Degree of Planning

Overall, 44% of the participants (11/25) were found to plan their search for scientific articles in course of exploratory online information seeking to a certain degree. Basically, two levels of planning were found: 1) The predefinition of search engines/databases to be covered in a complementary manner and (2) The predefinition of a search string.

The first level of planning, where all these 11 participants engage in, is the predefinition of search engines to be covered in a complementary manner. A coverage in complementary manner implies the requirement of completeness/coverage of all relevant results when deciding for the usage of a search term (combination). This means, that the participants do not change a search term (combination) during one search session but finish their screening of the results before considering new ideas, thus maintaining a certain systematic. Even if satisfying material is found, they continue the result screening, as described in the excerpt below:

“Also schon ganz durchnehmen. Wenn ich merk', dass was anderes wichtig ist, dann schreib' ich mir das auf und dann mach' ich das in einem nächsten Schritt. Weil sonst ist ja das wirklich nicht wissenschaftlich. Das kannst du ja vergessen, also.“ (Interview Nr. 17, § 130)

24% of the participants (6/25) do not only predefine search engines/databases to be covered in a complementary manner, but also predefine a search string, i.e. search terms to be entered and their combination, in advance.

Figure 42: Basic Levels of Planning

The predefinition of search strings can further be divided in two levels: (1) The predefinition of a search string implying a separation of the information seeking process in two phases and (2) the predefinition of a search string open for development in course of the search.

(1) The Predefinition of a Search String Implying a Separation of the information seeking process in two phases

2/25 participants are found to consciously separate their search into the predefinition of a search string in a first, preparative, step and the search itself in a second step. As explained in the excerpt below, the predefinition of a search string is conducted on the basis of a conscious familiarization with the topic. The search itself in this case describes the systematic entering of the search string into the predefined main search engines:

“Und dann, aufgrund dessen, versuche ich immer auf meine, ehm, Vor-Lese-Studie sozusagen versuche ich einen Suchstring zu generieren. Also Schlagwörter aneinander zu reihen mit den jeweiligen Booleschen Operatoren, die ich eben dann in die einzelnen Datenbanken dann systhematisch abfrage.“ (Interview Nr. 3, § 35)

The search string itself is described by these 2 participants to include search terms to be entered and their variations of combination through Boolean Operators and Command Symbols, as the following excerpt of one interview shows:

"…meistens ist das dann so, dass ich sage zu einem Thema hab' ich Hauptschlagbegriffe, die eher allgemein gehalten sind, dann vielleicht schon spezifischere, detailliertere, und dann vielleicht noch die eine gewisse Region, einen Bereich tangieren, und dann hab' ich so drei Spalten, und dann innerhalb einer Spalte verbinde ich sie mit, eh, "or". Und zwischen den Spalten mit "and", damit ich eben hier, also, es ist ein einfaches Thema zum Beispiel, ich möchte jetzt wissen, eh, zur Steuerbehandlung in irgendeinem Land. Dann kann ich einerseits 'mal verschiedene Begriffe von Steuer, ja, damit ich auch praktisch verschiedene Sprachen abdecken kann. Dann vielleicht detailliertere Informationen zur Wirkung der Steuer, in der zweiten, und dann vielleicht noch das Land was mich interessiert, ja? Also wenn ich jetzt Länder vergleichen will, dann vielleicht Germany and

Austria. Und dann hab ich drei Spalten, und innerhalb einer Spalte verbinde ich natürlich mit "or", und zwischen, weil ich ja alle drei Bereiche haben möchte, mit "and". Und wenn ich aber weiß okay ein Wort, das kommt zwar immer, aber das brauch' ich überhaupt nicht weil das betrifft nicht meine Suche, dann mit "not". Wobei ich mit dem "not" am Anfang eher vorsichtig umgehe, weil ich eher am Anfang mal schauen will "was kommt denn generell" und wenn ich aber dann seh' okay da kommt immer wieder das, und das brauch' ich aber nicht, dann setzte ich eben in den Suchstring "not" ein, weil das hilft ja dann auch bei der, damit ich nicht in Hits ersticke und dann alles durchgehen muss.“ (Interview Nr. 3,

§ 41)

The conscious separation into two phases implies, that the search string is not intended to change in course of the exploratory search. It could thus be described as an action plan to be worked off, as the following excerpt shows:

“Das muss vorgelagert sein. Also wenn du den Systematic Literature Review machst, dann musst du wirklich da schon vorher die, diese Key Words alle definiert haben. Es wird schwierig, dass man da im Nachhinein, ja klar man könnte dann nochmal, wenn einem einfällt "uh das Key Word wäre ganz wichtig gewesen", dann muss man halt alles nochmal machen mit dem einzelnen Key-Word und dann schauen.“ (Interview Nr. 6, § 39)

(2) The Predefinition of a Search String Open for Development in Course of the Search 4/25 participants predefine a search string which is open for development during the search itself. That is to say they think of appropriate key words before starting the search and write them down in a search string. During the search, when reading through result lists or material, this search string develops, thus key words accrue or are abandoned.

“Ja, das überleg' ich mir im Vorfeld. Dass ich dann, das überleg' ich mir im Vorfeld. Aber es kann natürlich sein, dass dann im Laufe der Recherche dann zusätzliche hinzukommen.

Also, zum Beispiel, eh, ganz einfaches Beispiel: Wenn ich, eh, Social Media, nach Social Media suche, dann fällt einem sehr schnell auf "Social Networks", eh, ist eigentlich auch ein sehr wichtiger Begriff, der eigentlcih vielleicht sogar noch häufiger relevant ist, als

"Social Media". Eh, insofern muss man sagen, dass sich diese Suchkriterien, eh, ja im Laufe der Zeit, eh, ja, verändern vielleicht sogar. Ja. Dass welche dazukommen, manche wegfallen. Ja.“ (Interview Nr. 15, § 124)

All parts of the search string are entered into predefined main search engines systematically just as is the case above. But as the search string is open for development, the search process is not strictly divided into two phases. One could describe the predefined search string in this case more as a draft to be completed during information seeking than as a fixed action plan.

Altogether, finally three levels of planning are identified, with a rising degree of predefinition in the following sequence: (1) The Predefinition of Search Engines/Databases, (2) the predefinition of a search string open for development and (3) the predefinition of a search string implying the separation into two search phases. Those are summarized in the table below. A rising degree of predefinition implies a rising degree of systematics and a decreasing degree of flexibility.

Planning Level 1 Planning Level 2 Planning Level 3 Participants predefining search

engines/Databases to be covered in a complementary manner, but not predefining a search string

Participants predefining search engines to be covered in a complementary manner and predefining a search string which is open for development

Participants predefining search engines to be covered in a complementary manner and predefining a search string implying a separation of the information seeking process in two phases

Figure 43: Degree of Planning: Three Planning Levels

For the remaining group of participants, more than half of the overall sample, no distinguishable planning of the search for scientific articles in course of exploratory online information seeking was found. Instead, in this group recurring characteristics are opportunism and intuition. As exemplified in the excerpts below, those are manifested in the flexible choice of sources, a behavioural mix of chaining and search-term-search depending on what has been found lately and an absence of the requirement of comprehensive covering of information available.

“Das, ich mache das eher willkürlich und nicht so strukturiert.“ (Interview Nr. 8, § 250)

“Nein, da geh' ich eigentlich relativ intuitiv vor“ (Interview Nr. 23, § 144)

“Nein ich mach' eher über die Journals komme ich, zum Beispiel ich find' eine Publikation, ich sehe okay der hat mehrere Sachen zu dem publiziert, auch über seine Referenzen sehe ich der, weiß nicht, referiert sich auf sich selber. Und dann schau' ich okay, was haben die gemacht und schau' mir deren Seite an. Genau. Und schau' mal was, wie viele Informationen geben mir die. Weil es gibt auch oft in den Publikationen wieder inf..., also, eh Links zur Fachliteratur. Und dann schau' ich mir wieder die Fachliteratur an zum Beispiel.“ (Interview Nr. 4, § 128)

“Also, es ist intuitiv. Also ich mach' mir keine Liste beim Suchen. Es ist, ehm, man fängt an und, und, und vertieft sich dann automatisch in dieses Thema. Durch das, dass ich mich immer weiter klick'.” (Interview Nr. 5, § 130)

“Und wenn man dann hoffentlich gute Paper hat, dann kommen da neue Wörter dazu, die man suchen kann und wo sich dann die Suche vielleicht verbessert.“ (Interview Nr. 9, § 102)

The figure below illustrates the distribution of participants among all planning levels. As can be seen, with a rising degree of planning the number of participants to be found in each level decreases.

Rising Degree of Predefinition Rising Degree of Systematics Decreasing Degree of Flexibility

Figure 44: Degree of Planning: Distribution of Participants