Die Finanzierung der Kulturbetriebe Dortmund erfolgt im Wesentlichen über öffentliche Zuschüsse, die überwiegend von der Stadt Dortmund als Träger der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung gewährt werden, aber auch über Entgelte für die Nutzung von Einrichtungen und Angeboten. Weder der Aufgabencharakter, die Geschäftstätigkeit, die Finanzierung der Kulturbetriebe durch die Stadt Dortmund noch die Entwicklung der selbst generierten Einnahmen bergen Risiken im Sinne einer Bestandsgefährdung. Risiken können sich in Form unwirtschaftlichen Handelns, eingeschränkter Leistungsbereitschaft für die Aufgabenerfüllung und durch Einnahmeeinbrüche infolge der Veränderung des Kundenverhaltens ergeben. Die Kulturbetriebe Dortmund verfügen über ein funktionierendes Risikomanagement, das permanent weiterentwickelt werden muss. Das Controlling liefert zeitnah entscheidungsorientierte Managementinformationen.
Im Büro der Geschäftsleitung werden monatlich Finanzberichte erstellt, das zu erwartende Jahresergebnis prognostiziert, sowie mögliche Risiken und Chancen analysiert, worüber der Geschäftsleitung direkt berichtet wird. Da die Daten, Maßnahmen und Geschäftsvorfälle aus den einzelnen Geschäftsbereichsverwaltungen initiiert und verantwortet werden, ist die zentrale Finanzsteuerungsmöglichkeit in einem hohen Maß von der Qualität dieser Datenbasis abhängig.
Die einzelnen Geschäftsbereiche sind eigenverantwortlich für ihr Budget und Spartenergebnis; die Geschäftsleitung verantwortet das Gesamtergebnis.
Dem zuständigen Betriebsausschuss (Ausschuss für Kultur, Sport und Freizeit) werden entsprechend der Eigenbetriebsverordnung Quartalsberichte vorgelegt.
Alle zum Jahresabschluss erkannten Risiken sind in der Bilanz erfasst und gemäß der Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet worden.
Der Fortbestand der Einrichtung ist mangels ausreichender eigener Erträge und Einnahmen nur durch die rechtzeitige und ausreichende Bereitstellung von Finanzmitteln durch die Stadt Dortmund gewährleistet. Existenzgefährdende Risiken sind zurzeit nicht erkennbar.
Die Kulturbetriebe Dortmund werden als organisatorisch und wirtschaftlich eigenständige Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit wie ein Eigenbetrieb geführt. Sie unterliegen den Vorschriften der Gemeindeordnung NRW, der Betriebssatzung und in entsprechender Anwendung den Vorschriften der Eigenbetriebsverordnung (EigVO) NRW; ebenso relevant sind zum Beispiel die Gemeindehaushalts-verordnung NRW (GemHVO), das Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (HGrG) sowie das Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW (KorruptionsbG).
Der Oberbürgermeister ist Dienstvorgesetzter aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kulturbetriebe. Soweit es sich nicht um die laufende Betriebsführung handelt, kann der Oberbürgermeister im Interesse der Einheitlichkeit der Verwaltungsführung der Geschäftsleitung Weisungen erteilen. In diesem Kontext haben die Kulturbetriebe die verwaltungsweit erlassenen Geschäftsanweisungen, Dienstanweisungen und Verfügungen zu beachten und anzuwenden, sofern im Einzelfall nicht etwas anderes geregelt ist. Dazu zählen beispielhaft die Geschäftsanweisung über die kassenmäßige Abwicklung von Verwaltungsgeschäften, die Vergabe- und Beschaffungsordnung, aber auch die vom Rat der Stadt erlassene Rechnungsprüfungsordnung. Die Einrichtungen der Kulturbetriebe Dortmund sehen in der Umsetzung noch weiteren Verbesserungsbedarf, der allerdings mit den vorhandenen Personalressourcen hinsichtlich Qualität und Quantität nicht erreicht werden kann. Insbesondere sind Defizite in einigen Instituten erkennbar. Dort kann der erforderliche Standard bei der Beschaffung und Rechnungslegung häufig nicht gewährleistet werden.
Die Funktion der Betriebsleitung nach der EigVO NRW nimmt die Geschäftsleitung wahr. Ihr gehören der Geschäftsführer sowie die Leiterinnen und Leiter der einzelnen Geschäftsbereiche an. Der Geschäftsleitung obliegt insbesondere die laufende Betriebsführung. Sie ist für die wirtschaftliche Führung des Betriebes verantwortlich und hat die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes anzuwenden. Konkret geregelt sind ihre Aufgaben und Zuständigkeiten in der „Dienstanweisung des Oberbürgermeisters für die Geschäftsleitung der Kulturbetriebe Dortmund“. Diese gilt ebenso für die einzelnen Mitglieder der Geschäftsleitung; sie leiten die ihnen übertragenen Geschäftsbereiche selbständig nach Maßgabe des vom Rat der Stadt beschlossenen Wirtschaftsplanes sowie der in den Sitzungen der Geschäftsleitung gefassten Beschlüsse.
Die Wirtschaftsführung der Kulturbetriebe geschieht in enger Kooperation mit dem Stadtkämmerer und dem Beteiligungscontrolling der Stadtkämmerei; sie üben gem. der EigVO NRW eigene Beteiligungsrechte und Befugnisse aus.
Außer vom Oberbürgermeister wird die Wirtschaftsführung der Kulturbetriebe von politischer Seite kontinuierlich durch den Ratsausschuss für Kultur, Sport und Freizeit in seiner Funktion als Betriebsausschuss begleitet. Zu diesem Zweck hat die Geschäftsleitung in vierteljährlichen Zwischenberichten die Umsetzung des Wirtschaftsplanes nachzuweisen, diesbezügliche Abweichungen aufzuzeigen und zu analysieren und ggf. Vorschläge zur Verbesserung zu unterbreiten. Die Jahresabschlussprüfung, die auch eine Bewertung eventueller Risiken einbezieht, erfolgt durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer. Der Jahresabschluss selbst wird nach Beratung in den zuständigen politischen Gremien vom Rat der Stadt festgestellt.
Für die von Gesetz wegen in den Kulturbetrieben geforderte Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse (§ 53 HGrG) ist beim Büro der Geschäftsleitung eine weisungsungebundene Funktion (Innenrevision und Internes Kontrollsystem) eingerichtet worden. Über die Behandlung gravierender Beanstandungen und Unregelmäßigkeiten entscheidet die Geschäftsleitung bzw. das Rechnungsprüfungsamt.
Die betriebseigene Innenrevision trägt durch unabhängige Beratungsleistungen dazu bei, dass Risiken in den Kulturbetrieben frühzeitig erkannt werden. Sie hilft, die Effektivität und Effizienz der internen Führung- und Überwachungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Es ist beabsichtigt, das interne Kontrollsystem (IKS) als ein effizientes Frühwarnsystem für die Kulturbetriebe weiter zu entwickeln. Die Verbesserung des IKS wird einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Dies bedingt, dass eine risikoorientierte Prüfungsplanung (Prüfungslandkarte, Kriterien für die Risikobewertung, Mehrjahresplanung und Jahresprüfplanung) aufgestellt wird. Die Mehrjahres- und Jahresprüfplanung soll ausgewählte Prüfungsschwerpunkte enthalten. Des Weiteren wird es wichtig sein, dass eine konsequentere Verfolgung der Maßnahmen aus den Prüfberichten und Nachschauprüfungen erfolgt.
Die Prüfung der rechnungsbegründenden Unterlagen zwecks Auszahlung sowie die Auszahlung an sich wird in 2019 an die Stadtkasse abgegeben. Mit der Stadtkasse ist der gesamtstädtische, jeweils gültige Prüfungsstandard vereinbart. Die Honorarzahlungen und Fahrtkostenerstattungen der Volkshochschule und der Medienerwerb der Bibliotheken sind von dieser Prüfung ausgenommen. Hier greifen geschäftsbereichsinterne Prüfungen. Diese Maßnahmen sind zeitnah zu realisieren, weil im Büro der Geschäftsleitung die hierfür erforderlichen Personalkapazitäten mit entsprechenden Qualifikationen nicht mehr für eine kontinuierliche Aufgabenwahrnehmung sichergestellt werden können.
Neben der betriebseigenen Innenrevision besitzt auch das Rechnungsprüfungsamt der Stadtverwaltung von Gesetz wegen weitgehende Prüfrechte und -pflichten in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Aufgabenerfüllung in den Kulturbetrieben. Insofern besteht zur Verstärkung der stadtinternen Kontrollmechanismen eine rechtlich und organisatorisch bewusst implementierte doppelte Prüf- und Kontrollkompetenz, wobei das Rechnungsprüfungsamt als übergeordnete Instanz allein dem Rat der Stadt unmittelbar verantwortlich und unterstellt ist.
Zum Aufgabenbereich des Rechnungsprüfungsamtes gehören darüber hinaus die Korruptionsbekämpfung und die Korruptionsprävention in der Stadtverwaltung, was die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Verwaltungshandeln zur Verhinderung und Vermeidung unrechtmäßiger Handlungen einschließt. Vorbeugend führt das Rechnungsprüfungsamt Seminare für die Beschäftigten in korruptionsgefährdeten Tätigkeitsfeldern durch. Daran nehmen die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kulturbetriebe obligatorisch teil, so dass sie ihr persönliches Gefährdungspotenzial erkennen und einschätzen können.
Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass die Kulturbetriebe einem breit ausdifferenzierten Risikomanagement mit jeweils festgelegten Verantwortlichkeiten unterworfen sind, sodass die erforderlichen systemrelevanten Voraussetzungen zur Risikovermeidung in umfassender Weise vorliegen würden, wenn die von den Kulturbetriebe Dortmund entwickelten Personalkonzepte auch mit entsprechend qualifizierten Personal zeitnah realisieren können.
5. Prognosebericht
Der vom Rat beschlossene Wirtschaftsplan 2019 beinhaltet folgende Eckdaten:
Städtischer Zuschuss zum Erfolgsplan 50.173.350,20 € (2018 Plan 45.951.497 €) Städtischer Zuschuss zum Finanzplan 2.919.000,00 € (2018 Plan: 2.554.000 €) Im Haushaltsplan 2019 der Stadt Dortmund sind entsprechende städtische Zuschüsse an die Kulturbetriebe Dortmund eingestellt.
Wie bereits in der Ratsvorlage (DS 11941-18) zum Wirtschaftsplan 2019 ausgewiesen, gehen die Kulturbetriebe Dortmund von einem Fehlbetrag in Höhe von 1,5 M€ aus. Dies entspricht dem Buchverlust, der durch die nicht gedeckten Abschreibungen verursacht ist. Es ist bereits heute absehbar, dass der städtische Zuschuss an die Kulturbetriebe Dortmund aufgrund der Risiken nicht auskömmlich sein wird. Alte Belastungen sind noch nicht finanziell für 2019 ausgeglichen und neue Belastungen sind bereits bekannt, aber noch nicht durch einen höheren Trägerzuschuss gedeckt. Die politischen Gremien werden zeitnah über den Mehrbedarf informiert.
Für die Kulturbetriebe Dortmund stellt die Substanzerhaltung und die damit verbundene Aufrechterhaltung der Nutzungsfähigkeit ihrer Gebäude ein weiteres finanzielles Risiko dar.
Hier reicht das Spektrum von unaufschiebbaren Maßnahmen der Gefahrenabwehr über die Herstellung von raumklimatischen Bedingungen zur ordnungsgemäßen Unterrichtserteilung bis hin zur Anpassung an ein verändertes Nutzerverhalten. Der dazu erforderliche Finanzbedarf wird permanent aktualisiert, um eine verlässliche Grundlage zur Anmeldung dieses zusätzlichen Finanzbedarfs bei der Stadtkämmerei zu erhalten. Dies dient letztlich auch zur Sicherung der Eigeneinnahmen, die sich auf einem hohen Niveau eingependelt haben und somit ein wesentlicher Bestandteil zum Ausgleich des Wirtschaftsplans sind. Inwiefern sich die notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen auf das Ergebnis der Kulturbetriebe Dortmund auswirken, ist von der jeweiligen finanziellen Unterstützung der Stadt abhängig. Zurzeit besteht akuter Bedarf für die Sanierung und/oder Brandschutzmaßnahmen im Westfälischen Schulmuseum, am Torhaus im Rombergpark und dem Museum für Kunst und Kulturgeschichte.
Dortmund, im März 2019