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Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen für die Nutzung des
Videokonferenzsystems „TeamViewer Meeting“
Stand: 17.02.2021
Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen
Seit dem 25.05.2018 gilt unmittelbar die europäische Datenschutzgrundverordnung. In diesem Zu- sammenhang sind besondere Informationspflichten zu berücksichtigen (Art. 13, 14 DSGVO).
Wir informieren Sie hiermit über die zur Nutzung von TeamViewer Meeting (nachfolgend TVM) erfor- derliche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Unfallkasse Nordrhein-Westfalen Moskauer Str. 18
40227 Düsseldorf Tel.: 0211/9024-0
E-Mail: info@unfallkasse-nrw.de
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
Unfallkasse Nordrhein-Westfalen Datenschutz
Moskauer Str. 18 40227 Düsseldorf Tel: 0211/9024-1475
E-Mail: datenschutz@unfallkasse-nrw.de
II. Was ist der Zweck der Verarbeitung?
TVM soll als Hilfsmittel der verwaltungsinternen Kommunikation, der Kommunikation mit Mit- gliedsunternehmen und ggf. sonstigen externen Stellen eingesetzt werden. Daher stellen wir Ihnen nachfolgend Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusam- menhang mit der Nutzung von TVM bereit. Die nachfolgenden Ausführungen gelten für die Unfallkasse NRW und deren Beschäftigte, externe Teilnehmer, die von Beschäftigten der Un- fallkasse NRW zu einer TVM Besprechung eingeladen werden sowie Dritte, deren personen- bezogene Daten von Beschäftigten der Unfallkasse NRW in einer Kommunikationsverbindung weitergegeben werden.
TVM wird von der TeamViewer Germany GmbH (nachfolgend TeamViewer) als SaaS (Soft- ware as a service) betrieben. Das bedeutet, dass alle im Zusammenhang mit der Nutzung von TVM durchgeführten Datenverarbeitungen durch TeamViewer erfolgen. TeamViewer wird da- bei als sogenannter Auftragsverarbeiter für die Unfallkasse NRW tätig.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen TVM als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen zur Verfügung stellen zu können.
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Dies erfasst im Wesentlichen die Verarbeitung der übertragenen Inhalte, das Management der Inhalte des Benutzerkontos sowie der über TVM durchgeführten Meetings. Bei der Nutzung von TVM führt TeamViewer die folgenden Verarbeitungen durch:
- Verarbeitung der Daten im Benutzerkonto, insbesondere Speicherung und Zugänglichma- chung der Daten für andere Benutzer im Rahmen einer Verbindung, z.B. Name, Kontakte, E-Mail-Adresse, Profilbild sowie Inhaltsdaten der Verbindungen, z.B. Chat.
- Verarbeitung von Kontakten, die im Adressbuch des Benutzers gespeichert sind, um Mee- tings zu organisieren, z.B. Verbinden von Einladungen, Outlook-Integration.
- Verarbeitung von Daten im Rahmen der Sitzungsplanung (z.B. Startzeit, Sitzungsthema, Teilnehmer, Sitzungs-ID).
- Übertragung der vom jeweiligen Benutzer eingegebenen Inhaltsdaten an andere Benutzer innerhalb eines Meetings (Bild und Ton sowie mögliche Übertragung der Daten und Da- teien).
- Speicherung von Logdaten der Verbindung lokal beim Benutzer (gemäß den Einstellun- gen des Benutzers), wobei solche Aufzeichnungen immer auf dem Gerät des Benutzers gespeichert werden.
- Erstellung und Speicherung von Konferenzaufzeichnungen (je nach Benutzereinstellun- gen), wobei solche Aufzeichnungen immer auf dem Gerät des Benutzers gespeichert werden.
III. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von TVM Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von TVM für die Erfüllung ei- nes Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorver- traglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit.
b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von TVM zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Unfallkasse NRW unterliegt, dient Art. 6 Abs.
1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von TVM für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Unfallkasse NRW übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
IV. Welche Daten werden verarbeitet?
Wenn Sie den von der Unfallkasse NRW angebotenen Dienst TVM für die Durchführung von Video-Konferenzen nutzen, verarbeitet TeamViewer als Auftragsverarbeiter der Unfallkasse NRW von Ihnen folgende Daten:
1. Inhaltsdaten, die während einer Verbindung zwischen TeamViewer-Clients ausgetauscht werden, z.B. Video- und Audiostream (Bildschirmansichten und Benutzerkamera), über- tragene Dateien, Textchat.
2. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Benutzerkontoverwaltung und -administration, z.B. Speichern und Freigeben von Benutzerprofilen, Kontodaten, Adress- buch, Kontaktinformationen, Chatverlauf, Dateianhänge.
3. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung und dem Management des Firmenprofils, z.B. Firmenprofil, Firmenrichtlinie, Zuordnungen zu Benutzerkonten, Verwaltung des Benutzerzugangs, Verbindungsberichte.
4. Personenbezogene Daten, die in Konferenzaufzeichnungen enthalten sind, die (nur) lokal auf dem Gerät des Benutzers gespeichert sind.
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5. Lokal auf dem Gerät des Benutzers gespeicherte Verbindungsdaten (Log-Dateien, txt- Dateien mit den Verbindungen).
6. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Planung von Besprechungen und der Outlook-Integration (z.B. Uhrzeit und Datum von Besprechungen, Teilnehmer, u.s.w.) sowie Besprechungsberichte mit Details zu den jeweiligen Besprechungen (z.B. Anzeige- name des Teilnehmers und Eintrittszeit).
7. Benutzerkontoinformationen (TeamViewer-ID, Benutzername, IP-Adresse, Profilbild, Spracheinstellungen, Meeting-ID, Telefonnummer, Standort, Passwort)
8. Push-Benachrichtigungen, wie von den Benutzern initiiert.
9. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Mailing-Dienste verarbeitet werden (z.B.
Benachrichtigungs-, Aktualisierungs- und Reporting-Paramenter, wie vom Kunden defi- niert)
10. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Zurücksetzen von Passwör- tern verarbeitet werden (z.B. Hosting-Service zum Zurücksetzen von Konten, E-Mail mit Rücksetzungslink, Zuweisung des neuen Passwortes zum Konto) sowie sog. Trusted De- vice Management (z.B. E-Mail-Benachrichtigung zur Verhinderung des Missbrauchs eines Gerätes für den Login).
V. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?
Ihre bei der Nutzung von TVM erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der Unfallkasse NRW weitergegeben:
Empfänger innerhalb der Unfallkasse NRW:
IT-Koordinatoren der Unfallkasse NRW (nur im Rahmen der Einrichtung des Benutzerkon- tos für Beschäftigte der Unfallkasse NRW)
Empfänger außerhalb der Unfallkasse NRW:
TeamViewer
VI. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation über- mittelt?
TeamViewer wird personenbezogene Daten, die im Rahmen dieses AVVs verarbeitet werden, in ein Land außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 3 DS-GVO besteht („unsicherer Drittstaat“), grundsätzlich nur übermitteln, sofern:
a) der Kunde bzw. der Nutzer des Kunden TeamViewer eine Weisung zu einer solchen Übermittlung erteilt, z.B. durch die Aufforderung, eine Verbindung mit einem Endpunkt herzustellen, der in einem unsicheren Drittstaat liegt (wobei in solchen Fällen der Kunde dafür verantwortlich ist zu gewährleisten, dass die Datenübermittlung im Ein- klang mit Art. 44 ff. DS-GVO erfolgt), oder
b) TeamViewer nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats, dem TeamViewer unterliegt, dazu verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt TeamViewer dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen In- teresses verbietet.
TeamViewer kann Unterauftragsverarbeiter in einem Drittstaat zur Verarbeitung personenbe- zogener Daten nur einsetzen, soweit die Voraussetzungen des Art. 44 DS-GVO erfüllt sind.
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VII. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von TVM verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wur- den, benötigt werden.
Meeting-Inhaltsdaten werden nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Es finden somit keine Video- oder Tonaufnahmen durch die Unfallkasse NRW oder TeamViewer statt.
Wir bitten die Teilnehmenden in Hinblick auf die geltende Rechtslage ebenfalls keine Video- oder Tonaufnahmen anzufertigen.
Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solan- ge gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
VIII. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie be- treffen und die wir verarbeiten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie auch das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verar- beitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sein. Anfragen können Sie formlos über die oben genannten Kontaktdaten gegenüber der Unfallkasse Nordrhein- Westfalen erklären.
Soweit die Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung vorgenommen wurde, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Allerdings gilt der Widerruf Ihrer Einwilligung nur für die Zu- kunft und nicht für die Vergangenheit. Die bis zu dem Zeitpunkt Ihres Widerrufs vorgenomme- ne Datenverarbeitung bleibt damit rechtmäßig. Den Widerruf können Sie formlos über die oben genannten Kontaktdaten gegenüber der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen erklären.
Zudem haben Sie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO), wenn die Datenverarbeitung auf Grund einer Interessensabwägung erfolgt (Art. 1 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO). In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe auf unserer Seite vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten über- wiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Allgemeines zu Ihren Rechten: In einigen Fällen können und dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. In diesen Fällen teilen wir Ihnen immer den Grund für die Verweigerung mit.
Sollten Sie der Ansicht sein, bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich auch an die für die Unfallkasse Nordrhein- Westfalen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für uns zuständige Daten- schutzaufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
