Zl. KA-07305/2010 BERICHT ÜBER DIE BELEGKONTROLLEN DER STADTGEMEINDE INNSBRUCK
II. QUARTAL 2010
Der gemeinderätliche Kontrollausschuss hat den ihm zugemittelten Bericht der Kontrollabteilung über die Belegkontrollen der Stadtge- meinde Innsbruck, II. Quartal 2010 vom 2.9.2010 eingehend behandelt und erstattet mit Datum vom 28.9.2010 dem Gemeinderat folgenden Bericht:
Der Bericht der Kontrollabteilung vom 2.9.2010, Zl. KA-07305/2010, ist allen Klubobleuten zugegangen; zusätzlich wird auf die Möglichkeit je- des Gemeinderates, den Bericht bei den Akten zum Gemeinderat oder in der Mag. Abteilung I, Kanzlei für Gemeinderat und Stadtsenat einzusehen, verwiesen.
1 Vorbemerkungen Prüfungskompetenz,
Prüfungsinhalt Von der Kontrollabteilung wird gem. § 74 Abs. 2 des Stadtrechtes der Landeshauptstadt Innsbruck 1975 jahresdurchgängig Einsicht in die bei der Stadtbuchhaltung befindlichen Einnahme- bzw. Auszahlungs- (allenfalls auch Berichtigungs-)anordnungen samt den dazugehörigen Belegen genommen. Weiters wirkten Vertreter der Kontrollabteilung an Haftbrieffreigaben vornehmlich im Baubereich mit. Im Rahmen dieser Kontrolle wird auf den effizienten Einsatz von öffentlichen Mitteln im Magistratsbereich nach den Kriterien der Wirtschaftlichkeit, Recht- mäßigkeit und Zweckmäßigkeit ein verstärktes Augenmerk gelegt.
Personenbezogene Bezeichnungen in diesem Bericht wurden aus Grün- den der Übersichtlichkeit und leichteren Lesbarkeit nur in einer Ge- schlechtsform formuliert und gelten gleichermaßen für Frauen und Männer.
Anhörungsverfahren Das gem. § 52 Abs. 2 der MGO festgelegte Anhörungsverfahren ist durchgeführt worden.
2 Einnahme- und Auszahlungsvorgänge Leistungszeitraum bei
Werkverträgen Bei zwei Abrechnungen von geleisteten Arbeiten auf Werkvertragsbasis für die Datenbank des Stadtarchivs - Stadtmuseums betreffend die Mo- nate Jänner und Feber 2010 stellte die Kontrollabteilung im Zuge der Durchsicht der Werkverträge fest, dass für beide Vereinbarungen ein Leistungszeitraum von 1.7.2008 bis 30.9.2008 festgelegt wurde und die Verträge mit Datum 1.7.2008 unterfertigt worden waren.
Auf die entsprechende Rückfrage der Kontrollabteilung teilte der zu- ständige Referent mit, dass die betreffende Arbeitnehmerin jährlich regelmäßig mit diversen Arbeiten beauftragt wird und in diesem Fall offenbar irrtümlich ein alter Werkvertrag herangezogen wurde.
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Die Kontrollabteilung hat mit dem Referenten des Stadtarchivs – Stadtmuseums vereinbart, bei Abschluss eines neuen Werkvertrages für das Jahr 2010 den Leistungszeitraum von 1.1. bis 31.12. festzule- gen. Zwischenzeitlich wurde der entsprechende Werkvertrag mit Datum 17.3.2010 unterfertigt und der Kontrollabteilung in Kopie übermittelt.
Im Zuge des Anhörungsverfahrens wurde erklärt, dass der „Zukauf“
von Spezialwissen oder das Auslagern von bestimmten Arbeiten dem Referat eine große Flexibilität ermögliche und andererseits dem Werk- vertragsnehmer Berufspraxis und Spezialisierungsmöglichkeiten bietet.
Im gegenständlichen Fall sei vergessen worden, zu Jahresbeginn einen neuen Werkvertrag abzuschließen.
Skonto Im Rahmen der Belegkontrolle wurde eine Rechnung des Amtes für Kultur betreffend die Lieferung eines HD-Reinigers an die Stadtbücherei behoben. Auf den zu zahlenden Betrag für die Ende März gelieferte Ware wäre Skonto gewährt worden. Die Rechnung wurde jedoch knapp einen Monat später zur Gänze bezahlt. Obwohl es sich um einen finan- ziell kleinen Betrag handelte, hätten bei zeitgerechter Bearbeitung Kos- ten gespart werden können. In der Stellungnahme des zuständigen Amtes wurde angeführt, dass die verspätete Bearbeitung aus einer Rechnungsneuausstellung durch die Lieferfirma resultierte, da die Ori- ginalrechnung bei der Lieferung nicht aufgefunden wurde.
Bekanntgabe des Emp- fängerkreises bzw. des Verwendungszweckes
Die Kontrollabteilung hat im Rahmen der lfd. Gebarungskontrolle eine an das Büro der Bürgermeisterin gerichtete Auszahlungsanordnung überprüft und dabei festgestellt, dass die der Auszahlungsanordnung zugrunde liegende Faktura zwar ordnungsgemäß mit einer Eingangs- bestätigung und dem Vermerk "Sachlich richtig" samt Unterschrift ver- sehen war, der Verwendungszweck bzw. Empfängerkreis jedoch nicht ersichtlich gemacht worden ist. Die Kontrollabteilung ersuchte daher um nachträgliche Bekanntgabe des Verwendungszweckes und empfahl aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz, künftig in jedem Fall den/die Empfänger/in bzw. den Verwendungszweck auf den Aus- gabenbelegen zu vermerken. In einer ersten Reaktion darauf hatte der Leiter des Büros der Bürgermeisterin der Kontrollabteilung die angefor- derten Daten übermittelt und zudem betont, dass er mit den zuständi- gen Bediensteten gesprochen und darauf gedrängt habe, dass künftig der/die Empfänger/in angeführt werden müsse. Im aktuellen Anhö- rungsverfahren bekräftigte nunmehr der Büroleiter der Bürgermeiste- rin, dass er mit allen Kolleginnen, die unter AOB BM00 buchen, das Gespräch gesucht und darauf hingewiesen habe, dass auf allen ent- sprechend in Frage kommenden Rechnungen der Empfängerkreis voll- ständig und korrekt vermerkt werde. Er teilte zudem mit, dass er ver- stärkt sein Augenmerk darauf legen bzw. prüfen werde, ob bzw. dass diese Anordnung durchgängig vollzogen wird.
Rechnung Schüleressen – falscher Empfänger (bei korrekter Bankver- bindung)
Die Kontrollabteilung bemängelte hinsichtlich zweier Auszahlungen des Amtes für Kinder- und Jugendbetreuung betreffend die Bezahlung von
„Schüleressen“ für städt. Schülerhorte und Kindergärten, dass auf den Auszahlungsanordnungen als Zahlungsempfänger fälschlich die ISD- Gastronomie Dienstleistungs GmbH anstelle der korrekten Innsbrucker Soziale Dienste GmbH (ISD) angeführt worden ist.
Wenngleich die konkreten Auszahlungen richtigerweise auf das Ge- schäftskonto der ISD vorgenommen worden sind, empfahl die Kontroll- abteilung, aus formalen Gründen künftig als Zahlungsempfänger auch die ISD auszuweisen und im städt. Buchhaltungsprogramm die bei der ISD-Gastronomie Dienstleistungs GmbH erfassten Kontodaten entspre- chend zu berichtigen. Das Amt für Kinder- und Jugendbetreuung teilte im Anhörungsverfahren dazu mit, dass der Empfehlung der Kontrollab- teilung Folge geleistet wurde.
Restaurantrechnung – Vermerk Zweck und Teilnehmerkreis
Beanstandet wurde eine Restaurantrechnung des Referates Stadtarchiv – Stadtmuseum des Amtes für Kultur in Höhe von brutto € 443,20, wo- bei aus den Rechnungsunterlagen weder die konkrete Veranstaltung noch der Teilnehmerkreis hervorging. Diese Informationen wurden der Kontrollabteilung auf deren Rückfrage nachträglich mitgeteilt und konn- te der Bezug zur Stadt Innsbruck somit nachgewiesen werden.
Die Kontrollabteilung empfahl aus Gründen der Transparenz und Nach- vollziehbarkeit, künftig jedenfalls den Vermerk von Zweck und Teil- nehmerkreis auf Konsumationsrechnungen anzugeben, was in der dazu abgegebenen Stellungnahme zugesagt worden ist.
Abrechnung und Verbu- chung von Park-und Mautgebühren
Die Prüfung einer Auszahlungsanordnung im Zusammenhang mit der Abrechnung von Park- und Mautgebühren im Rahmen von durchge- führten Dienstfahrten hat ergeben, dass auch zwei Belege vom Sep- tember und Oktober 2009 abgerechnet worden sind. Auch wenn es sich dabei um relativ kleine Beträge gehandelt hat, empfahl die Kon- trollabteilung, derartige Ausgaben analog den vom Amt für Personal- wesen herausgegebenen Richtlinien bis zum Ende des dritten Kalen- dermonats geltend zu machen.
In der Stellungnahme teilte die betroffene Dienststelle mit, dass die Beträge über das Jahr verteilt anfallen und im Einzelfall sehr gering wären. Zur Vereinfachung der Abrechnung werden mehrere Belege gesammelt und gemeinsam abgerechnet.
Darüber hinaus bemängelte die Kontrollabteilung, dass die Parkgebüh- ren für eine Tiefgarage auf der Vp. 1/050310-700000 – Mietzinse und die Mautgebühren zu Lasten der Vp. 1/050310-711000 – Öffentl. Ab- gaben-Gebühren gem. FAG gebucht worden sind und empfahl, für der- artige, im Zusammenhang mit einer Dienstfahrt stehende Ausgaben die dafür vorgesehene Vp. 1/050310-560000 – Reisegebühren heranzuzie- hen.
Die Umsetzung dieser Empfehlung wurde im Rahmen des Anhörungs- verfahrens zugesichert.
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3 Prüfungsfeststellungen im Zusammenhang mit Haftbrieffreigaben Im Zeitraum zwischen 1.4.2010 und 30.6.2010 wirkten Vertreter der Kontrollabteilung an 6 Haftbrieffreigaben mit. Die Haftbriefsumme be- lief sich dabei auf rd. € 70.600,00 und bezog sich auf ein Auftragsvo- lumen von rd. € 2.400.000,00. Bei den Amtshandlungen an Ort und Stelle wurde gleichzeitig die Gelegenheit wahrgenommen, bestehende städt. Objekte auf deren Funktion bzw. Zustand zu überprüfen und sonstige in diesem Zusammenhang stehende Missstände aufzuzeigen, soweit dafür eine Notwendigkeit bestand. Es bestand kein Anlass zu Feststellungen.
4 Vergabekontrollen Im Verlauf des II. Quartals 2010 wurden durch Mitarbeiter der Kon- trollabteilung stichprobenartig 9 Vergabevorgänge mit einem Gesamt- nettovergabevolumen von € 4.080.630,00 überprüft. Keiner der über- prüften Fälle gab Anlass zu einer Beanstandung nach dem BVergG 2006.
Beschluss des Kontrollausschusses vom 28.9.2010:
Beiliegender Bericht des Kontrollausschusses zu o.a. Bericht der Kon- trollabteilung wird dem Gemeinderat am 14.10.2010 zur Kenntnis gebracht.
Zl. KA-07305/2010
Betreff: Bericht der Kontrollabteilung
über die Prüfung der Belegkontrollen
der Stadtgemeinde Innsbruck, II. Quartal 2010
Beschluss des Kontrollausschusses vom 28.9.2010:
Beiliegender Bericht des Kontrollausschusses zu o.a. Bericht der Kontrollabteilung wird dem Gemeinderat am 14.10.2010 zur Kenntnis gebracht.
