Aufrufbar über: Menüband > Ausgabe > Drucken
Mit dieser Funktion versenden Sie ein Dokument als Fax. Dafür wird der im Dialog Konfiguration eingerichtete Faxdrucker verwendet (Menüband > Benutzermenü [Ihr Name] > Konfiguration >
Technische Voreinstellungen > Allgemein > Als Fax Drucker einstellen).
Information
Ist nur ein Drucker ohne Faxfunktion vorhanden, wird das Dokument gedruckt.
Export
Mit dieser Funktion exportieren Sie Ordner oder Dokumente aus ELO. Sie können auch das gesamte Repository exportieren.
Information
Um das gesamte Repository zu exportieren, markieren Sie die oberste Ebene des Funktionsbereichs Ablage.
Über diesen Dialog nehmen Sie die Einstellungen für den Dateiexport vor.
Exportziel
Im Bereich Exportziel sehen Sie, wenn bereits gewählt, den Zielpfad für den Exportdatensatz.
Auswählen: Über die Schaltfläche Auswählen öffnen Sie den Dialog zum Auswählen des Zielpfads und zur Vergabe des Dateinamens. Als Dateityp müssen Sie ZIP verwenden.
Auswahl
Im Bereich Auswahl sehen Sie, wie viele Elemente welches Typs (Ordner oder Dokument) Sie für den Export ausgewählt haben.
Dokumente filtern
Im Bereich Dokumente filtern haben Sie die Möglichkeit, einzugrenzen, welche Dokumente Sie exportieren.
Nach Datum: Ist die Option Nach Datum aktiviert, legen Sie einen Zeitraum für das
Dokumentendatum oder das Ablagedatum fest. Nur Dokumente mit entsprechendem Datum werden exportiert.
Nach Maske: Ist die Option Nach Maske aktiviert, wählen Sie über ein Drop-down-Menü eine oder mehrere Masken aus. Nur Dokumente, die mit entsprechender Maske abgelegt wurden, werden exportiert.
Exportumfang
Im Bereich Exportumfang legen Sie fest, welche Komponenten beim Export berücksichtigt werden. Sie haben die Auswahl zwischen Ordnerstruktur mit Dokumenten, Nur Ordnerstruktur und Nur Dokumente. Je nach Auswahl können Sie weitere Optionen für den Export wählen.
Dazu gehören beispielsweise Dateianbindungen, Stichwortlisten, Wiedervorlagen und die Option Referenzen durch Originale ersetzen.
Ordnerstruktur mit Dokumenten: Ist die Option Ordnerstruktur mit Dokumenten aktiviert, werden alle Ordner und Dokumente exportiert.
Nur Ordnerstruktur: Ist die Option Nur Ordnerstruktur aktiviert, wird nur die Ordnerstruktur ohne Dokumente exportiert.
Nur Dokumente: Ist die Option Nur Dokumente aktiviert, werden nur die Dokumente ohne Ordnerstruktur exportiert.
Leere Ordner: Ist die Option Leere Ordner aktiviert, werden leere Ordner ebenfalls exportiert.
Alle Dokumentversionen: Ist die Option Alle Dokumentversionen aktiviert, werden Dokumentversionen mit exportiert.
Dateianbindungen: Ist die Option Dateianbindungen aktiviert, werden Dateianbindungen mit exportiert.
Stichwortlisten: Ist die Option Stichwortlisten aktiviert, werden die Stichwortlisten mit exportiert, die in den Metadaten der exportierten Einträge verwendet werden.
Beachten Sie
Beim Import werden eventuell bereits vorhandene Stichwortlisten im Ziel-Repository überschrieben. Sind im Exportdatensatz und im Ziel-Repository identische Masken vorhanden, prüfen Sie, ob Sie die Stichwortlisten mit importieren wollen.
Wiedervorlagen: Ist die Option Wiedervorlagen aktiviert, werden Wiedervorlagen mit exportiert.
Referenzen durch Originale ersetzen: Ist die Option Referenzen durch Originale ersetzen
aktiviert, werden Referenzen beim Export in jedem Fall durch die Originaldokumente ersetzt. Ist die Option deaktiviert, werden nur Referenzen ersetzt, deren Originaldokumente nicht mit exportiert werden.
Verschlüsselte Dokumente entschlüsseln und exportieren: Berücksichtigen Sie mit dieser Option auch verschlüsselte Dokumente.
OK: Um den Export zu starten, klicken Sie auf OK.
Import
Mit dieser Funktion importieren Sie Daten in den Funktionsbereich Ablage.
Beachten Sie
Sie können nur Daten importieren, die zuvor aus einem ELO Repository exportiert wurden.
Quelle
Auswählen: Um eine Quelle für den Import auszuwählen, klicken Sie hinter dem Feld Quelle auf die Schaltfläche Auswählen. Die Quelle muss eine ZIP-Datei sein.
Importziel
Legen Sie das Importziel in ELO fest. Sie können entweder ein neues Ziel in ELO auswählen oder den alten Ablageort aus dem Exportdatensatz übernehmen.
Auswählen: Um ein neues Importziel in ELO auszuwählen, klicken Sie im Bereich Importziel auf die Schaltfläche Auswählen.
aus Exportdatensatz übernehmen: Ist die Option aus Exportdatensatz übernehmen aktiviert, wird der Datensatz mit der gleichen Struktur importiert, wie sie beim Export vorlag. Die jeweilige Struktur wird hinter der Option angezeigt.
Methode
Für den Import stehen folgende Methoden für den Umgang mit GUIDs zur Auswahl:
Information
Ein Globally Unique Identifier (GUID) ist eine Zahl mit 128 Bit, die zur eindeutigen Identifizierung von Dokumenten und Ordnern in ELO auf verteilten Computersystemen genutzt wird.
GUIDs prüfen: Beim Import werden die GUIDs des Importdatensatzes mit den GUIDs in ELO verglichen. Wenn identische GUIDs entdeckt werden, gibt es folgende Möglichkeiten:
GUID neu vergeben: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden mit neuen GUIDs importiert. Dadurch können Dubletten erzeugt werden.
nicht importieren: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden nicht importiert.
als neue Version anlegen: Einträge, deren GUIDs bereits in ELO vorhanden sind, werden als neue Version der entsprechenden Einträge importiert.
GUIDs aller Einträge neu vergeben: Beim Import wird nicht überprüft, ob GUIDs bereits vorhanden sind. Alle Einträge aus dem Importdatensatz werden mit neuen GUIDs importiert.
Dadurch können Dubletten erzeugt werden.
Optionen
Ablagedatum beibehalten: Um das Ablagedatum zu übernehmen, aktivieren Sie die Option Ablagedatum beibehalten.
Stichwortliste importieren: Mit dieser Option können Sie Stichwortlisten aus dem Datensatz importieren.
Dokumente erneut verschlüsseln: Wenn Sie die Option Dokumente erneut verschlüsseln aktivieren, erscheint eine Liste mit den gefundenen Verschlüsselungskreisen. Um Einträge mit Verschlüsselungskreis verschlüsselt zu importieren, geben Sie die entsprechenden Passwörter ein. Tragen Sie für einen Verschlüsselungskreis kein Passwort ein, werden Einträge des
entsprechenden Verschlüsselungskreises unverschlüsselt importiert.
OK: Um den Import zu starten, klicken Sie auf OK.