Als u via het menu Afdrukken van een toepassing als Microsoft Word of Excel een printer of fax selecteert, kunt u gegevens als documenten, tekeningen en tabellen rechtstreeks verzenden, met een voorblad.
Opmerking:
In de volgende uitleg wordt Microsoft Word gebruikt als voorbeeld. De daadwerkelijke bewerkingen kunnen variëren afhankelijk van de toepassing die u gebruikt. Raadpleeg voor details de Help van de toepassing.
1. Maak met behulp van een toepassing een document dat om per fax te verzenden.
2. Klik op Afdrukken in het menu Bestand.
Het venster Afdrukken van de toepassing wordt weergegeven.
3. Selecteer XXXXX (FAX) (waarbij XXXXX staat voor de printernaam) in Printer en controleer de instellingen voor faxverzending.
❏ Geef 1 op bij Aantal exemplaren. De fax wordt mogelijk niet correct verzonden als u 2 of meer opgeeft.
❏ Functies als Afdrukken naar bestand, waarmee de uitvoerpoort wordt gewijzigd, kunnen niet worden gebruikt.
❏ Per faxoverdracht kunt u tot 100 pagina's verzenden, inclusief voorblad.
4. Klik op Printereigenschappen of Eigenschappen als u Papierformaat, Afdrukstand, Kleur, Beeldkwaliteit of Tekendichtheid wilt opgeven. Zie de help van het PC-FAX-stuurprogramma voor meer informatie.
5. Klik op Druk af.
Opmerking:
Als u FAX Utility voor het eerst gebruikt, wordt een venster weergegeven waarin u uw gegevens kunt registreren. Voer de benodigde gegevens in en klik vervolgens op OK. FAX Utility gebruikt een Registernaam voor het intern beheren van faxtaken. Overige informatie wordt automatisch toegevoegd aan het voorblad.
Het scherm Instellingen geadresseerden van FAX Utility wordt weergegeven.
6. Geef een ontvanger op en klik op Volgende.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enzovoort) selecteren in Telefoonboek pc-fax:
Als de ontvanger is opgeslagen in het telefoonboek, voert u de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Telefoonboek pc-fax.
B Selecteer de ontvanger in de lijst en klik op Toevoegen.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enz.) selecteren uit de contacten op de printer:
Als de ontvanger is opgeslagen in de contacten op de printer, voert u de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Contacten op Printer.
Opmerking:
Als uw printer beschikt over een beveiligingsfunctie waarmee beheerders kunnen voorkomen dat
gebruikers de faxinstellingen van de printer wijzigen, moet u mogelijk een beheerderswachtwoord invoeren om verder te gaan.
B Selecteer contacten in de lijst en klik op Toevoegen om verder te gaan naar het venster Toevoegen aan Geadresseerde.
C Selecteer ontvangers in de weergegeven lijst en druk vervolgens op Bewerken.
D Voeg naar behoefte persoonsgegevens toe, zoals Bedrijf/org. en Functie en klik vervolgens op OK om terug te keren naar het scherm Toevoegen aan Geadresseerde.
E Schakel indien nodig het selectievakje voor Registreren in het Telefoonboek pc-fax in om de contacten op te slaan in Telefoonboek pc-fax.
F Klik op OK.
❏ Een ontvanger (naam, faxnummer enz.) rechtstreeks opgeven:
Voer de onderstaande stappen uit.
A Klik op het tabblad Handmatig kiezen.
B Voer de benodigde informatie in.
C Klik op Toevoegen.
Als u vervolgens klikt op Reg. in telefoonboek, kunt u de ontvangers opslaan in de lijst onder het tabblad Telefoonboek pc-fax.
Opmerking:
❏ Als het Lijntype van de printer is ingesteld op PBX en de toegangscode is ingesteld op het gebruik van # (hekje) in plaats van de exacte prefixcode, voer u # (hekje) in. Zie voor meer informatie Lijntype in Basisinstellingen via de onderstaande koppeling naar gerelateerde informatie.
❏ Als u Voer het faxnummer tweemaal in hebt geselecteerd in de Optie-instellingen op het startscherm van FAX Utility, moet u hetzelfde nummer opnieuw invoeren wanneer u op Toevoegen of Volgende klikt.
De ontvanger wordt toegevoegd aan de Lijst geadresseerden die wordt weergegeven in het bovenste deel van het venster.
7. Geef de inhoud van het voorblad op.
A Als u een voorblad wilt toevoegen, selecteert u een van de sjablonen uit Voorblad. Voer Onderwerp en Bericht in. Houd er rekening mee dat er geen functie is voor het maken van een origineel voorblad of voor het toevoegen van een origineel voorblad aan de lijst.
Als u geen voorblad wilt toevoegen, selecteert u Geen voorblad bij Voorblad.
B Klik op Voorblad opmaken als u de volgorde van de items op het voorblad wilt wijzigen. U kunt het formaat van het voorblad selecteren in Papierformaat. U kunt een voorblad selecteren dat een ander formaat heeft dan het document dat wordt verzonden.
C Klik op Lettertype als u het lettertype dat of de lettergrootte die op het voorblad wordt gebruikt, wilt wijzigen.
D Klik op Instellingen afzender als u de informatie over de afzender wilt wijzigen.
E Klik op Gedet. voorbld als u het voorblad met het onderwerp en het bericht dat u hebt ingevoerd, wilt controleren.
F Klik op Volgende.
8. Controleer de inhoud van de documenten die worden verzonden en klik op Verzenden.
Controleer voor verzenden of de naam en het faxnummer van de ontvanger correct zijn. Klik op Voorbeeld om een voorbeeldweergave te bekijken van het voorblad en het document dat wordt verzonden.
Zodra de overdracht begint, wordt een venster weergegeven met de overdrachtsstatus.
Opmerking:
❏ Als u de overdracht wilt stoppen, selecteert u de gegevens en klikt u op Annuleren . U kunt ook annuleren op het bedieningspaneel van de printer.
❏ Als tijdens de overdracht een fout optreedt, wordt het venster Communicatiefout weergegeven. Controleer de informatie in de fout en verzend opnieuw.
❏ Het scherm Faxstatuscontrole (het scherm boven de informatie over het controleren van de overdrachtsstatus) wordt niet weergegeven als Faxstatuscontrole weergeven tijdens verzenden niet is geselecteerd in het scherm Optionele instellingen van het startscherm van FAX Utility.