PUBLIC (ÖFFENTLICH) 2022-01
Verwalten von Vertragsausgaben aus Vertragsarbeitsbereichen
SAP Ariba Contracts
SAP Ariba Strategic Sourcing Suite SAP Ariba Buying
SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Invoice Management
AP-Konzernunternehmen Alle Rechte vorbehalten.
Inhalt
Verwalten von Vertragsausgaben aus Vertragsarbeitsbereichen. . . .3
Themen über die Integration von Ariba Contract Management in Contract Compliance. . . .4
Informationen zur Integration von SAP Ariba Contracts in die Vertragserfüllung. . . .4
Informationen über gemeinsam genutzte Daten in der Vertragserfüllung. . . 6
Informationen zu Voraussetzungen für Vertragshierarchien für Vertragsbedingungen. . . 6
Themen über Links und Navigation zur Vertragserfüllung. . . .6
Verknüpfen eines Vertragsarbeitsbereichs mit der Vertragserfüllung (Erstellen eines Vertragsbedingungslinks). . . .7
Navigieren von einem Vertragsarbeitsbereich zu einem Erfüllungsvertrag. . . .9
Navigieren von der Vertragserfüllung zu einem Vertragsarbeitsbereich. . . .9
Löschen von Vertragsbedingungslinks. . . .9
Verwenden von Positionsdokumenten mit Vertragserfüllung. . . .10
Themen über die Verwendung der Vertragserfüllung bei Vertragsbedingungen in Excel-Dokumenten . . . 11
Informationen zum Hinzufügen von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen. . . 11
Erstellen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen aus der Vertragserfüllung. . . 12
Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich. . . .13
Verwenden eines vorhandenen Projektdokuments als Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen . . . 13
Synchronisieren der Daten in der Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen. . . .14
Übernehmen von Daten aus dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen in die Vertragserfüllungsanforderung. . . 14
Ändern veröffentlichter Vertragsbedingungen. . . .14
Ersetzen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen. . . 15
Exportieren eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in ein Drittanbietersystem. . . .15
Aggregation von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen. . . .17
Informationen zu für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen-Lösungen freigegebene Daten. . . .18
Informationen zur Registerkarte Ausgaben. . . .19
Informationen zur Verküpfung von Nichtkatalog-Ausgaben mit Vertragsarbeitsbereichen. . . 21
Informationen zu verknüpften Vertragsdokumente. . . .21
Änderungsverzeichnis. . . . 23
Verwalten von Vertragsausgaben aus Vertragsarbeitsbereichen
Dieses Handbuch richtet sich an SAP Ariba-Benutzer von SAP Ariba Contracts, integriert in SAP-Ariba- Procurement-Lösungen, und beschreibt die Verwendung von SAP Ariba Contracts mit der
Vertragserfüllungsfunktion der Einkaufslösung von SAP Ariba sowie die Aggregierung von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen.
Dieses Handbuch gilt für:
● SAP Ariba Strategic Sourcing Suite
● SAP Ariba Contracts
Verwandte Handbücher:
Vertragserstellungshandbuch
Verwalten von Projekten, Teams, Dokumenten und Aufgaben Optimierte Vertragserstellung
Contract administration guide
Themen über die Integration von Ariba
Contract Management in Contract Compliance
Informationen zur Integration von SAP Ariba Contracts in die Vertragserfüllung [Seite 4]
Themen über Links und Navigation zur Vertragserfüllung [Seite 6]
Verwenden von Positionsdokumenten mit Vertragserfüllung [Seite 10]
Themen über die Verwendung der Vertragserfüllung bei Vertragsbedingungen in Excel-Dokumenten [Seite 11]
Informationen zur Integration von SAP Ariba Contracts in die Vertragserfüllung
Wenn Ihre SAP Ariba Contracts-Lösung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert ist, können Sie ein
Vertragsbedingungs-Linkdokument für die Arbeit mit Vertragserfüllungs-Anforderungen (und Erfüllungsverträgen) erstellen.
Wenn Sie die Preisgestaltung oder andere Vertragsdaten von einem Vertragsarbeitsbereich nicht in eine Vertragserfüllungs-Anforderung übertragen möchten, müssen Sie keine Vertragsbedingungs-Linkdokumente verwenden.
Löschen von Vertragsbedingungslinks (Dokumenten)
Um SAP Ariba Contracts in eine Vertragserfüllungs-Anforderung (und einen Erfüllungsvertrag) von SAP-Ariba- Procurement-Lösungen zu integrieren, verwenden Sie ein Vertragsbedingungs-Linkdokument. Ein
Vertragsbedingungs-Linkdokument oder Vertragsbedingungslink verbindet einen SAP Ariba Contracts- Arbeitsbereich mit einer Vertragserfüllungs-Anforderung (oder einem Erfüllungsvertrag).
Ein Vertragsbedingungslink befindet sich im Bereich Dokumente eines Arbeitsbereichs, allerdings handelt es sich nicht um ein Dokument, das Sie bearbeiten oder anzeigen können. Statt einen Vertragsbedingungslink zu
bearbeiten oder anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
● Sie erstellen einen Vertragsbedingungslink, der wiederum eine zugehörige Vertragserfüllungs-Anforderung in der Ariba-Lösung für Bestellabwicklung und Rechnungsstellung erstellt.
● Sie öffnen einen Vertragsbedingungslink, der Sie zur zugehörigen Vertragserfüllungs-Anforderung (oder zum zugehörigen Erfüllungsvertrag) weiterleitet.
Vertragsbedingungslinks weisen folgendes Symbol auf:
Wenn Sie einen Vertragsbedingungslink erstellen, hat er die Bezeichnung Untitled contract terms.
Pro Vertragsarbeitsbereich ist maximal ein Vertragsbedingungslink zulässig. Der Vertragsbedingungslink enthält außerdem Daten, die sowohl für den Arbeitsbereich als auch die Vertragserfüllungs-Anforderung (oder den Vertrag) genutzt werden, etwa die Angaben zum Lieferanten.
Weitere Informationen zu Vertragsbedingungslinks finden Sie unter Erstellen eines Vertragsbedingungs- Linkdokuments [Seite 7].
Hinweis
Vertragsbedingungslinks werden in Verkaufs- oder internen Vertragsarbeitsbereichen nicht unterstützt.
Preisgestaltung
Erfüllungsverträge enthalten eine Preisgestaltung, die die Artikel angeben, die mit dem Vertrag erworben werden, einschließlich Preisinformationen. Sie können die Preisgestaltung wie folgt angeben:
● Durch Eingabe von Artikeln über die Erfüllungsvertrags-Benutzeroberfläche. Wenn in Ihrer
Bestellabwicklungslösung ein Katalog des Lieferanten geladen ist, können Sie Artikel aus dem Katalog auswählen.
● Durch Importieren von Einträgen aus einem Positionsdokument im SAP Ariba Contracts-Arbeitsbereich. Wenn Ihr Arbeitsbereich ein Positionsdokument enthält, wird der Inhalt automatisch in den Erfüllungsvertrag kopiert, wenn Sie ein Vertragsbedingungs-Linkdokument erstellen (das den Erfüllungsvertrag erstellt). Ist für Ihre Site die Integration von Artikel-Materialstammdaten konfiguriert, können Benutzer Artikel aus den
Materialstammdaten in ein Positionsdokument kopieren.
Positionsdokumente sind standardmäßig deaktiviert. Informationen zum Aktivieren von Positionsdokumenten finden Sie im Handbuch Arbeiten mit Projektdokumenten.
● Durch Importieren von Einträgen aus einem Excel-Dokument mit Preisgestaltung in den SAP Ariba Contracts- Arbeitsbereich. Die Datei muss eine bestimmte Anzahl von Spalten und Registerkarten enthalten. Sie können eine Vorlage im erforderlichen Format erstellen, indem Sie einen vorhandenen Erfüllungsvertrag in eine Excel- Datei exportieren.
Weitere Informationen
Erstellen eines Vertragsbedingungs-Linkdokuments [Seite 7]
Navigieren von einem Vertragsarbeitsbereich zu einem Erfüllungsvertrag [Seite 9]
Navigieren von Erfüllungsvertragsanforderungen oder Erfüllungsverträgen zu Vertragsarbeitsbereichen [Seite 9]
Erstellen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen aus dem Erfüllungsvertrag [Seite 12]
Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich [Seite 13]
Verwenden eines vorhandenen Projektdokuments als Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen [Seite 13]
Synchronisieren von Daten der Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen [Seite 14]
Synchronisieren von Daten aus dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen in die Erfüllungsvertragsanforderung [Seite 14]
Ändern von veröffentlichten Vertragsbedingungen [Seite 14]
Ersetzen von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen [Seite 15]
Exportieren eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in ein Drittanbietersystem [Seite 15]
Löschen von Vertragsbedingungs-Linkdokumenten [Seite 9]
Informationen über gemeinsam genutzte Daten in der Vertragserfüllung
Wenn Sie eine Erfüllungsvertragsanforderung von einem SAP Ariba Contracts-Arbeitsbereich aus erstellen oder öffnen, werden die folgenden Projektfelder vom Arbeitsbereich in den Erfüllungsvertrag übertragen:
● Vertrags-ID
● Lieferant. Wird für das Feld Lieferant im Erfüllungsvertrag verwendet.
● Fristart. Wird für das Feld Unbefristeter Vertrag im Erfüllungsvertrag verwendet. Wenn als Fristart Unbefristet eingestellt ist, dann wird Unbefristeter Vertrag auf Ja gesetzt. Ansonsten wird Unbefristeter Vertrag auf Nein gesetzt.
● Hierarchieart
● Inkrafttretungsdatum
● Ablaufdatum
Informationen zu Voraussetzungen für Vertragshierarchien für Vertragsbedingungen
Sie können keine Vertragshierarchien in Vertragsarbeitsbereichen (Haupt- und Unterverträge) ändern oder erstellen, nachdem Sie einen Link für Vertragsbedingungen in einem Arbeitsbereich erstellt und aktiviert haben.
Diese Einschränkung stellt die korrekte Verwaltung von Akkumulatoren, Rabatten und Audit-Historien durch die Vertragserfüllung sicher.
Sie können erst auf einen Link für Vertragsbedingungen in einem Untervertragsarbeitsbereich klicken und ihn aktivieren, wenn Sie den Link für Vertragsbedingungen im entsprechenden Hauptvertragsarbeitsbereich aktiviert haben. (Wenn Sie einen Link für Vertragsbedingungen in einem Untervertragsarbeitsbereich aktivieren möchten, muss der Link für Vertragsbedingungen für den Hauptvertrag bereits in der Vertragserfüllung vorhanden sein.)
Themen über Links und Navigation zur Vertragserfüllung
Verknüpfen eines Vertragsarbeitsbereichs mit der Vertragserfüllung (Erstellen eines Vertragsbedingungslinks) [Seite 7]
Navigieren von einem Vertragsarbeitsbereich zu einem Erfüllungsvertrag [Seite 9]
Navigieren von der Vertragserfüllung zu einem Vertragsarbeitsbereich [Seite 9]
Löschen von Vertragsbedingungslinks [Seite 9]
Verknüpfen eines Vertragsarbeitsbereichs mit der
Vertragserfüllung (Erstellen eines Vertragsbedingungslinks)
Kontext
Zum Verknüpfen eines SAP Ariba Contracts-Arbeitsbereichs mit einer Vertragserfüllung erstellen Sie einen Vertragsbedingungslink (Dokument).
Vorgehensweise
1. Navigieren Sie in einem Vertragsarbeitsbereich zur Registerkarte Dokumente, und wählen Sie Aktionen Erstellen Vertragsbedingungen .
Pro Vertragsarbeitsbereich können Sie maximal einen Vertragsbedingungslink erstellen. Ein veröffentlichter Vertragsbedingungslink kann nicht gelöscht werden.
Hinweis
Ein Fehler kann auftreten, wenn Sie während der Integration von SAP Ariba Contracts und der Vertragserfüllung die Microsoft-Excel-Exportfunktion und Gebietsangaben verwenden, die in der Vertragserfüllung nicht unterstützt werden. Um den Fehler zu beheben und die Microsoft-Excel-
Exportfunktion während der Integration zu verwenden, ändern Sie die Gebietsangaben des Benutzers in der SAP Ariba Contracts-Umgebung in Gebietsangaben, die in der Vertragserfüllungsumgebung unterstützt werden. Diese Bedingung wird von folgenden Gebietsangaben verursacht, die in der Vertragserfüllung nicht unterstützt werden: Brasilianisches Portugiesisch, Chinesisch (Kurz- und Langzeichen) und Russisch.
Es ist möglich, dass ein Vertragsbedingungslink standardmäßig in Ihrem Vertragsarbeitsbereich für
Bestellabwicklung vorhanden ist, der aus der Vorlage für Arbeitsbereiche geladen wurde. Klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol für den Vertragsbedingungslink ( ), um zur Erfüllungsvertragsanforderung zu navigieren.
Hinweis
Wenn Sie Genehmigungsaufgaben in Verbindung mit Vertragsbedingungen verwenden möchten, empfiehlt SAP Ariba, die Aufgaben in der Erfüllungsvertragsanforderung zu erstellen. Wenn einem
Vertragsbedingungsdokument in einem Vertragsarbeitsbereich Genehmigungsaufgaben zugeordnet wurden und alle Genehmigungen abgeschlossen sind, wird der Vertragsbedingungslink automatisch aktualisiert und weist dann den Status „Veröffentlicht“ auf. In diesem Fall erfolgt nach der Veröffentlichung des Dokuments jedoch kein automatischer Übertrag in den Erfüllungsvertrag. Um auf die Vertragserfüllung zuzugreifen und die Vertragsanforderung einzureichen, müssen Sie auf den Vertragsbedingungslink klicken und manuell auf die Vertragserfüllung zugreifen.
2. Geben Sie allgemeine Informationen zu den Vertragsbedingungen an.
Folgende Informationen müssen Sie angeben:
○ Lieferant
○ Ablaufdatum (wenn Vertragsfristart nicht „Automatische Verlängerung“ ist
Zugehörige ID ist ein optionales Feld, das Sie zum Erfassen einer externen Kennung (z.B. eine ID für ein ERP-System) verwenden können. Sie ist nicht der Name des Vertragsarbeitsbereichs.
Prüfen Sie, ob der Lieferantenname korrekt ist. Sie können den Lieferanten nicht ändern, wenn Sie die Erfüllungsvertragsanforderung bereits erstellt haben.
3. Klicken Sie auf Speichern. Eine Erfüllungsvertragsanforderung wird erstellt, und Sie werden zur
Vertragserfüllungsoberfläche in einer der SAP-Ariba-Procurement-Lösungen weitergeleitet. Fügen Sie im Erfüllungsvertrag Details zum Vertrag, Anforderungen, Definitionen, Limits für Vertragsbedingungen, Angaben zur Preisgestaltung und Vertragsmeilensteine hinzu.
Wenn Ihr Vertragsarbeitsbereich ein Positionsdokument enthält, werden die Angaben zur Preisgestaltung in der Erfüllungsvertragsanforderung mit Positionen aus dem Positionsdokument vorab gefüllt.
4. Klicken Sie im Erfüllungsvertrag auf der Seite Zusammenfassung auf Speichern. Sie gelangen zum Vertragsarbeitsbereich, wo Sie im Arbeitsbereich Ihre Arbeit fortsetzen können.
Ergebnisse
Sie sehen den neuen Vertragsbedingungslink unter der Registerkarte Dokumente mit dem Namen Untitled contract terms und folgendem Symbol:
Sie können den Namen ändern, indem Sie zu Aktion Attribute bearbeiten wechseln und den Titel bearbeiten.
Nächste Schritte
Wenn der Vertragsarbeitsbereich für die Veröffentlichung bereit ist, können Sie den Vertragsbedingungslink veröffentlichen. Mit dem Vertragsbedingungslink wird gleichzeitig der Vertragsarbeitsbereich veröffentlicht, der die Bedingungen enthält. Umgekehrt wird bei der Veröffentlichung eines Vertragsarbeitsbereichs der
Vertragsbedingungslink veröffentlicht. Um den Vertragsbedingungslink zu veröffentlichen, wählen Sie den Dokumentnamen und dann Aktion Veröffentlichen aus.
Wenn Sie den Vertragsbedingungslink in SAP Ariba Contracts veröffentlichen, kehren Sie zur Vertragserfüllung zurück und können den Genehmigungsablauf für die Vertragsbedingungen verwalten. Stattdessen können Sie auch auf Einreichen klicken, um die Bedingungen abzuschließen und die Vertragsanforderung in der Vertragserfüllung für die Verarbeitung einzureichen. Dokumente aus dem Vertragsarbeitsbereich, z.B. Hauptvertrag oder
Vertragsergänzung, werden als Links auf der Registerkarte Dokumente in der Erfüllungsvertragsanforderung aufgeführt.
Navigieren von einem Vertragsarbeitsbereich zu einem Erfüllungsvertrag
Sie können von einem Vertragsarbeitsbereich zur entsprechenden Erfüllungsvertragsanforderung oder zum entsprechenden Erfüllungsvertrag navigieren.
Vorgehensweise
1. Wechseln Sie zur Registerkarte Dokumente im Vertragsarbeitsbereich.
2. Klicken Sie auf das Symbol des Vertragsbedingungslinks:
Navigieren von der Vertragserfüllung zu einem Vertragsarbeitsbereich
Sie können von einer Erfüllungsvertragsanforderung zu SAP Ariba Contracts navigieren.
Vorgehensweise
Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um von einer Erfüllungsvertragsanforderung oder einem Erfüllungsvertrag zum entsprechenden Arbeitsbereich in SAP Ariba Contracts zu navigieren:
○ Wenn Sie mit einer nicht eingereichten, verlinkten Erfüllungsvertragsanforderung arbeiten, klicken Sie auf Speichern.
○ Wenn Sie mit einer eingereichten Erfüllungsvertragsanforderung oder einem eingereichten Erfüllungsvertrag arbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsarbeitsbereich.
Löschen von Vertragsbedingungslinks
Durch das Löschen eines Vertragsbedingungslinks wird auch die entsprechende Erfüllungsvertragsanforderung gelöscht.
Kontext
Sie können veröffentlichte oder aus einer Vorlage hinzugefügte Vertragsbedingungslinks nicht löschen. Es lassen sich nur Vertragsbedingungslinks löschen, die nicht veröffentlicht und nicht aus der Vorlage des Projekts hinzugefügt wurden.
Vorgehensweise
Öffnen Sie den Vertragsarbeitsbereich, und navigieren Sie zu Dokumente. Klicken Sie auf den Namen des Vertragsbedingungslinks, und wählen Sie Löschen.
Ergebnisse
Der Status des Vertragsbedingungslinks ändert sich anfänglich in „Löschen steht an“. Nachdem die entsprechende Vertragsanforderung in der Vertragserfüllung gelöscht wurde, entfernt SAP Ariba den Vertragsbedingungslink aus dem Vertragsarbeitsbereich.
Verwenden von Positionsdokumenten mit Vertragserfüllung
Voraussetzungen
Ihre SAP Ariba Contracts-Lösung muss in eine oder mehrere SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert sein. Der Vertragsarbeitsbereich muss einen Vertragsbedingungs-Link aufweisen, über den der Arbeitsbereich mit einer Erfüllungsvertragsanforderung verknüpft ist.
Kontext
Sie können die Artikel eines Positionsdokuments in eine Erfüllungsvertragsanforderung exportieren, um die Anfangsdaten für die Anforderung bereitzustellen. Die Artikel des Positionsdokuments überschreiben die bestehende Preisgestaltung der Erfüllungsvertragsanforderung. Die Felder und Bedingungen für die Artikel aus dem Positionsdokument werden in die Bereiche Beschreibung für die Artikel der Erfüllungsvertragsanforderung übertragen.
Einschränkungen
Ein Vertragsarbeitsbereich kann ein Positionsdokument oder ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen enthalten, aber nicht beide Dokumentarten.
Ein Dokument für Vertragspositionen, das mit einer Erfüllungsvertragsanforderung verwendet wird, kann nicht mehr als 2.000 Positionen umfassen.
Vorgehensweise
Wechseln Sie zum Bereich Dokumente in Ihrem Vertragsarbeitsbereich. Klicken Sie auf den Vertragsbedingungs- Link ( ) und wählen Aktion Aus Positionen importieren .
SAP Ariba aktualisiert die zugehörige Vertragsanforderung mit Daten aus dem Positionsdokument. SAP Ariba öffnet den Erfüllungsvertrag und leitet Sie an den Erfüllungsvertrags-Arbeitsbereich weiter. In der
Erfüllungsvertragsanforderung sind die Artikel aus dem Positionsdokument in der Preisgestaltung enthalten, wobei für alle Artikel im Bereich Beschreibung Werte angegeben sind. Sie können die Artikel ändern, um Werte in zusätzlichen Bereichen wie Limits, Abruflimits, Preisfestsetzung und Rabatte sowie Buchhaltung hinzuzufügen
Themen über die Verwendung der Vertragserfüllung bei Vertragsbedingungen in Excel-Dokumenten
Informationen zum Hinzufügen von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen [Seite 11]
Erstellen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen aus der Vertragserfüllung [Seite 12]
Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich [Seite 13]
Verwenden eines vorhandenen Projektdokuments als Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen [Seite 13]
Synchronisieren der Daten in der Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen [Seite 14]
Übernehmen von Daten aus dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen in die Vertragserfüllungsanforderung [Seite 14]
Ändern veröffentlichter Vertragsbedingungen [Seite 14]
Ersetzen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen [Seite 15]
Exportieren eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in ein Drittanbietersystem [Seite 15]
Informationen zum Hinzufügen von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen
Ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen (wird auch als Excel-Datei mit Preisgestaltung bezeichnet) ist eine Microsoft-Excel-Datei, in der Daten zum Vertrag einschließlich Preisgestaltung und Zugriffssteuerung gespeichert werden.
Sie können ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen zum Synchronisieren der Preisgestaltung und anderer Vertragsdaten zwischen Ihrem Vertragsarbeitsbereich und der Vertragserfüllungs-Anforderung verwenden. Die
Preisgestaltung umfasst Kopf- und Positionsdaten, die in SAP Ariba zum Erstellen der Vertragsanforderung verwendet werden.
Hinweis
Ein Vertragsarbeitsbereich kann entweder ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen oder ein Positionsdokument enthalten, nicht aber beide Dateitypen.
Ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen kann einem Vertragsarbeitsbereich über den automatischen Import aus dem Zuschlag für ein Beschaffungsereignis, den Export von Bedingungen aus einer Vertragserfüllungs- Anforderung oder manuell durch das Laden einer Microsoft-Excel-Datei hinzugefügt werden.
● Automatischer Import aus dem Zuschlag für ein Beschaffungsereignis.
Wenn auf Ihrer Site sowohl SAP Ariba Contracts als auch SAP Ariba Sourcing installiert sind, können Sie einen neuen Vertragsarbeitsbereich direkt aus dem Zuschlag für ein Beschaffungsereignis erstellen. Wenn Sie einen neuen Vertragsarbeitsbereich aus dem Zuschlag für ein Beschaffungsereignis erstellen, können die
Preisgestaltung und weitere Vertragsinformationen in eine Excel-Datei auf der Registerkarte Dokumente im Vertragsarbeitsbereich übertragen werden. Diese Preisgestaltung wird dann in der Compliance-
Vertragsanforderung verwendet, die Sie vom Vertragsarbeitsbereich aus erstellen.
● Export von Bedingungen aus einer Compliance-Vertragsanforderung
Nachdem Sie einen Vertragsarbeitsbereich mit einer Compliance-Vertragsanforderung verknüpft haben, können Sie die Bedingungen aus der Compliance-Vertragsanforderung in den Vertragsarbeitsbereich exportieren. Weitere Informationen erhalten Sie unter Synchronisieren der Daten in der
Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen [Seite 14].
● Manuelles Laden einer Microsoft-Excel-Datei
Sie können auch ein Excel-Dokument mit den Vertragsbedingungen manuell mithilfe von Microsoft Excel erstellen. Die Datei muss bestimmte Spalten und Registerkarten enthalten. Sie können eine Vorlage mit dem vorgegebenen Format erstellen, indem Sie einen beliebigen Vertrag in Microsoft Excel exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich [Seite 13].
Erstellen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen aus der Vertragserfüllung
Sie können Vertragsbedingungen (Preisgestaltung, Zugriffssteuerung usw.) von einer Vertragserfüllungs- Anforderung in einen Vertragsarbeitsbereich exportieren. Dadurch wird ein Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen im Vertragsarbeitsbereich angelegt.
Vorgehensweise
1. Legen Sie ein Vertragsbedingungs-Linkdokument an, um wie in Verknüpfen eines Vertragsarbeitsbereichs mit der Vertragserfüllung (Erstellen eines Vertragsbedingungslinks) [Seite 7] beschrieben einen
Vertragsarbeitsbereich mit einer Vertragserfüllungs-Anforderung zu verbinden.
2. Geben Sie die Preisgestaltung und weitere Informationen zu Vertragsbedingungen im Erfüllungsvertrag an.
3. Klicken Sie auf Speichern, um zum zugehörigen Vertragsarbeitsbereich zurückzukehren.
4. Klicken Sie im Bereich Dokumente auf den Namen der Datei, die das Vertragsbedingungs-Linkdokument enthält. Wählen Sie Aktion Nach Excel exportieren . SAP Ariba erstellt im Bereich Dokumente ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen mit der Bezeichnung Bedingungsdatei.
Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit
Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich
Vorgehensweise
1. Legen Sie eine Microsoft-Excel-Vorlage für die Bedingungen an, indem Sie ein Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen in einem anderen Vertragsarbeitsbereich öffnen oder dorthin herunterladen. Speichern Sie eine Kopie der Datei, die als Excel-Vorlage verwendet werden soll.
2. Öffnen Sie die Excel-Vorlage. Löschen und ändern Sie die Daten nach Bedarf.
Hinweis
Ändern Sie nichts am Format. Entfernen Sie keine Spalten oder Registerkarten. Behalten Sie die
Spaltentitel bei. Das Format darf vom Erfüllungsvertrag-Format nicht abweichen. Weitere Informationen zu Daten und zum Format von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen finden Sie im Verwalten der Vertragserfüllung für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
Hinweis
Wenn ein Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen ein Inkrafttretungs- oder Ablaufdatum enthält und diese Daten im Vertragsarbeitsbereich nicht vorhanden sind, werden im Vertragsarbeitsbereich die Daten aus dem Excel-Dokument verwendet. Wenn im Vertragsarbeitsbereich bereits Daten vorhanden sind, haben diese Daten Vorrang vor allen anderen Daten im Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen. Um die Datenwerte im Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen mit den Werten des Vertragsarbeitsbereichs zu synchronisieren, klicken Sie auf den Namen des Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen und wählen Sie Aktionen Mit Vertragsarbeitsbereich synchronisieren .
3. Speichern Sie die Änderungen.
4. Laden Sie das geänderte Microsoft-Excel-Dokument in den Vertragsarbeitsbereich wie im Thema Laden und Verwalten von Projektdokumenten beschrieben hoch.
Verwenden eines vorhandenen Projektdokuments als Excel- Dokument mit Vertragsbedingungen
Vorgehensweise
1. Klicken Sie auf den Dokumentnamen. Das Dokument muss eine Microsoft-Excel-Datei sein und die unter Ersetzen von Excel-Dokumenten mit Vertragsbedingungen [Seite 15] beschriebenen
Dateiformatanforderungen und Vorgaben erfüllen. Wählen Sie Aktionen Attribute bearbeiten .
2. Wählen Sie im Pulldown-Menü Verwenden als den Eintrag Vertragsinhalt.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Wenn Sie bereits eine zugehörige Vertragserfüllungs-Anforderung erstellt haben, gehen Sie nach der unter Synchronisieren von Daten der Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen [Seite 14] beschriebenen Vorgehensweise vor, um das neue Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen im Vertragsarbeitsbereich mit der Vertragserfüllungs-Anforderung zu synchronisieren.
Synchronisieren der Daten in der
Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen
Vorgehensweise
Navigieren Sie im Vertragsarbeitsbereich zum Bereich Dokumente. Klicken Sie auf den Namen des Vertragsbedingungslinks, und wählen Sie Aktionen Nach Excel exportieren .
Die Bedingungen in der Erfüllungsvertragsanforderung werden in das Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen im Vertragsarbeitsbereich geladen.
Übernehmen von Daten aus dem Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen in die Vertragserfüllungsanforderung
Vorgehensweise
Öffnen Sie den Vertragsarbeitsbereich, und navigieren Sie zu Dokumente. Klicken Sie auf den Namen des Vertragsbedingungslinks, und wählen Sie Aktionen Aus Excel importieren .
Die Bedingungen in der Vertragserfüllungsanforderung werden mit den Einträgen im Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen im Vertragsarbeitsbereich überschrieben. Die Vertragserfüllungsanforderung wird geöffnet, sodass Sie die Änderungen prüfen können.
Ändern veröffentlichter Vertragsbedingungen
Vorgehensweise
1. Ändern Sie den Vertragsbedingungslink im Vertragsarbeitsbereich ab und wählen Sie Zusatz oder Erneuerung als Zusatzart. Der Status des Dokuments wechselt zu Entwurf.
Weitere Informationen zu den Standardfeldern im Vertrag, die Sie mit einer gegebenen Ergänzungsart ändern können, finden sie unter Bearbeitbare Felder mit unterschiedlichen Ergänzungsarten.
2. Aktualisieren Sie den Vertragsbedingungslink, und wählen Sie Veröffentlichen, um die Bedingungen und den geänderten Vertragsarbeitsbereich zu veröffentlichen. Dadurch wird eine Änderung an den Bedingungen im Erfüllungsvertrag ausgelöst und eine neue Version des entsprechenden Erfüllungsvertrags mit dem Status Öffnen angelegt. Rufen Sie die Vertragserfüllung auf. Klicken Sie auf Einreichen, um die Änderungen an Bedingungen zu übernehmen.
Ersetzen eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen
Vorgehensweise
1. Legen Sie eine Microsoft-Excel-Vorlage für die Bedingungen an, indem Sie ein Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen aus einem Vertragsarbeitsbereich öffnen oder herunterladen. Speichern Sie eine Kopie der Datei, die als Excel-Vorlage verwendet werden soll.
Sie können auch eine Microsoft-Excel-Vorlage erstellen, indem Sie eine Vertragserfüllungs-Anforderung oder einen Erfüllungsvertrag nach Excel exportieren. Weitere Informationen erhalten Sie im Handbuch Verwalten der Vertragserfüllung für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
2. Bearbeiten Sie die Datei wie unter Manuelles Laden eines Excel-Dokuments mit Vertragsbedingungen in einen Vertragsarbeitsbereich [Seite 13] beschrieben.
3. Navigieren Sie im Vertragsarbeitsbereich zum Bereich „Dokumente“. Wählen Sie den Namen des Excel- Dokuments mit Vertragsbedingungen aus und dann Dokument ersetzen.
4. Suchen Sie nach dem Vertragsbedingungsdokument, das Sie bearbeitet haben.
5. Wählen Sie Das Dokument durch die heraufgeladene Datei ersetzen, und klicken Sie auf OK.
6. Vergewissern Sie sich, dass im Feld Verwenden als der Wert Vertragsinhalt steht.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Wenn Sie bereits eine zugehörige Vertragserfüllungs-Anforderung erstellt haben, verwenden Sie die unter Synchronisieren von Daten der Erfüllungsvertragsanforderung mit dem Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen [Seite 14] beschriebene Vorgehensweise, um das neue Excel-Dokument mit
Vertragsbedingungen im Vertragsarbeitsbereich mit der Vertragserfüllungs-Anforderung zu synchronisieren.
Exportieren eines Excel-Dokuments mit
Vertragsbedingungen in ein Drittanbietersystem
Wenn in Ihrem System der Webservice Vertragsbedingungen exportieren konfiguriert und mit einem Drittanbietersystem aktiviert wurde, können Sie das Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen über den Webservice an das Drittanbietersystem senden.
Vorgehensweise
1. Navigieren Sie zur Registerkarte Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Namen des Excel-Dokuments mit den Vertragsbedingungen und wählen Sie Details anzeigen.
3. Wählen Sie auf der Detailseite Aktion Exportieren Externes System , um das Excel-Dokument mit Vertragsbedingungen über den Webservice Vertragsbedingungen exportieren zu exportieren.
Aggregation von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen
Wenn Ihre SAP Ariba Contracts-Lösung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert ist, können Sie die Aggregation von Ausgabendaten in Arbeitsbereichen konfigurieren.
Die Aggregierung von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen sowie die zugehörigen Funktionen werden über Site-Konfigurationsoptionen aktiviert, die von Mitarbeitern des SAP Ariba-Kundensupports festgelegt wurden. Die folgenden Funktionen können aktiviert werden:
● Erstellen von Vertragsarbeitsbereichen für Bestellabwicklung und Erfüllungsverträge, die die Aggregation von Ausgabendaten unterstützen
● Verküpfung von Nichtkatalog-(Nichtvertrags-)Ausgaben mit Vertragsarbeitsbereichen
● Verknüpfung von einem Vertragsarbeitsbereich mit Vertragsdokumenten in einem anderen Arbeitsbereich Wenn die Funktion zur Aggregation von Ausgabendaten aktiviert ist, können Sie einen neuen
Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung erstellen und für die Aggregation von Ausgabendaten einrichten, indem Sie im Feld Kombinierte Ausgaben „Ja“ wählen. Im Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung stehen nun folgende Funktionen zur Verfügung:
● Für die Bestellabwicklungsausgaben kann ein Gesamtbetrag genehmigt werden, der für verschiedene Bestellabwicklungsanforderungen verwendet werden kann, ohne jede einzeln genehmigen zu müssen.
● Im Vertragsarbeitsbereich in SAP Ariba Contracts erstellte Genehmiger von Freigaben werden den
Genehmigungsabläufen für in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erstellte Bestellanforderungen hinzugefügt.
● Informationen zu aufgelaufenen Ausgaben sowie Empfangsbeleg- und Rechnungsdetails aus SAP-Ariba- Procurement-Lösungen werden in SAP Ariba Contracts für Genehmiger von Freigaben und Projekteigentümer zur Verfügung gestellt.
Verküpfung von Nichtkatalog-Ausgaben mit Vertragsarbeitsbereichen
Mit dieser Funktion Nichtkatalog-Ausgaben können berechtigte Bestellabwicklungsbenutzer Nichtkatalog- Bestellanforderungen erstellen, die während der Erstellung der Bestellanforderung und Rechnung ohne
Bestellauftrag mit einem Vertragsarbeitsbereich verknüpft werden können. Dies ermöglicht Ihnen die Integration Ihrer SAP Ariba Contracts-Lösung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen, ohne dass ein Erfüllungsvertrag benötigt wird, sowie die Verfolgung der Nichtvertrag-Bestellabwicklungsausgaben im Rahmen eines Projekts.
Verknüpfung mit Vertragsdokumenten in einem anderen Arbeitsbereich
Mit dieser Funktion werden verknüpfte Vertragsdokumente eingeführt, um Ihnen die Wiederverwendung von Dokumenten zu ermöglichen, die in einem Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung mit aktivierter Funktion für die Aggregation von Ausgabendaten verfügbar sind, indem eine Verknüpfung der Dokumente aus einem anderen Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung erstellt wird. Auf diese Weise können die Benutzer, wenn möglich, vorhandene Dokumente nutzen und somit Redundanzen reduzieren. Die Verknüpfung kann aus regulären
Vertragsarbeitsbereichen oder Vertragsarbeitsbereichen für Ausgaben erfolgen. Reguläre Vertragsarbeitsbereiche werden bei der Verknüpfung in die kombinierte Ausgabenart umgewandelt. Die Verknüpfung kann bidirektional sein, vorausgesetzt, beide Vertragsarbeitsbereiche weisen die kombinierte Ausgabenart auf. In eine Richtung erfolgt die Verknüpfung vom zweiten Vertragsarbeitsbereich zu den Dokumenten, die nur im ersten
Vertragsarbeitsbereich verfügbar sind. In die andere Richtung verläuft sie vom ersten Vertragsarbeitsbereich zu den Dokumenten, die nur im zweiten Vertragsarbeitsbereich verfügbar sind.
Genehmigungsaufgaben für Dokumente oder Ordner erstellen
Wenn die Funktion für die Ausgabendatenzusammenfassung aktiviert ist, können Sie Genehmigungsaufgaben nur für den gesamten Arbeitsbereich erstellen. Sie können die Erstellung von Genehmigungsaufgaben für Dokumente oder Ordner aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, erscheint das folgende Feld auf der Seite zum Erstellen/
Bearbeiten von Genehmigungsaufgaben im Abschnitt „Erweiterte Aufgaben“:
● Genehmigten Betrag im übergeordneten Arbeitsbereich aktualisieren: Wählen Sie diese Option, um sicherzustellen, dass wenn die Genehmigungsaufgabe für das Dokument genehmigt ist, der genehmigte Betrag zum Aktualisieren des genehmigten Betrags des übergeordneten Vertragsarbeitsbereichs verwendet wird.
Weitere Informationen
Informationen zu für SAP-Ariba-Procurement-Lösungen-Lösungen freigegebene Daten [Seite 18]
Informationen zur Registerkarte Ausgaben [Seite 19]
Informationen zur Verküpfung von Nichtkatalog-Ausgaben mit Vertragsarbeitsbereichen [Seite 21]
Informationen zu verknüpften Vertragsdokumente [Seite 21]
Informationen zu für SAP-Ariba-Procurement- Lösungen-Lösungen freigegebene Daten
Wenn Sie eine Erfüllungsvertragsanforderung von einem Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung aus mit aktivierter Funktion zur Aggregation von Ausgabendaten erstellen, werden die folgenden Projektfelder vom Arbeitsbereich in die Vertragserfüllung übertragen:
● Kombinierte Ausgaben Zeigt an, dass der Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung die Aggregation von Ausgabendaten unterstützt und für das Feld Sind kombinierte Ausgaben in der Vertragserfüllung verwendet wird.
● Genehmiger von Freigaben Dies ist der Genehmiger von Freigaben für diesen Vertragsarbeitsbereich, der für das Feld Genehmiger von Freigaben in der Vertragserfüllung verwendet wird..
● Ersteller von Freigaben Dies ist der Ersteller von Freigaben für diesen Vertragsarbeitsbereich, der zum Festlegen des Felds Freigabeberechtigung beschränken Benutzer nach Name in der Vertragserfüllung verwendet wird.
Wenn Sie eine Nichtvertrags-Bestellanforderung oder -Rechnung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen mit aktivierter Nichtkatalog-Ausgaben-Funktion erstellen, und einen mit den Ausgaben zu verknüpfenden Vertragsarbeitsbereich auswählen, werden die folgenden Projektfelder vom Arbeitsbereich in die SAP-Ariba- Procurement-Lösungen übertragen:
● Nichtkatalog-Ausgaben zulassen Dies zeigt an, dass der Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung Nichtkatalog-Ausgaben unterstützt und zum Anzeigen der Vertragsarbeitsbereichs-ID für diesen
Arbeitsbereich im Feld ID des Vertragsarbeitsbereichs auf der Seite zur Erstellung von zu genehmigenden Dokumenten verwendet wird.
● Benutzer von Nichtkatalog-Ausgaben Dies ist die Liste der Benutzer, die zur Abwicklung von Nichtkatalog- Ausgaben berechtigt sind. Sie bestimmt, welche Benutzer die Felder sehen, die Nichtkatalog-Ausgaben auf der Seite zur Ermittlung von zu genehmigenden Dokumenten entsprechen.
Informationen zur Registerkarte Ausgaben
Der Vertragsarbeitsbereich (Bestellabwicklung) enthält eine neue Registerkarte Ausgaben, wenn die zusammengefasste Ausgabenfunktion aktiviert wird. Auf dieser Registerkarte werden die
Transaktionsinformationen aus SAP-Ariba-Procurement-Lösungen angezeigt. Sie hat vier Abschnitte: Übersicht, Transaktionen gegen Vertrag, Nichtkatalog-Transaktionen und Verknüpfte Verträge. Anfangs wird nur die Übersicht angezeigt, die anderen Abschnitte werden nur angezeigt, wenn die entsprechende Funktion aktiviert wird.
Im Abschnitt Übersicht wird eine Übersicht der ausgabenbezogenen Informationen in den folgenden Feldern angezeigt:
● Genehmigt Der genehmigte Gesamtbetrag im Vertragsarbeitsbereich.
● Verfügbar Der verfügbare Betrag im Vertragsarbeitsbereich.
● Höchstbetrag des Vertrags Der in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen festgelegte Höchstbetrag des Vertrags.
● Ausgaben Die Gesamtausgaben für diesen Vertragsarbeitsbereich einschließlich Ausgaben im Rahmen von Verträgen und Nichtkatalog-Ausgaben. Klicken Sie auf den Link Details neben diesem Feld, um folgende Felder für Ausgabendetails anzuzeigen:
○ Vertragsausgaben
○ Bestellbetrag Der bereits im Rahmen des Vertrags bestellte Betrag.
○ Erhaltener Betrag Der im Rahmen der Vertragsbestellungen erhaltene Betrag.
○ In Rechnung gestellter Betrag Der im Rahmen der Vertragsbestellungen in Rechnung gestellte Betrag.
○ Nichtkatalog-Ausgaben
○ Bestellbetrag Der bereits unter Nichtkatalog-Ausgaben bestellte Betrag.
○ In Rechnung gestellter Betrag Der für Nichtkatalog-Bestellungen in Rechnung gestellte Betrag.
● Gesamtausgaben Die Gesamtausgaben für diesen Vertragsarbeitsbereich einschließlich Ausgaben im Rahmen von Verträgen, Nichtkatalog-Ausgaben und Ausgaben im Rahmen von verknüpften Vertragsarbeitsbereichen.
Klicken Sie auf den Link Details neben diesem Feld, um folgende Felder für Ausgabendetails anzuzeigen:
○ Vertragsausgaben Die Gesamtausgaben im Rahmen des Vertrags für kombinierte Ausgaben für diesen Vertragsarbeitsbereich.
○ Nichtkatalog-Ausgaben Die gesamten Nichtkatalog-Ausgaben im Rahmen dieses Vertragsarbeitsbereichs.
○ Verknüpfte Katalogausgaben Die Gesamtvertragsausgaben im Rahmen von Vertragsarbeitsbereichen, die mit diesem Vertragsarbeitsbereich verknüpft sind.
○ Verknüpfte Nichtkatalog-Ausgaben Die gesamten Nichtkatalog-Ausgaben im Rahmen von Vertragsarbeitsbereichen, die mit diesem Vertragsarbeitsbereich verknüpft sind.
Hinweis
Der „Verfügbare Betrag“ wird mithilfe der folgenden Formel berechnet: Verfügbarer Betrag = Genehmigter Betrag – Höchstbetrag.
Im Abschnitt Transaktionen gegen Vertrag werden die Transaktionsdetails wie Bestellaufträge, Empfangsbelege und Rechnungen angezeigt, die im SAP-Ariba-Procurement-Lösungen-Vertrag erstellt wurden, der dem
Vertragsarbeitsbereich entspricht. Jede Tabelle umfasst eine Liste der entsprechenden Transaktionen und ist auf 100 Zeilen beschränkt.
Im Abschnitt Nichtkatalog-Transaktionen werden die Details von Nichtkatalog-Transaktionen in SAP-Ariba- Procurement-Lösungen angezeigt, die direkt bei der Erstellung mit dem Vertragsarbeitsbereich verknüpft wurden.
In diesem Abschnitt werden die Nichtkatalog-Bestellungen und Rechnungen ohne Bestellauftrag angezeigt, die in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen erstellt und mit diesem Vertragsarbeitsbereich verknüpft wurden.
Im Abschnitt Verknüpfte Verträge werden verknüpfte Vertragsarbeitsbereiche angezeigt, die Links zu Dokumenten in diesem Vertragsarbeitsbereich enthalten. Dieser Abschnitt umfasst außerdem das Feld Genehmigter
Gesamtbetrag, das den kumulierten genehmigten Betrag für alle verknüpften Vertragsarbeitsbereiche anzeigt, und das Feld Gesamtbetrag der Ausgaben, das die Gesamtausgaben für alle verknüpften Vertragsarbeitsbereiche angibt. In der Tabelle der verknüpften Verträge werden die Liste der verknüpften Vertragsarbeitsbereiche sowie die jeweiligen Ausgabendetails angezeigt.
Aktivieren der Registerkarte Ausgaben für alle Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung
Die Registerkarte Ausgaben kann für alle Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung aktiviert werden,
unabhängig davon, ob sie die kombinierte Ausgabenart aufweisen oder nicht. Dies ist nützlich, wenn Sie Ausgaben in Szenarien verfolgen müssen, in denen der Arbeitsbereich nicht die kombinierte Ausgabenart aufweist.
Wenn diese Funktion aktiviert ist, zeigt die Registerkarte „Ausgaben“ für Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung, die nicht die kombinierte Ausgabenart aufweist, Folgendes an:
● Felder Höchstbetrag des Vertrags, Ausgaben und Gesamtausgaben im Abschnitt Übersicht
● Transaktionsdetails im Abschnitt Transaktionen gegen Vertrag
Die Felder Ausgaben und Gesamtausgaben werden erweitert und zeigen Ausgabendetails zu Vertragsausgaben an. Wenn die Funktion für Nichtkatalog-Ausgaben aktiviert ist, werden im Abschnitt Nichtkatalog-Transaktionen außer den anderen Feldern Transaktionsdetails zu den Nichtkatalog-Ausgaben angezeigt. Wenn die Funktion für verknüpfte Vertragsdokumente aktiviert ist, wird außer den anderen Feldern der Abschnitt Verknüpfte Verträge mit Ausgabendetails zu verknüpften Verträgen angezeigt. Wenn sowohl die Funktion für Nichtkatalog-Artikel als auch die Funktion für verknüpfte Vertragsdokumente aktiviert ist, werden außer den anderen Feldern die Abschnitte Nichtkatalog-Transaktionen und Verknüpfte Verträge angezeigt.
Informationen zur Verküpfung von Nichtkatalog- Ausgaben mit Vertragsarbeitsbereichen
Die Funktion Nichtkatalog-Ausgaben verwendet die Informationen der ID des Vertragsarbeitsbereichs, um eine Liste der zur Auswahl stehenden Vertragsarbeitsbereiche zu erstellen. Für die Ausgabendaten der Nichtkatalog- Nichtvertrags-Ausgaben für Bestellabwicklung wird außerdem ein Rollup in den verknüpften
Vertragsarbeitsbereich durchgeführt. Bestellabwicklungspositionen, für die die ID des Vertragsarbeitsbereichs gesetzt ist (d. h. ein Nichtkatalog-Artikel für einen Vertragsarbeitsbereich), werden nicht automatisch einer Vertragsposition zugeordnet. Wenn sich dieser Artikel in einem Vertrag mit demselben Lieferanten befindet, gilt die Preisgestaltung nicht für diesen Artikel, da er bereits mit dem Vertragsarbeitsbereich verknüpft ist. Ebenso wenig können Benutzer die ID des Vertragsarbeitsbereichs für einen Artikel festlegen, der einer Vertragsposition zugeordnet ist. Wenn kein Nichtkatalog-Benutzer festgelegt ist, kann ein beliebiger Benutzer mit der
entsprechenden Berechtigung eine Nichtvertrags-Bestellanforderung oder -Rechnung erstellen und sie mit einem Vertragsarbeitsbereich verknüpfen.
Wenn diese Funktion zusammen mit der Funktion zur Aggregation von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen aktiviert ist, enthält die Seite zur Erstellung von zu genehmigenden Dokumenten das neue Feld ID des
Vertragsarbeitsbereichs sowie den Link Auswählen, mit dem die ID des Vertragsarbeitsbereichs ausgewählt werden kann, mit dem die zu genehmigende Position verknüpft werden soll. Dieses Feld ist auf den folgenden Seiten verfügbar:
● Auf den Seiten zur Erstellung von Bestellanforderungspositionen für Katalog und -Nichtkatalogpositionen werden das Feld ID des Vertragsarbeitsbereichs und der Link Auswählen neben anderen Positionsdetails wie Preis und Betrag angezeigt.
● Auf den Seiten zur Erstellung von Rechnungsanforderungen für Rechnungen ohne Bestellauftrag werden das Feld ID des Vertragsarbeitsbereichs und der Link Auswählen neben anderen Positionsdetails angezeigt und können ausgewählt werden. Dieses Feld kann für Rechnungen aus Bestellaufträgen nicht festgelegt werden und der Wert wird aus dem entsprechenden Bestellauftrag gesetzt.
Hinweis
Das Feld ID des Vertragsarbeitsbereichs kann für Vertragsrechnungen nicht festgelegt werden, da diese Rechnungen bereits mit Verträgen verknüpft sind.
Informationen zu verknüpften Vertragsdokumente
Eine Verknüpfung zu Dokumenten in anderen Vertragsarbeitsbereichen ist nur dann möglich, wenn der aktuelle Vertragsarbeitsbereich (Bestellabwicklung) nicht veröffentlicht wurde. Der Dokumentsuchfilter wurde erweitert, sodass Benutzer nach Dokumenten suchen können, mit denen eine Verknüpfung hergestellt werden soll. Die verknüpften Dokumente stehen so lange im verknüpften Vertragsarbeitsbereich zur Verfügung wie sie im Quellvertrags-Arbeitsbereich unverändert bleiben. Durch Änderungen an den Originalversionen im Quellvertrags- Arbeitsbereich werden nicht automatisch die verknüpften Dokumente im verknüpften Vertragsarbeitsbereich aktualisiert. Die Benutzer werden über solche Änderungen informiert und müssen die Verknüpfung zu den geänderten Dokumenten herstellen.
Wenn die Funktion für verknüpfte Vertragsdokumente zusätzlich zur Funktion zur Aggregation von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen aktiviert ist, umfasst der Vertragsarbeitsbereich (Bestellabwicklung) die neue Option
Verknüpftes Vertragsdokument im Menü Aktionen auf der Registerkarte Dokumente, um Dokumente zu verknüpfen.
Wenn Sie auf die Option Verknüpftes Vertragsdokument klicken, wird eine Suchseite angezeigt, auf der Sie nach Dokumenten zur Verknüpfung suchen können. Es werden nur veröffentlichte Dokumente angezeigt. Ein Dokument kann nicht mit sich selbst verknüpft werden. Die neue Spalte Dokumentart wird hinzugefügt, um die Art des Dokuments anzuzeigen (bei der Art kann es sich um Hauptvertrag, Vertragsergänzung oder reguläres Dokument handeln).
Wenn der Benutzer bei der Erstellung eines Unterprojekts Dokumente aus dem übergeordneten Projekt kopiert und der übergeordnete Vertragsarbeitsbereich verknüpfte Dokumente enthält, wird das verknüpfte Dokument nicht aus dem übergeordneten Vertragsarbeitsbereich in das Unterprojekt kopiert.
Auf der Suchseite werden folgende Dokumentarten herausgefiltert:
● Hauptvertragsdokumente, wenn der aktuelle Vertragsarbeitsbereich bereits einen Hauptvertrag enthält.
● Dokumente, zu denen bereits eine Verknüpfung aus dem aktuellen Vertragsarbeitsbereich besteht.
● Dokumente, die nicht aus einem Arbeitsbereich für kombinierte Ausgaben stammen.
● Dokumente aus einem Vertragsarbeitsbereich, der geschlossen wurde, abgelaufen ist oder angehalten wurde.
In den folgenden Szenarien werden neue Warnmeldungen angezeigt:
● Auf der Seite des Quellvertrag-Arbeitsbereichs, wenn dieser ergänzt wird.
● Auf der Seite des Quellvertrag-Arbeitsbereichs, wenn ein Dokument, zu dem eine Verknüpfung aus anderen Vertragsarbeitsbereichen besteht, bearbeitet oder ersetzt wird.
● Auf der Seite des Quellvertrag-Arbeitsbereichs, wenn ein verknüpftes Dokument gelöscht wird.
● Auf der Seite des Quellvertrag-Arbeitsbereichs, wenn Benutzer für ein verknüpftes Dokument auf Fertig gestellt, Entwurf anlegen oder Veröffentlichen klicken.
In den folgenden Szenarien wurden auf der Registerkarte Historie neue Audit-Protokolleinträge hinzugefügt:
● Im Quellvertrag-Arbeitsbereich und im verknüpften Vertragsarbeitsbereich, wenn ein neues, verknüpftes Vertragsdokument im verknüpften Vertragsarbeitsbereich erstellt wird.
● Im Quellvertrag-Arbeitsbereich und im verknüpften Vertragsarbeitsbereich, wenn das verknüpfte
Vertragsdokument im Quellvertrag-Arbeitsbereich bearbeitet, ersetzt, gelöscht, veröffentlicht, fertiggestellt oder als Entwurf angelegt wird.
● Im Quellvertrag-Arbeitsbereich und im verknüpften Vertragsarbeitsbereich, wenn das verknüpfte Vertragsdokument im verknüpften Vertragsarbeitsbereich gelöscht wird.
Aktivieren der verknüpften Vertragsdokumente für alle Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung
Die Funktion für verknüpfte Vertragsdokumente kann für alle Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung aktiviert werden, unabhängig davon, ob sie die kombinierte Ausgabenart aufweisen oder nicht. So können Sie diese Funktion nutzen, ohne die Funktion zur Aggregation von Ausgabendaten in Vertragsarbeitsbereichen zu aktivieren.
Änderungsverzeichnis
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auflistung der Änderungen an diesem Handbuch. Die technische Dokumentation zu Cloud-Lösungen von SAP Ariba wird in folgenden Fällen aktualisiert:
● Bei Softwareänderungen in Service Packs oder Hotfixes muss die Dokumentation aktualisiert werden, damit Funktionen korrekt in ihrer neuen bzw. aktualisierten Form wiedergegeben werden.
● Im vorhandenen Inhalt sind Fehler vorhanden oder Benutzer weisen darauf hin, dass wichtiger Inhalt fehlt.
SAP Ariba behält sich das Recht vor, die technische Dokumentation ohne Vorankündigung zu aktualisieren. In der Regel werden die Aktualisierungen der Dokumentation in der Woche wirksam, in die auch der Release von Software-Service-Packs fällt. Kritische Aktualisierungen der Dokumentation hingegen können zu jeder Zeit erfolgen.
Monat/Jahr der Aktuali
sierung Akt. Kapitel/akt. Abschnitt Kurzbeschreibung der Änderung
April 2015 N/Z Format und Struktur wurden aktualisiert.
Mai 2016 Alle Dokumente für Vertragspositionen wurden aktualisiert.
Februar 2017 Alle Namen von SAP-Ariba-Lösungen wurden aktualisiert.
Mai 2017 – Der Titel wurde in Verwalten von Vertragsausgaben aus
Vertragsarbeitsbereichen geändert.
-- Das neue Kapitel Aggregation von Ausgabendaten in Ver
tragsarbeitsbereichen wurde hinzugefügt.
Juli 2017 Informationen zur Registerkarte „Aus
gaben“ und Informationen zu verknüpf
ten Vertragsdokumenten
Informationen dazu, dass die zugehörigen Funktionen für alle Bestellabwicklungs-Vertragsarbeitsbereiche verfüg
bar sind, wurden hinzugefügt.
Ausschlussklauseln und rechtliche Aspekte
Hyperlinks
Einige Links werden durch ein Symbol und/oder einen Quick-Info-Text klassifiziert. Über diese Links erhalten Sie weitere Informationen.
Informationen zu den Symbolen:
● Links zum Symbol : Sie rufen eine Website auf, die nicht von SAP gehostet wird. Durch die Nutzung solcher Links stimmen Sie Folgendem zu (sofern sich nicht aus Ihren Vereinbarungen mit SAP etwas anderes ergibt):
● Der Inhalt der verlinkten Site ist keine SAP-Dokumentation. Basierend auf diesen Informationen ergibt sich für Sie keinerlei Produkthaftungsanspruch gegen SAP.
● Weder widerspricht SAP dem Inhalt auf der verlinkten Site noch stimmt SAP ihm zu. Außerdem übernimmt SAP keine Gewährleistung für dessen Verfügbarkeit und Richtigkeit. SAP übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch die Nutzung solchen Inhalts verursacht wurden, es sei denn, dass diese Schäden von SAP grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht wurden.
● Links zum Symbol : Sie verlassen die Dokumentation für das jeweilige SAP-Produkt oder den jeweiligen SAP-Service und rufen eine von SAP gehostete Website auf. Durch die Nutzung solcher Links stimmen Sie zu (sofern sich nicht aus Ihren Vereinbarungen mit SAP etwas anderes ergibt), dass sich basierend auf diesen Informationen für Sie keinerlei Produkthaftungsanspruch gegen SAP ergibt.
Videos, die auf externen Plattformen gehostet werden
Einige Videos verweisen möglicherweise auf Video-Hosting-Plattformen von Drittanbietern. SAP kann die zukünftige Verfügbarkeit von Videos, die auf diesen Plattformen gespeichert sind, nicht garantieren. Außerdem unterliegen alle Werbungen und anderen Inhalte, die auf diesen Plattformen gehostet werden (z.B. empfohlene Videos oder Navigation zu anderen gehosteten Videos auf derselben Site), nicht der Kontrolle oder Verantwortlichkeit von SAP.
Beta und andere experimentelle Funktionen
Experimentelle Funktionen sind nicht Teil des offiziellen Lieferumfangs, den SAP für künftige Releases garantiert. Dies bedeutet, dass experimentelle Funktionen von SAP jederzeit, aus beliebigen Gründen und ohne vorherige Ankündigung geändert werden können. Experimentelle Funktionen sind nicht zur Nutzung in einem Produktivsystem vorgesehen. Die experimentellen Funktionen dürfen nicht für Demonstrationen, Tests, Untersuchungen, Bewertungen oder anderweitige Zwecke in einer
Produktivumgebung oder in Verbindung mit Daten, die nicht ausreichend gesichert wurden, verwendet werden.
Der Zweck der experimentellen Funktionen besteht darin, frühzeitig Feedback zu erhalten und so Kunden und Partnern die Möglichkeit zu geben, das zukünftige Produkt entsprechend zu beeinflussen. Durch die Abgabe von Feedback (z.B. über SAP Community) stimmen Sie zu, dass die geistigen Eigentumsrechte der Beiträge oder daraus abgeleiteten Werke im ausschließlichen Besitz von SAP verbleiben.
Beispielcode
Bei dem Quelltext und/oder den Code-Snippets handelt es sich ausschließlich um beispielhafte Darstellungen. Sie sind nicht zur Nutzung in einem Produktivsystem vorgesehen. Der Beispielcode dient ausschließlich dem Zweck, Syntax- und Verphrasungsregeln besser zu erläutern und zu visualisieren. SAP übernimmt keine Gewährleistung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beispielcodes. SAP übernimmt keine Haftung für Fehler oder Schäden, die durch die Nutzung des Beispielcodes verursacht wurden, es sei denn, dass diese Fehler oder Schäden von SAP grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht wurden.
Vorurteilsfreie Sprache
SAP unterstützt eine Kultur der Vielfalt und Integration. Wann immer möglich, verwenden wir in unserer Dokumentation unvoreingenommene Sprache, um auf Menschen aller Kulturen, ethnischen Zugehörigkeiten, Geschlechter und Fähigkeiten zu verweisen.
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