Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre
Der Vorstand der Gesellschaft hat entschieden, auch die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre (nachfolgend jeweils „Ak-tionär“ oder „Aktionäre“) oder ihrer Bevollmächtigten in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Waldenburg, Am Bahnhof 30, 74638 Waldenburg, abzuhalten. Der Vorstand macht damit von den gesetzlichen Vorgaben zur Durch-führung einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 1, 2 COVID-19-Maßnahmengesetz Gebrauch.
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat diesem Beschluss des Vorstands gemäß § 1 Abs. 1, 2 und 6 COVID-19-Maß-nahmengesetz zugestimmt.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimm-rechts
Zur Ausübung des Stimmrechts im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktio-näre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens 8. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter der Adresse
R. STAHL Aktiengesellschaft
c/o Computershare Operations Center 80249 München
Telefax: +49 89 30 90 37 46 75
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
oder auf elektronischem Weg über das internetgestützte Investor-Portal der Gesellschaft („Investor-Portal“) zugegan-gen sein.
Der Zugang zum Investor-Portal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung.
Für die Nutzung des Investor-Portals sind Zugangsdaten erforderlich (Aktionärsnummer und Internet-Zugangscode), die mit der Einladung übersandt werden. Das Investor-Portal der Gesellschaft steht mit Beginn des postalischen Ver-sands der Einladung zur Verfügung. Die Nutzung ist nur bei rechtzeitiger Eintragung des Aktionärs im Aktienregister gewährleistet.
Es wird darauf hingewiesen, dass es aufgrund der aktuellen Entwicklungen der Corona-Pandemie zu Verzögerungen im Postverkehr kommen kann. Anmeldungen, die – gleich aus welchem Grund – erst nach dem 8. Juli 2021 bei der Gesellschaft eingehen, können aus rechtlichen Gründen leider nicht mehr berücksichtigt werden. Wir empfehlen un-seren Aktionären daher nach Möglichkeit die Anmeldung auf elektronischem Weg über das Investor-Portal, per Tele-fax oder per E-Mail.
Für die Ausübung des Stimmrechts im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Dieser wird dem Bestand zum An-meldeschluss am 8. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), entsprechen, da aus arbeitstechnischen Gründen mit Wirkung vom Ablauf des Anmeldeschlusses bis zum Ende des Tages der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienre-gister vorgenommen werden (Umschreibungsstopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Tech-nical Record Date) ist daher der Ablauf des 8. Juli 2021. Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen. Die Aktien werden durch die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen.
Gemäß § 5 Abs. 1 Sätze 4 und 5 der Satzung sind Eintragungen eines im eigenen Namen handelnden Aktionärs im Aktienregister für Aktien, die einem anderen gehören, nur zulässig, wenn die Tatsache, dass die Aktien einem anderen gehören sowie die Person des Eigentümers der Gesellschaft vor der Eintragung durch den Einzutragenden oder den Eigentümer mitgeteilt werden. Eine entsprechende Verpflichtung besteht auch, wenn der Eingetragene nach der Ein-tragung sein Eigentum an den Aktien auf einen anderen überträgt. Gemäß § 67 Abs. 2 Satz 2 AktG bestehen Stimm-rechte aus Aktien, hinsichtlich derer diese satzungsmäßige Pflicht zur Offenlegung nicht erfüllt wird, nicht.
Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, darf dieser das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben. Entsprechendes gilt für Aktionärsvereinigungen, Stimmrechts-berater und sonstige durch § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen.
Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und Rechte der Aktionäre im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung
Aktionäre können durch Eingabe ihrer Zugangsdaten im Investor-Portal, das über die Webseite https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, die gesamte virtuelle Hauptversammlung verfolgen. Bevollmächtigte haben die gleiche Möglichkeit durch Eingabe der erhaltenen eigenen Zugangsdaten.
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die sich gemäß den obenstehenden Vorgaben zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben, haben im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung das Recht zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl, insbesondere über elektronische Kommunikationsmittel, und zur Bevollmächti-gung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft oder von sonstigen Bevollmächtigten. Eine persönliche Stimmab-gabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich. Die Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung und zur Bevollmächti-gung sind in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.
Verfahren für die Stimmabgabe mittels Briefwahl
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege elektronischer Kom-munikation abgeben (Briefwahl). Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen im Ak-tienregister eingetragenen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die spätestens am 8. Juli 2021 (24.00 Uhr MESZ) angemeldet sind (wie oben bei „Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts“ angegeben). Auch für die per Briefwahl ausge-übten Stimmrechte ist der zum Ende des 8. Juli 2021 im Aktienregister verzeichnete Aktienbestand maßgeblich.
Die Stimmabgabe erfolgt entweder elektronisch über das Investor-Portal oder auf dem für die Briefwahl vorgesehe-nen Formularvordruck, der allen bis zum Beginn des 24. Juni 2021 im Aktienregister eingetragevorgesehe-nen Aktionären mit der Einladung und dem Anmeldeformular zur Hauptversammlung zugesandt wird und an die oben genannte Anschrift zurückzusenden ist. Dieser Formularvordruck wird zusätzlich auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich gemacht.
Bevollmächtigte verwenden für die elektronische Stimmabgabe über das Investor-Portal, das über die Webseite https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, die erhaltenen eigenen Zugangsdaten.
Die Stimmabgabe durch Briefwahl auf dem vorgenannten Formularvordruck per Post, per Fax oder per E-Mail muss der Gesellschaft unter der oben für die Anmeldung genannten Anschrift spätestens am 14. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), vorliegen.
Bis zum Beginn der Stimmenauszählung in der virtuellen Hauptversammlung können Briefwahlstimmen über das Investor-Portal, das über die Webseite
https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, abgegeben werden. Bis zu diesem Zeitpunkt können Briefwahlstimmen über das Investor-Portal, das über die Webseite
https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, auch noch geändert werden. Dies gilt ebenfalls für bereits mit dem Formularvordruck (wie oben ange-geben) abgegebene Briefwahlstimmen.
Möchte ein Aktionär trotz bereits erfolgter Stimmabgabe durch Briefwahl die betreffenden Aktien durch einen Bevoll-mächtigten vertreten lassen, so ist dies möglich und gilt als Widerruf der im Wege der Briefwahl erfolgten Stimmab-gabe.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige durch § 135 AktG gleichgestellte Personen können sich unter Einhaltung der genannten Fristen der Briefwahl bedienen. Die Gesellschaft stellt ihnen auf Wunsch einen elektronischen Abgabeweg oder die entsprechenden Anmeldeformulare zur Verfügung.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre können sich auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionä-ren, vertreten und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten im Wege der Briefwahl oder der Erteilung von Unter-vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben lassen. In allen Fällen der Bevollmächtigung bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedür-fen grundsätzlich der Textform oder erfolgen elektronisch über das Investor-Portal. Ausnahmen können für die Ertei-lung von Vollmachten an Intermediäre (also z. B. Kreditinstitute) und - soweit sie diesen gem. § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellt sind - Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten sowie den Widerruf dieser Vollmach-ten und die entsprechenden Nachweise gegenüber der Gesellschaft bestehen; hinsichtlich der insoweit einzuhalVollmach-ten- einzuhalten-den Form bitten wir unsere Aktionäre, sich mit einzuhalten-den Genannten abzustimmen.
Der Formularvordruck, der für die Erteilung der Vollmacht verwendet werden kann, wird mit der Einladung und dem Anmeldeformular zur Hauptversammlung allen bis zum Beginn des 24. Juni 2021 im Aktienregister eingetragenen Aktionären zugesandt. Zusätzlich wird dieser Formularvordruck auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich gemacht.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sind bis zum 14. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Anschrift per Post, per Fax oder per E-Mail mög-lich.
Über das Investor-Portal, das über die Webseite
https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, ist die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bis zum Ende der Hauptversammlung möglich.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückwei-sen.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Die Stimmrechtsvertreter können bis zum 14. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), mit dem Formularvordruck, der allen bis zum Beginn des 24. Juni 2021 im Aktienregister eingetragenen Aktionären gemeinsam mit der Einladung und dem Anmeldeformular zugesandt wird und der zusätzlich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich gemacht wird, oder elektronisch über das Investor-Portal, das über die Webseite
https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbar ist, bevollmächtigt werden. Die Stimmrechtsvertreter handeln ausschließlich entsprechend den ihnen von den Aktionären oder Bevollmächtigten erteilten Weisungen. Weisungen, die den Stimmrechtsvertretern elektronisch über das über die Webseite
https://r-stahl.com/de/global/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
erreichbare Investor-Portal erteilt werden, können noch bis zum Beginn der Stimmenauszählung in der virtuellen Hauptversammlung am Hauptversammlungstag geändert werden.
Reihenfolge der Behandlung abgegebener Stimmen; weitere Hinweise zur Stimmabgabe; Abstimmbestätigung Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit einer Erklärung zur Stimmabgabe ist jeweils der Zugang bei der Gesellschaft.
Wenn Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ein-gehen, wird unabhängig vom Übermittlungsweg stets die zuletzt eingegangene Willenserklärung vorrangig berück-sichtigt. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende formgültige Er-klärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt zugegangen ist, werden diese in folgender absteigender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) per Telefax, (4) in Papierform.
Die Stimmabgabe per Briefwahl bzw. die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimm-rechtsvertreter sind nur zu den von der Gesellschaft vor der Hauptversammlung bekannt gemachten Beschlussvor-schlägen sowie zu seitens der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG bekannt gemachten Beschlussvor-schlägen von Aktionären möglich. Briefwahlstimmen bzw. Vollmacht und Weisungen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.
Nach der Hauptversammlung wird über das Investor-Portal automatisch eine Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG bereitgestellt, die innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung herunter-geladen werden kann.