Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung

(1)

Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Kerem Alioglu, Nora Haberkorn, Christin Heister, Eliada Kelmendi,

(2)

Gliederung

❖ Hintergrundinformationen Worum geht es?

❖ Herangehensweise Wie sind wir vorgegangen?

❖ Auswertung Was hat die Umfrage ergeben?

❖ Anmerkungen der Umfrageteilnehmer Was haben sie uns mitgeteilt?

❖ Zusammenhangsanalyse Wie hängen die verschiedenen Aussagen zusammen?

❖ Fazit Was ist unser Ergebnis?

(3)

Hintergrundinformationen

❖ Praxisprojekt der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Kooperation mit der MACH AG über „Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen“ unter der Leitung von Professor Dr. Andreas Gadatsch und Dipl. Berufspädagoge Stefan Freitag

❖ Vergleich verschiedener Tools für die Durchführung der Umfrage

❖ Entscheidung für das Online Umfrage-Tool „Question Pro“

❖ Diverse Kommunikationswege zur Verbreitung dieser Studie

❖ Teilnahmezeitraum zwischen dem 14. Mai und 04. Juni 2018

❖ Auswertung durch die Studierenden des Praxisprojektes der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

(4)

Ziele des Projekts

❖ Stand des Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung ermitteln

❖ Weiterentwicklungsbedarf der Abläufe durch Prozessmanagement erfassen

❖ Erforschung bisher genutzter Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements

(5)

Zeitliche Vorgehensweise

(6)

Kommunikation

Geplant war diese Umfrage auf möglichst vielen Kanälen zu bewerben, um ein

aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten:

❖ Homepage der MACH AG

❖ Homepage der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

❖ Newsletter Process-and-Project.net

❖ Focus Online

(7)

Ergebnisse

(8)

1. Welchem Bereich ist Ihre Organisation zuzuordnen?

15,32%

20,89%

30,36%

2,23%

5,01%

19,50%

3,62%

3,07%

Bund Länder Kommunen

Nicht-Regierungs-Organisation (NRO) Kirche & Wohlfahrt

Lehre & Forschung Privatwirtschaft Sonstiger Bereich

❖ 66,57% der

Teilnehmer an der

Umfrage arbeiten für

Bund, Länder und

Kommunen.

(9)

2. In welcher Position / Funktion sind Sie innerhalb Ihrer Organisation tätig?

8,36%

50,42%

19,78%

16,43%

0,00%

5,01%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Leitung Führungskraft Fachkraft Sachbearbeitung Assistenz Sonstige Position

❖ 58,78% der

Befragten sind

Führungs- oder

Leitungskräfte.

(10)

3. Wie schätzen Sie Ihre Prozessmanagementkenntnisse ein?

37,88%

27,86%

30,36%

3,90%

Gute Kenntnisse

Erweiterte Grundkenntnisse Grundkenntnisse

Keine Kenntnisse

❖ 65,74% der

Teilnehmer weisen mindestens

erweiterte

Grundkenntnisse im

Prozessmanagement

auf.

(11)

4. Das Prozessmanagement nimmt innerhalb meiner Organisation einen hohen Stellenwert ein.

11,70%

37,88%

40,39%

8,36%

1,67%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft gar nicht zu Unbekannt

❖ 49,58% der Teilnehmer haben angegeben, dass das Prozessmanagement in Ihrer Organisation einen hohen Stellenwert einnimmt.

❖ Nur 1,67% der

Teilnehmer wissen nicht,

welchen Stellenwert das

Prozessmanagement in

Ihrer Organisation hat.

(12)

5. In Zukunft wird das Prozessmanagement eine bedeutendere Rolle innerhalb meiner Organisation einnehmen.

33,70%

46,52%

13,65%

1,67%

4,46%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft gar nicht zu Unbekannt

❖ 80,22% der

Teilnehmer sagen, dass das

Prozessmanagement in Zukunft

bedeutender für die Organisation wird.

❖ 4,46% konnten keine

Angaben darüber

machen.

(13)

6. Wenden Sie Methoden des Prozessmanagements in Ihrer Organisation an?

75,49%

24,51%

Ja Nein

❖ 24,51% der

Teilnehmer gaben an, dass in Ihrer

Organisation keine Methoden des

Prozessmanagements

angewendet werden.

(14)

6.1 Welche Methoden wenden Sie an?

14,68%

17,70%

18,04%

18,29%

13,93%

7,30%

9,56%

0,25%

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20%

Identifizierung von Ist-Prozessen

Erhebung von Ist-Prozessen

Analyse von Ist-Prozessen

Konzeption von Soll-Prozessen

Umsetzung der Soll-Prozesse

Controlling der Prozesse

Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse

Keine der genannten Methoden

Sonstige

(15)

6.2 Ist es zukünftig geplant Methoden des

Prozessmanagementes in Ihrer Organisation anzuwenden?

3,41%

20,45%

54,55%

21,59%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Projekt läuft Projekt ist geplant Nichts geplant Unbekannt

(16)

69,74%

36,53%

31,37%

21,72%

38,75%

47,23%

60,89%

50,92%

26,94%

56,46%

43,91%

27,68%

28,41%

52,03%

48,34%

55,72%

48,71%

46,49%

34,89%

42,07%

49,45%

39,85%

37,64%

41,33%

1,48%

9,96%

17,71%

16,97%

11,81%

5,90%

3,32%

6,64%

20,30%

3,32%

15,87%

22,14%

0,37%

0,74%

3,69%

0,74%

0,66%

0,37%

2,58%

0,37%

1,85%

8,12%

0,37%

1,11%

1,85%

0,37%

0,74%

0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00%

Überblick über die Organisationsabläufe Präzisere Organisationssteuerung Schaffung von Rechtssicherheit Optimierung des Personalmanagements Verbesserung des Wissensmanagements Erleichterung der internen Zusammenarbeit Schaffung von Prozesstransparenz Standardisierung von Arbeitsabläufen Priorisierung der Arbeitsabläufe Optimierung von Arbeitsabläufen Digitalisierung von Arbeitsabläufen Automatisierung von Arbeitsabläufen

7. Ich schätze den Nutzen folgender Aspekte als hoch ein.

(17)

8. Wird bei Ihnen eine Prozesslandkarte verwendet?

22,84%

58,22%

18,94%

Ja Nein

Unbekannt

❖ 77,16% der Befragten gaben an, dass bei Ihnen entweder keine Prozesslandkarte

verwendet wird oder

es Ihnen nicht bekannt

ist.

(18)

8. Wird bei Ihnen eine Prozesslandkarte verwendet?

4,88%

26,83%

59,76%

3,67% 4,88%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Sehr häufig Häufig Weniger häufig

Nie Unbekannt

8.1 Wie häufig wird in Ihrer Organisation eine Prozesslandkarte verwendet?

4,31%

14,83%

54,55%

26,31%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Projekt läuft Projekt ist geplant Nichts geplant Unbekannt

8.2 Ist es zukünftig geplant in Ihrer Organisation eine Prozesslandkarte zu verwenden?

❖ Von den 22,84%, die eine Prozesslandkarte verwenden, benutzen über 63,43% diese wenig oder nie.

❖ Von den 58,22%, die keine Prozesslandkarte verwenden, planen 54,55% auch keine in der Zukunft

(19)

9. Ich schätze den Digitalisierungsgrad der folgenden Prozesskategorien in meiner Organisation als hoch ein.

36,77%

18,38%

43,45%

37,60%

50,97%

33,7%

8,08%

20,06%

7,24%

3,90%

7,52%

6,69%

0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00%

Kernprozesse, welche der Leistungserbringung dienen Führungsprozesse, welche die Voraussetzungen für die Leistungserbringung Ihrer Organisation schaffen

Unterstützungsprozesse, welche die Leistungserbringung in Ihrer Organisation ermöglichen

Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft gar nicht zu Unbekannt

8,91%

13,65%

3,06%

Unterstützungsprozesse, welche die Leistungserbringung in Ihrer Organisation ermöglichen

Führungsprozesse, welche die Voraussetzungen für die Leistungserbringung Ihrer Organisation schaffen

Kernprozesse, welche der Leistungserbringung dienen

(20)

10. Die folgende Modellierungssprache ist für unsere Organisation relevant.

17,83%

5,57%

9,47%

1,67%

14,21%

7,24%

5,01%

1,95%

5,85%

8,36%

7,24%

7,52%

12,26%

22,56%

23,96%

25,91%

49,86%

56,27%

54,32%

62,95%

0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00%

BPMN 2.0 EPK Picture FaMoS

Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft gar nicht zu Unbekannt

❖ Auffällig ist, dass immer mehr als 50% der Umfrageteilnehmer bei allen vier Modellierungssprachen

(21)

11. Welche der folgenden Tools werden in Ihrem Prozessmanagement eingesetzt?

8,49%

3,93%

2,08% 3,93%

0,62% 2,48%

40,79%

9,94%

1,45% 0,41%

6,42%

9,52% 9,94%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45% Weitere Tools:

Adonis 15

Visio 15

ELO 1

Inubit IS 1

Libre Office 2 Visual Pradigm 1

MindManager 2

Process Virtualizer 1

(22)

12. Gibt es einen Gesamtverantwortlichen für Prozessmanagement in Ihrer Organisation?

24,23%

65,46%

10,31%

Ja Nein

Unbekannt

12.1 Wenn Ja, in welcher Organisationseinheit:

Organisationsleitung 26

Organisationsabteilung 15

Stabstelle 17

IT 8

Haushalts-/Finanzabteilung 3

Hauptamt-/Verwaltung 4

Zentrale Dienste 6

(23)

12.2 Welche Organisationseinheit verantwortet das Prozessmanagement in Ihrer Organisation?

13,62%

43,40%

42,98%

Unbekannt

Kein Geschäftsbereich

Geschäftsbereich: ❖ Verwaltung

❖ Leitung

❖ Zentralbereich

❖ Personalamt

❖ IT

❖ Hauptamt

❖ Qualitätsmanagement

❖ Organisationsabteilung

❖ Stabstelle

❖ Steuerungsservice

❖ Strategie & Planung

❖ Verwaltungsmanagement

(24)

13. Ich bin mit dem Prozessmanagement in meiner Organisation zufrieden.

1,39%

27,02%

50,70%

20,89%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu Trifft eher nicht zu Trifft gar nicht zu

❖ 71,59% der

Umfrageteilnehmer sind mit dem

Prozessmanagement

in ihrer Organisation

eher nicht bis gar

nicht zufrieden.

(25)

Anmerkungen der Umfrageteilnehmer

Das Ansehen von Prozessmanagement ist nicht vorhanden, es besteht keine Akzeptanz.

Unklarheiten und Zuständigkeiten sollen nicht offensichtlich werden.

Es stehen keine ausreichenden Ressourcen für die Verantwortlichen für das

Prozessmanagement zur Verfügung.

Die Leitung hat kein entsprechendes Interesse an einem Qualitätsmanagement.

Die Leitungsebene kann den Sinn und Zweck von Prozessmanagement und vor allem den Nutzen dieses wichtigen Werkzeuges bisher

nicht verständlich machen.

Exemplarisch wurde Prozessmanagement in einer Abteilung eingeführt und über eine

übergreifende Umsetzung wird

nachgedacht.

(26)

Organisationsbereich Stellenwert des Prozessmanagements

❖ Es besteht ein nur schwacher Zusammenhang zwischen dem Organisationsbereich und dem Stellenwert des Prozessmanagements in der Organisation (𝐶 _{𝑘𝑜𝑟𝑟} = 0,29).

❖ Von 359 Befragten, gaben 49,58% an, dass Prozessmanagement einen hohen Stellenwert (trifft voll und ganz zu – trifft eher zu) innerhalb ihrer Organisation hat. 1,67 % konnten keine Angaben darüber geben.

❖ Hierbei fielen Unterschiede hinsichtlich des Stellenwerts bezogen auf den Organisationsbereich auf.

Anzahl der Befragten Anteil hoher Stellenwert Anteil geringer Stellenwert

Bund 55 58,18 % 40,00 %

Länder 75 41,33 % 57,33 %

Kommunen 109 41,28 % 55,05 %

Nicht-Regierungs-Organisation (NRO) 8 37,50 % 62,50 %

Kirche & Wohlfahrt 18 38, 89 % 61,11 %

Lehre & Forschung 70 62, 86 % 37,14 %

Privatwirtschaft 13 69,23 % 30,77 %

(27)

Organisationsbereich Zukünftige Bedeutung des Prozessmanagements

❖ Es besteht ein nur schwacher Zusammenhang zwischen der zukünftigen Bedeutung des Prozessmanagements und dem Organisationsbereich (𝐶 _{𝑘𝑜𝑟𝑟} = 0,28).

❖ Von 359 Befragten, gaben 80,22 % an, dass Prozessmanagement zukünftig eine bedeutendere Rolle innerhalb der Organisation einnehmen wird (trifft voll und ganz zu – trifft eher zu). 4,46 % konnten keine Angaben darüber geben.

❖ Hierbei fielen Unterschiede hinsichtlich der zukünftigen Bedeutung bezogen auf den Organisationsbereich auf.

Anzahl der Befragten Anteil höhere Bedeutung Anteil geringere Bedeutung

Bund 55 83,64 % 12,73 %

Länder 75 69,33 % 25,33 %

Kommunen 109 79,82 % 14,68 %

Nicht-Regierungs-Organisation (NRO) 8 87,50 % 12,50 %

Kirche & Wohlfahrt 18 77,78 % 11,11 %

Lehre & Forschung 70 85,71 % 11,43 %

Privatwirtschaft 13 92,31% 7,69 %

(28)

Organisationsbereich Ja Nein

Ist es zukünftig geplant Methoden des Prozessmanagements anzuwenden?

Projekt läuft Projekt ist geplant

Nichts

geplant Unbekannt

Bund (55) 87,27 % 12,73% 0 % 14,29 % 42,86 % 42,86 %

Länder (75) 69,33% 30,67% 0 % 17,39 % 69,57 % 13,04 %

Kommunen (109) 64,22% 35,78% 2,56 % 25,64 % 48,72 % 23,08 %

Nicht-Regierungs-Organisation (8) 87,50% 12,50% 0 % 0 % 100 % 0 %

Kirche & Wohlfahrt (18) 72,22% 27,78% 0 % 0 % 40 % 60 %

Lehre & Forschung (70) 82,86% 17,14% 16,67 % 25,00 % 50,00 % 8,33 %

Privatwirtschaft (13) 100,00% 0 % - - - -

Sonstige (11) 90,91% 9,09% 0 % 0 % 100 % 0 %

Wenden Sie Methoden des Prozessmanagements in ihrer

Organisation an?

(29)

Zu der Frage: Welche der folgenden Tools werden in Ihrem Prozessmanagement eingesetzt?

8,49%

3,93%

2,08% 3,93%

0,62% 2,48%

40,79%

9,94%

1,45% 0,41%

6,42%

9,52% 9,94%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45% Weitere Tools:

Adonis 15

Visio 15

ELO 1

Inubit IS 1

Libre Office 2 Visual Pradigm 1

MindManager 2

Process Virtualizer 1

(30)

15,58

7,69 5,26

12,63

3,57 7,14

15,58

0,96

4,21

3,57 3,85 7,14

1,5

4,35

2,11 7,14

3,9

2,88

0,75 11,11

3,16

28,57 0,96

2,11 1,3

3,85

0,75

21,43 33,77

45,19

45,11

55,56

43,48

34,74

32,14

50 5,19 7,69

12,78

11,11

17,39

12,36

3,57 7,14

1,92 1,5

4,35 2,11

2,6

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Bund Länder Kommunen NRO Kirche & Wohlfahrt Lehre & Forschung Privatwirtschaft Sonstiger Bereich

Organisationsbereich|Toolverwendung

(31)

Position/Funktion in der Organisation Einschätzung der Prozessmanagementkenntnisse

❖ Es besteht ein nur schwacher Zusammenhang zwischen der Einschätzung der

Prozessmanagementkenntnisse und der Position/Funktion in der Organisation (𝐶 _{𝑘𝑜𝑟𝑟} = 0,29).

❖ Von 359 Befragten, gaben 65,74 % an, gute bis erweiterte Kenntnisse zu besitzen.

❖ Hierbei fielen Unterschiede hinsichtlich der eigenen Einschätzung bezogen auf die Position/Funktion auf.

Anzahl der Befragten Anteil gute Kenntnisse – erweiterte Kenntnisse

Leitung 30 76,67 %

Führungskraft 181 66,30 %

Fachkraft 71 71,83 %

Sachbearbeitung 59 47,46 %

Assistenz 0 -

Sonstige Position 18 77,78 %

(32)

Position/Funktion in der Organisation Stellenwert des Prozessmanagements

❖ Es besteht ein nur schwacher Zusammenhang zwischen der Position/Funktion in der Organisation und dem Stellenwert des Prozessmanagements in der Organisation (𝐶 _{𝑘𝑜𝑟𝑟} = 0,26).

❖ Von 359 Befragten, gaben 49,58% an, dass Prozessmanagement einen hohen Stellenwert (trifft voll und ganz zu – trifft eher zu) innerhalb ihrer Organisation hat. 1,67 % konnten keine Angaben darüber geben.

❖ Hierbei fielen Unterschiede hinsichtlich des Stellenwerts bezogen auf die Position/Funktion auf.

Anzahl der Befragten Anteil hoher Stellenwert Anteil geringer Stellenwert

Leitung 30 60,00 % 40,00 %

Führungskraft 181 49,17 % 50,83 %

Fachkraft 71 49,30 % 46,48 %

Sachbearbeitung 59 42,37 % 52,54 %

Assistenz 0 - -

(33)

17,07

7,92 9,09

2,86

13,64 2,44

4,58 2,73

4,29 2,44 4,55

2,08 2,73

4,55

2,92 10

4,55

0,42 2,44 1,82

2,08

5,45 39,02

41,25

39,09

48,57

22,73

7,32 12,08 5,45

11,43

9,09

4,88 1,25

0,91 4,55

0,91 1,43

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Leitung Führungskraft Fachkraft Sachbearbeitung Sonstige Position

Position/Funktion | Toolverwendung

(34)

Einschätzung der Prozessmanagementkenntnisse Zufriedenheit innerhalb der Organisation

❖ Es besteht ein nur schwacher Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit dem Prozessmanagement innerhalb der Organisation und der Einschätzung der Prozessmanagementkenntnisse(𝐶 _{𝑘𝑜𝑟𝑟} = 0,41).

❖ Von 359 Befragten, gaben lediglich 28,41 % an, dass sie zufrieden mit dem Prozessmanagement (trifft voll und ganz zu – trifft eher zu) innerhalb ihrer Organisation sind. Im Umkehrschluss sind 71,59 % unzufrieden.

Anzahl der Befragten Anteil hohe Zufriedenheit Anteil geringe Zufriedenheit

Gute Kenntnisse 136 37,50 % 62,50 %

Erweiterte Grundkenntnisse 100 33,00 % 67,00 %

Grundkenntnisse 109 15,60 % 84,40 %

Keine Kenntnisse 14 7,14 % 92,86 %

Wird der Anteil an Befragten mit hoher Zufriedenheit betrachten, so könnte man

unterstellen, dass je höher der Kenntnisstand über

Prozessmanagementkenntnisse, desto

höher die Zufriedenheit

(35)

Kenntnisse / Tools

(n=483) Gute Kenntnisse

Erweiterte

Grundkenntnisse Grundkenntnisse Keine Kenntnisse

ARIS 12,1% 6,2% 6,3% 0,0%

BIC Design 5,6% 3,4% 2,4% 0,0%

Bizagi 3,5% 1,4% 0,8% 0,0%

Camunda 3,5% 7,6% 0,8% 0,0%

IGrafX 0,5% 1,4% 0,0% 0,0%

MagicDraw 1,0% 6,9% 0,0% 0,0%

MS Office 36,4% 39,3% 48,4% 50,0%

Picture 11,6% 13,1% 4,8% 0,0%

Signavio 2,0% 1,4% 0,8% 0,0%

Smartfacts 0,5% 0,0% 0,8% 0,0%

Keine 3,0% 6,9% 9,5% 21,4%

Unbekannt 4,5% 6,9% 18,3% 28,6%

Weitere 15,7% 5,5% 7,1% 0,0%

12,1% 6,2% 6,3% 0,0%

5,6% 3,4% 2,4% 0,0%

3,5% 1,4% 0,8% 0,0%

3,5% 7,6% 0,8% 0,0%

0,5% 1,4% 0,0% 0,0%

1,0% 6,9% 0,0% 0,0%

36,4% 39,3% 48,4% 50,0%

11,6% 13,1% 4,8% 0,0%

2,0% 1,4% 0,8% 0,0%

0,5% 0,0% 0,8% 0,0%

3,0% 6,9% 9,5% 21,4%

4,5% 6,9% 18,3% 28,6%

15,7% 5,5% 7,1% 0,0%

(36)

Fazit

❖ Prozessmanagement nimmt in der öffentlichen Verwaltung einen relativ

hohen Stellenwert ein und wird in Zukunft noch bedeutender werden, jedoch gibt es aktuell bei zweidrittel keinen Gesamtverantwortlichen für das

Prozessmanagement.

❖ Prozessmanagement wird genutzt, um sich einen Überblick zu verschaffen,

sowie eine höhere Prozesstransparenz und die Optimierung von Arbeitsabläufen zu gewährleisten.