Instrumente
Instrumente der internen Öffentlichkeitsarbeit
Zielgruppe:
Mitarbeiter der Vereins
Arbeitsgruppen
Auszeichnungen/Belobigungen Betriebsausflüge
Briefkasten (für Mitarbeiter) Mitarbeiterbesprechungen Einführungsbroschüren Interne Weiterbildung Internes Vorschlagswesen Intranet
Kommunikationstafel/schw. Brett Mitarbeiterzeitung
Newsletter Poster/Plakate
Zielgruppe:
Mitglieder des Vereins
Ausflüge/Vereinsfeste Briefkasten (für Mitglieder) Ehrungen & Jubiläen Elektronische Medien Informationstafel/schw. Brett Internet/Homepage
Newsletter Poster & Plakate Rundschreiben Vereinsschaukasten Vereinsversammlungen Vereinszeitung
Arbeitsgruppen
Beispiele: Arbeitskreise, Sitzungen, Teambesprechungen usw.
Sie dienen neben der Unterstützung des Meinungsbildungsprozesses auch der Verbesserung der Informations- und Kommunikationsstruktur im Verein. Sie fördern das Verantwortungsbewusstsein und die aktive Beteiligung am Entscheidungsprozess.
Auszeichnungen/Belobigungen
Mitarbeiter werden für besondere Leistungen oder langjährige Vereinszugehörigkeit geehrt. Diese Auszeichnungen stärken die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit. Die Übergabe von Urkunden, Präsenten usw. sollte in einem besonderen Rahmen stattfinden.
Betriebsausflüge
Die Vereinsmitarbeiter haben die Möglichkeit des Austausches außerhalb ihres Arbeitsraumes.
Briefkasten für Mitarbeiter
Der Briefkasten für Mitarbeiter soll die freie, anonyme Meinungsäußerung fördern. Er soll für
Verbesserungsvorschläge, Wünsche, Anregungen und Kritik genutzt werden. Die Geselligkeit erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, erzeugt ein Gemeinschaftsgefühl und verbessert das Arbeitsklima im Verein.
Dialoge/Mitarbeiterbesprechungen
Diese ermöglichen ein unmittelbares Feedback sowie den Austausch von Ideen und Anregungen. Sie sind nützlich, um Meinungsbildungsprozesse in Gang zu bringen oder diese zu unterstützen. Parallel dazu stärken sie den Teamgeist.
Einführungsbroschüren für neue Mitarbeiter
Einführungsbroschüren geben neuen Mitarbeitern Orientierung im Verein. Eine solche einführende Broschüre beinhaltet u.a. Arbeitsabläufe, Anforderungen, Organigramme, Vereinshistorien usw. Im kleinen Rahmen genügt auch schon eine Seite oder ein Faltblatt, um dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über den Verein zu geben.
Interne Weiterbildungen
Der Verein sollte allen Mitarbeitern eine Weiterbildung ermöglichen. Sie stellt ein wichtiges Kriterium der Mitarbeiterzufriedenheit dar. Darüber hinaus erhöht der Verein mit qualifizierten Mitarbeitern die Qualität seines Angebots. Dies wirkt sich wiederum auf sein Image aus und trägt damit zur Mitgliedergewinnung bei.
Internes Vorschlagswesen
Nutzen Sie die Ideen und Kreativität Ihrer Mitarbeiter!
Diese Methode können Vereine nutzen, um für ihren Verein Innovationen anzuregen, da die Mitarbeiter motiviert werden, ihre Ideen und Anregungen zur Vereinsarbeit zu äußern. Internes Vorschlagswesen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation und Mitsprache der Mitarbeiter. Gekoppelt an ein Prämienprinzip oder eine Verlosung erhöht es den Anreiz der Teilnahme.
Intranet
Intranet bezeichnet ein vereinsinternes, lokales Computernetz. Die wichtigsten Anwendungen sind
vereinsinterne Emails und ein interner Webserver, z.B. mit Dienstanweisungen und Mitarbeiterzeitung, neueste Meldungen sowie Regeln und Absprachen. Außerdem finden die Vereinsmitarbeiter im Intranet wichtige Dokumente und Formulare, die ihre Arbeit im Verein erleichtern. Das Intranet eignet sich daher sehr gut zum schnellen Informations- und Meinungsaustausch.
Kommunikationstafel (Schwarzes Brett)
Die Tafel soll zur internen Kommunikation anregen, aktuell sein und kann vielfältige Themen bedienen.
Inhalte können sein: Einladung zum Ausflug, Mitarbeiter stellen sich vor, Suche-Biete, Annoncen, Termine, Tipps, Hinweise usw.
Mitarbeiterzeitung
Die Mitarbeiterzeitung ist eins der ältesten Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit und hat an Wichtigkeit nicht verloren. In vielen Fällen leisten die Vereinsmitarbeiter einen redaktionellen Beitrag. Die Zeitung orientiert sich inhaltlich an den Informationsbedürfnissen der Mitarbeiter.
In Großvereinen kann die Mitarbeiterzeitung dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter untereinander sowie den Verein besser kennen lernen. Das fördert u.a. die Zusammenarbeit, Transparenz des
Vereinsgeschehens und besseres Verstehen von internen Abläufen. Die Mitarbeiterzeitung ist
unabhängig und zeigt Offenheit nach allen Richtungen. Sie prägt das Vereinsklima, die Vereinskultur und das Image des Vereins.
Newsletter
Newsletter werden meistens per E-Mail-Anwendung zur Information der Mitarbeiter über die
verschiedensten Themen verschickt. Durch Newsletter können aktuelle Themen schnell, zeitnah und gezielt gestreut werden.
Poster & Plakate im Verein
Poster/ Plakate können mit der richtigen inhaltlichen Darstellung auch als Motivationsposter dienen. Sie wirken sich auf die Atmosphäre im Verein aus und stärken das Gemeinschaftsgefühl.
Wenn Sie Motivationsposter für Ihren Verein produzieren lassen, berücksichtigen Sie das individuelle Corporate Design Ihres Vereins (Vereinsfarben, Logo, Schrift etc.)
Ausflüge/Vereinsfeste
Ausflüge oder Vereinsfeste sollte der Verein bewusst zur internen Kommunikation nutzen. Am Tag der offenen Tür, während eines Sommerfests oder einer Vereinswanderung kommen sich Mitglieder unterschiedlicher Abteilungen näher, beeinflussen positiv das Vereinsklima und die Vereinskultur. Das gemeinsame Erleben in geselliger Runde fördert darüber hinaus das Image des Vereins, da diese
gelungenen Aktionen des Vereins sich gerne herumsprechen.
Briefkasten für Vereinsmitglieder
Der Briefkasten dient dem Beziehungsmanagement zwischen dem Mitglied und dem Verein/der Vereinsführung. Die Mitglieder sollen angeregt werden, Verbesserungsvorschläge, Wünsche, Anregungen und Kritik zu äußern.
Ehrungen & Jubiläen
Ehrungen und Jubiläen finden dann statt, wenn ein Mitglied einen hohen runden Geburtstag hat, bei langjähriger Vereinszugehörigkeit, als Dankeschön zur Ausübung eines Amtes im Verein, für vollbrachte Leistungen usw. Zur Ermittlung dieser Anlässe benötigt man genaues Datenmaterial und einen
Verantwortlichen, der diese Daten pflegt und verfolgt. Ehrungen dienen neben der Anerkennung auch als Motivation, sich zu engagieren und an den Verein zu binden.
Elektronische Medien (CDs, Filme, Videos, DVDs)
Elektronische Medien werden immer häufiger zur Mitgliederkommunikation eingesetzt. Diese kann der Verein schnell abrufen und z.B. als Präsent nutzen. Die Historie des Vereins oder die Darstellung der unterschiedlichen Angebote bestimmter Abteilungen/Sportler eignen sich besonders zur elektronischen Aufbereitung. Aufwand und Kosten der Erstellung sind jedoch, wenn diese auftragsmäßig nach außen gegeben werden, relativ hoch.
Informationstafel/Schwarzes Brett
Die Informationstafel dient der schnellen Informationsweitergabe von Entscheidungen, wichtigen
Ereignissen, aktuellen Themen im Verein sowie dem Austausch der Mitglieder untereinander. Inhalte der Tafel können sein: Einladung zum Ausflug, neue Mitarbeiter stellen sich vor, Suche-Biete Annoncen, Termine, Tipps, Hinweise usw.
Internet/Homepage
siehe externe Instrumente
Newsletter
Newsletter werden meistens per E-Mail-Anwendung zur Information der Mitglieder über die
verschiedensten Themen verschickt. Durch Newsletter können aktuelle Themen schnell, zeitnah und gezielt verbreitet werden. Vorraussetzung dafür ist eine gut gepflegte und aktuelle Datenbank der Mitglieder und Verteiler. Alle Mitglieder sollten selber entscheiden können ob sie den Newsletter
bekommen möchten oder nicht. Der Newsletter sollte zu jederzeit abbestellt werden können. Newsletter müssen ansprechend und übersichtlich aufgebaut sein.
Poster & Plakate
Diese weisen bspw. auf Veranstaltungen und Ereignisse hin. Sie müssen zielgruppengerecht und im Corporate Design des Vereins aufbereitet sein. Die Verbreitung bzw. das Aufhängen der Poster und Plakate muss gezielt erfolgen (siehe Instrumente der externen ÖA).
Rundschreiben
Rundschreiben können verschiedene Formen (Papier, Email usw.) und Ansprachen (persönlich, allgemein usw.) haben und auf verschiedenen Wegen (per Post, Online usw.) verbreitet werden. Sie dienen der gleichmäßigen und regelmäßigen Informationsweitergabe. Voraussetzung dafür ist ein intakter aktueller Adressverteiler der Vereinsmitglieder.
Vereinsschaukasten
Der Vereinsschaukasten ermöglicht eine schnelle und aktuelle Kommunikation mit allen Mitgliedern, richtet sich aber auch an alle potentiellen Mitglieder. Neben der reinen Ergebnisdarstellung kann der Verein den Schaukasten z.B. nutzen, um neue Angebote und Veranstaltungen usw. zu bewerben (siehe auch Instrumente der externen ÖA).
Vereinsversammlungen
Vereinsversammlungen wie z.B. Mitgliederversammlungen bieten einen großen Diskussionsrahmen für alle Mitglieder des Vereins. Sie können somit am Vereinsgeschehen und der internen Kommunikation teilhaben. Versammlungen haben einen integrativen Charakter.
Vereinszeitung
Sie wird in regelmäßigen Abständen veröffentlicht und informiert die Vereinsmitglieder umfassend über das Vereinsleben. Sind die Mitglieder an der Gestaltung der Zeitung beteiligt, kann dies die Bindung an den Verein erhöhen und das "Wir-Gefühl" stärken. Das Mitglied kann einen Beitrag leisten und ist somit motiviert, sich für den Verein zu engagieren. Die Vereinszeitschrift muss das Corporate Identity des Vereins berücksichtigen und einem redaktionellen Konzept folgen (siehe auch Instrumente der externen ÖA).
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