ERSTELLEN EINER DATENBANK MIT
ACCESS
(erstellt SS2009 für Access)
Jutta Kneisel Johanna-Mestorf-Akademie Leibnitzstr. 3 D-24118 Kiel Tel.: 0431/880-5925 jutta.kneisel@ufg.uni-kiel.de
mit einer Access‐
Datenbank
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung ... 3
1.1 Das Beispiel ... 4
2. Tabellen ... 5
2. 1 Erstellen einer Datenbank ... 5
2.1.1 Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht ... 6
2.1.2 Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten ... 8
2.1.3 Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht ... 9
2.2 Primärschlüssel ... 11
2.3 Tabellen Verknüpfen – Beziehungen herstellen ... 13
2.4 Beziehungen ... 14
3. Nachschlagetabellen ... 18
3.1. Erstellen von Nachschlagetabellen ... 18
3.2 Verknüpfen von Nachschlagetabellen ... 20
4. Excel-Daten ... 22
4.1 Importieren von Excel-Daten ... 22
4.1.1 In einer bestehenden Tabelle ablegen ... 23
4.1.2 In einer neuen Tabelle ablegen ... 24
4.1.3 Import von Daten in Office 2007 ... 25
4.1.4 Import von CSV-Dateien aus Excel ... 26
4.2 Exportieren von Excel-Daten ... 27
4.2.1 Holzfällermethode ... 28
4.3 Exportieren in andere Programme ... 29
5. Formulare ... 30
5.1 Erstes Erstellen eines Formulars ... 31
5.2 Verändern des Formularformats (Layout) ... 33
5.3 Nachträgliches Einfügen von Feldern in ein Formular ... 35
5.4 Formulare für Fortgeschrittene ... 37
5.4.1 Zugänglichkeit zu einzelnen Feldern (Gültigkeitsregel) ... 37
5.4.2 Festlegen der Eingabe ... 38
5.5 Formulare mit Bildern ... 39
6. Abfragen ... 49
6.1 Erstellen einer Abfrage ... 49
6.2 Kriterien zur detaillierten Abfrage ... 51
6.3 Liste verschiedener Kriterien... 53
6.4 Abfragen doppelter Einträge ... 55
7 Konvertieren von Daten zur weiteren Benutzung ... 56
7.1.1 Einzelne Datensätze ... 56
7.1.1.1 Abfrage erstellen ... 56
7.1.1.2 Excel Export – Pivot Tabelle ... 58
7.1.1.3 Koordinaten hinzufügen ... 61
7.1.2 Kreuztabelle mit Access ... 64
7.1.2.1 Abfrage erstellen ... 64
7.1.2.2. Excel Export ... 66
7.2 Umfassende Datensätze ... 67
7.2.1 Abfrage erstellen ... 67
7.2.2 Excel Export – Pivot Tabelle ... 69
7.2.3 Koordinaten hinzufügen ... 72
7.3 Pivot-Tabellen layouten ... 73
7.4 Zusammenfügen von Datenbanken in WinBASP ... 74
8. Literatur ... 75
1. Einleitung
Die folgende Vorlage dient zur Erstellung einer einfachen Datenbank, wie sie vielleicht für die Aufnahme einer Fundsammlung oder eines Gräberfeldes benötigt wird.1 Neben dem Erstellen von Tabellen, Formularen und einzelner Abfragen wird das Importieren und Exportieren von Daten aus Excel und in GIS‐Programme (MapInfo) erläutert. Der vorliegende Text soll dabei nur als Starthilfe für einfache Anwendungen dienen. Die Übungsblätter vermitteln eine Schritt für Schritt Anleitung, die vor allem auf Anfänger zugeschnitten ist. Für weiterreichende Arbeiten mit Datenbanken verweise ich auf entsprechende Handbücher (Albrecht/Nicol 2008) oder die Suche über Google nach entsprechenden Problemen.
Datenbankstrukturen können sehr komplex sein. Gerade der Erstbenutzer kennt noch nicht die vielfältigen Benutzungs‐ und Verknüpfungsmöglichkeiten. Daher sollte man bei der Anlage einer Datenbank schon von Beginn an die nötige Sorgfalt walten lassen und sich etwaige Schritte notieren. Denn im Vergleich zu einfachen Tabellen verliert man leicht die Übersicht.
Trotzdem gilt – nur durch eifriges Ausprobieren lernt man ein Programm näher kennen.
Daher sollten Sie immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen, bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen wollen.
Besonders wichtig ist sich vor dem Bau der Datenbank über dessen Struktur Klarheit zu verschaffen. Reicht eine einzige Tabelle aus, oder sollen Fundorte mit Koordinaten beispielsweise in einer extra Tabelle abgelegt werden? Ist es vielleicht sinnvoll bei der Eingabe von Material einzelne Kategorien wie Metallfunde, Keramikfunde, Steinfunde zu trennen oder die Verzierung der Keramik vom Grabbau. Diese Fragen sollten anfangs geklärt sein. In der Fachliteratur gibt es sehr unterschiedliche Gliederungsansätze jeweils für Keramik oder Metallfunde oder Gräberfelddatenbanken. Es lohnt sich, diese nach einer geeigneten Struktur zu durchforsten und mögliche Strukturansätze zu übernehmen. Gerade für Metall‐ oder Keramiktypen oder komplexe Verzierungen lohnt es sich, auf bestehende Gliederungen zurückzugreifen. Sprechen Sie mit Ihren
1 Mein Dank für fleißiges Erklären datenbankspezifischer Probleme gilt: Christoph Rinne, Martin Hinz, Moritz Menenga, Martin Furholt, Luise Lorenz, Constanze Rassmann.
Kommilitonen, vielleicht nutzt ja bereits jemand eine Datenbank, die sie in der Struktur übernehmen können, oder an deren Struktur Sie sich orientieren können.
Überlegen Sie sich auch wie viel Arbeit Sie in die Datenbank stecken. Eine Datenbank für eine Semesterarbeit mit 100 Gräbern oder 500 Gefäßen muss nicht perfekt nur funktional sein. Anders ist es bei Datenbanken, die von verschiedenen Personen innerhalb eines Projektes genutzt werden. Hier sollte man von vorneherein Zeit in Sorgfalt und genaue Planung investieren.
Um die Verständlichkeit zu vereinfachen, soll an einem spezifischen archäologischen Beispiel die Datenbank entwickelt werden.
1.1 Das Beispiel
Die Aufgabe lautet, eine Datenbank für ein großes Gräberfeld zu erstellen. Die ca. 3000 Gräber enthalten jeweils zahlreiche Keramikbeigaben, Metallfunde und Steinartefakte.
Anthropologische Bestimmungen liegen vor, ebenso Grabpläne, an denen Grabtiefe und Volumen bestimmt werden können. Ein Gräberfeldplan mit den einzelnen Gräbern liegt ebenfalls vor, so dass Kartierungen möglich werden.
Da die Dateneingabe von Grabbau, anthropologischer Bestimmung, Keramikformen, Metallformen und Kleinfunden jeweils getrennt voneinander erfolgen sollte, bietet es sich an, diese Eingaben in einzelne Tabellen aufzugliedern.
Die Vorteile sind:
a) eine zügige Eingabe ohne ständiges Überblättern von Feldern, die nicht benötigt werden
b) und eine Minimierung von Fehlern, die beim Verrutschen in falsche Spalten entstehen können.
2. Tabellen
2. 1 Erstellen einer Datenbank
Wenn Sie Access öffnen und eine neue Datenbank erstellen, erscheint ein Fenster, indem Sie ihre gesamte Datenbankstruktur angezeigt bekommen. Auf der linken Seite sehen Sie unter „Objekte“ angezeigt: „Tabellen“, „Abfragen“, „Formulare“ und weitere Bezeichnungen (Berichte, Seiten, Makros, Module), die für uns erst einmal uninteressant sind. Ab Access 2007 müssen Sie dafür auf den Pfeil im linken Navigationsbereich klicken.
Bleiben wir in der Ansicht „Tabelle“, die momentan nur die Optionen:
a) Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht
b) Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten c) Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht
enthält.
Diese drei Optionen kann man für die Erstellung einer Tabelle nutzen, alle funktionieren gleichberechtigt nebeneinander und es ist Geschmackssache, welche benutzt wird.
Beispiel: Wir wollen eine Tabelle erstellen, in der der Gefäßtyp, Verzierungstyp, Henkeltyp, Deckeltyp, Bodentyp usw. nach Grabnummer eingegeben wird.
2.1.1 Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht
Doppelklick und es erscheint eine Tabelle 1 mit den Spalten „Feldname“,
„Felddatentyp“ und „Beschreibung“
In Access 2007 mit rechter Maustaste auf Tabelle1 klicken und Entwurfsansicht auswählen. Tabellennamen eingeben ok.
Sie geben die Feldnamen ein:
Grabnummer, Gefäßtyp, Verzierungstyp, Henkeltyp, Deckeltyp, Bodentyp usw.
Bei Felddatentyp lässt sich jeweils einstellen ob Text‐ oder Zahlenfeld (die anderen Felder ignorieren wir vorerst). Je nachdem ob unsere Gefäßtypen als Text [Typ G01]
oder Zahlen (0001) vorliegen, klicken wir Entsprechendes an. Auch eine Ja/Nein Angabe im Sinne von vorhanden/nicht vorhanden oder sicher/unsicher ist möglich. Dies ist zum Beispiel zweckmäßig, wenn man zum Feld Typbestimmung oder anthropologische Bestimmung zusätzlich ein Feld Zuordnung sicher/unsicher einrichten möchte. Dann wird diesem der Feldtyp ja/nein zugeordnet.2
Die Textfeldgröße ist voreingestellt auf 50 Zeichen. Benötigen wir mehr, kann dies unten unter „Feldeigenschaften“ auf der Karteikarte „Allgemein“ bei „Feldgröße“ geändert werden (max. 255 Zeichen). Textfelder sind gut für Fundorte mit Buchstaben oder kombinierte Grabnummern. Wollen Sie mehr Text eingeben, wählen Sie den Felddatentyp „Memo“ aus (65.536 Zeichen).
Wenn Sie ein Zahlenfeld erstellen, sollten Sie auf Folgendes achten. Unter
„Feldeigenschaften“ auf der Karteikarte „Allgemein“ kann „Feldgröße“ für Zahlen verändert werden.
Die Einstellung Integer lässt nur ganze Zahlen zu, eine Eingabe von Kommazahlen ist nicht möglich. Long Integer verbraucht etwas mehr Speicherplatz, was bei den heutigen Rechenleistungen jedoch vernachlässigbar ist.
Beispiel: Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie z. B. sicherstellen wollen, dass immer Gramm, statt Kilogramm eingegeben wird (1300 statt 1,3).
2 Der Vorteil liegt später bei der Dateneingabe, da nur ein Klick in das Feld erforderlich ist und keine Zahlen- oder Texteingabe erfolgen muss.
Double sind Fließkommazahlen lassen Kommazahlen bis zu 7 Stellen hinter dem Komma zu und sind beispielsweise für die Koordinateneingabe notwendig.
Entscheiden Sie sich, welche Art von Zahlen Sie in ihrer Datenbank zulassen wollen bzw.
eingeben müssen.
Das Feld Beschreibung ermöglicht uns nähere Erläuterungen zum Namensfeld hinzuzufügen (z. B.: „Nur Henkel keine Knubben eingeben“). Dies ist sehr nützlich, da später bei der Dateneingabe der Text des jeweiligen Beschreibungsfeldes in der Fußzeile angezeigt wird. Zudem können später andere Nutzer davon profitieren, dadurch dass Sie die Eingabe genauer spezifiziert haben.
Beim Schließen werden wir nach einem Tabellennamen gefragt anschließend fragt das Programm nach einem Primärschlüssel. Bei ja wird automatisch ein unabhängiger Primärschlüssel (Feldname=Id) gewählt.
Nach Beendigung erscheint der Name im Fenster unter „Tabellen“.
Öffnet man nun die Tabelle durch Doppelklick , erscheint ein Tabellenblatt mit den entsprechenden Spalten.
Die Dateneingabe kann beginnen.
2.1.2 Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten3
Doppelklick und es erscheint der Tabellen‐Assistent. Sie können aus verschiedenen Vorlagen aus dem geschäftlichen oder privaten Bereich wählen. Es stehen Beispieltabellen und Beispielfelder zur Verfügung. Mit dem > oder >> können sie Felder für Ihre neue Tabelle auswählen. Mit < oder << können Sie die Felder wieder aus der neuen Tabelle löschen. Ferner besteht die Option, die Felder umzubenennen.
Beim Klick auf weiter wird nach dem neuen Tabellennamen gefragt und nach dem Primärschlüssel (siehe unter Primärschlüssel). Die Voreinstellungen sollten fürs Erste so bleiben. Klick auf weiter
Access benötigt weitere Daten, auch hier werden die Voreinstellungen erstmal übernommen (siehe auch unter Formular). Mit Fertigstellen speichert man die Tabelle und es erscheint ein Tabellenblatt mit den entsprechenden Spalten.
Für die Dateneingabe sollten Sie ein extra Formular (auch die Tabellenform ist dort möglich) erstellen. Vermeiden Sie die Dateneingabe in der Tabelle, dies führt nur zu Komplikationen, besonders bei der Eingabe durch mehrere Benutzer, und sollte dem Administrator vorbehalten sein.4
3 Nicht mehr ab Access 2007 möglich.
4 Erstellen Sie selber eine Datenbank und sind Sie der ausschließliche Nutzer derselben, sind Sie natürlich der Administrator.
2.1.3 Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht5
Doppelklick und es erscheint die Tabelle mit Leerspalten. Mit Doppelklick auf den Feldnamen (Feld 1) wird dieser bearbeitbar und man kann den gewünschten Namen eingeben.
Die Tabelle ist sofort für eine Dateneingabe bereit.
Datei speichern Tabellennamen eingeben
Nun fragt die Datei nach einem Primärschlüssel. Bei ja wird automatisch ein unabhängiger Primärschlüssel (Feldname=Id) gewählt und die Tabelle ist fertig.
Auf diese Art ist es möglich verschiedene Tabellen für das Gräberfeld zu erstellen.
Die Datenbank db1 zeigt nun die einzelnen Tabellen, die für die Aufnahme des Gräberfeldes benötigt werden.
Es folgen Beispiele zum Aufbau der einzelnen Tabellen.
5 Nicht mehr ab Access 2007 möglich.
Die ersten fünf Tabellen sind in der Tabellenansicht als Datenblatt dargestellt, die letzte der Übersicht halber in der Entwurfsansicht.
Benötigen Sie nur eine einzige Tabelle zur Aufnahme Ihres Materials, können Sie jetzt mit der Dateneingabe beginnen. Wollen Sie die Tabellen aber verknüpfen, sind weitere Schritte notwendig.
2.2 Primärschlüssel
Die Stärke dieses Datenbanksystems liegt in der Fähigkeit, in unterschiedlichen Tabellen gespeicherte Informationen schnell zu finden und zusammenzuführen. Damit dies möglich wird, muss jede Tabelle ein Feld oder eine Gruppe von Feldern enthalten, die jeden einzelnen Datensatz der Tabelle eindeutig identifizieren. Diese Information wird als Primärschlüssel oder Schlüssel einer Tabelle bezeichnet.
Beispiel: Solch ein Primärschlüssel kann für ein einzelnes Gräberfeld die Grabnummer sein. Für mehrere Gräberfelder in einer Datenbank wäre dieser Schlüssel dann die Kombination von Gräberfeldnamen und Grabnummer.
Wichtig: Nachdem Sie einer Tabelle einen Primärschlüssel zuweisen, verhindert Access, dass Duplikate oder NULL‐Werte in Primärschlüsselfelder eingegeben werden.
Es gibt drei Arten von Primärschlüsseln:
a) den „Auto‐Wert“ Primärschlüssel b) ein Feld Primärschlüssel
c) mehr Felder Primärschlüssel
Beispiel: Bei Grabnummern wäre jedes Grab eindeutig identifizierbar. Doppelte Grabnummern oder leere Felder ohne Nummer sind unerwünscht. Daher kann das Feld Grabnummer in unserem Beispiel ein „ein Feld“ Primärschlüssel sein. Zu einer Grabnummer gehört ein einzelner Satz Koordinaten.
In den einzelnen Tabellen können die Primärschlüssel jeweils bestimmt oder geändert werden. Jedoch nur, solange noch keine Verknüpfungen bzw. Beziehungen erstellt wurden. Ist dies der Fall, muss die Beziehung vorerst gelöscht werden.
Um den Primärschlüssel zu aktivieren, öffnet man die Tabelle mit Doppelklick und drückt in der Menüleiste auf das Icon .
In der Tabelle die Zeile (oder mehrere Zeilen) markieren, die Primärschlüssel (oder eine Kombination aus Schlüsseln) werden soll(en). Rechte Maustaste drücken, und Primärschlüssel anklicken. Neben der Zeile oder den Zeilen erscheint dann ein Schlüsselsymbol.
2.3 Tabellen Verknüpfen – Beziehungen herstellen
Um nun die einzelnen Tabellen verknüpfen zu können, muss jedoch jede Tabelle einen Primärschlüssel enthalten.
In der Tabelle Keramikbeigaben kann die Grabnummer nicht Primärschlüssel sein, da in dieser Tabelle die Gefäße einzeln pro Zeile eingegeben werden sollen. Wenn sich mehrere Gefäße in einem Grab befinden, wiederholen sich folglich die Grabnummern.
Hier wird ein Auto‐Primärschlüssel notwendig (Id‐Nr.), der jeder Zeile automatisch eine fortlaufende Nummer zuweist.
In unserem Beispiel erhalten die Tabellen: Keramikbeigaben, Metallfunde, Steinartefakte und Anthropologie „Auto‐Werte“ (Id‐Nr.) als Primärschlüssel. Da Grabnummern in diesen Tabellen doppelt vorkommen können. Die Tabellen Grabbau und Koordinaten haben jeweils die Grabnummer als „ein‐Feld“ Primärschlüssel. Da Grabnummern in diesen Fällen eine eindeutige Zuweisung erlauben.
2.4 Beziehungen
Nun müssen die einzelnen Tabellen miteinander verknüpft werden. Dies ist notwendig, damit die einzelnen Beigabengruppen z. B. mit den Koordinaten zusammen verknüpft werden. Denn nur so lassen sich z. B. Fundgruppen oder einzelne Typen auf einem Gräberfeld kartieren.
Die Verknüpfung wird folgendermaßen erstellt:
Im Hauptmenü Extra Beziehungen
Es öffnet das Fenster Tabelle anzeigen. Die Tabellen, die man miteinander verknüpft, durch Hinzufügen auswählen. Solange wiederholen, bis sich alle gewünschten Tabellen im Feld Beziehungen befinden.
Die Felder, die in den einzelnen Tabellen als Primärschlüssel definiert sind, sind jeweils fett markiert.
Nun können die Felder verknüpft werden. Ausgangspunkt bildet die Grabnummer in der Tabelle Koordinaten.
Mit der Maus auf Grab‐Nr klicken – festhalten – und auf Grab‐Nr der Tabelle Grabbau klicken. Es erscheint das Fenster „Beziehungen bearbeiten“. Beide Tabellen und verknüpfte Felder sind automatisch angezeigt. Der Beziehungstyp ist mit 1:1 gekennzeichnet.
Es besteht die Möglichkeit, das Feld referentielle Integrität anzuklicken. OK
In dem Fenster Beziehungen sind nun beide Felder der Tabellen durch eine 1:1‐
Beziehung verknüpft.
Referentielle Integrität
Dies hat Vor‐ und Nachteile: Die referentielle Integrität steuert das Abgleichen von Daten. Wird eine Grabnummer in der Koordinatenliste geändert, wird automatisch in allen anderen Tabellen die jeweilige Grabnummer geändert. Wird ein Grab gelöscht, geschieht dies automatisch mit allen dazugehörigen Datensätzen in den verschiedenen Tabellen. Als Vorteil erweist sich die Übernahme von Änderungen in allen Tabellen – dies erspart ein Ändern von Hand und die damit einhergehenden Fehler. Allerdings gehen beim Löschen unwiderruflich Datensätze verloren. Dies ist ein Nachteil.
Wichtig: Wird dieses Feld nicht angeklickt, muss bei Veränderungen jede einzelne Tabelle und jeder Datensatz korrigiert werden.
Wird dieses Feld angeklickt, ist beim Löschen von Datensätzen höchste Vorsicht zu walten.
Für weitere Verknüpfungen den Vorgang wiederholen. Ausgangspunkt bleibt die Grabnummer in der Tabelle Koordinaten.
Mit der Maus auf Grab‐Nr klicken – festhalten – und auf Grab‐Nr der Tabelle Keramikbeigaben klicken. Es erscheint das Fenster „Beziehungen bearbeiten“. Beide Tabellen und verknüpfte Felder sind automatisch angezeigt. Der Beziehungstyp ist mit 1:n gekennzeichnet. D. h., mehrere Datensätze sind für eine Grabnummer erlaubt.
Es besteht die Möglichkeit, das Feld referentielle Integrität anzuklicken. OK
In dem Fenster Beziehungen sind nun beide Felder der Tabellen durch eine 1:n Beziehung verknüpft.
Abschließend Datei speichern und die Beziehungen werden gespeichert.
Die Art der Verknüpfung wird jeweils angegeben. Das Unendlich‐Symbol und der dicke Unterstrich stehen für referentielle Integrität bei 1:n Beziehungen. Der dicke Unterstrich und die 1 stehen für referentielle Integrität bei 1:1 Beziehungen.
Nun kann die Dateneingabe erfolgen. Zuerst in die Tabelle Koordinaten.
Dazu die entsprechende Tabelle mit Doppelklick öffnen.
Warnung: durch die Wahl der referentiellen Integrität bei den 1:n oder 1:1 Beziehungen der Tabellen, mit der Tabelle Koordinaten, müssen alle Grabnummern bereits in der Tabelle Koordinaten vorhanden sein, sonst verweigert Access die Dateneingabe.
Ist dies der Fall, Tabelle Koordinaten öffnen, fehlende Grab‐Nr. eingeben, speichern und dann in der anderen Tabelle fortfahren.
Verknüpfungseigenschaften
Im Fenster Beziehungen bearbeiten können sie den Verknüpfungstyp festlegen, der besonders später bei Abfragen wichtig ist (siehe Kap. 6). Klicken Sie auf Verknüpfungstyp haben sie die Wahl zwischen drei Möglichkeiten. Wählen Sie eine aus…
1 Tabelle 1 Tabelle 2
alle die auch in Tab. 2 vertreten sind
alle die auch in Tab. 1 vertreten sind
2 Tabelle 1 Tabelle 2
alle alle die auch in Tab. 1 vertreten sind
3 Tabelle 1 Tabelle 2
alle die auch in Tab. 2 vertreten
sind alle
3. Nachschlagetabellen
3.1. Erstellen von Nachschlagetabellen
Um bei den Abfragen alle Daten zu erfassen, müssen die Daten einheitlich eingegeben werden. D. h., bei längeren Wörtern ist eine einheitliche Rechtschreibung wichtig, sonst werden falsch geschriebene Wörter nicht erfasst. Um dies zu umgehen, können Nachschlagetabellen erstellt werden, die eine einheitliche Rechtschreibung vorgeben.
Dies macht nur Sinn, wenn man von vorneherein weiß, welche Eingaben benötigt werden.6
Beispiel: So bietet sich für die einzelnen Felder der Tabelle Anthropologie eine Nachschlagetabelle mit folgenden Auswahlmöglichkeiten an:
a) Geschlecht – männlich – weiblich – unbestimmt
b) Alter – Infans I – Infans II – juvenil – adult – matur – senil
Auch bei festgelegten Typen oder Materialeigenschaften bietet sich ein solches Verfahren an.
c) Material – Eisen – Bronze – Gold – Silber – unbestimmt d) Bodentyp – Bt 001 – Bt 002 – Bt 003 – Bt 004 usw.
Man sollte allerdings nicht übertreiben. Bei einer Typenvielfalt von 200 Typen ist eine Nachschlagetabelle eher ein Hindernis, denn die Typenbezeichnung ist schneller per Hand eingegeben. Nachschlagetabellen sollten also nur für eine begrenzte Anzahl an Auswahlmöglichkeiten eingesetzt werden. Anders jedoch für Datenbanken, die von zahlreichen Personen zur Dateneingabe verwendet werden – hier ist es sinnvoll möglichst viele Fehler bei der Eingabe von vorneherein auszuschließen. Letztendlich sollte jeder für sich überlegen, wie hoch die Fehlerquote bei der Eingabe sein kann, bevor man Nachschlagetabellen anlegt.
6 Es gibt sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten Nachschlagetabellen zu erstellen. Hier soll nur die einfachsten Funktionen vorgestellt werden.
Als Erstes wird eine neue Tabelle erstellt. Als fortgeschrittene Benutzer wählen wir
„erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht“ (siehe oben)
Eingegeben werden Feldname (z. B. Geschlecht) und Feldtyp (in diesem Fall Text) und ein Feld Beschreibung, falls wir unsere Tabelle näher erläutern möchten.
Datei speichern
Es wird nach dem Dateinamen gefragt. Er sollte sich von den restlichen Tabellen eindeutig unterscheiden (z. B. Tabelle_Geschlecht) oder (Liste_Geschlecht).
OK
Es wird nach dem Primärschlüssel gefragt. In der Regel kann das erste Feld als Primärschlüssel verwendet werden, wenn es keine doppelten Bezeichnungen gibt (was ja auch so sein soll). Auf „Nein“ klicken
In der Tabelle die Zeile Geschlecht markieren. Rechte Maustaste drücken, und Primärschlüssel anklicken. Neben der Zeile erscheint dann ein Schlüsselsymbol.
Ansonsten erstellt Access automatisch einen Primärschlüssel, der durchnummeriert wird (Id). Auf „Ja“ klicken
Datei speichern
Wenn Sie nun auf in der Menüleiste auf das Icon klicken, gelangen sie wieder in die Tabellen bzw. Datenblattansicht. Nun können Sie ihre Abkürzungen eingeben.
Legen Sie auf diese Art alle Nachschlagetabellen an, die Sie benötigen.
3.2 Verknüpfen von Nachschlagetabellen
Die erstellten Nachschlagetabellen müssen nun mit den entsprechenden Feldern verknüpft werden.
Dazu die Ursprungstabelle in der Entwurfsansicht öffnen:
Tabelle mit Doppelklick öffnen und in der Menüleiste auf das Icon drücken.
Den Feldtyp ind der ausgewählten Zeile (z. B. Geschlecht) öffnen und mit der rechten Maustaste öffnen. „Nachschlage‐Assistenten“ anklicken.
Es erscheint das Fenster mit dem Nachschlage‐Assistenten.
„Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen“ anklicken
weiter den Dateinamen der Nachschlagetabelle auswählen (z. B. Tabelle_Geschlecht) weiter das Feld, dessen Beschriftung in der Nachschlagetabelle erscheinen soll (z. B.
Geschlecht) mit > auswählen, weiter nun kann alphabetisch oder numerisch sortiert werden (muss aber nicht), weiter
Nun wir die ausgewählte Nachschlagetabelle angezeigt, weiter
Für die Formularansicht wird nach der Beschriftung gefragt (z. B. Geschlecht), die beibehalten werden sollte, um Verwirrungen zu vermeiden. Wenn alles ok ist, dann
„Fertig stellen“
Die Tabelle muss nun gespeichert werden „ja“
Wenn Sie nun in der Tabelle Anthropologie wieder in die Tabellen bzw.
Datenblattansicht wechseln (das Icon klicken) könnten Sie jetzt innerhalb der Spalte Geschlecht bei der Eingabe die Nachschlagetabelle zum Auswählen eines Eintrages verwenden. Doch denken Sie daran, die eigentliche Dateneingabe erfolgt in der Formularansicht.7
Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Nachschlagetabellen, die Sie anlegen möchten.
Achtung: Nachschlagetabellen können auch nachträglich ergänzt werden. Die Ergänzungen werden jedoch erst in die jeweiligen Tabellen bzw. Datenblätter übernommen, wenn die Datei gespeichert, einmal geschlossen und wieder geöffnet wird.
Nachschlagetabellen können auch ohne Assistenten erstellt werden. In der Formatansicht der Tabelle ist es möglich alle Einstellungen über die Karteikarte
„Nachschlagen“, die im unteren Teil angezeigt wird, vorzunehmen. Es können auch Abfragen als Nachschlagetabelle verwendet werden.
7 Auch dort ist eine Tabellenansicht möglich. Sie entsprechend unter Kapitel Formular.
4. Excel-Daten
4.1 Importieren von Excel-Daten
Nicht immer können Daten in Access erstellt werden. Oft lassen sich Excel‐Tabellen leichter und schneller erstellen oder Tabellen aus anderen Formaten über den Zwischenweg einer Excel‐Datei abspeichern.
Beispiel: Der Gräberfeldplan wurde in Auto‐CAD mit Grabnummern beschriftet (Übungsblatt Christoph Rinne 2009) und die Daten in ein GIS‐Programm (MapInfo) transferiert. Für die einzelnen Gräber ließen sich entsprechende Koordinaten regenerieren. Ein Datenexport aus dem GIS‐Programm erstellt eine Excel‐Tabelle (zum Umgang mit MapInfo siehe MapInfo_Praxishandbuch_Kneisel), die nun wiederum nach Access importiert werden kann. Die notwendigen Schritte werden im Folgenden erläutert.
Datei Externe Daten importieren
Dateityp: Excel (*.xls) auswählen und die entsprechende Excel‐Tabelle anklicken (es kann sein, dass die Spaltenüberschriften nicht Access entsprechen – Access ändert diese dann automatisch) OK
Es erscheint der Import‐Assistent für Kalkulationstabellen mit einer Vorschau. Ist die Aufteilung der Spalten korrekt dann weiter
Sie können nun die Daten
a) in einer bestehenden Tabelle oder b) in einer neuen Tabelle ablegen.
4.1.1 In einer bestehenden Tabelle ablegen
Nachdem Sie die Option in einer neuen Tabelle ablegen gewählt müssen Sie die Tabelle auswählen, in die die Daten zu importieren sind (z. B. Koordinaten)
weiter Fertig stellen
In der Regel funktioniert es nicht!
Format und Spalten sollten in Access und Excel übereinstimmen. Weitere Ursachen können zum Beispiel Grabnummern mit Buchstaben sein (1012a), die nicht als Zahl erkannt werden oder fehlerhafte bzw. nicht übereinstimmende Überschriften mit Sonderzeichen in Excel. Es können zudem doppelte Nummern in der zu importierenden Datei vorliegen, dann entfernen Sie vorher den Primärschlüssel und starten Sie nach erfolgreichem Einfügen eine Abfrage über doppelte Einträge (siehe unten).
Überprüfen Sie Ihre Excel‐Tabelle und versuchen Sie es erneut.
Sollte nur ein Teil übertragen werden, tragen Sie fehlende Datensätze von Hand nach.
Hier funktioniert auch die Kopieren/Einfügen Methode.
Ein kürzerer Weg ist das direkte Einfügen in die Tabelle bzw. das Datenblatt.
Excel‐Tabelle öffnen. Die Daten auswählen. Die Tabelle bzw. das Datenblatt öffnen. Die letzte Zeile (die mit dem Sternchen) anklicken und einfügen (rechte Maustaste Einfügen oder shift/einfg) OK
Wichtig: Überprüfen Sie, ob alle Datensätze übernommen wurden. Ein beliebter Fehler sind Leerzeilen in Excel, die den Import vorzeitig abbrechen – ohne Fehlermeldung!
4.1.2 In einer neuen Tabelle ablegen
Nachdem Sie die Option in einer neuen Tabelle ablegen gewählt haben, erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie die Feldoptionen eingeben können. Belassen Sie es erst mal bei den Voreinstellungen.
Die Option Duplikate möglich oder nicht ist wichtig im Hinblick auf den Primärschlüssel.
Doch müssen erst mal eventuell fehlerhafte Werte überprüft werden.
weiter
Nun werden Sie aufgefordert einen Primärschlüssel hinzuzufügen (siehe oben).
Bei der Option „Primärschlüssel automatisch hinzufügen“ wird ein neues Feld mit Id‐Nr angelegt und durchnummeriert. Bei „Primärschlüssel selbst auswählen“ können Sie das entsprechende Feld auswählen, das den Primärschlüssel enthalten soll. Es besteht auch die Option, vorerst „keinen Primärschlüssel“ auszuwählen.
weiter
Sie werden jetzt nach einem Namen für die Tabelle gefragt (z. B. Koordinaten).
Fertig stellen
In der Regel verläuft nichts glatt und verschiedene Importfehler werden angemerkt OK
Nun ist in der Übersicht eine Tabelle mit den Koordinaten enthalten und eine weitere Tabelle, die mit „_Importfehler“ bezeichnet wird.
Diese öffnen. Doppelklick
Es werden die Zeilen angegeben, die fehlerhafte Daten enthielten. In unserem Fall wurden Textfelder nicht als solche (Grab‐Nr. 1501a) erkannt und nicht importiert. Diese müssen nun mit Hand nachgetragen werden.
Es bietet sich zudem eine kurze stichpunktartige Überprüfung in der importierten Tabelle an, um sicherzugehen, dass der Rest einwandfrei importiert wurde.
Nachdem die Importfehler nachgetragen sind, kann diese Tabelle (_Importfehler) gelöscht werden.
Nun kann der Primärschlüssel in der Entwurfsansicht aktiviert werden. Gibt es dabei Probleme, kann dies an Nullstellen oder doppelten Einträgen (siehe unten) liegen.
4.1.3 Import von Daten in Office 2007
Der Datenimport in Office 2007 von einer Excel‐Datei nach Access ist wesentlich einfacher, da ein Import Assistent erscheint, der Fehler schon im Voraus anzeigt.
Neue Datei öffnen externe Daten Excel
Entsprechende Einstellungen vornehmen weiter
Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften gegebenenfalls auswählen weiter
Nun kann für jeden Feldnamen (einfach Feld anklicken) jeweils der Datentyp bestimmt werden. weiter
Es wird nach dem Primärschlüssel gefragt (siehe oben).
weiter
Sie können das Feld Tabelle nach dem Import analysieren anklicken – hier wird ihre Tabelle auf Fehler hin analysiert.
Nehmen Sie die entsprechenden Korrekturen und Einstellungen vor.
4.1.4 Import von CSV-Dateien aus Excel
Eine elegante Möglichkeit Dateien zu importieren funktioniert über das Dateiformat
*.csv. Die Tabellen werden mit Trennzeichen übernommen und die Feldtypen (Text, Zahl etc.) können zugewiesen werden. Sie können auch Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen, wenn die erste Zeile der Datei mit den Feldnamen der Tabelle übereinstimmt.
Speichern Sie Ihre Tabelle in Excel unter dem Dateiformat *.csv ab.
Im Menü Datei externe Daten Importieren, Datei auswählen und Importieren klicken
Es erscheint der Textimport‐Assistent. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
weiter
4.2 Exportieren von Excel-Daten
Möchte man eine gesamte Tabelle oder Abfrage exportieren, stehen einem verschiedene Datenformate zur Verfügung: Textformat (*.txt), Richtextformat (*.rtf), dBase (*.dbf), Paradox (*.db) oder natürlich auch Excel (*.xls). Diese Formate sind insofern spannend, da sie gerade bei archäologierelevanten Anwendungen wie Stratify oder WinBASP benötigt werden. So lassen sich die Daten ohne Probleme in die jeweiligen Programme transferieren, ohne dass eine erneute Dateneingabe notwendig wird.
Datei Exportieren bei Dateityp das entsprechend Dateiformat einstellen, Dateinamen eingeben und auf Exportieren klicken 8
Die Datei wird nun im entsprechenden Format im ausgewählten Ordner abgelegt.
Achtung: Verschlüsselte Felder, die über eine ID‐Nummer laufen, werden dann im entsprechenden Zahlencode angezeigt.
Z. B.: In der der Nachschlagetabelle Alter sind die einzelnen Angaben (matur, adult etc.) mit einem unabhängigen Primärschlüssel versehen (Id). Bei einem Export wird nicht das Textfeld sondern der Zahlenschlüssel exportiert. Die exportierte Tabelle enthält dann statt „matur“ immer die Nr. „5“.
Tipp: Markiert man jedoch die Tabelle und verwendet Kopieren/Einfügen in einem anderen Programm (Holzfällermethode) wird der Text, auf den sich die Nachschlagetabellen beziehen (und der ja auch in der Tabellenansicht erscheint), genau als solcher kopiert. In Ja/Nein Feldern erscheint dann „Wahr“ oder „Falsch“.
8 Sie können auch in der Datenbankansicht die entsprechende Tabelle oder Abfrage markieren rechte Maustaste exportieren – das entsprechende Datenformat einstellen, Dateinamen eingeben usw. OK
4.2.1 Holzfällermethode
Diese Methode hilft, wenn gar nichts mehr geht.
Öffnen sie die Tabelle, aus der Sie Daten exportieren möchten, oder stellen Sie mithilfe der Abfrage eine Tabelle zusammen.
Doppelklick
Markieren Sie in der Tabelle bzw. in der Datenblattansicht die Zeilen, die sie kopieren möchten. Linke Maustaste gedrückt halten und in der grauen Randleiste links die Zeilen aussuchen.
ODER
Im Menü Bearbeiten alle Datensätze auswählen
Anschließend rechte Maustaste Kopieren ODER
Im Menü Bearbeiten Kopieren
Excel Tabelle oder Word –Datei etc. öffnen. Bei Excel in die oberste linke Zeile klicken und
Menü Einfügen
Die Spaltenüberschrift wird in Word oder Excel automatisch übernommen.
Nun können die Daten im neuen Format gespeichert und weiterverarbeitet werden.
4.3 Exportieren in andere Programme
Auf die unter 4.2 beschrieben Art und Weise können auch Daten in andere Programme exportiert werden – z. B. Stratify oder über dBase oder Paradox‐Formate in WinBASP.
Die Datei kann in Access im *.csv Format (Textformat) gespeichert werden.
Sollte dies nicht funktionieren, exportieren Sie die Datei nach Excel und speichern Sie sie dort im *.csv Format ab.
5. Formulare
Formulare sind übersichtlicher als Endlostabellen. Es lassen sich von einer fertigen Tabelle Formulare erstellen oder auch ein Formular für alle Tabellen zusammen. Zudem verhindern Formulare bei der Dateneingabe, dass die Ursprungstabelle verändert wird oder unnötige Felder angezeigt werden.
Formulare bergen zudem eine Vielzahl von Möglichkeiten Zugriffe, Eingabereihenfolgen und Beschränkungen einzurichten. Dies ist sicherlich nicht für kleinere Datenbanken im Rahmen von Haus‐, Diplom‐ oder Magisterarbeiten notwendig. Bei Datenbanken für Grabungsprojekte, bei denen viele verschiedene Personen Daten eingeben, dagegen schon.
Formulare lassen sich grafisch gestalten und vergeuden dabei in der Regel viel Arbeitszeit ohne ein endgültig zufriedenstellendes Ergebnis zu erlangen. Sie sollten sich daher beim Erstellen eines Formulars aus praktischen Handhabungsgründen leiten lassen und nicht zu viel Zeit in grafische Spielereien vergeuden.
Wichtig: Einmal erstellte Formulare lassen sich nur mit größerem Aufwand komplett umstrukturieren oder mit zahlreichen neuen Eingabefeldern versehen. Sie sollten daher die Arbeit an der Tabellenstruktur abgeschlossen haben.
5.1 Erstes Erstellen eines Formulars Gehen Sie auf das Feld Formulare
Sie haben die Option:
a) erstellt ein Formular in der Entwurfsansicht
b) erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten
Es empfiehlt sich, die ersten Schritte unter Verwendung des Assistenten durchzuführen.
Doppelklick
Wählen Sie die Tabelle oder die Tabellen aus, deren Felder im Formular erscheinen sollen.
Es können nun mit den Tasten > und >> Felder ausgewählt werden. In der Regel wählt man alle Felder aus. Lediglich das Id‐Feld ist nicht nötig, da es automatisch fortlaufend nummeriert und in dieses Feld kein Eintrag erforderlich ist. Es ist möglich, aus anderen Tabellen weitere Felder hinzufügen.
Mit < oder << können sie Felder wieder zurückverschieben.
Sind alle gewünschten Felder ausgewählt?
weiter
Es besteht die Möglichkeit eines von mehreren Layouts zu benutzen, wählen sie eines aus.
weiter
Wählen Sie eines von mehreren Formatvorlagen.
weiter
Geben Sie den Namen ein, unter dem das Formular gespeichert werden soll (z. B.
Keramikbeigaben).
Fertig stellen
Access öffnet das Formularfenster.
5.2 Verändern des Formularformats (Layout)
Wird das vorliegende Formular nicht allen optischen Ansprüchen gerecht, lassen sich per Hand weitere Veränderungen übernehmen.
Mit Klick auf das Icon aktiviert man die Entwurfsansicht des Formulars.
Die einzelnen Felder können durch Mausklick (es erscheint eine schwarze Hand) verschoben werden. Ebenso kann die Größe (Doppelpfeil) verstellt werden. Einzelne Elemente lassen sich markiert (mit dem Zeigefinger auf das linke obere Quadrat verschieben).
Beschriftung und Farbe lassen sich ebenfalls in den Menüeinstellungen ändern, vorausgesetzt die Felder sind markiert. In der Menüleiste stehen Ihnen diese Optionen zur Verfügung.
Sie können jederzeit zwischen der Formular‐ und Entwurfsansicht wechseln, um sich das endgültige Resultat anzusehen. Um in die Formularansicht zu gelangen, drücken Sie das Icon .
5.3 Nachträgliches Einfügen von Feldern in ein Formular
Sollten Sie nachträglich die Tabelle um Felder ergänzt oder zusätzlich eine Nachschlagetabelle hinzugefügt haben, können Sie diese in Ihr Formular einbinden.
Dazu öffnen Sie das entsprechende Formular und aktivieren mit Klick auf das Icon die Entwurfsansicht.
Klicken Sie in der Menüleiste auf das Icon Feldliste. Es öffnet sich ein Fenster mit den Feldern der Tabelle, die als Grundlage für das Formular dient. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Feld (Taste gedrückt halten), das Sie einfügen möchten, und ziehen sie es in die Entwurfsansicht des Formulars hinüber.
Nun können Sie das Feld formatieren und ausrichten.
Es existiert eine einfache Methode, um das neue Feld an die anderen anzupassen.
Markieren Sie ein Feld, dass bereits das Layout enthält (Schriftgröße, Stil, Farbe), das Sie übernehmen möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Icon Format übertragen und klicken Sie das neue Feld an.
Das Format wird automatisch übernommen.
Müssen zu viele Veränderungen im Formular durchgeführt werden, empfiehlt es sich ein neues Formular anzulegen und das Alte zu löschen. Sie können jedoch die Einstellungen (Rahmen, Farbe, Schriftart) übernehmen, indem Sie das alte Formular‐Layout als Vorlage speichern.
Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. Gehen Sie im Menü auf Format Auto Format
Hier können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen. Wählen sie aber die Option Anpassen und wählen sie „Ein neues Autoformat basierend auf Formular „xxx“
erstellen“ geben Sie einen neuen Formatnamen ein. Jetzt ist Ihr altes Format gespeichert.
Wählen Sie beim Erstellen eines neuen Formulars unter Verwendung des Formularassistenten (siehe oben) das entsprechende Layout aus.
5.4 Formulare für Fortgeschrittene
Der Vorteil von Formularen ist, dann man den Benutzer durch das Menü leiten kann.
Spalten, in die keine Eingabe erfolgen soll, können von vorneherein ausgeblendet sein.
Wichtige Eingabebereiche kann man sperren, sodass keine Änderungen aus Versehen vorgenommen werden können. Bestimmte Felder können als Pflichtfelder benannt werden, sodass man eine Eingabe verpflichtend wird usw. Dies sind notwendige Utensilien für Datenbanken, die von vielen Personen benutzt werden, beispielsweise Grabungsdatenbanken oder Ähnliches.
Im Folgenden werden daher Befehle aufgelistet, die den Zugang zu den Feldern regeln.
5.4.1 Zugänglichkeit zu einzelnen Feldern (Gültigkeitsregel)
Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. Klicken Sie einmal das Feld an, dessen Eingabe Sie regulieren möchten, rechte Maustaste Eigenschaften
Es öffnet sich ein Fenster. Gehen Sie auf die Karteikarte Daten
Unter der Zeile „Gültigkeitsregel" können Sie verschiedene Optionen eingeben. Dazu verhilft Ihnen auch ein Assistent, wenn sie mit der rechten Maustaste rechts auf das graue Feld neben „Gültigkeitsregel“ klicken es erscheint ein Feld … einmal anklicken
und der Ausdrucksgenerator erscheint.
<>IstNull([Grab‐Nr]) eine Eingabe ist unbedingt erforderlich
Sie können auch bestimmen, dass eine Fehlermeldung angezeigt wird. Diese wird in das Feld Gültigkeitsmeldung geschrieben. Z. B. „Geben Sie bitte immer eine Grabnummer ein.“.
Sobald Sie das Feld überspringen, wird die Fehlermeldung angezeigt.
5.4.2 Festlegen der Eingabe
Wenn Sie beispielsweise verhindern wollen, dass bei der Eingabe Grabnummer oder Literaturangabe vergessen werden (lebenswichtig, um das Objekt wieder zu finden!), können sie festlegen, dass eine Eingabe in dieses Feld unbedingt erforderlich. Das Datenblatt lässt sich dann nicht eher schließen, bevor nicht die Dateneingabe erfolgt ist.
Gehen Sie dazu wieder in die Tabellenansicht und öffnen die entsprechende Tabelle, in der sich das Feld befindet.
Wechseln Sie in die Entwurfsansicht und markieren das entsprechende Feld.
Im unteren Bereich auf der Karteikarte „Allgemein“ gibt es die Option „Eingabe erforderlich“. Klicken sie mit der rechten Maustaste in dieses Feld und wechseln auf „ja“.
Tabelle speichern OK.
Wechseln Sie in die Formularansicht und probieren die Funktion aus. Sollte kein Fenster mit einer Warnmeldung öffnen, wenn sie einen Datensatz weiter rutschen wollen, schließen Sie Access und starten die Datei neu.
5.5 Formulare mit Bildern9
Es gibt die Möglichkeit in einem Formular Bilder anzeigen zu lassen. So kann z. B. in einer Keramikdatenbank im Formular auch das Gefäß als Bild angezeigt werden, sofern eine Zeichnung oder ein Foto existiert.
Das Bild einfach einzufügen würde die Datenbank aufblähen und irgendwann sie auch nicht mehr speicherbar machen. Die sinnvollste Lösung ist auf einen externen Ordner zu verweisen, aus dem das Bild dann geladen wird. Dieser Ordner muss dann alle Bilder enthalten und darf nicht mehr umbenannt oder verschoben werden.
1. Als Erstes legen Sie eine Tabelle mit dem Namen tblBilderVerknuepft an. Auch wenn Sie bereits andere Tabellen haben wird dies die Tabelle für Ihre Bilder sein.
a. Die Tabelle soll die Felder ID, Bildarchiv, Bildordner, Bilddatei und Bildbeschriftung enthalten. Wollen Sie noch Literatur dazu angeben, Grabnummer oder andere Felder, fügen Sie diese hinzu. Es macht aber Sinn nur für die Bilddateien eine eigene Tabelle zu erstellen.
9 Dies ist eine fortgeschrittene Anwendung, die VBA Programmierung enthält. Folgen Sie der Anleitung Schritt für Schritt, sollte es möglich sein, dies nachzuvollziehen.
b. Dazu öffnen Sie die Entwurfsansicht und erstellen die Tabelle entsprechend der Abbildung (siehe auch S. 6). Speichern Sie die Tabelle.
2. Als Zweites legen Sie ein neues Formular an (siehe auch S. 31).10 In der Entwurfsansicht fügen Sie die fünf Felder ID, Bildarchiv, Bildordner, Bilddatei und Bildbeschriftung hinzu.11
3. Nun benötigen Sie ein Feld für das Bild. Ein sogenanntes Bildsteuerelement.
Klicken Sie auf das Symbol in der Entwurfsleiste (siehe Bild oben) und ziehen Sie mit der Maus ein rechteckiges Feld auf. Dabei erscheint ein Menüfenster Grafik
10 Oder sie integrieren es in ein bereits vorhandenes Formular. Achtung: Hier ändert sich dann der
Formularname. Sie können das einzelne Formular auch später als Unterformular in Ihre Hauptformular einfügen.
11 Die ID sollte zwar angezeigt, aber nicht bearbeitbar sein. Klicken sie daher im Eigenschaftsblatt unter dem Tab Daten im Feld aktiviert auf nein. Die ID wird automatisch vergeben und sie können Sie nun nicht mehr aus Versehen ändern.
einfügen. Bitte wählen Sie ein beliebiges Bild aus (es wird hinterher wieder gelöscht und dient nur zur Erstellung dieses Fensters).
Es erscheint nun ein einfacher Rahmen, den Sie entsprechend im Eigenschaftsblatt (Doppelklick auf den Rahmen) gestalten können (siehe Bild unten).
4. Um die Bilder nun zu verknüpfen muss eine weitere Einstellung geändert werden (Siehe roten Rahmen im Bild oben).
a. Im Eigenschaftsblatt unter dem Tab Format muss der Bildtyp von Eingebettet in Verknüpft geändert werden.
Access fragt nach ob das Steuerelement (das Bild) entfernt werden soll Ja .
b. Verweisen Sie zudem auf die Tabelle mit dem Dateipfad. Eigenschaftsblatt Tab Andere Name = picBildVerknuepft
c. Regulieren Sie die Größe des anzuzeigenden Bildes Eigenschaftsblatt Tab Format Größenanpassung = Zoomen oder Abschneiden oder Dehnen
5. Als nächstes benötigen Sie ein Aktualisierungsfeld mit dem Sie das Bildfeld aktualisieren können. Dazu Klicken Sie in der Entwurfsleiste auf Schaltfläche (siehe Bild oben) und ziehen ein Kästchen mit dem Mauszeiger auf. Es öffnet sich der Befehlsschaltflächen‐Assistent, denn Sie bitte mit Abbrechen, beenden.
Sie müssten dann ein Befehlsfeld im Formularentwurf haben (die Nummer ist egal).
Doppelklicken Sie auf das Befehlsfeld und das Eigenschaftsblatt öffnet sich.
Unter dem Tab Alle im Eigenschaftsblatt ändern sie bitte den Namen in cmdAktualisieren und die Beschriftung in Aktualisieren. Das Befehlsfeld erhält dann den Namen Aktualisieren.
6. Jetzt wird es etwas komplizierter. Aber nur Mut. Damit die Datenbank selbständig auf die Bilder zugreift und diese anzeigt, muss ein Programmcode eingegeben werden.
Dazu wird eine Ereignisprozedur für das Öffnen des Formulars erstellt.12 Eigenschaftsblatt Tab Ereignis Beim Anzeigen (klicken Sie auf das Feld mit dem Pfeil) wählen Sie [Ereignisprozedur] aus Es öffnet sich ein neues Fenster Microsoft Visual Basic for Applications … (bitte jetzt keine Panik).
Wahlweise klicken Sie in das Feld mit den 3 Pünktchen … Es öffnet sich das Fenster Generator auswählen. Wählen Sie Code‐Generator ok
Es öffnet sich ein neues Fenster Microsoft Visual Basic for Applications … (bitte jetzt keine Panik).
Sollte die oben gezeigte Darstellung nicht erscheinen, klicken Sie bitte mit der Maus einmal in das graue Feld neben dem Formblatt.
12 D. h., wenn das Formular geöffnet wird, soll das Bild angezeigt werden, dessen Dateipfad in dem jeweils aktuellen Formularblatt eingegeben ist.
Bitte kopieren sie folgenden Code hinein:
Private Sub BildAktualisieren()
On Error GoTo BildAktualisieren_Err Dim strBildpfad As String
strBildpfad = Nz(Me!Bildarchiv & Me.Bildordner & Me!Bilddatei, "") If Dir(strBildpfad) = "" Then
strBildpfad = ""
End If
BildAktualisieren_Exit:
Me!picBildVerknuepft.Picture = strBildpfad Exit Sub
BildAktualisieren_Err:
MsgBox "Das Bild konnte nicht geladen werden." _ & vbCrLf & "Fehler-Nr: " & Err.Number _
& vbCrLf & "Fehler-Beschreibung: " & Err.Description strBildpfad = ""
Resume BildAktualisieren_Exit
End Sub
Jetzt müssen Sie noch dem Befehlsschaltfläche eine Funktion zuweisen. Klicken Sie auf den Befehlsknopf Aktualisieren, um das entsprechende Eigenschaftsblatt zu öffnen. Es wird nun eine Ereignisprozedur für das Klicken des Befehlsknopfes erstellt.13 Eigenschaftsblatt Tab Ereignis Beim Klicken (klicken Sie auf das Feld mit dem Pfeil) wählen Sie [Ereignisprozedur] aus
Es öffnet sich erneut das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications … es ist das gleiche Fenster, nur jetzt wird der Code für cmdAktualisieren erstellt. Bitte kopieren sie folgenden Code hinein:
1313 D. h., wenn man Aktualisieren klickt, wird das Bild angezeigt, dessen Dateipfad gerade aktuell in das Formularblatt eingegeben wurde. So lässt sich überprüfen, ob das richtige Bild verknüpft wurde bzw. die Verknüpfung funktioniert.
Wahlweise klicken Sie in das Feld mit den 3 Pünktchen … Es öffnet sich das Fenster Generator auswählen. Wählen Sie Code‐Generator ok
Es öffnet sich ein neues Fenster Microsoft Visual Basic for Applications … es ist das gleiche Fenster, nur jetzt wird der Code für cmdAktualisieren erstellt. Bitte kopieren sie folgenden Code hinein:
Die Ansicht sieht am Ende folgendermaßen aus:
Private Sub cmdAktualisieren_Click() BildAktualisieren
End Sub
Private Sub Form_Current() BildAktualisieren
End Sub
7. Speichern Sie das VBA Formular (Microsoft Visual Basic for Application) unter dem Namen tblBilderVerknuepft und schließen Sie alle Fenster (Tabelle und Formular)
8. Gehen Sie nun in den Ansichtsmodus Ihres erstellten Formulars und schreiben S
i e
den Dateipfad in die entsprechenden Felder.
Bildarchiv: Laufwerksbuchstabe und Dateipfad Bildordner: Ordner in dem sich die Bilder befinden Bilddatei: Name der Bilddatei
Aktualisieren.14 Voila:
14 Achten Sie darauf, dass alle Backslashs richtig gesetzt sind und der Dateipfad korrekt geschrieben ist. Auch die Endung jpg oder tif etc. darf nicht fehlen und muss mit der Bilddatei übereinstimmen.
6. Abfragen
6.1 Erstellen einer Abfrage
Wie beim Erstellen von Tabellen und Formularen können Sie Abfragen auch ganz einfach mittels des Abfrage‐Assistenten erstellen. Abfragen können auch gespeichert werden. Dies erleichtert das Arbeiten. So können von vorneherein bestimmte Abfragen festgelegt werden. Es reicht dann ein Knopfdruck, um sie abzurufen.
Gehen Sie auf Abfrage. Es werden zwei Möglichkeiten angezeigt.
a) Erstellt eine Abfrage in der Entwurfsansicht
b) Erstellt eine Abfrage unter Verwendung des Assistenten
Benutzen Sie fürs Erste den Assistenten. Doppelklick
Sie haben nun die Möglichkeit zwischen Tabellen und Abfragen zu wählen und die jeweils verfügbaren Felder mit den Tasten > und >> auszuwählen. Die Tasten < und <<
machen die Auswahl wieder rückgängig.
Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie weiter Nun können Sie zwischen
a) Detail (zeigt jedes Feld jedes Datensatzes) und b) Zusammenfassung wählen.
Bei Zusammenfassung werden Datengruppen addiert. Zum Beispiel besteht die Möglichkeit Gewichtsangaben aus unterschiedlichen Tabellen zu addieren, und in einer Spalte zusammenzufassen. Dies benötigt jedoch einige Voreinstellungen.
Die Option Detail erzeugt neue Tabellen mit verschiedenen Spalten.
Beispiel: Wir haben einzelne Tabellen für Beigaben, Grabbau und Koordinaten für unser Gräberfeld erstellt. Um Kartierungen in MapInfo vornehmen zu können, benötigen wir Grabnummer, Koordinaten und die einzelnen Typbeschreibungen in einer gemeinsamen Tabelle. Dies erleichtert uns den Export der Daten. Deshalb sollte „Detail“ angeklickt werden.
Weiter
Geben Sie einen Namen ein, unter dem die Abfrage gespeichert werden soll. Access öffnet dann die neue Tabelle.
Sie können den Abfrageentwurf auch ändern und weitere Details eingeben. Access öffnet dann die Entwurfsansicht der Abfrage.
Im oberen Sichtfenster werden dann nochmals die Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen angezeigt. Kontrollieren Sie, ob diese korrekt sind, bevor Sie fortfahren.
Im unteren Feld können detailliertere Abfragekriterien eingegeben werden.
6.2 Kriterien zur detaillierten Abfrage
Wie bei allen Abfragen können Kriterien zur Auswahl bei einer Abfrage benutzt werden.
Beispiel: Nur Grab 1‐1000 oder nur Typ 1‐100 oder nur Frauen.
Kriterien sind mathematische Formeln, die nach logischen Aspekten funktionieren.
Access beschreibt dies so: „Kriterienausdruck" (Ausdruck: eine beliebige Kombination aus mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen sowie Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die einen einzigen Wert ergibt.
Mithilfe von Ausdrücken können Berechnungen ausgeführt, Zeichen bearbeitet oder Daten getestet werden.)“
Für das oben genannte Beispiel können entsprechende Kriterienausdrücke eingegeben werden:
„zwischen 1 bis 1000“ oder 1‐1000 (alle Gräber von 1‐1000 werden angezeigt)
„weiblich“ (alle weiblich bestimmten Gräber werden angezeigt)
Wichtig: bei Abfragen in Textfeldern sind ist der Ausdruck mit „“ Anführungsstrichen zu versehen. Reine Zahlenfelder werden ohne diese Anführungsstriche abgefragt. Access erkennt jedoch automatische Text‐ und Zahlenfelder und korrigiert die Eingaben in der Regel automatisch.
6.3 Liste verschiedener Kriterien
Es folgt eine Auswahl häufiger Ausdrücke, die sich auch sehr gut in den Handbüchern nachlesen lassen (Albrecht/Nicol 2008, 237 ff.)
„zwischen 1 bis 1000“ oder 1‐1000 (alle Gräber von 1‐1000 werden angezeigt [nur Zahlenfelder])
„weiblich“ (alle weiblich bestimmten Gräber werden angezeigt [auch Textfelder])
„weiblich“ oder „männlich“ (alle weiblichen und alle männlichen Gräber werden angezeigt)
„T001“ und „T002“ (nur die Gräber, die sowohl Typ001 als auch Typ002 enthalten werden angezeigt [Zahlen und Textfeld])
<1000 (alle Gräber von 0 bis 999 werden angezeigt)
<=1000 (alle Gräber von 0‐1000 werden angezeigt)
>1000 (alle Gräber von 1001 an werden angezeigt)
„T*“ (alle Typen die mit T beginnen)
<“C*“ (alle Typen, die kleiner als C sind, als Typen A und B) wie „D*F“ (alle Typen, die mit D beginnen und mit Typ F enden) wie „T4###“ (alle Typen von T4000‐T4999 – aber ohne a/b/c im
Anhang) # Platzhalter für Zahlen
wie „T4###?“ (alle Typen von T4000‐T4999 – aber mit a/b/c im Anhang) ? Platzhalter für Zeichen
wie „[DTR] (alle Typen, die mit D T oder R beginnen)
[A–F] (alle Typen von A bis F)
[A‐FMT] (alle Typen von A–F und M und T)
[!A] (alle Typen, außer Typ A)
[!A–F] (alle Typen außer A–F)
Ist Null (alle Felder, in denen noch kein Eintrag steht) Nicht Ist Null
Es können auch zwei Felder miteinander verknüpft werden.
„T001“ „Bf 003“ (alle Typen 001, die auch die Bodenform Bf 003 haben)
„T001“ oder „Bf 003“ (alle Typen 001 und alle Bodenformen Bf 003 – achten sie auf die versetzte Eingabe)
6.4 Abfragen doppelter Einträge
Um doppelte Einträge in Tabellen zu eliminieren, kann Access gezielt nach solchen Dopplungen suchen.
Daher wechseln wir in den Abfrage Modus der Datenbank.
Im Menü „Neu“ klicken „Abfrage‐Assistent zur Duplikatsuche“ wählen
Anschließend die Tabelle auswählen in der nach Duplikaten gesucht werden soll weiter und das bzw. die Felder in denen sich vermutlich die Duplikate befinden mit >
auswählen. Weiter „Fertig stellen“
Access erstellt ein Datenblatt, in dem alle doppelten Felder aufgeführt sind. Diese können nun einzeln überprüft und geändert werden.
7 Konvertieren von Daten zur weiteren Benutzung
Diese Funktion ist ungemein hilfreich, wenn Sie einzelne Tabellen mit viel Inhalt in eine gängige Kreuztabelle umwandeln wollen. Dies funktioniert sowohl mit einzelnen Feldern, als auch mit mehreren Feldern zeitgleich. Ohne lange Abfragen zu erstellen, lassen sich die gewünschten Umformungen mit wenigen Mausklicks in Access (7.1.2) oder in Excel (7.1.1) erstellen.15
Wichtig: Bei großen Datenbanken können bei der Umwandlung in Excel Probleme auftreten. Excel Office 2003 besitzt eine begrenzte Spaltenanzahl von 256 Spalten und eine begrenzte Zeilenzahl von 65000 Zeilen (siehe auch 7.4). Mit Office 2007 ist die Begrenzung jedoch weitgehend aufgehoben (16000 Spalten, 1 Millionen Zeilen).
7.1. 1 Einzelne Datensätze
Mit der Funktion transponieren lassen sich einzelne Access‐Abfragen in Excel leicht in Häufigkeitstabellen (Kreuztabellen) umwandeln.
Beispiel: In einer Tabelle sind alle Gefäßtypen in einem Feld aufgelistet. Es kommen mehrere Gefäße in einem Grab vor. Sie möchten gerne wissen, welche Typen in welcher Menge in den Gräbern vertreten sind.
7.1.1.1 Abfrage erstellen
Erstellen sie als Erstes eine Abfrage:
Erstellen einer Abfrage in der Entwurfsansicht es erscheint das Fenster Tabelle anzeigen. Wählen Sie alle Tabellen mit Mausklick aus, aus denen Sie Daten benötigen schließen.
Für unser Beispiel wären dies die Tabellen Keramikbeigaben und Koordinaten.
15 Einen herzlichen Dank an Martin Hinz und Moritz Mennenga, die diesen Weg ausgetüftelt haben.
Wählen Sie nun die benötigten Felder aus den entsprechenden Tabellen in der Entwurfsansicht aus. Außerdem erscheint es sinnvoll (für den ersten Überblick), die Gefäßtypen zu sortieren.
Natürlich können Sie auch bestimmte Auswahlkriterien eingeben, wie z. B. nur alle Tassenformen („T*“).
Speichern Sie die Abfrage und klicken Sie auf das Icon um die Tabellenansicht der Abfrage zu erhalten. Diese sollte folgendermaßen aussehen:
Alle Daten da?!
7.1.1.2 Excel Export – Pivot Tabelle
Dann die Tabelle nach Excel exportieren (siehe auch oben). Datei exportieren
Dateinamen und Dateiformat (*.xls) eingeben exportieren.
Nun in Excel die exportierte Datei öffnen.
Markieren Sie die Spalten Grab‐Nr und Gefaesstyp einschließlich der Überschriften Gehen Sie im Menü auf Daten PivotTable‐ PivotChart‐Bericht… es erscheint der PivotTable‐ PivotChart‐Assistent.
Die angezeigten Einstellungen Microsoft Office‐Excel‐Liste oder –Datenbank und PivotTable sollten angeklickt sein. weiter
Es erscheint der ausgewählte Bereich im Sichtfenster weiter Klicken Sie in neuem Arbeitsblatt an Fertig stellen
Ein weiteres Tabellenblatt öffnet sich.
In der PivotTable‐Feldliste finden Sie die zur Verfügung stehenden Spalten Grab‐Nr und Gefaesstyp. Gehen Sie mit der Maus auf Grab‐Nr und ziehen das Feld in „Zeilenfelder hierhin ziehen“, links in der Tabelle. Gehen Sie mit der Maus auf Gefaesstyp und ziehen das Feld in „Spaltenfelder hierhin ziehen“ oben in der Tabelle.
Als Letztes ziehen Sie erneut das Feld Gefaesstyp in „Datenfelder hierhin ziehen“ mittig in die Tabelle.
Die Tabelle sollte nun so aussehen. Links die Grabnummern, in der Kopfspalte die Typen und in der Tabelle die Anzahl der einzelnen Typen pro Grab. Um jetzt eine Typenkartierung in einem GIS‐Programm starten zu können, benötigen wir noch die Koordinaten der Gräber.
7.1.1.3 Koordinaten hinzufügen
Die Koordinaten können nicht kopiert werden, da im ursprünglichen Tabellenblatt die Gräber mehrfach aufgeführt sind. Mit einer Funktion lassen sich jedoch die Koordinaten aus dem ursprünglichen Tabellenblatt den Grabnummern zuordnen.
Klicken Sie das erste freie Feld an, in dem die Koordinaten stehen sollen (in der obigen Abbildung wäre dies AC5 – rot gekennzeichnet). Klicken sie in der Befehlszeile auf das Icon (blau markiert). Die Funktion lautet für die obige Abbildung
=sverweis(A5;Abfrage_Keramiktypen!A1:D173;3;FALSCH).
=sverweis ist die Funktion für Verweise
( dann folgt Klammer auf
A5 (Suchkriterium) steht für die erste Zeile mit einer Grabnummer
; Semikolon als Trennzeichen
Abfrage_Keramiktypen!A1:D173 (Matrix) ist der Name der Abfrage, die Sie aus Access importiert haben und alle Datensätze
; Semikolon als Trennzeichen
3 (Spaltenindex) ist die Spalte, in der die X‐Koordinaten stehen (Spalte C)
; Semikolon als Trennzeichen
FALSCH [Bereich_Verweis] es wird eine genaue
Übereinstimmung gesucht
) Klammer zu Ende der Funktion
Mit etwas Glück sollte die Koordinate jetzt in dem ersten Feld links neben der Pivot‐
Tabelle stehen. Falls keine Koordinaten erscheinen, überprüfen Sie bitte, ob alle Nummern und Angaben richtig sind oder Sie keine Spalte verrutscht ist.
Um sicher zu sein, die richtige Auswahl getroffen zu haben, kann z. B. die Matrix auch durch Anklicken und Markieren der entsprechenden Daten ausgewählt werden.
Klicken Sie dazu auf die Option Matrix (sollte blau erscheinen) klicken Sie unten in der Fußzeile auf das Tabellenblatt, indem sich die Koordinaten befinden (in unserem Fall Abfrage_Keramiktypen) und markieren Sie alle Zeilen und Spalten in diesem Tabellenblatt. Enter und Sie gelangen zurück in Ihre Pivot‐Tabelle. Die Beschriftung für Matrix sollte automatisch erfolgen. Fahren Sie fort mit Semikolon usw.
Geschafft X‐Achse mittels Verweis eingefügt.
Die Funktion können Sie auch für die Y‐Achse verwenden
=sverweis(A5;Abfrage_Keramiktypen!A1:D173;4;FALSCH). Nur der Spaltenindex bezieht sich jetzt auf eine andere Spalte.5
Nun sind sowohl X‐, als auch Y‐Achse eingefügt worden. Um diese Funktion auch für die restlichen Felder zu übernehmen, reicht es, beide Felder zu markieren und mit dem Mauszeiger auf das kleine schwarze Quadrat zu klicken und nach unten zu ziehen. Die Funktionsinhalte werden für alle Zeilen automatisch errechnet.
Wichtig: Nun müssten alle Ergebnisse vorliegen. Bitte führen Sie mindestens 4 Vergleiche von Grabnummer und Koordinaten durch, nur um sicher zu sein, dass diese richtig übernommen wurden. Denn sehr leicht können falsche Einstellungen dazu führen, dass die falschen Koordinaten übernommen werden.
7.1.2 Kreuztabelle mit Access
Kreuztabellen in Access lassen sich ebenso leicht wie in Excel anlegen. In mancher Hinsicht sogar einfacher, da wir für unser Beispiel die Koordinaten (die ja in einer anderen Tabelle abgelegt sind) einfacher als in Excel verknüpfen können.
Dabei kann jedoch immer nur ein Feld in Spalten aufgelöst werden, für mehrere Spalten gleichzeitig funktioniert dies nur mit Excel (7.2).
Beispiel: In unserem Beispiel sind alle Keramiktypen in einem Feld angegeben. Wir können
sie in einer Kreuztabelle anzeigen lassen, zusätzlich mit Koordinaten und Grabnummer. Diese Tabelle lässt sich nach Excel exportieren und für Verbreitungskarten oder statistische Untersuchungen weiterverwenden.
7.1.2.1 Abfrage erstellen
Erstellen sie als Erstes eine Abfrage:
Erstellen einer Abfrage in der Entwurfsansicht es erscheint das Fenster Tabelle anzeigen. Wählen Sie alle Tabellen mit Mausklick aus, aus denen Sie Daten benötigen schließen.
Für unser Beispiel wären dies die Tabellen Keramikbeigaben und Koordinaten.
Gehen Sie im Menü auf Abfrage Kreuztabelle
Wählen Sie nun die benötigten Felder aus den entsprechenden Tabellen in der Entwurfsansicht aus Grabnummer, X‐Koordinaten, Y‐Koordinaten, Gefaesstyp. Das Feld, das in der Kreuztabelle aufgeschlüsselt sein soll, müssen Sie zweimal auswählen (hier Gefaesstyp).
