Bezirksamt Hamburg-Mitte Bezirksamtsleitung
02.04.2020 M/RS 21/135.20-20/3001
Dienstanweisung Nr. 96
des Bezirksamtes Hamburg-Mitte zur
digitalen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der Bezirksverwaltung
Dienstanweisung zur
digitalen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der Bezirksverwaltung
06. November 2019 Erstellt von: Programm DIM/BA
Ver- sion
Datum Autor Änderungen
0.1 19.06.2018 Sabine Marcus Entwurf 0.2 25.07.2018 Sabine Marcus Ergänzungen 0.3 31.07.2018 Gordian Scheuermann,
Sabine Marcus
Umstrukturiert
0.4 08.08.2018 Sabine Marcus Ergänzungen 0.5 10.08.2018 Sabine Marcus Ergänzungen 0.6 20.08.2018 Sabine Marcus Überarbeitung
0.7 06.03.2019 Sabine Marcus Inhaltliche Überarbeitung 0.8 15.03.2019 Sabine Marcus Inhaltliche Überarbeitung 1.0 18.03.2019 Sabine Marcus Fertigstellung
1.1 17.04.2019 Gordian Scheuermann Qualitätssicherung
1.2 17.05.2019 Gordian Scheuermann Integration mit bestehenden DA 1.3 06.06.2019 Gordian Scheuermann Abgleich mit GO, letzte interne QS 1.4 12.07.2019 Gordian Scheuermann QS durch DIM-Management 1.5 08.11.2019 Gordian Scheuermann QS durch ISL-S und RSL-S
Inhalt
1. Einleitung 4 1.1 Inhalte 4 1.2 Einordnung in bestehende Regelungen 4 1.3 Geltungs- und Anwendungsbereich 4 2. Informations- und Bearbeitungshinweise 6
2.1 Aktenrelevanz 6 2.2 Digitale Akten und Papierakten 6 2.3 Umgang mit Alt-Aktenbeständen 7 2.4 Eingang von Dokumenten 7 2.5 Umgang mit Papier-Dokumenten 8 2.6 Vorgänge 8 2.7 Wiedervorlagen ELDORADO 9 3. Organisatorische Voraussetzungen 9
3.1 Nutzerinnen und Nutzer 10 3.2 Abwesenheiten und Vertretungsaufgaben 11 3.3 AktenplanZ-Verzeichnis 11 4. Inkrafttreten 11 Anlagen 12
A. Rechtliche Grundlagen 12 B. Begriffe 12 C. Metadaten 13 D. Beispiele für aktenrelevante und nicht aktenrelevante Dokumente 16
1. Einleitung
Diese Dienstanweisung regelt die digitale Vorgangsbearbeitung und die Nutzung der digita- len Akten auf Basis des Dokumenten- und Informationsmanagements der FHH (DIM). Die digitale Akte in ELDORADO ist die führende Akte. Die digitale Vorgangsbearbeitung mit dem HIM-Workflow ist die regelhafte Form der Vorgangsbearbeitung.
Durch DIM werden sowohl Vorgänge als auch die Aufbewahrung der Dokumente also auch die Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen unterstützt. DIM ermöglicht eine revisi- onssichere und effizientere Aufgabenwahrnehmung.
1.1 Inhalte
Die vorliegende Dienstanweisung enthält im
Abschnitt 1 die Einordnung der Regelung und Beschreibung des Geltungsbereiches Abschnitt 2 Informations- und Bearbeitungshinweise
Abschnitt 3 Hinweise zu den organisatorischen Voraussetzungen Abschnitt 4 Anlagen
1.2 Einordnung in bestehende Regelungen
Die aktuelle Dienstanweisung steht im Kontext der nachfolgenden Regelungen:
• Geschäftsordnung der Bezirksämter
• Dienstvorschrift Aktenordnunq der Bezirksämter
• Richtlinie Regelwerk ELDORADO und folgender §93- bzw. §94-Vereinbarungen:
• Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung sowie der dazugehörigen Er- gänzungsvereinbarung und 2. Ergänzungsvereinbarung
• Einführung des HIM-Workflows
1.3 Geltungs- und Anwendungsbereich
Die Dienstanweisung gilt für alle Beschäftigten des Bezirksamts Hamburg-Mitte, denen die DIM-Verfahren ELDORADO und HIM-Workflow zur Verfügung stehen.
Der Umfang der verbindlichen Nutzung der DIM-Verfahren ist abhängig von den fachlichen und rechtlichen Anforderungen, die in der Geschäftsordnung der Bezirksämter, im DIM- Fachamtskonzept oder in besonderen Ausnahmefällen durch Fachamtsleitungen festgelegt sind.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind angehalten, ELDORADO zur Aktenführung anzu- wenden, soweit nichts anderes durch eine Rechtsnorm bestimmt ist oder die revisionssi- chere Aktenführung in einem Fachverfahren erfolgt.
Auf Gruppen-Laufwerken und in Handakten sind ausschließlich Kopien von aktenrelevanten Dokumenten oder nicht aktenrelevante Dokumente aufzubewahren. Für Dokumente, die ver- pflichtend in Papier vorliegen müssen, ist die papierbasierte Akte führend (s. 2.2).
Unberührt von dieser Dienstanweisung bleiben Sonderbestimmungen über Ordnung und Verwaltung von Dokumenten in bestimmten Rechtsgebieten:
• die „Anordnung über die Führung und Verwaltung von Personalakten der hamburgi- schen Beamtinnen und Beamten“ vom 11.02.1997 (MittVwS. 64)
• das Personenstandsgestz (PStG) in der jeweils geltenden Fassung, hier insbeson- dere die §§ 6 und 7 zur Aktenführung und zur Aufbewahrung,
• die Dienstanweisung über die Anlage, Führung und Vernichtung sowie die Abliefe- rung an das Staatsarchiv von Akten der Sozialhilfe, nach dem Asylbewerberleistungs- gesetz und mit „Verwandten Leistungen“ (Blindengeld, LAG-Krankenversorgung, Leistungen der beruflichen Rehabilitation) in der jeweils geltenden Fassung,
• die Dienstanweisung über die Aktenführung, Ablieferung, Vernichtung und Fristen für die Aufbewahrung des Schriftgutes im Jugendamt in der jeweils geltenden Fassung,
• Rechtsvorschriften, die bereichsspezifische Löschungs- oder Geheimhaltungsfristen enthalten (SGB u.a.).
Sich daraus ergebende Fragen sind mit der Leitung der Registratur im Fachamt Interner Ser- vice oder der von ihr benannten Person zu klären. Ggf. ist das für die Schriftgutverwaltung federführend zuständige Bezirksamt einzuschalten.
Die digitale Vorgangsbearbeitung mit dem HIM-Workflow ersetzt die Vorgangsbearbeitung mit Umlaufmappen und mit E-Mails in ihrer Verwendung für Entscheidungs-, Verfügungs- und Abstimmungsvorgänge. Das DIM-Verfahren HIM-Workflow stellt das führende revisions- sichere Werkzeug für die digitale Bearbeitung solcher Vorgänge und die Weitergabe relevan- ter verwaltungsinterner Informationen dar. Die digitale Vorgangsbearbeitung ist durchgehend zu nutzen, soweit nichts anderes durch eine Rechtsnorm bestimmt ist. Verfügungen außer- halb des HIM-Workflows sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.
Zu diesen Ausnahmen gehören:
Bearbeitungen von Verschlusssachen, die als VS-Vertraulich oder „Geheim“ einge- stuft sind
(aufgrund der nicht änderbaren Vertretungsregeln durch Vorgesetzte im HIM-Work- flow) Dokumente, deren Inhalt einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis un- terliegen oder die besonders schützenswerte Personaldaten enthalten, z. B. ärztli- che Gutachten, Disziplinarverfahren und vergleichbare arbeitsrechtliche Verfahren, Verfahren zur Versetzung in den Ruhestand wg. Dienstunfähigkeit und vergleich- bare arbeitsrechtliche Verfahren, BEM-Verfahren und weitere Personalvorgänge, bei denen Vorgesetzte in der Hierarchie ausnahmsweise nicht einzubeziehen sind.
Remonstration^
Aufgrund der verpflichtenden Schriftform, gehören zu den begründeten Ausnahmefällen wei- terhin
der kassenrechtlich relevante Schriftverkehr mit der Kasse.Hamburg außerhalb des Vorgangsbuches sowie
Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift benötigen.
Können Medienbrüche nicht vermieden werden, so ist der Nachweis des Bearbeitungspro- zesses in geeigneter Weise vollständig in der digitalen Akte zu führen. Es ist sicherzustellen.
^ Eine Gegenvorstellung oder eine Einwendung, die Beamte gegen eine Weisung erheben, die sie von ihren Vor- gesetzten erhalten haben.
dass die Dokumente, der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung (z. B. Verfü- gungen, Geschäftsgangvermerke, Kenntnisnahmen, Abzeichnungen, Mitzeichnungen, Schlusszeichnungen) in Protokoll- und Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der di- gitalen Akte zugeordnet werden.
Vertragspartnerinnen und Vertragspartner sowie extern Beauftragte außerhalb der Verwal- tung können bei Bedarf über einen gesicherten Zugang für Externe (Zuvex) in ausgewählte digitale Geschäftsprozesse eingebunden werden.
2. Informations- und Bearbeitungshinweise
Die vorgangsbearbeitende Stelle ist verantwortlich für das Anlegen von Vorgängen und das Verfügen zu den Akten nach den durch diese Dienstvorschrift geregelten Verfahrensvorga- ben. Die aktenführende Stelle ist verantwortlich den Dokumentenbestand nach der Maßgabe der geltender Aufbewahrungsfristen und unter Beachtung davon abweichend besonderer Ausnahmen zu pflegen.
2.1 Aktenrelevanz
Aktenrelevant sind alle Dokumente, die erforderlich und geeignet sind, die getroffenen Ent- scheidungen sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbarzu machen. Neben den Dokumenten sind auch die zugehörigen entscheidungsrelevanten Bearbeitungsschritte aktenrelevant. Als ak- tenrelevant gelten entsprechend alle im Bezirksamt empfangenen oder erstellten Unterlagen, die ein Handeln auslösen, einschließlich der zugehörigen Verfügungen. Jedes Dokument ist auf Aktenrelevanz zu prüfen.
Aktenrelevant sind alle Dokumente, die Auskunft geben über:
• den Entstehungsprozess („Warum wird eine Sache bearbeitet?“) oder
• den Entscheidungsfindungsprozess („Wie kommt es zu einer Entscheidung?“) oder
• die Entscheidung („Was ist das Ergebnis?“).
Eine Akte kann auch begleitend zur revisionssicheren Ablage in einem Fachverfahren erfor- derlich sein, wenn z. B. nicht alle aktenrelevanten Dokumente im Fachverfahren abgelegt werden können.
Aktenrelevant sind die meisten Dokumente, die im Arbeitsalltag entstehen. Es gilt im Zweifel für eine Aktenverfügung zu entscheiden. Die Entscheidung obliegt der zuständigen Sachbe- arbeitung, da nur sie die Bedeutung des Inhalts im Kontext der von ihr bearbeiteten Aufga- ben beurteilen kann. Die Registratur kann die Sachbearbeitung bei der Zuordnung von Doku- menten zu Akten beraten. Im Anhang D finden sich Beispiele für aktenrelevante Dokumente.
2.2 Digitale Akten und Papierakten
Digitale Akten sind Zusammenstellungen von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen. Die Sachbearbeitung ist für die Aktualität der digitalen Akten verantwortlich. Akten, deren Doku- mente ganz oder teilweise in Papierform verfügt werden (Hybridakten), sind zu vermeiden.
Hybridakten müssen gebildet werden, wenn aus rechtlichen Gründen auf Papierdokumente nicht verzichtet werden kann. Über die Aufbewahrung ist ein Nachweis in der digitalen Akte zu führen, indem Kopien in der digitalen Akte geführt werden. Dies gewährleistet die digitale Aktenvollständigkeit. Die digitalen Kopien der betreffenden Dokumente werden mit einem
Hinweis auf das Papierdokument versehen. Die Originaie werden in einer Papierrestakte vor- gehaiten. in der Papierrestakte wird auf die jeweiiige digitaie Akte verwiesen. Darüber hinaus ist sie entsprechend der geitenden Aktenordnung zu behandein.
Für die Abiage in ELDORADO ist die integrierte Verfügungsmögiichkeit mit dem HiM-Work- fiow vorgesehen. Digitaie Dokumente werden dabei von den verfügenden Personen auf digi- taiem Weg mit der protokoiiierten Verfügung (Workfiowprotokoii) direkt in der digitaien Akte abgeiegt. Digitaie Dokumente, die nicht überden HiM-Workfiow verfügt werden, können mit Hiife des PDF-Archivdruckers direkt nach ELDORADO verfügt werden. Von außerhaib des Bezirksamts stammende aktenwürdige Papierdokumente werden zur ordnungsgemäßen Di- gitaiisierung an die Registratur gegeben.
Für aiie Dokumente sind durch die Sachbearbeitung die erforderiichen Metadaten festzuie- gen (s. Anhang C), die entweder über die Metadatenmaske erfasst oder bei Papierdokumen- ten auf einem zusätziichen Biatt Papier angegeben werden. Faiis ein Papierdokument nicht vernichtet werden soii, ist die Verfügung entsprechend zu ergänzen. Die Metadaten werden genereii durch eine automatische Wiedervoriage in der Registratur geprüft und ggf. ange- passt.
2.3 Umgang mit Alt-Aktenbeständen
in den Registraturen werden aiie zu den Sachakten verfügten Dokumente ab dem
01.04.2020 in ELDORADO abgeiegt. Eine nachträgiiche Digitaiisierung der vorhandenen pa- pierbasierten Ait-Akten ist nicht erforderiich.
in Bereichen, bei denen Unkiarheit über den Umgang mit den eigenen Dokumenten bezüg- iich Aktenvernichtung (nach dem Scannen) oder Hybridakten besteht, können vorüberge- hend Einzeifaiiregeiungen mit der Registratur vereinbart werden. Eine rechtssichere Kiärung ist herbeizuführen.
2.4 Eingang von Dokumenten
Beim Eingang externer Dokumente ist grundsätziich über die Aktenreievanz zu entscheiden.
Posteingänge in Papierform sind entsprechend Abschnitt 2.5 zu behandein.
Aktenreievante E-Maiis oder informationen aus einem E-Maii-Verkehr werden ais Anhang eines Vermerks oder direkt zur Akte nach ELDORADO verfügt.
Vorgänge mit zahiungsbegründenden Unteriagen werden in der Regei über das Fachverfah- ren DRiVe (ehemais Herakies) abgebiidet und gehen daher über den zentraien Rechnungs- eingang des HDB (Hamburger Dienstieister Buchhaitung) ein. Vorgänge mit zahiungsbe- gründenden Unteriagen, die nicht über DRiVe abgebiidet werden, müssen in Papierform er- foigen, soiange es keine anderweitigen Regeiungen gibt.
Zuvex bietet in Einzeifäiien für Unternehmen die Mögiichkeit eines sicheren Zugriffs von ex- tern auf einige interne Anwendungen des FHHNET. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterder FHH und externe Personen, wie z. B. Angehörige externer Vertragsfirmen, können so über das internet auf einen freigegebenen HiM-Workfiow zugreifen und über diesen Weg auch Dokumente sicher an Steiien der FHH übermittein.
Zuvex-Anträge sind über die iT-Steiie zu steiien. Wenn externe Personen ein Zuvex-Konto erhaiten haben, können sie an HiM-Workfiows ohne Medienbruch beteiiigt werden.
2.5 Umgang mit Papier-Dokumenten
Bis zur Einführung eines Digitalen Posteingangs (ePoB^) sind eingehende Papierdokumente an die zuständigen Dienststellen zu leiten und dort auf Aktenrelevanz zu prüfen. Sie sind dann ggf. zur digitalen Erfassung an die zuständige Stelle zu geben, die die Dokumente scannt, erfasst und im Anschluss vernichtet. Von der Vernichtung immer ausgenommen sind Dokumente, denen aufgrund ihrer Beweiskraft, öffentlichen Glaubens oder gesetzlicher Be- stimmungen im Original besondere Bedeutung zukommt.^ Solche Ausnahmen sind dann ge- geben, wenn für den jeweiligen Fall keine spezialgesetzliche Vorschrift besteht, die eine Ver- nichtung explizit ermöglicht und
- wenn durch eine spezialgesetzliche Vorschrift oder durch Vorgaben im Rahmen von Zuwendungsbescheiden die Aufbewahrung in Papierform vorgeschrieben wird (z.B.
Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse, Urkunden, Personalakten),
- wenn eine nur für die Dauer der Bearbeitung vorübergehende Überlassung der Doku- mente vorliegt (diese sind nicht in das Eigentum der Behörde übergegangen, da dies die absendende Person entweder explizit erklärt oder es aus den Umständen des Falls erkennbar ist, z. B. Ausweispapiere, Originalverträge),
- wenn das Bezirksamt bei Urkunden ein Beweisführungsrecht hat, bei denen es im Verfahren auf den Urkundenbeweis ankommen kann (z. B. Postzustellungsurkunde), - wenn es sich um Unterlagen handelt, bei denen erkennbar ist oder festgelegt wurde,
dass sie in Papierform kulturgeschichtlich wertvoll und deshalb auch in Papierform archivwürdig sind,
- wenn es sich um Originale handelt, die für das Scannen nicht geeignet sind, weil sie dabei wichtige Eigenschaften verlieren (z. B. Originale mit relevanten Wasserzeichen, Hologrammen, Überformaten),
- wenn es sich um definierte Ausnahmen handelt und z. B. ein hohes Gerichtspro- zessrisiko (Eintrittswahrscheinlichkeit) besteht und gleichzeitig der mögliche Schaden sehr hoch sein kann (Schadensvolumen).
Weitere Ausnahmen sind darüber hinaus nur in begründeten Einzelfällen möglich und ver- bindlich festzulegen. Die in Papierform aufbewahrten Dokumente sind der geltenden Akten- ordnung entsprechend zu behandeln.
2.6 Vorgänge
Vorgänge werden begonnen, gesteuert und abgeschlossen durch Vermerke und Verfügun- gen.
Über bedeutsame Vorgänge (z. B. Telefonate, Besprechungen, Einzelweisungen, Prüfun- gen, Besichtigungen, Ergebnisse von Dienstreisen) sind Vermerke zu verfassen. Zur Be- gründung von Entscheidungen sind Vermerke zu verfassen, die die wesentlichen tatsächli- chen und rechtlichen Gründe mitteilen, die zu der Entscheidung geführt haben. Die Begrün- dung von Ermessensentscheidungen muss die Gesichtspunkte erkennen lassen, von denen bei der Ausübung des Ermessens ausgegangen worden ist.
2 Projekteinsetzungsverfügung ePoB: https://fhhportal.ondataport.de/websites/dim_164/elektronische%20Postein- gangsberbeitung/FB%20ProJekteinsetzungsve rf%C3%BCgung%20ePob%2029.08.2014.pdf?Web=1
2 Aus „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ (KGSt, Vitako et. al.)
Verfügungen innerhalb des Bezirksamts erfolgen mit dem HIM-Workflow. Die einzelnen An- weisungen einer Verfügung sind in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung im HIM-Workflow ab- zubilden. In der Verfügung wird zunächst im Einzelnen festgelegt, was zu dem jeweiligen Geschäftsvorfall zu veranlassen ist, und am Schluss (Schlussverfügung) bestimmt, was mit dem Vorgang zu geschehen hat, zu dem die Verfügung gehört. Im HIM-Workflow-Protokoll werden die Verfügungsschritte mit den zugewiesenen Personen und den Leitzeichen abge- bildet. Stellungnahmen von Führungskräften, die förmlich oder sachlich abweichend sind, können während eines laufenden HIM-Workflowvorgangs in einen Vermerk bzw. den Kom- mentaren eingefügt werden. Aufforderungen zum Ändern des Vermerks sind der bearbeiten- den Sachbearbeitung über eine Ablehnung des Workflows vorzulegen. Wird die Fertigung eines neuen Vermerks angeordnet, kann der alte Vermerk durch eine Beendigung des Work- flows gelöscht, oder als Zwischenstand zur Akte genommen werden.
Nur in begründeten Ausnahmen ist die Bearbeitung eines Vorgangs auf dem Papierwege zu- lässig. Allein die Ausnahme von der Vernichtung der Papierversion für ein oder mehrere Do- kumente eines Vorgangs ist kein ausreichender Grund.
Die einzelnen Anweisungen einer Verfügung im Papierwege sind in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung mit arabischen Ziffern durchzunummerieren. Die Verfügung muss Leitzeichen, Datum und Handzeichen der Sachbearbeitung sowie eine Arbeitsanweisung für die Registra- tur (s. GO) enthalten und gehört direkt auf das Schriftstück (nicht auf gelbe Haftzettel o.ä.).
Wenn Papierdokumente ohne Verfügung an die Registratur gegeben oder digitale Doku- mente ohne Metadaten in ELDORADO abgelegt werden, kann der Vorgang an die Sachbe- arbeitung zurückgegeben werden.
Aus Fachverfahren mit eigener revisionssicherer Ablage brauchen keine Dokumente nach ELDORADO verfügt werden.
2.7 Wiedervorlagen ELDORADO
In ELDORADO können Wiedervorlagen neben der Registratur auch von der Sachbearbei- tung direkt erfasst werden, um die eigene Arbeit terminlich zu steuern. Die Prüfung aktueller Wiedervorlagen obliegt der fachlich zuständigen Sachbearbeitung. Für digitale Akten ist im Rahmen eines Vertretungskonzepts sicherzustellen, dass nicht aufgehobene Wiedervorla- gen automatisch an eine Vertretung weitergeleitet werden. Üblich ist die Weiterleitung nach drei Tagen an die erste Vertretung und nach weiteren drei Tagen an die zweite Vertretung.
Wiedervorlagen in ELDORADO sind selbst wiederum revisionssicher abgelegt. Anders als eigens erstellte Wiedervorlagen als Outlook-Aufgabe oder -Termin dokumentieren die ELDO- RADO-Wiedervorlagen die ordnungsgemäße Planung und Bearbeitung durch die Sachbear- beitung.
3. Organisatorische Voraussetzungen
Zur Dokumentation ihres Verwaltungshandelns nutzen die Bezirksämter einen einheitlichen, verbindlichen, nach Aufgaben und Sachthemen strukturierten Ordnungsrahmen (Aktenplan), der durch abgestimmte gemeinsame Anpassungen gewährleistet wird. Der Aktenplan bildet gemeinsam mit dem bezirklichen Aktenverzeichnis die für das Bezirksamt verbindliche ein- heitliche Vorgabe zur Ordnung der Dokumente in ELDORADO sowie, in Ausnahmefällen, der dazugehörigen Papier-Beiakten und sonstiger Datenträger. Der Aktenplan ist ein mehr-
stufiges und gegliedertes Schema zur Strukturierung des Aktenbestandes auf Basis der Auf- gaben der Organisation. Er bildet die Grundlage für das Aktenverzeichnis. Das Aktenzeichen ist das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine Akte und deren Do- kumente.
Das Regelwerk ELDORADO ist als IT-Richtlinie Teil des IT-Handbuchs der hamburgischen Verwaltung. Es enthält Mindestanforderungen und Hinweise für die fachliche Einrichtung und Nutzung des digitalen Aktenmanagements ELDORADO als Ergänzung der bezirksamtseige- nen Aktenordnung. Die Vorgaben der IT-Richtlinie sind verbindlich und verstehen sich als Handlungsanweisung sowohl für die Sachbearbeitung als auch für die Registraturen.
Es ist im Allgemeinen nicht möglich, auf HIM-Workflow-Vorlagen oder Aktenzeichen anderer Bezirksämter oder Fachbehörden zuzugreifen. Einzelne Aktenzeichen können, im Ausnah- mefall und zeitlich befristet für die Zusammenarbeit über die Berechtigungsvergabe freige- schaltet werden.
Für die Nutzerinnen und Nutzer von HIM-Workflows ist in technischen Fragen immer der Ab- schnitt IT-Angelegenheiten des Bezirksamts Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner, in dem der HIM-Workflow gestartet wurde. Ansonsten ist Kontakt zur HIM-Workflow-Initiatorin bzw. zum HIM-Workflow-Initiator aufzunehmen.
3.1 Nutzerinnen und Nutzer
Für den HIM-Workflow sind grundsätzlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit FHH-Ac- count zu berechtigen.
In ELDORADO wird die Zugriffssteuerung auf Aktenzeichen und Dokumente durch ein dezi- diertes Rechte- und Rollenkonzept geregelt. Dabei werden Anwenderinnen und Anwender in Anwendergruppen bzw. Rollen zusammengefasst, denen bestimmte Rechte zugewiesen werden. Die Art der Rechte richtet sich sowohl nach den Aufgaben der Anwenderin oder des Anwenders als auch nach deren bzw. dessen Funktion innerhalb des Bezirksamtes.
Für jedes Aktenzeichen sind die jeweils zugriffsberechtigten Anwenderinnen und Anwender über Benutzergruppen zu hinterlegen. Durch die Berechtigungen in ELDORADO wird sicher- gestellt, dass den jeweils berechtigten Anwenderinnen und Anwendern nur die Aktenzei- chen, Aktentitel und Dokumente angezeigt werden, für die sie auch berechtigt sind. Akten- zeichen ohne schutzwürdige Inhalte (dies umfasst auch den Aktentitel und Dokumente) sind allen Anwenderinnen und Anwendern des Bezirksamts zugänglich zu machen.
Bei der Aufnahme von Einzelfallakten mit personenbezogenen Dokumenten sind aus Daten- schutzgründen besondere Beschränkungen der Zugriffsberechtigung erforderlich. Bei Akten mit personenbezogenen Daten im Sinne des Artikels 4 Abs. 1 der Datenschutz-Grundver- ordnung oder Akten, die sonstige sensible Angaben enthalten, ist sicherzustellen, dass nur diejenigen Beschäftigten einen Zugriff erhalten, die diesen zur Wahrnehmung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Dabei ist zu vermeiden, den zugriffsberechtigten Perso- nenkreis auf nur eine Person zu beschränken. Es ist mindestens eine geeignete Vertretungs- regelung zusätzlich zur Vertretung durch die Leitung zu hinterlegen. Der unbeschränkte Zu- griff auf alle Dokumente ist auf die fachlich Verantwortlichen zu beschränken (z. B. Registra- turkräfte). Für die den jeweiligen Organisationsbereichen verantwortlichen Leitungen ist bei allen in ihrem Bereich geführten Akten ein Zugriffsrecht vorzusehen.
3.2 Abwesenheiten und Vertretungsaufgaben
Die Zuständigkeiten für Akten- und Vorgangsbearbeitung muss verbindlich festgelegt sein.
Bei Abwesenheiten ist eine Vertretungskraft zu benennen. Zugriffsbeschränkungen auf Ak- tenzeichen sind aus diesem Grunde nur in einem unbedingt notwendigen Umfang einzurich- ten. Die Führungskraft ist als natürliche Vertretung immer auf die HIM-Workflows berechtigt.
Die Führungskraft sollte auch über die Berechtigungskonzepte in ELDORADO auf die Akten- zeichen und die Wiedervorlagen berechtigt sein. Auf Arbeitsebene ist ebenfalls mindestens eine Vertretung für ELDORADO und für die HIM-Workflows zu benennen. Reine Einzel-Be- rechtigungen sind nicht zulässig. Die Zuständigkeit für die Vertretung bei Vorgangsbearbei- tung im HIM-Workflow ist von der Sachbearbeitung selbst unter dem Reiter „Meine Vertre- tung“ einzutragen. Die benannte Person muss über ihre Vertretungsfunktion informiert wer- den. Die Vertretung in ELDORADO wird durch die Fachamtsleitung über das Berechtigungs- konzept bestimmt.
Jede Beschäftigte und jeder Beschäftigter ist angehalten regelmäßig zu überprüfen, ob HIM- Workflows in Vertretung für abwesende Kolleginnen oder Kollegen zu bearbeiten sind. Es liegt in der Verantwortung der Vertretung zu entscheiden, ob sie mit ausreichender Genehmi- gungsvollmacht und Zeichnungsbefugnis ausgestattet ist, um die ihr angetragene Vertre- tungsaufgabe ausfüllen zu können. Im Zweifelsfall ist die oder der nächste Vorgesetzte ein- zubinden. Im HIM-Workflow-Protokoll wird die Aktivität der Vertretung als eine solche ge- kennzeichnet.
3.3 AktenplanZ-Verzeichnis
Den für die Fortschreibung des ELDORADO-Aktenplans und -Aktenverzeichnisses zu be- achtenden Geschäftsprozess regelt die Aktenordnung (Aktenordnung für die Bezirksämter, 2.1.6).
Die Akten sind übersichtlich und in einfacher Form zu führen. Bei digitaler Vorgangsbearbei- tung gehört zur ordnungsgemäßen Führung digitaler Akten auch die Erfassung der erforderli- chen Metadaten für die zu verfügenden Dokumente. Die Sachbearbeitung ist für die vollstän- dige und rechtzeitige Verfügung der aktenrelevanten Dokumente zu den Akten verantwort- lich. Vorliegende Dokumente sind im angemessenen Zeitraum nach ELDORADO zu verfü- gen. Zuvor ist zu prüfen, ob alle Teile einer Verfügung ausgeführt worden sind (HIM-Work- flow-Protokoll oder ELDORADO/PDF-Drucker). Bezieht sich ein Dokument auf mehrere Ak- ten, so kann es zu mehreren Aktenzeichen verfügt werden.
4. Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Gleichzeitig löst sie die Dienstan- weisung Nr. 92 - ELDORADO vom 15.09.2019 ab.
gez.
Falko Droßmann Bezirksamtsleiter
Anlagen
A. Rechtliche Grundlagen
Die öffentliche Verwaltung ist als vollziehende Gewalt gesetzlich dazu verpflichtet, ihr Han- deln zu dokumentieren. Die Wichtigkeit der Aktenführung wird in § 133 (1) StGB deutlich.
Hiernach dürfen Schriftstücke nicht verändert, unbrauchbar gemacht oder der dienstlichen Verfügung entzogen werden. Die Aktenführungspflicht ergibt sich auch ohne ausdrücklichen Ausspruch in einem Gesetz oder Organisationsstatut aus der dem Rechtsstaatsprinzip fol- genden Pflicht der Bezirksämter zur objektiven Dokumentation des wesentlichen sachbezo- genen Geschehensablaufs und der möglichen Erkenntnisquellen für das zukünftige Handeln (BVerfG NJW 1983, 2135; BVerwG NVwZ 1988, 621). Die digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung wird dieser Pflicht gerecht.
Aus dem Akteneinsichtsrecht durch Beteiligte gemäß § 29 HmbVwVfG, ergibt sich mittelbar die Verpflichtung der Bezirksämter ordnungsgemäße, vollständige und wahrheitsgetreue Ak- ten zu führen und alle wesentlichen Vorgänge, die für Verwaltungsverfahren und für die Ent- scheidungsfindung der jeweiligen Fachämter von Bedeutung sein können, in Niederschriften oder Aktenvermerken festzuhalten. Dies ist verwaltungsverfahrensrechtliche Pflicht. Erstund nur durch Aktenführung und -Vorhaltung kann eine nachprüfbare und nachvollziehbare Grundlage einer Entscheidung entstehen und die gebotene Transparenz gesichert werden.
B. Begriffe Digitale Akte
Eine digitale Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Doku- mente, die alle aktenrelevanten digital erstellten Aufzeichnungen sowie gescannten Papier- dokumente umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht. Eine Akte muss die Anforderungen der Authentizität, der Integrität, der Benutzbarkeit und der Zuverlässigkeit erfüllen. Damit ist sie unveränderbar, nachweis- bar, auffindbar, verständlich und vollständig.
Die Bereitstellung von zuverlässigen Aufzeichnungen ermöglicht richtige Entscheidungen, ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln und dient darüber hinaus der Rechen- schaftsfähigkeit vor Gerichten, Parlamentarischen Untersuchungsausschüssen und anderen Prüfinstanzen. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit folgt dem Rechtsstaatsprinzip und diversen Rechtsvorschriften (s. A).
Vorgang
Der Begriff des Vorgangs bündelt die Prozess- und Objektsicht und umfasst hier gleicherma- ßen den Geschäftsgang und die zugehörigen Aufzeichnungen.
Der Geschäftsgang ist aus verschiedenen Prozessen und Aktivitäten aufgebaut und arbeitet auf der operativen Ebene. Es kann von einer Aktivität unmittelbar auf die nächste geschlos- sen werden, die erste Aktivität bedingt die Zweite. Dies bedeutet, dass die als nächstes be- vorstehende Aktivität vom Ergebnis der vorherigen abhängt und in sich geschlossen ist. Die Workflow-Beschreibung (auch Arbeitsablauf) für einen Geschäftsgang teilt diesen in trenn- bare Bestandteile. Voraussetzung ist ein vorherbestimmter Anfang, ein klar strukturierter Hauptteil und ein vorherbestimmtes Ende. In der Abgrenzung zu Geschäftsprozessen, unter
denen die Abfolge verschiedener, einzelner Tätigkeiten zu verstehen ist, die auch andere Geschäftsprozesse beinhalten können, kann der Geschäftsgang Teile der Geschäftspro- zesse in Form eines HIM-Workflows technisch begleiten.
Re Visionssicherheit
Der Begriff der Revisionssicherheit stammt aus der Buchhaltung. Im Zusammenhang mit Ak- ten und Vorgängen wird er dann verwendet, wenn die oben genannten Anforderungen an die digitalen Akten gegeben sind. Zudem müssen weitere gesetzliche Vorgaben erfüllt sein: die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung (Fachverfahren ELDORADO), die Gewährleistung von sicheren Abläufen, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Be- trieb und eine Verfahrensdokumentation. Definierte Zugangsberechtigungen sind die Voraus- setzungen zur Nutzung. Im Gegensatz zu den bisherigen Papierakten, bei denen die Hand- habung nicht durchgängig der Datensicherheit entspricht, werden bei der digitalen Akte alle Anforderungen gewährleistet.
DiM-Verfahren
Der Begriff des DIM-Verfahrens (auch DIM-Produkt oder DIM-Software) meint die Verfahren, die zum Dokumenten- und Informationsmanagement dazugehören: ELDORADO (mit PDF- Archivdrucker), HIM-Workflow, FHHportal-Suche, PDF-Konverter.
Verfügung
Eine Verfügung ist eine gegliederte Zusammenfassung von Entwürfen und Arbeitsschritten zur Erledigung einer Sache. Durch Verfügung werden Entscheidungen getroffen sowie ihre Durchführung und die weitere Bearbeitung festgelegt.
Vermerk
Vermerke sind Mittel der Information und dienen dazu, das Verwaltungshandeln nachvoll- ziehbar und transparent zu machen. Alle Besprechungen, Auskünfte und sonstigen Bege- benheiten, die für die Beurteilung und die weitere Bearbeitung der Sache von Bedeutung sein können, sind in Vermerken festzuhalten.
Dokumente
Der Begriff Dokumente umfasst papierene oder digitale Schriftstücke (auch E-Mails) und sonstige Unterlagen (wie Bilder und Pläne) sowie die zugehörigen beschreibenden Informati- onen (Metadaten).
C. Metadaten
Metadaten sind die inhaltlichen und Ordnungsmerkmale zu Dokumenten. Sie dienen der Be- schreibung des Dokuments und der Recherche in der digitalen Dokumentenverwaltung.
Bei der Verfügung von Dokumenten überden ELDORADO PDF-Archivdrucker wie auch bei der Abschlussverfügung eines HIM-Workflows nach ELDORADO öffnet sich der ELDO- RADO PDF Sammelkorb mit der Sammelmappe. Sollten sich mehrere Dokumente in der Sammelmappe befinden, können diese im nächsten Schritt sortiert und verbunden werden.
Bei verbundenen Dokumenten reicht es aus, die Metadatenmaske einmalig zu befüllen. Bei
Dokumenten, die einzeln verfügt werden, müssen für jedes Dokument eigene Metadaten er- stelltwerden. Diese können auch von einem der anderen Dokumente kopiert werden. Erst dann ist die Ablage nach ELDORADO zu starten.
Wenn vergessen wurde, für alle nichtverbundenen Dokumente die Metadaten einzeln einzu- geben, kann die Registratur die Dokumente nicht ablegen und setzt sich mit der Sachbear- beitung in Verbindung.
Aktenzeichen
Von der sachbearbeitenden Stelle ist die Angabe eines Aktenzeichens und eines Betreffs in den Metadaten zwingend erforderlich. Wenn das Aktenzeichen nicht bekannt ist, kann die Registratur weiterhelfen. Wenn ein neues Aktenzeichen benötigt wird, muss dies bei der Re- gistratur beantragt werden.
Einem Dokument können mehrere Aktenzeichen zugeordnet werden, wenn es verschiedene Sachverhalte beinhaltet.
Aktentitel
Der Aktentitel wird vom System automatisch aus dem Aktenplan übernommen und muss nicht gesondert erfasst werden.
Erstellungsdatum
Erfasst wird das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Bei fehlender Datumsangabe wird das Eingangsdatum erfasst. Ist kein Eingangsdatum vermerkt, wird der aktuelle Tag er- fasst, an dem das Dokument registriert wird. Wird ein Vorgang als zur Akte genommen, ist der Beginn des Vorgangs, also das Datum des ersten Dokuments, als Erstellungsdatum zu erfassen.
Absender
Allen Dokumenten muss bei der Erfassung ein Absender zugewiesen werden. Erfasst wird die Organisationseinheit, zu der die unterzeichnende oder initiierende Person gehört. Für das eigene Bezirksamt ist dies das Fachamt, bei anderen Bezirksämtern oder Behörden ist dies das andere Bezirksamt oder die Behörde.
Der Absender ist aus der Absenderliste zu übernehmen soweit hinterlegt. Aus Datenschutz- gründen werden in die Absenderliste keine Eigennamen von Einzelpersonen aufgenommen.
Soll der Absender eines Dokumentes nicht in die Absenderliste aufgenommen werden, wird er direkt im Absender-Feld der Metadatenmaske erfasst.
Bei Dokumenten mit mehreren Absendern wird wie folgt vorgegangen:
Bei Ketten-E-Mails gilt der Verfasser der jüngsten E-Mail als Absender. Der Verfasser der ältesten E-Mail (Auslöser) ist ggf. unter Bezug zu erfassen.
Verträge, Vereinbarungen und Kooperationen: Hier werden alle Unterzeichnenden als Absender aufgenommen und durch Semikolon getrennt.
Neue Absender werden der Absenderliste nach einheitlicher Struktur und unter Beachtung der Vorgaben der Richtlinie Regelwerk ELDORADO hinzugefügt. Aktuell sieht die Struktur für interne Organisationseinheiten wie folgt aus: offizielle Abkürzung - vollständiger Eigen- name - übergeordnete Organisationseinheit (z.B. BA N, Bezirksamt Hamburg-Nord Ham- burg Land -ITB-).
Es dürfen grundsätzlich keine Absender in der Absenderliste gelöscht werden, da ein ge- löschter Absender nicht mehr mit Hilfe der Absenderliste recherchierbar wäre. Eine Ände- rung der Absenderliste darf ausschließlich von dem bzw. der fachlich Verantwortlichen oder deren/dessen Stellvertreterin/Stellvertreter bei der Registratur beauftragt werden.
Fremdes Aktenzeichen
Fremde Aktenzeichen sind Ordnungszeichen, die demselben Dokument in einer anderen Dokumentensammlung zugewiesen wurden. Beispiele hierfür sind SAP-Buchungsnummern, Bestellnummern oder Gerichtsaktenzeichen. Bei allen Drucksachen bzw. Stellungnahmen zu Drucksachen wird die geltende Drucksachennummer erfasst (z. B. 12/1358). Enthalten Do- kumente fremde Akten- oder Geschäftszeichen werden diese erfasst.
Betreff
Der Betreff umreißt den inhaltlichen und aussagefähigen Schwerpunkt eines Dokumentes.
Der Betreff ist kurz, prägnant und inhaltsbezogen. Ausgeschlossen als Beginn sind: Leerzei- chen, Sonderzeichen (Ausnahme: §-Zeichen), Kleinbuchstaben oder bei E-Mails „AW“, „WG“
etc. Ist bereits ein Betreff vorausgefüllt, der jedoch nicht aussagekräftig ist, können von der Sachbearbeitung zusätzliche sachliche Angaben gemacht werden, auch z. B. um mehrere Dokumente als einen Vorgang zu kennzeichnen.
Folgende Regelungen gelten für die Schreibweise:
• Abkürzungen dürfen nicht verwendet werden. Eine Ausnahme sind Gesetze. Hier ist die Langform nicht erforderlich (z. B. „HmbHG“). Sind Abkürzungen so üblich, dass eine Recherche nach ihnen wahrscheinlich ist, sind diese als Zusatz in Klammern in ausgeschriebener Form mit anzugeben.
• Zahlen werden grundsätzlich als Zahl und nicht als Wort geschrieben (Ausnahme: Ei- gennamen, z. B. „Erste Hilfe“).
• Ein Datum ist als achtstellige Ziffer anzugeben in der Reihenfolge Tag, Monat, Jahr mit Punkten nach der Tages- und Monatsangabe (z.B. 17.07.2018).
• Wortzusammensetzungen mit Bindestrichen sind zu vermeiden.
• Bindestrichtrennungen beim Zeilenumbruch sind nicht zulässig.
• Personenbezogene Daten im Betreff sind grundsätzlich nur bei geschützten Doku- menten (in zugriffsbeschränkten Akten) zulässig.
• Auf Anlagen wird am Ende des Betreffs hingewiesen. Beispiel: „Antrag auf Beschaf- fung von Dienstsiegeln für xx (Anlage)“
• Wird eine Vertragskopie zur Akte verfügt, so wird dieses auch als solche gekenn- zeichnet.
• Zeitraumangaben im Betreff sind nach folgendem Muster anzugeben: 01.07.2018- 30.09.2018.
• Ansonsten gilt die deutsche Rechtschreibung nach dem Duden (z. B. „E-Mail“). Dies gilt auch für Fremdwörter.
Bezug
Dieses Feld soll ausgefüllt werden, wenn ein Bezug erkennbar ist. Dies kann ein übergeord- netes oder eng verwandtes Thema sein. Ein PSP-Element wird hier ebenfalls angegeben, sofern im Dokument erkennbar. Der Initiator bzw. Auslöser einer sog. Ketten-E-Mail ist auch unter Bezug zu erfassen.
Dokumentenart
Die vorgegebenen Dokumentenarten („Schreiben“, „Vermerk“, „Bericht“ u. ä.) sind in einer Liste hinterlegt.
Papierform
Wenn gesetzliche Regelungen und Vorschriften die Papierform vorschreiben, werden Doku- mente parallel zu ELDORADO in Papierform aufbewahrt. Dies ist in den Metadaten zu hin- terlegen: ein "j” für "ja”, ein "n” für "nein”.
Stichwort_HmbTG
Stichworte werden nur im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Dokumenten im Transparenzportal erfasst. In den Stammdaten kann aus einer Auswahl von Stichworten ge- wähltwerden. Die sogenannten HmbTG-Stichworte lösen hierbei in Verbindung mit dem Ein- trag „Info an Regi“ den Veröffentlichungsworkflow aus.
Info an Regi
Hier wird für Dokumente, die ins Transparenzportal eingestellt werden, die E-Mail-Adresse der zuständigen Sachbearbeitung des Veröffentlichungsworkflows eingetragen.
Dokumenten-Nr.
Die Dokumenten-Nr. wird automatisch und fortlaufend vom System vergeben. Sie ist eine im System eindeutige ID.
D. Beispiele für aktenrelevante und nicht aktenrelevante Dokumente
Die nachfolgenden Beispiele erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit und dienen der Veranschaulichung.
Beispiele für aktenrelevante Dokumente:
+ Externe Eingangsschreiben
(Anfragen, Eingaben, Beschwerden, Schreiben anderer Bezirke, Behörden), + Externe Korrespondenzen,
+ Ausgangsschreiben (Auskünfte, Bescheide),
+ Dokumentation als Nachweis und Rechtfertigung des Verwaltungshandelns gegen- über Vorgesetzten oder Dritten,
+ Dokumente zu finanziell wirksamen Maßnahmen, + Dokumente, die Eingriffe in die Rechte Dritter bewirken,
+ Dokumente, die als Beweisstück in einem Gerichtsverfahren benötigt werden könn- ten,
+ Interne Korrespondenzen betreffend Entscheidungsfindung, Entscheidungsnachweis, schriftliche Anweisungen von Vorgesetzten,
+ Entscheidungsvermerke,
+ Inhaltlich entscheidende Veränderungen an aktenrelevanten Dokumenten (Verände- rungen, die den Inhalt oder Teile des Inhalts ändern, müssen ersichtlich sein und den/die Urheber/in erkennen lassen.),
+ Aufzeichnungen (insbesondere von Besprechungen, Telefongesprächen, mündlichen Auskünften), die für eine Bearbeitung bedeutsam sein können.
+ Geschäftliche Konzepte (u. a mit Überarbeitungsvermerken, Ausschreibungsunterla- gen und Verträgen),
+ Besprechungsprotokolle, + Abschlussvermerke und
+ als Ausfluss des Remonstrationsrechts und der Beratungspflicht gegenüber Vorge- setzten sind Bedenken der Beschäftigten hinsichtlich der Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen in die Akte aufzunehmen. Dieses gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn Mit- oder Schlusszeichnungen begründet abgelehnt werden.
Beispiele für nicht aktenrelevante Dokumente:
Kollegiale Absprachen Kollegiale Rückfragen
Erste Konzepte, Wissensdokumente, die der Hintergrundinformation dienen - Anfragen und Auskünfte zu allgemein zugänglichen Informationen
Terminkoordination
Unaufgefordert eingesandte Angebote
Bücher, Zeitungsausschnitte, Statistische Berichte allgemeiner Art Werbesendungen
- Amtsblätter und Ähnliches
)tokoll für neue Dienstanweisung zur digitalen Vorgangsbearbeitung d Aktenführung in der Bezirksverwaltung
5295 :flow
neue Dienstanweisung zur digitalen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der Bezirksverwaltung BAM5295
Doß, Marcel M/RS217 02.04.2020 09;12:56 e:
:flownummen rderung;
Iler Name;
Iler Leitzeichen:
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Ersteller Leitzeichen Erstellt am Doß, Marcel M / RS217 02.04.2020 09;12;55
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.digitale Vorgangsbearbeitung_Aktenführung _DA_DIVA_(BAM).docx
:flowver1auf tel angelegt 04.2020 09;12;55
»rkflow wurde gestartet 04.2020 09;13;00
^orkflowdeflnltlon sichnungsphase sichnungsphase sichnungsphase sichnungsphase 5röffentlichungsphase
^Schlussphase
Dateiname;
Ausgeführt durch;
Ausgeführt durch;
Anforderung;
Schritt Mitzeichnung Mitzeichnung Mitzeichnung Schlusszeichnung per E-Mail (Versenden) z.d.A - zu den Akten
DA_digitale Vorgangsbearbeitung_Aktenführung _DA_DIVA_(BAM).docx Doß, Marcel, M/RS217
Doß, Marcel, M/RS217
Zugewiesen zu Leltz.
Riemenschneider, Stefan M / RS20 Koops, Jan M / RSL Schöpper, Sven-Olaf M/Dl Droßmann, Falko M / B Hatje, Sabine M/RS213 Hatje, Sabine M/RS213 Fgabe zugestimmt
04.2020 08;33;11 Phase;
Schritt;
Zugewiesen an;
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Zeichnungsphase Mitzeichnung
Riemenschneider, Stefan, M / RS20 Riemenschneider, Stefan, M / RS20 Fgabe zugestimmt
04.2020 11:24:22
Phase;
Schritt;
Zugewiesen an;
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Zeichnungsphase Mitzeichnung Koops, Jan, M / RSL Koops, Jan, M / RSL Fgabe zugestimmt
04.2020 19:37:48
Phase;
Schritt;
Zugewiesen an;
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Zeichnungsphase Mitzeichnung
Schöpper, Sven-Olaf, M / Dl Schöpper, Sven-Olaf, M / Dl Fgabe zugestimmt
04.2020 07:05:18
Phase;
Schritt;
Zugewiesen an;
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Zeichnungsphase Schlusszeichnung Droßmann, Falko, M / B Droßmann, Falko, M / B Fgabe erledigt
04.2020 09:51:20
Phase;
Schritt;
Zugewiesen an;
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Veröffentlichungsphase per E-Mail (Versenden) Hatje, Sabine, M/RS213 Hatje, Sabine, M/RS213
Die Dienstanweisung wurde per Mail an alle Dezernenten, Fachamtsleitungen und dem Personalrat am 28.4.2020 weitergeleitet.
Fgabe erledigt 05.2020 09:42:00
Phase;
Schritt;
Abschlussphase z.d.A - zu den Akten
Ausgeführt durch;
Kommentar;
Hatje, Sabine, M/RS213 Gestartet am 05.05.2020 09;41;56
