Archiv "Arztbuchhaltung — kein Stiefkind mehr!: Zeit- und Kosteneinsparung durch Lose-Blatt-Buchhaltung" (02.12.1976)

DEUTSCHE S ÄRZTEBLATT

Heft 49 vom 2. Dezember 1976

Leserdienst

Hinweise -Anregungen

Arztbuchhaltung — kein Stiefkind mehr!

Zeit- und Kosteneinsparung durch Lose-Blatt-Buchhaltung

Horst Hoffmann

Häufig wird Geld zum Fenster hinausgeworfen, weil die Buchführung Mängel aufweist. Wie diese Mängel mit einer einfachen Lo- se-Blatt-Buchhaltung wirksam und mit geringen Kosten beseitigt wer- den können, zeigt der Beitrag am Beispiel einer Arztpraxis mit 20 Beschäftigten, Labor und einer vollständigen Einrichtung für Röntgen- und Radio-Isotopen-Diagnostik. Das auf Anregung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung in der Bundesrepublik Deutsch- land, Köln, von der Deutschen Treuhand-Unternehmensberatung GmbH, Frankfurt/Main, in dieser Praxis eingerichtete System hat sich sehr bewährt. Ein besonderer Vorzug wird darin gesehen, daß es sich gleichermaßen auch für mittlere und kleinere Arztpraxen eignet.

Auch für die Arztpraxis wird der Einsatz moderner Organisations- hilfen immer wichtiger. Zum Ein- satz gelangen in der Arztbuch- haltung einfache Aktenumschlä- ge ebenso wie immer häufi- ger perfekte Hängeregistraturen.

1. Ausgangssituation

Die Buchhaltung wurde als notwen- diges Übel in der Praxis mit erledigt.

Die Buchungsvorgänge wurden in Kladden festgehalten, wobei im we- sentlichen nur zwischen Ausgaben und Einnahmen unterschieden wurde. Eine Aufschlüsselung der steuerlich absetzbaren Betriebs- ausgaben erfolgte erst im nachhin- ein durch den Steuerberater bei An- fertigung der Steuererklärung. Hier- bei mußte der Steuerberater in Klein- arbeit die Unterlagen ordnen. Bei diesem Verfahren war die Gefahr nicht auszuschließen, daß steuer- liche Vergünstigungen nicht in An- spruch genommen wurden, weil teil- weise Vorgänge nicht mehr exakt zu- geordnet werden konnten.

Zur Änderung dieser Situation erteil- te der Arzt den Auftrag, für die Praxis eine Buchhaltung einzurichten, die

D so einfach und übersichtlich wie möglich aufgebaut ist, damit eine buchhalterisch nicht vorgebildete Kraft die erforderlichen Arbeiten mit geringem Zeitaufwand durchführen kann:

> von der Finanzverwaltung als

„ordnungsgemäße Buchführung"

zur Ermittlung des Gewinns nach §4, Abs. 3 EStG, anerkannt wird und die Voraussetzungen zur sofortigen Ab- schreibung geringwertiger Wirt- schaftsgüter erfüllt,

> alle notwendigen Informationen zur Kosten- und Ausgabenkontrolle für die Praxis enthält und die Anferti- gung von Steuererklärungen verein- facht.

2. Aufbau und Einrichtung der Buchhaltung

Den Rahmen für die funktionsge- rechte Einrichtung der Buchhaltung

310

311 108 Anteilige

Hauskosten

Versicherungen des Inventars 109

Aufwendungen für Praxisräume

101 [Miete

102 Strom. Gas, Wasser

103 [Heizung

106 Reparaturen und Installationen in

den Praxisräumen

2 Personal- aufwand

201 Gehaltsempfänger

202 [Lohnempfänger

203 [Vertreterkosten

Sonstige Praxis- aufwendungen

Abbildung 1: Plan der Betriebsausgaben nach Belegbuchhaltung Deutscher Ärzte-Verlag (modifizierte Form) 104 Reinigungsdienste und

Reinigungsmaterial

105 Einrichtungsgegenstände unter 800.— DM und

Reparaturen

Blumen für Wartezimmer.

Bewirtung Z. B

BETRIEBSAUSGABEN IN DER ARTZPRAXIS

Berufskleidung und -wäsche

306 Anschaffung v. Appar., Instrum. u. ähnl. unter

800.— DM sowie Reparaturen und Ersatzteile

r

307 Rechtsberatung. Arzneiregresse.

Buchführung und Steuerberatung

308

L

-

aterialbedarf Laboratorium

Materialbedarf Radiol., Orthop. u. ähnl. Leistungen

Berufshaftpflicht- versicherung

312 Fortbildungskosten.

Tagungen

313 Kammer- und Verbandsbeiträge

314 Verwaltungskosten der Kassenärztlichen Vereinigung 305

3 Aufwendungen f. d. laufenden

Praxisbetrieb

301 Telefon und Porto

Drucksachen.

Anzeigen.

Bürobedarf

303 Fachbücher und berufl. Warte-

zimmerlektüre

304 M

-

edikamente.

Verbandstoffe.

Gebühren für Fremdunter- suchungen

Kfz.- und Reiseaufwand

401 K

-

fz.-Steuer.

Versicherung.

Garage

Wagenpflege.

Reparaturen

403 [Betriebsstoffe

404 Benutzung sonstiger

Beförderungsmittel

Finanzierungs- aufwand

501 [Schuldzinsen

502 [Bankprovisionen

503 [Bankspesen 402

302

Leserdienst

Hinweise Anregungen

3198 Heft 49 vom 2. Dezember 1976 DEUTSCHES ÄRZTEBLATT

Buchhaltung mit gehefteten Belegen in Ordnern

Lose-Blatt-Buchhaltung in Hängeregistratur

1. Ordner aus Schrank holen

2. Ordner auf Schreibtisch le- gen und Platz nehmen am Arbeitsplatz

3. Ordner öffnen

4. Klemmechanik öffnen und Haltebügel umlegen

5. Den Platz suchen, an dem sich die entsprechende Kon- tokarte befindet

6. Die vor der gesuchten Kon- tokarte abgelegten anderen Kontokarten und Belege nach links auf den Deckel umlegen

7. Vornahme der Buchung auf der Kontokarte

8. Kontokarte nach links auf den Deckel umlegen 9. Beleg lochen

10. Aufreihstifte im Ordner öffnen

11. Beleg einlegen 12. Aufreihstifte schließen 13. Auf Deckel befindliche Kon-

tokarte und Belege zurück- legen

14. Klemmechanik schließen 15. Ordner schließen 16. Ordner wegstellen

1. Kontokarte aus Hängeregi- stratur im Schreibtisch ent- nehmen (direkter Griff auf ge- wünschtes Konto)

2. Buchung vornehmen

3. Kontokarte zurückstellen 4. Mit linker Hand Aktenum-

schlag mit Belegsammlung anheben

5. Beleg einlegen

6. Aktenumschlag loslassen

Abbildung 2: Arbeitsgänge bei der Buchung eines Vorganges nach Kontierung

Leserdienst Hinweise Anregungen Arztbuchhaltung

lieferte die vom Deutschen Ärz- te-Verlag, Köln-Lövenich herausge- gebene Belegbuchhaltung, deren Kontenplan und Formblätter nach ei- nigen Modifikationen gut verwendet werden konnten. Nach diesem Sy- stem werden die Betriebsausgaben in einer Arztpraxis in sechs Kostenar- ten eingeteilt:

Aufwendungen für Praxisräume;

Personalaufwand;

Aufwendungen für den laufenden Praxisbetrieb;

Kraftfahrzeug- und Reiseaufwand;

Finanzierungsaufwand und sonstige Praxisaufwendungen Auf der Basis dieser sechs Kostenar- ten werden Konten für alle Betriebs- ausgaben gebildet (Abbildung 1), auf denen alle die Praxis betreffenden Betriebsausgaben chronologisch fortlaufend gebucht werden. Für den Einnahmebereich kann auf die Bil- dung von Konten für die Einnahmen verzichtet werden, weil in der Arzt- praxis neben den Einnahmen aus ärztlicher Leistung nur wenige ande- re Einnahmearten möglich sind. Zur Buchung der Einnahmen genügt ein Einnahmen-Buch, in dem die Ein- nahmen chronologisch fortlaufend festgehalten werden. Für die ver- schiedenen Einnahmearten hat das Einnahme-Buch jeweils Spalten.

In der Praxis-Buchhaltung dürfen nur die praxisbezogenen Vorgänge erfaßt werden; alle Vorgänge, die ausschließlich den Privatbereich des Arztes betreffen, sind im Rahmen der Buchhaltung für die Praxis nicht zu erfassen. Damit Privatvorgänge und Praxisvorgänge nicht miteinander vermischt werden, ist es empfehlens- wert, für den Praxisbereich ein sepa- rates Bankkonto einzurichten.

Um die Buchhaltung übersichtlich und leicht zu praktizieren, wurde auf den herkömmlichen Aufbau mit der separaten Ablage der Belege in Ord- nern verzichtet. An Stelle dieses un- handlichen Verfahrens wurde für die Buchhaltung eine Hängeregistratur eingerichtet, die dem Arbeitsplatz di- rekt zugeordnet werden kann und in der Kontokarten und Belege so ein-

geordnet sind, daß eine kartei mäßige Übersicht gewährleistet wird. Für je- des im Kontenplan dargestellte Konto wurde eine Hängemappe an- gelegt. Die Hängemappen sind über- sichtlich mit Kontonummer und Kon- tobezeichnung bereitert. Zur besse- ren Unterscheidung der verschiede- nen Kostenarten sind die Beschrif- tungsschildchen in den Reitern ver- schiedenfarbig ausgebildet.

Die Grundausrüstung dieser Hänge- mappe besteht aus zwei einfachen Aktenumschlägen. Im ersten Akten- umschlag befindet sich die vorge- druckte Kontokarte (Abbildung 3), auf die die Betriebsausgaben ge- bucht werden. Der zweite Aktenum- schlag dient zur Sammlung der zu jeder Buchung gehörenden Belege in Lose-Blatt-Form. Ein Aktenum- schlag kann rund 50 Buchungsbele- ge (z. B. Eingangsrechnungen, Bele- ge für Porti usw.) aufnehmen; bei einem größeren Belegvolumen sind die Hängemappen mit mehreren Ak-

tenumschlägen für die Belegsamm- lung zu bestücken.

3. Warum Lose-Blatt-Buchhaltung?

Die Lose-Blatt-Buchhaltung ermög- licht eine Arbeitszeiteinsparung von etwa 50 Prozent gegenüber einer Buchhaltung mit abgehefteten Bele- gen in Ordnern, weil nur sechs an Stelle von 16 Arbeitsgängen bei der Buchung eines Vorganges erforder- lich sind (Abbildung 2, oben).

Aber ist die Belegbuchhaltung in ge- hefteter Form nicht sicherer als in Lose-Blatt-Form? Die Erfahrungen mit der Lose-Blatt-Buchhaltung ha- ben bewiesen, -daß diese Befürch- tung unbegründet ist. Die größte Ge- fahr, daß ein Beleg verlorengeht, ent- steht bei der Bearbeitung. Aber gera- de während der Bearbeitung sind die Belege auch bei der gehefteten Be- leg-Ablage noch nicht abgeheftet, sondern werden lose bearbeitet. Erst nach Beendigung der Bearbeitung

Konto 302: Drucksachen, Zei- tungsanzeigen, Bürobedarf

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Abbildung 3: Kontokarte Leserdienst

Hinweise • Anregungen Arztbuchhaltung

wird der Belag sorgfältig gelocht, ab- geheftet und in umständlich zu bedienenden Ordnern archiviert.

4. Organisatorischer Ablauf in der Buchhaltung

a) Buchung der Ausgaben

Alle die Praxis betreffenden Ausga- ben (= Betriebsausgaben) sind täg- lich auf den in Frage kommenden Konten chronologisch fortlaufend zu buchen. Buchungsdatum ist der Tag der Bezahlung (in der Regel der Tag, an dem die Überweisung ausge- schrieben und zur Bank gegeben wird). Die Buchungsbelege werden nach dem Ausschreiben der Über- weisung mit der Kontonummer des Betriebsausgaben-Kontos und einer ' --+Iaufenden Nummer versehen, die sich aus der Anzahl der Belege, die im laufenden Jahr bei dem betreffen- den Betriebsausgabe-Konto ange- fallen sind, ergibt. Ist beispielsweise eine Rechnung für Büromaterial be- zahlt worden, gehört der Beleg in die Hängemappe 302 und erhält — mög- lichst mit Rotstift—die in sich fortlau- fende Nummer (= Belegnummer) 302/1 oder 302/3 oder 302/67. Da- tum, Belegnummer und Zahlungsbe- trag werden in die Kontokarte, die sich in dem ersten Aktenumschlag befindet, eingetragen. Der Beleg wird nach der Buchung in dem zwei- ten Aktenumschlag lose nach der fortlaufenden Belegnummer abge- legt. Ein Buchungsvermerk auf dem Beleg erübrigt sich, weil durch die angebrachte Belegnummer der Tat- bestand der Buchung einschließlich Buchungsdatum dokumentiert ist.

Zur Kontrolle der Bankauszüge ist es sinnvoll, die Belegnummer zusätz- lich auf der Kopie der Überweisung zu vermerken, die beim Aussteller verbleibt. Die Überweisungskopien werden bis zum Eintreffen der Bank- auszüge in einem Pultordner gesam- melt. Nach der Kontrolle der Bank- auszüge sind die Überweisungsko- pien zusammen mit den Bankauszü- gen abzulegen. Durch den Vermerk der Belegnummer auf der Überwei- sungskopie wird der Zusammen- hang zwischen Bankauszug, Origi- nalbeleg und Konto nachvollziehbar

dargestellt. Zahlungen für Gegen- stände über 800 DM werden nicht auf den Konten als Betriebsausgaben gebucht, sondern in ein separates Inventarverzeichnis aufgenommen.

Aus dem Inventarverzeichnis ermit- teln die Steuerberater die als Be- triebsausgaben jährlich abzugsfähi- gen Abschreibungen und den Rest- wert der Gegenstände.

Zahlungen für Gegenstände unter 800 DM zuzüglich Mehrwertsteuer werden als Betriebsausgaben auf den Konten 105 (Einrichtungsgegen- stände) und 306 (Anschaffung von Apparaten, Instrumenten u. ä.) ge-

bucht. Sämtliche Eingangsrechnun- gen unter 800 DM werden mit einem Kontierungsstempel versehen und von dem entsprechenden Praxisbe- reich abgezeichnet (Rechnungsein- gangsprüfung), bevor sie gebucht und bezahlt werden.

Um einen Überblick über die Kosten- entwicklung in den einzelnen Praxis- bereichen zu erhalten, werden die direkt zuordnungsbaren Kosten, bei denen es sich im wesentlichen um Anschaffungen und Materialver- bräuche handelt, bereits in Form von Unterkonten in den einzelnen Kon- tengruppen separat erfaßt. Die Zuordnung ist aus dem Kontierungs- stempel ersichtlich.

b) Buchung der Einnahmen

Sämtliche Einnahmen werden chro- nologisch fortlaufend in ein Einnah- men-Buch eingetragen. Die Einnah- men sind mit Zahlungsdatum (der Gutschrift auf dem Bankkonto), Name und Anschrift des Zahlenden festzuhalten. Wichtig bei der Bu- chung der Einnahmen ist, daß bei den Abrechnungen der Kassenärztli- chen Vereinigung die Honorarforde- rung insgesamt vereinnahmt wird.

Die Abzüge der Abrechnungsstellen sind als Betriebsausgaben auf den Konten beziehungsweise als Son- derausgaben im Privatbereich des Arztes zu erfassen. Die Zusammen- stellung der Abschlagszahlungen und der noch zu verbuchende Hono- rarbetrag sind aus der Endabrech- nung der Kassenärztlichen Vereini- gung erkennbar; ebenso sind dort die Abzüge aufgeführt. Lediglich Ho- norarkürzungen der Kassenärztli- chen Vereinigung beziehungsweise Honorarnachlässe bei Privatpatien- ten sind von den Einnahmen, zu denen sie gehören, abzusetzen.

In der Arztpraxis unterscheidet man in der Regel drei Einnahmearten, die in separaten Spalten des Einnah- men-Buches zu erfassen sind:

I> Einnahmen aus der Tätigkeit als Arzt. Diese Einnahmen sind umsatz- steuerfrei.

> Einnahmen aus schriftstelleri- scher Tätigkeit, Lehrtätigkeit, Vorträ- gen, Honorare und Beiratsvergütun- gen. Diese Einnahmen sind umsatz- steuerpflichtig.

> Einnahmen aus Hilfsgeschäften.

Umsatzsteuerpflichtige Hilfsge- schäfte sind etwa Verkauf von Pra- xisgegenständen, Entnahme von Medikamenten für den Eigenbedarf, Fremdnutzung des Laboratoriums u. ä.

Die Buchung der Einnahmen ist rela- tiv einfach und problemlos.

5. Privatbereich

Für den Privatbereich des Arztes wurde eine Hängemappe mit drei Un- terteilungen angelegt, in der folgen- de Privatausgaben zu erfassen sind:

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Leserdienst Hinweise • Anregungen Arztbuchhaltung

• Sonderausgaben wie Prämien und Beiträge für Versicherungen (Kranken-, Zusatz-, Lebensversiche- rung, Ärzteversorgung, Tagegeld;

• Sonderausgaben wie Spenden und Beiträge (z. B. Innere Mission, Caritas, Diakonie, politische Parteien usw.);

• Einkommen-, Vermögen-, Kir- chensteuer, Voraus- beziehungswei- se Nachzahlungen, Ergänzungsab- gabe.

Um den Privatbereich eindeutig von der Praxis abzugrenzen, ist es sinn- voll, für den Privatbereich ein sepa- rates Bankkonto einzurichten, über das alle Privatzahlungen abgewik- kelt werden.

6. Jahresabschluß

Die Erstellung des Jahresabschlus- ses und die Einarbeitung der erfor- derlichen Daten in die Einkommen- steuer-Erklärung ist völlig pro- blemlos, weil durch die Bildung der Bereiche „Praxis" und „Privat" so- wie durch die Gliederung innerhalb der Bereiche die Daten kontinuier- lich nach den für den Jahresab- schluß erforderlichen Kriterien auf- bereitet werden. Für die Praxis wer- den die nicht direkt den Praxisberei- chen zuordnungsbaren Aufwendun- gen am Jahresende nach einem Schlüssel (u. a. personelle Beset- zung des Bereiches, Quadratmeter Praxisfläche) auf die Bereiche „um- gelegt", um einen Überblick über die bereichsbezogene Kostenentwick- lung zu erhalten.

Den Aufwendungen nach Praxisbe- reichen werden ebenfalls am Jahres- ende die Einnahmen gegenüberge- stellt, deren Aufteilung sich aus den Abrechnungen der Kassenärztlichen Vereinigung (bzw. der Privatrech- nung) ergibt.

7. Sonstige Hilfsmittel für die Buchhaltung Arbeitsplatz

Die Buchhaltung wird von einer Sprechstundenhilfe erledigt. Als Ar- beitsplatz für diese Sprechstunden-

hilfe wurde ein handelsüblicher Or- ganisationsschreibtisch eingesetzt.

Der Arbeitsplatz ist arbeitsphysiolo- gisch optimal gestaltet und gestattet die Unterbringung aller Arbeitsun- terlagen im direkten Sicht- und Griff- bereich der Bearbeiterin.

Die gesamte Praxisbuchhaltung ist in einem voll ausziehbaren Hängere- gistraturzug übersichtlich im Schreibtisch untergebracht. Durch die karteimäßige Anordnung der Kontokarten und Buchungsbelege in Hängemappen wird für die Bearbei- tung jeweils nur die gerade benötigte Unterlage gezogen und anschlie- ßend sofort wieder abgestellt, ohne daß die Bearbeiterin aufstehen muß, um in Schränken oder sonstigen Mö- beln entfernt untergebrachte Unter- lagen zu holen, zu bearbeiten und wieder wegzubringen.

Alternativ kann die Praxisbuchhal- tung in einer kleinen Arztpraxis auch in einem Hängeregistraturkorb un- tergebracht werden, der dem Ar- beitsplatz der Sprechstundenhilfe bei Bedarf zugeordnet wird.

Altablage (Archivierung)

Am Jahresende sind die Aktenum- schläge mit den Kontokarten und den Belegen aus den Hängemappen zu entnehmen und in C-4-Umschlä- ge (große Briefumschläge) einzutü- ten. Die Umschläge sind hierbei mit der Bezeichnung des Kontos, der Kontonummer und dem Buchungs- jahr zu beschriften. Die Umschläge werden in entsprechend beschrifte- ten einfachen Archivschachteln jahr- gangsweise über einen vom Steuer- berater festzulegenden Zeitraum aufbewahrt. Die nun frei gewordene Hängeregistratur steht damit für die Aufnahme des nächsten laufenden Buchungsjahrgangs zur Verfügung, ohne daß eine aufwendige Neuein- richtung erforderlich wird.

Überwachung der Privatrechnungen Die Kopien der Privatrechnungen werden in einem Ordner „unbezahlte Rechnungen" abgelegt. Nach Zah- lungseingang werden die Rech- nungskopien diesem Ordner ent-

nommen und in einen Ordner „be- zahlte Rechnungen" umsortiert.

Der Ordner „unbezahlte Rechnun- gen" wird in einem Rhythmus von etwa vier Wochen durchgesehen mit dem Ziel, säumige Zahler zu mahnen.

Für die verschiedenen Mahnungen (erste, zweite und gegebenenfalls dritte Mahnung) werden vorgedruck- te Schreiben verwendet.

8. Erfahrungen

Sechs Monate nach Einrichtung der Buchhaltung berichtete der Arzt über durchweg positive Erfahrungen mit dem neuen System. Für ihn wa- ren folgende Vorzüge maßgeblich:

> Er selbst und die Sprechstunden- hilfe haben sich schnell mit dem neuen System zurechtgefunden.

> Die Buchungsarbeit stellt keine zeitliche Belastung mehr dar und ist viel übersichtlicher geworden.

• Belege, die früher lange gesucht werden mußten, werden schnell und mühelos gefunden.

> Das Bankkonto kann täglich ab- gestimmt werden. Dadurch wird es möglich, kurzfristig Gelder zinsgün- stig anzulegen.

I> Die Kontenführung erlaubt eine einfache und wirksame Kosten- und Ausgabenkontrolle. Die Kontrolle der Kontokarten ergab, daß laufend Labor- und Röntgenmaterial in klei- neren Mengen gekauft wurde. Durch Zusammenfassung dieses Bedarfs zu größeren Bestellmengen konnten mit den Lieferanten Mengenrabatte ausgehandelt werden.

• Es besteht künftig keine Gefahr mehr, daß Steuervergünstigungen verlorengehen, nur weil die Vorgän- ge nicht mehr konstruierbar sind.

> Der besondere Vorzug dieses ein- fachen und übersichtlichen Systems ist darin zu sehen, daß es sich glei- chermaßen für große und kleine Arzt- praxen eignet.

Anschrift des Verfassers:

Horst Hoffmann Gießener Straße 163 6300 Gießen