Benutzerhandbuch
Version 2019
VORWORT
Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen in unsere RechnungPLUS-Software.
Wir haben das Rechnungsprogramm mit dem Ziel erstellt, kleineren und mittleren Betrieben und Unternehmen das Erstellen von
Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zu erleichtern und so einwandfreie und ansprechende Ergebnisse zu erzielen. Unser
Anspruch ist es hierbei nicht, den Steuerberater zu ersetzen oder mit den allumfänglichen und kostenintensiven Buchhaltungsprogramme zu konkurrieren – wohl aber, Ihnen eine leicht zu bedienende Hilfe zur Bewältigung der stetig wiederkehrenden Rechnungsabläufe eines kleinen Betriebes zu Seite zu stellen. Jede Minute, die Sie im Büro dank unserer Software einsparen ist unser Lohn.
Eine Besonderheit an der Software sind die unterschiedlichen Profile (Handwerk, KFZ oder Universal), die Sie wählen können um die
optimalen Funktionen für Ihre Firma zu nutzen.
Um Ihnen den Einstieg in Ihre neue Software so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir dieses Handbuch zusammengestellt und in unterschiedliche Abschnitte aufgeteilt:
1. Die Installation
2. Programmstart und grundlegende Einstellungen 3. Die Grundeinstellungen
4. Das Hauptprogramm
Die Software ist möglichst einfach aufgebaut und soll gleichzeitig die wesentlichen Funktionen bieten, um Sie maximal bei der täglichen Büroarbeit zu unterstützen. Die meisten Funktionen der Software sind sicherlich auch ohne Unterstützung dieses Handbuchs leicht zu nachzuvollziehen. Auf den nächsten Seiten werden Sie Schritt-für- Schritt in die Software eingeführt und wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei dem Einsatz Ihrer FUNKTIONIERTeinfach Software.
INHALT
KAPITEL 1 – DIE INSTALLATION
1.1. Verfügbare Software-Versionen 6
1.2. Systemvorrausetzungen 6
1.3. Virenscanner und Firewall 7
1.4. GoBD-Unterstützung 7
1.5. Installation über das Internet 7
1.6. Offline-Installation 8
KAPITEL 2 – DER PROGRAMMSTART
1.1. Der Startbildschirm 10
1.2. Die Einstellungen 11
1.3. Firmen 13
1.4. Datensicherung 14
1.5. Lizenzverwaltung 15
1.6. Datenbankpfade 16
1.7. Hilfe und Updates 17
KAPITEL 3 – DIE GRUNDEINSTELLUNGEN
1.1. Der Startbildschirm 21
1.2. Die Firmenangaben 23
1.3. Nummern, Einheiten und Umsatzsteuer 24
1.4. Email-Einstellungen 25
1.5. Textvorlagen 26
1.5.1. Allgemeine Textvorlagen 26
1.6. Briefpapier 27
1.7. Benutzer-Verwaltung 31
1.7.1. Anlage eines neuen Benutzers 33
KAPITEL 4 – DAS HAUPTPROGRAMM
4.1. Der Hauptbildschirm 34
4.2. Die Kundenverwaltung 35
4.2.1. Anlage eines neuen Kunden 36
4.2.2. Kundenstatistik 37
4.2.3. Export Kundendaten 38
4.2.4. Import Kundendaten 38
4.3. Die Lieferantenverwaltung 39
4.3.1. Anlage eines neuen Lieferanten 39
4.3.2. Statistik 39
4.3.3. Eingangsrechnungen 40
4.4. Artikelverwaltung 42
4.4.1. Anlage eines neuen Artikels 43
4.4.2. DATANORM-Dateien 44
4.5. Lagerhaltung 46
4.6. Termine 47
4.6.1. Kalender verwalten 48
4.6.2. Terminliste 49
4.6.3. Teamplaner 50
4.7. Anschreiben 51
5. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine
5.1. Vorgangsverwaltung 52
5.1.2. Experten- und Standardmodus 53
5.1.3. Positionen 58
5.1.3.1. Erfassung der Position 60
5.2. Vorgang anlegen 61
5.3. Vorgang weiterführen 63
5.4. Besondere Rechnungsvorgänge 63
5.4.1. Abschlagsrechnung 64
5.4.2. Schlussrechnung 64
5.4.3. Sammelrechnung 65
5.4.4. Gutschrift 65
6. Offene Posten
6.1. Zahlungseingang erfassen 67
6.2. Archiv 68
6.3. Eine Mahnung erstellen 69
7. Das Kassenbuch und Auswertungen
7.1. Kassenbuch 71
7.1.1. Belegkopie 73
7.1.2. Verwaltung 74
7.1.3. Kassenbuch drucken 75
7.2. Ein-/Ausgaben-Rechnung 75
7.2.1. Übersicht 76
7.2.2. Verwaltung 77
7.3. Auswertungen 78
KAPITEL 1 - DIE INSTALLATION
1.1. Verfügbare Software-Versionen
Die Software ist in drei Lizenz-Versionen erhältlich:
- ONE - 2GO - 365
Die ONE-Version ist unbegrenzt nutzbar und kann uneingeschränkt ohne das Internet gestartet werden – lediglich für den integrierten Email-Versand ist natürlich eine aktive Verbindung zum Internet unabdingbar. Updates sind optional erhältlich.
Die 2GO-Version ist zusätzlich auf externen Laufwerken wie zum Beispiel USB-Sticks installierbar.
Die 365-Version benötigt zum Start eine aktive Internetverbindung und setzt eine aktive Lizenz voraus. Auf verfügbare Updates kann während der gesamten Laufzeit zugegriffen werden.
1.2. Systemvorrausetzungen
Die Software wurde auf folgenden Windows-Systemen erfolgreich getestet: Windows XP, 7, 8 und 10.
Ab Windows 10 wird für die Pro-Version die Installation der Software für Framework 4.0 empfohlen. Für alle anderen Windows-Versionen sollte das Framework 3.5 ausreichen. Auch die Installationsdatei ist jeweils in beiden Versionen enthalten.
Als Hauptspeicher sollte min. 1GB RAM vorhanden sein und das Installationslaufwerk sollte über min. 500MB freien Speicher
verfügen. Bei Nutzung von großen DATANORM-Dateien sind diese Werte bei min. 2GB RAM und min. 2GB freien Speicherplatz
anzusetzen.
Eine Internetverbindung wird für die 365-Version beim Start und für Updates vorausgesetzt. Bei der BASIC- und 2GO-Version ist eine
aktive Verbindung für den eigentlichen Betrieb nicht erforderlich und wird lediglich bei verfügbaren Patches (Fehlerkorrekturen) benötigt.
1.3. Virenscanner und Firewall
Manche Virenscanner stufen die Software als Bedrohung ein, da es sich hier um ein eigenentwickeltes Programm handelt. Wir
kooperieren mit den führenden Herstellern, um unsere Software entsprechend freischalten zu lassen, allerdings ist dies aufgrund der Vielzahl von Anti-Virus-Programmen nicht für alle Hersteller möglich.
Bitte stellen Sie im Zweifel Ihre Anti-Virus-Software so ein, dass die beiden Dateien „FUNKTIONIERTeinfach.exe“ und „START.exe“
uneingeschränkt ausgeführt werden können. Das Gleiche gilt für eine etwaige Firewall.
1.4. GoBD-Unterstützung
Sie können die Software in einer Variante installiert werden, die die Vorgaben nach GoBD unterstützt. So ist hier eine nachträgliche Änderung einer Rechnung ebenso unterbunden, wie das Löschen eines solchen Vorgangs.
1.5. Die Installation über eine aktive Internetverbindung
Bitte rufen Sie in Ihrem Browser unsere Homepage auf:
www.rechnung.plus
Hier wählen Sie unter „Herunterladen“ die passende WebInstaller- Variante für Ihre Windows-Version aus (3.5 für Windows XP – 10 bzw.
4.0 für Windows 10 Pro) und laden diese auf Ihren PC herunter. Hier haben Sie die Wahl zwischen der sofort ausführbaren
„WebInstaller.exe“ und alternativ einer ZIP-Datei, die Sie im Anschluss an den Download auf Ihrem PC entpacken und dann
1: Status-Ampel
Die Ampel dient als Statusanzeige zu einzelnen Punkten an. Steht die Ampel auf Grün, so sind alle Angaben zu dem Punkt erfüllt. Eine Gelbe Ampel zeigt einen offenen Punkt, der eine weitere Ausführung nicht unterbindet, allerdings beinträchtigen kann. Eine Rote Ampel zeigt einen Punkt an, der zwingend zu erledigen ist.
2: Windows-Framework
Hier wählen Sie das Framework der Installation aus und geben an, ob die Software Vorgaben nach GoBD unterstützen soll.
3: Installationsort
Klicken Sie einmal auf das Laufwerks-Symbol, um den Installationsort für die Software festzulegen. Haben Sie die R2GO-Option erworben, so können Sie die Software auch auf einer tragbaren Festplatte oder einen USB-Stick installieren. In der FLEX-Version ist die R2GO-Option direkt freigeschaltet.
4: Lizenzcode
Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol, um Ihren Lizenzcode
1
2 3
4 5
6
einzugeben. Dieser wird über das Internet geprüft und Ihre Software wird entsprechend freigeschaltet. Sie finden den Code auf Ihrer
Lizenzbescheinigung. Klicken Sie danach auf das „Zurück“-Symbol, um wieder zum Hauptbildschirm zu gelangen. Haben Sie keine Lizenz, so wird automatisch die Testversion installiert. Sie können die Software dann 30x starten und testen.
5: Internetverbindung
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, wenn die Installation nicht gestartet werden kann.
6: Beenden
Sie verlassen das Installationsprogramm.
1.6. Die Installation über die optionale CD-ROM ohne eine Internetverbindung (Offline-Installation)
Bitte legen Sie die CD-ROM in das CD-Laufwerk Ihres PC ein und
öffnen den Inhalt des Laufwerks. Nun starten Sie die Installation bitte mit einem Doppelklick auf die Datei „SETUP_35.exe“ bzw.
„SETUP_40.exe“ (Windows 10 Pro).
Die Punkte 1-3 und 6 weichen nicht von der Installation über eine aktive Internetverbindung (1.2.) ab. Lediglich der Punkt 5 ist nicht vorhanden und die Eingabe Ihrer Lizenz gestaltet sich wie folgt:
4: Geben Sie hier bitte Ihren Offline-Lizenzcode ein, der ebenfalls in Ihrer Lizenzbescheinigung angegeben ist. Klicken Sie danach auf das
„Zurück“-Symbol, um wieder zum Hauptbildschirm zu gelangen.
KAPITEL 2 – DER PROGRAMMSTART
1.1. Der Startbildschirm
Öffnen Sie den Programmordner, in dem Sie die Software installiert haben und starten Sie Ihre Software mit einem Doppelklick auf
„START.exe“. Alternativ haben Sie bei der Installation eine
Verknüpfung auf Ihrem Desktop angelegt. Auch hier starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol. Es erscheint nun das Startmenü:
1: Starten der Software
Klicken Sie einmal auf das „Software starten“-Symbol, um das Hauptprogramm zu starten.
2: Die Einstellungen
Hier können Sie Systemeinstellungen vornehmen, Datensicherungen durchführen, Ihre Lizenz ändern, die Software aktualisieren und das Programm auf ein externes Laufwerk übertragen (R2GO).
2 1
1.2. Die Einstellungen
Wenn Sie auf „Einstellungen“ klicken so öffnet sich der folgende Bildschirm:
1: Die Firmenwahl
Hier wählen Sie die Firma aus, mit der Sie jetzt arbeiten möchten.
Ihre Wahl bleibt gespeichert, bis Sie eine andere Firma wählen.
2: Datensicherung und R2GO
Nehmen Sie eine Datensicherung vor oder speichern die Daten auf ein externes Laufwerk (R2GO),
3: Datenbankpfade und Lizenz
Verwalten Sie Ihre Lizenz, oder installieren die Datenbank im Netzwerk.
4: Hilfe und Updates
Hier können Sie mit uns in Kontakt treten und Software-
Aktualisierungen (nur FLEX-Version) über das Internet einspielen.
1 2 3 4 5
11 10 9 8 7
6
5: Start der Software
Hier starten Sie die Software mit der gewählten Firma.
6: Beenden
Sie beenden das Programm.
7: Aktuelle Firma
Hier wird Ihre aktuell gewählte Firma angezeigt. Der Firmenname wird aus den Grundeinstellungen übernommen.
8: Aktueller Lizenzcode
Sie finden hier Ihren Lizenzcode und die lizensierte Software-Version.
Sollten Sie bei der Installation keinen Lizenzcode eingegeben haben, so erscheint hier der Hinweis auf die Testversion. Diese können Sie 30x starten.
9: Übersicht Datensicherung
Das Datum der letzten Datensicherung zu Ihrer Information. Wir empfehlen, regelmäßig Ihre Daten zu sichern.
10: Aktueller Datenbankpfad
Unter diesem Punkt wird das Programm-Verzeichnis angezeigt.
Ebenso finden Sie hier das Datenbank-Verzeichnis. Wenn Sie die
Software im Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen einsetzen wollen, so müssen die Arbeitsplätze immer auf die gleiche Datenbank
zugreifen.
11: Anzeige von Updates und Patches
Wenn Sie die FLEX-Version der Software nutzen und über eine aktive Internetverbindung verfügen, so werden hier etwaig verfügbare Updates angezeigt.
1.3. Firmen
1: Firmenauswahl
Wählen Sie die gewünschte Firma mit einem Klick aus. Die gewählte Firma wird gelb hinterlegt.
2: Firma zurücksetzen
Hier setzen Sie sämtliche Daten für die Firma zurück. Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
2
1
1.4. Datensicherung
1: Eine neue Datensicherung durchführen
Klicken Sie zunächst auf den blauen Ordner, um das
Sicherungslaufwerk bzw. das Verzeichnis für die Datensicherung auszuwählen. Dann bestätigen Sie den Start der Datensicherung mit einem Klick auf den grünen Haken.
2: Eine bestehende Datensicherung wieder einspielen
Wählen Sie zunächst eine bestehende Datensicherung aus, indem Sie den entsprechenden Speicherort der vorhandenen Datensicherung mit einem Klick auf den blauen Ordner auswählen. Sobald die
Datensicherung durch das Programm erkannt wurde, können Sie das Zurückspielen mit dem grünen Haken bestätigen. Bitte beachten Sie:
sämtliche Daten werden unwiderruflich mit der Datensicherung überschrieben.
1 2
1.5. Lizenzverwaltung
1: Eingabe einer Lizenz
Klicken Sie zunächst auf das Schlüssel-Symbol. Nun erfassen Sie Ihre Lizenz in dem erscheinenden Textfeld. Verfügen Sie über keine aktive Internet-Verbindung, so können Sie Ihre Software alternativ mit dem Offline-Installationscode freischalten.
2: Prüfung der Lizenz
Klicken Sie auf das Prüfen-Symbol, um die Lizenz online zu prüfen und zu übernehmen. Nach erfolgter Prüfung werden Sie auf den
Hauptbildschirm zurückgeleitet.
1 2
1.6. Datenbankpfade
1: Einstellungen der Datenbankspeicherorte
Klicken Sie auf den Ordner, um die Speicherorte Ihrer Datenbank festzulegen. Dies ist insbesondere für die Nutzung der Software im Netzwerk wichtig, da alle Arbeitsplätze auf die gleiche Datenbank am gleichen Speicherort zugreifen müssen.
2: Auswahl des Speicherortes
Wählen Sie hier den Speicherort Ihrer Haupt-Datenbank aus. Diese Datenbank enthält z.B. die Vorgangsdaten und Kundendaten. Wenn sich an dem gewählten Ort noch keine Datenbank befindet, so wird die aktuelle Datenbank an den neuen Speicherort kopiert. Befindet sich hier bereits eine Datenbank - wie bei der zusätzlichen Installation eines weiteren Arbeitsplatzes im Netzwerk – so wird lediglich der Pfad entsprechend angepasst und die vorhandenen Daten werden übernommen.
3: Auswahl des Speicherortes für DATANORM-Dateien
1
2
3 4
Möglichkeit, diese an einem separaten Ort zu speichern. Bei der Nutzung im Netzwerk ist es - je nach Umfang der Dateien – ratsam, diese lokal und nicht im Netzwerk zu speichern.
4: Zurücksetzen des Speicherpfades der DATANORM-Dateien Setzen Sie den Speicherpfad auf den Ursprungswert zurück. Dieser orientiert sich an dem Datenbankpfad der Hauptdatenbank.
1.7. Hilfe und Updates
1: Aktualisierungen
Wenn im Hauptbildschirm verfügbare Updates angezeigt werden, so können Sie diese Aktualisierung hier über das Internet herunterladen.
2: Email an Support
Wenn Sie Fragen oder Probleme mit der Software haben, so können Sie uns hier eine Email senden.
1 2 3 4
2a: Absenden der Nachricht
Klicken Sie auf den Brief, um Ihre Nachricht abzusenden.
2b: Löschen der Eingaben
Hier löschen Sie die getätigten Eingaben.
3: Starten einer Fernwartung
Nach Absprache mit uns, können Sie hier eine Online-Verbindung zu uns aufbauen. So können wir über das Internet Ihren PC steuern, und etwaige Fragen oder Probleme direkt klären und lösen. Bitte
beachten Sie, dass diese Verbindung nur nach Terminabsprache und auf unsere Anforderung hin zu nutzen ist.
2a 2b
4: Software reparieren
Unter diesem Punkt können Sie im Falle von Fehlermeldungen oder defekten Dateien Ihre Software versuchen zu reparieren. Bitte
beachten Sie, dass sämtliche Schritte nur in Absprache mit unserem Support durchgeführt werden sollten.
4a: Datenbank an uns senden
Auf Anforderung können Sie uns Ihre Datenbanken über das Internet senden. Wir können dann direkt Korrekturen vornehmen und Ihnen die Datenbanken wieder zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Änderungen zwischen der Einsendung der Datenbank und dem Zurückspielen verloren gehen. Daher sollten Sie die
Software bis zum Einspielen nicht zur Erfassung von weiteren Daten nutzen.
4b: Datenbank einspielen
Sobald wir Sie über die erfolgte Korrektur informieren, können Sie hier Ihre Datenbanken wieder über das Internet einspielen. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Änderungen zwischen der Einsendung
4a 4b 4c 4d
der Datenbank und dem Zurückspielen verloren gehen. Daher sollten Sie die Software bis zum Einspielen nicht zur Erfassung von weiteren Daten nutzen.
4c: Software komplett zurücksetzen
Hier löschen Sie ALLE erfassten Daten der GESAMTEN Software. Dies gilt für alle Firmen.
4d: Systemdaten korrigieren
In seltenen Fällen können beschädigten Systemdateien vorkommen.
Hier können Sie die relevanten Dateien nochmals über das Internet herunterladen.
KAPITEL 3 – DIE GRUNDEINSTELLUNGEN
1.1. Der Startbildschirm
Wenn Sie das Programm starten, erscheint das Hauptmenü:
1: Profil wählen
Hier stellen Sie ein, ob es sich bei Ihrer Firma um einen KFZ-Betrieb, ein Handwerks-Betrieb oder ein anderes Unternehmen handelt:
1 2 3
2: Grundeinstellungen
Klicken Sie hier um die Grundeinstellungen vorzunehmen: die allgemeinen Firmenangaben, Nummern/Einheiten/Steuer, Email, Texte und Hinweise, Briefpapier und Benutzer.
3: Experten-Modus
Wenn Sie den Experten-Modus aktivieren, so werden bestimmte Funktionen in der Vorgangsansicht freigeschaltet und die Eingaben können detaillierter vorgenommen werden. Die einzelnen Punkte der Vorgangserfassung sind dann in fünf Punkte aufgeteilt: Details/Texte, Kundendaten, Objekt bzw. KFZ, Positionen und Zahlungsmodalitäten.
Ist der Experten-Modus ausgeschaltet, so besteht die
Vorgangsansicht aus lediglich zwei Elementen – der allgemeinen Erfassungsmaske und der Positionsliste.
1.2. Die Firmenangaben
1: Handelsregister/Handwerkskammer
Je nach Unternehmensart geben Sie hier das zuständige Register bzw. die entsprechende Kammer ein. Bitte geben Sie ebenfalls die Bezeichnung wie z.B. „Kammer“ oder „Handelsregister“ mit an.
2: Speichern
Sobald Sie Ihre Firmenangaben eingetragen haben, klicken Sie hier um die Eingaben zu übernehmen.
1
2
1.3. Nummern, Einheiten und Umsatzsteuer
1: Nummernformat
Hier legen Sie fest, wie Ihre Vorgangsnummer aufgebaut ist. Sie können zwischen verschiedenen Formaten wählen und sehen im unteren Teil eine entsprechende Vorschau.
2: Startpunkte
Legen Sie fest, mit welcher Vorgangsnummer Sie starten wollen. Dies können Sie ebenfalls für die Kundennummer erfassen.
3: Steuerrelevante Angaben
Legen Sie fest, ob es sich bei Ihrer Firma um ein Kleinunternehmen nach §19 handelt. Ebenso können Sie festlegen, ob auch bei
Rechnungen < 500 EUR die Steuer nach §13b entfallen soll. Erfassen Sie die relevante Steuernummern, damit diese auf dem
Vorgangsausdruck erscheinen. Hier lassen sich ebenso bis zu fünf Steuersätze festlegen, die in den Vorgängen gemischt einsetzbar sind.
1
2
3
4
4: Einheiten
Diese Einheiten werden bei der Erfassung der Positionen
voreingestellt. Wenn erforderlich, können Mengenangaben mit 3 Nachkommastellen angezeigt werden.
1.4. Email-Einstellungen
1: Auswahl der Email-Adresse
Sie können Ihre eigene Email-Adresse verwendet, keine Email- Adresse oder eine neutrale Email-Adresse.
2: Ihre Email-Adresse
Auch wenn Sie unsere neutrale Email-Adresse für den Versand von Rechnungen nutzen, so können Sie hier einen Anzeigenamen
festlegen. Diese wird bei dem Empfänger der Email entsprechend angezeigt.
3: Servereinstellungen
Bitte hinterlegen Sie hier die Server-Einstellungen bei Nutzung Ihrer
3
2 1
eigenen Email-Adresse. Die Angaben erhalten Sie von Ihrem Email- Anbieter.
1.5. Textvorlagen
Hier können Sie Texte erfassen, die bei der Erstellung einer Email vorbelegt werden.
1.5.1. Allgemeine Textvorlagen
1: Vorbelegte Texte
Sie können Texte für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Lieferscheine festlegen. Diese werden bei der
Erfassung eines neuen Vorgangs vorbelegt, können aber individuell im Vorgang geändert werden.
2: Sondertexte
Hier legen Sie die Texte fest, die bei §19 und §13b in Rechnungen verpflichtend sind. Diese werden dann je nach steuerlicher
Ausprägung in Rechnungen eingeblendet.
1
2
1.6. Briefpapier
1: Vorschau
Hier sehen Sie, wie Ihre Vorgänge im Programm gedruckt werden. Sie können vielfältige Einstellungen vornehmen, um das Briefpapier
Ihren Vorstellungen entsprechend zu gestalten und Ihre Firma optimal zu präsentieren.
2: Ansicht aktualisieren
Nach jeder Änderung des Briefkopfes bzw. des Layouts, klicken Sie bitte einmal auf dieses Symbol, damit die Änderungen in der
Vorschau sichtbar werden.
3: Einstellungen
Sie können vielfältige Einstellungen vornehmen. Probieren Sie einfach aus, welche Auswirkungen die einzelnen Haken haben und klicken Sie nach den Änderungen jeweils auf „Ansicht aktualisieren“.
Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen im Kontext mit erfassten Informationen stehen. Wenn Sie z.B. keine Telefonnummer in den
1 2
3 4
5
Firmendaten hinterlegt haben, so kann diese natürlich auch nicht im Ausdruck erscheinen.
3a: Layout-Format
Sie haben die Wahl zwischen drei grundsätzlichen Layout-Formaten.
Diese unterscheiden sich in der Darstellungsweise der Informationen, wie auch in der Positionierung.
3b: Logo Größe/Position
Legen Sie hier die Breite des Logos in Pixeln fest. Dies gilt nur für Grafik-Logos. Die Höhe des Logos wird automatisch angepasst. Mit den Werten der X-Achse und Y-Achse können Sie das Logo im
Briefpapier positionieren. Dies gilt auch für ein Text-Logo.
3c: Infofeld Position
Im Infofeld finden Sie das Datum, den Ansprechpartner, die
Kundennummer und noch weitere Angaben – je nach Ihrer Auswahl.
Auch die Position des Infofeldes können Sie mit den Werten der X- Achse und Y-Achse bestimmen.
3d: Position Fußzeile
Wie das Infofeld und das Logo können Sie die Position der Fußzeile beeinflussen.
3e: Fußzeilen-Format
Die Fußzeile kann bei Bedarf zentriert und verkürzt dargestellt werden.
3f: Eigene Spalten
Sie können zwei Spaltenbezeichnungen frei festlegen. Wenn Sie zum Beispiel „Farbe“ oder „EAN“ in Ihren Vorgängen nutzen möchten, so können Sie hier die entsprechende Bezeichnung festlegen. Diese wird dann auch bei der Artikelerfassung entsprechend übernommen.
4: Vollbild-Vorschau
Hier wird die Vorschau als Vollbild angezeigt. So haben Sie einen noch besseren Überblick, wie der spätere Druck aussehen wird.
4
5: Logo-Designer
Legen Sie Einstellungen für Ihr Logo fest. Sie können eigene Grafiken einbinden (z.B. JPG), nur Text verwenden oder grafischen Text als Logo einrichten.
1: Logo-Art wählen
Hier wählen Sie aus, ob Sie eine Grafik-Datei, einen Text oder kein Logo verwenden möchten.
2: Logo-Grafik wählen
Wählen Sie im über dieses Symbol die Grafik-Datei aus, die Sie als Logo einbinden wollen. Die Grafik können Sie später frei verschieben.
Beachten Sie, dass lediglich kompatible Dateien in der Auswahl
erscheinen. Sollte Ihre Logo-Datei nicht aufgeführt sein, so speichern Sie diese bitte als JPG-Datei in einem Grafikprogramm ab. Manchmal können auch Photoshop-Dateien zu Problemen führen. Bitte
speichern Sie in diesem Fall die Logo-Datei einmal mit einem alternativen Grafik-Programm ab.
1 2
3
4
3. Vorschau Text-Logo
Möchten Sie lieber einen Text als Logo formatieren, so sehen Sie hier die entsprechende Vorschau.
4. Texterfassung
Ein Text-Logo kann aus bis zu zwei Zeilen bestehen. Sie erfassen den entsprechenden Text und wählen die Schriftart, die Farbe, den Stil und die Größe aus. Entsprechend wird die Vorschau des Textlogos angepasst.
1.7. Benutzer-Verwaltung
Legen Sie Einstellungen für Ihr Logo fest. Sie können eigene Grafiken
1: Benutzer speichern
Speichern Sie die aktuellen Eingaben für den Benutzer ab.
2: Neuen Benutzer anlegen
Hier können Sie einen neuen Benutzer hinzufügen und das entsprechende Profil festlegen.
1 2 3
4
5
6
3: Benutzer löschen
Löschen Sie den ausgewählten Benutzer. Der letzte verbleibende Nutzer mit einem Administrator-Profil kann nicht gelöscht werden.
4: Benutzerliste
Hier sind sämtliche Benutzer aufgelistet. Klicken Sie einmal auf den jeweiligen Benutzer, so werden die entsprechenden Daten auf der rechten Seite angezeigt und können bearbeitet werden.
5: Benutzerdaten
Hier werden die Daten des aktuellen Benutzers angezeigt.
6: Sicherheit
Dieser Abschnitt ist nur für Administratoren sichtbar. Hier legen Sie das Kennwort für den Benutzer fest. Ist kein Text eingetragen, so wird kein Kennwort benötigt. Auch das Profil können Sie hier
anpassen. Ein Administrator hat immer allumfassende Rechte – ein Benutzer kann unterschiedliche Berechtigungen erhalten. Auch ein reiner Lesezugriff kann für einen Benutzer eingestellt werden.
6
1.7.1. Anlage eines neuen Benutzers
1: Benutzerkennung
Nachdem Sie auf das Symbol „Neuer Benutzer“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, eine eindeutige Benutzerkennung
einzugeben. Geben Sie anschließend die Daten des Benutzers an und wählen das Profil für die Sicherheitseinstellungen aus. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der Benutzer der Datenbank hinzugefügt.
1
KAPITEL 4: DAS HAUPTPROGRAMM
4.1. Der Hauptbildschirm
Hier sehen Sie Ihre Schaltzentrale. Sämtliche Funktionen sind von hier erreichbar. Je nach gewählten Unternehmensprofil sind KZF- Daten oder Baustellen/Projekte verfügbar.
4.2. Die Kundenverwaltung
1: Kundenauswahl
Klicken Sie auf einen vorhandenen Kundendatensatz, um sich die Daten des Kunden in der Maske anzeigen zu lassen.
2: Neuer Kunde
Hier legen Sie einen neuen Kunden an.
3: Statistik (siehe 4.2.2.)
Rufen Sie die vergangenen Vorgänge und Umsätze zu dem Kunden ab.
4: Export (siehe 4.2.3.)
Sie können die Kundendaten in eine CSV-Datei exportieren, um diese in einem anderen Programm einzuspielen.
5: Import (siehe 4.2.4.)
Hier können Sie die Kundendaten aus einer vorherigen
FUNKTIONIERTeinfach Software importieren. Bitte wählen Sie in dem Auswahlfenster die Datenbank der bisherigen Installation (001.mdb).
1 3
2 4 5
Haben Sie die richtige Datei gewählt, so werden die Kunden hinzugefügt.
4.2.1. Anlage eines neuen Kunden
1: Vergabe Kundennummer
Klicken Sie auf das Symbol, falls Sie eine Kundennummer manuell vergeben wollen. Im Standard wird die nächste Kundennummer laut den Grundeinstellungen vergeben.
1
4.2.2. Kundenstatistik
Wieviel Umsatz Ihr Kunde generiert hat, wie sich der Umsatz
entwickelt hat und welche Position der Kunde im Vergleich zu den anderen Kunden umsatzbedingt einnimmt, können Sie in der
Kundenstatistik einsehen.
4.2.3. Export Kundendaten
Hier werden Ihre Kundendaten in eine CSV-Datei exportiert. Die Speicherung erfolgt in dem Programmverzeichnis. Dieses wird nach Abschluss des Exports angezeigt. Nun können Sie mit Ihren
Kundendaten in anderen Programmen weiterarbeiten.
4.2.4. Import Kundendaten
Sie können die Kundendaten aus einer vorherigen
FUNKTIONIERTeinfach-Software (Version 2018 und älter)
übernehmen. Wählen Sie die Datenbank-Datei (001.mdb) in dem Verzeichnis der alten Software-Version aus und bestätigen Sie die Auswahl. Die Kundendaten werden jeweils den bestehenden Einträgen hinzugefügt. CSV-Dateien können bisher noch nicht importiert werden.
4.3. Die Lieferantenverwaltung
4.3.1. Anlage eines neuen Lieferanten
Die Anlage eines neuen Lieferanten erfolgt genauso, wie die Anlage eines neuen Kunden.
4.3.2. Statistik
Wie viel Umsatz wurde mit dem Lieferanten im Laufe der Jahre
generiert wurde, können Sie hier abfragen. Ebenso wird angezeigt, ob noch offene Eingangsrechnungen gegenüber dem Lieferanten
bestehen.
4.3.3. Eingangsrechnungen
1: Rechnungsübersicht
Hier sehen Sie alle erfassten Eingangsrechnungen zu dem Lieferanten.
2: Rechnung löschen
Entfernen Sie die gewählte Rechnung aus der Übersicht.
3: Eingangsrechnung erfassen
Erfassen Sie die Grunddaten einer Eingangsrechnung.
4: Eingangsrechnung bearbeiten
Ist die Eingangsrechnung mittlerweile bezahlt, oder wurde eine Rechnungskorrektur vorgenommen, können Sie die ausgewählte Rechnung hier bearbeiten.
1 3 2
4
Ansicht Erfassung einer Eingangsrechnung
4.4. Artikelverwaltung
1: Artikelliste
Hier finden Sie die Auflistung der gespeicherten Artikel.
2: Eigene Artikel/DATANORM
Hier wählen Sie die Artikeldatei aus, die Sie anzeigen lassen wollen.
Für jeder eingespielte DATANORM-Datei legen Sie eine entsprechende Datei an.
3: Gruppen
Filtern Sie die angezeigten Artikel nach Gruppen.
4: Anzahl Suchergebnisse
Um die Suche auch bei größeren Dateien performant zu gestalten, legen Sie hier die maximale Anzahl der Suchtreffer fest.
5: Neuer Eintrag
Legen Sie innerhalb der gewählten Datei einen neuen Artikel an.
6: Eintrag löschen
1
2 3 4
5 6 7 8
7: Eintrag bearbeiten
Bearbeiten Sie den ausgewählten Artikel.
8: DATANORM-Verwaltung
Hier lesen Sie DATANORM 4.0-Dateien ein und verwalten Rabattgruppen bzw. Preise.
4.4.1. Anlage eines neuen Artikels
1: Artikeldaten erfassen
Hier geben Sie die allgemeinen Artikeldaten ein.
2: EK
Wenn Sie hier einen netto-EK erfassen, so können Sie im Vorgang eine Kalkulation durchführen und die VK-Preise komfortabel
eintragen und anpassen.
3: Artikel-Nummer
Wenn Sie die Lagerverwaltung nutzen möchten, ist die Angabe einer Artikelnummer verpflichtend, um die richtige Zuordnung zu
gewährleisten.
1 3 2
4.4.2. DATANORM-Dateien
1: Stammdaten einlesen
Lesen Sie eine neue DATANORM 4.0 Datei ein. Bitte beachten Sie, dass nur vollständige DATANORM-Dateien einlesbar sind.
Änderungsdateien können nicht bearbeitet werden.
2: Preise, Rabatte und Warengruppen einlesen
Nachdem eine DATANORM-Datei eingelesen wurde, kann die passende Preisdatei eingespielt werden. Das Gleiche gilt für die Rabatte und die Warengruppen.
1
2
1: Bezeichnung für die DATANORM-Datei
Nachdem Sie die einzulesende DATANORM-Datei ausgewählt haben, vergeben Sie einen entsprechenden Namen unter dem die Datei in dem Programm angelegt wird.
2: Aufschlag EK-Preise (nur für Stammdaten relevant) Sind in der Datei Preise enthalten, so können Sie hier einen allgemeinen Aufschlag angeben, der dann die VK-Preise entsprechend anpasst.
3: Dateiformat
Je nach Dateiformat wählen Sie ASCII oder MS-DOS, um die Umlaute korrekt anzuzeigen. Wenn es in der Artikelliste zu einer falschen Anzeige kommt, so lesen Sie die Datei mit dem alternativen Format ein.
4: Einlesen starten
Starten Sie nun das Einlesen der Datei. Je nach Umfang der Datei kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.
4 1
2 3
4.5. Lagerhaltung
Für eigene Artikel ist eine Lagerhaltung möglich. Wenn Sie
DATANROM-Artikel ins Lager aufnehmen möchten, so speichern Sie die entsprechenden Artikel bei der Erfassung eines Vorgangs in den eigenen Artikeln ab. So wird der DATANORM-Eintrag den eigenen Artikeln hinzugefügt und steht im Lager ein Eintrag zur Verfügung.
1: Artikelliste
Hier sind alle eigenen Artikel gelistet, die mit einer Artikelnummer erfasst wurden.
2: Bewegungen
Hier sind alle Ein- und Ausgänge des gewählten Artikels aufgeführt.
3: Wareneingang
Erfassen Sie Zugänge zu dem gewählten Artikel.
4: Warenausgang
Neben der automatischen Ausbuchung die bei der Speicherung eines
1 3
4 5
2
Vorgangs erfolgen kann, ist die manuelle Erfassung eines Warenausgangs möglich.
5: Inventur
Hier werden alle Zugänge und Abgänge zu dem Artikel aufgelistet.
Die Bewertung des Bestands erfolgt auf Basis des
Durchschnittswertes über den gesamten Zeitraum hinweg.
4.6. Termine
Hier sehen Sie den Bürokalender. Der Bürokalender ist der
Standardkalender und kann um weitere Kalender ergänzt werden.
1: Neuer Termin
Erfassen Sie Termine für den gewählten Kalender. Mit einem
Doppelklick auf eine Zelle in dem Kalender wird ebenfalls ein neuer Termin mit der entsprechenden Uhrzeit zur Anlage angezeigt.
2: Terminliste
Drucken Sie eine Tagesliste der anstehenden Termine aus.
1 2 3 4 5
6
7
3: Teamplaner
Sehen Sie das gesamte Team im Überblick und verwalten die Kapazitäten entsprechend.
4: Suche
Suchen Sie einen Termin in dem gewählten Kalender.
5: Verwaltung
Hier legen Sie neue Kalender an um beispielsweise die Einsätze für Monteure zu planen.
6: Terminübersicht
Hier sehen Sie die geplanten Termine rund um das gewählte Datum.
7: Terminansicht
Klicken Sie auf den Termin im Kalender und die Details werden hier angezeigt.
4.6.1. Kalender verwalten
1: Neuer Kalender
1 2 3
4
Nach erfolgter Anlage, ist der Kalender in der Auswahl vorhanden und es können Termine erfasst werden.
2: Ändern
Ändern Sie die Bezeichnung für den ausgewählten Kalender.
3: Löschen
Der Kalender wird komplett gelöscht 4: Im Planer anzeigen
Wird der Haken entfernt, so wird der Kalender nicht im Planer in der Übersicht angezeigt.
4.6.2. Terminliste
1: Terminliste
Die Termine des gewählten Kalenders werden hier angezeigt.
2: Auswahl des Kalenders
Hier wählen Sie den Kalender, zu dem Sie die Liste anzeigen lassen wollen.
2 1
4.6.3. Teamplaner
Im Teamplaner sehen Sie die angelegten Kalender und die geplanten Termine. So haben Sie einen Überblick der freien Kapazitäten. Die Anlage, Bearbeitung und Löschung der Termine erfolgt analog zu dem Bürokalender.
4.7. Anschreiben
1: Kundenliste
Wählen Sie den Kunden aus der Liste, um die Adressdaten in das Anschreiben zu übernehmen.
2: Betreff
Hier geben Sie den Betreff des Anschreibens an.
3: Text
Dieses Feld dient der Eingabe des eigentlichen Textes.
4: Speichern
Speichern Sie das Anschreiben im Archiv ab.
5: Laden
Laden Sie ein vorhandenes Anschreiben aus dem Archiv.
1
2 3
4 5
5. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine
In dem Hauptmenü wählen Sie aus, ob Sie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine erfassen und bearbeiten möchten.
Sie haben die Wahl, die Vorgänge in einer erweiterten Experten- oder in der verkürzten Standardansicht anzeigen zu lassen. Die Erfassung von Positionen erfolgt in beiden Ansichten auf die gleiche Weise.
5.1. Vorgangsverwaltung
1: Erstellen Sie einen neuen Vorgang
Hier können Sie ein neues Angebot, einen Auftrag, eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen. Die Auswahl erfolgt durch das entsprechende Symbol im Hauptfenster.
2: Vorgang laden
Wählen Sie einen Vorgang aus der Liste und laden diesen aus dem Archiv.
3: Vorlagen
1 2 3
können Sie diese hier laden. So können Sie auch mit aktiven GoBD- Funktionen einen Vorgang anfangen und zwischenspeichern, bis eine Rechnungsnummer vergeben wurde.
5.1.2. Experten- und Standardmodus
Sie können auf der Hauptseite auswählen, ob Sie die Expertenansicht arbeiten möchten, oder in der Standard-Variante. Diese Einstellung können Sie jederzeit frei wählen.
Standardansicht
Hier sehen Sie das Eingabefenster in der normalen Ansicht. Alle relevanten Daten können in einem Fenster erfasst werden:
1: Vorgangsnummer
Klicken Sie auf das Symbol, um eine eigene Vorgangsnummer anzugeben.
2: Steuerregelung
Legen Sie fest, wie der Vorgang steuerlich zu bewerten ist.
1 2
3 4
5
3: Kundenauswahl
Klicken Sie auf einen Kunden, um diesen in den Vorgang zu
übernehmen. Wählen Sie einen anderen Kunden, so werden die Daten einfach überschrieben.
4: Kunde speichern
Wenn diese Option aktiviert ist, so werden die Kundendaten
automatisch gespeichert. Wenn als Kundennummer „Automatisch“
eingetragen ist, so wird ein neuer Kundensatz angelegt.
5: Textbausteine laden/speichern
Sie können für die meisten Textfelder entsprechende Bausteine speichern und wieder laden. Die Vorbelegung der Standardtexte legen Sie in den Grundeinstellungen fest.
6: A-Conto-Zahlungen
Klicken Sie auf das Ordner-Symbol, um bereits erfolgte A-Conto- Zahlungen auf Basis geschriebener Abschlagsrechnungen
einzubinden. Die Beschreibung ist zur Information – in dem Ausdruck wird ‚abzgl. A-Conto-Zahlungen‘ ausgegeben.
6
Expertenansicht
Der Expertenmodus gliedert sich in fünf unterschiedliche Fenster. Es gibt zusätzliche Felder zum Beispiel für Projekte. In den meisten Fällen dürfte die Standard-Ansicht ausreichen - arbeiten Sie jedoch mit komplexeren Fällen, so ist die Expertenansicht zu bevorzugen.
Details/Texte:
1: Projekt
In der Expertenansicht können Sie einen Vorgang einem Projekt zuordnen.
1
Kundenansicht:
1: Steuer-Details
Sie können pro Kunde die steuerlichen Besonderheiten angeben.
Diese wirken sich auf den gesamten Vorgang aus, können aber in der Detailansicht überschrieben werden.
1
Zahlungsmodalitäten:
1: A-Conto-Zahlungen
Wie auch in der Standardansicht, können Sie erstellte Abschlagsrechnungen zu dem Vorgang hinzufügen.
1
5.1.3. Die Positionen
(gleich bei Experten- und Standardansicht)
1: Positionsliste
Hier sind die erfassten Positionen aufgelistet.
2: Neuer Eintrag
Erfassen Sie einen neuen Eintrag in der Positionsliste.
3: Bearbeiten
Ändern Sie die ausgewählte Position.
4: Löschen
Die Position wird entfernt.
5: Position verschieben
Verschieben Sie die Positionen wie folgt:
• Klicken Sie auf „Eintrag verschieben“
• Markieren Sie nun den zu verschiebenden Eintrag
• Klicken Sie nun auf die gewünschte Position in der Liste
1
2 3 4 5 6 7 8 9
10
11
6: Kopieren
Erzeugen Sie eine 1-1 Kopie der ausgewählten Position.
7: In Datenbank speichern
Die ausgewählte Position wird in der eigenen Artikeldatenbank aufgenommen und kann so später wieder verwendet werden.
8: Position laden
Übernehmen Sie die Positionen eines bereits erfassten Vorgangs.
9: Kalkulation ein/aus
Lassen Sie sich die Kalkulation anzeigen oder blenden diese aus.
10: Faktor
Wenn Sie Einkaufspreise erfasst haben, so können Sie mit dem Faktor den Verkaufspreis für alle Positionen angleichen. So können Sie zum Beispiel 10% Aufschlag für das Material erfassen, ohne alle Material- Positionen einzeln ändern zu müssen.
11: Lohnanteil
Enthält der Auftrag Lohnpositionen, so können Sie diese automatisch
berechnen lassen. Mit dem gesetzten Haken bei „Ausdrucken“ wird in dem Ausdruck ein entsprechender Zusatz mit Ausweis des
Lohnanteils ausgegeben.
5.1.3.1. Erfassung der Position
1: Positionsart
Hier geben Sie an, um welche Art es sich bei der Position handelt.
2: Position laden
Klicken Sie auf gespeicherte Positionen, um diese in den Vorgang zu übernehmen.
3: Titel
Wenn Sie Titelpositionen erfasst haben, so können Sie einzelne Positionen einem Titel zuordnen. Diese werden unter dem Titel summiert und entsprechend ausgewiesen. Eine etwaige Sortierung können Sie in der Positionsliste durch das Verschieben vornehmen.
4: Optionen
Je nach gewählten Unternehmensprofil haben Sie unterschiedliche
1
2 3
4
Optionen zur Auswahl. Dies gilt nicht für alle Positionsarten – eine Rabatt-Position ist zum Beispiel nicht mit Optionen erfassbar.
Alternative Position
Wenn Sie alternative Positionen erfassen, so wird der Preis der Position nicht in der Summe des Vorgangs berücksichtigt.
Durchlaufende Posten (nur KFZ-Profil)
Durchlaufende Posten werden am Schluss der Summenbildung gesondert ausgewiesen und sind nicht in der Steuer berücksichtigt.
Altteilverrechnung (nur KFZ-Profil)
Bei der Option „Altteilverrechnung“ werden zusätzlich 10% der Umsatzsteuer auf den Nettobetrag berechnet. Ebenso wird der entsprechende Hinweis im Positionstext ausgewiesen.
5.2. Vorgang anlegen
1: Speichern
Legen Sie den Vorgang an. Wenn die Vorgangsnummer auf
„Automatisch“ steht, so wird automatisch die nächste
1
2 3 4
5
Vorgangsnummer vergeben. Bitte beachten Sie, das bei aktivierten GoBD-Funktionen das nachträgliche Bearbeiten von einmal
gespeicherten Rechnungen nicht mehr möglich ist. Bei einer
fehlerhaften Erfassung muss dann eine Gutschrift erstellt werden und eine Neuerfassung erfolgen.
2: E-Mail versenden
Senden Sie den Vorgang als PDF und per E-Mail. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie entsprechende Email-Daten in den
Grundeinstellungen hinterlegt haben.
3: E-Mail-Details
Klicken Sie hier, um die Textfelder für den E-Mail-Versand
anzuzeigen. Hier können Sie dann den Text der E-Mail erfassen, bevor Sie diese versenden.
4: Als Vorlage speichern
Sie können eine Vorlage anlegen, um die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen oder gleichartige Vorgänge schnell und unkompliziert auf Basis der Vorlage zu erstellen.
5: Lagerartikel ausbuchen
Sind in dem Vorgang Artikel erfasst, die im Lager mit der
entsprechenden Artikelnummer vorhanden sind, so können Sie den Warenausgang direkt mit Anlage des Vorgangs eintragen.
5.3. Vorgang weiterführen
1: Vorgang weiterführen
Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um den geladenen Vorgang in einen neuen Vorgang weiterzuführen. Der originale Vorgang bleibt bestehen und es wird eine Verknüpfung der beiden Vorgänge erzeugt. Wenn Sie die Frage, ob der Vorgang als
geschlossen markiert werden soll, mit „Ja“ beantworten, wird der originäre Vorgang entsprechend in der Vorgangsliste farblich
markiert. So können Sie schnell erkennen, ob Sie beispielsweise ein Angebot in einer Rechnung weitergeführt haben.
2: Nummernvergabe
Wählen Sie aus, ob die automatische Vorgangsnummernvergabe genutzt werden soll, oder ob Sie eine eigene Vorgangsnummer für den weitergeführten Vorgang vergeben möchten.
5.4. Besondere Rechnungsvorgänge
Bei bestimmten Vorgängen sind Besonderheiten zu beachten, um die
1
2
richtige Zuordnung von Rechnungsdaten zu gewährleisten. Eine Beschreibung der wesentlichen Vorgänge finden Sie nachfolgend.
5.4.1. Abschlagsrechnung
Abschlagsrechnungen stehen als A-Conto-Zahlungen zur Verfügung.
Ebenso können Abschlagsrechnungen in einer Schlussrechnung Verwendung finden und werden in der Schlussrechnung
entsprechend angezeigt.
5.4.2. Schlussrechnung
Bei einer Schlussrechnung finden Sie auf der letzten Seite der Vorschau die Auflistung der Abschlagsrechnungen, die Sie der Schlussrechnung zugeordnet haben. Die bereits bezahlten Abschlagsrechnungen werden von der Bruttosumme der
Schlussrechnung angezogen. Sind noch offene Abschlagsrechnungen vorhanden, so werden die offenen Beträge entsprechend in der offenen Gesamtsumme berücksichtigt.
So fügen Sie vorhandene Abschlagsrechnungen einer Schlussrechnung hinzu:
1
2
3 4
1: Filterung der Abschlagsrechnungen
Legen Sie fest, ob Sie Abschlagsrechnungen hinzufügen wollen, die unter dem gleichen Kunden erfasst wurden, oder ob Sie alle
Abschlagsrechnungen in der Auswahl anzeigen lassen wollen, die bisher erfasst worden sind.
2: Auswahl
Hier sehen Sie alle Abschlagsrechnungen, die auf Grundlage des gesetzten Filters verfügbar sind.
3: Abschlagsrechnung übernehmen
Klicken Sie auf das Symbol, um die gewählte Abschlagsrechnung als A-Conto-Zahlung in den Vorgang zu übernehmen.
4: Abschlagsrechnung entfernen
Entfernen Sie die hinzugefügte Abschlagsrechnung aus dem Vorgang.
5.4.3. Sammelrechnung
Wenn Sie eine Sammelrechnung erzeugen und Positionen aus
Vorgängen laden, so wird ein Verweis auf den originären Vorgang in der Positionsliste beim Ausdruck angezeigt und als Titel angelegt.
5.4.4. Gutschrift
Führen Sie einen vorhandenen Vorgang in eine Gutschrift weiter, so wird originäre Vorgang im Text der Gutschrift angezeigt.
6. Offene Posten
1: Auflistung offene Posten
Hier sind sämtliche offene Rechnungen gelistet. Wurde ein Mahnung erstellt, so ist dies unter „Mahnstufe“ ersichtlich.
2: Zahlungseingänge
Wurden zu dem offenen Posten Zahlungseingänge verzeichnet, so werden diese hier angezeigt.
3: Eingang erfassen
Erfassen Sie einen Zahlungseingang zu dem ausgewählten, offenen Posten.
4: Eintrag bearbeiten
Nehmen Sie Änderungen vor, sollte ein Eingang fehlerhaft erfasst worden sein.
5: Archiv
Sobald der offene Posten als „geschlossen“ markiert wurde, wird dieser in das Archiv verschoben. Von dort lässt sich ein Vorgang auch
1
2 3
4 5 6
wieder als „offen“ markieren. Dann wird dieser Vorgang wieder in der Liste aufgeführt.
6: Mahnung
Erfassen Sie einen Mahntext und etwaige Mahngebühren für eine Zahlungserinnerung.
6.1. Zahlungseingang erfassen
1: OP schließen
Verschieben Sie den offenen Posten ins Archiv und schließen den Posten. Sie können den Posten auch ohne Eingabe eines Betrages schließen. Sollte also z.B. nach erfolgten Teilzahlungen der Posten trotz eines Restsaldos geschlossen werden, so setzen Sie den Haken bei „OP schließen“ und lassen das Betragsfeld auf Null.
2: Barumsatz
Wenn Sie einen Barumsatz erfassen, wird dieser automatisch in das Kassenbuch eingetragen.
1 2
6.2. Archiv
1: OP aufmachen
Verschieben Sie den geschlossenen Posten wieder zu den offenen Vorgängen, um weitere Zahlungseingänge zu erfassen.
1
6.3. Eine Mahnung erstellen
1: Neues Fälligkeitsdatum
Dieses Datum wird in der Mahnung als neues Zahlungsziel aufgeführt.
2: Mahngebühren
Wenn Sie Mahngebühren angeben, werden diese im Mahntext entsprechend berücksichtigt.
3: Mahntext
Erfassen Sie hier einen entsprechenden Mahntext, um den säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen.
1 2
3
1: Druck
Klicken Sie hier, um die angezeigte Mahnung zu drucken.
2: PDF
Hier können Sie die Mahnung als PDF abspeichern und zum Beispiel im Nachgang mit Ihrem E-Mail-Programm versenden.
7. Das Kassenbuch und Auswertungen
Ihre Rechnung.PLUS Software bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Kassenbuch für Bar-Umsätze zu führen und eine einfach Ein- /Ausgaben-Rechnung zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass
Steuerverwaltungen unterschiedliche Anforderungen stellen und zum Beispiel ein handschriftliches Kassenbuch vorschreiben können. Dies gilt es, im Vorfeld mit einem Steuerberater oder der Finanzbehörde zu klären. Sämtliche Auswertungen und Funktionen dienen rein der Vorbereitung der relevanten Unterlagen und stellt in keiner Form eine Buchhaltungssoftware mit den entsprechenden Vorgaben dar.
1 2
7.1. Kassenbuch
1: Kassenbestand
Hier wird der aktuelle Kassenbestand angezeigt. Dieser spiegelt den Kassenbestand unter Berücksichtigung sämtlicher Ein- und Ausgaben der Kasse wider.
2: Zeitraum & Jahr
Sie können die Anzeige nach einem Zeitraum filtern und auch das entsprechende Jahr wählen.
3: Journal
Hier sehen Sie alle Bewegungen im gewählten Zeitraum.
4: Details des vorhandenen Eintrages
Hier werden die Details des gewählten Eintrages angezeigt.
5: Eintrag ändern
Wenn Sie eine Installation ohne GoBD-Unterstützung gewählt haben, so können Sie die Details bearbeiten und speichern. Nach GoBD ist das nicht möglich und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.
1 2
3
4
5 6
7 8
9 10 11
6: Belegkopie
Für jeden Eintrag besteht die Möglichkeit, eine Grafikdatei (JPG) zu hinterlegen. So können Sie gescannte Belege in der Software zur Archivierung hinterlegen. Wenn Sie einen Beleg löschen, so wird ebenfalls die Kopie gelöscht.
7: Ein/Ausgabe eintragen
Erfassen Sie hier die Ein/Ausgaben und speichern diese im Journal ab.
8: Beleg löschen
Wenn Ihre Software ohne GoBD-Unterstützung installiert wurde, können Sie einen Beleg komplett löschen.
9: Beleg stornieren
Erzeugen Sie eine Stornobuchung für eine Eintragung. Dies ist auch bei aktivierter GoBD-Unterstützung möglich.
10: Nach Datum sortieren
Sämtliche Belege im Kassenbuch werden nach Datum sortiert und die Belegnummer entsprechend zugeordnet.
11: Verwaltung
Erstellen Sie Kategorien, um die Einträge entsprechend besser verwalten zu können.
7.1.1. Belegkopie
1: Bild laden
Sie können Grafikdateien laden und dem Eintrag zuordnen.
2: Drucken
Geben Sie den Beleg auf Ihrem Drucker aus.
3: Löschen
Löschen Sie den Beleg.
1 2 3
7.1.2. Verwaltung
1: Liste der vorhandenen Kategorien
Hier finden Sie sämtliche Kategorien, die bisher angelegt wurden.
2: Neue Kategorie hinzufügen
Erstellen Sie hier eine neue Kategorie, die Sie bei der Erfassung eines Beleges zuordnen können.
3: Kassenbuch löschen
Hier löschen Sie das GESAMTE Kassenbuch. Bitte nutzen Sie die Funktion nur, wenn Sie absolut sicher sind, das gesamte Kassenbuch unwiderruflich löschen zu wollen.
3
1
2
7.1.3. Kassenbuch drucken
1: Export
Sie können das Kassenbuch in eine CSV-Datei (per Semikolon
getrennt) exportieren, um die Daten zum Beispiel dem Steuerberater zu übergeben. Diese Datei kann so problemlos in Excel geöffnet
werden.
7.2. Ein-/Ausgaben-Rechnung
Ihre Software bietet die Möglichkeit, relevante Daten für eine einfache Ein-/Ausgaben-Rechnung zu erfassen. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Software um keine Buchhaltungssoftware handelt und stimmen Sie sich immer mit einem Steuerberater ab, um
vollständige Daten einzureichen.
1
7.2.1. Übersicht
1: Aktuelles Ergebnis
Hier wird das Ergebnis sämtlicher Ein- und Ausgaben über den gewählten Zeitraum angezeigt. Die entsprechenden Einträge in der Kasse werden ebenfalls berücksichtigt.
2: Zeitraum
Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie die Ein-/Ausgabenrechnung anzeigen lassen wollen.
3: Journal
Hier sehen Sie alle Bewegungen im gewählten Zeitraum.
4: Details des vorhandenen Eintrages
Hier werden die Details des gewählten Eintrages angezeigt.
5: Eintrag ändern
Hier können Sie die Details bearbeiten und speichern.
6: Drucken
1 2
3
4
5 6
7 8
Zeitraum aus, oder exportieren Sie die Daten analog zu der Funktion im Kassenbuch (6.1.4.). Auf der letzten Seite finden Sie zur
Information die Summenbildung pro Kategorie und Konto.
7: Eintrag löschen
Sie können einen erfassten Eintrag löschen. Einträge im Kassenbuch sind nicht betroffen und können nur im Kassenbuch gelöscht bzw.
storniert werden.
8: Verwaltung
Hinterlegen Sie Ihre Konten und erstellen Sie Kategorien, um die Ein- /Ausgabenrechnung noch übersichtlicher zu gestalten.
7.2.2. Verwaltung
1: Konten
Erfassen Sie die relevanten Konten, die für die Erfassungen von Ein- und Ausgängen relevant sind.
1
2 3
2: Kategorien
Wie auch im Kassenbuch, können Sie Kategorien erfassen, die in dem Ausdruck mit den entsprechenden Summen aufgelistet werden.
3: Alles löschen
Sämtliche Belege in der Ein-/Ausgaben-Rechnung werden gelöscht.
Einträge im Kassenbuch sind nicht betroffen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden, daher nutzen Sie die Funktion nur, wenn Sie absolut sicher sind, ALLE Einträge löschen zu wollen.
7.3. Auswertungen
1: Sammeldruck
Hier sind alle Rechnungen aufgelistet, die Sie in dem gewählten
Zeitraum erstellt haben. Der offene Betrag wird ebenfalls angezeigt.
2: Umsatzentwicklung
Vergleichen Sie die Entwicklung der Angebote, Aufträge und Rechnungen mit dem gewählten Zeitraum des Vorjahres.
1 2
