zweiten Jahreshälfte die halbe Jah- resabschreibung verrechnet. Die Abgänge wurden zu Restbuchwerten ausgebucht.

Geringwertige Anlagegüter wurden im Anschaf- fungsjahr voll abgeschrieben.

VORRÄTE

Die Bewertung der Vorräte erfolgte mit den An- schaffungskosten. Für ungängige Vorräte wurde ein Bewertungsabschlag durchgeführt.

FORDERUNGEN

Die Forderungen und die sonstigen Vermögensge- genstände wurden zum Nennwert angesetzt.

Die Rechnungen wurden ausschließlich in DM fakturiert.

Die Forderungen sind durch eine Warenkreditversi- cherung gegen Verluste durch Zahlungsunfähigkeit versichert.

Erkennbaren Risiken wurde durch zusätzliche Ein- zelwertberichtigungen Rechnung getragen. Darü- ber hinaus besteht eine Pauschalwertberichtigung von 1%.

FLÜSSIGEMITTEL

Die flüssigen Mittel beinhalten im wesentlichen Guthaben bei Kreditinstituten.

Diese wurden zum Nennwert angesetzt.

RÜCKSTELLUNGEN

Die Rückstellungen beinhalten alle bis zur Bilanz- aufstellung erkennbaren Risiken und ungewisse Verbindlichkeiten. Sie wurden nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung gebildet.

VERBINDLICHKEITEN

Die Verbindlichkeiten sind mit dem Rückzahlungs- betrag passiviert.

Fremdwährungsverbindlichkeiten werden zum Umrechnungskurs beim Eingehen der Verbindlich- keit oder zum höheren Briefkurs am Bilanzstichtag bewertet.

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

(38)

BILANZERLÄUTERUNGEN

Die Aufgliederung und Entwicklung des Anlage- vermögens sowie die kumulierten Abschreibungen sind gesondert im Anlagespiegel dargestellt.

(1) IMMATERIELLEVERMÖGENSGEGENSTÄNDE

Die Zugänge zu den immateriellen Vermögensge- genständen betreffen Softwareprogramme.

(2) SACHANLAGEN

Die Zugänge betreffen im wesentlichen die An- schaffung von Hardware, Messestand und Büroein- richtungen.

(3) VORRÄTE

Unter Vorräte werden Produktlizenzen als Roh,- Hilfs- und Betriebsstoffe ( TDM 426 ) sowie Waren ( TDM 809 ) ausgewiesen.

Der Ausweis in 1997 betraf ausschließlich Waren.

(4) FORDERUNGEN UND SONSTIGE

VERMÖGENSGEGENSTÄNDE

Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegen- stände gliedern sich wie folgt:

Die ausgewiesenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind wie im Vorjahr innerhalb eines Jahres fällig.

Unter den sonstigen Vermögensgegenständen sind im wesentlichen Ansprüche aus Rückdeckungsver- sicherungen ausgewiesen.

38 39

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

31.12.1998 31.12.1997

TDM TDM

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 9.674 7.510 Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein

Beteiligungsverhältnis besteht 0 20

Sonstige Vermögensgegenstände 417 419

10.091 7.949

davon mit einer Restlaufzeit von mehr als 1 Jahr 353 276

(39)

(5) FLÜSSIGE MITTEL

In dem Bilanzposten sind Schecks, Guthaben bei Kreditinstituten sowie Kassenbestände ausgewiesen.

(6) ABGRENZUNG LATENTERSTEUERN

Die latenten Steuern beinhalten Steuerabgrenzun- gen für die Körperschaftsteuer, den Solidaritätszu- schlag und die Gewerbesteuer 1998, die aufgrund unterschiedlicher Bewertungen in der Handels- und Steuerbilanz im Berichtsjahr erstmals angefallen sind.

(7) EIGENKAPITAL

Das Eigenkapital setzt sich wie folgt zusammen:

Am 06. November 1998 wurde eine Kapitaler- höhung von DM 40.000,-- beschlossen und durch- geführt.

Das gezeichnete Kapital beträgt nach der Kapitaler- höhung nunmehr DM 590.000,--. Es ist eingeteilt in 118.000 Stückaktien mit einem Nennbetrag von DM 5,-- je Aktie.

Das bei der Kapitalerhöhung entstandene Aufgeld in Höhe von TDM 6.953 wurde in die Kapitalrück- lage eingestellt.

Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 31.12.1999 einmalig oder mehrfach um bis zu 12.000 Stückaktien zu erhöhen. (Genehmigtes Kapital)

(8) RÜCKSTELLUNGEN

Die Rückstellungen setzen sich wie folgt zusammen:

Die sonstigen Rückstellungen sind gebildet für Be- rufsgenossenschaftsbeiträge, Schwerbehindertenaus- gleichsabgabe, Urlaubskosten, Jahresabschluß- und Prüfungskosten sowie für Verpflichtungen aus dem Lieferungs- und Leistungsverkehr.

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

31.12.1998 31.12.1997

TDM TDM

Gezeichnetes Kapital 590 550

Kapitalrücklage 6.953 0

Bilanzgewinn 1.409 1.987

8.952 2.537

31.12.1998 31.12.1997

TDM TDM

Rückstellungen für Pensionen und ähnliche

Verpflichtungen 321 271

Steuerrückstellungen 445 685

Sonstige Rückstellungen 514 454

1.280 1.410

(40)

(9) VERBINDLICHKEITEN

Die Verbindlichkeiten bestehen aus folgenden Posten:

Die sonstigen Verbindlichkeiten beinhalten Ver- bindlichkeiten aus Steuern in Höhe von TDM 515 und Verpflichtungen im Rahmen der sozialen Si- cherheit in Höhe von TDM 250.

SONSTIGE FINANZIELLEVERPFLICHTUNGEN

Für die Gesellschaft bestehen Verpflichtungen aus Leasingverträgen in Höhe von insgesamt TDM 1.248.

Die Restlaufzeit der Verträge liegt zwischen einem und drei Jahren.

Die Mietaufwendungen für das folgende Geschäfts- jahr belaufen sich auf ca. TDM 546.

Der unbefristete Mietvertrag ist am 01. Mai 1995 ab- geschlossen worden und frühestens nach Ablauf

von 10 Jahren kündbar.

40

41

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

davon mit einer Restlaufzeit

31.12.1998 bis zu 1 Jahr zwischen 1 und 31.12.1997 5 Jahren

TDM TDM

Verbindlichkeiten gegenüber

Kreditinstituten 3.000 3.000 3.922

Verbindlichkeiten aus Lieferungen

und Leistungen 1.274 1.274 1.075

Sonstige Verbindlichkeiten 1.040 1.040 1.372

5.314 2.314 3.000 6.369

(41)

ANGABEN ZURGEWINN- UNDVERLUSTRECHNUNG

(10) UMSATZERLÖSE

Die Umsatzerlöse, gegliedert nach Umsatzarten, zeigen folgendes Bild:

Umsätze mit Distributoren sind mit der Auslieferung realisiert worden.

(11) SONSTIGE BETRIEBLICHEERTRÄGE

Die sonstigen betrieblichen Erträge beinhalten:

(12) MATERIALAUFWAND

Der Materialaufwand setzt sich wie folgt zusam- men:

(13) PERSONALAUFWAND

Der Personalaufwand ermittelt sich wie folgt:

Im Geschäftsjahr 1998 wurden durchschnittlich 94 Mitarbeiter beschäftigt ( Vorjahr 75 ).

Der Vorstand besteht aus 3 Personen.

Die Bezüge des Vorstandes haben in 1998 TDM 966 betragen.

Der Gründungsaufsichtsrat besteht aus 3 Personen.

Die anteiligen Bezüge für 1998 betragen TDM 11,5.

(14) ABSCHREIBUNGEN

Die Abschreibungen des Geschäftsjahres sind im Anlagenspiegel ersichtlich.

Geringwertige Anlagegüter wurden im Geschäfts- jahr mit Anschaffungskosten von TDM 80 voll ab- geschrieben.

(15) SONSTIGE BETRIEBLICHEAUFWENDUNGEN

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen bein- halten im wesentlichen Raumkosten, Werbekosten, Vertriebskosten, Telekommunikationskosten, Soft- wareentwicklungskosten durch Dritte und sonstige Beratungskosten für den geplanten Börsengang.

1998 1997

TDM TDM

Software 16.827 14.206

Dienstleistungen 5.231 3.912

Hardware 7.172 5.708

Sonstiges 759 490

29.989 24.316

1998 1997

TDM TDM

Verrechnete Sachbezüge 184 149 Versicherungsentschädigungen 21 35

Sonstiges 9 66

214 250

1998 1997

TDM TDM

Runtime-Software-Lizenzen 636 454 Sonstige zugekaufte Software 894 721

Hardware 5.303 4.626

Sonstiges 108 563

6.941 6.364

1998 1997

TDM TDM

Gehälter 9.300 6.885

Soziale Abgaben 1.507 1.059

Aufwendungen für

Altersversorgung 56 37

10.863 7.981

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

(42)

42 43

A n h a n g z u m J a h r e s a b s c h l u ß ( H G B ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

(16) FINANZERGEBNIS

Das Finanzergebnis ermittelt sich wie folgt:

(17) STEUERN VOMEINKOMMEN UNDERTRAG

folgende Steuern vom Einkommen und Ertrag haben den Gewinn gemindert:

(18) BILANZGEWINN

Der Bilanzgewinn zum 31.12.1998 ist mit dem Jahresüberschuß identisch.

1998 1997

TDM TDM

Zinsen und ähnliche Erträge 7,8 16,6 Zinsen und ähnliche

Aufwendungen 391,5 202,3

-383,7 -185,7

1998 1997

TDM TDM

Körperschaftsteuer 1.014 934

Solidaritätszuschlag 57 70

Gewerbesteuer 610 713

1.681 1.717

ERGÄNZENDEANGABEN

Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands Vorstand

Herr Dirk Vollmering, Mülheim an der Ruhr Herr Markus Hanisch, Mülheim an der Ruhr Herr Jörg Michael Pläsker, Rösrath

Aufsichtsrat

Herr Dipl.Kfm. Manfred Lappe (Vorsitzender) Monheim am Rhein

Herr Jörg Enaux, Mülheim an der Ruhr Herr Peter Schaefer, Oberhausen

Vorschlag über die Verwendung des Bilanzgewinns Der Hauptversammlung wird vorgeschlagen, den Bilanzgewinn wie folgt zu verwenden:

Die Ausschüttung erfolgt aus dem EK 45.

Mülheim a. d. Ruhr im Januar 1999.

EASY SOFTWARE AG Der Vorstand

BESTÄTIGUNGSVERMERK

Die Buchführung und der Jahresabschluß entsprechen nach unserer pflichtgemäßen Prüfung den gesetz- lichen Vorschriften. Der Abschluß vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buch- führung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragsla- ge der EASY SOFTWARE AG. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluß.

Köln, den 22. Januar 1999

C&L Deutsche Revision Aktiengesellschaft

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

P r u s s P e t e r

W i r t s c h a f t s p r ü f e r W i r t s c h a f t s p r ü f e r

DM 4,85 Dividende je DM 5,00 Nennwert für dividendenberechtigte

Aktien TDM 533,5

Einstellung in die gesetzliche

Rücklage TDM 69,2

Einstellung in die Gewinnrücklage TDM 805,8

(43)
(44)

44 45

J a h r e s a b s c h l u ß ( I A S ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

J a h r e s a b s c h l u ß I A S

zum 31. Dezember 1998 der EASY SOFTWARE AG Mülheim an der Ruhr

(45)

J a h r e s a b s c h l u ß ( I A S ) d e r E A S Y S O F T WA R E A G

Anhang 31.12.1998 31.12.1997

DM DM

Anlagevermögen

Immaterielle Vermögensgegenstände 1

Software-Entwicklungskosten 4.777.281,00 2.213.413,00

Lizenzen an gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte 219.052,04 134.080,00 4.996.333,04 2.347.493,00

Sachanlagen 2

Einbauten in fremde Gebäude 149.873,00 86.478,00

Betriebs- und Geschäftsausstattung 1.259.648,59 1.034.887,00

1.409.521,59 1.121.365,00 Finanzanlagen

Beteiligungen 0,00 62.500,00

6.405.854,63 3.531.358,00 Umlaufvermögen

Vorräte 3

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 425.795,18 0,00

Waren 809.154,97 448.909,92

1.234.950,15 448.909,92 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 4

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 9.673.779,92 7.510.094,66 Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein

Beteiligungsverhältnis besteht 0,00 20.224,47

Sonstige Vermögensgegenstände 416.786,22 418.502,19

10.090.566,14 7.948.821,32

Schecks, Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten 5 2.327.441,32 266.335,12

Rechnungsabgrenzungsposten 251.236,37 334.574,38

Abgrenzung latenter Steuern 6 32.892,00 0,00

20.342.940,61 12.529.998,74 Aktiva

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