Comité sur l'Union économique
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Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration Ministre de l'Environnement
Ministre des Pêches et des Océans Ministre des Affaires étrangères
Ministre du Développement des ressources humaines Ministre de l'Industrie
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Ministre du Travail
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Ministre de la Justice (président) Ministre du Patrimoine canadien
Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration Ministre de la Santé (vice-président)
Ministre du Développement des ressources humaines Ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien Ministres des Affaires intergouvernementales Ministre de la Coopération internationale Ministre des Ressources naturelles Ministre du Revenu national Ministre des Anciens combattants Solliciteur général du Canada Vice-premier ministre (ex-officio) Ministre des Finances (ex-officio)
Président du Conseil du Trésor (ex-officio) Leader du gouvernement en Chambre (ex-officio)
62 Site Web du Bureau du Premier ministre.
Annexe 2 -- Le soldat de la prise de décision : l'agent de politiques du Conseil privé63
Introduction
L'agent de politiques du Conseil privé joue un rôle essentiel au bon déroulement de la machinerie de la prise de décision du Cabinet. L'agent de politiques organise et prépare les dossiers pour le Cabinet et le comité de Cabinet. Il est le point clé dans le flux d'information qui provient à la fois d'en bas (des ministères vers le Conseil privé puis vers le Premier ministre) et d'en haut (du Premier ministre vers le Conseil privé et vers les ministères). Ce qui suit donne une description des tâches essentielles des agents de politiques.
Préparation du comité du Cabinet
La préparation de la réunion du Comité du Cabinet fait appel à une routine journalière et hebdomadaire. Le matin, les agents de politiques font un tour d'horizon avec leurs
sous-secrétaires afin de revoir l'ordre du jour quotidien. Tous les mardis ou jeudis (selon le comité du Cabinet en question), l'agent de politiques assiste à la réunion du comité si ce dernier se penche sur un point que l'agent a étudié. Celui-ci assiste à la discussion du comité seulement lorsqu'il est question de son dossier, afin de prendre des notes. À l'issue de la réunion, l'agent de politiques rédige sa partie du rapport du Comité. Dans certains cas, l'agent de politiques fournira sa partie du rapport avant la réunion du comité, particulièrement si la question est politiquement sensible et réclame l'attention immédiate du Bureau du Premier ministre. Le fait qu'il soit possible de rédiger cette partie du CR à l'avance est une preuve de l'aspect essentiel du travail de l'agent de politiques : il se doit de faire une préparation tellement minutieuse des dossiers du comité du Cabinet -- ce qui signifie qu'il doit consulter les parties concernées et résoudre les difficultés et les désaccords -- qu'au moment où la question arrive devant le comité, le résultat est, dans la plupart des cas, couru d'avance.
La journée qui suit les réunions du comité, les agents de politiques rencontrent leurs sous-secrétaires (qui servent à titre de secrétaire des comités du Cabinet) et commencent à préparer l'ordre du jour de la semaine suivante. La routine comprend :
• le peaufinage de tout le matériel de breffage;
• la réception des documents ministériels à déposer à la réunion du comité de la semaine suivante (les ministères doivent soumettre les versions définitives des documents destinés au Cabinet cinq jours ouvrables avant la réunion du comité du Cabinet);
• la désignation des fonctionnaires qui assisteront à la réunion;
• la préparation d'une note d'information sur le dossier de l'agent de politiques qui sera soulevé en comité; cette note est envoyée au président du Comité, au vice-président, aux
63 Préparé par Phillip Haid, Institut sur la gouvernance, à partir d'entretiens.
membres du comité, au personnel politique du Premier ministre, au vice-premier ministre, aux leaders du gouvernement en Chambre et au Sénat;
• la préparation de notes d'information destinées au président du Comité qui donnent :
⇒ le contexte entourant la question;
⇒ l'objectif du ministre responsable de la question;
⇒ des suggestions sur la manière de mener la discussion;
⇒ des suggestions sur les points que pourront soulever les ministres;
⇒ des suggestions sur les personnes qui devraient intervenir dans la discussion;
⇒ des suggestions sur le résultat escompté de la réunion relativement à la question;
⇒ des points de discussion pour les ministres qui pourraient désirer intervenir;
⇒ une note d'information au Premier ministre, indiquant le résultat espéré et la perspective du Conseil privé;
L'aide à la rédaction du mémoire au Cabinet (MC)
Le processus de préparation du MC commence souvent par un appel d'un agent du ministère à l'agent de politiques l'avisant qu'un ministre planifie présenter une proposition au Cabinet.
L'appel a pour but de réserver une plage de l'ordre du jour du comité, pour confirmer que la question requiert l'approbation du Cabinet ou pour avoir un conseil sur le processus de préparation d'un MC. L'agent de politiques aide le ministère à évaluer s'il est opportun d'amener une proposition au comité du Cabinet.
Une fois la nécessité d'un MC bien établie, l'agent de politiques examine les questions de politique afin d'avoir une meilleure compréhension de la nature de la proposition ainsi que de l'étendue et de l'intensité de la consultation interministérielle qu'elle commande. L'agent de politiques rencontre régulièrement les fonctionnaires des ministères et participe aux réunions interministérielles convoquées par le ministère qui parraine la proposition.
L'objectif de l'agent de politiques au cours de la préparation d'un MC est de faciliter l'atteinte d'un consensus sur la proposition. Plutôt que d'entrer dans le vif du débat, l'agent de
politiques veille à ce que les problèmes qui se posent entre les ministères se résolvent, que les faits et les analyses du MC soient précis et raisonnables, et que la proposition cadre bien avec les priorités plus larges du gouvernement. Au centre des opérations, l'agent est bien placé pour désigner aux ministères les problèmes les concernant qui pourraient surgir de n'importe quel secteur du gouvernement. À l'occasion, l'agent convoquera des réunions (habituellement par le truchement de leur secrétaire adjoint) s'il détecte un manquement au
« bon déroulement » (voir ci-dessous). Une fois toutes les questions revues au cours de réunions interministérielles (dont le nombre varie en fonction de la question et des
intervenants), le MC est prêt à être envoyé au comité du Cabinet. À cette étape, l'agent de politiques, en conjonction avec ses supérieurs, prépare et parachève le travail de base pour le comité décrit dans la section précédente.
La préparation pour le Cabinet
Le rôle de l'agent de politiques dans la préparation de la séance plénière du Cabinet est semblable à celui qu'il joue dans la préparation pour le comité. Il s'assure que les procédures sont bien suivies, que les présentations sont constituées de faits et d'analyses solides, et que les participants principaux sont convenablement informés; l'agent de politiques prépare les comptes rendus et participe à la rédaction du compte rendu officiel des décisions prises à la réunion. Une tâche propre aux réunions du Cabinet en séance plénière consiste à préparer le cahier d'information du Premier ministre à titre de président du Cabinet. Le cahier doit fournir un résumé de chaque présentation des ministres et des conseils sur la manière de mener la discussion.
Le bon déroulement
Les agents de politiques insistent sur l'importance de leur rôle dans le bon déroulement de la préparation des questions pour discussion au Cabinet. Les ministres dominants ne devraient pas se trouver en position de faire avancer une question au comité en raison de l'ignorance ou de la non-intervention de ses collègues du Cabinet et de leurs fonctionnaires. Le bon
déroulement, par conséquent, implique qu'il faut s'assurer que les tous les ministres ou leurs fonctionnaires ont la chance de parler et d'être entendus sur une question qui arrive devant le comité du Cabinet et que tous travaillent à partir des mêmes informations.
La fonction de questionnement
Les agents de politiques du BCP parlent au nom du premier ministre et de tout ce qu'il représente. Ils peuvent dès lors se retrouver dans une situation où ils doivent questionner les fonctionnaires afin de servir les priorités du programme du gouvernement dans son
ensemble. Un agent de politiques souligne, cependant, que cette fonction de questionnement doit être assujettie au rôle plus important de l'agent qui consiste à veiller au bon déroulement.
Selon lui, il arrive que certains agents se laissent prendre dans les filets du pouvoir en vertu de leur appartenance au BCP, perdant de vue le fait que la fonction questionnement - si utilisée à mauvais escient - peut enliser le processus et miner leur crédibilité. Bien que la remise en question des faits et des analyses d'un ministère puisse s'avérer un très bon
exercice, la façon dont elle est menée a beaucoup d'importance. Dans certains cas, le rôle de l'agent de politiques n'est pas tant celui de questionner les faits et les analyses en tant que telles mais plutôt de faire en sorte que les autres le fassent.
La protection de l'intégrité du programme gouvernemental
L'agent de politiques protège le programme du Premier ministre en lui signalant (par le truchement de ses supérieurs) une question « chaude » ou urgente ou en indiquant aux ministères la position du Premier ministre sur cette question. Sa participation aux réunions interministérielles et ses notes d'informations routinières envoyées au Premier ministre par l'intermédiaire du greffier, font de l'agent de politiques un pivot essentiel dans le flux d'informations vers les ministères sur les préférences et les priorités du Premier ministre.
Simultanément, l'agent de politiques instruit le Premier ministre des réponses des ministères
concernant le programme du gouvernement et des interprétations qu'ils en font, ainsi que des problèmes possibles, ce dont le Premier ministre aime être informé d'avance.
L'aide à l'élaboration des politiques
Pour les agents de politiques, leur rôle concerne le processus plutôt que les orientations, mais ils estiment aussi que, en raison de la nature horizontale des nombreuses questions qui préoccupent le gouvernement, leur rôle, en influant sur le processus, a des répercussions significatives sur les résultats de politiques. Les agents de politiques attirent l'attention sur les « notes de stratégie » qu'ils préparent pour le Comité de coordination des sous-ministres, un groupe qui conseille le greffier sur les questions stratégiques qui arrivent devant le Cabinet. La contribution de l'agent de politiques dans la préparation des notes vise à établir les priorités, à atteindre un consensus parmi les sous-ministres et à travailler avec les autres organismes centraux; le processus leur permet d'offrir un avis conséquent pour faire avancer le plan d'actions. De même, les agents de politique qui travaillent à la préparation d'un MC, bien que travaillant d'abord et avant tout sur le processus, ont de multiples occasions d'avoir une influence sur les politiques.
Les forces d'un bon agent de politiques
Les agents estiment que les qualités suivantes sont essentielles :
• capacité à déterminer des priorités;
• excellentes compétences en rédaction, y compris une sensibilité à l'audience cible;
• compétences solides en relations interpersonnelles, notamment la capacité de maintenir de bonnes relations par téléphone;
• très bon jugement;
• connaissance du fonctionnement du gouvernement;
• aptitude dans l'élaboration de politiques;
• capacité de travailler sous pression;
• créativité;
• discrétion;
• capacité de faire la part des choses entre les mondes politique et bureaucratique.