Buchhaltung und MWST

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Buchhaltung und MWST

Korrekte und vollständige Erfassung ist ein Muss

Inhaltsverzeichnis

 Buchführung aus Sicht der MWSt

 Anforderungen bezüglich Aufzeichnungspflicht, Belegnachweis und Belegaufbewahrung

 Ermittlung und Buchung von Vorsteuerkorrekturen und - kürzungen

 Bezugsteuer im Zusammenhang mit der Gesetzesrevision

 Prüfspur

 MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

 Anhang

 A: Abrechnungsformulare

 B: Beispiel einer Umsatz- und Vorsteuerabstimmung (Finalisierung)

 C: MWSt-Checkliste für den Geschäftsabschluss

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Buchführung aus Sicht der MWSt

 Voraussetzung für die korrekte Erfassung der MWSt ist eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung (Konten, Codes, Journale usw.)

 Daraus ersichtlich: Steuerpflicht, Umsätze, Bezugsteuer, Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen)

 Unkorrekte und/oder unvollständige Verbuchung führt zu fehlerhaften MWSt-Abrechnungen und schlechten Kennzahlen

 Mangelhaft geführte Buchhaltung sowie fehlende Belege /

Unterlagen können zu einer annäherungsweise Ermittlung der MWSt führen

 MWSt stellt in der Buchhaltung einen durchlaufenden Posten dar

 Leistungen = Umsätze, Weiterbelastungen von Aufwendungen, Verkäufe von Betriebsmitteln, Liegenschaftserträge, übrige neutrale Erträge usw.

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Buchführung aus Sicht der MWSt

 Vorauszahlungen abrechnen (MWSt-Code)

 Verrechnungen sind brutto zu verbuchen und abzurechnen

 Überprüfung ob MWSt-Zahlen korrekt aus der Buchhaltung entnommen wurden = Finalisierung (Umsatzabstimmung, Vorsteuerabstimmung, Vorsteuerplausibilitätskontrolle) (Anhang B)

 Ermittelte Zahlen mit Vorjahren vergleichen

 Stichprobenweise Überprüfung von Themenbereichen aus der MWSt-Checkliste für den Geschäftsabschluss

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Buchführung aus Sicht der MWSt

 Liegenschaftsaufzeichnungen (z.B. separate Konten oder Listen / Anlagedateien ausserhalb der Buchhaltung usw.):

 Anschaffungswert der Immobilien;

 Wertberichtigung auf Immobilien;

 Wertvermehrende Aufwendungen (inkl. Grossrenovationen);

 Werterhaltende Aufwendungen;

 Nebenkosten.

Ausblick:

 Voraussichtlich können ab 2019 resp. 2020 die Abrechnungen nur noch online eingereicht werden

 Abklärung beim Softwarelieferanten betreffend Schnittstelle für die Übertragung der Buchhaltungsdaten

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Anforderungen bezüglich Aufzeichnungspflicht, Belegnachweis und Belegaufbewahrung

 Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden

 Sie haben die gleiche Beweiskraft

 Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, weil die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und

Rechnungslegung für alle Arten von Buchungsbelegen gelten

 Sie müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt

 Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit kann dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Art.

957a Abs. 2 OR eingehalten sind

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Für den Vorsteuerabzug sind somit folgende Voraussetzungen notwendig:

 Originalbeleg gemäss Art. 26 MWStG oder andere Nachweise (freie Beweiswürdigung);

 Papier- und papierlose Belege sind beim Einbuchen zu prüfen auf: Ursprung, Unverändertheit, Wahrheit;

 Prozesse müssen dokumentiert sein (Visum, Protokolle usw.);

 die fakturierte Leistung muss verbucht und bezahlt sein;

 effektive Abrechnungsmethode (beim Leistungsempfänger);

 Verwendungszweck für unternehmerische zum Vorsteuerabzug berechtigte Leistungen;

 Prüfspur muss gewährleistet sein.

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Aufbewahrungsdauer:

 Geschäftsbücher und Belege: 10 Jahren;

 Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen: 20 Jahre zuzüglich Verjährungsfrist;

 Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen im Zusammenhang mit der Margenbesteuerung beim Verkauf von

Sammlerstücken: die Unterlagen vom Ankaufszeitpunkt sind bis zur Verjährung der mit Margenbesteuerung ermittelten Steuerforderungen aufzubewahren

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Schlussbemerkungen:

 Protokollierung von Prozessen wird immer wichtiger

 Wenn immer möglich, sollten Originalbelege oder elektronisch signierte Belege vorhanden sein, weil es sich um eindeutige Beweismittel handelt und als Nachweis den administrativ geringsten Aufwand verursacht. Zudem muss berücksichtigt werden, dass eine Kontrolle der ESTV auch erst in 5 Jahren erfolgen kann und niemand die Verwaltungspraxis der ESTV zum Zeitpunkt der Kontrolle kennt

Nachkontrolle der Auswirkungen der Steuersatzreduktion per 01.01.2018 mittels Checkliste

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Ermittlung und Buchung von

Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen

Den Berechnungen für Vorsteuerkorrekturen bzw. -kürzungen müssen sachgerechte Schlüssel zu Grunde liegen bei:

 Vorsteuerkorrektur bei gemischter Verwendung;

 Nutzungsänderungen (Zeitwert)

3-Topf-Methode

Topf A Topf B Topf C

die der unternehmerischen, zum Vorsteuerabzug berechtigenden Tätigkeiten direkt

zuordenbaren Vorsteuern

die der nicht- unternehmerischen Tätigkeiten und der unternehmerischen,

nicht zum Vorsteuerabzug berechtigenden Tätigkeiten direkt

zuordenbaren Vorsteuern

die sowohl zur Erzielung von Leistungen im Topf A als auch von Leistungen

im Topf B anfallenden Vorsteuern führen zu einer Vorsteuerkorrektur

voller Vorsteuerabzug kein Vorsteuerabzug gemischte Verwendung teilweiser Vorsteuerabzug

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Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen Nutzungsänderungen

zum Zeitwert (Art. 31 und 32 MWStG) Abschreibungen:

 bewegliche Gegenstände und Dienstleistungen: 20% pro Jahr

 unbewegliche Gegenstände: 5% pro Jahr

 sofern in Gebrauch genommen

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Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen

Per 01.01.2018 können bei vorhandenen individualisierbaren beweglichen Gegenständen für den zum Vorsteuerabzug

berechtigenden Bereich (z.B. Betriebsmittel), die zwischen 2014 und 2017 ohne offenen MWSt-Ausweis eingekauft wurden, die Einlageentsteuerung (Abzug fiktiver Vorsteuern) ebenfalls

geltend gemacht werden (MI 09, Ziff. 7.3.5). Art. 63 MWStV ist zu beachten.

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Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen Ermittlung Topf C (Art. 65 -68 MWStV; MI 09, Ziff. 4.5):

 nach dem effektiven Verwendungszweck

 anhand von Pauschalmethoden (0,02%, 0,07%, 1,0%)

 gestützt auf eigene Berechnungen

 Pauschalvariante «Umsatzschlüssel»

 Pauschalvariante «Teilzuordnung der Vorsteuer»

 Pauschalvariante «Einheit der Leistung»

Problematik

Bei späteren Nutzungsänderungen müssen lückenlose Nachweise vorhanden sein

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Bezugsteuer im Zusammenhang mit der Gesetzesrevision

Dienstleistungen unterliegen der Bezugsteuer, sofern die folgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (MI 14, Ziff. 2.1.1):

 sie unterliegen dem Empfängerortsprinzip nach Art. 8 Abs. 1 MWStG;

 der Ort der Leistungserbringung liegt im Inland;

 sie sind nicht von der Steuer ausgenommen oder von der Steuer befreit;

 der Dienstleistungserbringer ist ein Unternehmen mit Sitz im Ausland, das nicht im MWSt-Register eingetragen ist;

 es handelt sich nicht um Telekommunikations- oder elektronische Dienstleistungen an nicht steuerpflichtige Empfänger.

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Der Bezugsteuer unterliegen alle Lieferungen von unbeweglichen Gegenständen (MI 14, Ziff. 2.3.1):

 die im Inland erbracht werden;

 deren Entgelt nicht nach Art. 54 Abs. 1 Bst. b MWStG als Bemessungsgrundlage für die Einfuhrsteuer dient;

 die weder von der Steuer ausgenommen noch befreit sind;

 die von einem Unternehmen mit Sitz im Ausland erbracht werden, das nicht im MWSt-Register eingetragen ist; und

 die nicht zum Gebrauch oder zur Nutzung überlassen werden.

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Leistungsempfänger kann eine allfällige abgerechnete Bezugsteuer rückwirkend korrigieren, wenn

 der Leistungserbringer mit Sitz im Ausland rückwirkend im MWSt-Register eingetragen wird; und

 der Leistungsempfänger keinen Nachweis für die deklarierte Bezugsteuer erbringen musste

Rückwirkende Korrektur nur sinnvoll, wenn der

Leistungsempfänger keinen oder nur einen teilweisen

Vorsteuerabzug vornehmen konnte (Verwaltungspraxis der ESTV beachten)

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Prüfspur

 Geschäftsfälle müssen mittels Prüfspur nachvollzogen werden können, damit diese einer MWSt-Revision genügen

 Unter Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWSt-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung

 Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein

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Prüfspur

Eine Prüfspur verlangt:

 einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen;

 Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken;

 eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege

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MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

Unterlagen für eine MWSt-Kontrolle

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MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung:

 Kontrolle baut auf den Geschäftsbüchern auf

 Kennzahlenermittlungen und Kennzahlenvergleiche

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MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

Prüfung der entgeltlichen Leistungen:

 Sichtung der an die Kunden ausgestellten Belege (z.B. Rechnungen, Quittungen und Kassabons), worin die Leistungen (Lieferungen von Gegenständen und/oder erbrachte Dienstleistungen) umschrieben sein müssen

 Erbrachte Leistungen werden den entsprechenden Steuersätzen (Normalsatz, Sondersatz, reduzierter Satz, befreit, ausgenommen, Nichtumsatz im Sinne der MWSt) zugeordnet

 Leistungserbringung ab 01.01.2018 = tieferer Steuersatz

 Kein Rechnungshinweis: «Rechnungsbetrag inkl. MWSt» / «Total inkl.

MWSt»

 Anpassung der Dauerverträge (Miet- und Leasingverträge) per 01.01.2018 auf die neuen Steuersätze

 Belege werden mit den Eintragungen im Hauptbuchkonti, im Umsatzregister oder in anderen Aufzeichnungen verglichen

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MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

Prüfung Vorsteuern:

 Stimmen die Vorsteuerabzüge

 Liegen die entsprechenden Belege vor

 Wurde eine erforderliche Vorsteuerkorrektur bzw. -kürzung korrekt abgerechnet (sachgerechter Schlüssel)

 Kontrolle der Bezugsteuer unterliegende Sachverhalte

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MWSt-Kontrolle aus buchhalterischer Sicht

Prüfung besonderer Steuertatbestände (nicht abschliessend):

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ANHANG A: Abrechnungsformular

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ANHANG A: Berichtigungsabrechnungsformular

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ANHANG B: Beispiel einer Umsatz- und Vorsteuerabstimmung (Finalisierung)

Skript Seite 18 - 22

 Umsatzabstimmung

 Vorsteuerabstimmung

 Plausibilitätskontrolle Vorsteuern

 Plausibilitätskontrolle MWSt-Abrechnung, z.B.:

 Veränderung in Ziff. 205 (Option) und/oder Ziff. 230 (Abzug von der Steuer ausgenommene Inlandleistungen) weisen auf

Nutzungsänderungen hin (Ziff. 410 (Einlageentsteuerung) resp. Ziff.

415 (Eigenverbrauch));

 Beträge in Ziff. 900 (z.B. Subventionen) weisen auf eine Vorsteuerkürzung (Ziff. 420) hin;

 Beträge in Ziff. 220 (Abzug Exporte) müssen mit Ausfuhrnachweisen dokumentiert sein;

 Beträge in Ziff. 221 (Abzug Leistungen im Ausland) verlangen eine Abklärung der Steuerpflicht im Ausland

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ANHANG C: MWSt-Checkliste für den Geschäftsabschluss

Skript Seite 23 - 33

Eine stichprobenweise Überprüfung von Themenbereichen aus der MWSt-Checkliste für den Geschäftsabschluss zeigt auf, ob die Buchführung aus MWSt-Sicht korrekt erfolgte

Es empfiehlt sich, jedes Jahr 3 – 5 Themenbereiche zu prüfen

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Buchhaltung und Mehrwertsteuer – korrekte und vollständige Erfassung ist ein Muss

korrekt und vollständig erfasst???

Danke für die Aufmerksamkeit Benno Frei

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