Mit dieser Funktion starten Sie einen neuen Ad-hoc-Workflow. Ad-hoc-Workflows sind sehr einfache, von ELO vordefinierte Workflows. Mit einem Ad-hoc-Workflow können Sie andere Benutzer um eine Freigabe oder Kenntnisnahme bitten.
Folgende Einstellungen können Sie im Dialog Ad-hoc-Workflow starten vornehmen:
Name und Art
Bezeichnung: Geben Sie einen Namen für den neuen Ad-hoc-Workflow ein.
Gespeicherten Ad-hoc-Workflow aus Vorlage laden (Ordnersymbol): Über die Funktion
Gespeicherten Workflow aus Vorlage laden öffnen Sie als Vorlage gespeicherte Ad-hoc-Workflows (s. u.).
Als Vorlage speichern (Diskettensymbol): Über die Funktion Als Vorlage speichern lässt sich der aktuelle Ad-hoc-Workflow als Vorlage speichern. Sie können einen Namen für die Vorlage vergeben.
Pro gespeicherte Vorlage erstellt ELO einen Ordner im Benutzerordner des jeweiligen Erstellers unter Administration // Users // <Ordner mit entsprechendem Zahlenbereich> //
<Benutzername> // data // AdHoc Templates. Die Daten der Vorlage werden im Zusatztext des jeweiligen Ordners gespeichert.
Information
Mit Standardeinstellungen stehen gespeicherte Vorlagen nur dem Ersteller zur Auswahl.
Allerdings können die Vorlagen, mit entsprechenden Berechtigungen, als Referenzen bzw. Kopien an andere Benutzer weitergegeben werden. Die Referenzen/Kopien müssen im Ordner AdHoc Templates des jeweiligen Benutzers abgelegt werden.
Eine vorhandene Vorlage löschen (X-Symbol): Über die Funktion Eine vorhandene Vorlage löschen lassen sich Ad-hoc-Workflow-Vorlagen löschen. Über einen Auswahldialog wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen wollen.
Beachten Sie
Beim Löschen werden sowohl die Originalvorlage als auch eventuell vorhandene Referenzen gelöscht.
Prio: Legen Sie die Wichtigkeit des Workflows fest: A (hoch), B (mittel), C (niedrig). Anhand der Priorität kann die Aufgabenliste sortiert bzw. gefiltert werden.
Art: Wählen Sie, welche Art von Ad-hoc-Workflow Sie erstellen wollen. Es gibt folgende Arten:
Freigabe seriell: Der Workflow wird nacheinander an die Teilnehmer geleitet. Die
Teilnehmer müssen entscheiden, ob Sie eine Freigabe erteilen. Je nach Ergebnis wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.
Freigabe parallel: Der Workflow wird parallel verteilt. Alle Empfänger erhalten den Workflow gleichzeitig. Jeder Teilnehmer muss die Freigabe erteilen.
Kenntnisnahme seriell: Der Workflow wird seriell (nacheinander) an die einzelnen Teilnehmer weitergeleitet. Die Teilnehmer müssen der Reihe nach den Empfang des Workflows bestätigen. Solange ein Benutzer den Workflow nicht zur Kenntnis nimmt, wir der Workflow nicht an die nachfolgenden Teilnehmer weitergeleitet.
Kenntnisnahme parallel: Der Workflow wird parallel an alle Teilnehmer versendet. Die Teilnehmer sollen den Empfang des Workflows bestätigen. Nach Abschluss wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.
Benutzerauswahl und Arbeitsanweisung
Benutzer/Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.
Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.
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Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.
Information
Bei seriellen Ad-hoc-Workflows bestimmt die Reihenfolge in der Liste die Reihenfolge der Zustellung. Über die Schaltflächen Einen Schritt nach oben verschieben (Nach oben zeigendes Pfeilsymbol) und Einen Schritt nach unten verschieben (Nach unten zeigendes Pfeilsymbol) ändern Sie die Reihenfolge.
Arbeitsanweisung: Im Feld Arbeitsanweisung tragen Sie die individuelle Arbeitsanweisung für den jeweils in der Liste markierten Benutzer ein. Der Benutzer sieht die Arbeitsanweisung im Funktionsbereich Aufgaben in der Spalte Arbeitsschritt, sobald er den Workflow erhalten hat.
Eskalationsmanagement: Über die Schaltfläche Eskalationsmanagement öffnen Sie den Dialog Eskalationsmanagement. Über den Dialog stellen Sie ein, wie lange der Workflow beim
jeweiligen Benutzer bleiben darf. Sie können einen Benutzer angeben, der bei einer Fristüberschreitung informiert wird.
Mitglieder der Gruppe: Wenn Sie eine Gruppe ausgewählt haben, sehen Sie im Bereich Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.
Expandieren: Über die Schaltfläche Expandieren werden Gruppen nicht als Gruppe aufgeführt.
Stattdessen werden die einzelnen Mitglieder der Gruppe aufgeführt.
Information
Ist eine Gruppe ausgewählt, kann ein Mitglied der Gruppe den Workflow annehmen und bearbeiten. Wird die Gruppe expandiert, erhält jedes Mitglied der Gruppe den Workflow zur Bearbeitung.
Abschlussoptionen
Empfänger: Im Feld Empfänger sehen Sie, welcher Benutzer nach Abschluss des Workflows informiert wird. Um den Empfänger zu ändern, klicken Sie auf Benutzer auswählen.
Erfolgsmeldung: In das Feld Erfolgsmeldung tragen Sie einen Text für die Abschlussmeldung ein.
Abbruchmeldung: In das Feld Abbruchmeldung tragen Sie einen Text für die Abbruchmeldung ein. Das gilt nur für Ad-hoc-Workflows vom Typ Freigabe.
Workflow allen Benutzern entziehen, sobald ein Benutzer keine Freigabe erteilt hat: Diese Option gibt es nur bei Workflows des Typs Freigabe parallel. Ist die Option aktiviert, wird verhindert, dass Benutzer bereits abgebrochene Freigabeprozesse bearbeiten müssen.
Ende-Skript: Über die Schaltfläche Ende-Skript wählen Sie ein Skript aus, das nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows ausgeführt wird.
OK: Um den Ad-hoc-Workflow zu starten, klicken Sie auf OK.
Wiedervorlage
Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen
Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Wiedervorlage für ein Dokument oder einen Ordner. Eine Wiedervorlage definiert einen Termin, an dem das Dokument oder der Ordner im
Funktionsbereich Aufgaben des zuständigen Benutzers erscheint.
Abb.: Wiedervorlage erstellen/ändern
Mithilfe dieses Dialogs erstellen Sie eine neue Wiedervorlage. Sie können außerdem eine vorhandene Wiedervorlage bearbeiten.
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
Name: Geben Sie einen Namen für die Wiedervorlage ein.
Termin: Geben Sie das Datum ein, an dem das Dokument erneut vorgelegt werden soll.
Erstellt am: Das Feld Erstellt am zeigt an, an welchem Datum die Wiedervorlage erstellt wurde.
Gesehen am: Das Feld Gesehen am zeigt an, ob und an welchem Datum die Wiedervorlage angesehen wurde.
Prio: Wählen Sie zwischen den Prioritäten A, B und C. Anhand der Priorität kann die Aufgabenliste sortiert bzw. gefiltert werden.
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von Benutzer: Im Feld von Benutzer wird der Ersteller der Wiedervorlage angezeigt.
für Benutzer: Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.
Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.
Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.
Mitglieder der Gruppe: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, sehen Sie in der Spalte Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.
Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.
Auswahl aufheben: Um die Auswahl aufzuheben, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.
Expandieren: Über die Schaltfläche Expandieren werden Gruppen nicht als Gruppe aufgeführt. Stattdessen werden die einzelnen Mitglieder der Gruppe aufgeführt.
Info: Erfassen Sie einen Hinweis oder eine Anweisung für den Empfänger der Wiedervorlage.
Weitere Informationen:
Eine Übersicht Ihrer Wiedervorlagen öffnen Sie über Menüband > Verwalten >
Übersichten.
Eine Wiedervorlage ändern Sie über Funktionsbereich Aufgaben > Menüband > Aufgabe
> Bearbeiten.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Wiedervorlage zu löschen:
Über die Funktion Wiedervorlage löschen (aufrufbar über: Menüband > Verwalten >
Übersichten > Übersicht Wiedervorlagen)
Markieren Sie die Wiedervorlage im Funktionsbereich Aufgaben und klicken Sie auf die Funktion Löschen (aufrufbar über: Menüband > Verwalten).
Um alle Wiedervorlagen zu einem Eintrag anzuzeigen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf Menüband > Verwalten > Übersichten > Wiedervorlagen zum Eintrag.