Formularerstellung mit Word und PDF
Vorschlag zur Formularerstellung, welcher unter Berücksichtigung
von barrierefreien Kriterien eine große Zugänglichkeit ermöglicht
Erstellt von Ingrid Lacher im Oktober 2021
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Inhalt
Formularerstellung mit Word und PDF ... 3
Hinweise zur Anleitung ... 3
Vorbereitungen in der Word Datei ... 3
Word-Dokument aufbauen und gestalten ... 3
Kriterien zur Umsetzung, die eine hohe Rezipierbarkeit berücksichtigen ... 4
Formularfelder in Word erstellen ... 5
Ausfüllbare Felder über Tabellen ... 5
Auswahlboxen erstellen ... 6
Überprüfung der Barrierefreiheit ... 7
Überprüfung im Word-Dokument ... 7
Überprüfung des PDF Dokuments ... 8
Formularerstellung im PDF Dokument mit Acrobat DC ... 9
Vorbereitung ... 9
Formularfeldbearbeitung in Acrobat DC ...10
PDF Formular mit erweiterten Funktionen speichern ...12
Überprüfung des erstellten PDF-Formulars ...12
Nachträgliche Korrekturen ...12
Im PDF Dokument ...12
Im Word Dokument ...13
Erleichterung durch Übernahme von Formularfeldern über kopieren und einfügen ...13
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Formularerstellung mit Word und PDF
Hinweise zur Anleitung
Die vorgestellte Anleitung zur Formularerstellung wurde auf Basis der Programme Word 2019 und Adobe Acrobat DC im Oktober 2021 nach bestem Wissen und Gewissen erstellt.
Ziel dieser Anleitung ist, dass das Ergebnis nach Umsetzung eine zugängliche Form hat und so eine barrierefreie Handhabung möglich ist.
Vorbereitungen in der Word Datei
Zunächst wird eine Word Datei angelegt, die folgende Maßnahmen erfordert.
1. Dateiname klein schreiben und ohne Sonderzeichen und Umlaute vergeben Beispiel: erfassungsbogen-teilnahme.docx
Hinweis: „pdf“ nicht zusätzlich im Dateinamen unterbringen. Der Dateitype .docx wird bei PDF Erzeugung mit .pdf ersetzt!
2. Im Reiter Datei unter Eigenschaften einen Titel eintragen.
Hinweis: Der Titel im Dokument als Formatierung reicht nicht aus!
Word-Dokument aufbauen und gestalten
Die Worddatei ist die Basis und Herzstück für das Formular. Es sollte daher immer mitgeführt werden, da textliche und gestalterische Änderungen immer nur hier vorgenommen werden.
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Kriterien zur Umsetzung, die eine hohe Rezipierbarkeit berücksichtigen
1. Gut leserliche Schrift auswählen (z.B. Hausschrift der FernUniversität - Frutiger) 2. Inhaltlich unwichtige Informationen in Kopfzeile unterbringen (z.B. Logo)
3. Linksbündig schreiben - So ist immer der Zeilenanfang bei Vergrößerungen sichtbar.
4. Keine Unterstreichung im Text - Dies kann bei Farbblindheit als Link interpretiert werden.
5. Möglichst auf zusätzlich eingefügte Textfelder, Schnellbausteine, WordArt oder Initialien verzichten (Reiter einfügen – Textfeld)!
Bei notwendigen eingefügten Textfeldern später die Lesereihenfolge überprüfen!
6. Hinreichenden Kontrast beachten - so ist eine gute Lesbarkeit zu gewährleistet.
Kontrolle z.B. über: https://webaim.org/resources/contrastchecker/
7. Ausreichenden Abstand zwischen Zeilen und Absätzen formatieren - Zu enge Abstände erschweren die Leserlichkeit
8. Strukturierung des Dokuments mit Überschriften
- Nur so bekommt das Dokument Lesezeichen, die nach den Überbegriffen angesprungen werden und es erschließt sich die Struktur des Inhaltes.
9. Überschrift 1 vergeben. Bei weiteren Überschriften hierarchisch nach unten vorgehen.
Also danach Überschrift 2, Überschrift 3 usw.
10. Überschriften themenbezogen setzen - Dies erleichtert den Überblick bei dem „schnellen
durchgehen“ des Dokuments. Zudem hat dies Vorteile bei der Suchmaschinenoptimierung.
11. Tabellen nicht zu Layoutzwecken benutzen, sondern nur für Sachverhalte, die sich spalten- oder zeilenweise zuordnen lassen. Dabei die Tabellen so klein wie möglich halten und ggf. mit Zwischenüberschriften mehrere kleine Tabellen gestalten.
12. Listen als Aufzählung oder Nummerierung formatieren
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13.Bei notwendigen Abbildungen Alternativtext vergeben
Formularfelder in Word erstellen
Um beim Formular ausfüllbare Felder oder anklickbare Auswahlboxen zu erhalten, müssen diese im Word-Dokument angelegt werden und leer sein.
Ausfüllbare Felder über Tabellen
1. Tabelle mit Kopfzeile anlegen
2. Später auszufüllende Zellen zum Formular leer lassen.
Hinweis: Leere Tabellenfelder werden bei der späteren Umwandlung in ein PDF Formular als Eingabefelder ausgegeben.
3. Bei Tabelleneigenschaften (rechte Maustaste)
„Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“ anklicken
Tabellenbeispiel:
Name, Vorname Matrikelnummer
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Auswahlboxen erstellen
Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Es eignen sich jedoch nicht alle Wordmodule für die Umsetzung der Formularfelder im PDF. Zwei Varianten werden hier vorgestellt.
Als Checkliste
1. Checkliste als Liste formatieren über Listenvorzeichen neues Listenvorzeichen über Symbol – Wingdings definieren und einfügen
2. Dort Kontrollkästchenelement einfügen und leer lassen ☐ Beispiel:
Ja
Nein
Unentschlossen
Kontrollfelder über Entwicklertools erstellen
1. Unter „Datei - Optionen“ „Menüband anpassen“ „Entwicklertools“ anwählen, welches dann als Reiter in Word angezeigt wird.
2. Dort das Kontrollkästchensteuerelement einfügen und leer lassen!
Hinweis: Die anderen Steuerelemente eignen sich nicht für ein PDF Formular und sind ausschließlich für die Erstellung von Word-Formularen geeignet!
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Überprüfung der Barrierefreiheit Überprüfung im Word-Dokument
1. Bevor Sie das Dokument als PDF abspeichern, empfiehlt sich zunächst eine Überprüfung der Barrierefreiheit in Word.
Dazu wird unter dem Reiter Datei - auf Probleme überprüfen - Barrierefreiheit überprüfen angewählt.
2. Wenn die Prüfungsergebnisse fehlerfrei sind, das Dokument speichern.
Ansonsten korrigieren bis keine Barrierefreiheitsprobleme mehr erscheinen.
3. Dann weiter fortfahren unter Datei speichern unter auswählen und als Dateityp PDF anwählen als „Adobe PDF speichern“.
Hinweis: Unter Optionen muss „Textmarken mit Hilfe von Überschriften“ ausgewählt sein.
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Überprüfung des PDF Dokuments
Bevor Sie zur Formularerstellung fortfahren überprüfen Sie das PDF im installierten PAC, ob die Umsetzung auch dort strukturell richtig umgesetzt wurde.
Den PAC können Sie von folgender Adresse installieren.
https://www.access-for-all.ch/ch/pdf-accessibility-checker-pac.html
1. Im Screenreader Preview des PAC können Sie nachvollziehen, ob die Struktur und Formatierung richtig umgesetzt wurden.
2. Überflüssige Leerzeilen (p) und unrichtige Formatierungen korrigieren Sie bitte im Word- Dokument. Diese erst in Word abspeichern und dann wieder als PDF generieren und den Vorgang so lange wiederholen, bis die Struktur im PAC korrekt wiedergegeben wird.
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Formularerstellung im PDF Dokument mit Acrobat DC
Hinweis: Der Acrobat Reader reicht für diese Aktion nicht aus!
Vorbereitung
1. Vorbereitetes PDF öffnen und im Menüband rechts a. „Mehr Werkzeuge“ anwählen
b. dann „Formular vorbereiten“ hinzufügen
c. Button „Formular vorbereiten“ aktivieren
d. Die automatische Erkennung von Formularfeldern starten
Die leeren Felder werden als Eingabefelder erkannt, bekommen automatisiert Namen.
Die vergebenen Namen können Sie im Nachhinein über die rechte Maustaste ändern.
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Formularfeldbearbeitung in Acrobat DC
Felder überprüfen und benennen
1. Bei der automatischen Erstellung der Eingabefelder kann es zu falschen Interpretationen der Felder kommen.
Checken Sie zunächst, ob in Ihrem Dokument überflüssige Felder erkannt wurden. Diese können Sie über „entfernen Taste“ einfach löschen.
2. Die Felder Name und QuickInfo werden automatisiert benannt und mit „Row1, Row2…
usw. ergänzt. So entstehen keine Doppelungen der Namen.
3. Mit Doppelklick auf das Feld geben Sie bei Textfeld- Eigenschaften – unter dem Reiter Allgemein bei QuickInfo den Text ein, der im Formular angefragt werden soll, wie hier im Tabellenbeispiel Name, Vorname.
Schriften der Formularfelder formatieren
Um passend formatierte Einträge zu generieren, kann das Erscheinungsbild nachträglich bearbeitet werden. Im fertigen Formular springt so der Curser beim Ausfüllen des Formulars immer zu Anfang des Feldes und kann so besser wahrgenommen werden.
Schriftart und Schriftgröße wird in den auszufüllenden Feldern der Ausgabe identisch dargestellt. Dazu sind folgende Vorbereitungen erforderlich:
1. Textfeld(er) markieren und über die rechte Maustaste Eigenschaften anwählen und dann unter dem Reiter Erscheinungsbild den gewünschten Schriftgrad und Schrifttype bestimmen
2. Dann unter dem Reiter Optionen - Ausrichtung - links anwählen
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Checkboxen formatieren
1. Die in Word erstellten leeren Checkboxen zunächst mit entsprechender QuickInfo versehen.
2. Unter Optionen lassen sich die entsprechende Kontrollkästchen-Eigenschaften vergeben.
Zur Auswahl stehen: Häkchen. Kreis, Kreuz; Karo, Quadrat und Stern.
Im Beispiel wurde Quadrat umgesetzt.
Reihenfolge der Formularfelder
Unter Felder im rechten Bildschirm wird die Reihenfolge der Formularfelder dargestellt.
Die Formularfeldreihenfolge ist wichtig, damit das Formular in der richtigen Reihenfolge ausgefüllt wird, wenn über die Tab-Taste von Feld zu Feld gesprungen wird.
Unter Felder können sie die Reihenfolge überprüfen und ggf. durch verschieben korrigieren.
Wenn alle Felder entsprechend bearbeitet wurden speichern Sie das Basisdokument. Die Feldeinträge und Formatierungen sind nun gespeichert
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PDF Formular mit erweiterten Funktionen speichern
Damit das Formular mit den getätigten Einträgen für den Auszufüllenden archiviert und abgespeichert werden kann, muss dies mit erweiterten Funktionen nochmals abgespeichert werden. Dazu empfiehlt sich ein variierender Dateiname, damit die Basisdatei nicht
überschrieben wird.
1. Im PDF „Speichern als“ – „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“ – „Weitere Werkzeuge aktivieren“ anwählen und Dateinamen (z. B. mit Ergänzung „-formular“) vergeben.
Das ausfüllbare PDF Formular wird nun erstellt und sollte in Ausgabe auf die Funktionalität überprüft werden.
Überprüfung des erstellten PDF-Formulars
1. Rufen Sie das Formular auf. Durch wiederholtes Drücken der Tabulatortaste können Sie von Eingabefeld zu Eingabefeld springen.
2. Beobachten Sie, ob sie ob der Cursor in der richtigen Reihenfolge von Eingabefeld zu Eingabefeld springt. Sie erkennen dies am Fokus, der mit einer Markierung im Dokument sichtbar wird.
a. Beispiel Auswahl als gepunktete Umrandung
b. Beispiel Eingabefeld als blinkender Strich
Nachträgliche Korrekturen Im PDF Dokument
Sollten Korrekturen bei den Eingabefeldern nötig sein korrigieren Sie diese, indem Sie erneut das PDF Basisdokument in Acrobat DC aufrufen indem Sie bereits die Formularfelder erstellt haben.
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Aktivieren Sie erneut den Button Formular vorbereiten. Es erscheinen die bereits angelegten Formularfelder.
1. Verändern Sie die Reihenfolge unter Felder durch Verschieben der Einträge.
2. Bei Änderungen zu den Eingabefeldern können Sie dies jederzeit über das Basisdokument im PDF Format die Einträge ändern.
3. Speichern Sie die Korrekturen im Basisdokument und erstellen Sie das Formular mit
„Speichern als“ – „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“ – „Weitere Werkzeuge aktivieren“
Im Word Dokument
Änderungen wie, feststehende Texte umformulieren oder Erweiterungen von
Tabellenzellen bitte nur über das Word-Dokument anpassen. Danach können Sie erneut ein Formular nach dem bekannten Muster erstellen.
1. Speichern
2. Speichern unter als PDF mit Überschriften als Lesezeichen 3. Formularerstellung im PDF
4. Überprüfung und Bearbeitung der Felder im PDF (oder kopieren und einfügen von bereits vorhandenen Formularfeldern aus einer anderen ähnlichen PDF Datei) 5. Speichern des PDF Basisdokuments
6. Speichern als“ – „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“ – „Weitere Werkzeuge aktivieren“ mit anderem Dateinamen.
Erleichterung durch Übernahme von Formularfeldern über kopieren und einfügen
Es ist möglich bereits vorhandene Formularfelder im PDF Dokument zu markieren und dann mit „kopieren und einfügen“ zu übernehmen und im Dokument entsprechend zu platzieren.
Dieses Verfahren eignet sich vor allem bei ähnlichen Formularen, die die gleichen oder ähnliche Eingabefelder benötigen! Ein hoher Arbeitsaufwand durch die Benennung der Felder lässt sich so reduzieren.
