Guideline Externe Projektseite
Nutzung einer externen Projektseite
Christoph Lauer 11.05.2018
Inhaltsverzeichnis
1. Zusammenarbeiten mit einer externen Projektseite ... 2
Einsatzgebiet ... 2
Funktionsweise ... 2
2. Wie nutze ich eine externe Projektseite? ... 3
Navigation und Einstiegsbereich ... 3
Dokumentenverwaltung ... 5
Dateien hinzufügen ... 5
Ordner hinzufügen ... 6
Arbeiten mit Dokumenten ... 7
Aufgabenverwaltung ... 10
1. Zusammenarbeiten mit einer externen Projektseite
Einsatzgebiet
Externe Projektseiten sind für den Einsatz in Konzern- bzw. Teilkonzernprojekten geschaffen worden, in denen Sie mit externen Partnern zusammenarbeiten oder Dateien austauschen möchten.
Grundsätzliche Eigenschaften, die externe Seiten von den internen Team- und Projektseiten abgrenzen, sind folgende:
• Der Zugriff auf externe Projektseiten ist auch außerhalb des Diehl-Netzes möglich.
• Externe Partner (Kunden, Lieferanten) können den Zugriff auf eine externe Projektseite beantragen. Dazu kann sich der Partner auf der Plattform selbst registrieren, anschließend können Sie ihm Lese- oder Schreibrechte auf Ihre Dokumente einrichten.
• Per Standard werden nur Dokumentenbibliotheken und Aufgaben ausgeliefert.
• Auf einen internen und öffentlichen Bereich wird verzichtet, der Zugriff ist nur für explizit berechtigte Personen möglich.
Funktionsweise
Kernelement der externen Projektseite ist die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben.
Weitere Anwendungen (Diskussionen, Kontaktlisten, Kalender, etc.) können jederzeit individuell hinzukonfiguriert werden.
2. Wie nutze ich eine externe Projektseite?
Navigation und Einstiegsbereich
Navigation
Abbildung 1: MySites – Übersicht über eigene Seiten
Sie erreichen Ihre gewünschte externe Projektseite, indem Sie nach der Anmeldung die Kachel „MySites“ aufrufen. Dort wird Ihnen eine Übersicht über alle Projektseiten angezeigt, für die Sie Zugriffsberechtigungen besitzen. Mit einem Klick auf den jeweiligen Titel gelangen Sie zum Einstieg der gewählten Projektseite.
Einstiegsbereich
Im Einstiegsbereich der Seite (s. Abb. 2) werden Ihnen im Standard die aktuellsten sowie die von Ihnen geänderten Dokumente angezeigt. Rechts oben finden Sie zudem eine
Eingabemöglichkeit, die Sie die jeweilige externe Projektseite durchsuchen lässt. Über eine Navigation am linken Bildschirmrand gelangen Sie zudem in die Bereiche
• „Dokumente“: Dokumentenverwaltung
• „Aufgaben“: Verwaltung von Aufgaben und Aktionen
Beide Bereiche finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln im Detail beschrieben.
Weitere Funktionalitäten der Einstiegsseite finden Sie in der nachfolgenden Abbildung kurz erläutert:
Abbildung 2: Einstiegsbereich einer externen Projektseite
Navigationsbereich
Projektseite durchsuchen Zugriff auf Startseite (Portal)
und erweiterte Suche Link zum Einstiegsbereich der Projektseite (wird auch auf Unterseiten angezeigt)
Aktuellste Dokumente Eigene Dokumente
Dokumentenverwaltung
Dateien hinzufügen
Im Bereich „Dokumente“ können Sie Dateien jeder Art von Ihrem eigenen Rechner auf die externe Projektseite laden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dateien in einer
Ordnerstruktur zu organisieren.
Alle Dateien, die Sie hier hinterlegen können standardmäßig von jedem Benutzer mit Berechtigungen auf die externe Projektseite aufgerufen werden.
Abbildung 3: Neue Datei hochladen
Über die Schaltflächen „Neu“ bzw. „Hochladen“ können Sie Dokumente von Ihrem Rechner auf die externe Projektseite laden. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Datei über „Durchsuchen…“ auswählen und mit einem Versionskommentar versehen können.
Die Option „Vorhandene Dateien als neue Version hinzufügen“ steuert, ob eine im Zielordner bereits vorhandene gleichnamige Datei mit einer neuen Version überschrieben wird. Sollten Sie die Option deaktivieren, erhalten Sie bei einem Namenskonflikt eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt.
Bestätigen Sie den Upload, wird die Datei von Ihrem Rechner auf die Projektseite kopiert.
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, müssen Sie (bei einer neuen Datei) den Dateinamen und optional einen Dokumenten-Titel angeben bzw. bestätigen. Nach einem Klick auf
„Einchecken“ ist das Dokument bzw. die Dokumentenversion für alle Mitglieder der externen Projektseite sichtbar.
Alternativ können Sie den gesamten Upload-Vorgang auch über „Drag & Drop“ aus Ihrem Windows Explorer durchführen. Markieren Sie dazu in Ihrem Explorer ein oder mehrere Dateien und ziehen Sie diese in den Dokumentenbereich auf Ihrer Projektseite.
Abbildung 4: Dateien per Drag & Drop auf eine externe Projektseite laden
Bitte beachten Sie: Die Dateien werden entgegen der Windows-Beschreibung nicht verschoben sondern kopiert und bleiben im Original auf Ihrem Laufwerk vorhanden.
Hinweis: Wenn Sie Dateien mit sensitivem Inhalt teilen möchten ist es empfohlen, diese in einem geeigneten Komprimierungsprogramm (bspw. 7zip) in ein komprimiertes .zip-Paket zu packen und mit einem starken Passwort zu versehen.
Ordner hinzufügen
Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Dateien“ im hellgrauen oberen Balken.
Abbildung 5: Menüpunkt „Dateien“
Es öffnen sich neue Schaltflächen, unter denen auch der Button „Neuer Ordner“ zu finden ist:
Abbildung 6: Neuen Ordner erstellen
Nach der Eingabe eines Namens wird der neue Ordner erstellt.
Tipp: Sie können Dateien per Drag & Drop in Ihren neuen Ordner verschieben.
Arbeiten mit Dokumenten
Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie auf den jeweiligen Namen. Die Datei wird dann entweder direkt im Browser geöffnet (bspw. PDFs) oder auf Ihren Rechner geladen und im jeweiligen Anzeigeprogramm (bspw. Microsoft Word) dargestellt. Im zweiten Fall kann je nach Ihrer Systemkonfiguration eine zusätzliche Anmeldung notwendig werden.
Wenn die Datei zur Bearbeitung zur Verfügung steht (und nicht bspw. von einem anderen Benutzer ausgecheckt ist), können Sie die Datei direkt bearbeiten und per „Speichern“ auf die externe Projektseite zurückschreiben.
Neben dem reinen Arbeiten mit der Datei können Sie über einen zweimaligen Klick auf weitergehende Funktionen wie bspw. die Versionsverwaltung öffnen.
Abbildung 71: Erweiterte Funktionen für Dateien
Versionen von Dokumenten werden automatisch vom System angelegt, wenn eine
veränderte Datei gespeichert (oder hochgeladen) wird. Um diese verschiedenen Versionen nachzuvollziehen, wählen Sie die Option „Versionsverlauf“ aus.
Innerhalb des Versionsverlaufs werden Ihnen alle Versionen eines Dokumentes inkl. der Versionsnummer, des Änderungsdatums, des jeweiligen Bearbeiters sowie eines optionalen Kommentars angezeigt.
Sie können zu jeder Zeit alte Versionsinhalte anzeigen, wiederherstellen oder löschen.
Klicken Sie dafür auf den Pfeil rechts neben dem Änderungsdatum.
Abbildung 82: Versionsverwaltung eines Dokumentes
Ebenfalls in den erweiterten Dokumentenfunktionen finden Sie unter dem Punkt „Erweitert“
die Funktion zum Aus- bzw. Einchecken von Dateien. Solange ein Benutzer eine Datei ausgecheckt hat, ist einerseits das Dokument für andere Benutzer nicht bearbeitbar,
andererseits werden Änderungen durch den Benutzer erst nach dem Einchecken für weitere Seitennutzer sichtbar.
Hinweis: Je nachdem, wie der Seiteneigner die externe Projektseite konfiguriert hat, kann der Aus- und Eincheckmechanismus auch zur Bearbeitung eines Dokumentes zwingend erforderlich sein. In diesem Fall weist bspw. Microsoft Word auf das erforderliche Auschecken hin:
Abbildung 93: Auschecken eines Dokumentes in Microsoft Word
Aufgabenverwaltung
Innerhalb eines Teams bzw. Projektes müssen oft Aufgaben bzw. Arbeitspakete verteilt und nachgehalten werden, um Termine einzuhalten. Die Aufgaben innerhalb einer externen Projekt-Seite helfen dabei.
Sie werden als einzelne Elemente angelegt, einem Teammitglied zugewiesen und können in einer Liste verwaltet werden. Nützlich ist außerdem die Möglichkeit die einzelnen Aufgaben zu terminieren und zu verknüpfen oder in einer zeitlichen Ansicht zu zeigen.
Abbildung 10: Aufgabenbereich
Die Liste der Aufgaben lässt sich nach „abgeschlossenen“ und „anstehenden“ sortieren. Die drei Punkte enthalten weitere Ansichten zur Sortierung, wie etwa nach den eigenen
Aufgaben.
Eine neue Aufgabe lässt sich mittels „Neue Aufgabe“ anlegen. In einem neuen Fenster lässt sich das neue Element anlegen und zuweisen. Dabei wird die Aufgabe automatisch der zugewiesenen Person per Mail mitgeteilt. Der Abarbeitungsgrad der Aufgabe kann in Prozent gemessen werden.
Abbildung 11: Neue Aufgabe anlegen
Will man Aufgaben als „Erledigt“ kennzeichnen, können diese in der Liste abgehakt werden.
Alternativ kann der Status auch im Bearbeitungsmodus einer Aufgabe auf „Completed“
gesetzt werden. Damit erscheinen die Aufgaben durchgestrichen in der Ansicht und können bspw. entsprechend gefiltert werden.
