Im Homeoffice virtuell ZUSAMMENarbeiten: Wie mobiles Arbeiten erfolgreich funktioniert

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@ifaa_online

Im Homeoffice virtuell ZUSAMMENarbeiten: Wie mobiles

Arbeiten erfolgreich funktioniert

Dr. Ufuk Altun

14.04.2020

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Agenda

 Eine neue Qualität der Flexibilität

 Handlungsfelder

 Handlungsempfehlungen

 ifaa-Checkliste

 Resümee

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Eine neue Qualität der Flexibilität

Home-Office Arbeiten beim Kunden

Unterwegs Büro & Betrieb

Mobile Arbeit - Neue Qualität der

Flexibilität

16.04.2020 © ifaa– Im Homeoffice virtuell ZUSAMMENarbeiten: Wie mobiles Arbeiten erfolgreich funktioniert / Dr. Ufuk Altun 6

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• Beschäftigte

• Führungskräfte

• Kommunikation

• Organisation

Identifizierung der unternehmens- spezifischen Handlungsfelder und Ableitung von Maßnahmen

Gestaltung der Kommunikations-

strukturen und Regelung des

Kommunikations- verhaltens

Sensibilisierung und Qualifizierung der

Beschäftigten Sensibilisierung

und

Qualifizierung der Führungskräfte

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Telearbeit

Seit November 2016 mit der Novellierung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) legaldefiniert:

„Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“ (§ 2 Abs. 7 ArbStättV)

Begriffsbestimmung

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Mobile Arbeit

 ist gesetzlich nicht definiert und unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung,

 ist weder an das Büro noch an den häuslichen Arbeitsplatz gebunden,

 liegt vor, wenn die Beschäftigten neben ihren betrieblichen Arbeitsplätzen auch an anderen, nicht vorgeschriebenen Orten arbeiten,

 bedeutet insofern mehr als Telearbeit, da die Beschäftigten selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten,

 wird i. d. R. durch Tarifverträge, Haustarifverträge und/oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen geregelt.

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 Telearbeitsplätze und/oder mobile Arbeitsplätze sind keine rechtsfreie Räume. Die gesetzlichen Regelungen gelten auch für Telearbeit und mobile Arbeit.

 Das Arbeitsschutzgesetz und die Arbeitsstättenverordnung dienen der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten.

 Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung regelt die Sicherheit und den Gesundheitsschutz für die Arbeit an Bildschirmen.

 Das Arbeitszeitgesetz regelt neben der maximalen, täglichen Arbeitszeit u. a. auch die Dauer von Ruhepausen und Ruhezeiten sowie Arbeiten an Sonn- und Feiertagen.

 Die Beschäftigten sind über die gesetzliche Unfallversicherung versichert, wenn Telearbeit oder Mobile Arbeit als abhängige Beschäftigung ausgeübt werden.

 Das Bundesdatenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Rechtliche Aspekte

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 Es ist geklärt, für welche Tätigkeiten orts- und zeitflexible Arbeit möglich ist und welche Beschäftigtengruppen mobil arbeiten können.

 Rahmenbedingungen sind formuliert und verbindliche Absprachen getroffen.

 Antragstellung und Genehmigungsverfahren zur mobilen Arbeit sind geregelt (zum Beispiel »doppelte Freiwilligkeit«

 Störfaktoren für das Arbeiten außerhalb von Büros sind definiert und allen bekannt.

 Die Risiken mobiler Arbeit sind erörtert und kommuniziert.

 Die Gestaltung und Erfassung der Arbeitszeiten sind geregelt und allen bekannt.

Handlungsempfehlungen: Organisation

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 An- und Abwesenheitszeiten sind geregelt und planbar.

 Einheitliche Regeln für den Umgang mit E-Mails sind festgelegt (auch nach Feierabend und am Wochenende).

 Reaktionszeiten, innerhalb derer auf interne sowie externe E-Mails und Anrufe reagiert werden soll, sind festgelegt.

 Neben bestimmten festgelegten Terminen, an denen das Team zusammenkommen soll, empfehlen sich auch alternative digitale Instrumente für Videobesprechungen oder

Informationsaustausch, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und zu fördern.

Handlungsempfehlungen: Kommunikation

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 Die betrieblichen Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglichen den Beschäftigten zu unterschiedlichen Zeitpunkten und an verschiedenen Orten zu arbeiten und miteinander zu

kommunizieren.

 Der Zugang zu Dokumenten, Unterlagen, Datenbanken an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeitpunkten ist gewährleistet.

 Die datenschutzrechtlichen Anforderungen werden eingehalten.

 Personenbezogene sowie betriebliche Daten sind gesichert und vor Zugriffen unbefugter Dritter geschützt.

Handlungsempfehlungen: Kommunikation

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 Die Führungskräfte sind für die Thematik sensibilisiert.

 Der Schulungsbedarf für Führungskräfte zur Verbesserung des Führungs- und Kommunikationsverhaltens ist ermittelt.

 Es existieren Handlungshilfen für die Führungskräfte zur Organisation von Mobilarbeit.

 Den Beschäftigten werden Schulungen zur Organisation und Gestaltung von mobiler Arbeit angeboten.

 Die Eigenverantwortung und Selbstmanagementkompetenz der einzelnen Beschäftigten werden gefördert.

 Die Beschäftigten sind in den Gestaltungsprozess mobiler Arbeit einbezogen.

Handlungsempfehlungen: Führungskräfte und Beschäftigte

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Die Checkliste kann als PDF (zum Ausfüllen) unter folgendem Link heruntergeladen werden:

https://www.arbeitswissenschaft.net/downloads/checklisten

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“ Die Checkliste soll betrieblichen Akteuren helfen

 sich einen Überblick über die unterschiedlichen Handlungsfelder zu verschaffen und

 mögliche Gestaltungs- und Handlungsbedarfe im Unternehmen zu erkennen.

Die Checkliste dient ausschließlich als Selbstbewertungsinstrument und hat keinen verbindlichen Charakter.

Selbstbewertungsinstrument zur Standortbestimmung

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“

Resümee

Flexibles Arbeiten mit freier Zeit- und Ortswahl erfordert u. a. klare Strukturen, Vertrauenskultur, verbindliche Absprachen, Planbarkeit, Eigenverantwortung.

Pauschal formulierte Regeln werden seltener eine Antwort auf neue

Herausforderungen liefern. Erst durch das abgestimmte Zusammenspiel aller Komponenten ergibt sich die für das Unternehmen passende Flexibilität.

Die Lösung für das Unternehmen ist so individuell wie das Unternehmen selbst!

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@ifaa_online

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Dr. Ufuk Altun

Tel.: 0211 / 542263-41

E-Mail: u.altun@ifaa-mail.de