So geht Büro heute! Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

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Jürgen Kurz, Marcel Miller

So geht Büro heute!

Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

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Gewidmet allen Menschen, die (noch) zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Jürgen Kurz, Marcel Miller

So geht

Büro heute!

Erfolgreich arbeiten

im digitalen Zeitalter

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1.8 Geben Sie Befehle immer mit der Maus ein, was

entsprechend Zeit kostet? . . . 62

1.9 Wollen Sie wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?. . . 63

2. Terminplanung . . . 65

2.1 Wüssten Sie gern, wie Sie Termine aus E-Mails erstellen?. . . 66

2.2 Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?. . . 68

2.3 Wenn Sie Besprechungen mit Chefs oder Kollegen planen: Müssen Sie jedes Mal nachfragen, wann diese Zeit haben?. . 70

2.4 Verschicken Sie Einladungen zu Besprechungen als Text-E-Mails und sind frustriert, dass es so schwierig ist, einen gemeinsamen Termin zu finden?. . . 74

2.5 Wollen Sie Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über noch freie und belegte Termine verschaffen? . . . 79

2.6 Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Über schneidungen bei der Planung passieren? . . . 80

2.7 Wollen Sie an Termine kurz vorher erinnert werden?. . . 83

2.8 Würden Sie gern wiederkehrende Termine (zum Beispiel Jour fixe) anlegen?. . . 84

2.9 Wollen Sie den angezeigten Kalenderzeitraum frei wählen?. . . 86

2.10 Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann? . . . 87

3. Aufgabenmanagement. . . 91

3.1 Wüssten Sie gern, wie Sie aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen?. . . 92

3.2 Haben Sie mehrere Listen mit Aufgaben?. . . 94

3.3 Möchten Sie sich zu einer Aufgabe Notizen machen?. . . 96

3.4 Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?. . . 98

3.5 Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?. . . 102

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Inhalt

Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen^® . . . 8

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus . . . 10

Finden Sie heraus, wo Sie stehen . . . 12

Auswertung . . . 15

So geht Büro heute!. . . 16

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien . . . 18

Warum eigentlich digital arbeiten?. . . 20

Das Büro der Zukunft. . . 22

Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt? . . . 24

Was ist das Ziel: papierlos oder effizient? . . . 26

Digitaler Minimalismus. . . 28

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches . . . 36

Teil I: Die fünf großen Handlungsfelder 1. E-Mail-Verarbeitung . . . 43

1.1 Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?. . . 44

1.2 Haben Sie immer wieder E-Mails im Post eingang, die Sie vor sich herschieben?. . . 46

1.3 Kämpfen Sie damit, dass Empfänger langsam oder gar nicht reagieren?. . . 52

1.4 Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?. . . 54

1.5 Bringt Ihnen die Suchfunktion zu ungenaue Ergebnisse? . . 56

1.6 Tippen Sie regelmäßig vorkommende E-Mails immer wieder aufs Neue? . . . 58

1.7 Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicher platz belegen? . . . 60

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Inhalt

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So geht Büro heute! – Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter Inhalt

3.6 Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer

Aufgaben immer wieder vor sich herschieben? . . . 104

3.7 Wird Ihre Aufgabenliste immer länger? . . . 106

3.8 Bestimmte Aufgaben möchten Sie delegieren und Sie wüssten gern, wie das geht?. . . 108

3.9 Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können? . . . 110

3.10 Gibt es Aufgaben, die wiederholt vorkommen (z. B. Abschluss eines Monats)?. . . 112

4. Offene Vorgänge . . . 115

4.1 Wünschen Sie Tipps für einen guten Start mit OneNote?. . 116

4.2 Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?. . . 119

4.3 Wollen Sie fünf wichtige Möglich keiten kennenlernen, mit denen Sie Inhalte in OneNote einfügen können? . . . 128

4.4 Sie möchten bestimmte Informationen wiederfinden und wünschen dafür Tipps? . . . 132

4.5 Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?. . . 134

4.6 Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht? . . . 136

4.7 Sie wollen das Potenzial von OneNote noch stärker ausnutzen? . . . 137

5. Dateiablage . . . 141

5.1 Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?. . . 142

5.2 Sie wünschen eine klare Ablage struktur? . . . 144

5.3 Sie wollen Doppelablagen vermeiden?. . . 146

Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen^®-Workflow. . . 151

Teil II Typische Arbeitssituationen 1. Besprechungen zielorientiert durchführen. . . 159

Vereinfachen Sie das Einladen zu einer Besprechung . . . 159

„Automatisieren“ Sie die inhaltliche Vorbereitung . . . 160

Beginnen Sie das Meeting mit einem starken Start . . . 161

Halten Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll fest . . . 162

Überführen Sie die Aufgaben aus dem OneNote- Protokoll in die Outlook-Aufgabenlisten der Teilnehmer. . 164

Dokumentieren Sie die Sitzungspapiere in digitaler Form. . 165

2. Projekte erfolgreich managen . . . 167

Legen Sie das Notizbuch an und binden Sie die Beteiligten ein . . . 167

Legen Sie die Infos aus Projekt-Meetings ab. . . 170

Verknüpfen Sie Projektinfos mit der Outlook- Aufgabenliste. . . 170

Schauen Sie sich die Änderungen anderer Bearbeiter an . . 173

3. Ressourcen clever verwalten. . . 175

Öffnen Sie den Ressourcen-Kalender . . . 176

Sehen und buchen Sie Ressourcen. . . 178

Vorteile der digitalen Ressourcenverwaltung. . . 180

Welche nützlichen Erkenntnisse gibt es?. . . 180

4. Von unterwegs aus arbeiten . . . 183

Nutzen Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten . . . 183

Profitieren Sie von den Möglichkeiten der Spracherkennung . . . 185

Nutzen Sie OfficeLens . . . 186

Greifen Sie auch von unterwegs auf OneDrive zu . . . 187

Tipps zum Weiterlesen. . . 188

Danke! . . . 189

Stichwortverzeichnis. . . 190

Impressum . . . 191

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Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen ^® -Workflow

Die vorhergehenden Kapitel haben Ihnen gezeigt, wie Sie mit E-Mails, Terminen, Aufgaben, offenen Vorgängen sowie Dateien umgehen. Die einzelnen Elemente können prima zusammen- spielen und Ihnen ein effizientes und erfolgreiches digitales Ar- beiten ermöglichen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir Ihnen gern anhand des digitalen Büro-Kaizen®-Workflows.

Eingang Verarbeitung Ablage

Posteingang

Alles beginnt mit dem Posteingang – der Ort, an dem möglichst alles gebündelt zu uns kommt. Die ausschließliche Funktion des Posteingangs ist dabei die Schnittstelle zur Außenwelt. Hier sehen wir, was neu hereingekommen ist. Auch wenn das mal viel ist – der Überblick hilft.

Verarbeitung

Viele Menschen verwenden den Posteingang als „running To‐

do‐list“. Doch sollen E‐Mails nicht gecheckt werden, um an- schließend im Posteingang liegen zu bleiben. Haben wir eine Mail geöffnet, sind wir deshalb schon beim Punkt Verarbeitung.

Verarbeiten heißt, einen der fünf Schritte zu gehen (s. S. 47ff.):

E‐Mail löschen E‐Mail weiterleiten E‐Mail archivieren E‐Mail erledigen E‐Mail terminieren

Das Löschen, Weiterleiten sowie Archivieren dauert in der Regel pro E-Mail deutlich weniger als eine Minute. Für das so-

Digitaler

Büro-Kaizen^®-Workflow

Weniger als eine Minute

Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn es nichts mehr hinzuzufügen gibt, sondern wenn man nichts

mehr weglassen kann.

Antoine de Saint-Exupéry

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So geht Büro heute! – Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter Teil I ·Der digitale Büro-Kaizen^®-Workflow

Wochenplanung der anstehenden Termine und Aufgaben Am Ende einer Arbeitswoche machen wir die Grobplanung für die kommende Woche. Der Aufwand dafür beträgt etwa zehn Minuten.

Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht liefert dabei eine nützliche Übersicht über die anstehenden Termine und Auf- gaben (s. S. 88f.). Wir sehen, wo Engpässe sind oder noch freie Zeit ist. So lässt sich erkennen, dass für bestimmte Tage bereits zu viel eingeplant ist. Schon im Vorfeld können wir jetzt entscheiden, welche Aufgaben wir auf später verschieben, um diese Engpässe etwas zu entschärfen.

Bei der Wochenplanung schauen wir auch unsere Ziele und die Liste unserer Ideen (s. S. 106f.) durch und reservieren für die Arbeit daran Zeitfenster. So ein Eintrag kann „Termin mit sich selbst“ heißen.

Wichtig: Bei einer gelungenen Wochenplanung ist am Ende nicht die gesamte Arbeitszeit verplant. Jeder benötigt unbedingt einen Puff er für die Überraschungen des Arbeitsalltags.

Grobplanung in zehn Minuten

Nützliche Übersicht

Ziele und Ideen

Puffer für Überraschungen fortige Erledigen von Mails haben wir uns die Zeitgrenze von

fünf Minuten gesetzt. Das heißt: Jede Mail, die wir in fünf Mi- nuten fi nal bearbeiten können, erledigen wir sofort. Mails, de- ren Bearbeitung länger dauert, werden terminiert, da die Tages- planung meist keine Zeit lässt, diese Dinge sofort zu er ledigen.

Geht es bei einer E‐Mail um einen Termin, dann wird sie in einen Termin umgewandelt (s. S. 66). Geht es um eine Aufgabe, dann wird eine Aufgabe daraus gemacht (s. S. 92).

Enthält eine E-Mail eine Information, die wir festhalten möch- ten, fragen wir uns zunächst, ob die Info zu einem Termin oder einer Aufgabe gehört. Ist dies der Fall, wird die Information (oder gleich die ganze Mail) kopiert und ins Notizfeld des zuge- hörigen Termins (s. S. 68) bzw. der Aufgabe (s. S. 96) gelegt.

Ist die Information komplexer, wird sie innerhalb von OneNote in das zugehörige Notizbuch in den passenden Abschnitt gelegt (s. S. 117).

Ablage

Enthält die E-Mail eine Datei, stellt sich die Frage, ob die Ablage bei uns selbst oder in einem Team-Ordner erfolgen soll (s. S.

144). Für die Antwort ist entscheidend, wer die Information alles benötigt. Sind Dateien für mehrere Personen im Unterneh- men relevant, müssen sie an einer Stelle abgelegt werden, auf die alle Beteiligten Zugriff haben – durch das Ablegen in One Drive und das Erteilen der nötigen Freigaben werden Doppelablagen vermieden (s. S. 146ff .).

Sind die eingetroff enen E‐Mails verarbeitet, haben wir wieder den Überblick, „was in der Pipeline ist“ – ein tolles Gefühl!

Termine und Aufgaben

Die Verwaltung bzw. Steuerung der Termine und Aufgaben erfolgt nicht durch den Posteingang und auch nicht durch den Kopf, sondern verlässlich mit dem Outlook-Kalender (s. S.

65ff .) sowie der Outlook-Aufgabenliste (s. S. 91ff .).

Termine und Aufgaben anlegen

Infos ins Notizfeld oder in OneNote

Wieder Überblick

Steuerung von Terminen und Aufgaben

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155 So geht Büro heute! – Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

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Tagesplanung der anstehenden Termine und Aufgaben Am Vorabend eines Arbeitstages nehmen wir uns fünf Minuten Zeit für die Tagesplanung. Jetzt geht es um die Feinplanung. Wir prüfen, nochmals, ob nicht zu viele Aufgaben für den Tag ein- getragen sind. Anschließend entscheiden wir: Mit welcher Auf- gabe fange ich am Morgen an? Was ist die zweite Aufgabe?

Wir legen also die Reihenfolge der Aufgaben fest. Das geht in Outlook einfach per „Drag & Drop“.

Bei der Tagesplanung gilt es, zwei Hauptprobleme zu meiden:

Der Umfang der Aufgaben wird falsch eingeschätzt – man plant sich zu viel pro Tag ein.

Die Priorität ist falsch – zuerst werden angenehme Aufgaben erledigt, statt mit den wichtigen Aufgaben zu beginnen.

Bei der normalen Tagesarbeit haben wir in der Outlook-Haupt- ansicht auf der rechten Seite die nächsten Termine und die nächsten Aufgaben eingeblendet. Das ist unser Management- Cockpit. Nach Abschluss einer Aufgabe löschen wir diese. Da- nach kommt dann die nächste Aufgabe auf der Liste dran.

Feinplanung in fünf Minuten

Zwei häufige Probleme

Outlook als Management-Cockpit

nach kommt dann die nächste Aufgabe auf der Liste dran.

Die nächsten Aufgaben

Die nächsten Termine

Teil I ·Der digitale Büro-Kaizen^®-Workflow

Am Anfang muss man sich daran gewöhnen, regelmäßig am Tag auf die Planungstools zu schauen. Da beide in der Haupt- ansicht eingeblendet sind, ist das leicht:

Kalender: Was sind die nächsten Termine heute?

Aufgabenliste: Was ist die nächste Aufgabe heute?

Kommen während des Tages neue Aufgaben dazu, werden diese unmittelbar in die Aufgabenliste übernommen. Weil neue Aufgaben gleich mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden, sind Wochenplanung und Tagesplanung später so rasch wie skizziert zu erledigen. Die Planung erfolgt im Prinzip laufend – beim Anlegen jeder Aufgabe schaut man, wann diese erledigt werden muss und wo noch freie Zeitfenster sind.

Nicht erledigte Aufgaben bekommen vor Feierabend gleich ein neues Fälligkeitsdatum. Bei Kunden sehen wir oft , dass sie nicht erledigte Aufgaben nicht neu terminieren. Dann werden sie rot und beim aktuellen Tag angezeigt. Sind irgendwann zu viele Aufgaben rot (=überfällig), fehlt der Überblick. Das ist ein Grund, warum viele wieder aufh ören, die Aufgabenliste konse- quent zu nutzen. Wenn nach unserer Systematik die Aufgaben- liste immer aktuell ist (und damit übersichtlich bleibt), funkti- oniert sie sehr gut.

Unsere Einladung an Sie

Unsere am Anfang des Buches erwähnte Studie (S. 27) zeigt:

Die Produktivitätseinbußen haben zugenommen und die Zahl der Überstunden ist weiter gestiegen. Die Mitarbeiter zahlen die Zeche der Digitalisierung. Es wird daher Zeit, dass wir lernen, von der Digitalisierung zu profi tieren und nicht länger unter ihr zu leiden!

Ob mit diesem Buch oder mit unseren Seminaren – wir wollen Menschen wie Sie unterstützen und fi t machen. Unsere Einla- dung lautet: Üben Sie den digitalen Büro-Kaizen®-Workfl ow ein und lernen Sie, souverän mit E-Mails, Terminen, Aufgaben, offenen Vorgängen sowie Dateien umzugehen. Wir kennen keinen besseren Schutz vor Zeit mangel, Planungschaos und Stress!

Eine Frage der Gewohnheit

Neue Aufgaben

Nicht erledigte Aufgaben

Download

nen, von der Digitalisierung zu profi tieren und nicht länger

Ob mit diesem Buch oder mit unseren Seminaren – wir wollen Menschen wie Sie unterstützen und fi t machen. Unsere Einla- dung lautet: Üben Sie den digitalen Büro-Kaizen®-Workfl ow ein E-Mails, Terminen, Aufgaben, of- umzugehen. Wir kennen keinen

Der Büro-Kaizen®-Workflow So meistern Sie Ihren Büroalltag

sich selbstbegrenzendes System:

schützt vor Überforderung

c Kurz Büro-Kaizen® GmbH Inhaltsverzeichnis temporär e Ablage

Aufgabenliste

Kalendereinträge

MODIMIDOFRSASO

Lesestapel Pufferzeit

en

Vorwoche Private TermineZiele Private Ziele

(Wochen-) Planung

Erfolg sichern durch konsequente Umsetzung MODIMIDOFRSASOWocheAufgaben

- Mitarbeiterordner - Abteilungsordner - Unternehmensordner - CRM-Software - Cloud - OneNote dauerhafte Ablage - Aufgabenliste Outlook - Aufgabenliste Lotus Notes - Excel-Liste - Cloud ...

temporäre Ablage

- Hängemappe - Ordner - Foliensichtbuch - Karton ...

dauerhafte Ablage - Hängemappen-Box - Kontierungs- ordner - Karton - Musterschrank ...

temporäre Ablage E-Mail

Posteingang Posteingang

Bearbeitungs-zeit

- ohne Termin:

- mit Termin:

MODIMIDOFRSASO

mehr als 5 Min.Aufgaben- liste Kalender- einträge - wegwerfen/löschen - weitergeben/weiterleiten - ablegen/archivieren - Lesestapel/Fundus - erledigen bis 5 Min.

Ablageort

Planung

erledigt noch offen/

zu tun

streichenCheck

Konzentrieren statt verzetteln Verarbeiten statt sichten

Suchzeiten unter einer Minute halten Papier-ablage DigitalerSpeicher Start

Papier-

kalender DigitalerKalender

Beim digitalen Büro- Kaizen^®-Workflow geht es lediglich um den digitalen Prozess. Arbeiten Sie mit Papier und Elektronik, finden Sie auch beim Büro-Kaizen^®- Workflow gute Tipps, etwa zu den Funktio nen des Post eingangs und der Ver- bindung der Wieder vorlage mit der Tages- und Wochen- planung. Ein gutes Zu- sammenspiel der Elemente spart Zeit und mindert Stress. Den Büro-Kaizen^®- Workflow finden Sie als Gratis-Download auf der Website zum Buch unter:

www.buero-kaizen.de/sgbh

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Jürgen Kurz, Marcel Miller